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De: Emploi et Développement social Canada

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Préface

Écrire en langage simple, clair et concis ne se limite pas à suivre des conseils pratiques de rédaction. Assurez-vous d’abord de répondre aux besoins des lecteurs et d’atteindre les résultats attendus de la communication. Appliquez les conseils qui répondent le mieux aux besoins des lecteurs. Après tout, ce sont leurs besoins qui passent en premier.

Avant de commencer à rédiger vos plans sur l’accessibilité, rapports d’étape et descriptions des processus de rétroaction, posez-vous quelques questions. Quelle est votre idée de ce que c’est que de rédiger simplement, clairement et avec concision? Avez-vous bien déterminé ce que vous voulez dire à votre public cible? Comment voulez-vous structurer vos idées? Avez-vous songé à la présentation visuelle? Cette section vous aidera à répondre à ces questions.

Langage simple, clair et concis : fausses idées et réalités

Il y a plusieurs fausses idées sur le langage simple, clair et concis. Certains peuvent trouver qu’écrire simplement, clairement et avec concision revient à adopter un ton ennuyeux ou banalFootnote 1. D’autres peuvent penser que les langues de spécialité et les termes techniques sont essentiels pour faire passer leur message et craignent de devoir sacrifier l’exactitude au profit de la simplicité.

Cependant, les rédacteurs sous-estiment parfois les défis auxquels les membres du public font face lorsqu’ils lisent. Plusieurs handicaps peuvent affecter la capacité à percevoir, à comprendre ou à retenir l’information écrite. Certains handicaps ont une incidence sur la capacité à se concentrer suffisamment longtemps pour intégrer l’information. Le niveau d’alphabétisation et la connaissance des langues officielles peuvent aussi varier grandement dans la population en général.

Certains rédacteurs surestiment le temps que les lecteurs vont consacrer à trouver ce dont ils ont besoin dans un texte. Il peut leur arriver également de présumer que leurs lecteurs ont une aussi bonne connaissance qu’eux du sujet.

Le langage simple, clair et concis est une façon de communiquer qui rend les textes faciles à lire et à comprendre. Il est direct, bref et facile à suivre. Il est centré sur les besoins des lecteurs et utilise :

  • la langue courante, au lieu de termes techniques;
  • des mots, des phrases et paragraphes courts;
  • des structures de phrases simples.

Le langage simple, clair et concis aide à aplanir les obstacles à la communication. Il rend l’écriture plus accessible pour tous, y compris les personnes en situation de handicap et les lecteurs ayant divers niveaux de lecture et d’alphabétisation.

Choisissez vos mots et votre contenu avec soin lorsque vous rédigez vos plans sur l’accessibilité, descriptions des processus de rétroaction et rapports d’étapes. Adoptez un style vivant et facile à lire. Essayez d’être le plus concret possible, bien que les mots français soient généralement plus abstraits que les mots correspondants en anglaisFootnote 2. Le grand public devrait être en mesure de lire et de comprendre ces documents. Ne présumez pas que vos lecteurs connaissent déjà votre organisation. Donnez-leur toute l’information essentielle, mais ne les surchargez pas de détails inutiles. Décomposez les idées complexes pour les rendre plus accessibles. Présentez vos idées de manière logique et sans détour.

Écrire en langage simple, clair et concis n’est pas une science exacte. Il existe de nombreuses façons différentes d’exprimer des idées. Vous ne pourrez peut-être appliquer tous les conseils en même temps ou dans toutes les situations. Faites preuve de discernement pour adapter les conseils en fonction des besoins de vos lecteurs et des objectifs de votre organisation.

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Connaissez vos lecteurs

Pensez à votre public cible, et à quoi le texte leur servira. Avant de commencer à écrire, vous devriez déterminer :

  • qui sont vos lecteurs;
  • quel est leur niveau de lecture et d’alphabétisation;
  • les obstacles qu’ils pourraient rencontrer lorsqu’ils lisent;
  • l’information qu’ils chercheront à obtenir dans vos documents;
  • les sujets qui les intéressent et le vocabulaire qu’ils utilisent quand ils en parlent;
  • leur connaissance de votre organisation et du travail qu’elle effectue (ne présumez pas qu’ils ont les mêmes connaissances que vous).

Il existe divers moyens de vous renseigner sur vos lecteurs. Par exemple, vous pourriez demander directement à des clients, des organismes pour les personnes en situation de handicap ou des personnes ayant une expérience vécue de vous parler de leurs intérêts et de leurs besoins. Vous pouvez aussi suivre leurs discussions sur l’internet et les médias sociaux.

Vous pourrez ainsi choisir vos mots et adapter votre style d’écriture en fonction de votre public cible.

