Appel de propositions pour le Fonds de projets 2ELGBTQI+ 2024 : Comment préparer une demande

3. Comment préparer une demande

La première étape consiste à créer un compte dans le Système d’admission de demandes et de documents en ligne (SADDEL). Consultez le guide de l’utilisateur du système SADDEL ou visionnez cette vidéo d'instruction SADDEL pour obtenir des informations sur la manière de naviguer et d'utiliser le système. Ces ressources vous aideront à créer et à gérer le compte de l'organisme, ainsi qu'à compléter, soumettre et faire le suivi d’une demande de financement.

Nous vous recommandons de consulter cette section au moment de remplir la demande. Elle fournit des précisions importantes sur les renseignements et les documents dont nous avons besoin. Nous examinerons votre demande selon :

• les critères d’admissibilité : exigences de base devant être respectées
• les critères d’évaluation : autres éléments utilisés pour évaluer la validité de votre demande. Nous évaluerons uniquement les demandes admissibles.

Nous avons indiqué les critères dans les instructions ci-dessous. Seuls les renseignements demandés dans le formulaire seront évalués.

Partie A : Renseignements sur l’organisme

Les renseignements demandés dans cette section doivent être saisis dans le profil de votre organisme dans le Système d’admission de demandes et de documents en ligne (SADDEL). Nous vous recommandons d’examiner ces renseignements avant de répondre à chaque appel de propositions. Nous demanderons dans certains cas des renseignements supplémentaires. Par exemple, cette fois‑ci, nous vous demandons d’ajouter des renseignements dans votre réponse à la question sur le mandat. Vous devrez peut-être aussi mettre à jour vos coordonnées.

Nom légal

Indiquez le nom légal de votre organisme. Il se trouve sur le certificat d’enregistrement ou sur un document de l’Agence du revenu du Canada. S’il s’agit d’un acronyme, indiquez le nom légal complet.

S’il n’y a pas de nom légal, indiquez le nom commercial ou commun de votre organisme. S’il s’agit d’un acronyme, indiquez le nom commercial complet.

Nom commercial

Indiquez le nom commercial ou commun de votre organisme s’il diffère du nom légal. Le nom commercial est le nom le plus utilisé par votre organisme. S’il s’agit d’un acronyme, indiquez le nom commercial complet.

Légalement constitué (nouveau renseignement)

Vous devez fournir la preuve que votre organisme est légalement constitué. Nous n’évaluerons pas votre candidature sans cette preuve. Il existe deux façons de prouver que votre organisme est légalement constitué;

• le certificat de constitution délivré par une autorité provinciale ou territoriale.

OU

• le certificat de constitution délivré en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif.

Indiquez comment votre organisme est légalement constitué.

Si vous avez sélectionné « créé en vertu d’une loi », indiquez laquelle (par exemple, Loi sur les Indiens, Loi sur les universités). Dans la plupart des cas, les organismes disposent également d’un certificat. Dans ce cas, vous devez télécharger une copie du certificat pour éviter tout retard. Par exemple, les organismes créés en vertu de la British Columbia Societies Act ou de la Loi sur les compagnies au Québec ont aussi un certificat.

Si vous avez sélectionné « constitué en personne morale (incorporé) », vous devez télécharger une copie du certificat. Le numéro de constitution figure sur le certificat.

Notez qu’un organisme de bienfaisance enregistré n’est pas nécessairement légalement constitué. Nous n’évaluerons pas votre demande si vous fournissez seulement l’enregistrement d’organisme de bienfaisance.

Critères d’admissibilité :

• La demande comprend un certificat valide prouvant que l’organisme est constitué en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif ou de la législation provinciale ou territoriale correspondante.

Type

Sélectionnez le type de votre organisme.

Tous les organismes demandeurs doivent satisfaire aux critères suivants :

• Être un organisme sans but lucratif canadien, constitué en personne morale en vertu de la Loi canadienne sur les organisations à but non lucratif ou de la législation provinciale ou territoriale correspondante;
• Avoir une preuve d’incorporation;
• Travailler principalement ou entièrement avec les communautés 2ELGBTQI+. Pour en faire la preuve, vous devez fournir le mandat et décrire l’expérience de votre organisme.
  • Une exception à la condition de travailler principalement ou entièrement avec les communautés 2ELGBTQI+ peut être accordée lorsqu’il n’existe aucun organisme de ce type dans une région, une communauté ou une population donnée. Les exceptions doivent être demandées avant la présentation de la demande. Veuillez envoyer votre demande d’exception d’ici le 27 mars par courriel à l’adresse suivante : Demandes de renseignements sur l’appel de propositions (FEGC.rsap-cfpe.WAGE@fegc-wage.gc.ca).

Si une exception a été approuvée pour votre organisme, vous devez quand même satisfaire à tous les autres critères d’admissibilité.

  Critères d’admissibilité :

• L’organisme demandeur est un organisme admissible.

