La gestion des cas d'incapacité - Quel a été l'élément déclencheur?
Gestion de l'incapacité dans la fonction publique fédérale
Deux éléments peuvent déclencher le processus de gestion relatif à une maladie, un accident du travail ou une incapacité. Le gestionnaire doit choisir l'élément déclencheur pour une situation donnée.
- L'employé manifeste une inquiétude ou fait état d'un accident, d'une maladie ou un problème de santé. Passez à Responsabilités initiales.
- Le gestionnaire observe ou a connaissance de certains comportements pouvant indiquer la nécessité de prendre des mesures d'adaptation, notamment :
- l'employé se plaint fréquemment de douleurs physiques, d'inconfort ou de fatigue;
- l'employé est fréquemment en retard ou absent (utilisation croissante de congés, absences inhabituelles à répétition);
- le comportement de l'employé change brusquement;
- le rendement de l'employé est inhabituellement mauvais;
- l'employé montre des signes d'inattention, a de la difficulté à se concentrer ou manque de mémoire;
- l'employé montre moins d'intérêt, de motivation ou d'enthousiasme à l'égard de son travail;
- les collègues de l'employé s'inquiètent ou font des commentaires négatifs;
- toute autre situation ou tout comportement inhabituel. Passez à Envisager la possibilité d'avoir à prendre des mesures d'adaptation
Il n'existe pas de formule établie pour l'adaptation. Chaque personne a des besoins qui lui sont propres et tous les employés ont le droit d'obtenir des mesures d'adaptation, à condition que ces mesures n'imposent pas une Contrainte excessive à l'employeur. L'adaptation consiste à éliminer les obstacles afin que les employés puissent faire leur travail et mettre toutes leurs compétences au service de l'organisation. Les gestionnaires ont une obligation envers les employés, même si aucune demande d'adaptation n'a été présentée. Le gestionnaire qui a l'impression que l'employé a des problèmes de santé doit avoir une conversation avec cet employé afin de déterminer si des mesures d'adaptation sont nécessaires.
Envisager la possibilité d'avoir à prendre des mesures d'adaptation
Le gestionnaire qui estime que l'employé peut avoir besoin de mesures d'adaptation devrait faire ce qui suit :
- Constituer un dossier contenant les observations relatives aux comportements précis et observables de l'employé qui ont mené à cette conclusion.
- Rencontrer l'employé afin de discuter des observations et de tenter de recueillir des renseignements pour déterminer s'il est nécessaire de prendre des mesures d'adaptation. Au lieu de chercher à connaître la nature du problème de santé ou à obtenir un diagnostic, le gestionnaire devrait informer l'employé de ce qui suit :
- la rencontre a pour but de l'aider à participer aux activités de son milieu de travail et, s'il y a lieu, de prendre les mesures d'adaptation dont il aurait besoin;
- la rencontre ne vise pas à prendre des mesures disciplinaires;
- tout renseignement concernant ses limitations servira à déterminer les mesures d'adaptation dont il aurait besoin et, le cas échéant, à établir en bonne et due forme un plan d'adaptation personnalisé;
- un représentant syndical ou un tiers peut participer aux discussions, s'il y a lieu;
- la teneur de la conversation est confidentielle, c'est-à-dire que l'information pertinente sera communiquée seulement en fonction du besoin de savoir (p. ex., la mesure d'adaptation peut être déterminée en fonction d'un changement des capacités fonctionnelles);
- les attentes professionnelles et les conséquences éventuelles du comportement observé doivent être examinées (au besoin, consulter les Ressources humaines);
- il peut avoir recours aux services du Programme d'aide aux employés (PAE).
- Consigner les résultats des réunions, les discussions et les mesures qui ont été prises pour tenter de résoudre le problème. Donner à l'employé des copies de tous les formulaires remplis.
- Verser au dossier tous les documents ou renseignements relatifs à la maladie, à l'accident ou à l'incapacité et conserver le dossier dans un classeur verrouillé dont l'accès est restreint.
- Demander l'aide des Ressources humaines et du PAE s'il a de bonnes raisons de croire que l'employé représente un danger pour lui-même ou pour les autres. Consulter le protocole d'urgence de l'organisation.
Choisir le bon scénario pour la situation ou le cas en question :
- Si l'employé refuse de collaborer aux efforts visant à déterminer le besoin d'adaptation, prendre des mesures administratives ou de gestion du rendement, ou surveiller la situation en suivant les étapes ci-dessus. Consulter les Ressources humaines pour obtenir de l'aide ou d'autres renseignements.
- L'employé fait état d'un accident, d'une maladie ou d'une incapacité et fournit des renseignements au sujet de ses capacités, de ses limitations fonctionnelles et de ses restrictions. Passez à Responsabilités initiales
Vous pouvez demander de l'aide et des conseils auprès des superviseurs, des Ressources humaines, des Relations de travail et du programme de résolution des conflits du ministère. Les gestionnaires peuvent aussi faire appel au PAE s'ils sont eux-mêmes touchés par la situation.
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