Adaptation

Les Fondements - Adaptation

• Obligation d'adaptation
• Contrainte excessive
• Qu'est-ce qu'une exigence professionnelle justifiée?
• Processus d'adaptation
• Obligation d'adaptation : rôles et responsabilités
• Options d'adaptation
• Pratiques prometteuses

Obligation d'adaptation

L'efficacité de la gestion de l'incapacité dépend d'une intégration réussie de l'obligation d'adaptation à la culture et aux politiques du ministère ou de l'organisme. L'obligation de prendre des mesures d'adaptation est une obligation juridique (conformément aux articles 2 et 15 de la Loi canadienne sur les droits de la personne) selon laquelle les employeurs sont tenus de cerner et de supprimer les obstacles qui ont des répercussions négatives sur les employés protégés en vertu de la Loi et de mettre en œuvre les mesures nécessaires pour que ces employés puissent remplir leurs fonctions au mieux de leurs capacités. La direction doit comprendre et assumer les responsabilités suivantes :

• cerner les obstacles susceptibles de nuire à la personne qui demande des mesures d'adaptation;
• examiner les possibilités de supprimer les obstacles;
• s'assurer que les demandes d'information sont constructives et respectent le droit à la protection des renseignements personnels et la confidentialité. 

En règle générale, les obligations en matière d'adaptation sont les suivantes :

• Selon les circonstances, on s'attend à ce que l'employeur définisse et mette en œuvre des mesures d'adaptation raisonnables en temps opportun. En prenant des mesures d'adaptation pour un employé ou un candidat au processus de sélection, l'employeur doit apporter des changements, assumer parfois certains coûts et accepter un degré de perturbation des activités (sans contrainte excessive)
• On s'attend à ce que l'employé coopère pleinement aux efforts déployés pour trouver une mesure d'adaptation raisonnable, tout en reconnaissant que la solution qu'il préfère pourrait ne pas être possible.
• Le syndicat doit collaborer avec l'employeur afin de trouver une mesure d'adaptation raisonnable pour l'employé, s'il y a lieu.
• Toutes les mesures d'adaptation doivent respecter le droit à la protection des renseignements personnels et la confidentialité en tenant compte de la personnalité et de l'estime de soi de l'employé la dignité la personnalité et de l'estime de soi de l'employé. L'ensemble des tâches attribuées doivent être importantes, productives et avoir une valeur pour le ministère ou l'organisme et pour l'employé.

Comprendre le type de mesure d'adaptation requise

• Il n'est pas nécessaire de présenter une demande d'adaptation par écrit mais elle devrait être communiquée de façon aussi claire et précise que possible.
• Le gestionnaire doit être au courant des besoins de l'employé, des options d'adaptation possible et des ressources de planification disponibles.
• L'adaptation nécessite normalement la coordination d'activités telles que l'évaluation et l'achat d'équipement adapté et des modifications au milieu de travail. S'il faut procéder à une adaptation plus complexe et à plus long terme, un plan d'adaptation est essentiel. Ce plan devrait comprendre :
  • le nom des parties concernées (gestionnaire et employé) et la responsabilité qu'ils ont de communiquer régulièrement au moyen de la méthode préférée;
  • des mises à jour régulières sur l'état de santé de l'employé et le moment opportun où le retour au travail peut se faire en toute sécurité.

Contrainte excessive

La contrainte excessive constitue la limite au-delà de laquelle l'employeur n'est pas tenu de prendre une mesure d'adaptation. Il y a contrainte excessive lorsque des facteurs tels que la sécurité, la santé ou le coût rendent le fardeau trop élevé pour. Cette limite est propre à chaque situation, qui doit être évaluée au cas par cas. L'employeur est tenu d'épuiser toutes les possibilités de mesures d'adaptation raisonnables et de faire la preuve qu'il a suivi une procédure (Processus d'adaptation) avant de déclarer que la contrainte est excessive. Dans certains cas,  une exigence professionnelle justifiée peut empêcher la mesure d'adaptation car celle-ci entraînerait une contrainte excessive. Le gestionnaire immédiat ne doit pas prendre cette décision sans consulter un spécialiste des relations de travail.

Les employés représentés par un syndicat auxquels on refuse une mesure d'adaptation peuvent déposer un grief en vertu d'une convention collective établie. Tous les travailleurs peuvent déposer une plainte auprès de la Commission canadienne des droits de la personne, qu'ils soient ou non représentés par un syndicat. Les plaintes peuvent porter sur tout aspect de l'emploi, y compris les tests de présélection, l'environnement de travail, la formation et les promotions. Pour de plus amples renseignements, veuillez vous reporter à la section 6.3 – Gestion du mieux-être – Guide de gestion de l'incapacité à l'intention des gestionnaires de la fonction publique fédérale

Les employé non représentés et exclus ont le droit de déposer un grief selon la procédure de règlement des griefs de Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.  Les employés non représenté et exclus peuvent également déposer une plainte en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Qu'est-ce qu'une exigence professionnelle justifiée?

Une exigence professionnelle justifiée est une norme ou un règlement essentiel pour exécuter les fonctions d'un poste. Pour qu'une norme soit considérée comme une exigence professionnelle justifiée, l'employeur doit prouver que toute mesure d'adaptation ou tout changement apporté à la norme créerait une contrainte excessive.