Portée de l’organisme

Indiquez la portée de votre organisme qui figure dans votre mandat actuel :

• Portée locale : Les activités de l’organisme couvrent une communauté, comme un village ou une ville
• Portée régionale, provinciale ou territoriale, interprovinciale ou interterritoriale : Les activités de l’organisme couvrent plus d’une communauté. Elles peuvent aussi couvrir une partie ou l’ensemble d’une province ou d’un territoire ou au moins deux provinces ou territoires.
• Portée nationale : Les activités de l’organisme peuvent avoir des retombées dans tout le Canada

Comment votre portée répond à la définition de FEGC

Décrivez comment la portée de votre organisme répond à la définition de la portée de FEGC ci-dessus. Cela s’applique uniquement si vous avez sélectionné une portée autre que locale. (100 mots maximum)

Adresse

Indiquez l’adresse municipale de votre organisme.

Organismes établis au Québec

L’Assemblée nationale du Québec a adopté la Loi sur le ministère du Conseil exécutif (M-30). Elle énonce les conditions pour les organismes souhaitant signer une entente avec le gouvernement fédéral. Les organismes doivent assurer le respect de la Loi.

Si FEGC retient votre projet, vous devrez communiquer avec le gouvernement du Québec pour déterminer si votre organisme est assujetti à la Loi. Si c’est le cas, vous aurez besoin d’obtenir une autorisation du gouvernement du Québec. Après cela seulement, vous pourrez signer une entente avec le Ministère. 

Adresse confidentielle

Indiquez si l’adresse municipale de votre organisme est confidentielle, comme l’adresse d’une maison d’hébergement.

Téléphone et courriel

Indiquez le numéro de téléphone et l’adresse courriel de l’organisme.

Langue officielle de communication privilégiée

Choisissez la langue officielle dans laquelle vous souhaitez communiquer.

Mandat

Indiquez le mandat de votre organisme tel qu’il apparaît dans vos documents de gouvernance et votre site Web, le cas échéant (500 mots maximum).

Des exemples de mandats admissibles sont fournis dans la section sur l’admissibilité.

Critères d’admissibilité:

• L’organisme travaille principalement ou entièrement avec les communautés 2ELGBTQI+;
• Le travail de l’organisme profite principalement aux communautés 2ELGBTQI+.

Si vous avez obtenu une exception avant la clôture de l’appel, vous n’avez pas à satisfaire à ces critères.

Gouvernance

Décrivez le type d’organe de gouvernance de votre organisme. Par exemple, un conseil d’administration ou un comité consultatif (500 mots maximum).

Décrivez la façon dont l’organe de gouvernance supervise le travail de l’organisme. Indiquez la fréquence à laquelle il se réunit pour examiner ses ressources, ses activités et ses résultats.

S’il y a lieu, décrivez les changements à votre gouvernance ou haute gestion au cours des deux dernières années. Décrivez leurs répercussions.

Critères d’évaluation:

• La demande démontre que l’organisme a la capacité de gérer et d’appuyer le projet.

Montants dus

Indiquez si votre organisme doit un montant au gouvernement du Canada.

Si c’est le cas, indiquez le nom du ministère ou de l’organisme, le montant dû, la nature de la dette et si un plan de remboursement est en place. 

Partie B : Coordonnées de la personne‑ressource principale

La personne-ressource principale est celle avec qui le Ministère communiquera. Cette personne doit connaître les détails du projet proposé. Indiquez son nom, titre, numéro de téléphone et adresse courriel. Nous enverrons toute correspondance à l’adresse courriel de la personne-ressource principale.

Partie C : Coordonnées de la personne-ressource secondaire

Nous communiquerons avec cette personne en l’absence de la personne-ressource principale. Cette personne doit également connaître les détails du projet proposé. Indiquez son nom, titre, numéro de téléphone et adresse courriel.

Partie D : Renseignements sur le projet

Comment avez-vous entendu parler de l’appel de propositions?

Indiquez comment vous avez entendu parler de cet appel de propositions.           

Expérience de travail avec les communautés 2ELGBTQI+

Décrivez l’expérience de travail de votre organisme avec les communautés 2ELGBTQI+. Décrivez aussi comment votre travail bénéficie à une ou plusieurs communautés 2ELGBTQI+ (500 mots maximum).

Critères d’admissibilité:

• L’organisme demandeur démontre qu’il travaille principalement ou entièrement avec les communautés 2ELGBTQI+
• L’organisme demandeur démontre que la population principale qui bénéficie de son travail est une ou plusieurs communautés 2ELGBTQI+ 

Si vous avez obtenu une exception avant la clôture de l’appel, vous devez tout de même démontrer votre expérience de travail avec les communautés 2ELGBTQI+.

 Titre

Indiquez le titre du projet, il doit être bref et descriptif. (18 mots maximum)

Date de début prévue

Indiquez la date de début du projet prévue. Les projets doivent commencer au plus tôt en septembre 2024.

Le Ministère ne remboursera pas les coûts engagés avant la signature de l’entente. Nous supprimerons les coûts des activités avant septembre 2024.

