Lettre d’attestation et lettre d’attestation négative

Qu’est-ce qu’une lettre d’attestation?

Une lettre d’attestation est délivrée pour une raison précise et pour une durée déterminée. En règle générale, une lettre d’attestation est valide pour un mois. Sa validité peut s’étirer sur trois mois au maximum.

Une lettre d’attestation est demandée principalement dans les cas suivants :

• un demandeur n’a pas de preuve de citoyenneté;
• un demandeur a une preuve de citoyenneté, mais il lui faut une lettre précisant comment et quand il a acquis la citoyenneté;
• une demande de renseignements sur la citoyenneté est faite par un tiers.

Une lettre d’attestation n’est pas un document de voyage

• Informez les demandeurs qu’une lettre d’attestation n’est pas un document de voyage, mais qu’elle peut servir à obtenir un passeport canadien temporaire. Il se peut que les agents des postes frontaliers n’acceptent pas une lettre d’attestation et qu’ils refusent de leur accorder l’autorisation de passer la frontière.
• Assurez-vous que les demandeurs comprennent que la décision finale concernant la délivrance d’un passeport appartient au Bureau des passeports. Il se peut que le Bureau des passeports n’accepte pas une lettre d’attestation.
• Le Bureau des passeports pourrait délivrer un passeport temporaire sur présentation d’une lettre d’attestation ou d’une lettre d’attestation accompagnée du reçu d’une demande de certificat de remplacement. L’agent du Bureau des passeports conservera la lettre et la retournera au CTD-Sydney.
• Assurez-vous de faire comprendre aux demandeurs qu’une fois que la lettre d’attestation a servi, elle doit être retournée au CTD-Sydney. Si elle ne l’est pas, CIC pourrait refuser d’en délivrer une autre dans l’avenir.

Le demandeur possède-t-il une preuve de citoyenneté?

Demandeur qui n’a pas de preuve de citoyenneté

Un demandeur qui n’a pas de preuve de citoyenneté pourrait avoir besoin d’une lettre d’attestation :

• pour voyager;
• pour obtenir des avantages sociaux du gouvernement fédéral, d’un gouvernement provincial ou d’un gouvernement étranger.

Le demandeur doit remplir le formulaire de Demande de recherche dans les dossiers de la citoyenneté et le transmettre au CTD-Sydney. La demande doit être accompagnée de copies de deux pièces d’identité. Il est préférable que l’une de ces pièces porte la photographie du demandeur.

Il n’y a aucun droit à verser si la personne demande en même temps un certificat de remplacement ou si elle a déjà demandé un tel certificat et attend de le recevoir. Voir Droits et remboursements. Il faut informer les personnes qui demandent une lettre d’attestation qu’il est recommandé de faire une demande de preuve de citoyenneté.

S’il y a un besoin urgent d’obtenir les renseignements, informez le CTD-Sydney de la demande de recherche.

Si les résultats d’une recherche dans les dossiers de la citoyenneté sont satisfaisants, délivrez une lettre d’attestation aux demandeurs dont les certificats ont été volés, perdus ou détruits.

Envoyez le formulaire de demande rempli ainsi qu’une copie de la lettre d’attestation au CTD-Sydney, si le traitement s’effectue au bureau local de la citoyenneté.

Si le demandeur vient chercher lui-même la lettre d’attestation, exigez des pièces d’identité pour confirmer son identité. Si une autre personne vient chercher la lettre, remettez-la lui seulement si elle a une autorisation écrite du demandeur.

Demandeur qui a déjà une preuve de citoyenneté

Un demandeur qui a déjà une preuve de citoyenneté pourrait avoir besoin d’une lettre d’attestation :

• pour confirmer sa citoyenneté (généralement la date exacte et le mode d’acquisition) à un agent canadien ou étranger;
• pour confirmer sa citoyenneté à un établissement d’enseignement, à un employeur, et autres;
• parce qu’il a obtenu un certificat commémoratif non daté (délivré entre le 15 février 1977 et septembre 1980), et qu’il veut une confirmation de la date à laquelle il a acquis la citoyenneté.

