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La gestion des cas d'incapacité - Adaptation

Gestion de l'incapacité dans la fonction publique fédérale

L'obligation d'adaptation s'applique à plusieurs intervenants. L'employeur, le syndicat et l'employé demandant une adaptation ont tous des rôles et des responsabilités.

Avant d'amorcer le processus d'adaptation, le gestionnaire devrait prendre les mesures suivantes :

  • Connaître ses obligations légales en matière d'adaptation et comprendre la portée et la variété des options d'adaptation. Passez à Options d'adaptation.
  • Veiller à ce que l'employé connaisse ses responsabilités à l'égard du processus d'adaptation. Le cas échéant, il peut demander la présence d'un représentant syndical ou d'un tiers à toutes les étapes du processus.
  • Consulter les agents négociateurs et les autres représentants des employés lorsque les mesures d'adaptation ont une incidence sur d'autres employés, et collaborer avec eux.  
  • Demander une évaluation ou réévaluation médicale si l'employé n'a pas fourni de renseignements médicaux pour justifier les mesures d'adaptation ou si les renseignements fournis ne sont pas suffisants. Passez à Évaluation médicale.
  • Si les renseignements médicaux fournis sont suffisants, parvenir à une compréhension commune des renseignements avec l'employé (et avec le représentant syndical, le cas échéant) si ce n'est déjà fait.

Selon les renseignements fournis par le médecin praticien, déterminer si l'employé aura besoin :

La gestion à l'obligation d'identifier, de mettre en œuvre et d'appuyer les mesures d'adaptation en milieu de travail. Le syndicat partage cette obligation si son consentement est nécessaire pour mettre en œuvre la mesure d'adaptation ou s'il est partie à la discrimination (si la source de discrimination est dans la convention collective). Passez à Obligation d'adaptation.

Pratique exemplaire : Il faut garder l'esprit ouvert quand vient le moment d'examiner les diverses approches en matière d'adaptation. Si aucune solution n'est clairement la bonne, on peut utiliser une combinaison de solutions.

Adaptation : élaboration et mise en œuvre d'un plan d'adaptation personnalisé

Si les mesures d'adaptation nécessaires sont de courte durée, le gestionnaire doit :

  • Examiner toutes les options d'adaptation possibles afin de s'assurer que les options choisies correspondent aux renseignements médicaux obtenus et qu'elles répondent à juste titre aux besoins de l'employé, de l'employeur et des autres intervenants (p. ex., le syndicat). Passez à Options d'adaptation.
  • Élaborer un plan d'adaptation individuel en collaboration avec l'employé et le représentant syndical, le cas échéant.
  • Informer l'employé que l'employeur doit consulter les représentants syndicaux si les mesures d'adaptation proposées ont une incidence sur d'autres employés syndiqués.
  • Examiner et signer le plan avec l'employé, puis lui en remettre une copie et en garder une au dossier.

Si l'employé reçoit des prestations du Régime de pensions du Canada, du Régime des rentes du Québec, de la commission des accidents du travail ou de l'assureur, ces prestations ne seront protégées que si l'employé demande à ces intervenants d'approuver le plan d'adaptation individuel avant la mise en œuvre de celui'ci. L'assureur n'est pas tenu de signer le plan mais il doit accepter les renseignements médicaux et les recommandations sur lesquels le plan est fondé.

Qu'arrive-t-il si l'employé n'accepte pas les mesures d'adaptation proposées. Passez à Adaptation : l'employé n'accepte pas les mesures d'adaptation proposées?

Mettre en œuvre le plan d'adaptation. S'il faut recourir à une technologie d'adaptation ou à des aides techniques, communiquer avec le Programme de la technologie adaptée de votre organisation, si disponible, afin que l'équipement nécessaire soit acheté et installé avant la date de début ou de retour au travail de l'employé; le cas échéant, faites les démarches nécessaires pour offrir la formation appropriée.   