Date de fin prévue

Indiquez la date de fin du projet prévue.

Les projets doivent se terminer au plus tard le 31 mars 2027. Nous supprimerons les coûts des activités se poursuivant après ces dates.

Critère d’évaluation:

• Le projet prendra fin au plus tard le 31 mars 2027

Portée du projet

Indiquez la portée du projet :

• Portée locale : Les activités du projet couvrent une communauté, comme un village ou une ville. Un projet qui couvre une municipalité régionale est également considéré comme local.
• Portée régionale, provinciale ou territoriale : Les activités du projet couvrent plus d’une communauté. Elles peuvent aussi couvrir une partie ou la totalité d’une province ou d’un territoire, ou de nombreuses provinces ou territoires adjacents. Un projet est aussi régional s’il couvre l’une des trois plus grandes municipalités suivantes : les régions métropolitaines de Toronto, de Montréal et de Vancouver.
• Portée pancanadienne : Les activités de projet doivent avoir des répercussions dans au moins quatre régions de FEGC et se dérouler dans les deux langues officielles (les deux langues officielles ne sont pas requises pour les organismes autochtones).

Critère d’évaluation :

• Le montant total demandé respecte le montant maximum pour le type de projet.

Type d’emplacement des activités

Indiquez si la plupart des activités du projet auront lieu dans une région rurale ou urbaine, ou les deux. Une région rurale est une région située à l’extérieur de communautés de 1 000 personnes. Elle compte moins de 400 personnes par kilomètre carré (voir le site Web de Statistique Canada).

Indiquez si la plupart des activités auront lieu dans une région éloignée. Une région éloignée est une région :

• où les vols sont peu fréquents,
• sans route d’accès,
• dotée seulement de routes forestières,
• dotée seulement d’un accès routier en hiver.

Indiquez si la plupart des activités auront lieu dans une région du Nord. Une région du Nord est l’un des trois territoires ou une région se situant au‑dessus du :

• 50^e parallèle à Terre-Neuve-et-Labrador,
• 54^e parallèle au Québec ou en Ontario,
• 53^e parallèle au Manitoba,
• 54^e parallèle en Saskatchewan, en Alberta ou en Colombie-Britannique.

Ces renseignements se trouvent sur le site Web Latitude et longitude.

S’il y a des coûts supplémentaires, les critères d’évaluation suivants s’appliquent:

• La demande soutient les coûts plus élevés liés à des activités dans une région éloignée ou nordique.
• Le plan de travail présente des activités réalisées dans une région éloignée ou nordique.
• Le budget présente des coûts engagés pour des activités dans une région éloignée ou nordique.
• Les coûts plus élevés sont liés à des activités dans une région éloignée ou nordique.

ACS Plus

Avant de remplir une demande, nous vous invitons à suivre le cours en ligne gratuit Introduction à l’analyse comparative entre les sexes plus (ACS Plus).

L’ACS Plus sert à évaluer l’effet des politiques et des programmes sur divers groupes de personnes. Le « plus » signifie que l’ACS Plus va au-delà des différences liées au sexe et au genre. De nombreux facteurs identitaires intersectionnels font de nous qui nous sommes. Aussi, l’ACS Plus tient compte de nombreux autres facteurs comme l’ethnicité et l’âge.

Décrivez comment vous avez intégré l’ACS Plus dans la conception de votre projet. (350 mots maximum).

Critères d’évaluation :

• La demande montre que l’organisme a tenu compte des résultats de son ACS Plus pour le projet proposé.

Besoins à satisfaire

Décrivez comment ce projet répondra aux besoins de la population qui en bénéficiera. Incluez des preuves de l’existence du besoin identifié. Indiquez les ajustements que vous avez apportés sur la base de votre ACS Plus. (500 mots maximum)

Décrivez comment ce projet répondra aux besoins de groupes spécifiques 2ELGBTQI+ mal desservis : les personnes aux deux esprits; intersexuées; transgenres; non binaires; autochtones; noires, racisées; immigrantes, réfugiées et nouvelles arrivantes; les personnes en situation de handicap; les membres des communautés de langue officielle en situation minoritaires; les jeunes; les personnes âgées; les personnes à faible revenu et les personnes vivant dans une communauté rurale, éloignée ou nordique.

Critères d’évaluation :

• La demande cerne les besoins pertinents à l’appel de propositions.
• La demande démontre que l’organisme a considéré les résultats de son ACS Plus.

Objectifs du projet

Les objectifs du projet doivent correspondre à l’objectif de l’appel à propositions.

Les objectifs du projet décrivent ce que vous ferez, comment vous suivrez les progrès et comment vous mesurerez le succès. Ils doivent être clairs, pratiques et décrire des buts mesurables.

Indiquez les objectifs du projet (500 mots maximum) :

• Présentez comment ils contribuent à l’objectif de l’appel de propositions;
• Incluez des références à la question en jeu ou au besoin visé par le projet;
• Indiquez comment votre organisme mesurera le succès.

Critère d’évaluation:

• Les objectifs du projet correspondent à l’objectif de l’appel de propositions.

