Bulletin opérationnel 545 (modifié) – le 6 décembre 2016

Traitement des documents de confirmation de résidence permanente

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel vise à fournir des instructions aux agents d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et à ceux de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) sur la façon de traiter correctement un document de confirmation de résidence permanente (CDRP).

Contexte

Au titre de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés, les demandeurs de résidence permanente se voient remettre un document de CDRP [IMM 5688F] qu’ils doivent présenter à un point d’entrée (PDE) ou à un bureau intérieur d’IRCC aux fins de traitement afin d’obtenir la résidence permanente.

La CDRP prouve qu’un agent était convaincu, au moment de la délivrance du document, que l’étranger dont le nom figure sur le document n’était pas interdit de territoire et qu’il répondait aux exigences de la Loi et du Règlement.

Les demandeurs de résidence permanente à l’extérieur du Canada qui ont demandé et obtenu un visa de résident permanent (avec un visa autocollant, au besoin, et une CDRP dans tous les cas) doivent présenter leur CDRP à un agent des services frontaliers à leur arrivée au Canada [R71.1(1)]. Les demandeurs qui se trouvent déjà physiquement au Canada et qui ont déjà un statut de résident temporaire valide peuvent se présenter à un bureau intérieur d’IRCC. S’ils ont un visa autocollant de résident permanent ou s’ils sont dispensés de cette exigence, ils peuvent sortir du Canada et demander à y revenir à un PDE afin de finaliser le traitement de leur demande de résidence permanente [R71.1(2)].

Traitement dans un PDE ou un bureau intérieur d’IRCC

Lorsqu’un étranger demande le statut de résident permanent à un PDE ou dans un bureau intérieur d’IRCC, l’agent des services frontaliers chargé du contrôle secondaire de l’immigration ou l’agent du bureau intérieur d’IRCC doit s’assurer que les données biographiques, notamment le numéro du titre de voyage, qui figurent sur la CDRP, correspondent aux renseignements se trouvant dans le passeport ou dans le titre de voyage du demandeur. L’agent doit également s’assurer que la couleur des yeux et la taille du résident permanent sont exactes, ces données étant nécessaires à la production de la carte de résident permanent (carte RP).

Surtout, l’agent doit s’assurer que le statut de document de la CDRP dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC) est réglé à « Confirmé », car cette étape lance la création d’une demande de carte RP qui sera traitée par le Centre de traitement des demandes de Sydney (CTD-S). Le statut du client dans le SMGC, sur lequel s’appuient les interfaces électroniques des tiers, sera également réglé à « Résident permanent ».

Remarque : Lorsque la confirmation de la résidence permanente est finalisée dans le SMGC, les agents des services frontaliers et les agents des bureaux intérieurs d’IRCC ne sont plus tenus d’annuler physiquement les documents de résidence temporaire valides du client.

Corrections

En cas d’erreur administrative, les agents des services frontaliers et les agents des bureaux intérieurs d’IRCC doivent corriger le formulaire IMM 5688F de façon à ce qu’il concorde avec les données biographiques dans le passeport ou le titre de voyage du client. L’agent doit apporter les corrections sur toutes les copies de la CDRP (copie d’IRCC et copie du client) en mettant un astérisque à côté de l’erreur et en précisant la correction dans la section des observations. Les corrections doivent également être apportées dans le SMGC. Les agents qui attribuent le statut de résident permanent assument la responsabilité finale d’assurer l’intégrité et la lisibilité des données que contient la CDRP; ils sont également chargés d’imprimer un document de remplacement à partir du système lorsque des changements s’imposent.

Photographies

L’agent doit s’assurer qu’une photographie est apposée sur la CDRP (copie d’IRCC) et qu’elle

Dans le cas contraire, il faut en prendre une nouvelle; celle-ci doit être apposée sur un formulaire distinct Renseignements supplémentaires [IMM 5455B (PDF, 6,68Ko)]. La photo déjà apposée sur la CDRP ne doit pas être retirée. Lorsque l’agent utilise la version téléchargeable du formulaire IMM 5455B, la nouvelle photo doit être agrafée (dans le coin supérieur gauche de la partie blanche) au formulaire IMM 5455B (il n’est plus permis de tailler les photos).

Mise à jour de l’adresse

Si une adresse figure déjà sur la CDRP, l’agent doit s’assurer auprès du client qu’elle est toujours valable et que celui-ci sera en mesure d’y recevoir de la correspondance. Dans le cas contraire, l’adresse doit être biffée et remplacée par la nouvelle adresse, si possible. La nouvelle adresse doit également être inscrite dans le SMGC.

Si le client n’a pas encore d’adresse permanente au Canada, il faut lui remettre le formulaire Avis d’adresse – Carte de résident permanent [IMM 5456], lequel contient des instructions pour envoyer son adresse permanente quand il la connaîtra. Il faut lui conseiller de le faire dans les 180 jours pour recevoir sa carte RP.

Les clients peuvent mettre à jour leur adresse au Canada au moyen de l’une des méthodes suivantes :

  • utiliser l’outil en ligne Avis d’adresse dans le site Web d’IRCC;
  • fournir la nouvelle adresse à IRCC en utilisant le formulaire Demande de renseignements propre à un cas sur le site Web d’IRCC.

