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Annexe : Rendre les documents plus accessibles

De : Emploi et Développement social Canada

Sur cette page

Remarque : La présente annexe accompagne les lignes directrices à propos de l’accessibilité des documents suivants sur certains supports de substitution :

La présente annexe comporte des hyperliens vers différentes ressources, dont celles du gouvernement du Canada, qui proposent des astuces et des renseignements concernant l’accessibilité. Les hyperliens présentés ici comporteront possiblement des renseignements utiles, mais Emploi et Développement social Canada (EDSC) ne les cautionne pas pour autant. Consultez l’avis de Canada.ca pour en savoir plus sur les hyperliens vers des ressources extérieures au gouvernement du Canada.

Aperçu

Vous pouvez rendre vos documents plus accessibles en suivant dès le début quelques étapes de base. Même de simples mesures de formatage comme la taille de la police, les en-têtes et les descriptions d’images permettent d’accroître l’accessibilité de presque n’importe quel document. La création d’un document accessible dès le début permettra également de limiter le nombre de demandes de supports de substitution.

Vous pouvez aussi vous servir des outils inclus dans la plupart des logiciels de traitement de texte pour vérifier l’accessibilité de votre document. Certains de ces outils proposeront même des changements pour améliorer l’accessibilité.

La présente annexe propose des astuces et des recommandations pour éliminer les fréquents obstacles à l’accessibilité dans vos documents. Elle comporte également des hyperliens vers des ressources qui vous seront peut-être utiles. Vous pouvez également consulter :

Langage et rédaction

Quel que soit le document que vous concevez, il existe des lignes directrices relatives au langage et à la rédaction qui peuvent en accroître l’accessibilité.

  • Exprimez-vous dans un langage simple, clair et concis.
    • Faites des phrases courtes.
    • Employez la forme active plutôt que la forme passive, dans la mesure où votre phrase n’est pas plus difficile à comprendre pour autant.
    • Servez-vous d’un vocabulaire courant que la plupart des gens pourront vraisemblablement comprendre.
    • Ayez recours au langage ou au jargon technique seulement si c’est nécessaire.
    • Consultez les lignes directrices sur le langage simple, clair et concis pour obtenir d’autres astuces et recommandations.

Format du texte et du document

Nombreux sont les programmes de traitement de texte et applications d’éditique populaires qui vous permettent de formater des documents pour en accroître l’accessibilité.

  • Servez-vous d’une police dont la taille est de 12 points ou plus par souci de visibilité.
  • Servez-vous de polices sans ornements (comme Helvetica, Calibri, Arial, Geneva ou Verdana).
    • Les ornements, comme les crochets ou les boucles, de certaines polices risquent d’en compliquer la lecture.
      • Times New Roman et Garamond sont des exemples de 2 polices populaires qui comportent des ornements et ne devraient pas être utilisées.
  • Servez-vous de texte clair dans la mesure du possible.
    • Certaines personnes risquent d’avoir du mal à lire les mots s’ils sont en italiques.
    • Les mots tout en majuscules peuvent également être difficiles à lire, surtout si les personnes se servent de dispositifs d’assistance tels que les logiciels de lecture d’écran.
    • Les abréviations et les acronymes peuvent rendre un document difficile à lire ou à comprendre, surtout quand ils sont nombreux.
  • Servez-vous des caractères gras avec parcimonie et strictement pour mettre en relief, car ils ne seront pas reconnus par les logiciels de lecture d’écran.
  • Alignez le texte à gauche.
    • Certaines personnes risquent d’avoir du mal à lire le texte aligné au centre, surtout s’il se trouve dans un long article.
    • Le texte justifié peut également être difficile à lire, surtout si les personnes se servent de dispositifs d’assistance tels que les logiciels de lecture d’écran.
  • Servez-vous des fonctions d’espacement intégrées au programme afin d’espacer les phrases et les paragraphes.
    • L’espacement que vous créez en sautant des lignes (par exemple, en appuyant plusieurs fois sur la touche « Entrée ») risque de susciter la confusion chez les personnes qui utilisent des logiciels de lecture d’écran.
  • Assurez-vous que le contraste soit prononcé entre la couleur du texte et la couleur en arrière-plan.
  • Évitez de vous fier strictement à la couleur ou à la mise en relief (comme le texte en rouge ou en caractères gras) pour signaler les renseignements importants.
    • En effet, les personnes daltoniennes ou qui se servent de logiciels de lecture d’écran pourraient ne pas y avoir accès.
    • Il peut également ne pas être accessible à certains lecteurs ayant un trouble d’apprentissage ou de la mémoire, ou une déficience de lecture.
    • Les hyperliens sont une exception notable.
      • Ils peuvent être soulignés et, dans la mesure du possible, être de couleur différente.