Population à qui le projet bénéficiera

La population à qui le projet bénéficiera doit correspondre à l’objectif de l’appel de propositions. Nous accorderons la priorité aux projets admissibles axés sur la promotion de l’égalité des personnes 2ELGBTQI+ :

• intersexuées,
• transgenres,
• aux deux esprits,
• non binaires,
• autochtones,
• noires,
• racisées,
• réfugiées, immigrantes ou nouvelles arrivantes,
• en situation de handicap,
• âgées,
• jeunes,
• à faible revenu,
• membres d’une communauté de langue officielle en situation minoritaire,
• vivant dans une collectivité rurale, éloignée ou du nordique.

Indiquez le genre de la population à qui le projet bénéficiera (vous pouvez en sélectionner deux au plus, sauf si vous sélectionnez « Tous les genres »). Le genre d’une personne peut différer du sexe attribué à une personne à la naissance. Les catégories « Femmes », « Hommes » et « Tous les genres » incluent les personnes cisgenres et transgenres. Si le projet bénéficie à un autre genre, choisissez la catégorie « Ceux non cités ci-dessus ».

Indiquez la tranche d’âge de la population à qui bénéficiera le projet. Vous pouvez en sélectionner deux au plus, sauf si vous sélectionnez « Tous les âges ».

Indiquez le facteur d’identité principal qui décrit le mieux la population qui bénéficiera du projet.  Ne sélectionnez qu’un seul facteur ou “Toute la population canadienne”.

Si le projet bénéficie aux Autochtones, indiquez comment les personnes s’identifient en
majorité : Premières Nations, Inuits, Métis, non affiliés ou Autochtones en milieu urbain. De plus, si vous choisissez « Premières Nations », précisez l’information suivante : membres des Premières Nations hors réserve, des Premières Nations dans les réserves ou encore de toutes les Premières Nations.

Si le projet est axé sur les personnes qui s’identifient comme 2ELGBTQI+, indiquez le groupe de population auquel il s’adresse. Si la population qui bénéficiera du projet est une autre population, indiquez-la dans la catégorie « Autre ». (6 mots maximum)

Si le projet bénéficie aux personnes racisées, indiquez quel groupe de population est visé. Si le projet bénéficie à une autre population racisée, indiquez-le en utilisant la catégorie « Autre ». (6 mots maximum)

Indiquez le facteur d’identité secondaire qui décrit le mieux la population qui bénéficiera du projet.  Ne sélectionnez qu’un seul facteur ou “Tous les Canadiens”.

Indiquez tous les autres facteurs d’identité qui décrivent le mieux la population qui bénéficiera du projet.

Représentation

Indiquez si le leadership de votre organisme est représentatif de la population à qui bénéficiera le projet. Cela comprend l’organe de gouvernance ou d’autres structures dotées d’un pouvoir décisionnel.

Nous pourrions utiliser ces renseignements pour prioriser les demandes qui :

• sont présentées par des organismes représentatifs de la population qu’ils desservent;
• comblent toute autre lacune jugée prioritaire par le Ministère.

Personnes servies

Indiquez le nombre de personnes servies chaque année par votre organisme. Pour les réseaux de partenaires ou de membres, indiquez le nombre total de personnes servies chaque année.

Mobilisation

Décrivez comment vous allez engager et impliquer la communauté concernée par la question ou le besoin (400 mots maximum).

L’engagement est un dialogue qui permet aux personnes concernées par le problème d’influencer les décisions. Elles peuvent vouloir participer au projet de différentes manières. Elles peuvent vouloir donner des conseils, aider à concevoir le projet ou travailler sur certaines activités.

Critères d’évaluation :

• La demande démontre que la population touchée par l’enjeu sera impliquée dans le projet.
• La demande démontre que l’organisme a tenu en compte des résultats de son ACS Plus.

Plan de travail

Le plan de travail fournit des renseignements sur les principales activités et les échéanciers. Les organismes utilisent souvent des plans de travail détaillés pour gérer les projets. Pour cette demande, veuillez n’inclure que les étapes qui vous aideront à atteindre vos objectifs. N’incluez pas toutes les étapes de la gestion de projet telles que l’embauche de personnel ou la rédaction de rapports du projet. Si le projet est approuvé, vous devrez rendre compte de toutes les activités au Ministère. La rédaction de rapports sera plus facile si vous ne rendez compte que des activités importantes dans le plan de travail.

Les principales activités doivent :

• être réalistes compte tenu du financement disponible,
• être classées par ordre chronologique,
• être bien définies,
• être liées aux objectifs et aux produits livrables du projet,
• avoir des échéanciers réalistes pour les activités proposées,
• montrer en quoi les résultats du projet perdureront après la fin du projet,
• faire participer les partenaires ou les parties prenantes, le cas échéant,
• démontrer les activités dans une région éloignée ou nordique, le cas échéant.

Lisez la section Activités pour en savoir plus sur les activités admissibles et non admissibles.