Confirmation de la date et du mode d’acquisition de la citoyenneté

Un demandeur peut obtenir plus d’une lettre d’attestation en réponse à une seule demande de recherche dans les dossiers de la citoyenneté.

Le demandeur doit fournir une preuve des raisons pour lesquelles il a besoin de ces renseignements. Une seule lettre peut être délivrée pour chaque raison invoquée. Si plus d’une lettre est délivrée en réponse à une même demande, le demandeur n’a à verser les droits qu’une seule fois.

Le demandeur doit remplir le formulaire de Demande de recherche dans les dossiers de la citoyenneté, préciser les raisons pour lesquelles il a besoin de ces renseignements, fournir des pièces d’identité et verser les droits.

Envoyez le formulaire de demande rempli ainsi qu’une copie de la lettre d’attestation au CTD-Sydney, si le traitement s’effectue au bureau local de la citoyenneté.

Communication de renseignements

Demande de renseignements faite par un tiers

Les demandes de renseignements faites par un tiers proviennent généralement de personnes qui font des recherches généalogiques ou qui tentent de déterminer si elles peuvent revendiquer une nationalité étrangère par filiation.

Les renseignements contenus dans les dossiers de la citoyenneté sont confidentiels et protégés en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Une lettre d’attestation peut être délivrée à un tiers seulement dans les cas suivants :

• la personne visée par la demande de renseignements a donné son consentement en signant le formulaire de Demande de recherche dans les dossiers de la citoyenneté; ou
• les renseignements sont divulgués en conformité avec l’objet de la demande, par exemple pour une enquête de l’Immigration ou de la GRC; ou
• la personne visée est décédée depuis au moins 20 ans.

La personne faisant la demande de renseignements doit remplir le formulaire en tant que demandeur, fournir les pièces d’identité nécessaires et verser les droits.

Les droits ne sont pas exigibles si une demande est faite par un ministère ou un organisme du gouvernement fédéral ou d’un gouvernement provincial, la GRC ou les Forces armées canadiennes.

Si un agent de la citoyenneté ne peut répondre à une demande à cause des restrictions de la Loi sur la protection des renseignements personnels, la demande doit être transmise au représentant de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels. Voir Accès aux dossiers de la citoyenneté.

Si le bureau de la citoyenneté effectue le traitement, envoyer la demande au CTD-Sydney

Si les renseignements demandés peuvent être divulgués en vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels, envoyez la demande au CTD-Sydney. S’il y a un besoin urgent d’obtenir les renseignements, prévenez le CTD-Sydney.

Une fois que vous avez confirmé les renseignements et êtes convaincu qu’ils peuvent être divulgués, préparez une lettre d’attestation. Suivez le Guide de préparation d’une lettre d’attestation présenté plus loin.

Envoyez le formulaire de demande rempli et une copie de la lettre d’attestation au CTD-Sydney pour qu’ils y soient conservés.

Demandes à transmettre à l’AIPRP

Si vous ne pouvez pas divulguer les renseignements (parce que la personne visée par la demande est vivante et n’a pas autorisé leur divulgation ou parce qu’elle est décédée depuis moins de 20 ans), envoyez la demande au CTD-Sydney, qui transmettra ensuite le dossier au représentant de l’Accès à l’information et de la Protection des renseignements personnels (AIPRP) à l’administration centrale.

Assurez-vous que le demandeur précise la (les) raison(s) de sa demande; s’il ne le fait pas, la demande pourrait être rejetée par le représentant de l’AIPRP.

Veuillez accès aux dossiers de la citoyenneté, ci-haut, pour plus de renseignements sur la divulgation de renseignements personnels à un tiers.

Fournir une pièce d’identité ou une preuve

Pièces d’identité à fournir

Toute personne, sauf un agent de l’Immigration ou de la GRC, qui demande à obtenir des renseignements sur une autre personne doit fournir deux pièces d’identité (documents originaux ou copies certifiées conformes). Il est préférable que l’une de ces pièces porte la photographie du demandeur.

