RE Web – Exigences de l'utilisateur – Exigences fonctionnelles

3. Exigences Fonctionnelles

3.1 Inscription de l'employeur

Les employeurs doivent s'inscrire pour participer au programme. Nous recueillons les données des employeurs à l'étape de l'inscription : Numéro de Compte de Retenues sur la Paye attribué par l'Agence du revenu du Canada (NCRPARC), nom, adresse, code postal, numéro de téléphone, adresse de courriel, nom et numéro de téléphone de l'agent principal. L'employeur doit également répondre aux exigences du système. Voir Exigences du système.

3.2 Administration du profil d'entreprise de l'employeur

Pour établir le profil d'entreprise de l'employeur, ce dernier doit entrer le nom et le numéro de téléphone d'une personne-ressource. L'employeur peut régler par défaut le profil d'entreprise à utiliser pour soumettre des relevés d'emploi.

3.3 Formulaire en ligne

L'application RE Web permet de créer de nouveaux RE. L'employeur entre les données du RE dans un formulaire électronique, pré-rempli avec certaines données de l'employeur : le nom, l'adresse et la personne-ressource de l'entreprise. Voir Entrée en ligne des données du RE - règles d'édition des champs.

L'employeur peut valider et sauvegarder le RE nouvellement créé sous forme d'ébauche, sans numéro de série, pendant quinze jours civils. Après cette période, l'application RE Web le supprimera automatiquement.

L'employeur peut également soumettre et sauvegarder les REs nouvellement créé. Si le RE réussit les essais de validation, il est sauvegardé avec un numéro de série et peut être consulté seulement. Si le RE échoue les essais de validation, il sera sauvegardé sous forme d'ébauche.

En utilisant le formulaire en ligne, l'employeur peut modifier l'ébauche d'un RE en y apportant les changements nécessaires, puis le soumettre et le sauvegarder.

Une autre fonction de l'application RE Web permet de modifier un RE déjà sauvegardé, soumis et doté d'un numéro de série. Dès que l'on apportera des changements au formulaire original, l'application créera un numéro de RE modifié. Le numéro de série du RE modifié ou remplacé sera automatiquement inscrit dans la case 2 du formulaire. Lorsqu'un RE a été modifié, le RE original ayant servi à apporter les modifications peut être uniquement lu et imprimé.

3.4 Fichier de XML RE Extrait de la Paie

L'application RE Web est dotée d'une fonction de fichier RE extrait de la paie qui permet à l'employeur de télécharger un fichier de RE extrait de son propre système automatisé d'information sur la paie. La présentation de ce fichier est fondée sur les exigences décrites dans - Transfert de RE extrait de la paie. L'employeur peut indiquer le ou les RE à soumettre ou les RE à sauvegarder en ébauche.

Une fois le fichier téléchargé, l'employeur peut voir quels RE ont été créés, réussis, échoués et rejetés. Les RE dont le Numéro de compte de retenues sur la paie attribué par l'Agence du revenu du Canada (NCRPARC) est incorrect ou inexistant ont le statut « RE rejetés ». Les RE soumis dont les validations ont réussi ont le statut de « RE créés ». Les RE dont les validations ont réussi mais sauvegardés sous forme d'ébauche ont le statut de « RE réussis ». Enfin, les RE dont les validations ont échoué sont sauvegardés sous forme d'ébauche et ont le statut de « RE échoués ».

L'employeur peut sélectionner les RE réussis pour les soumettre. Il peut sélectionner les RE échoués et y apporter les mises à jour nécessaires en utilisant le formulaire en ligne. Ceci fait, il peut sauvegarder le RE en ébauche ou le soumettre à Service Canada. L'employeur peut également corriger tous les RE échoués dans le fichier XML original à l’intérieur de leur système de paie et télécharger un nouveau fichier ne comportant que des RE corrigés. Cette méthode permet d’assurer que le système de paie de l’employeur reste à jour et qu’il correspond aux renseignements sur le RE. Pour l'ensemble des RE rejetés, l'employeur doit apporter les corrections dans le fichier original et télécharger un nouveau fichier ne comportant que les RE corrigés.

3.5 Importer

La fonction d’importation permettra d’extraire les numéros de série des RE de la base de données RE Web et de les placer dans un fichier XML. L’employeur pourra alors importer les données spécifiées dans son logiciel de paie en tant que référence des RE émis.

Si le système de paie accepte l’information avec les dispositions de fichiers XML, il pourra être utilisé pour permettre aux employeurs d’émettre des RE modifiés à partir du fichier RE extrait de la paie — en indiquant le numéro de série des RE modifiés dans la case 2. La disposition pour les fichiers importés en format XML est basée sur les exigences décrites dans la section Importer - Spécifications pour les fichiers importés en format XML.

3.6 Impression

Le RE est imprimé sur papier bond ordinaire à l'aide d'une imprimante de bureau standard. L'employeur a le choix d'imprimer ou de ne pas imprimer l'information présentée actuellement au verso du RE.

L'ébauche de RE est imprimée sans numéro de série, avec le mot « Ébauche » en filigrane.

L'employeur peut sélectionner tous les RE à l'écran pour les imprimer ou en faire une sélection.

L'employeur peut imprimer les RE dans la langue dans laquelle ils ont été sauvegardés.

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