Rapport Annuel au Parlement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2020-2021

Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Commission des libérations conditionnelles du Canada
ISSN 2564-0232

Introduction

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, un rapport annuel au Parlement concernant l’application de la Loi est préparé à chaque exercice. Le présent rapport porte sur la période allant du 1er avril 2019 au 31 mars 2021. Ce Rapport annuel est déposé au Parlement conformément à l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui sont détenus par le gouvernement et de faire protéger ces renseignements contre toute communication ou tout usage non autorisé. La Loi sur la protection des renseignements personnels comprend des dispositions sur la collecte, la conservation et le retrait des renseignements personnels. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les personnes ont le droit de se faire communiquer les renseignements qui les concernent et qui ont été versés dans un fichier de renseignements personnels ainsi que les autres renseignements personnels les concernant et relevant d’une institution fédérale et pouvant être retrouvés sans problèmes sérieux. La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aussi aux individus de demander la correction des renseignements personnels les concernant qui, selon eux, sont erronés ou incomplets, et il peut être exigé qu’il soit fait mention des corrections qui ont été demandées mais non effectuées.

Mandat de la Commission des libérations conditionnelles du Canada

La Commission des libérations du Canada (CLCC) est un tribunal administratif indépendant. La CLCC est dirigée par une présidente qui rend compte au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique et de la Protection civile.

La Commission des libérations conditionnelles du Canada, en tant que composante du système de justice pénale, contribue à la protection de la société en favorisant, le cas échéant, la réinsertion en temps opportun des délinquants et la réhabilitation soutenue des individus au sein de la société en tant que citoyens respectueux des lois. La Commission prend en toute indépendance des décisions judicieuses sur la mise en liberté sous condition, la suspension du casier et la radiation, et formule des recommandations en matière de clémence, d'une façon transparente et responsable, tout en respectant la diversité et les droits des délinquants et des victimes.

En vertu de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), la CLCC a le pouvoir exclusif d’accorder, de refuser, d’annuler, de mettre fin ou de révoquer la semi‑liberté et la libération conditionnelle totale. La Commission peut également ordonner que certains délinquants restent incarcérés jusqu'à la fin de leur peine.  La Commission rend des décisions en matière de libération conditionnelle pour les délinquants de ressort fédéral, ainsi que pour les délinquants de ressort provincial dans les provinces et territoires qui n'ont pas leur propre commission provinciale. Les provinces de l'Ontario, du Québec et de l'Alberta ont leur propre commission des libérations conditionnelles.

Il appartient également à la CLCC d’ordonner, de refuser d’ordonner et de révoquer les suspensions du casier (pardons) en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (LCJ) et du Code criminel. La suspension du casier est un moyen officiel offert aux personnes qui ont été condamnées pour une infraction et qui ont purgé leur peine en totalité et n’ont pas commis d’autres crimes pendant un nombre d'années déterminé d’atténuer les répercussions négatives de leur casier judiciaire. La CLCC a également la responsabilité légale d'ordonner ou de refuser d'ordonner la radiation d'une condamnation en vertu de la Loi sur la radiation de condamnations constituant des injustices historiques (Loi sur la radiation). La Commission fait aussi des recommandations en matière de clémence en vertu de la Prérogative royale de clémence.

La CLCC est composée d’employés à temps plein et de commissaires nommés par le gouverneur en conseil. Le bureau national de la CLCC se trouve à Ottawa et ses six bureaux régionaux sont situés dans les villes suivantes : Moncton (Atlantique), Montréal (Québec), Kingston (Ontario), Saskatoon et Edmonton (Prairies) et Abbotsford (Pacifique). La Section d’appel de la Commission est située à Ottawa.

