Constatations

3.1 Cadre de dotation

La CFP a renouvelé son Cadre de nomination le 1^er avril 2016 dans le cadre de la Nouvelle orientation en dotation (NOD), qui comprend la nouvelle Politique de nomination et l’Instrument de délégation et de responsabilisation en matière de nomination (IDRN) révisé et qui vise à simplifier la dotation au sein de la fonction publique, conformément aux attentes énoncées dans la LEFP. La NOD tient compte de l’évolution du contexte des RH et de la maturité du système. Elle offre aux organisations une possibilité accrue d’adapter leurs approches en matière de dotation en fonction de leurs besoins particuliers, tout en garantissant que la dotation demeure  impartiale et fondée sur le mérite.

On s’attendait à ce que les principaux éléments du cadre utilisé par ECCC pour gérer ses activités de dotation soient en place et qu’ils cadrent avec la nouvelle orientation en matière de dotation, à savoir :

• le système de dotation organisationnel^{Note de bas de page 6};
• la subdélégation;
• la surveillance et les rapports.

Système de dotation organisationnel

Auparavant, la CFP s’attendait à ce que les administrateurs généraux établissent des politiques  de nomination obligatoires, y compris des critères en ce qui concerne l’utilisation de processus de nominations non annoncées. En vertu de l’IDRN révisé, les administrateurs généraux sont maintenant tenus d’établir une direction, par le biais d’une politique, d’activités de planification ou d’autres moyens, portant sur  l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés. De plus, ils doivent établir les exigences pour les personnes subdéléguées de formuler, par écrit, la décision de sélection.

Les exigences relatives au système de dotation organisationnel étaient en place. Par l’entremise de la politique de nomination et de dotation d’ECCC, approuvée par l’administrateur général le 27 avril 2016, le Ministère a établi les exigences en matière de zone de sélection pour ce qui est des processus de nomination internes; l'orientation portant sur l’utilisation des processus de nomination annoncés et non annoncés; l’exigence pour les gestionnaires subdélégués de formuler par écrit le fondement de leur décision de sélection; et le formulaire d’attestation de la subdélégation.

Subdélégation

Une nouvelle exigence découlant de la NOD au sujet de la subdélégation précise que les administrateurs généraux doivent maintenant s’assurer que les personnes sur le point d’être subdéléguées ont signé un formulaire d’attestation qui comprend, au minimum, les exigences indiquées à l’annexe C de l’IDRN révisé.

En septembre 2016, l’administrateur général a apporté des modifications aux pouvoirs de nomination et aux pouvoirs de nomination connexes qui sont subdélégués, ainsi qu'aux modalités et conditions de subdélégation, y compris les exigences de formation préalables, par le biais des Lignes directrices sur la subdélégation ministérielle des pouvoirs de nomination et des autres pouvoirs connexes (appelées les « Lignes »). S’appuyant sur sa politique de nomination et de dotation, ECCC a établi un formulaire d’attestation permettant d’exercer des pouvoirs de nomination et des pouvoirs de nomination connexes.

En examinant l’Instrument ministériel en matière de ressources humaines actuel d’ECCC (appelé l’« Instrument »), en date de juillet 2015, nous avons noté que certains pouvoirs de nomination connexes n’étaient pas conformes et ne cadraient pas parfaitement avec les exigences de la CFP, ou encore qu’ils n’étaient pas identifiés clairement dans l’Instrument. Par exemple :

• pour ce qui est du pouvoir de prolonger la période visée dans l’engagement à devenir bilingue pour les postes ne faisant pas partie du groupe EX, le Ministère doit confirmer que tous les postes de chefs de directions générales (N3) sont considérés comme étant du même niveau que celui du sous-ministre adjoint (ou l’équivalent) conformément aux exigences établies dans l’IDRN révisé;
• mettre à jour les pouvoirs relatifs aux préférences afin de tenir compte de la séquence établie après l’entrée en vigueur de la Loi sur l’embauche des anciens combattants;
• clarifier le pouvoir relatif à une renomination à la suite de révocation, afin de préciser l’énoncé « à la suite d’une enquête menée par la CFP au nom de l’administrateur général », conformément à la section C de l’annexe A de l’IDRN;
• les modifications relatives aux «  mesures correctives à la suite d’une enquête » ont été apportées à l’Instrument et approuvées par le DPGRH en août 2016, mais nécessite l’approbation de l’administrateur général.