Vous pouvez inclure des services de soutien culturel et affectif dans vos activités.

Pour les activités pancanadiennes, vous pouvez inclure des services de traduction ou d’autres soutiens.

Les activités proposées dans le plan de travail doivent correspondre aux coûts du budget.

Critères d’admissibilité :

• La demande est complète, y compris le plan de travail.
• Les activités du plan de travail sont admissibles et conformes à l’objectif de l’appel de propositions.

Critères d’évaluation :

• Le plan de travail et la demande fournissent une description claire de chaque activité.
• Les activités sont admissibles et mesurables.
• Le plan de travail et la demande montrent la pertinence des activités par rapport aux objectifs du projet.
• Le plan de travail fourni des échéanciers clairs et réalistes qui correspondent aux activités du projet,
• Le plan de travail et la demande montrent comment seront maintenus les résultats après le projet.

Partenaires

Si votre projet comprend des partenaires, indiquez leur type d’organisme et le rôle qu’ils joueront dans le projet (350 mots maximum).

Un partenaire dans un projet possède généralement une expertise et un intérêt à l’égard de l’enjeu. Bien qu’un partenaire puisse jouer différents rôles, il n’est pas responsable des résultats du projet.

Si vous avez travaillé avec le partenaire par le passé, décrivez son rôle.

Les partenaires de projet sont importants dans le contexte de cet appel de propositions.  Avant de présenter votre demande, nous vous encourageons à vous engager avec les partenaires impliqués dans votre projet.

Description du projet

La description de votre projet nous servira de résumé du projet en question. La description devrait permettre à quiconque de comprendre votre projet. Les descriptions de projet peuvent nous permettre de cerner des projets pour un financement prioritaire. Nous pouvons également fournir la description de votre projet à des comités d’examen internes et externes.

Décrivez brièvement les principales activités et les résultats attendus. Indiquez le nom de votre organisme et la durée du projet en nombre de mois (250 mots maximum).

Voici une suggestion de modèle:

Grâce à ce projet de [insérer le nombre de mois] mois, [insérer le nom de l’organisme] s’attaquera aux besoins et aux obstacles en matière d’égalité pour les communautés 2ELGBTQI+. Pour ce faire, l’organisme [décrire les principales activités de votre projet].

Communauté de langue officielle en situation minoritaire

Une communauté de langue officielle en situation minoritaire (CLOSM) est soit :

• une population francophone vivant à l’extérieur du Québec; ou
• une population anglophone vivant au Québec.

Ce site Web répertorie toutes les CLOSM.

Indiquez si le projet bénéficiera aux membres d’une CLOSM ou les fera participer. Cette question s’applique aux organismes qui travaillent au sein et aux environs d’une CLOSM. Il pourrait être important de les faire participer pour rendre le projet plus inclusif.

Voici quelques façons dont votre organisme peut impliquer les CLOSM :

• Faire participer des CLOSM à la conception et aux activités du projet;
• Inviter un organisme d’une CLOSM au sein du comité consultatif du projet;
• Adapter les activités du projet aux besoins des CLOSM.

Il ne suffit pas de traduire des documents existants ou nouveaux pour que cela soit considéré un avantage pour une CLOSM ou une participation de celle‑ci.

Si le projet fera participer des CLOSM, décrivez comment votre organisme le fera. (300 mots maximum).

Partie E : Budget

Les renseignements fournis dans cette section nous permettront d’évaluer le coût total du projet. Nous vérifierons également si les sources de financement prévues couvriraient les coûts. Les coûts doivent correspondre aux activités décrites dans le plan de travail.

Budget (nouveau!)

Remplissez le budget. Veuillez consulter le Guide d’utilisation du SADDEL pour en savoir plus.

Conseils importants pour établir votre budget :

• Veuillez n’inscrire dans le tableau budgétaire que les coûts du projet demandés à FEGC. Si vous incluez d’autres coûts, nous ajusterons le budget en conséquence.
• Rédigez des descriptions claires et détaillées pour chaque coût afin de les associer facilement aux activités. Utilisez les exemples de coûts admissibles fournis ci-dessous.
• Comparez votre budget à votre plan de travail pour vous assurer qu’il comprend tous les coûts requis pour chaque activité. Nous pouvons supprimer les coûts qui ne sont pas clairement liés aux activités. Le Ministère ne couvre que les coûts et les activités directement liés à un projet.
• Les coûts doivent être raisonnables et comparables aux normes régionales
• Arrondissez tous les coûts budgétaires au dollar près.
• Si votre projet dure plus d’un exercice, vous devez également ventiler les coûts par exercice. 
• Chaque exercice commence le 1^er avril et se termine le 31 mars. Les répartitions par années fiscales pourraient être modifiés dans les projets approuvés lorsque les ententes sont finalisées.
• Vous devez inclure les frais de vérification pour les projets supérieurs à 300 000 $ dans vos frais d’administration. Le Ministère exige chaque année :
  • Un état des revenus et des dépenses examinées à l’externe pour les projets entre 300 000 $ et 999 999 $;
  • Un état financier vérifié pour les projets d’un million de dollars et plus.
• Les coûts de la vie et des déplacements sont souvent plus élevés dans les régions nordiques ou éloignées. Vous pouvez demander un supplément de 35 % pour les activités qui se déroulent dans ces régions (les définitions figurent sous la question Type d’emplacement des activités).