Structure organisationnelle permettant à la CLCC de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigée par le directeur des Affaires publiques et des partenariats, qui relève du directeur général exécutif de la Commission. L’Unité de l’AIPRP est chargée :

Le directeur et les chefs d’équipe sont responsables de l’application de la Loi au sein de l’organisation et de l’approbation des exceptions conformément au pouvoir qui leur a été délégué. Il leur appartient également de donner des conseils et des avis aux représentants de l’organisation sur toute question touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2020-2021, la Division était composée des employés suivants : un directeur, deux chefs d’équipe, une analyste et un commis à l’AIPRP. Tout le personnel de l’AIPRP se trouve au bureau national.

Les demandes sont traitées comme suit : on examine la demande pour en vérifier l’intégralité, les chefs d'équipe et les analystes de l’AIPRP s’assurent que la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de demande de renseignements personnels et, en cas de doute, on communique avec le demandeur pour valider son identité. Si une personne fait une demande au nom d’une autre personne, on s’assure d’obtenir un formulaire de consentement signé et on vérifie si la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de consentement, on accuse réception de la demande, on procède à la recherche des documents demandés, on analyse les documents en tenant compte des dispositions de la loi, on consulte d’autres organismes ou ministères et services de police au besoin, on applique les exceptions qui s’imposent et on achemine au demandeur une copie des documents non visés par une exception.

Un système de suivi sert à consigner toutes les mesures prises. Des consultations (principalement auprès des services de police) ont lieu dans la plupart des cas où des documents provenant d’une autre institution fédérale se trouvent dans les dossiers de la CLCC; la recommandation formulée par l’organisation consultée est normalement suivie.

Une salle de lecture est disponible dans chacun des six bureaux régionaux de la CLCC ainsi qu’au bureau national.

Arrêté de délégation de pouvoirs

Certains pouvoirs, devoirs et fonctions concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été délégués à la présidente, à la première vice-présidente, au directeur général exécutif, au directeur des Affaires publiques et des partenariats, ainsi qu’aux chefs d’équipe. Pour consulter l’arrêté de délégation de pouvoirs dûment signé, veuillez vous reporter à l’annexe A.

Interprétation du Rapport statistique pour la période de référence 2020-2021

Pour consulter le Rapport statistique, veuillez vous reporter à l’annexe B.

PARTIE l – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Trois cent une (301) demandes ont été reçues en 2020-2021 et vingt (20) demandes étaient en suspens par rapport à la période de référence précédente, 2019-2020. Deux cent quatre-vingt-quinze (295) demandes ont été traitées au cours de la période de référence 2020-2021. Vingt-six (26) demandes ont été reportées à l'exercice 2021-2022. Les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont mises en évidence dans le graphique ci-dessous pour les quatre derniers exercices.

Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Texte équivalente – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
2017-2018 2018-2019 2019-2020 2020-2021
Reçues 365 319 375 301
En suspens 19 26 41 20
Fermées 365 302 416 321
Reportées 28 43 20 26

PARTIE 2 – Demandes fermées durant la période de référence

2.1 Disposition et délai de traitement

De les deux cent quatre-vingt-quinze (295) demandes traitées, des informations ont été divulguées en partie en réponse à cent cinquante-sept (157) demandes et en totalité pour cent un (101) demandes. La CLCC n'avait aucun dossier pour vingt-deux (22) demandes, treize (13) demandes ont été abandonnées et deux (2) demandes étaient toutes exemptées. La CLCC reçoit régulièrement de nombreuses demandes de confidentialité de membres du public qui n'ont pas de dossier auprès de la CLCC.

Parmi ces demandes, 37 % ont été traitées dans les 15 jours, 46 % ont été traitées de 15 à 30 jours, 16 % des demandes ont été traitées dans les 31 à 60 jours et 1 % dans les 181 à 365 jours.

De les 295 demandes traitées, 53 % ont été entièrement divulguées et 34 % ont été divulguées en partie.

Exceptions
  Texte équivalente – Exceptions
1-15 Jours 16 -30 Jours 31-60 Jours 61-120 Jours 121-180 Jours 181-365 Jours Plus de 365 Jours
Communication totale 39 62
Communication partielle 41 69 46 1
Exception totale 1 1
Exclusion totale
Aucun document n'existe 17 5
Demande abandonée 12 1
Ni confirmée ni informée

2.2 Exceptions

Conformément aux exercices précédents, l’article 26 est l’exception qui a été invoquée le plus souvent, suivie des alinéas 19(1)(c), 19(1)(d) et 22(1)(b). 

