Comment bâtir un programme de gestion de l'incapacité : Les étapes

Obtenir la participation des syndicats

Au gouvernement fédéral, les programmes de gestion de l'incapacité qui ont produit les résultats attendus ont nécessité la participation active des syndicats.

Le ministère de la Défense nationale  (MDN) a publié une déclaration conjointe

Le MDN et les syndicats ont signé une déclaration nationale conjointe dans laquelle ils s'engagent à atteindre des cibles et des objectifs.

Soutien visible

La réussite de la gestion de l'incapacité repose sur l'engagement de tous les intervenants, et elle est plus susceptible de se réaliser lorsque les cadres supérieurs manifestent leur engagement en assistant aux événements, en exprimant leur soutien par l'entremise de lettres d'information ou de bulletins internes, en discutant régulièrement de la gestion de l'incapacité aux éunions de la direction et, de façon générale, en l'intégrant à la culture de l'organisation :

• Plan d'activités
  • L'intégration de la gestion de l'incapacité au plan d'activités ministériel permet de faire avancer le dossier et de lui donner plus de visibilité au moment où les ressources sont connues et où l'engagement de l'organisation a été confirmé.
• Directives, politiques et stratégies
  • Service correctionnel Canada (SCC)
    • La Directive du commissaire du SCC confirme le soutien ministériel à la gestion rapide et active de tous les cas de retour au travail. Programme de retour au travail du SCC.
• Conférer une autorité véritable au processus
  • Un groupe, par exemple, un groupe directeur, qui a l'autorité nécessaire pour prendre des décisions et qui a un accès direct aux décideurs de niveau supérieur confirme, pour l'ensemble de l'organisation, que c'est bien ainsi que le ministère fonctionne.

Figure 1 - Version textuelle

Cette image est la reproduction d'une affiche faisant la promotion du retour au travail au ministère de la Défense nationale, qui se lit comme suit :

Votre équipe manque-t-elle un joueur clé à cause d'une blessure ou d'une maladie? Contactez votre conseiller du Programme de retour au travail pour plus d'information. Un retour au travail réussi est basé sur : la communication – restez en contact; la collaboration – développez une solution gagnant-gagnant; la confiance – compatissez avec la personne.

Questions d'ordre général

• Qui sont les intervenants?
• Quelles sont les données sur les maladies ou les accidents? La tendance est-elle à la hausse ou à la baisse?
  • Combien d'employés sont en congé de maladie?
  • Combien d'employés sont en congé de maladie non payé?
  • Combien d'employés sont en congé pour accident du travail ou reçoivent des indemnités d'accident du travail?
  • Quelle est la durée moyenne d'un congé de maladie?
  • Quelle est la durée moyenne d'un congé de maladie non payé?
  • En moyenne, combien de temps les employés sont-ils en congé pour accident du travail ou reçoivent-ils des indemnités d'accident du travail?
• À quel problème faut-il s'attaquer en premier?
• Quels sont les mécanismes déjà en place?
• Existe-t-il des activités de prévention?
• L'approche est-elle centralisée ou régionale?
• La prestation des services de gestion de l'incapacité présente-t-elle des difficultés d'ordre géographique?

Gestionnaire de programme, Gestion de l'incapacité

1. Donner des conseils et formuler des recommandations relativement à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques et des programmes ministériels en matière de gestion de l'incapacité. Interpréter et expliquer les lois et les politiques, programmes et initiatives des organismes centraux et du ministère aux clients et aux gestionnaires de la haute direction. Veiller à ce que les initiatives ministérielles soient conformes aux lois, aux cadres réglementaires et au précédent jurisprudentiel.
2. Gérer les projets de recherche et d'analyse et élaborer des cadres pour la collecte de données et la production de rapports, ainsi que des modèles analytiques pour soutenir l'élaboration des politiques et des programmes et les activités d'examen et de gestion, notamment la production de rapports et l'examen des tendances, le volume de demandes et les taux de réussite.
3. Élaborer, mettre en œuvre et coordonner l'exécution des activités d'AMT et des programmes de promotion du retour au travail et de gestion des cas du ministère, définir les objectifs et établir les rôles, les responsabilités et les processus, ainsi que les mécanismes de surveillance et de production de rapports. Superviser les activités de gestion du rendement, de surveillance et d'évaluation afin d'évaluer adéquatement les programmes d'AMT et de retour au travail. Rendre compte de la mise en œuvre et de l'application des exigences des programmes en vue de recommander et de mettre en œuvre des améliorations.  
4. Accroître les capacités du personnel et des gestionnaires afin d'assurer la prestation efficace des services de gestion des cas. Fournir des conseils et des orientations aux coordonnateurs du programme de retour au travail. Élaborer et mettre en œuvre des plans de communications qui établissent les priorités des programmes en matière de communications, y compris l'élaboration de différents produits de communications. Concevoir des séances de formation et des campagnes de publicité visant à sensibiliser les gestionnaires et les employés du ministère au programme d'adaptation en milieu de travail et au programme de retour au travail.
5. Élaborer et gérer les rapports de consultation et de collaboration entre les représentants des employés, les  tiers fournisseurs de services, les cadres supérieurs et intermédiaires, les comités ministériels, les gestionnaires et les employés, d'une part, et les organismes centraux, les organismes de réglementation fédéraux et provinciaux et les autres ordres de gouvernement, d'autre part, en ce qui a trait aux éléments et aux enjeux se rapportant aux programmes de gestion de l'incapacité. Diriger les consultations interministérielles et les initiatives d'élaboration des politiques.
6. Intervenir dans les conflits relatifs aux programmes ou aux cas et chercher des solutions; élaborer des réponses et formuler des conseils au sujet des cas complexes à l'intention des gestionnaires, du personnel et des tiers fournisseurs de services.
7. Élaborer, recommander, mettre en œuvre et garder à jour les stratégies et initiatives de communications et les autres documents qui font connaître le programme de gestion de l'incapacité, ainsi que les procédures, règles, lignes directrices et processus réglementaires connexes touchant la gestion de l'incapacité, les programmes de réadaptation, les demandes d'indemnisation, l'administration des cas et les programmes et services de retour au travail.
8. Gérer une unité organisationnelle qui élabore des plans stratégiques et opérationnels; gérer les ressources humaines, financières et matérielles; superviser le travail des consultants afin d'évaluer leur rendement; et fournir de l'encadrement et du mentorat au personnel.