Les coûts admissibles sont ceux qui sont nécessaires à l’atteinte de l’objectif du projet. Il existe deux catégories de coûts admissibles :

• Les coûts directs : dépenses liées à la réalisation du projet en lien avec des activités précises.
• Les coûts d’administration : dépenses engagées pour gérer et appuyer le projet.

Nouveau! FEGC propose maintenant deux options pour les coûts administratifs :

• Option actuelle : jusqu’à 20% du montant total demandé à FEGC. Si vous choisissez cette option, vous devrez fournir le détail des coûts. Consultez la partie exemples de coûts admissibles pour des exemples du niveau de détails requis.
• Nouvelle option : jusqu’à un taux fixe de 15% du montant total demandé à FEGC. Dans ce cas, vous n’avez pas à fournir le détail des coûts.
• Suivez ces étapes :
  • Il suffit d’inscrire « jusqu’à un taux fixe de 15 % du montant total demandé à FEGC » dans n’importe quelle ligne de la section des couts administratifs.
  • Dans cette même section sur les coûts, indiquez le montant total par exercice financier.

Vous pouvez seulement choisir une option

Dans les deux cas, vous devrez continuer de tenir votre propre registre de dépenses. Nous demanderons seulement ces renseignements dans le cas d’un audit ou d’une vérification. Vous êtes responsable de la tenue des dossiers financiers conformément aux principes comptables généralement reconnus. Le seul changement, si vous choisissez taux fixe de 15%, est de ne pas avoir à nous donner les détails dans votre budget et autres rapports.

Il est important d’inscrire les coûts dans les catégories appropriées, soit dans les couts directs ou les couts administratifs. Si les coûts ne sont pas dans la bonne catégorie, nous devrons peut-être les supprimer. Cela pourrait avoir une incidence sur le montant total reçu si votre projet est approuvé.

Renseignements et exemples de coûts directs et administratifs par catégorie:

Cette section vous aidera à créer votre budget. Il présente ce qu’il faut inclure dans votre description et des exemples concrets. Il montre également la différence entre les coûts directs et administratifs.

Déplacements

Pour les coûts directs, FEGC ne prend en charge que les déplacements nécessaires pour atteindre les objectifs du projet. Les coûts ne peuvent pas dépasser ceux énoncés dans la Directive sur les voyages du Conseil national mixte. Fournissez les renseignements suivants:

• Le titre de la personne qui voyage,
• la fréquence des déplacements,
• les moyens de transport,
• les lieux de départ et d’arrivée,
• la raison du voyage,
• l’hébergement,
• les repas.

Voici un exemple :

• Exercice 1 : Coordonnatrice de projet, 1 voyage aller-retour d’Ottawa à Montréal pour un atelier de 2 jours, billets de train 114 $, coûts des repas 90 $, hébergement 150 $, total = 354 $.
• Exercice 2 : Coordonnatrice de projet, 2 voyages aller-retour d’Ottawa à Montréal pour des réunions de travail avec des parties prenantes, billets de train 114 $ x 2 = 228 $, coûts des repas 90 $ x 2 = 180 $, hébergement 150 $ x 2 = 300 $, total = 708 $.

FEGC ne prend pas en charge les coûts administratifs liés aux déplacements.

Salaires et charges sociales obligatoires de l’employeur (CSOE)

Pour les coûts directs, FEGC prend en charge les salaires et CSOE pour le travail directement lié au projet. Ceux-ci doivent être conformes aux tarifs locaux pour un travail équivalent. Fournissez les renseignements suivants:

• le nombre de personnes qui travaille sur le projet et le titre de leur poste,
• le salaire annuel,
• le pourcentage et la durée du travail consacrés au projet.

Voici un exemple :

• Exercice 1 : Coordonnatrice de projet, salaire annuel 60 000 $, 100% du temps attribué au projet, total = 60 000 $.
• Exercice 2 : Coordonnatrice de projet, salaire annuel 60 000 $, 100% du temps attribué au projet, total = 60 000 $.

Pour les coûts administratifs, FEGC prend en charge une partie des salaires et CSOE du personnel de gestion et de soutien. Fournissez les informations suivantes:

• Le nombre d’employés membres de la gestion et du personnel de soutien,
• salaire annuel,
• le pourcentage et le temps de travail consacré au projet.

Voici un exemple :

• Exercice 1 : Direction générale, salaire annuel, 95 000 $, 3% du temps attribué à la supervision du projet, total = 2 850 $.
• Exercice 2 : Direction générale, salaire annuel, 95 000 $, 3% du temps attribué à la supervision du projet, total = 2 850 $.