À la place, vous pouvez utiliser des mots clés comme « information importante » ou une phrase comme « L’information qui suit est importante. », pour indiquer aux lecteurs que l’information est importante.

  • Mettez à jour les propriétés du fichier de votre document afin qu’elles correspondent à son contenu; cela les rendra plus accessibles aux utilisateurs de dispositifs d’assistance comme les logiciels de lecture d’écran.
    • Faites en sorte que le champ « Titre » comporte le titre du document
    • Assurez-vous que les paramètres linguistiques de votre document (français ou anglais) sont bien réglés.

Rubriques

L’accessibilité de votre document sera accrue si les rubriques qui s’y trouvent sont bien formatées. Les personnes qui se servent des logiciels de lecture d’écran ou d’autres dispositifs d’assistance naviguent souvent dans les documents au moyen des rubriques.

Ne surlignez pas le texte pour créer une rubrique. N’utilisez pas non plus une police, couleur ou mise en relief différentes (en caractères gras, en italiques ou par le soulignement) pour créer une rubrique. Les rubriques ainsi créées pourront sembler distinctes, mais les logiciels de lecture d’écran ou certaines personnes en situation de handicap risquent d’être incapables de les discerner.

Pour créer des rubriques, servez-vous plutôt de la fonction « Titre » dans Styles, laquelle fait partie de la plupart des logiciels de traitement de texte. Les niveaux des titres doivent être en phase avec la structure du document.

  • Le titre 1 correspond au titre ou à la rubrique du contenu principal du document.
    • Normalement, le document devrait compter seulement une rubrique comportant un titre 1.
  • Le titre 2 correspond à la rubrique d’une section importante.
  • Le titre 3 correspond à une sous-section du titre 2.
  • Le titre 4 correspond à une sous-section du titre 3, et ainsi de suite.

Tâchez de suivre l’ordre des niveaux par importance (par exemple, évitez d’insérer le titre 4 après le titre 2 sans qu’il y ait le titre 3). Autrement, cela risque de nuire à l’efficacité des logiciels de lecture d’écran.

Texte de remplacement des éléments visuels, dont les images

Les images peuvent constituer un bon moyen d’accroître l’accessibilité des renseignements, à l’avantage de certaines personnes en situation de handicap. Les diagrammes, les cartes et les graphiques peuvent favoriser la transmission de renseignements complexes de façon à en faciliter la compréhension.

Toutefois, certaines personnes en situation de handicap risquent d’avoir de la difficulté à comprendre les images.

Les images devraient servir seulement à bonifier les renseignements qui figurent déjà dans le texte plutôt qu’à les remplacer. Les images incluses doivent être assorties de descriptions sous forme de légende ou de texte de remplacement. De cette façon, les personnes qui se servent de dispositifs d’assistance, dont les logiciels de lecture d’écran, sauront ce que contiennent les images.

Il existe 2 moyens par lesquels intégrer du texte descriptif aux images de votre document :

  • Servez-vous de la fonction « Texte de remplacement » de votre logiciel de traitement de texte.
    • Normalement, vous pouvez ajouter du texte de remplacement aux éléments visuels tels que les photos, les formes, les graphiques, SmartArt, les icônes et les modèles 3D.
  • Insérez du texte descriptif près de l’image dans le document même.
    • Certains logiciels de traitement de texte comportent une fonction « Légende » qui vous permettra d’ajouter une description à l’image.
    • Vous pourriez aussi inclure une description écrite tout juste au-dessus ou en dessous de l’image.