Conseiller en gestion de l'incapacité

1. Formuler des conseils et des recommandations relativement à la mise en œuvre et à la mise à jour des politiques et programmes ministériels de prévention et de gestion de l'incapacité. Interpréter et expliquer les lois et les politiques, programmes et initiatives des organismes centraux et du ministère à la haute direction et aux clients internes qui ont des responsabilités déléguées liées à la responsabilisation du sous-ministre en matière de gestion des ressources humaines et d'adaptation en milieu de travail.
2. Obtenir toute l'information pertinente sur les cas en effectuant des recherches et en consultant divers spécialistes et personnes-ressources (p. ex., les sociétés d'assurance, les spécialistes de l'information sur la santé, le personnel des ressources humaines ou les conseillers en santé et sécurité au travail) et relever les problèmes qui peuvent nuire au retour du travail d'un employé. Chercher des solutions à ces problèmes en collaboration avec les parties concernées et prendre les mesures appropriées, au besoin.
3. Appuyer l'élaboration, la mise en œuvre et la prestation des programmes de gestion de l'incapacité du ministère, faire des recommandations concernant les objectifs et les cadres de responsabilité, surveiller l'efficacité des programmes de gestion de l'incapacité et leur conformité aux lois et politiques applicables, faire rapport à ce sujet et recommander des améliorations.
4. Coordonner les cas de retour au travail liés à l'incapacité professionnelle ou non professionnelle et les cas d'AMT en adoptant une approche proactive axée sur la collaboration et la multidisciplinarité afin de répondre aux besoins des clients et du ministère; effectuer l'évaluation des besoins, recommander des plans d'action aux gestionnaires sur la gestion des cas individuels, établir l'ordre de priorité des questions et aider les clients à prendre des décisions proactives et éclairées.
5. Faciliter et promouvoir le retour au travail rapide et ses avantages auprès des employés et des gestionnaires en les informant de leurs obligations, des ressources disponibles, des coûts financiers et des coûts de productivité, ainsi que des autres incidences et résultats du retour au travail rapide au moyen de discussions, de présentations, de communications et publications officielles et d'activités et de matériel de formation. 
6. Participer aux travaux des équipes de projets et des comités ministériels et interministériels dans le but d'acquérir, d'analyser, d'échanger et d'évaluer de l'information sur les grandes mesures législatives et les politiques, programmes et initiatives des organismes centraux, ainsi que des résultats et des expériences.

Coordonnateur de la gestion de l'incapacité

1. Mettre à jour et diffuser de l'information au sujet des politiques et programmes ministériels en matière de gestion de l'incapacité à l'intention du personnel et des clients internes.
2. Recueillir l'information pertinente sur les cas en effectuant des recherches et en consultant divers spécialistes et personnes-ressources (p. ex., les sociétés d'assurance, les spécialistes de la santé, le personnel des ressources humaines, les représentants syndicaux, les gestionnaires ou les personnes à charge) en s'assurant que tous les renseignements pertinents pouvant avoir une incidence sur le retour au travail de l'employé sont disponibles et accessibles pour les coordonnateurs et les gestionnaires du programme de retour au travail, le cas échéant, notamment les analyses des exigences physiques, les plans de retour au travail et les recommandations des médecins. 
3. Fournir les renseignements essentiels aux agents de gestion de l'incapacité pour les aider à élaborer des plans d'action en matière de retour au travail. Donner des conseils aux gestionnaires et de l'orientation aux employés qui ont besoin de plans d'adaptation et d'intégration au milieu de travail.
4. Assurer une surveillance continue des plans individuels de retour au travail et d'intégration afin de relever les problèmes et de veiller à ce que les ententes soient respectées et de fournir de l'information sur l'efficacité des programmes de gestion de l'incapacité et la conformité du ministère aux lois et politiques applicables. Faire des recommandations quant aux modifications et améliorations à apporter aux méthodes et outils de surveillance et à la base de données du programme.
5. Soutenir les activités faisant la promotion du retour au travail rapide et de ses avantages en participant à la production des documents, en diffusant l'information, en prêtant main-forte lors des présentations et en veillant à ce que les ressources documentaires soient disponibles et accessibles.
6. Participer aux travaux des équipes de projets et des comités ministériels afin d'améliorer les méthodes et les outils du programme, participer aux initiatives et activités de la communauté de pratique et maintenir des relations avec l'ensemble du réseau des spécialistes en gestion de l'incapacité.