Honoraires et frais professionnels

Les honoraires sont des paiements versés à une personne pour avoir effectué une tâche particulière ou pour des connaissances apportées au projet. Les services professionnels sont des paiements pour une activité spécifique, comme la traduction. Ceux-ci devraient être conformes aux tarifs locaux d’un travail équivalent. Vous ne pouvez pas payer les membres de l’organisme pour des services professionnels.

Pour les coûts directs, FEGC prend en charge les honoraires et les frais professionnels des personnes qui participent directement aux activités du projet. Fournissez les renseignements suivants :

• le service acheté,
• le coût du service,
• le pourcentage et la durée du service consacré au projet s’il y a lieu.

Voici un exemple d’honoraires :

• Exercice 1 : Aîné pour guider les activités du projet, 400$ par demi-journée, 1 atelier d’une demi-journée, total = 400 $.
• Exercice 2 : Aîné pour guider les activités du projet, 400 $ par demi-journée, 2 ateliers d’une demi-journée, total = 800 $

Voici un exemple de frais professionnels :

• Exercice 1 : Consultant externe, 500 $ par jour (lié à l’activité 2), 5 jours, total = 2 500 $.
• Exercice 2 : Consultant externe (lié à l’activité 4), 500 $ par jour, 2 jours, total = 1 000 $.

Pour les coûts administratifs, FEGC prend en charge une partie des frais professionnels à l’appui du projet. Fournissez les renseignements suivants:

• le service acheté,
• le coût du service,
• le pourcentage et la durée du service consacrée au projet s’il y a lieu.

Voici un exemple :

• Exercice 1: Comptabilité, 90 $ l’heure, 13 jours de 7 heures, 15% du temps attribué au projet, total = 1 229 $.
• Exercice 2 : Comptabilité, 90 $ l’heure, 13 jours de 7 heures, 15% du temps attribué au projet, total = 1 229 $.

Fournitures et approvisionnements

Pour les coûts directs, FEGC prend en charge le matériel et les fournitures nécessaires pour les activités du projet. Fournissez les informations suivantes:

• l’article acheté,
• le nombre d’articles,
• le coût par article.

Voici un exemple :

• Exercice 1: Fourniture pour les ateliers, 13 $ par personne, 16 participantes, 1 atelier, total = 208 $.
• Exercice 2 : Fournitures pour les ateliers, 13 $ par personne, 16 participantes, 2 ateliers, total = 416 $.

Pour les coûts administratifs, FEGC prend en charge une partie du matériel et des fournitures de bureau général qui ne sont pas directement liés à des activités de projet spécifiques. Fournissez les renseignements suivants:

• l’article acheté,
• le nombre d’articles ,
• le coût par article.

Voici un exemple :

• Exercice 1 : Services de photocopie et d’impression, 80 $ par mois, 10 % attribué au projet pendant 12 mois, total = 96 $.
• Exercice 2 : Services de photocopie et d’impression, 80 $ par mois, 10 % attribué au projet pendant 12 mois, total = 96 $.

Locaux
Leur coûts doit être conformes aux tarifs locaux.

Pour les coûts directs, FEGC prend en charge la location de salles pour les activités du projet, comme les ateliers. Fournissez les renseignements suivants :

• la raison de la location,
• la durée de la location,
• le type d’espace loué,
• le matériel audiovisuel loué.

Voici un exemple :

• Exercice 1: Consultation communautaire, location de salle, 400 $ par jour, location de matériel audiovisuel, 75 $ par jour, total = 475 $.
• Exercice 2 : Présentation des résultats de projet à la communauté, 400 $ par jour, location de matériel audiovisuel, 75 $ par jour, total = 475 $.

Pour les coûts administratifs, FEGC prend en charge une partie des coûts liés à la location de bureaux, y compris les services publics. Fournissez les renseignements suivants:

• Le coût total de la location de bureau,
• La part attribuée au projet.

Voici un exemple :

• Exercice 1: Bureaux de l'organisme, 1 450 $ par mois, 5% du temps attribué à la supervision du projet, total = 870 $.
• Exercice 2: Bureaux de l'organisme, 1 450 $ par mois, 5% du temps attribué à la supervision du projet, total = 870 $.

Voici un autre exemple :

• Exercice 1: Espace de cotravail, 500 $/mois, 5 % attribué au projet, total = 300 $
• Exercice 2: Espace de cotravail, 500 $/mois, 5 % attribué au projet, total = 300 $

Publicité et promotion

Pour les coûts directs, FEGC prend en charge les coûts de publicité et de promotion pour le projet seulement, pas pour l’organisme. Fournissez les renseignements suivants:

• type de publicité,
• coût par service,
• fréquence de la publicité.

Voici un exemple :

• Exercice1: Espace publicitaire pour 1 campagne de publicité, 200 $ par campagne, total = 200 $.
• Exercice2 : Espace publicitaire pour 3 campagnes de publicité, 200 $ par campagne, total = 600 $.

FEGC ne prend en charge pas les coûts administratifs liés à la publicité et à la promotion.

