Frais de traitement des demandes de suspension du casier - Politique concernant les remises

Par : Commission des libérations conditionnelles du Canada

Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Commission des libérations conditionnelles du Canada
ISBN : PS94-25/2021F-PDF
978-0-660-37835-0

Introduction et contexte

Date d’entrée en vigueur

La présente politique entre en vigueur le 1^er avril 2021.

Contexte

L’objet de la Loi sur les frais de service (LFS), édictée en juin 2017, est d’accroître la transparence et la responsabilisation dans la gestion des frais de service. Un des éléments clés de la LFS est l’ajout du concept de remise.

Une remise est un remboursement, un crédit, une exonération ou tout autre type de restitution accordé au payeur pour la totalité ou une partie de frais déboursés pour un service au sujet duquel l’organisme détermine que les normes de service n’ont pas été respectées.

Objectifs

La présente politique fournit des orientations à la Division de la clémence et de la suspension du casier de la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC) et clarifie ses rôles et ses responsabilités en ce qui a trait à la surveillance des normes de service pour les demandes de suspension et à la remise d’un pourcentage des frais exigés pour le traitement d’une demande lorsque les normes établies ne sont pas respectées. Pour les besoins de la présente politique, le terme « suspension du casier » englobe le terme « pardon ».

La politique a aussi pour objectif de doter d’une approche équitable et cohérente de la gestion des remises, qui est conforme aux politiques et aux directives du Conseil du Trésor (CT). En outre, des orientations sont fournies aux représentants de la CLCC au sujet des aspects suivants :

• le pouvoir en vertu duquel des remises peuvent être accordées; et
• l’établissement d’une procédure efficace et rigoureuse de documentation et de traitement des demandes de remise.

Énoncé de la politique

La politique s’appuie sur les exigences énoncées dans la LFS (article 7), ainsi que sur l’intention de la Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du CT (paragraphe 4.2.4), qui exige que les organisations établissent une politique concernant les remises et des procédures visant les remises accordées aux payeurs.

Aux termes du paragraphe 7(1) de la LFS, si elle estime que les normes de service n’ont pas été respectées durant un exercice, l’autorité compétente fait remise, avant le 1^er juillet de l’exercice suivant, à la personne touchée de la portion des frais payés par celle-ci que l’autorité compétente estime indiquée. De plus, le paragraphe 7(2) de la LFS précise que l’évaluation du respect des normes de service et de la portion des frais qu’il est indiqué de remettre, ainsi que la remise, sont faites conformément aux politiques ou directives du Conseil du Trésor.

Application et portée

Norme de service

En vertu de la Loi sur le casier judiciaire, la CLCC peut ordonner, refuser d'ordonner ou révoquer des suspensions du casier (auparavant les pardons) relativement à des condamnations pour des infractions à des lois ou à des règlements fédéraux du Canada. La Division de la clémence et de la suspension du casier de la CLCC a établi les normes de service suivantes :

• Les demandes de suspension du casier présentées pour une ou des infractions jugées par procédure sommaire seront traitées dans les six mois suivant l’acceptation de la demande;
• Les demandes de suspension du casier présentées pour une ou des infractions jugées par voie de mise en accusation seront traitées dans les 12 mois suivant l’acceptation de la demande; 
• Les demandes de suspension du casier pour lesquelles un refus est proposé pourraient nécessiter jusqu’à 24 mois avant d'être traitées après l’acceptation de la demande.

Remise

Bien qu’il soit peu probable que les normes de service ne soient pas respectées, la CLCC a élaboré les lignes directrices suivantes afin que le payeur reçoive le montant approprié. Toutes les demandes de suspension du casier font l’objet d’un suivi, ce qui permet de veiller à ce que chaque demande soit traitée avant le délai exigé par la norme de service.

En se servant des intervalles indiqués ci-dessous, la CLCC pourra déterminer le montant à remettre lorsqu’elle n’aura pas respecté les normes de service susmentionnées.

Lorsque les normes de service n’auront pas été respectées, la CLCC remettra un pourcentage des frais de service (se reporter au tableau ci-dessus). Quand une remise est nécessaire, la CLCC fera le remboursement par dépôt direct.

La CLCC communiquera avec la personne qui a droit à un remboursement, et cette dernière devra fournir de l’information, comme des renseignements personnels, son adresse postale et des renseignements bancaires. Si la personne refuse de fournir ces éléments d’information, la CLCC émettra un chèque qu’elle enverra à l’adresse fournie au moment de la demande de suspension du casier.

Autorisations

La loi et les directives suivantes fournissent aux organismes gouvernementaux concernés des orientations supplémentaires au sujet des remises :

• La Loi sur les frais de service (article 7); et
• La Directive sur l’imputation et les autorisations financières spéciales du Conseil du Trésor (paragraphe 4.2.2).

Approbation

La directrice, Clémence et suspension du casier, à la recommandation de l’administrateur du Système de pardon et de suspension du casier (SPSC), recommandera l’octroi d’une remise au payeur de frais sous forme de remboursement en vertu de la LFS et conformément à la présente politique.

En l’absence de la directrice, Clémence et suspension du casier, le directeur général exécutif peut aussi recommander l’octroi d’une remise.

Surveillance et production de rapports

Toutes les remises accordées par la CLCC seront consignées et rendues publiques dans le Rapport annuel sur les frais produits par la Commission des libérations conditionnelles du Canada.