Texte équivalente - Exceptions
Exceptions
19(1)(a) 1
19(1)(c) 88
19(1)(d) 93
22(1)(a)(i) 1
22(1)(b) 32
26 134

2.3 Exclusions

Aucune exclusion n’a été citée au cours de la période de référence.

2.4 Support des documents divulgués

Le format de l'information divulguée était électronique pour la plupart des demandes (78 %), le reste des demandes étant communiqué en format papier (22 %).

2.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées

Dans l'ensemble, 58 715 pages ont été traitées au cours du dernier exercice, contre 295 demandes, ce qui représente une diminution de 28 % pour les pages traitées et une diminution de 21 % pour les demandes traitées au cours du dernier exercice.

2.5.2 Pages pertinentes traitées et divulguées en fonction de l’ampleur des demandes

Cent quatre-vingt-quinze (195) demandes avaient 100 pages ou moins. Cinquante-deux (52) avaient entre 101 à 500 pages traitées. Dix (10) ont traité entre 501 et 1 000 pages. Quinze (15) avaient entre 1 001 et 5 000 pages traitées et une (1) demande avait plus de 5 000 pages traitées.

2.5.3 Autres complexités

Les dossiers de la CLCC restent relativement complexes. Sur les 295 demandes traitées avec des dossiers, 128 avait des complexités.

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la loi

99,7 % des demandes fermées au cours de la période 2020-2021 l'ont été dans les délais prescrits par la loi.

2.7 Présomption de refus

2.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la loi

Sur les deux cent quatre-vingt-quinze (295) demandes reçues lors de cette période de rapport, il y a eu une (1) présomption de refus au cours de cette période de rapport.

2.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la loi (y compris toute prolongation prise)

Sur les deux cent quatre-vingt-quinze (295) demandes reçues lors de cette période de rapport, il y a eu une (1) demande a été fermée entre 121-180 jours.

2.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction, comme au cours des derniers exercices à la CLCC.

PARTIE 3 – Divulgations en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Aucune divulgation n'a été faite en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5) au cours du dernier exercice.

PARTIE 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de cette période.

PARTIE 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et de la disposition des demandes

Comme par les tendances passées à la CLCC, la majorité des 54 prorogations ont été accordées à des fins de consultation énumérées dans la catégorie autre et comportaient une disposition de communication partielle. Toutes les prorogations accordées étaient de 16 à 30 jours. Une comparaison des types de prorogations accordées est présentée ci-dessous.

Prorogations
Texte équivalente – Prorogations
Prorogations Nombre des prorogations
Entrave au fonctionnement 18
Consultation – article 70 0
Consultation autre 36

PARTIE 6 – Demandes de consultations reçues d’autres établissements et organisations

6.1 Consultation reçue d'autres établissements du gouvernement du Canada et d'autres organisations

Une (1) consultation d’un autre établissement a été traitée.

6.2 Recommandations et délai d'exécution pour les consultations reçues d'autres établissements du gouvernement du Canada

La (1) consultation reçue a été achevés en 1 à 15 jours et avait une recommandation de divulgué en partie.

6.3 Recommandations et délai d'achèvement des consultations reçues d'autres organisations

Aucune consultation n'a été reçue d'autres organisations. Cela est conforme aux tendances passées à la CLCC.

PARTIE 7 – Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

Il n'y a eu aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet avec les Services juridiques au cours du dernier exercice.

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Il n'y a eu aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet avec le Bureau du Conseil privé au cours du dernier exercice.

PARTIE 8 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Deux (2) plainte ont été reçue du Commissariat à la protection de la vie privée au cours de la période visée par le rapport.

PARTIE 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été faite durant la période de rapport.

