Rapport Annuel au Parlement en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels 2022-2023

Au sujet de cette publication

Auteur de la publication : Commission des libérations conditionnelles du Canada
ISSN 2564-0232

Introduction

Aux termes de l’article 72 de la Loi sur la protection des renseignements personnels, un rapport annuel au Parlement concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels est préparé à chaque exercice. Le présent rapport porte sur la période allant du 1^er avril 2022 au 31 mars 2023.

Objet de la Loi sur la protection des renseignements personnels

La Loi sur la protection des renseignements personnels donne aux citoyens canadiens et aux résidents permanents du Canada le droit d’avoir accès aux renseignements personnels qui sont détenus par le gouvernement et de faire protéger ces renseignements contre toute communication ou tout usage non autorisé. La Loi sur la protection des renseignements personnels comprend des dispositions sur la collecte, la conservation et le retrait des renseignements personnels. En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, les personnes ont le droit de se faire communiquer les renseignements qui les concernent et qui ont été versés dans un fichier de renseignements personnels, ainsi que les autres renseignements personnels les concernant et relevant d’une institution fédérale et pouvant être retrouvés sans problèmes sérieux. La Loi sur la protection des renseignements personnels permet aussi aux individus de demander la correction des renseignements personnels les concernant qui, selon eux, sont erronés ou incomplets, et il peut être exigé qu’il soit fait mention des corrections qui ont été demandées mais non effectuées.

Mandat de la Commission des libérations conditionnelles du Canada

La Commission des libérations du Canada (CLCC) est un tribunal administratif indépendant. La CLCC est dirigée par une présidente qui rend compte au Parlement par l’entremise du ministre de la Sécurité publique.

La Commission des libérations conditionnelles du Canada, en tant que composante du système de justice pénale, contribue à la protection de la société en favorisant, le cas échéant, la réinsertion en temps opportun des délinquants et la réhabilitation soutenue des individus au sein de la société en tant que citoyens respectueux des lois. La Commission prend en toute indépendance des décisions judicieuses sur la mise en liberté sous condition, la suspension du casier et la radiation, et formule des recommandations en matière de clémence, d'une façon transparente et responsable, tout en respectant la diversité et les droits des délinquants et des victimes.

En vertu de la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC), la CLCC a le pouvoir exclusif d'accorder, de refuser, d'annuler, de mettre fin ou de révoquer la semi-liberté et la libération conditionnelle totale. La Commission peut ordonner que certains délinquants restent incarcérés jusqu'à la fin de leur peine. La Commission rend des décisions en matière de libération conditionnelle pour les délinquants de ressort fédéral ainsi que pour les délinquants de ressort provincial dans les provinces et territoires qui n'ont pas leur propre commission provinciale. Les provinces de l'Ontario, du Québec et de l'Alberta ont leur propre commission des libérations conditionnelles.

Il appartient également à la CLCC d’ordonner, de refuser d’ordonner et de révoquer les suspensions du casier (pardons) en vertu de la Loi sur le casier judiciaire (LCJ) et du Code criminel. La suspension du casier est un moyen officiel offert aux personnes qui ont été condamnées pour une infraction et qui ont purgé leur peine en totalité et n’ont pas commis d’autres crimes pendant un nombre d'années déterminé d’atténuer les répercussions négatives de leur casier judiciaire. La CLCC a également la responsabilité légale d'ordonner ou de refuser d'ordonner la radiation d'une condamnation en vertu de la Loi sur la radiation de condamnations constituant des injustices historiques (Loi sur la radiation). La Commission fait aussi des recommandations en matière de clémence en vertu de la Prérogative royale de clémence.

La CLCC est composée d’employés à temps plein et de commissaires nommés par le gouverneur en conseil. Le bureau national de la CLCC se trouve à Ottawa et ses six bureaux régionaux sont situés dans les villes suivantes : Moncton (Atlantique), Montréal (Québec), Kingston (Ontario), Saskatoon et Edmonton (Prairies) et Abbotsford (Pacifique). La Section d’appel de la Commission est située à Ottawa.