Surveillance et rapports

Dans le cadre de la NOD, la CFP a redéfini le modèle de surveillance, en renforçant le rôle des administrateurs généraux en ce qui concerne la surveillance de la dotation au sein de leur organisation respective, tout en réduisant les demandes en matière de rapports.

Afin de compléter la surveillance continue, les administrateurs généraux doivent maintenant mener une évaluation cyclique fondée sur les risques organisationnels au moins une fois à tous les cinq ans, puis transmettre les résultats à la CFP. Les administrateurs généraux doivent s’assurer que des mesures de redressement appropriées sont prises pour remédier aux manquements et en faire rapport annuellement à la CFP sur les points mentionnés à l’annexe D de l’IDRN, dont les exceptions approuvées par l’administrateur général à l’exigence d’avoir une zone nationale de sélection dans le cadre de processus de nomination externes annoncés et tout autre domaine indiqué par la CFP.

ECCC a mis en place un plan de surveillance en matière de dotation pour l’exercice 2016-2017 afin de mesurer l’état de santé du processus de dotation organisationnel et d’en faire rapport. Nous avons remarqué que ce plan décrit les activités de surveillance, y compris la surveillance en temps réel et les exigences en matière de rapports sur les aspects indiqués à l’annexe D de l’IDRN de la CFP. Il indique également les mécanismes de surveillance et les dates prévues de remise des rapports à la haute direction et à la CFP. Comme il est mentionné à l’annexe 2, la DGRH a réalisé des activités de surveillance, notamment l’examen de dossiers, et a fait part des résultats de ces activités à la haute direction.

En conclusion, le Ministère fait des progrès en ce qui concerne le respect des exigences et de l’esprit de la NOD en apportant des améliorations nécessaires dans certains domaines comme l’identification des pouvoirs délégués dans l’Instrument de subdélégation.

3.2  Cadre de classification

On s’attendait à ce que les éléments principaux du cadre de classification d’ECCC, qui devaient permettre de gérer les mesures de classification, soient en place, à savoir : l’évaluation de la charge de travail des conseillers, le programme de formation et la surveillance des décisions en matière de classification.

Évaluation de la charge de travail des conseillers

La DSICD, qui relève du BDPRH, a le mandat de fournir du personnel qualifié à ECCC de manière à pouvoir répondre aux besoins en matière de classification à court et à long terme. La DSICD produisait hebdomadairement un rapport détaillé des mesures de classification et un rapport d’enquête sur le processus afin d’aider la DGRH à évaluer la charge de travail des conseillers en classification. Veuillez consulter la section 3.5, Normes de service en matière de dotation et de classification pour obtenir davantage de précisions.

Programme de formation

L’instrument ministériel de délégation en matière de ressources humaines précise que seuls les conseillers en classification accrédités peuvent approuver les décisions de classification lors de la création ou de l’examen de postes ne faisant pas partie du groupe EX. La nouvelle politique en matière de classification précise que les administrateurs généraux sont responsables du développement du curriculum d’apprentissage en organisation et classification, ainsi que de donner une formation officielle sur la subdélégation de tels pouvoirs, et le BDPRH est responsable de délivrer les accréditations en classification par l’entremise de l’École de la fonction publique du Canada.

L’équipe d’audit s’est penchée sur la liste des conseillers en classification accrédités et a pu constater que chacun d’eux détenait effectivement une accréditation. De plus, elle a constaté qu’ils avaient examiné et approuvé le travail de conseillers non accrédités.

Surveillance de la classification

Conformément à la Directive sur la surveillance de la classification du SCT, les ministères ont la responsabilité de surveiller la classification et d’élaborer, de mettre en œuvre et de tenir à jour des activités d’assurance de la qualité. Ils doivent également transmettre des renseignements sur les activités de classification au BDPRH par l’entremise d’un rapport biennal approuvé par le sous-ministre. Le rapport doit faire état de ce qui suit :

• le nombre d’employés à temps plein et à temps partiel ayant la classification de gestion de personnel (PE) et travaillant à des activités de classification;
• le nombre de conseillers en classification accrédités;
• les résultats relatifs aux normes de service;
• les mécanismes et les pratiques en place;
• un programme ministériel de surveillance.

Le sous-ministre a approuvé le premier rapport biennal présenté au BDPRH le 28 septembre 2016. Le rapport comprenait les renseignements requis énumérés ci-dessus.