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Aucune Fichiers de renseignement personnels n’a été créé ou modifié durant la période de rapport.

PARTIE 10 – Violations matérielles de la vie privée

Il n'y a eu aucune atteintes substantielles à la vie privée au cours de cette période de rapport.

PARTIE 11 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le total des coûts salariaux liés aux activités de la Loi sur la protection des renseignements personnels était de 280 146$ pour 2020-2021. Les coûts en biens et services étaient de 2 744 $ et les heures supplémentaires étaient de 13 330 $. Les ressources humaines en équivalents temps plein (ETP) étaient de 3,50. Les coûts associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont inclus dans les coûts salariaux attribuables à la Loi. Il s’agit des coûts salariaux rattachés aux personnes affectées aux activités touchant la protection des renseignements personnels, qui s’occupent notamment de traiter les demandes reçues, de seconder le Commissariat à la protection de la vie privée dans la conduite des enquêtes relatives à des plaintes, de donner suite aux demandes de consultation présentées par d’autres organisations gouvernementales, d’établir des rapports, de tenir des statistiques et de travailler sur des initiatives liées aux politiques sur la protection des renseignements personnels. Une comparaison des coûts associés à la Loi sur la protection des renseignements personnels est présentée ci-après.

Coûts
Texte équivalente – Coûts
Coûts 2020-2021 (en dollars)
Salaires 49 438
Heures supplémentaires 2 352
Biens et services 484

Demandes officielles et informelles

La Commission des libérations conditionnelles communique aux délinquants beaucoup de renseignements contenus dans leur dossier dans des contextes autres que le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, des renseignements sont communiqués au cours des audiences et lorsque la Commission informe les délinquants des décisions rendues à leur endroit. Lorsqu’elle s’acquitte de telles responsabilités, la Commission doit se conformer à la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC). Selon l’article 141 de la LSCMLC, au moins 15 jours avant la date fixée pour l’examen d’un délinquant, la CLCC se doit de fournir ou de faire parvenir au délinquant, par écrit, l’information qui sera prise en considération à l’examen du cas ou au moins un résumé de cette information. Ce processus peut donc amener la Commission à communiquer plus d’information qu’elle ne serait normalement autorisée à le faire en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par ailleurs, la LSCMLC donne aux citoyens canadiens un plus grand droit d’accès à l’information concernant les délinquants. La LSCMLC prévoit notamment :

  1. Un Registre des décisions renfermant toutes les décisions relatives à la mise en liberté sous condition rendues par la CLCC depuis novembre 1992 auquel peut accéder toute personne qui montre un intérêt à l'égard d'un cas particulier ou d'un ensemble de cas, suite à une demande écrite;
  2. La possibilité pour les victimes d’avoir accès à certains renseignements sur les délinquants, et;
  3. La possibilité pour les membres du public d’assister aux audiences de la CLCC.

Cette loi a une incidence importante sur la divulgation à des tiers de renseignements personnels concernant les délinquants.

Incidences de la COVID-19

Durant la COVID-19, les opérations de l’Unité de l'AIPRP ont été légèrement affectées au départ, étant donné que les fonctions d'un poste de commis ne pouvaient pas être exécutées à distance. Une solution de rechange a été mise en place et les chefs d'équipe et l’analyste de l'AIPRP ont pu effectuer leur travail à distance, ce qui a permis à l’unité de l'AIPRP de continuer à traiter les demandes existantes et nouvelles dans les délais prévus par la loi. Le rapport statistique supplémentaire sur la capacité de réception et de traitement des demandes au cours de la période de référence figure à l’annexe C.

Activités de formation

La CLCC demande à tout son personnel de la fonction publique de suivre le cours en ligne « Principes fondamentaux de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée » dans le cadre de son Parcours d'apprentissage collectif. Une (1) séance informelle sur les Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels a également été offerte par le chef d’équipe aux nouveaux commissaires. Voici quelques exemples du type d’information fournie aux employés de la Commission durant le dernier exercice : information concernant la collecte, la correction, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, la rédaction d’énoncés de confidentialité, et le traitement des atteintes à la vie privée. Ces séances de formation ont été données à environ seize (16) employés de la Commission.