Structure organisationnelle permettant à la CLCC de s’acquitter de ses responsabilités en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

L’Unité de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) est dirigée par le directeur des Affaires publiques et des partenariats, qui relève de l’administrateur en chef adjointde la CLCC. L’Unité de l’AIPRP est chargée :

• d’assurer le traitement de toutes les demandes officielles présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de répondre à ces demandes;
• de répondre aux demandes de consultations interministérielles;
• de donner suite aux plaintes déposées au Commissariat à la protection de la vie privée;
• de conseiller les cadres supérieurs et les employés sur toute question touchant le respect de la vie privée;
• de produire le Rapport annuel devant être présenté au Parlement;
• de mettre à jour Info Source;
• de former les employés;
• de répondre aux demandes de renseignements informelles; et
• de coordonner et d’appliquer les politiques, lignes directrices et procédures afin d’assurer la conformité avec la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Le directeur des Affaires publiques et des partenariats et la gestionnaire de l’AIPRP sont responsables de l’application de la Loi et de l’approbation des exceptions conformément au pouvoir qui leur a été délégué. Il leur appartient également de donner des conseils et des avis aux représentants de l’organisation sur toute question touchant la Loi sur la protection des renseignements personnels. En 2022-2023, l’effectif de l’AIPRP était composé des employés suivants : un directeur, une gestionnaire de l’AIPRP, un analyste principal de l’AIPRP, une analyste de l’AIPRP et une commis de l’AIPRP. Tout le personnel de l’AIPRP se trouve au bureau national, mais la plupart des employés de l'AIPRP font du télétravail plusieurs fois par semaine, conformément à la Politique de télétravail de la CLCC.

Les demandes sont traitées comme suit : on examine la demande pour en vérifier l’intégralité, la gestionnaire et les analystes de l’AIPRP s’assurent que la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de demande de renseignements personnels et, en cas de doute, on communique avec le demandeur pour valider son identité. Si une personne fait une demande au nom d’une autre personne, on s’assure d’obtenir un formulaire de consentement signé et on vérifie si la signature figurant dans les dossiers est la même que celle qui figure sur le formulaire de consentement. On accuse réception de la demande, on procède à la recherche des documents demandés, on analyse les documents en tenant compte des dispositions de la Loi, on consulte d’autres organismes ou ministères et services de police au besoin, on applique les exceptions qui s’imposent, et on achemine au demandeur une copie des documents non visés par une exception.

Un système de suivi sert à consigner toutes les mesures prises. Des consultations (principalement auprès des services de police) ont lieu dans la plupart des cas où des documents provenant d’une autre institution se trouvent dans les dossiers de la CLCC; les recommandations formulée par l’organisation consultée est normalement suivie.

Des salles de lecture sont disponibles dans chacun des six bureaux régionaux de la CLCC ainsi qu’au bureau national.

Ordonnance de délégation de pouvoirs

Certains pouvoirs, devoirs et fonctions concernant l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels ont été délégués à la présidente, à la première vice-présidente, à l’administrateur en chef adjoint, au directeur des Affaires publiques et des partenariats, ainsi qu’à la gestionnaire de l’AIPRP. Pour consulter l’ordonnance de délégation de pouvoirs dûment signée, veuillez-vous reporter à l’annexe A.

Interprétation du Rapport statistique pour la période de référence 2022-2023

Pour consulter le Rapport statistique, veuillez-vous reporter à l’annexe B.

PARTIE l – Demandes en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

1.1 Nombre de demandes reçues

Deux cent cinquante-sept (257) demandes ont été reçues en 2022-2023 et douze (12) demandes étaient en suspens par rapport à la période de référence précédente, 2021-2022. Deux cent quarante-neuf (249) demandes ont été traitées au cours de la période de référence 2022-2023.

Vingt (20) demandes reçues en 2022-2023 ont été reportées en 2023-2024 et traitées dans les délais prescrits par la Loi en date du 31 mars 2023.

Les demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont mises en évidence dans le graphique ci-dessous pour les quatre derniers exercices.

1.2 Mode des demandes

Parmi les demandes reçues, 81 % ont été reçues par courriel, 4 % par la poste et 15 % en ligne.

PARTIE 2 – Demandes informelles

Il n’y a eu aucune demande informelle, comme au cours des derniers exercices à la CLCC.

PARTIE 3 – Demandes fermées durant la période de référence

3.1 Disposition et délai de traitement

Des deux cent quarante-neuf (249) demandes traitées, des informations ont été divulguées en partie en réponse à cent soixante-quatorze (174) demandes et divulguées en totalité pour trente-quatre (34) demandes. La CLCC n'avait aucun dossier pour vingt-huit (28) demandes, neuf (9) demandes ont été abandonnées, deux (2) demandes étaient ni confirmées ni infirmées et deux (2) demandes étaient toutes exemptées. La CLCC reçoit régulièrement de nombreuses demandes de membres du public qui auraient dû être soumises à d'autres ministères du gouvernement fédéral. Lorsque de telles demandes sont reçues, les demandeurs sont informés de la manière et de l'endroit où ils doivent soumettre leur demande de confidentialité.

