Bulletin opérationnel 601 – le 5 mai 2015

Mise en œuvre du Système des subventions et des contributions

Sommaire

Le Système des subventions et des contributions (SSC) est une nouvelle application des technologies de l’information permettant d’accroître la capacité des agents des subventions et des contributions (S et C) de CIC d’accomplir leur travail et de gérer l’information. Le SSC devrait être mis en œuvre en plusieurs étapes au cours des prochaines années; la version 1.0 a été lancée en janvier 2015.

Objet

Le SSC a pour but d’améliorer la gestion des ententes de contribution (EC) et des renseignements relatifs à ces ententes.

Contexte

Le SSC vise à remplacer les versions Word et PDF des documents utilisés pour créer et gérer les EC pour les bénéficiaires de S et C. Le SSC permet également aux agents de conserver la correspondance comme les courriels dans les dossiers associés à chaque EC. Les agents utiliseront le SSC pour :

• créer et gérer l’information relative à l’organisme bénéficiaire (p. ex. les coordonnées, les succursales et les antécédents juridiques);
• envoyer des demandes à la division de la Gestion financière des subventions et des contributions (GFSC) afin qu’elle effectue l’analyse de viabilité financière (AVF) concernant un bénéficiaire;
• remplir le Modèle d’évaluation du risque en financement (MERF);
• créer, réviser et modifier les EC, et générer automatiquement les annexes des ententes en fonction des renseignements contenus dans le SSC;
• créer des notes aux dossiers et ajouter des pièces jointes;
• planifier et mener des contrôles financiers et des activités, des consultations initiales, ainsi que des vérifications de la conformité;
• rédiger et approuver des recommandations de financement.

Le T4 de l’exercice 2014-2015 sera une période de transition au cours de laquelle les agents pourront vérifier et entrer toute l’information relative aux EC en vigueur dans le SSC. Les agents entreront d’abord l’information figurant dans l’EC originale et ajouteront ensuite toute modification ou révision pour veiller à ce que l’historique du dossier soit saisi correctement dans le système.

Rajustement des processus opérationnels

Le SSC permet aux superviseurs de passer en revue et d’approuver les documents de contrôle du MERF et des ententes (incluant les contrôles financiers et des activités, les consultations initiales et les vérifications de conformité) directement dans le système. Les agents remplissent maintenant le MERF et les rapports de surveillance dans le SSC et attestent de leur exactitude avant de les envoyer à leur superviseur à des fins d’approbation, ce qui signifie que des signatures manuscrites ne sont plus exigées pour ces documents. Les rapports de surveillance contiennent les résultats des contrôles, les pratiques prometteuses du bénéficiaire et une liste de mesures de suivi. En outre, le SSC remplace le Plan national de surveillance (PNS) en stockant de l’information sur les contrôles requis, planifiés, prévus et réalisés.

De plus, les agents peuvent amorcer le processus d'obtenir un pouvoir d’engager une dépense (ou une approbation de négocier) et de prendre un engagement (ou une approbation finale) pour les nouvelles EC et les modifications directement dans le SSC. Les agents saisiront dans le système toute l’information pertinente, y compris la recommandation relative au financement, ayant trait à l’EC ou à la modification, attesteront de son exactitude, puis enverront l’EC à un collègue en vue d’une vérification indépendante. À ce moment, les agents pourront envoyer l’EC ou la modification à chaque gestionnaire du Ministère (superviseur, gestionnaire, directeur et directeur général) qui doit examiner la demande d’engagement de la dépense ou de prendre un engagement. Le SSC servira de bordereau d’acheminement électronique, puisqu’il contiendra le nom de chaque personne qui aura examiné l’EC et la date à laquelle cet examen aura été fait. Veuillez noter que les signatures originales devront encore être obtenues du bénéficiaire et du pouvoir délégué de CIC pour l’entente de contribution comme telle en vue de l’approbation de l’EC ou de la modification, et que les gestionnaires devront encore signer le formulaire de demande de paiement (certification en vertu de l’article 32 de la LGFP) pour que les fonds puissent être engagés dans le SAP. Par contre, le SSC indiquera tout de même les dates auxquelles ces approbations ont eu lieu.

Une formation spécialisée sera offerte aux gestionnaires du Ministère sur l’administration des approbations dans le SSC. À la suite de cette formation, le SSC devrait être utilisé pour approuver le MERF, les exercices de surveillances et les autres documents de contrôle, les nouvelles EC ainsi que les modifications.

Il convient de noter qu’actuellement, le SSC n’élimine pas la nécessité de conserver les dossiers papier. Les documents comportant une signature originale et les documents liés aux processus opérationnels en matière de S et C qui ne font pas encore partie du SSC (p. ex. demandes de paiement, rapports de clôture) doivent encore être conservés dans le dossier physique. Toutefois, dans les versions futures, le SSC remplacera ces dossiers papier.

Le SSC génère automatiquement les articles et annexes des EC en fonction de l’information qui est entrée dans le système, remplaçant ainsi les documents Word et les fichiers PDF, à l’exception de l’Annexe 2 (Description des coûts admissibles). À titre de mesure provisoire, les agents continueront d’utiliser la version PDF de l’Annexe 2 qui est affichée sur Connexion d’ici à ce que le SSC ait la capacité de produire ce document. L’information sous l’onglet Résumé financier apparaissant à l’écran Entente dans le SSC devra encore être fournie et maintenue à jour.

Les articles et annexes créés par le SSC devront encore être imprimés afin de pouvoir obtenir les signatures originales pour l’EC. Ces documents continueront d'être conservés dans le dossier physique.

La version 2.0 du SSC devrait sortir en juin 2015, à temps pour le prochain processus d’appel national de propositions. Cette version comprendra un portail des partenaires permettant aux demandeurs de soumettre leur proposition au SSC, et aux agents de mener des évaluations dans le système.

Le Système de gestion de l’information des subventions et des contributions (SGISC) demeure le système d’enregistrement des subventions pour le multiculturalisme. Les subventions pour le multiculturalisme seront intégrées au SSC en 2015.

Le Système de gestion des ententes de contribution (SGEC) n’est plus en fonction.

Il convient de noter que dès que le SGISC et le SGEC auront officiellement été mis hors service, les données qu’ils contiennent seront sauvegardées et archivées.

Il faut également noter que les paiements de soutien du revenu dans le cadre du Programme d'aide à la réinstallation (PAR) ne seront pas gérés dans le SSC pour l’instant. Toutefois, le Ministère intégrera une fonctionnalité relative au soutien du revenu du PAR dans le SSC dans une version ultérieure.