La CLCC offre toujours un outil de formation sur l'AIPRP sur son site Web interne. L’outil de formation est axé sur les rôles et responsabilités de chaque employé de la Commission des libérations conditionnelles relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et met l’accent sur le fait que tous les employés ont un rôle à jouer sur le plan de la collecte, de la conservation, de l’élimination et de la protection des renseignements personnels. De plus, la CLCC a continué à élargir sa formation sur la protection des renseignements personnels en finalisant et en affichant les principes liés à la protection des renseignements personnels sur son site Web interne.

Politiques, lignes directrices et procédures révisées concernant la CLCC

L’Unité de l'AIPRP continuera de participer à la création et à la révision des formulaires dans l'ensemble de la CLCC. Durant la période de rapport, la CLCC a également commencé des vérifications de confidentialité sur les disques partagés afin de garantir que l'accès des employés aux informations personnelles respecte le principe du besoin de savoir.

Questions clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Deux (2) plaintes ont été reçue au cours de la période de rapport sous la catégorie « Refus Général » et elles n’ont pas encore été résolues.

Surveillance du temps de traitement des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction

La CLCC surveille le temps de traitement de toutes les demandes de renseignements personnels et de correction au moyen d’un système de suivi informatisé. La surveillance est effectuée par le chef d’équipe responsable de la demande.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produite durant cette période de rapport.

ANNEXE A – Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignments personnels

Par le présent arrêté pris en vertu de l’article 73(1) sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, j’autorise les agents et les employés de la Commission des libérations conditionnelles du Canada occupant, par intérim ou autrement, les postes identifiés dans l’annexe ci-jointe à exercer en mon nom, les attributions, les fonctions et les pouvoirs qui y sont spécifiés.

Le présent document remplace et annule tous les arrêtés antérieurs.

Originale signé par
L’Honorable Bill Blair, C.P., C.O.M., député
Sécurité publique Canada
Date : le 22 juillet 2020