Un cadre de surveillance en matière de classification, approuvé en décembre 2016, est en place à ECCC. Il précise les modalités de gestion de la Division de la surveillance en ce qui a trait à l’obligation du Ministère à produire des rapports et à évaluer la classification au sein de son organisation. C’est pourquoi on s’attend à ce qu’un plan de surveillance de la classification soit développé chaque année d’après les activités courantes de surveillance, les résultats précédents et les priorités cernées.

La Division de la surveillance de la DSICD est chargée d’évaluer la capacité du Ministère à appuyer ses cadres supérieurs et ses professionnels en RH pour toute question relative à l’organisation et à la classification, et d’en rendre compte.

Bien qu’un exercice de surveillance de la conformité ait été réalisé en 2015 sur des dossiers datant de 2013-2014, aucune surveillance récente en temps réel n’a été réalisée, comme l’exige le BDPRH. Cet exercice visait à déterminer si la documentation du dossier était complète. La combinaison de cet exercice et notre examen du dossier d’audit montrent qu’il n’y a eu aucune amélioration concernant la qualité de la documentation relative au dossier depuis le dernier examen, réalisé en 2010-2011. Par conséquent, quatre recommandations ont été formulées, mais l’organisation n’a pas été en mesure de fournir la preuve qui aurait permis aux auditeurs de déterminer si ces recommandations avaient été mises en œuvre.

Bien que des activités de surveillance aient été réalisées par le passé, à l’avenir, la DGRH aurait avantage à les mettre en œuvre plus rapidement. Le processus serait plus efficace si l’identification des problèmes et la mise en œuvre des mesures correctives étaient effectuées de façon opportune.

En résumé, bien que les éléments principaux du cadre de classification d’ECCC visant à assurer la gestion des mesures de classification aient été en place, des améliorations doivent être apportées relativement à la surveillance des dossiers de classification.

3.3    Conformité des nominations

Un examen des nominations a été réalisé afin de déterminer si les nominations au sein d’ECCC étaient conformes aux exigences énoncées dans la LEFP, aux autres instruments législatifs et réglementaires applicables, au Cadre de nomination de la CFP (y compris l’IDRN) et aux politiques de nomination de l’organisation.

Le Ministère a réalisé 568 activités de nomination de durée déterminée ou indéterminée entre le 1^er avril 2015 et le 31 mars 2016. De ce nombre, un échantillon de 40 nominations a été choisi^{Note de bas de page 7} .

Nominations fondées sur le mérite

En vertu de la LEFP, toutes les nominations doivent être fondées sur le mérite. Le mérite est respecté lorsque, selon la Commission, la personne à nommer possède les qualifications essentielles établies par l’administrateur général pour le travail à accomplir et, le cas échéant, toute autre qualification constituant un atout, exigences opérationnelles ou besoins organisationnels précisés par l’administrateur général^{Note de bas de page 8} .

L’audit a constaté que le mérite avait été respecté dans 35 des 40 nominations. Pour ce qui est des cinq autres nominations, le mérite n’a pu être démontré. Dans ces cas, les éléments probants visant à démontrer que la personne nommée répondait à toutes les qualifications essentielles étaient insuffisants.

Bénéficiaires de priorité

Aux termes de la LEFP et du Règlement sur l’emploi dans la fonction publique, certaines personnes qui répondent à des conditions précises peuvent bénéficier du droit de priorité de nomination. En vertu de la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent évaluer les bénéficiaires de priorité avant de prendre en considération d’autres candidats, et ils doivent respecter les exigences pour administrer les droits de priorité conformément à la Directive sur l’administration des priorités^{Note de bas de page 9}.

Une autorisation en matière de priorité était requise dans 34 des 40 nominations examinées. L’audit a constaté qu’une telle autorisation avait été obtenue pour l’ensemble des 34 nominations; toutefois, pour 3 d’entre elles, des différences ont été constatés entre les exigences du poste (par exemple, durée, lieu, groupe et niveau, et conditions d’emploi) utilisées pour obtenir l’autorisation en matière de priorité et celles utilisées pour effectuer la nomination. Dans un autre cas, le profil linguistique indiqué dans la demande d’autorisation en matière de priorité était différent de celui utilisé pour effectuer la nomination. De telles situations pourraient faire en sorte que les bénéficiaires de priorité n’aient pas été dûment pris en considération.

