Rapport Annuel au Parlement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2019-2020

Introduction

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, un rapport annuel au Parlement concernant l’application de la Loi est préparé à chaque exercice. Le présent rapport porte sur la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2020. Ce Rapport annuel est déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui sont détenus par le gouvernement et de faire protéger ces renseignements contre toute communication ou tout usage non autorisé. La Loi comprend des dispositions sur la collecte, la conservation et le retrait des renseignements personnels. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les personnes ont le droit de se faire communiquer les renseignements qui les concernent et qui ont été versés dans un fichier de renseignements personnels ainsi que les autres renseignements personnels les concernant et relevant d’une institution fédérale et pouvant être retrouvés sans problèmes sérieux. La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aussi aux individus de demander la correction des renseignements personnels les concernant qui, selon eux, sont erronés ou incomplets, et il peut être exigé qu’il soit fait mention des corrections qui ont été demandées mais non effectuées.

Mandat de la Commission des libérations conditionnelles du Canada

La Commission des libérations du Canada (CLCC/Commission) est un tribunal administratif indépendant. La CLCC est dirigée par une présidente qui rend compte au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

La CLCC, en vertu de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), a le pouvoir exclusif d’accorder, de refuser, d’annuler, de faire cesser ou de révoquer une semi‑liberté ou une libération conditionnelle totale. La Commission peut aussi ordonner que certains détenus purgent leur peine jusqu’au bout. Il s’agit du maintien en incarcération au cours de la période prévue pour la libération d’office. La CLCC contribue à la protection de la société en favorisant, au besoin, la réinsertion sociale en temps opportun des délinquants comme citoyens respectueux des lois. La Commission prend des décisions en matière de libération conditionnelle pour les délinquants de ressort fédéral, ainsi que pour les délinquants de ressort provincial dans les provinces et territoires qui n'ont pas leur propre commission provinciale. Seules les provinces de l'Ontario et du Québec disposent actuellement de leur propre commission des libérations conditionnelles qui prend des décisions en matière de libération conditionnelle pour les délinquants purgeant des peines de moins de deux ans.

Il appartient également à la CLCC d’ordonner, de refuser d’ordonner et de révoquer les suspensions du casier (pardons) en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (LCJ) et du Code criminel. La suspension du casier est un moyen officiel offert aux personnes qui ont été condamnées pour une infraction et qui ont purgé leur peine en totalité et n’ont pas commis d’autres crimes pendant un nombre d'années déterminé d’atténuer les répercussions négatives de leur casier judiciaire. La CLCC a également la responsabilité légale d'ordonner ou de refuser d'ordonner la radiation d'une condamnation en vertu de la Loi sur la radiation de condamnations constituant des injustices historiques (Loi sur la radiation). La Commission fait aussi des recommandations en matière de clémence en vertu de la Prérogative royale de clémence.

La CLCC est composée d’employés à temps plein et de commissaires nommés par le gouverneur en conseil. Le bureau national de la CLCC se trouve à Ottawa et ses six bureaux régionaux sont situés dans les villes suivantes : Moncton (Atlantique), Montréal (Québec), Kingston (Ontario), Saskatoon et Edmonton (Prairies) et Abbotsford (Pacifique). La Section d’appel de la Commission est située à Ottawa.

Structure organisationnelle permettant à la CLCC de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigée par le directeur des Affaires publiques et des partenariats, qui relève dudirecteur général exécutifde la Commission. L’Unité de l’AIPRP est chargée :

• d’assurer le traitement de toutes les demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de répondre à ces demandes,
• de répondre aux demandes de consultations interministérielles,
• de donner suite aux plaintes déposées au Commissariat à la protection de la vie privée,
• de conseiller les cadres supérieurs et les employés sur toute question touchant le respect de la vie privée,
• de produire le Rapport annuel devant être présenté au Parlement,
• de mettre à jour Info Source,
• de former les employés,
• de répondre aux demandes de renseignements informelles; et
• de coordonner et d’appliquer les politiques, lignes directrices et procédures afin d’assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur et les chefs d’équipe sont responsables de l’application de la Loi au sein de l’organisation et de l’approbation des exceptions conformément au pouvoir qui leur a été délégué. Il leur appartient également de donner des conseils et des avis aux représentants de l’organisation sur toute question touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2019‑2020, la Division était composée des employés suivants : un directeur, deux chefs d’équipe, une analyste et un commis à l’AIPRP. Tout le personnel de l’AIPRP se trouve au bureau national.