Conseiller en gestion de l'incapacité

1. Recueillir et examiner toute l'information pertinente sur les cas en effectuant des recherches et en consultant divers spécialistes et personnes-ressources (p. ex., les sociétés d'assurance, les spécialistes de l'information sur la santé, le personnel des ressources humaines et les représentants de l'agent négociateur), relever les problèmes qui peuvent nuire au retour au travail d'un employé; procéder à des interventions et tenter de résoudre ces problèmes en collaboration avec les parties concernées.
2. Élaborer une ébauche des programmes de gestion de l'incapacité du ministère et les recommander et mettre en œuvre, proposer des objectifs et des cadres de responsabilité, concevoir des instruments de surveillance et des mécanismes de collecte de données, faire rapport sur l'efficacité des programmes, leur conformité aux lois et politiques applicables et recommander des améliorations.
3. Coordonner les cas de retour au travail liés à l'incapacité professionnelle ou non professionnelle et les cas d'AMT en adoptant une approche proactive axée sur la collaboration et la multidisciplinarité afin de répondre aux besoins des clients et du ministère; effectuer l'évaluation des besoins, recommander des plans d'action aux gestionnaires sur la gestion des cas individuels, établir l'ordre de priorité des questions et aider les clients à prendre des décisions proactives et éclairées.
4. Recommander, élaborer mettre en œuvre et exécuter des activités en vue de faciliter et promouvoir le retour au travail rapide et ses avantages auprès des employés et des gestionnaires en les informant de leurs obligations, des ressources disponibles, des coûts financiers et des coûts de productivité, ainsi que des autres incidences et résultats du retour au travail rapide au moyen de discussions, de présentations, de communications et publications officielles et d'activités et matériel de formation.
5. Participer aux travaux des équipes de projets interministérielles dans le but d'acquérir, d'analyser, d'échanger et d'évaluer des renseignements sur les résultats et les expériences des mesures législatives et les politiques, programmes et initiatives des organismes centraux.  
6. Surveiller les budgets du programme, obtenir des services contractuels et superviser les services prévus aux contrats qui soutiennent la prestation du programme de gestion de l'incapacité.
7. Fournir des conseils, de l'orientation et de l'encadrement aux coordonnateurs de la gestion de l'incapacité.

Coordonnateur de la gestion de l'incapacité

1. Mettre à jour et diffuser de l'information au sujet des politiques et programmes ministériels en matière de gestion de l'incapacité à l'intention du personnel du programme et des clients internes.
2. Recueillir l'information pertinente sur les cas en effectuant des recherches et en consultant divers spécialistes et personnes-ressources (p. ex., les sociétés d'assurance, les spécialistes de l'information sur la santé, le personnel des ressources humaines, les conseillers en santé et sécurité au travail, les représentants syndicaux, les gestionnaires et les personnes à charge), relever les problèmes qui peuvent nuire au retour au travail et veiller à ce que tous les renseignements pertinents soient disponibles et accessibles pour les conseillers en gestion de l'incapacité et les gestionnaires, le cas échéant, notamment les analyses des exigences physiques, les plans de retour au travail et les recommandations des médecins.   
3. Fournir les renseignements essentiels aux agents de gestion de l'incapacité pour les aider à élaborer des plans d'action en matière de retour au travail. Donner des conseils aux gestionnaires et de l'orientation aux employés qui ont besoin de plans d'adaptation et d'intégration au milieu de travail.
4. Assurer une surveillance continue des plans individuels de retour au travail et d'intégration afin de relever les problèmes et de veiller à ce que les ententes soient respectées et pour fournir de l'information sur l'efficacité des programmes de gestion de l'incapacité et la conformité du ministère aux lois et politiques applicables. Faire des recommandations quant aux modifications et améliorations à apporter aux méthodes et outils de surveillance et à la base de données du programme.
5. Soutenir les activités faisant la promotion du retour au travail rapide et de ses avantages en participant à la production des documents, en diffusant l'information, en prêtant main-forte lors des présentations et en veillant à ce que les ressources documentaires soient disponibles et accessibles.
6. Participer aux travaux des équipes de projets et des comités ministériels dans le but d'améliorer les méthodes et outils du programme, participer aux initiatives et aux activités de la communauté de pratique et maintenir des relations avec l'ensemble du réseau des spécialistes en gestion de l'incapacité.

Conseiller en gestion de l'incapacité

1. Formuler des conseils d'expert et des recommandations relativement à l'élaboration et à la mise en œuvre des politiques et programmes ministériels en matière de gestion de l'incapacité. Interpréter et expliquer les nouvelles lois et les politiques, programmes et initiatives des organismes centraux et du ministère et en évaluer l'incidence à l'intention des clients internes de la haute direction.
2. Élaborer, mettre en œuvre et coordonner les programmes de gestion de l'incapacité du ministère en définissant les objectifs et les cadres de responsabilité, en surveillant l'efficacité des programmes de gestion de l'incapacité et leur conformité aux lois et politiques applicables, en faisant rapport à ce sujet et en recommandant des améliorations. 
3. Gérer et coordonner les cas de retour au travail liés à l'incapacité professionnelle ou non professionnelle et les cas d'AMT en adoptant une approche proactive axée sur la collaboration et la multidisciplinarité afin de répondre aux besoins des clients et du ministère. Effectuer l'évaluation des besoins et recommander des plans d'action aux gestionnaires sur la gestion des cas individuels. Établir l'ordre de priorité des questions et aider les employés à prendre des décisions proactives et éclairées.
4. Recueillir toute l'information pertinente sur les cas en effectuant des recherches et en consultant divers spécialistes et personnes-ressources (p. ex., les sociétés d'assurance, les spécialistes de l'information sur la santé, le personnel des ressources humaines, les conseillers en santé et sécurité au travail ou le syndicat) et relever les problèmes qui peuvent nuire au retour ou au maintien au travail d'un employé. Rechercher des solutions à ces problèmes en collaboration avec toutes les parties concernées et prendre les mesures appropriées, au besoin.
5. Faciliter et promouvoir le retour au travail rapide et ses avantages auprès des employés et des gestionnaires en les informant de leurs obligations, des ressources disponibles, des coûts financiers et des coûts de productivité, ainsi que des autres incidences et résultats du retour au travail rapide au moyen de discussions, de présentations, de communications et publications officielles et d'activités et de matériel de formation.
6. Participer aux travaux des équipes de projets et comités interministériels dans le but d'acquérir, d'analyser, d'échanger et d'évaluer de l'information sur les résultats et les expériences des mesures législatives et des politiques, programmes et initiatives des organismes centraux.