Information sur les processus de nomination

Selon la Politique de nomination de la CFP, les administrateurs généraux doivent respecter les obligations relatives aux langues officielles tout le long du processus de nomination.

Une version anglaise et une version française de l’annonce, y compris pour l’énoncé des critères de mérite étaient exigées pour 36 des 40 nominations examinées. Pour 7 de ces nominations, l’audit a constaté des différences entre les versions anglaise et française de l’énoncé des critères de mérite. Des renseignements inexacts concernant l’annonce ou les critères de mérite pourraient avoir un impact sur la décision des candidats potentiels de présenter leur candidature.

Serment ou affirmation solennelle

Comme l’exige la LEFP, la date d’entrée en vigueur de la nomination pour une personne dont il s’agit d’une première nomination à la fonction publique prend effet à la date dont ont convenu par écrit le gestionnaire subdélégué et la personne nommée ou, si elle est postérieure, à la date où la personne prête et souscrit le serment ou l’affirmation solennelle.

Au total, 12 des 40 nominations examinées nécessitaient que la personne nommée prête serment ou prononce une affirmation solennelle. Bien que l’exigence ait été respectée dans la majorité des cas, l’audit a constaté que dans 2 cas, que la personne nommée n’avait pas prêté serment ou n’avait pas fait d’affirmation solennelle à la date ou avant la date de nomination inscrite dans l’offre de nomination. Dans un autre cas, ECCC n’était pas en mesure de fournir la preuve que la personne nommée avait prêté serment ou prononcé l’affirmation solennelle. Cela aurait pu avoir comme conséquence que des personnes soient nommées sans avoir répondu aux exigences législatives.

Formation obligatoire sur la subdélégation

La CFP délègue plusieurs de ses pouvoirs de nomination et de ses pouvoirs de nomination connexes aux administrateurs généraux, qui à leur tour peuvent subdéléguer ces pouvoirs. La CFP s’attend à ce que les administrateurs généraux déterminent et documentent les pouvoirs de nomination et les pouvoirs connexes ayant été subdélégués. La CFP s’attend également à ce qu’ils s’assurent que les personnes auxquelles ils subdélégueront les pouvoirs ont d’abord suivi la formation ministérielle obligatoire.

Les offres de nomination ont toutes été signées, à l’exception d’une, par un gestionnaire subdélégué qui possédait le niveau de subdélégation approprié. Dans le cas de 8 gestionnaires subdélégués, ECCC n’a pas été en mesure de démontrer qu’ils avaient suivi la formation obligatoire avant la subdélégation des pouvoirs de nomination. Ces 8 gestionnaires ont signé 11 offres de nomination. Cela aurait pu faire en sorte que certaines personnes exercent des pouvoirs de subdélégation sans avoir suivi la formation obligatoire.

En conclusion, la plupart des nominations au Ministère étaient conformes aux exigences de la CFP et aux autres instruments législatifs et réglementaires applicables. Toutefois, il faut renforcer les mesures de surveillance si l’on veut améliorer davantage la conformité en matière de nomination.

3.4  Conformité en matière de classification

La Politique sur la classification du CT précise que les postes doivent être classifiés conformément aux définitions des groupes professionnels, aux normes d’évaluation des emplois pertinentes, aux lignes directrices relatives aux nominations et à d’autres documents rédigés et publiés par le BDPRH. De plus, la Directive sur la classification du SCT^{Note de bas de page 10}  précise que la documentation et les données exactes et complètes doivent être conservées de façon appropriée dans les dossiers de classification. Un échantillon composé de 20 dossiers de classification a été examiné en fonction d’exigences importantes, afin de déterminer s’ils étaient conformes.

Tous les dossiers examinés répondaient aux exigences suivantes^{Note de bas de page 11} :

• détails relatifs aux mesures de classification, y compris le numéro et le titre du poste, la date d’entrée en vigueur de la mesure de classification, le lieu de travail et les exigences linguistiques du poste;
• un rapport étendu sur les mesures prises concernant le poste, signé par un conseiller en classification accrédité;
• justification du groupe professionnel ou du niveau du poste;
• une évaluation du poste signée.