Un processus en trois étapes permet de déterminer si une mesure d'adaptation particulière crée une contrainte excessive et constitue une exigence professionnelle justifiée. Le processus favorise l'élaboration de normes qui éliminent tout obstacle discriminatoire et font place aux contributions de tous les employés.

Processus d'adaptation

Contrairement au processus de retour au travail, qui est transitoire et d'une durée déterminée, l'adaptation est un processus continu, qui exige un suivi et un examen réguliers. Les exigences relatives à la protection des renseignements personnels sont respectées dans tous les cas, en particulier celles qui traitent de la communication de renseignements médicaux. Le diagramme ci-après suppose que le Code canadien du travail, partie II, a été respecté et que le lieu de travail est exempt d'obstacle.

Figure 1: Diagramme du processus d'adaptation - Version textuelle

Ce graphique d'acheminement illustre les étapes à  suivre et les mesures à  prendre par les gestionnaires pour s'assurer que les employés reçoivent l'adaptation requise compte tenu de leurs capacités, de leurs limitations fonctionnelles ou de leur incapacité. Voici les étapes de l'adaptation :

• Reconnaître le besoin d'adaptation : l'employé ou le candidat devrait le demander ou l'employeur devrait définir les besoins de l'employé.
• Réunir les informations pertinentes et évaluer le besoin : on demande à  l'employé de contribuer aux options et, de concert avec l'employeur, de les examiner à  fond pour bien comprendre en quoi elles consistent, puis d'évaluer ensemble les exigences en matià¨re d'adaptation.
• Si la mesure d'adaptation demandée est simple, offrir de la mettre en application. Si la mesure d'adaptation est complexe, susciter la participation d'un tiers au besoin, prendre une décision éclairée et proposer une mesure d'adaptation.
• Si la mesure d'adaptation est acceptable, la mettre en application. Si elle est inacceptable, amorcer un recours interne, comme l'arbitrage ou un autre recours.
• Lorsque la mesure d'adaptation est jugée acceptable et est mise en application, surveiller et examiner lla situation de prà¨s, c'est-à -dire faire le suivi et tenir les dossiers à  jour avec la coopération de l'employeur et de l'employé.
• Examiner périodiquement la mesure d'adaptation pour assurer qu'elle répond de façon satisfaisante aux besoins de l'employé.
• Si la mesure d'adaptation est insatisfaisante, recommencer le processus.

• Reconnaître la nécessité de l'adaptation
  • L'employé (ou le candidat) demande une mesure d'adaptation;
  • L'employeur est tenu de reconnaître et d'examiner les conditions qui pourraient nécessiter une adaptation; un employeur a l'obligation d'amorcer une discussion sur les mesures d'adaptation lorsqu'il sait qu'un employé peut avoir un besoin qui n'a pas été exprimé.
• Réunir les renseignements pertinents et évaluer les besoins
  • L'employé et l'employeur discutent des options.
  • Le gestionnaire et l'employé peuvent consentir aux mesures d'adaptation simples.
  • Voici les méthodes qui peuvent être utilisées dans les cas complexes :
    • évaluation des besoins d'adaptation et révision interne de l'évaluation;
    • examen de la possibilité d'une évaluation par un tiers (s'il y a lieu).
• La mesure d'adaptation proposée se fonde sur les renseignements disponibles.
• La mesure d'adaptation fournie est acceptée puis mise en oeuvre.
  • Surveillance et examen de la mesure d'adaptation : les responsabilités de l'employeur en ce qui concerne les mesures d'adaptation à prendre pour les employés (et candidats) relativement à des éléments tels que l'accès physique, les installations adaptées ou les allergies alimentaires nécessitent un mécanisme de surveillance et d'examen. Les mesures d'adaptation qui ne sont pas satisfaisantes exigent des ajustements et des modifications qui se fondent sur les exigences contenues dans les recommandations de l'évaluation. Il se peut qu'une réévaluation soit requise et que d'autres spécialistes ou intervenants doivent être consultés.
• La mesure d'adaptation est refusée
  • Un employé auquel on refuse une mesure d'adaptation dans le contexte d'une situation de mise à pied ou d'un processus de dotation peut déposer une plainte en vertu de la Loi sur l'emploi dans la fonction publique.
  • Les employés représentés qui se voient refuser une mesure d'adaptation en raison de l'un des 11 motifs de discrimination peuvent également déposer un grief aux termes d'une convention collective;
  • Les employés non réprésentés ou exclus qui se voient refuser une mesure d'adaptation peuvent déposer un grief en vertu de la procédure de règlement des griefs de Loi sur les relations de travail dans la fonction publique.
  • Tous les employés, qu'ils soient représentés ou non, peuvent déposer une plainte en vertu de la Loi canadienne sur les droits de la personne. Les plaintes peuvent viser n'importe quel aspect lié à l'emploi, y compris les tests de présélection, l'environnement de travail, la formation ou les promotions.

L'employeur et l'employé ont la responsabilité de coopérer afin de déterminer et de mettre en œuvre une mesure d'adaptation. Une mesure d'adaptation raisonnable proposée par un gestionnaire peut ne pas être l'option que préfère l'employé mais elle doit représenter une solution d'adaptation adéquate fournie par le gestionnaire et issue de la coopération et de la collaboration de l'employé à la recherche de la mesure d'adaptation.

• Prévention
• Aide au rétablissement
• Gestion de cas
• Plan de maintien au travail
• Plan de retour au travail