Résumé de l'EFRVP pour le projet transitoire du dossier électronique dans Documentum

Le projet transitoire du dossier électronique prévoit le recours au logiciel Documentum Records Manager, version 6.7, pour l'entreposage et la gestion des dossiers de mise en liberté sous condition. Il comporte un processus qui permettra aux commissaires d'examiner plus facilement les dossiers électroniques pour les audiences de la Commission des libérations conditionnelles du Canada (CLCC). Le projet du dossier électronique est sous la direction des Services de gestion de l'information (qui font partie des Services corporatifs) et fait appel à une solution transitoire économique, nécessitant peu de ressources pour la numérisation des dossiers de mise en liberté sous condition qui sont en version papier. Il prévoit un essai dans la région de l'Atlantique, qui permettra d'apporter les modifications nécessaires avant la mise en œuvre du projet à l'échelle nationale.

Afin d'assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels et avec les politiques connexes du Secrétariat du Conseil du Trésor, l'évaluation des facteurs relatifs à la vie privée comportait un examen des facteurs de risque associés à l'utilisation de Documentum pour le projet du dossier électronique. L'analyse des risques effectuée dans le cadre de l'EFRVPs'appuyait sur dix principes universels relatifs à la protection des renseignements personnels et à l'équité dans le traitement de l'information établis dans le Code type sur la protection des renseignements personnels de l'Association canadienne de normalisation.

La Commission des libérations conditionnelles du Canada prend la protection des renseignements personnels des Canadiens très au sérieux. Un plan d'action a été établi afin d'atténuer les risques faibles à modérés relevés pour la protection de la vie privée, liés à la responsabilité, aux fins de la collecte de renseignements, aux mesures de sécurité et à la limitation de l'utilisation, de la communication et de la conservation. Grâce à la mise en œuvre de ce plan d'action, les risques pour la protection de la vie privée seront atténués ou éliminés.