Les demandes sont traitées comme suit : on examine la demande pour en vérifier l’intégralité, les chefs d'équipe et les analystes de l’AIPRP s’assurent que la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de demande de renseignements personnels et, en cas de doute, on communique avec le demandeur pour valider son identité. Si une personne fait une demande au nom d’une autre personne, on s’assure d’obtenir un formulaire de consentement signé et on vérifie si la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de consentement, on accuse réception de la demande, on procède à la recherche des documents demandés, on analyse les documents en tenant compte des dispositions de la loi, on consulte d’autres organismes ou ministères et services de police au besoin, on applique les exceptions qui s’imposent et on achemine au demandeur une copie des documents non visés par une exception.

Un système de suivi sert à consigner toutes les mesures prises. Des consultations (principalement auprès des services de police) ont lieu dans la plupart des cas où des documents provenant d’une autre institution fédérale se trouvent dans les dossiers de la CLCC; la recommandation formulée par l’organisation consultée est normalement suivie.

Une salle de lecture est disponible dans chacun des six bureaux régionaux de la CLCC ainsi qu’au bureau national.

Arrêté de délégation de pouvoirs

Certains pouvoirs, devoirs et fonctions concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été délégués à la présidente, à la première vice-présidente, au directeur général exécutif, au directeur des Affaires publiques et des partenariats, ainsi qu’aux chefs d’équipe. Pour consulter l’arrêté de délégation de pouvoirs dûment signé, veuillez vous reporter à l’annexe A.

Interprétation du Rapport statistique pour la période de référence 2018-2019

Pour consulter le Rapport statistique, veuillez vous reporter à l’annexe B.

PARTIE l – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Trois cent soixante-quinze (375) demandes ont été reçues en 2019-2020 et quarante et une (41)

demandes étaient en suspens par rapport à la période de référence précédente, 2018-2019. Trois cent quatre-vingt-seize (396) demandes ont été traitées au cours de la période de référence 2019-2020. Vingt (20) demandes ont été reportées à l'exercice 2020-2021. Les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont mises en évidence dans le graphique ci-dessous pour les quatre derniers exercices.

PARTIE 2 – Demandes fermées durant la période de référence

2.1 Disposition et délai de traitement

Des trois cent quatre-vingt-seize (396) demandes traitées, des informations ont été divulguées en partie en réponse à deux cent vingt-deux (220) demandes et en totalité pour cent trente-huit (138) demandes. La CLCC n'avait aucun dossier pour vingt-trois (23) demandes, neuf (9) demandes ont été abandonnées et quatre (4) demandes étaient toutes exemptées. La CLCC reçoit régulièrement de nombreuses demandes de confidentialité de membres du public qui n'ont pas de dossier auprès de la CLCC.

La majorité des demandes 34% ont été traitées dans les 15 jours, 36% ont été traitées de 15 à 30 jours, 29% des demandes ont été traitées dans les 31 à 60 jours et 1% dans les 61 à 120 jours.

2.2 Exceptions

Conformément aux exercices précédents, l’article 26 est l’exception qui a été invoquée le plus souvent, suivie des alinéas 19(1)(c), 19(1)(d) et 22(1)(b). Un graphique de comparaison de toutes les exceptions invoquées au cours des deux derniers exercices est présenté ci‑dessous.

2.3 Exclusions

Aucune exclusion n’a été citée au cours de la période de référence.

2.4 Support des documents divulgués

Le format de l'information divulguée était papier pour la plupart des demandes (58 %), le reste des demandes étant communiqué en format électronique (42 %).