Conformément à la Directive sur la classification, les gestionnaires ont la responsabilité de fournir au conseiller en classification une description d’emploi et un organigramme signés et datés. Parmi les 20 dossiers examinés, 3 dossiers ne comprenaient pas d’organigramme et 16 autres contenaient un organigramme qui n’était pas signé par le gestionnaire ou qui n’était pas daté. De plus, la description d’emploi figurant dans 3 des 20 dossiers n’était ni signée ni datée.

Lors des activités de surveillance réalisées en 2015, la DGRH a constaté que 130 des 200 dossiers examinés ne contenaient pas d’organigramme, ou que s’ils en contenaient un, l’organigramme en question n’était pas à jour ou n’était pas signé. Pour donner suite à l’exercice de surveillance, le Ministère a effectué la mise à niveau de son système afin d’améliorer la gestion des organigrammes et de fournir des renseignements en temps réel aux employés et aux gestionnaires, lesquels pouvaient être téléchargés directement à partir de Mes RHGC. Bien que le but de la mise à jour du système ait été de fournir des renseignements en temps réel, plusieurs gestionnaires responsables de l’embauche ont relevé des problèmes, comme des structures hiérarchiques inexactes, des employés occupant des fonctions qui ne figurent pas dans l’organigramme ou le manque de convivialité du nouveau format. Une documentation incomplète accroît le risque que des postes ne soient pas classifiés à un niveau convenable.

En conclusion, la classification des postes est effectuée selon les définitions des groupes professionnels, les normes d’évaluation des emplois pertinentes et les lignes directrices relatives aux nominations. La tenue des dossiers de classification doit toutefois être améliorée.

3.5    Normes de service en matière de dotation et de classification

Afin de déterminer si les processus de dotation et de classification à ECCC étaient efficaces, l’audit a vérifié si :

1. des normes de service étaient en place et si elles faisaient l’objet de mesures;
2. les renseignements sur l’efficacité étaient adéquats^{Note de bas de page 12} , s’ils faisaient l’objet de rapports^{Note de bas de page 13} et si les mesures correctives nécessaires étaient prises rapidement;
3. les ressources ont été réaffectées lorsque cela était nécessaire afin d’atteindre les normes de service.

Des normes de service étaient en place tant pour la dotation que pour la classification, comme il est indiqué dans les tableaux 1 et 2. L’approche servant à mesurer les normes de service n’a pas permis de fournir les renseignements nécessaires afin de rendre compte adéquatement des résultats en fonction de ces normes.

Les ministères doivent fournir au SCT les renseignements relatifs aux normes de service sur les activités de classification, et ce, au moyen d’un rapport bisannuel de surveillance de la politique de classification. ECCC a présenté son premier rapport en septembre 2016, dans lequel il était mentionné que les normes étaient respectées relativement à 2 des 9 types de normes contrôlés. Le rapport indiquait que les normes de service avaient été respectées, mais aucun élément de preuve n’a été fourni pour le confirmer.

L’utilisation du rapport opérationnel sur la charge de travail de la dotation et du rapport détaillé des mesures de classification a permis à la DGRH de revoir la charge de travail relative à la dotation et à la classification afin d’atteindre les normes de service. Quoique ces rapports aient été produits chaque semaine afin d’appuyer la gestion de la charge de travail, ils ne concernaient pas spécifiquement les normes de service précisées dans les tableaux 1 et 2. Ils portaient par ailleurs sur l’examen des processus de nomination qui avaient duré entre 90 et 120 jours, ainsi que ceux dépassant 120 jours. Les calendriers ne donnent toutefois qu’une estimation de la durée du processus de dotation.

En raison du manque de renseignements sur la mesure du rendement, il est difficile pour la DGRH de déterminer si les normes sont atteintes et si des mesures correctives visant à améliorer le processus sont prises. Cet aspect est important puisqu’un certain nombre de membres de la haute direction ont fait part de leur préoccupation concernant les délais associés aux services de dotation et de classification.

3.6 Recommandations du rapport d'audit de 2011 de la CFP

Chaque semestre, la DGVE réalise des exercices de surveillance et de rapports sur l’état des engagements et des mesures de gestion pris en réponse aux recommandations formulées à la suite d’audits internes et externes. La DGVE, en se fondant sur les résultats des exercices de suivi de 2013-2014, a conclu que les recommandations du rapport d'audit de 2011 de la CFP avaient toutes été mises en œuvre.

Un suivi mené dans le cadre du présent audit confirme les conclusions de la DGVE. Veuillez consulter l’annexe 2 pour obtenir des précisions.