Au PDE, il peut parfois être approprié qu’un client fournisse l’adresse d’un tiers (ami, parent, fournisseur de services ou représentant rémunéré) au Canada pour faciliter le traitement et la délivrance de la carte RP après son arrivée au Canada, car les nouveaux immigrants peuvent ne pas avoir d’adresse permanente. Toutefois, lorsqu’il est manifeste que le séjour initial au Canada sera seulement de courte durée et que le client a fourni l’adresse d’un tiers pour faire suivre la carte RP à l’extérieur du Canada, il faut le signaler au moyen d’une note dans le système indiquant que le client pourrait se trouver à l’extérieur du Canada. Si le client prévoit quitter le Canada avant de recevoir sa carte RP, l’agent doit l’aviser des exigences du paragraphe L31(3) touchant les titres de voyage délivrés dans un bureau des visas à l’étranger.

Remplir le formulaire de confirmation de résidence permanente

Pour remplir le formulaire de CDRP [IMM 5688F] au moment de la confirmation de résidence permanente, l’agent doit remplir les champs suivants avec un stylo noir dans les deux copies du document :

  • Lieu de dernière entrée – Dans ce champ, il faut inscrire, dans le cas d’un client qui cherche à devenir résident permanent à un PDE, la date à laquelle il souhaite entrer au Canada à cette fin; et dans le cas d’un client qui a déjà un statut de résident temporaire valide au Canada et qui cherche à devenir résident permanent à un bureau intérieur, la plus récente date à laquelle le client est entré au Canada.
  • Date de dernière entrée et Date de première entrée – Si la CDRP provient d’un bureau des visas à l’étranger, ces champs doivent être remplis; l’agent peut utiliser la date où le statut de résident permanent est attribué.
  • Devenu(e) RP à – L’agent doit inscrire le lieu où le statut de résident permanent est attribué (soit un PDE soit un bureau intérieur d’IRCC).
  • Devenu(e) RP le – L’agent doit inscrire la date où le statut de résident permanent est attribué.
  • Conditions – Le client doit apposer ses initiales à côté de toute condition imposée.
  • Avez-vous été accusé ou reconnu coupable d’un crime ou d’un délit, reçu un refus d’admission au Canada ou l’ordre de quitter le Canada? – Le client doit inscrire « oui » ou « non », et apposer ses initiales. Si le client est mineur, il faut inscrire « S.O. ».
  • Personne(s) à charge – Renseignement – Le client doit inscrire « oui » ou « non », et apposer ses initiales. Si la réponse est « oui », les renseignements sur les personnes à charge ne doivent être ajoutés que si les personnes à charge ont été incluses dans la demande et ont fait l’objet d’un contrôle.
  • Signatures – L’agent qui attribue le statut de résident permanent ainsi que le client (14 ans ou plus) doivent signer et dater toutes les copies de la CDRP. Les parents doivent signer pour les enfants âgés de moins de 14 ans.

Remarque : Les renseignements inscrits sur la CDRP doivent aussi être entrés dans le SMGC.

Pour obtenir de plus amples renseignements ou pour obtenir de l’aide sur l’entrée de données dans le système, l’agent doit appuyer sur Ctrl + H dans le SMGC afin de consulter un menu d’aide en ligne.

Timbre de point d’entrée

Il n’est pas obligatoire d’apposer un timbre de point d’entrée sur la CDRP.

Orientation

L’agent doit fournir des conseils à chaque nouveau résident permanent sur les questions suivantes :

  • les conditions liées à l’octroi de la résidence permanente, comment se conformer aux conditions et comment demander la levée de ces conditions;
  • l’obligation de résidence;
  • la marche à suivre pour obtenir une carte RP et le but de la carte RP (il s’agit d’une preuve de résidence permanente, non pas d’une carte d’identité);
  • la marche à suivre pour obtenir un numéro d’assurance sociale;
  • la marche à suivre pour demander l’assurance maladie provinciale; et
  • l’aide à l’établissement, le cas échéant.

Remise

Après avoir attribué le statut de résident permanent au client, l’agent doit remettre chaque copie de la CDRP [IMM 5688F] selon les règles établies. La copie du client est remise au client alors que la copie d’IRCC, avec la photo, doit être transmise au centre de traitement des demandes de carte de résident permanent de Sydney (CTD-CRP), en Nouvelle-Écosse.

Selon la norme de service en vigueur, il doit s’écouler un maximum de 61 jours entre la date à laquelle le client devient un résident permanent et la date à laquelle IRCC s’engage à délivrer une carte RP. Ainsi, la copie d’IRCC de la CDRP doit être envoyée à Sydney le plus rapidement possible afin que le CTD-CRP puisse effectuer le traitement de la carte en respectant la norme de service ministérielle.

Les CDRP doivent être envoyées à l’une des adresses suivantes, selon le mode d’expédition :

Courrier ordinaire

Centre de traitement des demandes – Carte RP
C.P. 10020
Sydney (Nouvelle-Écosse)
B1P 7C1

Messagerie

Centre de traitement des demandes – Carte RP
49, rue Dorchester
Sydney (Nouvelle-Écosse)
B1P 5Z2

Rappel pour les agents

Au moment de délivrer la CDRP à un demandeur, l’agent doit remettre au client la bonne version. Si l’agent annule une CDRP pour apporter des changements après qu’elle a déjà été produite, il ne doit pas oublier d’imprimer le nouveau document de CDRP pour le client. (Le numéro T valide dans le SMGC doit correspondre au numéro T qui figure sur le document de CDRP imprimé.) Cela est important, car la CDRP est un document historique, et certains partenaires utilisent un portail de validation pour valider ce document afin de fournir des services au client.  

De plus, si un Certificat de sélection du Québec est nécessaire, l’agent doit s’assurer qu’il est valide au moment de délivrer la CDRP; il n’est cependant pas nécessaire de le renouveler s’il a expiré au moment de l’admission.

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