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Dans l'ensemble, 82 583 pages ont été traitées au cours du dernier exercice, contre 373 demandes, ce qui représente une augmentation de 30 % pour les pages et les demandes traitées au cours du dernier exercice.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Deux cent quarante-sept (247) demandes avaient 100 pages ou moins. Quatre-vingt-un (81) avaient entre 101 à 500 pages traitées. Vingt (20) ont traité entre 501 et 1 000 pages. Vingt-quatre (24) avaient entre 1 001 et 5 000 pages traitées et une (1) demande avait plus de 5 000 pages traitées.

2.5.3 Autres complexités

Les dossiers de la CLCC restent relativement complexes. Sur les 373 demandes traitées avec des dossiers, 281 ont nécessité des consultations.

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la loi

98,5 % des demandes fermées au cours de la période 2019-2020 l'ont été dans les délais prescrits par la loi.

2.7 Présomption de refus

Sur les trois cent quatre-vingt-seize (396) demandes reçues lors de cette période de rapport, il y a eu six (6) présomptions de refus au cours de cette période de rapport.

2.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction, comme au cours des derniers exercices à la CLCC.

PARTIE 3 – Divulgations en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Aucune divulgation n'a été faite en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) au cours du dernier exercice.

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de cette période.

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et de la disposition des demandes

Comme par les tendances passées à la CLCC, la majorité des 136 prorogations ont été accordées à des fins de consultation énumérées dans la catégorie autre et comportaient une disposition de communication partielle. Toutes les prorogations accordées étaient de 16 à 30 jours. Une comparaison des types de prorogations accordées est présentée ci-dessous.

PARTIE 6 – Demandes de consultations reçues d’autres établissements et organisations

6.1 Consultation reçue d'autres établissements du gouvernement du Canada et d'autres organisations

Trois (3) consultations d'autres établissementsont été traitées. Deux (2) ont été achevés en 1 à 15 jours et une (1) en 31 à 60 jours. Aucune consultation n'a été reçue d'autres organisations.

6.2 Recommandations et délai d'exécution pour les consultations reçues d'autres établissements du gouvernement du Canada

Des trois (3) consultations reçues, une avait une recommandation de toutes divulguées et le solde a été divulgué en partie.

6.3 Recommandations et délai d'achèvement des consultations reçues d'autres organisations

Aucune consultation n'a été reçue d'autres organisations. Cela est conforme aux tendances passées à la CLCC.

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

Il n'y a eu aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet avec les Services juridiques ou le Bureau du Conseil privé au cours du dernier exercice.

PARTIE 8 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Une (1) plainte a été reçue du Commissariat à la protection de la vie privée au cours de la période visée par le rapport, qui a également été finalisée au cours de la période visée et n'était pas fondée.

PARTIE 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP)

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été faite durant la période de rapport.

PARTIE 10 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le total des coûts salariaux liés aux activités de la Loi sur la protection des renseignements personnels était de 255 267$ pour 2019-2020. Les coûts en biens et services étaient de 4 247 $ et les heures supplémentaires étaient de 2 942 $. Les ressources humaines en équivalents temps plein (ETP) étaient de 3,50. Les coûts associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont inclus dans les coûts salariaux attribuables à la Loi. Il s’agit des coûts salariaux rattachés aux personnes affectées aux activités touchant la protection des renseignements personnels, qui s’occupent notamment de traiter les demandes reçues, de seconder le Commissariat à la protection de la vie privée dans la conduite des enquêtes relatives à des plaintes, de donner suite aux demandes de consultation présentées par d’autres organisations gouvernementales, d’établir des rapports, de tenir des statistiques et de travailler sur des initiatives liées aux politiques sur la protection des renseignements personnels. Une comparaison des coûts associés à la Loi sur la protection des renseignements personnels est présentée ci‑après.