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels
Pouvoir, devoir ou fonctions Article Présidente Première Vice-présidente Directeur général exécutif Directeur Affaires publiques et partenariats Chef d’équipe, Accès à  l’information et protection des renseignements personnels
Communiquer des renseignements personnels, pour des travaux de recherche ou de statistiques 8(2)j) Oui Oui Non Non Non
Communiquer des renseignements personnels dans les cas ou des raisons d’intérêt public justifieraient une violation de la vie privée ou lorsque l’individu concerne en tirerait un avantage 8(2)m) Oui Oui Non Non Non
Conserver une copie des demandes reçues en vertu de l’alinéa 8(2)(e) ainsi qu’une mention des renseignements communiquées, et mettre à la disposition du Commissaire à la protection de la vie privée 8(4) Oui Oui Oui Oui Oui
Dans le cas prévu a l’alinéa 8(2)(m), donner un préavis écrit de la communication des renseignements personnels au Commissaire à la protection de la vie privée 8(5) Oui Oui Oui Oui Oui
Relevé des cas d’usage 9(1) Oui Oui Oui Oui Oui
Aviser le Commissaire à la protection de la vie privée de l’usage compatible de renseignements personnels et mettre à jour le répertoire en conséquence 9(4) Oui Oui Oui Oui Oui
Verser les renseignements personnels dans des fichiers de renseignements personnels 10 Oui Oui Oui Oui Oui
Aviser par écrit de la communication et de procéder à la communication ou de la non-communication des renseignements personnel 14 Oui Oui Oui Oui Oui
Proroger le délai et faire part du nouveau délai à la personne qui a fait la demande 15 Oui Oui Oui Oui Oui
Juger nécessaire de faire traduire des renseignements personnels ou de fournir à la personne qui a fait la demande des services d’interprète 17(2)b) Oui Oui Oui Oui Oui
Déterminer si la communication des renseignements personnels devrait être faite sur un support de substitution 17(3)b) Oui Oui Oui Oui Oui
Fichiers inconsultables 18(2) Oui Oui Oui Oui Oui
Renseignements obtenus à titre confidentiel 19 Oui Oui Oui Oui Oui
Affaires fédéro-provinciales 20 Oui Oui Oui Oui Oui
Affaires internationales et défense 21 Oui Oui Oui Oui Oui
Application de la loi et enquêtes par cet article 22 Oui Oui Oui Oui Oui
Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles 22.3 Oui Oui Oui Oui Oui
Enquêtes de sécurité 23 Oui Oui Oui Oui Oui
Individus condamnés pour une infraction 24 Oui Oui Oui Oui Oui
Sécurité des individus 25 Oui Oui Oui Oui Oui
Renseignements concernant un autre individu 26 Oui Oui Oui Oui Oui
Secret professionnel des avocats 27 Oui Oui Oui Oui Oui
Dossiers médicaux 28 Oui Oui Oui Oui Oui
Recevoir un avis d’enquête par le Commissaire à la protection de la vie privée 31 Oui Oui Oui Oui Oui
Présenter des observations au Commissaire à la protection de la vie privée 33(2) Oui Oui Oui Oui Oui
Recevoir les conclusions de l’enquête et aviser le Commissaire à la protection de la vie privée soit des mesures en œuvre de ses recommandations, soit des motifs invoqués pour ne pas y donner suite 35(1) Oui Oui Oui Oui Oui
Accorder l’accès à des renseignements personnels 35(4) Oui Oui Oui Oui Oui
Recevoir les conclusions de l’enquête concernant des renseignements personnels 37(3) Oui Oui Oui Oui Oui
Demander une audition dans la région de la capitale nationale 51(2)b) Oui Oui Oui Oui Oui
Demander le droit de présenter des arguments en l’absence d’une autre partie 51(3) Oui Oui Oui Oui Oui
Refuse la communication de document confidentiel du Cabinet 70 Oui Oui Oui Oui Oui
Établir un rapport annuel pour présentation au Parlement 72 Oui Oui Oui Oui Oui
Arrête sur la délégation en vertu du règlement sur la protection des renseignements personnels
Pouvoir, devoir ou fonctions Article Présidente Première Vice-présidente Directeur général exécutif Directeur Affaires publiques et partenariats Chef d’équipe, Accès à l’information et protection des renseignements personnels
Conservation des renseignements personnels demandés en vertu de l’alinéa 8(2)e) 7 Oui Oui   Oui Non
Consultation sur place 9 Oui Oui   Oui Oui
Avis concernant les corrections 11(2),
11(4)
Oui Oui   Oui Oui
Communication des renseignements personnels concernant l’état physique ou mental 13(1) Oui Oui   Oui Oui
Consultation en présence d’un médecin ou d’un psychologue 14 Oui Oui   Oui Oui

Annexe B - Rapport statistique sur la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nom de l’institution : Commission des libérations conditionnelles du Canada

Période d’établissement de rapport : 2020-04-01 au 2021-03-31

Partie 1 – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Nombre de demandes
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 301
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 20
Total 321
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 295
Reportées à la prochaine période d'établissement de rapport 26

Partie 2 – Demandes fermées pendant la période d'établissement de rapport

2.1 Disposition et délai de traitement

Disposition des demandes Délai de traitement
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 39 62 0 0 0 0 0 101
Communication partielle 41 69 46 0 0 1 0 157
Exception totale 1 0 1 0 0 0 0 2
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Aucun document n’existe 17 5 0 0 0 0 0 22
Demande abandonnée 12 1 0 0 0 0 0 13
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 110 137 47 0 0 1 0 295