Tout au long de l’année, une surveillance des possibilités de violation des normes de services sera effectuée à partir des données extraites du SPSC. Une fois la violation relevée et analysée, la Division de la clémence et de la suspension du casier accordera, s’il y a lieu, une remise.

Lorsqu’une demande nécessitera une remise, la CLCC l’effectuera dans les délais requis, une fois qu’une décision aura été prise au sujet de la demande. La CLCC traitera toutes ces remises avant le 1^er juillet de l’exercice suivant.

La CLCC fera des tentatives raisonnables pour acheminer les remises aux personnes qui y ont droit. Cependant, si la CLCC n’est pas en mesure de le faire, elle :

• conservera une trace écrite des tentatives; et
• retournera les fonds au centre de coûts concerné (c.-à-d. celui qui est utilisé pour les remises).

Rôles et responsabilités

Répercussions pour le payeur de frais si les normes de service ne sont pas respectées

La suspension du casier permet de garder à part des autres casiers judiciaires le casier de personnes déclarées coupables d’une infraction criminelle, mais qui ont fini de purger leur peine et ont démontré qu’ils sont des citoyens respectueux des lois depuis un nombre d’années déterminé.

L’obtention de la suspension du casier favorise la réinsertion sociale de la personne. Il s’agit d’une mesure officielle visant à effacer le discrédit associé au fait d’avoir un casier judiciaire chez les personnes condamnées pour une infraction à une loi fédérale.

Lors des consultations, les obstacles fréquemment mentionnés par les demandeurs de suspension du casier étaient, notamment :

• Le montant élevé des frais exigés pour le traitement d’une demande;
• La longueur du processus de traitement; et
• Les périodes d’attente prévues par la loi peuvent nuire à l’obtention d’un emploi ou à l'inscription à des programmes d'éducation.

En plus des périodes d'attente prévues par la loi, la collecte de toutes les informations requises pour soumettre une demande complète à la CLCC peut également prendre du temps.

Si le demandeur n’obtient pas de suspension du casier dans les délais établis par les normes de services, les répercussions pourraient être les suivantes : la prolongation de restrictions quant aux possibilités de voyages et d’études, et des répercussions sur le statut social et l’état émotionnel ainsi que la possibilité d’une perte de confiance dans le système de justice pénale. La politique concernant la remise tient compte de l’incidence que pourrait avoir une violation des normes de service pour le demandeur. Plus la période écoulée après le délai prévu est longue, plus les conséquences pourraient être importantes pour le demandeur.

Circonstances hors du contrôle la CLCC pouvant nuire au respect des normes de service

Certaines circonstances hors du contrôle de l’organisme pourraient nuire à sa capacité de respecter les normes de service; par exemple :

• Perturbations dans le fonctionnement des systèmes (services de technologie de l’information, réseau, bases de données électroniques) occasionnant des retards dans le traitement des demandes;

• Modifications législatives et répercussions sur les politiques et les procédures de la CLCC;

• Décisions de tribunaux qui donnent lieu à des modifications de politiques et de procédures; et

• Interruption de travail, fermeture imprévue des bureaux, pandémies ou toute situation prolongée hors du contrôle de la CLCC qui entraîne des perturbations.

La CLCC ne fera pas de remise dans les cas où des circonstances hors de son contrôle, comme celles qui sont mentionnées ci-dessus, auront nui au respect des normes de service.

La CLCC n’accordera pas de remise si le payeur de frais retarde le processus, par exemple dans les situations suivantes :

• Le payeur de frais fournit à la CLCC des renseignements supplémentaires après l’acceptation de sa demande, ce qui a pour effet de modifier le délai ou la norme de service qui s’applique (p. ex., lorsqu’un dossier concernant une infraction jugée par voie de mise en accusation, pour lequel la norme de service est de 12 mois, devient un dossier pour infraction jugée par procédure sommaire, pour lequel la norme est de 6 mois compte tenu des nouveaux renseignements fournis par le payeur de frais). Dans ces circonstances, la Division de la clémence et de la suspension du casier informera le payeur si la norme de service applicable a changé.

• La Division de la clémence et de la suspension du casier est toujours prudente en cas d’accusation en instance. Lorsque le payeur de frais est accusé d’une nouvelle infraction, la Division de la clémence et de la suspension du casier attend les suites de la nouvelle accusation, aussi longtemps que le permet la norme de service. En l’absence de décision au sujet de l’accusation, le traitement de la demande se poursuit, mais dans de rares cas, il pourrait y avoir une incidence sur les normes de service.

Si c’est le payeur de frais qui entrave la capacité de respecter les normes de service, il n’y aura remise que si la Division de la clémence et de la suspension du casier a aussi joué un rôle dans le retard. Dans tous les cas, la CLCC se réserve le droit de déterminer si l’octroi d’une remise est justifié.

En cas de violation d’une norme de service, s’il est établi que la CLCC accordera une remise au payeur de frais, le montant versé ne sera pas accompagné des intérêts, quel que soit le moment du traitement.

Demandes de renseignements

Pour obtenir une interprétation de la politique concernant les remises de la Division de la clémence et de la suspension du casier de la CLCC ou des clarifications à son sujet, ou encore pour poser des questions, veuillez communiquer à l’adresse suspension@pbc-clcc.gc.ca ou communiquer directement avec la Division.

Processus de remise