Parmi ces 249 demandes, 52 % ont été traitées dans les 15 jours, 29 % ont été traitées dans les 15 à 30 jours, et 19 % des demandes ont été traitées dans les 31 à 60 jours.

3.2 Exceptions

Les articles 19(1)c) & d) (Renseignements personnels obtenus à titre confidentiel est l’exception qui a été invoquée le plus souvent, suivie des alinéas 26 (Informations personnelles) et 22(1)b) (Application de la loi et enquêtes).

3.3 Exclusions

Aucune exclusion n’a été citée au cours de la période de référence.

3.4 Support des documents divulgués

Le format de l'information divulguée était électronique pour la majorité des demandes (73 %), format papier (15%) et le reste des demandes étant communiqué en autre format (12 %).

3.5 Complexité

3.5.1 Pages pertinentes traitées et divulguées en format papier et document électronique

Dans l'ensemble, 50 085 pages ont été traitées au cours du dernier exercice, contre 221 demandes, ce qui représente une augmentation de 28 % pour les pages traitées et une diminution de 34 % pour les demandes traitées au cours du dernier exercice.

3.5.2 Pages pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format papier et document électronique des demandes

Cent vingt-quatre (124) demandes avaient 100 pages traitées ou moins. Soixante-cinq (65) demandes avaient entre 101 à 500 pages traitées. Vingt-deux (22) demandes avaient entre 501 et 1 000 pages traitées. Dix (10) demandes avaient entre 1 001 et 5 000 pages traitées.

3.5.3 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format audio

Deux (2) demandes pour des audio ont été reçues.

3.5.4 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format audio par dispositions des demandes

Au total, 304 minutes ont été traitées et entièrement diffusées.

3.5.5 Minutes pertinentes traitées et communiquées en format vidéo

Il n’y a eu aucune demande de vidéo.

3.5.6 Minutes pertinentes traitées en fonction de l’ampleur des demandes en format vidéo par dispositions des demandes

Il n’y a eu aucune demande de vidéo.

3.5.7 Autres complexités

Les dossiers de la CLCC restent relativement complexes. Sur les 249 demandes traitées avec des dossiers, 32 avait des complexités.

3.6 Demandes fermées

3.6.1 Nombre de demandes fermées dans les délais prescrits par la Loi

100 % des demandes fermées au cours de la période 2022-2023 l'ont été dans les délais prescrits par la Loi.

3.7 Présomption de refus

3.7.1 Motifs du non-respect des délais prévus par la Loi

Il n’y a eu aucun refus au cours de cette période de rapport.

3.7.2 Demandes fermées au-delà des délais prévus par la Loi (y compris toute prolongation prise)

Il n’y a eu aucun refus au cours de cette période de rapport.

3.8 Demandes de traduction

Il n’y a eu aucune demande de traduction, comme au cours des derniers exercices à la CLCC.

PARTIE 4 – Divulgations en vertu des paragraphes 8(2) et 8(5)

Il y a eu deux (2) divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)e) au cours du dernier exercice. Aucune divulgation n’a été faite en vertu de l’alinéa 8(2)m) et du paragraphe 8(5) au cours de cette période.

PARTIE 5 – Demandes de correction de renseignements personnels et mentions

Il n'y a eu aucune demande de correction de renseignements personnels au cours de cette période.

PARTIE 6 – Prorogations

6.1 Motifs des prorogations et de la disposition des demandes

Comme par les tendances passées à la CLCC, la majorité des 76 prorogations ont été accordées à des fins de consultation énumérées dans la catégorie autre et comportaient une disposition de communication partielle. Une comparaison des types de prorogations accordées est présentée ci-dessous.

6.2 Durée des prorogations

Toutes les prorogations accordées étaient de 16 à 30 jours.

PARTIE 7 – Demandes de consultations reçues d’autres établissements et organisations

7.1 Consultation reçue d'autres établissements du gouvernement du Canada et d'autres organisations

Quarte (4) consultations d'autres établissements du gouvernement du Canada et d'autres organisations ont été traitées.

7.2 Recommandations et délai d'exécution pour les consultations reçues d'autres établissements du gouvernement du Canada

Une (1) consultation a été achevée en 1 à 15 jours et avait une recommandation de divulguer en partie. Les trois (3) consultations restantes reçues ont été achevées dans un délai de 1 à 15 jours et ont été entièrement divulguées.

7.3 Recommandations et délai de traitement pour les demandes de consultations reçues d'autres organisations

Aucune consultation n’a été reçue d’autres organisations.