2.2 Exceptions

Article Nombre de demandes
18(2) 0
19(1)(a) 1
19(1)(b) 0
19(1)(c) 88
19(1)(d) 93
19(1)(e) 0
19(1)(f) 0
20 0
21 0
22(1)(a)(i) 1
22(1)(a)(ii) 0
22(1)(a)(iii) 0
22(1)(b) 32
22(1)(c) 0
22(2) 0
22.1 0
22.2 0
22.3 0
23(a) 0
23(b) 0
24(a) 0
24(b) 0
25 0
26 134
27 0
28 0

2.3 Exclusions

Article Nombre de demandes
69(1)(a) 0
69(1)(b) 0
69.1 0
70(1) 0
70(1)(a) 0
70(1)(b) 0
70(1)(c) 0
70(1)(d) 0
70(1)(e) 0
70(1)(f) 0
70.1 0

2.4 Support des documents communiqués

Papier Électronique Autres formats
29 229 0

2.5 Complexité

2.5.1 Pages pertinentes traitées et communiquées
Nombre de pages traitées Nombre de pages communiquées Nombre de demandes
58 715 27 590 273
2.5.2 Pages pertinentes traitées et communiquées en fonction de l’ampleur des demandes
Disposition Moins de 100
pages traitées
101 à 500
pages traitées
501 à 1 000
pages traitées
1 001 à 5 000
pages traitées
Plus de 5 000
pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées
Communication totale 100 545 1 356 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 80 1 760 51 10 200 10 3 934 15 9 397 1 1 398
Exception totale 2 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 13 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 195 2 305 52 10 556 10 3 934 15 9 397 1 1 398
2.5.3 Autres complexités
Disposition Consultation requise Avis juridique recherché Renseignements entremêlés Autre Total
Communication totale 0 0 0 0 0
Communication partielle 36 0 90 1 127
Exception totale 1 0 0 0 1
Exclusion totale 0 0 0 0 0
Demande abandonnée 0 0 0 0 0
Ni confirmée ni infirmée 0 0 0 0 0
Total 37 0 90 1 128

2.6 Demandes fermées

2.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la loi
Nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la loi 294
Pourcentage de demandes fermées dans les délais prescrits par la loi (%) 99,7

2.7 Présomptions de refus

2.7.1 Motifs du non-respect du délai statutaire
Nombre de demandes fermées après le délai statutaire Motif principal
Charge de travail Consultation externe Consultation interne Autre
1 0 0 0 1
2.7.2 Nombre de jours de retard
Nombre de jours de retard Nombre de demandes en retard où le délai n’a pas été prorogé Nombre de demandes en retard où le délai a été prorogé Total
1 à 15 jours 0 0 0
16 à 30 jours 0 0 0
31 à 60 jours 0 0 0
61 à 120 jours 0 0 0
121 à 180 jours 0 1 1
181 à 365 jours 0 0 0
Plus de 365 jours 0 0 0
Total 0 1 1
2.8 Demandes de traduction
Demandes de traduction Acceptées Refusées Total
De l’anglais au français 0 0 0
Du français à l’anglais 0 0 0
Total 0 0 0

Partie 3 – Communications en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Alinéa 8(2)e) Alinéa 8(2)m) Paragraphe 8(5) Total
0 0 0 0

Partie 4 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Disposition des demandes de correction reçues Nombre
Mentions annexées 0
Demandes de correction acceptées 0
Total 0

Partie 5 – Prorogations

5.1 Motifs des prorogations et disposition des demandes

Disposition des demandes où le délai a été prorogé 15a)(i)
Grand volume de pages
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Externe
137 18 0 36 0

5.2 Durée des prorogations

Durée des prorogations 15a)(i)
Grand volume de pages
15a)(ii)
Consultation
15b)
Traduction ou conversion
Article 70 Autres
1 à 15 jours 0 0 0 0
16 à 30 jours 18 0 36 0
Total 18 0 36 0

Partie 6 – Demandes de consultation reçues d’autres institutions et organisations