Gestionnaire de centre de services (fournisseur de services)

1. Concevoir, mettre sur pied et gérer un centre de services ayant pour mission de dispenser des conseils d'expert et des recommandations afin d'élaborer et de mettre en œuvre les politiques et programmes en matière de gestion de l'incapacité.^{Note de bas de page 3} Élaborer des plans stratégiques et opérationnels pour le centre de services en établissant des normes de service et des modèles d'établissement des coûts, en gérant les ressources humaines, financières et matérielles, en supervisant le travail des consultants, en évaluant le rendement et en fournissant de l'encadrement et du mentorat au personnel.
2. Négocier et gérer les relations contractuelles au moyen de la consultation et de la collaboration avec les représentants des ministères clients et avec les organismes centraux, les organismes de réglementation fédéraux et provinciaux et les autres ordres de gouvernement en ce qui a trait aux divers éléments et enjeux concernant les programmes de gestion de l'incapacité. Participer aux consultations interministérielles et aux initiatives d'élaboration des politiques. 
3. Gérer des projets de recherche et l'élaboration de collectes de données standard et de cadres et outils de production de rapports, ainsi que des modèles d'analyse afin d'appuyer l'élaboration, l'examen et la gestion des politiques et des programmes des ministères clients ainsi que les activités de production de rapports.
4. Élaborer, mettre en œuvre et coordonner l'exécution du programme de retour au travail, la promotion de l'AMT et la prestation de services de gestion des cas à un grand nombre de petits ministères et organismes, et négocier des ententes de service. Clarifier les rôles, les responsabilités et les processus en ce qui a trait aux mécanismes de prestation des services, de surveillance et de production de rapports. Établir et surveiller la gestion du rendement.   
5. Élaborer et gérer l'exécution d'activités de surveillance et d'évaluation au nom des ministères et des organismes clients afin d'évaluer adéquatement une vaste gamme de programmes de gestion de l'incapacité en mettant l'accent sur l'AMT et le retour au travail. Rendre compte de la mise en œuvre et de l'application des exigences des programmes en vue de formuler et de mettre en œuvre des recommandations sur les améliorations à apporter dans les organisations clientes.
6. Renforcer les capacités à l'interne (centre de services) afin d'assurer la prestation efficace des services de gestion des cas en fournissant des conseils et de l'orientation aux coordonnateurs du programme de retour au travail.
7. Superviser l'élaboration et la mise en œuvre de plans établissant les priorités des programmes en matière de communications pour les organisations clientes, y compris l'élaboration de divers produits de communications. Concevoir des séances de formation et des campagnes publicitaires visant à sensibiliser les gestionnaires et les employés ministériels au programme d'adaptation en milieu de travail et au programme de retour au travail.
8. Intervenir et aider les gestionnaires des ministères clients qui cherchent des solutions aux conflits liés aux programmes ou aux cas. Élaborer des réponses et formuler des conseils à l'intention des cadres supérieurs au sujet des cas complexes pour lesquels les conseillers en gestion de l'incapacité ont besoin d'aide supplémentaire.

Conseiller en gestion de l'incapacité (fournisseur de services)

1. Formuler des conseils et des recommandations sur la mise en œuvre et la mise à jour des politiques et programmes de gestion de l'incapacité. Interpréter et expliquer les lois et les politiques, programmes et initiatives des organismes centraux et du ministère à plusieurs ministères et organismes clients externes.
2. Examiner l'information pertinente sur les cas et consulter divers spécialistes et personnes-ressources (p. ex. les sociétés d'assurance, les spécialistes de l'information sur la santé, le personnel des ressources humaines,  les conseillers en santé et sécurité au travail ou le syndicat) en décelant les problèmes qui peuvent nuire au retour du travail d'un employé, en cherchant des solutions à ces problèmes en collaboration avec toutes les parties concernées et en prenant les mesures appropriées, au besoin.
3. Soutenir l'élaboration, la mise en œuvre et la prestation des programmes de gestion de l'incapacité des ministères clients en formulant des recommandations sur les objectifs et les cadres de responsabilité, en surveillant l'efficacité des programmes de gestion de l'incapacité, leur conformité aux lois et aux politiques applicables, en faisant rapport à ce sujet et recommandant des améliorations aux programmes. 
4. Concevoir des communications normalisées et des outils d'information à l'intention des clients dans le cadre d'une approche cohérente et pangouvernementale en matière de gestion de l'incapacité.
5. Coordonner les cas de retour au travail liés à l'incapacité professionnelle ou non professionnelle et les cas d'AMT en adoptant une approche proactive axée sur la collaboration et la multidisciplinarité afin de répondre aux besoins des clients et du ministère; effectuer l'évaluation des besoins, recommander des plans d'action aux gestionnaires sur la gestion des cas individuels, établir l'ordre de priorité des questions et aider les clients à prendre des décisions proactives et éclairées.
6. Faciliter et promouvoir le retour au travail rapide et ses avantages auprès des employés et gestionnaires des ministères clients en les informant de leurs obligations, des ressources disponibles, des coûts financiers et des coûts de productivité, ainsi que des autres incidences et résultats du retour au travail rapide au moyen de discussions, de présentations, de communications et de publications officielles et d'activités et de matériel de formation.
7. Participer aux travaux des équipes de projets et comités interministériels dans le but d'acquérir, d'analyser, d'échanger et d'évaluer de l'information sur les politiques, programmes et initiatives législatives d'envergure des organismes centraux, ainsi que des résultats et des expériences.