Rappelez-vous les astuces qui suivent au stade de la préparation du texte descriptif des images.

  • Décrivez avec exactitude le contenu et la fonction de l’image.
  • Exprimez-vous dans un langage simple, clair et concis.
  • Évitez les tournures telles que « image de… » ou « graphique de… », car les logiciels de lecture d’écran sont déjà à même de déceler les images.
  • Les images contenant du texte devraient être conformes aux lignes directrices sur le contraste des couleurs présentées à la section « Format du texte et du document », comme décrit ci-dessus.

Tableaux

Les tableaux peuvent constituer un bon moyen de présenter une grande quantité de données. Toutefois, il faudra peut-être les formater davantage pour les rendre accessibles. La méthode la plus simple dans ce cas-ci consiste à éviter les tableaux purement et simplement, mais ceux-ci sont parfois indispensables.

Si tel est le cas, rappelez-vous les astuces et recommandations qui suivent.

  • Servez-vous de la fonction « Tableau » de votre logiciel de traitement de texte pour créer le tableau.
  • Insérez les titres appropriés.
  • Évitez les obstacles fréquents comme :
    • les cellules fusionnées;
    • les cellules vides;
    • la direction textuelle en rotation;
    • un faible contraste des couleurs entre le texte et l’arrière-plan des cellules.
  • Rappelez-vous que les personnes qui se servent de dispositifs d’assistance, dont les logiciels de lecture d’écran, peuvent naviguer dans le tableau au moyen de la touche « Tabulation ».
    • Mettez à l’essai la navigation en appuyant plusieurs fois sur la touche « Tabulation » pour vérifier l’ordre de lecture.

Hyperliens

Souvent, il faudra aussi formater davantage les hyperliens menant à d’autres pages ou sites Web pour les rendre accessibles. Au stade de l’ajout d’hyperliens à votre document :

  • servez-vous du soulignement ou d’une autre couleur de police pour différencier le texte en hyperlien du texte clair;
    • Pour une rare fois, vous devriez recourir au soulignement ou à la couleur de police pour différencier une partie du texte.
  • rappelez-vous que les personnes qui se servent de logiciels de lecture d’écran peuvent naviguer dans le document en appuyant sur la touche « Tabulation » pour passer d’un élément à l’autre, y compris les hyperliens :
    • servez-vous d’un texte descriptif expliquant au lecteur où le lien les guidera. Par exemple :
      • écrivez : « Consultez la Loi canadienne sur l’accessibilité pour en savoir plus sur la façon dont les entités sous réglementation fédérale doivent reconnaître, éliminer et prévenir les obstacles. » (Texte descriptif);
      • au lieu d’écrire : « Cliquez ici pour en savoir plus sur les obstacles. » (Texte qui n’est pas descriptif).
  • ne faites pas de copier-coller direct d’une adresse URL dans un document.
    • Le lien vers l’adresse URL devrait être imbriqué dans le document. Par exemple :
      • écrivez : « Le Règlement canadien sur l’accessibilité exige que les entités sous réglementation fédérale préparent et publient des plans sur l’accessibilité » (texte descriptif avec lien imbriqué);
      • au lieu d’écrire : « Le Règlement canadien sur l’accessibilité exige que les entités sous réglementation fédérale préparent et publient des plans sur l’accessibilité. Consultez : https://laws.justice.gc.ca/fra/reglements/DORS-2021-241/ » (texte qui n’est pas descriptif, avec une adresse URL complète).

Listes en retrait

Utilisez les fonctions Liste à puces ou Liste numérotée de votre logiciel de traitement de texte pour créer des listes en alinéa. Évitez de vous servir de la touche « Tabulation » pour mettre en alinéa le contenu dans les listes. Les logiciels de lecture d’écran ne peuvent pas naviguer les listes en retrait à l’aide de la fonction de tabulation. Vous devriez également voir à ce que les entrées des listes à puces soient claires, simples et concises.