  • Discuter avec les membres de l'équipe de toute mesure d'adaptation qui aura une incidence sur eux et sur leur charge de travail, le cas échéant, et s'assurer que le droit de l'employé à la protection des renseignements personnels est respecté. 
  • Si l'employé a pris un congé non payé, informer la Rémunération que l'employé est de retour au travail et communiquer son nouvel horaire de travail, le cas échéant, le jour où l'employé revient au travail.
  • Informer la Rémunération du retour au travail de l'employé afin que la rémunération des jours travaillés puisse redémarrer rapidement et que les assureurs sachent combien de jours l'employé a été absent.
  • Souhaiter la bienvenue à l'employé et l'aider à s'installer, le cas échéant.  
  • En collaboration avec l'employé, examiner les attentes en matière de rendement pour la durée du cycle et faire les modifications qui s'imposent.
  • Maintenir le contact avec l'employé après la date de son retour au travail afin d'évaluer les progrès réalisés dans l'application du plan d'adaptation, apporter les modifications nécessaires et veiller à ce que toutes les parties exécutent le plan d'adaptation mutuellement convenu.
  • Continuer de suivre les progrès de l'employé afin de réagir à l'évolution de ses besoins. À titre d'exemple, l'état de santé de l'employé peut ne pas s'améliorer comme prévu ou d'autres besoins peuvent être déterminés.
  • Le cas échéant, réintégrer l'employé dans ses fonctions habituelles une fois qu'il s'est rétabli de son accident, de sa maladie ou de son problème de santé, et ce, en toute sécurité et en temps opportun.

Choisir ensuite le scénario adapté à la situation :

Adaptation : le plan d'adaptation individuel n'a pas eu les résultats escomptés

Si le plan d'adaptation n'a pas été mis en œuvre et si les mesures d'adaptation doivent être réévaluées, le gestionnaire pourrait devoir essayer d'autres solutions :

  • Consulter le conseiller en ressources humaines, au besoin.
  • Discuter de la situation avec l'employé et le représentant syndical, le cas échéant, afin de déterminer les raisons pour lesquelles l'adaptation n'a pas eu les résultats escomptés et de proposer des modifications ou rajustements qui permettraient de redresser la situation.
  • Si les tâches du poste n'ont pas été analysées, effectuer une analyse des fonctions et normes de l'emploi. Passez à Adaptation des fonctions, des principales activités et des normes de l'emploi. L'analyse des tâches du poste est effectuée par le gestionnaire et par les Relations de travail.
  • Le gestionnaire peut devoir communiquer d'autres renseignements au médecin praticien (p. ex., la description de travail, l'analyse des tâches de l'emploi ou un exemplaire du plan d'adaptation). 
  • Si le gestionnaire a besoin de renseignements médicaux supplémentaires sur les capacités, les limitations fonctionnelles et les restrictions de l'employé, il doit les demander au médecin praticien. S'il a encore besoin de renseignements, il doit demander à l'employé de se soumettre à une réévaluation médicale. Passez à Évaluation médicale.
  • Dans la mesure du possible, s'assurer que l'employé est en mesure de demeurer au travail en attendant les  renseignements supplémentaires ou la modification du plan d'adaptation.
  • Le cas échéant, modifier le plan d'adaptation individuel et mettre en œuvre le plan révisé. 
  • Surveiller et examiner périodiquement les mesures d'adaptation afin de s'assurer qu'elles répondent aux besoins de l'employé. 

Si, après avoir pris les mesures ci'dessus, le plan d'adaptation individuel produit les résultats escomptés :

Si vous n'êtes pas en mesure de trouver des options d'adaptation satisfaisantes, l'une des situations suivantes peut se produire :

Adaptation : l'employé n'accepte pas les mesures d'adaptation proposées

Si l'employé n'accepte pas le plan d'adaptation proposé, le gestionnaire devrait prendre les mesures suivantes :

  • Encourager l'employé à discuter des raisons pour lesquelles les mesures d'adaptation ne répondent pas à ses besoins et voir si le plan peut être modifié.
  • Prévoir une date pour examiner des options recommandées avec l'employé et les autres intervenants, le cas échéant (p. ex., un représentant syndical pour les employés représentés ou le gestionnaire de cas). Pendant cette réunion, répondre à toutes les questions et préciser les éléments qui ont pu être mal compris. Le gestionnaire doit veiller à ce que la Politique sur l'obligation de prendre des mesures d'adaptation pour les personnes handicapées dans la fonction publique fédérale du Conseil du Trésor ait été appliquée comme il se doit.
  • Dans les cas où la relation avec l'employé est compromise ou particulièrement difficile, il est parfois utile de faire appel à d'autres ressources, par exemple, les Ressources humaines, les services de résolution de conflits ou le représentant syndical de l'employé, pour favoriser une communication ouverte et efficace.
  • Examiner le plan d'adaptation, envisager d'autres options d'adaptation et veiller à ce que toutes les options raisonnables aient été envisagées.
  • Prendre des notes et consigner dans le dossier les raisons pour lesquelles l'employé refuse les mesures d'adaptation.

L'employé peut discuter de la question avec son gestionnaire immédiat ou aux Ressources humaines ou encore, exercer un recours en utilisant le processus de grief, conformément à la  convention collective ou aux dispositions du Règlement sur l'emploi dans la fonction publique. L'employé peut aussi porter plainte directement auprès de la Commission canadienne des droits de la personne. Les questions de sécurité ou les violations éventuelles du Code canadien du travail doivent être résolues conformément aux exigences et aux procédures prévues dans le Code.