Demandes officielles et informelles

La Commission des libérations conditionnelles communique aux délinquants beaucoup de renseignements contenus dans leur dossier dans des contextes autres que le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, des renseignements sont communiqués au cours des audiences et lorsque la Commission informe les délinquants des décisions rendues à leur endroit. Lorsqu’elle s’acquitte de telles responsabilités, la Commission doit se conformer à la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC). Selon l’article 141 de la LSCMLC, au moins 15 jours avant la date fixée pour l’examen d’un délinquant, la CLCC se doit de fournir ou de faire parvenir au délinquant, par écrit, l’information qui sera prise en considération à l’examen du cas ou au moins un résumé de cette information. Ce processus peut donc amener la Commission à communiquer plus d’information qu’elle ne serait normalement autorisée à le faire en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par ailleurs, la LSCMLC donne aux citoyens canadiens un plus grand droit d’accès à l’information concernant les délinquants. La LSCMLC prévoit notamment :

1. Un Registre des décisions renfermant toutes les décisions relatives à la mise en liberté sous condition rendues par la CLCC depuis novembre 1992 auquel peut accéder toute personne qui montre un intérêt à l'égard d'un cas particulier ou d'un ensemble de cas, suite à une demande écrite;
2. La possibilité pour les victimes d’avoir accès à certains renseignements sur les délinquants, et;
3. La possibilité pour les membres du public d’assister aux audiences de la CLCC.

Cette loi a une incidence importante sur la divulgation à des tiers de renseignements personnels concernant les délinquants.

Incidences de la COVID-19

Durant la COVID-19, les opérations de l’Unité de l'AIPRP ont été légèrement affectées au départ, étant donné que les fonctions d'un poste de commis ne pouvaient pas être exécutées à distance. Une solution de rechange a été mise en place et les chefs d'équipe et analystes de l'AIPRP ont pu effectuer leur travail à distance, ce qui a permis à l’unité de l'AIPRP de continuer à traiter les demandes existantes et nouvelles dans les délais prévus par la loi. Voir l'annexe C.

Activités de formation

La CLCC demande à tout son personnel de la fonction publique de suivre le cours en ligne « Principes fondamentaux de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée » dans le cadre de son Parcours d'apprentissage collectif. Au cours de l’exercice financier, bien qu’aucune séance informelle ou officielle n'a été offerte sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, la CLCC offre toujours un outil de formation sur l'AIPRP sur son site Web interne. La formation est axée sur les rôles et responsabilités de chaque employé de la Commission des libérations conditionnelles relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et met l’accent sur le fait que tous les employés ont un rôle à jouer sur le plan de la collecte, de la conservation, de l’élimination et de la protection des renseignements personnels. De plus, la CLCC a continué à élargir sa formation sur la protection des renseignements personnels en finalisant et en affichant les principes liés à la protection des renseignements personnels sur son site Web interne.

Politiques, lignes directrices et procédures révisées concernant la CLCC

L’Unité de l'AIPRP continuera de participer à la création et à la révision des formulaires dans l'ensemble de la CLCC. Durant la période de rapport, la CLCC a également commencé des vérifications de confidentialité sur les disques partagés afin de garantir que l'accès des employés aux informations personnelles respecte le principe du besoin de savoir.

Questions clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Une (1) plainte a été reçue au cours de la période de rapport sous la catégorie « divers » et la plainte a été jugée non fondée.

Surveillance du temps de traitement des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction

La CLCC surveille le temps de traitement de toutes les demandes de renseignements personnels et de correction au moyen d’un système de suivi informatisé. La surveillance est effectuée par le chef d’équipe responsable de la demande.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produite durant cette période de rapport.

ANNEXE A – Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignments personnels

Par le présent arrêté pris en vertu de l’article 73(1) sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise les agents et les employés de la Commission des libérations conditionnelles du Canada occupant, par intérim ou autrement, les postes identifiés dans l’annexe 1 à exercer en mon nom, les attributions, les fonctions et les pouvoirs qui y sont spécifiés.

Le présent document remplace et annule tous les arrêtés antérieurs.

Originale signé par
L’Honorable Bill Blair, C.P., C.O.M., député
Sécurité publique Canada
Date : le 22 juillet 2020

Annexe 1

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

2.2 Exceptions

2.3 Exclusions

2.5.3 Autres complexités

ANNEXE C : Rapport statistique supplémentaire 2019-2020 – Demandes affectées par la COVID-19

Le tableau suivant indique le nombre total de demandes officielles reçues au cours de deux périodes : du 2019-04-01 au 2020-03-13 et du 2020-03-14 au 2020-03-31 :

Tableau 1 – Demandes reçues

Tableau 2 – Demandes fermées

Tableau 3 – Demandes reportées