Coordonnateur de la gestion de l'incapacité (fournisseur de services)

1. Conserver et mettre à jour l'information concernant les politiques et programmes de gestion de l'incapacité des ministères clients à l'intention du personnel du centre de services et des organisations clientes. 
2. Recueillir l'information pertinente sur les cas en effectuant des recherches et en consultant divers spécialistes et personnes-ressources (p. ex., les sociétés d'assurance, les spécialistes de l'information sur la santé, le personnel des ressources humaines ou le syndicat), s'assurer que toute l'information pertinente pouvant avoir une incidence sur le retour au travail est disponible et accessible pour les conseillers en gestion de l'incapacité et les gestionnaires hiérarchiques des ministères clients, le cas échéant, notamment les analyses des exigences physiques, les plans de retour au travail et les recommandations des médecins. 
3. Administrer et mettre à jour l'information en gérant les dossiers, en recueillant et en analysant les données,  en vérifiant la qualité des données et en produisant des rapports. 
4. Fournir les renseignements essentiels aux agents de gestion de l'incapacité pour les aider à élaborer des plans d'action en matière de retour au travail. Donner des conseils aux gestionnaires et de l'orientation aux employés qui ont besoin de plans d'adaptation et d'intégration au milieu de travail.
5. Surveiller constamment les cas individuels pour relever les problèmes et veiller à ce que les engagements soient respectés et pour fournir de l'information sur l'efficacité des programmes de gestion de l'incapacité et la conformité du ministère client aux lois et politiques applicables, ainsi que le respect des modalités des contrats par le centre de services. Faire des recommandations sur les modifications et les améliorations à apporter aux méthodes et aux outils de surveillance, ainsi qu'à la base de données du programme.
6. Soutenir les activités faisant la promotion du retour au travail rapide et de ses avantages en participant à la production des documents, en diffusant l'information, en prêtant main-forte lors des présentations et en veillant à ce que les ressources documentaires soient pertinentes pour chacun des clients tout en étant  disponibles et accessibles.
7. Participer aux travaux des équipes de projets et comités ministériels afin d'améliorer les méthodes et outils du programme, participer aux initiatives et aux activités de la communauté de pratique et maintenir des relations avec l'ensemble du réseau des spécialistes en gestion de l'incapacité.

Soutien administratif (fournisseur de services)

1. Utiliser la description de travail générique pour les postes de soutien administratif du ministère.

Responsabilités des gestionnaires

• Promouvoir un milieu de travail sécuritaire et sain pour tous les employés.
• Veiller à ce que les employés connaissent le Programme d'aide aux employés et la façon d'en tirer avantage.
• Connaître le processus de gestion de l'incapacité et les politiques et lignes directrices pertinentes.
• S'assurer que tous les employés savent qu'ils ont droit à des mesures d'adaptation, à condition que celles-ci ne constituent pas une contrainte excessive.
• Adhérer aux principes directeurs de la gestion de l'incapacité (approche intégrée, prévention et intervention précoce, communication efficace et confidentialité).
• Répondre de façon proactive aux besoins des employés et les aider à participer de façon substantielle au milieu de travail.

Responsabilités des employés

• Informer leur gestionnaire des capacités, des limitations fonctionnelles et des restrictions susceptibles de nuire à l'exécution de leurs fonctions, le cas échéant.
• Conformément à leur obligation de participer au processus d'adaptation, fournir les renseignements, notamment les documents sur leurs limitations obtenus auprès d'un professionnel de la santé qualifié.
• Participer aux discussions portant sur les solutions d'adaptation et aider à déterminer et mettre en œuvre des options d'adaptation raisonnables.
• Informer leur gestionnaire des changements dans leur situation qui peuvent avoir une incidence sur leur besoin d'adaptation.
• Participer activement à la protection et au maintien de leur santé et de leur bien-être personnel.

Responsabilités du syndicat

• Collaborer avec l'employeur pour faciliter la mise en place de mesures d'adaptation raisonnables.
• Le cas échéant, soutenir l'employé pendat tout le processus

Responsabilités du comité ou du représentant en matière de santé et de sécurité au travail

• Se conformer à la partie II du Code canadien du travail, « Santé et sécurité au travail ».
• Participer à toutes les demandes de renseignements, enquêtes, études et inspections relatives à la santé et à la sécurité des employés.
• Faire des recommandations quant aux modifications à apporter aux procédures et aux processus de travail existants et à l'utilisation de l'équipement, des dispositifs et des vêtements de protection individuels.
• Conserver des dossiers adéquats sur les accidents et les maladies en milieu de travail et exercer une surveillance pour s'assurer que les mesures correctives approuvées ont été prises.

Services pouvant être offerts aux employés

• Services professionnels et services de réadaptation, y compris les services de conditionnement au travail
• Services de santé et de bien-être : programmes de santé mentale, services de prévention et de soutien pour les problèmes psychologiques, sensibilisation et formation en santé mentale, services de gestion des maladies chroniques, programmes de renoncement au tabac, services d'information sur le mieux‑être, salons de la santé, services de contrôle de la santé et évaluation des risques en matière de santé.
• Programme d'aide aux employés : services d'orientation de courte durée pour les employés ayant des problèmes personnels qui nuisent à leur rendement au travail
• Services de conditionnement physique : salles d'entraînement sur place, subventions ou remboursement de l'adhésion à un centre de conditionnement physique ou de l'équipement de conditionnement physique, conseils sur le conditionnement physique, douches et vestiaires, soutien ou parrainage à la création d'équipes ou de clubs sportifs (p. ex.,, pour la marche, le vélo ou la randonnée). Pour plus d'information, consulter la politique du Programmes de conditionnement physique en milieu de travail du Conseil du Trésor.
• Services médicaux : cliniques d'immunisation, soins médicaux sur place, service téléphonique assuré par une infirmière 24 heures sur 24, examens médicaux (p. ex., avant l'embauche ou après un accident)
• Services et pratiques en matière de nutrition : conseils ou séminaires, programmes de perte de poids, aliments sains au travail (p. ex., dans les cafétérias ou les machines distributrices)
• Services de santé et de sécurité au travail : formation en RCR et premiers soins, analyse ergonomique et mise en œuvre des recommandations subséquentes  