PARTIE 8 – Délais de traitement des consultations sur les documents confidentiels du Cabinet

8.1 Demandes auprès des Services juridiques

Il n'y a eu aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet avec les Services juridiques au cours du dernier exercice.

8.2 Demandes auprès du Bureau du Conseil privé

Il n'y a eu aucune consultation sur les documents confidentiels du Cabinet avec le Bureau du Conseil privé au cours du dernier exercice.

PARTIE 9 – Avis de plaintes et d’enquêtes reçus

Aucune plainte n’a été reçue pour cette période.

Deux (2) plaintes (Refus – Général) a été reçue et est active pour la période de 2020-2021 et 2021-2022 et ont été reportée en 2023-2024

PARTIE 10 – Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée (EFVP) et des fichiers de renseignements personnels (FRP)

10.1 Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été faite ou modifiée durant la période de rapport.

10.2 Fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution et centraux

Aucun fichier de renseignements personnels n’a été créé ou modifié durant la période de rapport. Il existe sept (7) fichiers de renseignements personnels spécifiques à l’institution.

PARTIE 11 – Atteintes à la vie privée

11.1 Atteintes substantielles à la vie privée signalées

Il n’y a eu aucune atteinte substantielle à la vie privée signalée durant la période de rapport.

11.2 Atteintes à la vie privée signalées non-substantielles

Il y a eu dix-huit (18) atteintes à la vie privée signalées non-substantielles durant la période de rapport.

PARTIE 12 – Ressources liées à la Loi sur la protection des renseignements personnels

Le total des coûts salariaux liés aux activités de la Loi sur la protection des renseignements personnels était de 275 084 $ pour 2022-2023. Les coûts en biens et services étaient de 3 456 $. Les ressources humaines en équivalents temps plein (ETP) étaient de 3,10. Les coûts associés à l’application de la Loi sur la protection des renseignements personnels sont inclus dans les coûts salariaux attribuables à la Loi. Il s’agit des coûts salariaux rattachés aux personnes affectées aux activités touchant la protection des renseignements personnels, qui s’occupent notamment de traiter les demandes reçues, de seconder le Commissariat à la protection de la vie privée dans la conduite des enquêtes relatives à des plaintes, de donner suite aux demandes de consultation présentées par d’autres organisations gouvernementales, d’établir des rapports, de tenir des statistiques et de travailler sur des initiatives liées aux politiques sur la protection des renseignements personnels. Une comparaison des coûts associés à la Loi sur la protection des renseignements personnels est présentée ci‑après.

Demandes officielles et informelles

La CLCC communique aux délinquants beaucoup de renseignements contenus dans leur dossier dans des contextes autres que le traitement des demandes présentées en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels. Par exemple, des renseignements sont communiqués au cours des audiences et lorsque la Commission informe les délinquants des décisions rendues à leur endroit. Lorsqu’elle s’acquitte de telles responsabilités, la Commission doit se conformer à la Loi sur le système correctionnel et la mise en liberté sous condition (LSCMLC). Selon l’article 141 de la LSCMLC, au moins 15 jours avant la date fixée pour l’examen d’un délinquant, la CLCC se doit de fournir ou de faire parvenir au délinquant, par écrit, l’information qui sera prise en considération à l’examen du cas ou un résumé de cette information. Ce processus peut donc amener la Commission à communiquer plus d’informations qu’elle ne serait normalement autorisée à le faire en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Par ailleurs, la LSCMLC donne aux citoyens canadiens un plus grand droit d’accès à l’information concernant les délinquants. La LSCMLC prévoit notamment :

1. Un Registre des décisions renfermant toutes les décisions relatives à la mise en liberté sous condition rendues par la CLCC depuis novembre 1992 auquel peut accéder toute personne qui montre un intérêt à l'égard d'un cas particulier ou d'un ensemble de cas, suite à une demande écrite;
2. La possibilité pour les victimes d’avoir accès à certains renseignements sur les délinquants, et
3. La possibilité pour les membres du public d’assister aux audiences de la CLCC.

Cette loi a une incidence importante sur la divulgation à des tiers de renseignements personnels concernant les délinquants.

Impacts de la COVID-19

Pour la période de rapport actuelle, l'Unité de l'AIPRP n'a subi aucun impact lié à la COVID-19 et elle a continué de traiter toutes les demandes existantes et nouvelles dans les délais prescrits par la Loi. Les employés de l'Unité de l'AIPRP ont travaillé à la fois au bureau et à distance tout au long de la pandémie, ce qui a fourni un environnement de travail flexible qui a permis à l'Unité de s'adapter efficacement à la pandémie au fur et à mesure de son évolution.

