Bulletin opérationnel 465 – le 24 août 2012

Traitement centralisé des demandes en vue de la vérification du statut ou du remplacement d’un document d’immigration

Objet

Le 27 août 2012, Citoyenneté et Immigration Canada (CIC) lancera un nouveau formulaire de demande intitulé Vérification du statut (VDS) ou Remplacement d’un document d’immigration (IMM 5009), qui remplacera les formulaires actuels intitulés Vérification de l’entrée (VDE) (IMM 5009 et IMM 5541) dans le cadre de l’initiative de modernisation de CIC, afin de réduire la dépendance envers les formulaires protégés et d’améliorer l’efficacité et l’efficience.

À compter du 27 août 2012, tout le processus de réception et de traitement des demandes de vérification du statut (VDS) sera centralisé au Centre des demandes de renseignements (CDR). Le présent Bulletin opérationnel (BO) vise à informer le personnel des nouvelles directives en lien avec le traitement de ces demandes ainsi que la délivrance du nouveau document générique de VDS.

Contexte

À l’heure actuelle, les formulaires de demande VDE et les demandes de copies certifiées conformes de documents d’immigration sont présentés par la poste aux bureaux de CIC au Canada et à l’étranger. Le bureau de CIC reçoit les frais, s’assure que la demande est complète et transmet les formulaires de demande dûment remplis au CDR aux fins de traitement. Même si des notes de dossier ont été entrées dans le Système de soutien des opérations des bureaux locaux (SSOBL) et dans le Système de traitement informatisé des dossiers d’immigration (STIDI), confirmant le traitement, ces demandes ne sont en fait pas traitées dans quelque système que ce soit. Le CDR extrait plutôt la copie électronique ou une copie microfiche du document demandé par le client, en fait une copie, la certifie, puis l’envoie au client.

À la suite de la mise en œuvre de la dernière version (juillet 2012) du Système mondial de gestion des cas (SMGC) et de la mise en œuvre de la plus récente version du paiement électronique, le CDR sera en mesure de saisir et de traiter les demandes de VDS, ainsi que les modifications de la Fiche relative au droit d’établissement, et d’accepter les frais payés au moyen de la gestion des deniers publics (GDP) ou en ligne.

Nouveau processus

À compter du 27 août 2012, le CDR ne délivrera plus de copies certifiées conformes de documents d’immigration aux clients. Il délivrera plutôt un document de vérification du statut (VDS) sur papier ordinaire, non certifié qui confirmera des renseignements historiques pertinents extraits des documents originaux, comme la date d’entrée et le statut au moment de la délivrance du document. À compter du 27 août 2012, toutes les demandes de VDS et de modifications de la Fiche relative au droit d’établissement présentées au Canada et à l’étranger, seront créées et traitées par le CDR au moyen du SMGC. Voici quelques points importants compris dans le nouveau processus :

• Les demandes incomplètes seront renvoyées aux demandeurs et accompagnées d’une note explicative (voir l’annexe A).
• Les dossiers des clients pourront être extraits au moyen du SMGC quand les documents d’immigration auront été numérisés.
• On ne fournira plus aux clients de copies des documents demandés et le document de VDS ne sera plus certifié.
• Un document de VDS non certifié, sur papier ordinaire, sera délivré afin de confirmer le statut au moment de la délivrance du document et la date d’entrée sera extraite des documents originaux.
• Les demandes de réimpression des documents valides en lien avec la résidence temporaire qui ont été perdus, volés ou détruits, ou qui exigent une modification, seront également centralisées au CDR.
• Les demandeurs qui ont accompagné leur demande d’une adresse courriel valide recevront leurs documents de VDS par courriel, en tant que pièce jointe, en format PDF, ce qui permettra ainsi de réduire les frais postaux et d’épargner du temps. Dans les cas où aucun courriel ne sera envoyé, les documents de VDS seront imprimés et envoyés par courrier ordinaire au demandeur.

Nouveau formulaire

Les formulaires de demande utilisés à l’heure actuelle pour présenter une demande de VDE (IMM 5009 et IMM 5541) ont été regroupés en un seul nouveau formulaire de demande de VDS (IMM 5009), qui est similaire aux formulaires de demande comportant un code à barres bidimensionnel. À compter du 27 août 2012, le nouveau formulaire de demande de VDS sera utilisé tant au Canada qu’à l’étranger.

Le nouveau formulaire de VDS sera délivré aux clients en lien avec des demandes portant sur : La Confirmation de résidence permanente, la Fiche relative au droit d’établissement, la fiche du visiteur, le permis de travail, des modifications aux dossiers d’immigration, l’autorisation de revenir au Canada, le permis d’études, une mesure d’exclusion, une mesure d’expulsion, un permis pour entrer au Canada ou y demeurer, une attestation de départ et une mesure d’interdiction de séjour. Ce document de VDS ne fournira que l’information provenant de la version originale du document approprié.

Le formulaire de demande de modification de la Fiche relative au droit d’établissement a également fait l’objet d’une révision afin d’inclure des demandes de modification à des documents de résidence temporaire valides. Ce nouveau formulaire est similaire aux formulaires de demande comportant un code à barres bidimensionnel et sera utilisé tant au Canada qu’à l’étranger.

Paiement des frais

Les paiements au moyen de la GDP et les paiements en ligne seront les seules formes de paiement acceptées dans le cadre de la présentation du formulaire de demande de VDS.

Période de transition

À compter du 27 août 2012, il y aura une période de transition de deux semaines afin de faciliter la mise en œuvre de ces modifications et de permettre le traitement des demandes de VDE présentées jusqu’au 11 septembre 2012.

Au cours de cette période de transition, les nouveaux formulaires de demande de VDS reçus par le bureau local seront immédiatement transmis au CDR sans que d’autres mesures soient prises par le bureau local. Les anciens formulaires de VDE reçus au bureau local ou au bureau des visas durant cette période seulement seront acceptés et examinés, et si les données sont complètes les anciens formulaires de VDE seront transmis au CDR, et ce, jusqu’au 11 septembre 2012.

Les demandeurs qui présentent un formulaire de demande de VDE à un bureau local ou à un bureau des visas avant le 11 septembre 2012 recevront une copie certifiée de leur document d’immigration. Les demandeurs qui utiliseront le nouveau formulaire de demande de VDS au cours de la période de transition recevront un document de VDS imprimé sur du papier ordinaire.

Toutes les demandes de VDE reçues après le 11 septembre 2012 doivent être retournées au client, accompagnées d’une lettre (voir l’annexe A) expliquant que le nouveau formulaire de demande de VDS doit être dûment rempli et présenté directement au CDR aux fins de traitement. Toute demande de VDE reçue au CDR après le 11 septembre 2012, sera retournée au client, accompagnée de cette lettre qui leur demandera d’utiliser le nouveau formulaire de demande de VDS.

Les bureaux locaux n’accepteront plus aucune demande de VDE ou de VDS après le 11 septembre 2012.

Annexe A : Lettre explicative au client