Services pouvant être offerts aux gestionnaires et aux spécialistes des ressources humaines

• Encadrement et formation en gestion de l'incapacité et de la santé
• Interprétation des politiques
• Services de consultation (p. ex., sur l'indemnisation des accidents du travail)
• Programme d'aide aux employés : service d'orientation de courte durée pour les employés ayant des problèmes personnels qui nuisent à leur rendement au travail  
• Vérification des capacités en gestion de l'incapacité  
• Coordination de la gestion des cas et services de soutien
• Services de soutien à la gestion des absences (p. ex., mécanisme de déclaration des absences en ligne ou au moyen d'un système de réponse vocale permettant de faire le suivi des absences et d'analyser les tendances)
• Centre de psychologie du personnel de la Commission de la fonction publique du Canada
• Services organisationnels spécialisés à l'intention des gestionnaires

Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC)

La figure ci-dessous est tirée du Cadre de santé, de sécurité et de gestion de l'incapacité de RHDCC :

SST :

Santé et sécurité au travail

GI :

Gestion de l'incapacité

Figure 3 - Version textuelle

Le cadre de gestion de l'incapacité va de la prévention – au moyen d'une intervention rapide, de l'aide aux employés, et du maintien en poste de ceux-ci grâce à  des options qui leur permettent de rester au travail – aux services offerts en vue d'aider les employés accidentés à  retourner au travail. De tels services font partie d'un continuum qui comprend la santé et la sécurité au travail, les Programmes d'aide aux employés et la gestion de l'incapacité.

La prévention peut consister à  :

• améliorer les connaissances et accroître les capacités afin de prévenir les accidents, les maladies et les affections invalidantes;
• promouvoir les pratiques qui favorisent le mieux-être physique et psychologique des employés.

 L'aide aux employés peut englober :

• les politiques, lignes directrices et outils à  l'intention des gestionnaires et des employés;
• le contact ou l'intervention rapide auprès des employés;
• l'adaptation en milieu de travail;
• les services de soutien actif aux personnes et aux équipes.

Le retour au travail des employés nécessite :

• une gestion active des cas;
• une planification et exécution d'une réintégration sécuritaire et souple au milieu de travail en temps opportun;
• des solutions transitoires.

La Division de la santé, de la sécurité et de la gestion de l'incapacité de Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC) a été créée à partir du cadre de référence de l'International Disability Management Standards Council.

Figure 4 - Cadre de référence de l'International Disability Management Standards Council

Ce cadre composé de 16 éléments constitue une stratégie exhaustive, intégrée et de classe mondiale en matière de conception et de prestation des services qui repose sur 3 piliers : la prévention, l'aide et le retour au travail.

Cette initiative a permis d'élaborer l'infrastructure nécessaire à la mise en œuvre d'un programme intégré de gestion de l'incapacité fondé sur un seul rapport hiérarchique. Il a donc été possible de regrouper la gestion et l'exécution de quatre fonctions liées aux ressources humaines afin d'uniformiser les procédures et les normes de service, d'améliorer la prestation des services et de centraliser la gestion des coûts :

• Santé et sécurité au travail;
• Obligation d'adaptation;
• Coordination ministérielle du Programme d'aide aux employés;
• Gestion de l'incapacité.

La Division de la santé, de la sécurité et de la gestion de l'incapacité (DSSGI) de RHDCC a été créée pour gérer de façon impartiale les services aux clients et les mesures prises pour répondre à leurs besoins en matière de gestion de l'incapacité. La Division s'assure que les intérêts des employés sont protégés et soutenus à toutes les étapes du processus de gestion de l'incapacité.

Le Programme de gestion de l'incapacité de la DSSGI aide les gestionnaires en exécutant les fonctions suivantes :

• relever, examiner, évaluer et résoudre les cas de maladie, d'accident et d'incapacité où les employés sont en congé de maladie non payé depuis plus de deux ans;
• collaborer activement au règlement des cas actuels de maladies, d'accidents ou d'incapacité où les employés sont demeurés au travail ou revenus au travail;   
• gérer la collecte des données, la production de rapports et l'analyse des cas d'incapacité;
• présenter des séances d'information sur la gestion de l'incapacité aux gestionnaires et aux comités.

Ce modèle s'appuie sur le continuum de services de RHDCC et sur les trois piliers, soit la prévention, l'aide et le retour au travail. Il a été créé en complément au èle de RHDCC axé sur la gestion intégrée de l'incapacité dans le continuum de services.

Figure 5 - Version textuelle

Ce modèle logique donne d'abord un aperçu des activités, puis précise les extrants qui y sont rattachés. On énumère ensuite les quatre catégories de résultats immédiats, lesquels sont suivis des résultats intermédiaires et des résultats finaux.

Les activités sont les outils et services intégrés de santé, de sécurité et de gestion de l'incapacité offerts à  tous les employés de RHDCC, notamment :

• planification axée sur la collaboration et les partenariats;
• soutien aux politiques et aux programmes;
• mesures et services de prévention exhaustifs;
• mesures et services de soutien intégrés/coordonnés et plans d'action personnalisés.

Les extrants de ces activités sont les services de santé, de sécurité et de gestion de l'incapacité offerts è tous les employés de RHDCC :

• santé et sécurité au travail;
• obligation de prendre des mesures d'adaptation
• gestion de l'incapacité

Il y a quatre résultats immédiats :

• baisse de la fréquence et de la durée des absences liées à  l'incapacité en milieu de travail;
• baisse du nombre d'incidents et d'accidents liés à  la santé et à  la sécurité au travail;
• hausse du nombre d'employés capables de retourner au travail;
• meilleure connaissance du programme de santé, de sécurité et de gestion de l'incapacité.