L’agent de la citoyenneté ne doit avoir aucun doute sur l’identité du demandeur.

Preuve de décès exigée

Si la personne visée par la demande de renseignements est décédée depuis moins de 20 ans, le demandeur doit fournir une preuve du décès, par exemple, un certificat de décès, une notice nécrologique ou une carte commémorative.

Guide de préparation d’une lettre d’attestation

Destinataire de la lettre

Une lettre d’attestation doit être adressée :

• au Bureau des passeports, dans tous les cas où le demandeur veut obtenir une preuve de citoyenneté pour voyager - n’adressez pas la lettre d’attestation aux agents d’un poste frontalier;
• à l’organisme ou à l’établissement qui demande des renseignements pour des raisons concernant les études, un emploi, des services sociaux, et autres;
• au tiers, s’il s’agit d’une demande de renseignements faite par un tiers.

Renseignements à indiquer dans la lettre d’attestation

Avant de produire la lettre, assurez-vous que tous les détails exigés sont précisés. Toute lettre d’attestation doit indiquer :

• le nom de famille et les prénoms qui figurent sur le plus récent certificat de citoyenneté de la personne;
• tout autre nom qu’utilise la personne ou qu’elle a déjà utilisé;
• la date et le pays de naissance qui figurent dans les dossiers de la citoyenneté;
• la date à laquelle la citoyenneté a été attribuée ou acquise;
• le numéro du plus récent certificat de citoyenneté;
• la raison pour laquelle la lettre d’attestation est délivrée;
• la date de validité.

D’autres renseignements pourraient être nécessaires selon la raison de la demande de la lettre :

• l’article de la loi antérieure en vertu de laquelle la personne a acquis la citoyenneté;
• l’article de la loi en vigueur en vertu de laquelle la personne est citoyenne;
• le numéro de certificat du parent et la date à laquelle le parent a été naturalisé;
• la date de prestation du serment d’allégeance, d’acquisition de la citoyenneté ou de répudiation de la citoyenneté;
• le type de serment prêté;
• le numéro de certificat pour tout certificat délivré.

Si une personne a fait une demande de preuve de citoyenneté et que cette demande est en instance, il faut aussi l’indiquer dans la lettre d’attestation.

Si la personne n’a jamais eu de preuve de citoyenneté, indiquez dans la lettre les renseignements suivants :

• un certificat de citoyenneté n’a jamais été délivré à cette personne;
• le droit de cette personne à la citoyenneté a été établi et confirmé;
• la disposition pertinente de la loi et la date d’entrée en vigueur, p. ex., « Même si un certificat de citoyenneté n’a jamais été délivré à cette personne, il a été établi qu’elle est citoyenne canadienne de naissance en vertu de l’alinéa (3)(1)b) de la Loi sur la citoyenneté. »

Signature

Un agent de la citoyenneté autorisé doit signer la lettre d’attestation au nom du Greffier de la citoyenneté canadienne.

Délivrance d’une lettre d’attestation négative

Les demandes de lettre d’attestation négative proviennent généralement de personnes vivant dans des pays qui ne reconnaissent pas la double citoyenneté. Ces personnes ont besoin d’une preuve que ni elles, ni leurs ancêtres n’ont acquis la citoyenneté canadienne, et qu’elles n’en ont pas fait la demande, afin de pouvoir obtenir un passeport de leur pays d’origine ou de revendiquer la citoyenneté d’un autre pays par filiation.

La marche à suivre pour préparer une lettre d’attestation négative est la même que dans le cas d’une lettre d’attestation. Le demandeur doit remplir le formulaire, fournir les pièces d’identité nécessaires et verser les droits.

Des renseignements sur la citoyenneté sont parfois demandés par d’autres organismes gouvernementaux, par exemple les autorités de l’Immigration ou le SCRS, à des fins d’enquête. En pareil cas, suivez les directives concernant les demandes de renseignements faites par un tiers. Il n’y pas de droits à verser.