Autres

Il s’agit de coûts qui ne sont pas inclus dans les autres catégories. Fournissez les informations suivantes :

• la description du coût,
• le prix par article.

Voici un exemple:

• Exercice 1: Rafraîchissements servis pendant la consultation communautaire, 50 personnes, 10 $ par personne, total = 500 $.
• Exercice2 : Coûts liés à la garde d’enfants ou de personnes à charge pendant la consultation communautaire, 40 $ par jour par personne à charge, 10 personnes à charge, total = 400 $.

FEGC ne prend en charge pas les coûts administratifs liés à cette catégorie.

Équipement de bureau

FEGC ne prend en charge pas les coûts directs liés à cette catégorie.

Pour les coûts administratifs, FEGC prend en charge une partie des coûts de location ou d’achat de matériel de bureau et de mobilier pour le personnel du projet. Vous ne pouvez pas demander le remboursement des coûts du matériel de bureau qui appartient déjà à l’organisme. Fournissez les renseignements suivants:

• l’article ou service acheté,
• le coût par article ou service,
• le pourcentage et la durée du service consacrés au projet s’il y a lieu.

Voici quelques exemples:

• Exercice 1 : Achat d'un ordinateur portable pour la coordonnatrice de projet, total = 800 $.
• Exercice 2 : Services internet, 100 $ par mois, 10% du temps attribué à la supervision du projet, total = 120 $.

Critère d’admissibilité :

La demande est complète, y compris le budget.

Critères d’évaluation :

• Le budget présente et détaille les coûts.
• Les coûts sont admissibles, raisonnables et comparables aux normes régionales.
• Le budget montre que les coûts sont directement liés aux activités décrites dans le plan de travail.
• Le budget comprend les ressources nécessaires à la réalisation du projet.
• Si l’organisme demandeur a choisi de fournir des détails pour obtenir jusqu’à 20 % des coûts administratifs : Les coûts administratifs s’élèvent en tout à 20 % ou moins du financement total demandé.
• Si l’organisme demandeur a choisi le taux fixe représentant au plus 15 % des coûts administratifs : Les coûts administratifs s’élèvent en tout à 15 % ou moins du financement total demandé.
• Le montant total demandé est inférieur au montant maximal fixé pour le type de projet.

Sources de revenus

Il n’est pas obligatoire d’avoir des contributions financières ou en nature d’autres sources. Toutefois, si d’autres partenaires contribuent au projet, vous devez remplir cette section. 

Une contribution financière est de l’argent qui couvre les coûts du projet. Elle pourrait provenir d’autres ordres de gouvernement, du secteur privé ou de fondations.

Une contribution en nature est une solution de remplacement à l’argent. Il s’agit d’un bien ou d’un service fourni à la place de l’argent. Par exemple, si un partenaire fournit une salle pour une activité de projet, mais ne vous impose pas de frais, il s’agit d’une contribution en nature. Un autre exemple est le temps qu’un bénévole consacre à votre projet. Le Ministère ne remboursera pas les contributions en nature.

Nous nous réservons le droit de vérifier les références auprès de vos partenaires.

Partie F : Déclaration

Seule une personne dotée du pouvoir de signature peut signer la demande. Pour signer, entrez le nom et le poste de la personne signataire. En signant la demande, la personne représentante confirme avoir :

• lu et compris les lignes directrices pour l’appel de propositions,
• lu et compris la déclaration.

Ensuite, soumettez la demande.

Critères d’admissibilité :

• La demande est complète.
• Une personne autorisée à signer la demande.

Liste de vérification

La liste de vérification suivante est disponible dans la demande pour vous aider à soumettre une demande dûment remplie :

• Avez-vous lu la section « Comment présenter votre demande » du matériel en ligne? Des instructions sont données pour chaque question de la demande. Il s’agit de vous aider à élaborer une proposition solide.
• Avez-vous démontré que vous remplissez tous les critères d’admissibilité? Il s’agit notamment du type d’organisme et des activités que vous avez proposées.
• Avez-vous fourni la preuve que votre organisme est légalement constitué?
• Avez-vous rempli la demande dans son intégralité? Assurez-vous que toutes les parties de la demande sont remplies, y compris le budget et le plan de travail.
• Avez-vous fourni suffisamment de détails dans vos descriptions budgétaires? Avez-vous consulté les exemples fournis dans la section du budget de « Comment développer votre demande »?
• Avez-vous veillé à ce que les activités du projet ne commencent pas avant septembre 2024? Avez-vous veillé à ce qu’elles se terminent au plus tard à la date indiquée?
• Si vous avez choisi l'option allant jusqu'à 20% des coûts administratifs, Avez-vous inclus les coûts de vérification pour les projets de 300 000 $ et plus dans vos coûts administratifs?
• Si le projet inclut des activités dans des régions du nord ou éloignées, leurs coûts sont-ils présentés dans le budget?
• Les coûts directs sont-ils tous liés aux activités prévues dans votre plan de travail?
• Un signataire de votre organisme a-t-il signé la demande?
• Avez-vous soumis la demande?