Bulletin opérationnel 540-B (modifié) – le 8 avril 2016

Vérification des photos des résidents permanents aux bureaux de traitement des visas

Sommaire

Le présent Bulletin opérationnel (BO) vise à fournir des instructions aux bureaux de traitement des visas relativement à leur responsabilité de vérifier les photos présentées avec les demandes de résidence permanente (DRP) et à la façon de déterminer si les photos respectent les directives en vigueur.

Contexte

L’admission d’un nouveau résident permanent déclenche automatiquement le processus de traitement de la carte de résident permanent (CRP). La photo qui est apposée à la confirmation de résidence permanente (CDRP) est utilisée pour produire la CRP initiale. Il est donc très important que la photo respecte les directives. Si une photo ne respecte pas les directives, le demandeur doit faire reprendre sa photo, ce qui retarde le traitement de la CRP.

Dans le but de réduire le nombre de reprises de photos après l’arrivée d’un demandeur au Canada, les bureaux de traitement des visas doivent examiner soigneusement les photos des demandeurs afin de s’assurer qu’elles respectent les directives.

En tant que premier point de traitement, les bureaux de traitement des visas ont la capacité de repérer les photos non conformes avant qu’elles ne soient apposées aux CDRP. La détection précoce aide à accélérer le processus d’obtention de la CRP et à réduire le travail additionnel pour les points d’entrée, les bureaux locaux d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) et le centre de traitement des demandes de CRP de Sydney, en Nouvelle-Écosse.

Directives

Lorsque les photos sont reçues du demandeur, le bureau de traitement doit confirmer qu’elles respectent les directives. Les photos doivent être examinées pour garantir qu’elles ont été prises par un photographe commercial dans les six mois précédant leur date de réception par IRCC et qu’elles respectent les directives établies par IRCC.

Consulter les directives pour les photos pour les résidents permanents – notes au demandeur et au photographe pour obtenir la liste complète des directives. Le nom et l’adresse complète du studio de photographie, la date à laquelle la photo a été prise ainsi que le nom et la date de naissance du demandeur doivent figurer au verso de l’une des photos. Il ne faut rien inscrire au verso de l’une des photos.

Au moment de l’examen des photos, les bureaux de traitement doivent aussi porter une attention particulière aux erreurs suivantes, qui sont les plus courantes sur les photos non conformes :

  • photo originale retouchée;
  • copie tirée d’une photo existante;
  • sujet flou;
  • arrière-plan de la photo incorrect (doit être blanc);
  • mauvais éclairage;
  • ombres sur le visage du demandeur, en particulier autour des oreilles.

Si la photo ne respecte pas les directives, il faut la retourner au demandeur avec une copie des directives pour les photos pour les résidents permanents – notes au demandeur et au photographe et aviser celui-ci de présenter de nouvelles photos. Jusqu’à la réception de nouvelles photos, le traitement doit se poursuivre normalement; cependant, la demande ne peut pas être réglée avant la réception de photos respectant les directives.

Il faut utiliser des photos conformes aux directives sur les CDRP. La photo au dos de laquelle aucune information n’est écrite doit être apposée sur la CDRP à l’aide d’une pièce encollée pour photo (ruban adhésif double face). Les pièces encollées pour photo peuvent être commandées au moyen du formulaire Commande de formulaires non contrôlés de l’immigration [IMM 1389], en sélectionnant l’article « CIC 0108B – Photo Patch/Pièce encollée pour photo » dans le menu déroulant et en indiquant le nombre de paquets requis.

Remarque

En novembre 2015, IRCC a commencé la mise en application de nouvelles directives pour les photos dans le cadre de la production d’une nouvelle conception (troisième génération) pour les CRP. L’appendice A contient les directives à jour pour les photos. Des modifications à la trousse sont apportées de façon à ce que les nouvelles demandes présentées à IRCC exigent des photos conformes aux directives à jour. Les bureaux de traitement des visas doivent s’assurer que tout document local faisant référence aux anciennes directives pour les photos est éliminé et doivent mettre à jour tous les modèles locaux.

Les bureaux qui traitent les DRP peuvent avoir des demandes en attente de traitement dont les photos sont conformes aux anciennes directives. IRCC sera en mesure de produire des CRP de nouvelle conception à l’aide des photos conformes aux anciennes ou aux nouvelles directives, à titre de stratégie de transition. Les coûts de production peuvent être plus élevés pour les cartes sur lesquelles figurent des photos conformes aux anciennes directives que pour celles sur lesquelles figurent des photos conformes aux nouvelles directives. Cela signifie qu’il faut déployer des efforts pour utiliser, dans la mesure du possible, des photos conformes aux nouvelles directives sur les CDRP. Il faut notamment demander des photos conformes aux nouvelles directives lorsque cela serait ordinairement exigé dans le cadre normal des activités. Par exemple, de nombreux bureaux demandent déjà des photos à jour à la dernière étape du traitement, avant de générer une CDRP.

Dans les cas où une demande de nouvelles photos pourrait constituer une contrainte excessive pour le demandeur (p. ex. des réfugiés qui ont déjà présenté des photos conformes aux anciennes directives pour qui la demande de nouvelles photos pourrait retarder la réinstallation) ou pourrait retarder indûment le traitement d’une demande, il pourrait être approprié d’utiliser les photos se trouvant déjà au dossier, qui sont conformes aux anciennes directives, au moment de la préparation de la CDRP.

Remarques supplémentaires

  1. Les bureaux de traitement des visas ne doivent plus utiliser de matrices de coupe pour recadrer les photos soumises avec les demandes de résidence permanente.
  2. La modification apportée aux directives pour les photos n’a aucune incidence sur la pièce encollée pour photo. Les bureaux de traitement des visas doivent continuer d’utiliser les pièces encollées pour photo existantes ou d’acheter un stock supplémentaire au moyen du processus décrit ci-dessus.

Documents et outils

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