Le résultat intermédiaire est la réduction des coûts humains, financiers et sociaux de l'incapacité.

Le résultat final est un milieu de travail et un environnement physique sains et sécuritaires, et un effectif durable qui se renouvelle et qui demeure abordable au fil du temps.

Société canadienne des postes

La structure de la Société canadienne des postes expose les lois qui encadrent son programme de gestion de l'incapacité et la configuration de la gouvernance du programme.

Figure 6 - Version textuelle

Le programme de gestion de l'incapacité de la Société canadienne des postes est régi par plusieurs lois :

• la Loi canadienne sur les droits de la personne qui est réglementée et appliquée par la Commission canadienne des droits de la personne;
• la Loi sur la protection des renseignements personnels qui est réglementée et appliquée par le Commissaire à  la protection de la vie privée du Canada;
• la Loi sur l'indemnisation des agents de l'êtat (LIAE) dont la réglementation de l'étendue de son application aux employés visés par celle-ci est assurée par Ressources humaines et Développement des compétences Canada et les commissions des accidents du travail provinciales;
• des conventions collectives,  de la jurisprudence, des meilleures pratiques du secteur privé, des politiques et procédures ministérielles, des fournisseurs de services externes, des vérificateurs.

Le Programme de gestion de l'incapacité comporte quatre principaux comités : 

• le Conseil d'administration, qui est responsable de l'ensemble de la politique de gestion de l'incapacité de la Société canadienne des postes;
• le Comité directeur exécutif de gestion de l'incapacité, qui est responsable du leadership et de l'administration de l'ensemble du programme;
• le Centre d'excellence en gestion de l'incapacité, qui est responsable de l'administration, de l'application et de l'amélioration continue du programme de gestion de l'incapacité;
• le Comité des directeurs généraux, qui est responsable de la résolution des problèmes liés à  la gestion de l'incapacité.

Trois groupes rendent des comptes au Centre d'excellence en gestion de l'incapacité :  

• le Comité consultatif sur les avantages sociaux, qui examine les enjeux et les processus administratifs des régimes d'avantages sociaux (invalidité de longue durée – Sun Life);
• le Comité consultatif national sur la gestion de l'incapacité, qui examine les modifications au modèle, les communications, l'évaluation du programme et les modifications législatives;
• le Comité consultatif national mixte syndical-patronal, qui examine le fonctionnement général du programme, cerne les préoccupations et mène des consultations sur les modifications au programme.

Les Services de gestion de l'incapacité, qui relèvent du Centre d'excellence en gestion de l'incapacité et se chargent de la gestion de l'incapacité au quotidien (gestionnaire des capacités professionnelles), travaillent avec les deux comités suivants :  

• le Comité consultatif régional mixte syndical-patronal, qui examine les préoccupations relatives au programme régional et mène des consultations sur les modifications au programme;
• le comité de retour au travail local, qui examine les programmes de retour au travail et en facilite l'utilisation pour les employés.

Ministère de la Défense nationale (MDN)

Le MDN s'est employé à élargir son équipe interdisciplinaire en demandant la participation et l'appui de la collectivité médicale qui sert ses employés; il a conçu un formulaire d'évaluation de l'aptitude physique au travail qui : 

• renseigne mieux la collectivité médicale sur la capacité de travail requise (physique et non‑physique);
• est proactif en proposant des possibilités de travail modifié au professionnel de la santé.

Statistique Canada

Statistique Canada a une unité d'assurance-invalidité composée d'un coordonnateur et de deux adjoints qui travaille en collaboration avec les fournisseurs d'assurance-invalidité et les employés. L'organisme est appuyé par le Programme d'aide aux employés, dont un représentant est sur place pour aider les employés à remplir les formulaires nécessaires. De plus, un ancien employé de l'organisme travaille à temps partiel pour préparer les estimations de prestations de retraite pour les employés qui sont en congé non payé depuis longtemps.

Le système de gestion des congés de Statistique Canada envoie aux gestionnaires un courriel pour leur rappeler d'intervenir quand les demandes de congé de leurs employés arrivent à échéance.

Service correctionnel du Canada (SCC)

SCC a rendu sa séance de formation d'une demi-journée sur la gestion de l'incapacité obligatoire pour tous ses gestionnaires.

Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC)

La Division de la santé, de la sécurité et de la gestion de l'incapacité (DSSGI) a consacré des ressources à la formation et au perfectionnement des conseillers en gestion de l'incapacité par l'entremise des modules du programme de gestion de l'incapacité et de retour au travail de l'Institut national de recherche et de gestion de l'incapacité au travail. Le Ministère examine actuellement d'autres possibilités de formation pour améliorer la formation et le perfectionnement continus de ses conseillers en gestion de l'incapacité.

Ministère de la Défense nationale (MDN) / Forces canadiennes

Le MDN offre des séances de formation personnalisées sur le retour au travail à trois groupes cibles dans toutes ses bases au pays. 

• La première est une séance d'une demi-journée à l'intention des employés. Elle est donnée par le conseiller local de la politique de retour au travail et par le représentant syndical local afin d'informer les employés de la politique de retour au travail du Ministère, de leurs rôles et responsabilités et de l'application du processus de retour au travail au niveau local.
• La deuxième est une séance d'une journée à l'intention des gestionnaires des employés civils qui est donnée par des consultants externes embauchés au bureau de santé et de sécurité du Ministère. Les gestionnaires sont informés de la politique nationale du MDN en matière de retour au travail et de leurs rôles et responsabilités. Le conseiller local de la politique de retour au travail informe les gestionnaires de la façon d'appliquer le processus de retour au travail à l'échelle locale. Le MDN présente environ 14 de ces séances chaque année. Le cours sera donné en ligne vers la fin du présent exercice afin d'atteindre un plus grand nombre de gestionnaires.  
• La troisième est un cours de trois jours à l'intention des membres du comité de retour au travail (personnel des ressources humaines, syndicat, conseiller de la politique de retour au travail). Cette formation est donnée par le coordonnateur national de la santé et du retour au travail des employés civils. Elle a pour but d'aider les bases militaires à maintenir, à développer et à améliorer leurs capacités en ce qui concerne les services de retour au travail en utilisant les meilleures pratiques du secteur privé et en mettant l'accent sur des stratégies de communications efficaces. Cette collaboration permet de trouver des solutions avantageuses pour tous et de maintenir des relations fondées sur la confiance au sein d'une équipe.