Activités de formation

La CLCC demande à tout son personnel de la fonction publique de suivre le cours en ligne « Principes fondamentaux de l'accès à l'information et de la protection de la vie privée » dans le cadre de son Parcours d'apprentissage collectif. Une (1) séance de formation sur les Lois sur l'accès à l'information et la protection des renseignements personnels ont également été offertes par la gestionnaire de l’AIPRP aux nouveaux commissaires et employés. Voici quelques exemples du type de renseignements fournis aux commissaires et employés durant le dernier exercice : information concernant la collecte, la correction, l’utilisation et la divulgation de renseignements personnels, la rédaction d’énoncés de confidentialité, et le traitement des atteintes à la vie privée. Ces séances de formation ont été données à environ dix-neuf (19) commissaires et employés.

La CLCC offre toujours un outil de formation sur l'AIPRP sur son site Web interne. L’outil de formation est axé sur les rôles et responsabilités de chaque employé de la Commission des libérations conditionnelles relativement à la Loi sur la protection des renseignements personnels et met l’accent sur le fait que tous les employés ont un rôle à jouer sur le plan de la collecte, de la conservation, de l’élimination et de la protection des renseignements personnels. De plus, la CLCC a continué à élargir sa formation sur la protection des renseignements personnels en finalisant et en affichant les principes liés à la protection des renseignements personnels sur son site Web interne.

Politiques, lignes directrices et procédures révisées de la CLCC

L’Unité de l'AIPRP continuera de participer à la création et à la révision des formulaires dans l'ensemble de la CLCC. Durant la période de rapport, la CLCC a également commencé des vérifications de confidentialité sur les disques partagés afin de garantir que l'accès des employés aux informations personnelles respecte le principe du besoin de savoir.

La CLCC n'a pas reçu d'autorisation pour une nouvelle collecte ou aucune nouvelle utilisation cohérente du NAS en 2022-2023.

Initiatives et projets visant à améliorer la protection de la vie privée 

Afin améliorer l'accès aux informations personnelles et la protection de la vie privée au sein de la Commission des libérations conditionnelles du Canada, nous avons travaillé à la mise en œuvre des activités suivantes :

• Envisager des améliorations pour moderniser la prestation des services en faisant la promotion de l'AIPRP en ligne auprès des demandeurs.
• Mise à jour de notre logiciel numérique d’AIPRP.

Enjeux clés et mesures prises à l’égard des plaintes

Aucune plainte n’a été reçue pour cette période.

Deux (2) plaintes (Refus – Général) ont été reçues et sont actives pour la période de 2020-2021 et 2021-2022 et ont été reportées en 2023-2024.

Surveillance de la conformité du temps de traitement des demandes de renseignements personnels et des demandes de correction

La CLCC surveille le temps de traitement de toutes les demandes de confidentialité et de correction au moyen d'un système de suivi informatisé. La surveillance est effectuée sur une base hebdomadaire par la gestionnaire de l'AIPRP et fait l'objet d'un rapport au directeur, Affaires publiques et partenariats. Étant donné que toutes les demandes de confidentialité sont traitées dans les délais prescrits par la Loi pour la période de rapport en cours, aucune surveillance supplémentaire n'est requise.

Atteintes substantielles à la vie privée

Aucune atteinte substantielle à la vie privée ne s’est produite durant cette période de rapport.

Évaluations des facteurs relatifs à la vie privée

Aucune évaluation des facteurs relatifs à la vie privée n’a été faite durant la période de rapport.

Divulgations dans l’intérêt public

Aucune divulgation n’a été faite en vertu de l’alinéa 8(2)m) et du paragraphe 8(5) au cours de cette période de rapport.

ANNEXE A : Délégation - Loi sur la protection des renseignements personnels

Arrêté sur la délégation en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels

Par le présent arrêté pris en vertu de l'article 73(1) sur la Loi sur la protection des renseignements personnels, j'autorise les agents et les employés de la Commission des libérations conditionnelles du Canada occupant, par intérim ou autrement, les postes identifiés dans l'annexe ci-jointe à exercer en mon nom, les attributions, les fonctions et les pouvoirs qui y sont spécifiés.

Le présent document remplace et annule tous les arrêtés antérieurs.

Daté, en la ville d'Ottawa,
ce 28 jour de Fev 2022

Marco E. L. Mendicino, C.P., Député
Sécurité Publique Canada