Points que le gestionnaire doit garder à l'esprit lorsqu'il applique le processus d'adaptation

  • Ce processus doit s'inscrire dans une approche d'équipe intégrée. Le gestionnaire, l'employé, le représentant syndical et les Ressources humaines devraient travailler de concert afin de trouver une solution acceptable pour toutes les parties.
  • Le gestionnaire n'a pas à mettre en œuvre la solution parfaite pour l'employé ou une solution qui a été spécifiquement demandée. Les employés qui demandent des mesures d'adaptation devraient accepter un arrangement raisonnable et se rendre compte qu'il n'est pas toujours possible de trouver une solution parfaite. 
  • Le gestionnaire doit prendre des mesures d'adaptation sans contrainte excessive. Dès que le gestionnaire estime que cette limite a été franchie, il doit consulter les Relations de travail.
  • S'il est impossible d'arriver à une solution acceptable, consulter les Ressources humaines pour obtenir d'autres directives.  

Choisir l'option adaptée à la situation :

Adaptation des fonctions, des principales activités et des normes de l'emploi

Lorsque l'employé a besoin de mesures d'adaptation complexes, de longue durée ou permanentes, le gestionnaire doit examiner les principales activités et les normes de l'emploi afin de déterminer s'il est possible d'apporter des modifications et d'intégrer des solutions au processus d'adaptation, et à quel moment :

  • Déterminer si les fonctions ou les activités de l'employé peuvent être considérées comme des exigences professionnelles en bonne et due forme. Passez à Qu'est-ce qu'une exigence professionnelle justifiée?.
  • Consulter l'employé afin d'évaluer sa capacité d'exécuter les fonctions pertinentes.  
  • Déterminer les mesures d'adaptation répondant le mieux aux besoins de l'employé.
  • Déterminer quelles fonctions ou activités valorisantes peuvent être attribuées à l'employé, compte des mesures d'adaptation requises.
  • Envisager le remaniement des fonctions et des activités, évaluer la totalité du travail à accomplir et (en collaboration avec les Ressources humaines) vérifier si cela peut constituer une contrainte excessive.

Examen des normes de l'emploi

  • Voir s'il existe une solution de rechange raisonnable à la norme ou à l'exigence quant aux fonctions et aux activités de l'employé et s'il est possible de la mettre en œuvre en remaniant les fonctions. Si la norme ou l'exigence peut être révisée à la baisse sans imposer une contrainte excessive, cette nouvelle norme ou exigence peut devenir la norme applicable à l'employé. L'adaptation peut consister à modifier les normes de rendement, les objectifs de productivité ou d'autres résultats escomptés dans le milieu de travail.
  • À partir de la description de travail, de l'évaluation de rendement et des renseignements médicaux disponibles de l'employé, déterminer de façon objective si l'employé est capable d'exécuter les fonctions et les activités moyennant une adaptation.
  • Le cas échéant, actualiser les attentes en matière de rendement au moyen du plan de gestion du rendement de l'employé afin qu'elles tiennent compte des modifications apportées.

Nota : Les fonctions modifiées ne doivent pas porter atteinte à l'évaluation du rendement ou à l'avancement professionnel de l'employé. Les employés seront évalués en fonction de la compétence avec laquelle ils exécutent les fonctions qui leur sont attribuées.

Adaptation : examen des autres options d'adaptation

Si l'employé peut exécuter les fonctions de l'emploi moyennant une adaptation ou des modifications aux normes de l'emploi

  • Examiner d'autres solutions de rechange, par exemple, d'autres postes disponibles pour lesquels l'employé possède les qualifications requises.  
  • Le cas échéant, effectuer une analyse de l'emploi portant sur les fonctions et les normes des autres postes éventuels. Passez à Adaptation des fonctions, des principales activités et des normes de l'emploi.
  • Examiner toutes les options d'adaptation que présentent ces postes éventuels
  • Obtenir l'aide des Ressources humaines ou des Relations de travail.

Dans la mesure où une possibilité d'emploi est disponible, vous devriez offrir un emploi qui : 

  • présente des possibilités de revenu optimales, crée le moins de perturbations possible et préserve la dignité de l'employé;
  • procure un environnement et des conditions de travail similaires;
  • tient compte des intérêts de l'employé et de ceux des autres parties, par exemple, les autres employés et le syndicat.

Avant d'envisager d'autres emplois ou postes de niveau inférieur, demandez à la Rémunération l'incidence que cette mesure aura sur le salaire de l'employé.

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