Objectifs, portée et méthodologie

Objectifs

L’audit avait pour objectifs de déterminer si :

• les principaux éléments des cadres de dotation et de classification étaient en place pour gérer les activités de nomination et les actions de classification;
• les nominations étaient conformes aux exigences énoncées dans la LEFP, aux autres instruments législatifs et réglementaires applicables, au Cadre de nomination de la CFP (y compris l’IDRN) et aux politiques de nomination de l’organisation;
• les décisions en matière de classification étaient conformes aux exigences du BDPRH;
• les processus nécessaires à la gestion efficace des fonctions de dotation et de classification étaient en place;
• les recommandations du rapport d'audit de 2011 de la CFP avaient été mises en œuvre.

Portée

La portée comprenait un échantillon de nominations externes annoncées, internes annoncées, externes non annoncées et internes non annoncées effectuées entre le 1^er avril 2015 et le 31 mars 2016. L’échantillon provenait de la région de la capitale nationale et d’autres régions.

La portée comprenait également un échantillon de décisions de classification courantes non liées au groupe EX au cours de la même période. L’échantillon provenait de la région de la capitale nationale et d’autres régions. Le processus de classification pour le groupe EX a été exclu de l’audit en raison du risque plus faible qu’il représente et du volume moindre de décisions. La phase d’examen s’est terminée en janvier 2017.

Méthodologie

L’audit a été effectué en collaboration avec la CFP en vertu du protocole d’entente (PE) signé par les deux organisations. Le PE devait faciliter l’échange de renseignements et encourager l’établissement de relations de travail solides entre les deux organisations afin que ces dernières forment une seule et même équipe d’audit. La CFP s’est concentrée sur la dotation (objectifs d’audit un, deux et cinq), tandis que l’équipe d’audit interne d’ECCC a dirigé ses efforts sur la classification (objectifs d'audit un, trois et quatre). La méthodologie utilisée comprenait différentes procédures d’audit considérées comme étant nécessaires à l’atteinte des objectifs de l’audit.

L’approche de l’audit retenue comprenait notamment les éléments suivants :

• un examen de la documentation et des systèmes pertinents, y compris des politiques, lignes directrices et procédures à l’appui des activités de dotation et de classification;
• la revue des processus opérationnels relatifs à la dotation, à la classification et à leur administration;
• des entrevues avec la haute direction, les gestionnaires chargés de l’embauche et les employés (par exemple, le personnel de soutien chargé de réunir la documentation nécessaire aux processus de dotation et de classification);
• aux fins d’évaluation de la conformité, un échantillon de 40 nominations et de 20 décisions de classification a été utilisé.

La méthodologie et les critères appliqués sont décrits plus en détail à l’annexe 1 du présent rapport.

Énoncé de conformité

Selon le jugement professionnel de la dirigeante principale de la vérification, des procédures suffisantes et appropriées ont été suivies et des preuves ont été recueillies pour attester de l’exactitude de la conclusion de l’audit. Les constatations et la conclusion de l’audit sont fondées sur une comparaison des conditions qui existaient au moment de l’audit et des critères convenus avec la direction. L’audit est conforme aux Normes internationales pour la pratique professionnelle de l’audit interne, tel qu’appuyé par les résultats du programme d’assurance et d’amélioration de la qualité.