Filigranes ou images d’arrière-plan

Évitez d’insérer des filigranes ou des images d’arrière-plan dans les documents. Le contraste entre le texte et l’arrière-plan risque de s’en trouver affaibli, ce qui pourrait nuire à la lecture du texte.

Table des matières

Ajoutez une table des matières aux longs documents assortis de plusieurs sections ou chapitres. Cela facilitera la navigation dans le document. Si possible, servez-vous de votre logiciel de traitement de texte pour créer automatiquement une table des matières. Celle-ci, une fois générée automatiquement, comportera vos rubriques bien formatées. De plus, chaque entrée qui s’y trouve peut faire fonction d’hyperlien vers la section appropriée du document.

Outils de vérification de l’accessibilité

Une fois votre document terminé, certains logiciels de traitement de texte vous permettront d’en vérifier l’accessibilité. Cependant, gardez à l’esprit que l’usage de ces outils ne garantit pas un document entièrement accessible. Vous devrez réviser votre document en vue d’assurer un niveau plus complet d’accessibilité.

La fonction de vérificateur d’accessibilité des programmes Microsoft Office (en anglais seulement) en est un exemple. Celle-ci décèle les problèmes d’accessibilité et propose des modifications. Après avoir cliqué sur un élément dans les résultats du vérificateur, l’élément en question est mis en évidence dans le document. De plus, la fonction décrit le problème et propose des moyens d’y remédier. Toutefois, elle ne vérifie pas certaines choses comme le contraste des couleurs, l’ordre logique ou les sauts de niveaux de titres.

Diapositives d’exposé accessibles

Les diaporamas numériques sont un moyen répandu de présenter des renseignements. Toutefois, ils peuvent aussi poser des obstacles à certaines personnes. Bon nombre des astuces et recommandations visant à rendre les documents plus accessibles s’appliquent également aux diapositives d’exposé. Des programmes comme Microsoft PowerPoint (en anglais seulement) et Google Slides comportent également des fonctions à l’appui de l’accessibilité.

Pour créer des diaporamas accessibles, rappelez-vous les principes suivants :

  • commencez par le thème de conception de votre exposé :
    • choisissez parmi les thèmes inclus dans le programme faisant partie de votre logiciel. Ces thèmes sont habituellement conçus pour être accessibles;
    • choisissez un thème ayant un contraste prononcé des couleurs entre le texte et l’arrière-plan;
    • évitez les distractions visuelles, comme les animations et les transitions entre diapositives.
  • servez-vous d’une police linéale assez grande pour être lue facilement à distance (au moins 18 points);
  • servez-vous des fonctions d’espacement intégrées :
    • évitez d’appuyer plusieurs fois sur les touches « Entrée » ou « Tabulation » pour sauter des lignes. Les logiciels de lecture d’écran ne peuvent y naviguer.
  • assurez-vous que chaque diapositive porte un titre court et unique;
  • évitez d’insérer trop de renseignements dans les diapositives :
    • servez-vous de points centrés plutôt que de paragraphes;
    • insérez au maximum de 3 à 7 points centrés par diapositive;
    • formatez-les au moyen de la fonction Liste à puces ou Liste numérotée intégrée.
  • faites en sorte que l’ordre de lecture dans votre document soit logique et exact :
    • mettez à l’essai l’ordre de lecture en appuyant à répétition sur la touche « Tabulation ».
  • envisagez d’abord la rédaction du contenu dans un programme de traitement de texte, puis faites un copier-coller de chaque section dans vos diapositives;
  • assurez-vous que les images dans vos diapositives comportent des légendes ou des descriptions en texte de remplacement.

Liens et ressources

Les liens ci-après vous permettront de prendre connaissance d’autres astuces, outils et renseignements sur la création de documents accessibles.

Ressources du gouvernement du Canada

Autres ressources

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