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Planifiez votre contenu

Pensez au but de votre plan sur l’accessibilité, description du processus de rétroaction ou rapport d’étape. Idéalement, vous devriez pouvoir le résumer en une phrase.

Par exemple :

  • notre plan sur l’accessibilité explique les mesures que nous prenons pour améliorer l’accessibilité dans notre organisation;
  • la description de notre processus de rétroaction explique au public comment nous communiquer leur rétroaction.

Mettez-vous à la place de ceux qui liront vos plans sur l’accessibilité, descriptions des processus de rétroaction et rapports d’étape. Que veulent-ils savoir? Selon l’unité « Qualité linguistique » de la direction générale de la traduction de la Commission européenne, les lecteurs cherchent habituellement des réponses à 7 questions essentielles :

  • quoi ? (De quoi s’agit-il ? Sur quoi porte le texte ?);
  • qui ? (Qui est concerné ? À qui s’adresse le texte ?);
  • quand? (Y a-t-il un calendrier prévu ou des délais à respecter ?);
  • où ? (Quels sont les lieux ou sites concernés ?);
  • comment ? (Quels sont les moyens utilisés ? De quelle manière se dérouleront les actions prévues ?);
  • pourquoi ? (Quels sont les objectifs et les raisons ?);
  • combien ? (Y a-t-il des ressources nécessaires en temps ? En argent ?)Footnote 3.

Gardez les réponses à ces questions en tête lorsque vous rédigez votre document.

Par exemple, au lieu d’écrire un énoncé vague comme ceci :

  • nous avons investi des sommes importantes et fait toutes les démarches nécessaires dans les délais prescrits par la Loi pour régler les problèmes d’accessibilité de nos usagers dans notre gare de chemin de fer.

Essayez d’être plus précis et concret, ainsi :

  • depuis décembre 2023, nous avons investi 1 400 000 $ pour installer 2 nouvelles rampes, un ascenseur et un appareil élévateur à plateforme. Nos usagers à mobilité réduite peuvent maintenant accéder à tous les niveaux de notre gare de chemin de fer.

Organisez vos idées

Établissez les grandes lignes de vos plans sur l’accessibilité, descriptions des processus de rétroaction et rapports d’étape. Dresser le plan de vos idées avant d’écrire vous aidera à maintenir le cap.

Organisez vos idées, et présentez-les de façon logique. Présenter l’information la plus importante en premier peut aider vos lecteurs à la trouver et à la capter plus facilement.

Divisez vos documents en sections. Chaque section devrait porter sur un sujet différent ou s’adresser à un public différent. Donnez à chacune un titre court et clair. Cela aidera les lecteurs à survoler les titres et les sous-titres pour repérer des mots clés ou de l’information. N’oubliez pas d’inclure tous les titres que le règlement exige. (Lisez l’article 5 du règlement pour les plans sur l’accessibilité et l’article 14 pour les rapports d’étapes.)

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Conception et présentation visuelle

La conception et la présentation visuelle de vos documents comptent aussi. Ne surchargez pas vos documents en y mettant trop de texte. Débarrassez-vous de l’information inutile pour que les lecteurs trouvent rapidement et facilement ce dont ils ont besoin.

Des éléments comme la police de caractère et sa taille, des diagrammes ou des couleurs en arrière-plan peuvent vous aider à mettre en évidence votre message. Même des espaces blancs peuvent faire mieux ressortir certains éléments, en aérant vos pages.

N’oubliez pas cependant que la conception et la présentation visuelle de vos documents peut avoir un impact différent pour divers publics cibles.

Par exemple :

  • les personnes qui lisent à l’aide de dispositifs d’assistance, comme un lecteur d’écran ou un logiciel avec une voix synthétisée, n’auront pas accès aux diagrammes et aux images. Assurez-vous d’offrir une description sous forme de texte;
  • il peut être difficile pour une personne ayant une incapacité visuelle de lire du texte sur un arrière-plan en couleur. Créez un contraste prononcé entre la couleur du texte et celle de l’arrière-plan. Du texte noir sur un arrière-plan blanc, c’est l’idéal comme contraste. Toutefois, vous pouvez vous servir d’un outil d’analyse des contrastes en ligne (en anglais seulement) pour vérifier si les couleurs que vous utilisez présentent un contraste assez prononcé;
  • il peut être difficile pour une personne ayant un trouble d’apprentissage de lire certaines formes de caractères d’imprimerie, comme l’italique. N’utilisez pas l’italique à des fins de mise en page.

Ne comptez jamais sur la police de caractère et sa taille, ou sur la mise en relief ou la couleur pour transmettre de l’information importante. Pour plus d’information à ce sujet, consultez nos lignes directrices sur la façon de rendre les documents accessibles.

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