Les bases qui ont obtenu les meilleurs résultats sont celles qui ont pu donner cette formation de façon régulière afin que toutes les parties connaissent leurs rôles et responsabilités. Par ailleurs, un comité de retour au travail fait la promotion du programme auprès de tous les employés. Ses méthodes sont proactives et fondées sur la collaboration entre les membres de l'équipe.

Santé Canada

Santé Canada mène ses activités de formation et de sensibilisation dans le cadre de son Programme de débouchés des personnes handicapées, qui accroît la mobilité professionnelle des personnes qui se sont déclarées elles‑mêmes handicapées en leur offrant des és d'affectation. Le programme vise avant tout à leur permettre d'acquérir les compétences nécessaires pour obtenir de l'avancement dans leur domaine de préférence.

Santé Canada a constitué un réseau d'agents de changement qui offre des programmes et des réseaux visant à améliorer les capacités des employés :

• Programme de perfectionnement des cadres autochtones;
• Programme d'affectations de Santé Canada;  
• Programme de perfectionnement des gestionnaires scientifiques de Santé Canada.

Par ailleurs, on trouve à Santé Canada un certain nombre de réseaux d'employés et de bénévoles qui offrent  à leurs membres un forum leur permettant de discuter des idées et des enjeux, d'échanger des conseils et de s'aider mutuellement tout en aidant les employés et les gestionnaires. Ces réseaux servent également d'organismes de consultation à l'égard des politiques et des programmes au sein du Ministère. En voici la liste  (À propos de Santé Canada - Diversité):

• Réseau des employés autochtones;
• Réseau des agents de changement;
• Réseau des gais, lesbiennes, bisexuels, transgenres et bispirituels (Réseau GLBTB);
• Réseau des gestionnaires de Santé Canada;
• Réseau des personnes handicapées
• Réseau des membres de minorités visibles;
• Réseau des jeunes professionnels.

Dans le cadre de son Programme d'aide aux employés (PAE), l'Agence du revenu du Canada (ARC) fait appel à un réseau d'agents d'orientation bénévoles pour aider leurs collègues qui en ont besoin. Ce réseau repose sur le principe que chaque milieu de travail compte déjà des employés en qui leurs collègues ont confiance et à qui ils n'hésitent pas à se confier lorsqu'ils ont un problème personnel ou professionnel. Le Programme d'aide aux employés (PAE) canalise cette précieuse ressource en choisissant soigneusement ces agents d'orientation, en leur donnant de la formation et en les supervisant afin qu'ils puissent à leur tour aider leurs collègues tout en respectant les valeurs de confidentialité et d'impartialité du PAE. Les agents d'orientation aident les employés qui demandent de l'aide en les écoutant, en les renseignant sur les ressources disponibles au sein de l'ARC ou dans la collectivité et en les encourageant à s'adresser aux conseillers du PAE. L'un des principaux avantages de ce réseau est que les agents d'orientation constituent souvent une première étape pour des personnes qui n'osent pas s'adresser immédiatement à des conseillers professionnels, ce qui permet d'élargir le filet du soutien qui peut être donné pour assurer le mieux-être des employés. De plus, les agents d'orientation font la promotion du PAE en présentant des séances d'orientation et en organisant d'autres activités d'information ou de bien-être et en siégeant aux comités consultatifs locaux du PAE, souvent à tour de rôle. Ce réseau compte habituellement 1 agent d'orientation pour 250 à 300 employés.

Ressources humaines et Développement des compétences Canada (RHDCC)

L'ancienne Division du mieux-être de RHDCC a établi l'Indice de la culture d'entreprise en matière de santé (ICES) dans l'organisation.

L'ICES est un outil qui permet de connaître l'état de santé d'une organisation et de ses employés en évaluant la mesure dans laquelle la « culture en matière de santé » s'inscrit dans l'atteinte des objectifs de l'organisation ou va à l'encontre de ceux-ci. Cet outil a été conçu par le Dr Martin Shain, du Centre for Addiction and Mental Health, en collaboration avec Santé Canada. Le Dr Shain est l'un des meilleurs spécialistes des sciences sociales au Canada dans le domaine du mieux‑être au travail.

On calcule l'ICES en mesurant les quatre plus importants facteurs de stress et de satisfaction au travail :

• la demande (le temps disponible pour faire le travail);
• le contrôle (l'influence sur la façon d'effectuer le travail);
• l'effort (la fatigue mentale causée par le travail);
• la récompense (la reconnaissance du travail accompli).

L'Agence du revenu du Canada élabore actuellement de nouveaux outils afin de promouvoir l'importance de créer des milieux de travail sains. Ces outils seront fondés sur les recherches les plus récentes, notamment le document du Dr Martin Shain intitulé Une bataille juridique tout à fait légitime, et l'étude de Jean Pierre Brun.

Santé Canada a préparé, à l'intention des petites entreprises, un guide intitulé La santé, on y travaille qui contient des outils utiles.

Parcs Canada a conçu un logiciel complémentaire à PeopleSoft pour le traitement de l'information sur la gestion des cas d'accidents professionnels et non professionnels.