6.1 Demandes de consultation reçues d’autres institutions du Gouvernement du Canada et d’autres organisations

Consultations Autres institutions du gouvernement du Canada Nombre de pages à traiter Autres organisations Nombre de pages à traiter
Reçues pendant la période d'établissement de rapport 1 6 0 6
En suspens à la fin de la période d'établissement de rapport précédente 0 0 0 0
Total 1 6 0 6
Fermées pendant la période d'établissement de rapport 1 6 0 6
En attente à la fin de la période d'établissement de rapport 0 0 0 0

6.2 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultations reçues d’autres institutions du Gouvernement du Canada

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 1 0 0 0 0 0 0 1
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 1 0 0 0 0 0 0 1

6.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultation reçues d’autres organisations

Recommandation Nombre de jours requis pour traiter les demandes de consultation
1 à 15 jours 16 à 30 jours 31 à 60 jours 61 à 120 jours 121 à 180 jours 181 à 365 jours Plus de 365 jours Total
Communication totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Communication partielle 0 0 0 0 0 0 0 0
Exception totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Exclusion totale 0 0 0 0 0 0 0 0
Consulter une autre institution 0 0 0 0 0 0 0 0
Autre 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 7 – Délais de traitement des demandes de consultation sur les renseignements confidentiels du Cabinet

7.1 Demandes auprès des Services juridiques

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communiqu-ées Nombre de demandes Pages communi-quées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

7.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Nombre de jours Moins de 100 pages traitées De 101 à 500 pages traitées De 501 à 1 000 pages traitées De 1 001 à 5 000 pages traitées Plus de 5 000 pages traitées
Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communi-quées Nombre de demandes Pages communiqu-ées Nombre de demandes Pages communi-quées
1 à 15 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
16 à 30 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
31 à 60 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
61 à 120 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
121 à 180 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
181 à 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Plus de 365 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0
Total 0 0 0 0 0 0 0 0 0 0

Partie 8 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Article 31 Article 33 Article 35 Recours judiciaire Total
2 0 0 0 2

Partie 9 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (ÉFVP) et des Fichiers de renseignements personnels (FRP)

9.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Nombre d’ÉFVP terminées 0

9.2 Fichiers de renseignements personnels

Nombre de FRP terminées 0

Partie 10 – Atteintes substantielles à la vie privée

Atteintes substantielles à la vie privée Total
Atteintes substantielles à la vie privée signalées au SCT 0
Atteintes substantielles à la vie privée signalées au CPVP 0

Partie 11 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

11.1 Coûts

Dépenses Montant
Salaires 280 146 $
Heures supplémentaires 13 330 $
Biens et services 2 744 $
• Contrats de services professionnels 0 $
• Autre 2 744 $
Total 296 220 $

11.2 Ressources humaines

Ressources Années-personnes consacrées aux activités liées à la protection des renseignements personnels
Employés à temps plein 3,50
Employés à temps partiel et occasionnels 0,00
Employés régionaux 0,00
Experts-conseils et personnel d’agence 0,00
Étudiants 0,00
Total 3,50

Annexe C - Rapport statistique supplémentaire 2020-2021

Section 1 : Capacité de recevoir des demandes d’AIPRP – Nombre de semaines que l’institution a pu recevoir des demande d’AIPRP par les différents canaux
  Nombre de semaines
En mesure de recevoir des demandes par la poste 52
En mesure de recevoir des demandes par courriel 52
En mesure de recevoir des demandes en moyen d’un service de demande numérique 52

Section 2 : Capacité de traiter les dossiers

Section 2.1 : Nombre de semaines que l’institution a pu traiter des documents papier dans différents niveaux de classification
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 0 52 52
Documents papiers « Protégé B » 0 0 52 52
Documents papiers « Secret » et « Très secret » 0 0 52 52
Section 2.2 : Nombre de semaines que l’institution a pu traiter des documents électroniques dans différents niveaux de classification
  Ne peut pas traiter Peut traiter en partie Peut traiter en totalité Total
Documents papiers non classifiés 0 0 52 52
Documents papiers « Protégé B » 0 0 52 52
Documents papiers « Secret » et « Très secret » 0 0 52 52

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