Annexe au Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le secrétaire d’État du ministère de l’Intérieur du Royaume-Uni représenté par le « Home Office » concernant l’échange de renseignements Relative à l’échange de renseignements au cas par cas

Conformément aux termes du Protocole d’entente entre le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada et l’Agence des services frontaliers du Canada et le secrétaire d’État du ministère de l’Intérieur du Royaume-Uni représenté par le « Home Office » concernant l’échange de renseignements, signé à Londres le 9 septembre 2015, le ministère de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada (CIC), l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et le secrétaire d’État du ministère de l’Intérieur du Royaume-Uni représenté par le « Home Office » (« Home Office » du Royaume-Uni), ci-après dénommés collectivement les « Participants », se sont entendus sur ce qui suit :

1. Généralités

   1. Les renseignements échangés conformément à la présente annexe sont assujettis aux termes, y compris toutes les conditions incluses à cet égard, du Protocole d’entente (PE). Toute directive concernant l’interprétation et l’application de la présente annexe doit être lue conjointement avec le PE.
   2. La présente annexe ne vise pas à modifier l’échange de renseignements entre les Participants en vertu d’autres arrangements ou accords d’échange de renseignements déjà établis, y compris les autres annexes du PE.

2. But

   Conformément au sous-paragraphe 3b) du PE, le but de la présente annexe est d’établir les conditions selon lesquelles les Participants comptent échanger des renseignements au cas par cas afin de faciliter l’administration et l’exécution de leur législation respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant les systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, comme l’indique le sous-paragraphe 1b) du PE et conformément à leur législation interne respective.

3. Définitions

   1. Les définitions se trouvant dans le PE doivent être intégrées par renvoi à la présente annexe.
   2. Dans le but de la présente annexe, « au cas par cas » désigne un processus ad hoc d’échanges effectué par un Participant qui a des raisons de croire :
      1. soit qu’une demande de renseignements relative à une personne ou à une entité en particulier ou à un groupe précis de personnes ou d’entités pourrait produire des renseignements utiles à l’administration et à l’exécution de sa législation interne en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant ses systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile;
      2. soit que les renseignements sont pertinents pour l’autre Participant dans le but de l’administration ou de l’exécution de sa législation interne en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant ses systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.

4. Renseignements à échanger

   Voici une liste non exhaustive des renseignements qui peuvent être échangés :

   1. nom(s);
   2. pseudonyme(s);
   3. sexe;
   4. description physique;
   5. empreintes digitales;
   6. photographie/image faciale;
   7. date de naissance;
   8. nationalité(s);
   9. pays de naissance ;
   10. renseignements relatifs aux titres de voyage, y compris une copie numérique des documents;
   11. statut d’immigration/de citoyenneté;
   12. adresse postale/résidentielle;
   13. adresse de courrier électronique;
   14. numéros de téléphone;
   15. état matrimonial et composition de la famille;
   16. lieu, date et raison du prélèvement des empreintes digitales;
   17. numéros de référence;
   18. renseignements médicaux pertinents;
   19. preuves documentaires présentées pour appuyer une demande;
   20. historique des demandes, y compris le type, le contenu et le résultat, en ce qu’elles ont trait au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe;
   21. antécédents de voyage, y compris les dates et les itinéraires;
   22. antécédents criminels, y compris les déclarations de culpabilité, les peines et les mandats d’arrestation, en ce qu’ils ont trait au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe;
   23. renseignement en ce qu’il a trait au but énoncé  au paragraphe 2 de la présente annexe;
   24. autres renseignements personnels saisis dans le cadre d’un processus de demande, en ce qu’ils ont trait au but énoncé au paragraphe 2 de la présente annexe;
   25. analyse des tendances, en ce qu’elle a trait au but énoncé au paragraphe 1 du PE;
   26. données statistiques, en ce qu’elles ont trait au but énoncé au paragraphe 1 du PE.

5. Échange de renseignements

   Conformément à la présente annexe, chaque Participant peut, au cas par cas, demander des renseignements à l’autre Participant ou lui en fournir dans le but de l’administration ou de l’exécution de leur législation interne respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile.

6. Désignations

   Les Participants comptent désigner des représentants autorisés à échanger des renseignements conformément à la présente annexe. Les Participants s’aviseront par écrit des désignations et de tout changement subséquent. Les Participants comptent s’assurer que tout échange de renseignements, y compris les demandes, s’effectue uniquement entre ces représentants désignés.

7. Utilisation et divulgation ultérieure des renseignements

   1. Les renseignements, y compris les renseignements personnels, doivent être protégés par des dispositifs de protection administratifs, techniques et physiques appropriés, convenablement classifiés et doivent être divulgués uniquement aux personnes autorisées dans les circonstances prévues au paragraphe 6 du PE et uniquement aux fins d’utilisation conformes au but énoncé au paragraphe 1 du PE et au paragraphe 2 de la présente annexe.
   2. Les Participants peuvent divulguer des renseignements concernant une demande d’asile ou une demande de réinstallation de réfugié à d’autres institutions, notamment la Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada et la Cour fédérale du Canada, afin d’étayer leur jugement ou leur examen de ces demandes, puisque cela est conforme aux fins énoncés au sous-paragraphe 1b) et au paragraphe 4 du PE.
   3. Les Participants comptent recueillir, utiliser et divulguer les renseignements échangés en vertu de la présente annexe conformément au PE et de leurs législation, politiques et règlements internes respectifs.

8. Conservation et élimination

   1. En vertu du paragraphe 9 du PE, les Participants conserveront les renseignements échangés dans le cadre de la première demande de renseignements ou obtenus dans le cadre de ces échanges conformément à leurs législation et politiques internes respectives régissant la conservation.
   2. Les renseignements conservés dans un dossier en format papier ou en format électronique concernant la personne visée par les renseignements peuvent, du fait de leur pertinence continue au dossier, être conservés dans ce dossier conformément à la législation et aux politiques sur la conservation des données internes du Participant qui les reçoit.
   3. Les Participants comptent éliminer tout renseignement jugé non pertinent ou non nécessaire à l’administration et à l’exécution de leur législation interne respective en matière d’immigration et de citoyenneté, y compris celle régissant leurs systèmes de réinstallation de réfugiés et d’octroi de l’asile, en temps opportun.

9. Observation et examen

   1. En vertu du paragraphe 11 du PE, les Participants comprennent que l’utilité des renseignements échangés et les limites à cet égard sont assujetties à leurs examens et discussions continus.
   2. Les Participants comptent veiller à ce que les renseignements échangés en vertu de la présente annexe continuent d’être pertinents au but énoncé au sous-paragraphe 1b) du PE. Le premier examen régulier doit avoir lieu au plus tôt un an et au plus tard cinq ans après la date de prise d’effet du PE. Les dates des examens subséquents seront décidées mutuellement.

10. Dispositions finales

    1. Les Participants peuvent modifier la présente annexe par un consentement mutuel, par écrit.
    2. Conformément au PE, l’un ou l’autre des Participants peut dénoncer la présente annexe en tout temps en donnant un avis, par écrit, à l’autre Participant. L’annexe prendra fin 90 jours après la réception de l’avis écrit. Les Participants comprennent que les paragraphes 6 à 10 du PE et les paragraphes 8 et 9 de la présente annexe s’appliqueront toujours aux renseignements échangés dans le cadre de la présente annexe même après que le PE ait pris fin.
    3. La présente annexe au PE prendra effet à la date de la dernière signature par les Participants.

Signé en trois exemplaires à Londres, ce 9^e jour de septembre 2015, en langues française et anglaise, chaque version étant également valide.