Procédure : Demandes multiples

Cette section décrit la marche à suivre pour suspendre une demande lorsqu'un client fait plus d'une demande de citoyenneté.

Aperçu

Contexte

Les personnes qui demandent un service en matière de citoyenneté doivent soumettre un formulaire de demande, accompagné des droits exigibles, des preuves et des documents exigés pour obtenir la citoyenneté ou une preuve de citoyenneté, pour conserver ou répudier leur citoyenneté ou pour reprendre leur citoyenneté. Il peut arriver qu'une personne demande un service de citoyenneté alors qu'elle a déjà une demande en cours de traitement ou faisant l'objet d'un litige. Les demandes multiples présentées par une même personne causent souvent des difficultés au niveau du traitement, compliquent la situation pour le bureau local, mais aussi pour le client, qui s'adresse plus souvent au Télécentre pour savoir où en est le traitement de ses demandes.

Si une personne présente une autre demande avant qu'une demande antérieure ait été définitivement réglée, CIC doit déterminer si la nouvelle demande doit être traitée en même temps que la demande antérieure en cours de traitement.

Politique

CIC doit éviter tout dédoublement des tâches ou tout coût inutile pour traiter une demande. À moins qu'un client ne demande expressément à CIC de traiter plus d'une demande en même temps, toute demande subséquente restera en attente tant que le traitement de la demande initiale ne sera pas terminé. On doit inciter les clients à ne déposer une nouvelle demande que s'ils peuvent présenter des faits ou des éléments de preuve nouveaux.

Exceptions

Demandes perdues

S’il a été déterminé qu’une demande a été perdue et, selon les circonstances entourant le dossier, un dossier peut être créé à nouveau en se fondant sur les renseignements consignés dans le SMGC. De plus, en ce qui concerne ces dossiers, le CTD-S ou le bureau local peut demander au demandeur de présenter une deuxième demande. La date initiale de signature, l’évaluation des absences, etc. devraient être utilisées sur le nouveau formulaire de demande. Un PM-03 doit rencontrer le demandeur et lui expliquer que CIC a utilisé les renseignements électroniques fournis sur la demande électronique pour remplir le nouveau formulaire de demande. Le formulaire nouvellement rempli devra être examiné avec le demandeur pour vérifier l’exactitude des renseignements et le demandeur devra signer le nouveau formulaire de demande. L’agent doit s’assurer que le demandeur a examiné la section ayant trait à la prohibition. À titre de précaution supplémentaire, on recommande que le demandeur signe une déclaration supplémentaire confirmant que les renseignements contenus sur le formulaire de demande reflètent de façon exacte ceux de la demande initiale. Si le demandeur a conservé une copie de la demande initiale avant de l’avoir présentée, cette copie devrait être versée au dossier en tant que pièce jointe à la deuxième demande. Lors de la rencontre, l’agent confirmera l’identité du demandeur et examinera les documents fournis comme à l’habitude. Des photocopies de la pièce d’identité, de la carte RP, du document relatif au droit de l’établissement, de la preuve de compétences linguistiques (si pertinente) et de la page de données biographiques du passeport doivent être faites et versées au dossier.

Des notes détaillées doivent être consignées dans la liste de vérification des exigences relatives au dossier et dans le SMGC pour documenter la situation.

Le demandeur a demandé un contrôle judiciaire

Lorsque le client a présenté une deuxième demande pendant qu'une demande antérieure fait l'objet d'un litige, les deux suivent normalement leurs processus respectifs jusqu'à ce qu'une décision soit rendue pour une des demandes (voir les procédures pour traiter simultanément des demandes multiples, dont une fait l'objet d'un litige).

Preuve

L'agent du CTD traitera la première demande, mais examinera également toute preuve supplémentaire fournie dans les demandes ultérieures lorsqu'il traitera le dossier.

Exemple : Une personne peut avoir présenté une demande pour un enfant né hors du Canada, par l’intermédiaire d’une mission canadienne à l’étranger, puis déposer une deuxième demande quelques semaines plus tard, à partir du Canada même. Le CTD-S traitera la première demande, mais examinera toute nouvelle preuve présentée dans la deuxième demande.

Procédure générale

Le responsable du CTD-S découvre qu’une personne a plus d’une demande active dans le système au moment de la saisie des données, à la création du cas dans le SMGC. Dans certains cas, seul le CTD-S s’occupe du traitement des demandes subséquentes alors que dans d’autres, le bureau local ou la Direction générale du règlement des cas (DGRC) y participe directement. Quelle que soit la décision prise, l’agent du CTD-S entre l’information dans le SMGC. La vérification de la concordance des renseignements est faite par le SMGC, car les cas sont joints par client dans le système. Cela aide les collègues du CTD-S, de la DGRC, du Télécentre et des bureaux locaux à répondre aux questions des clients au sujet de leurs autres demandes.

Participation du CTD-S

Dans certains cas, le client a simplement déménagé et soumis une autre demande pour être certain que le CTD-S est au courant de sa nouvelle adresse. Le CTD-S peut résoudre ces cas simples avec le client. La première demande est traitée et réglée, mais la deuxième n’est pas traitée.

Participation du bureau local

Dans certains cas, les deux demandes sont regroupées et le CTD avertit le bureau local responsable de la première demande qu’il y en a une deuxième dans le système. Le traitement de la deuxième est mis en attente. Les renseignements fournis dans la deuxième demande sont transmis au bureau local pour que ce dernier puisse faire une comparaison concernant l’adresse, les absences, les interdictions et d’autres données. Si les renseignements ne concordent pas, le bureau responsable de la demande initiale éclaircira la situation auprès du client. Le bureau local déterminera quelles mesures il convient de prendre selon les circonstances (transmettre le cas à la DGRC s’il soupçonne que le client a donné de fausses informations, convoquer le client à une entrevue ou transférer le dossier à un autre bureau).

Procédure pour traiter des demandes multiples ne faisant pas l’objet d’un litige

Il arrive qu’un client décide de présenter une deuxième demande alors qu’il a déjà une demande active pour le même type de cas. Cela peut se produire, par exemple, si un demandeur réalise qu’il ne répond pas aux critères de résidence dans la première demande. En général, le CTD-S accepte la deuxième demande et entre une date de rappel jusqu’à ce que l’issue de la première demande soit connue. La deuxième demande demeure en suspens jusqu’à ce qu’une décision soit rendue à l’égard de la première demande. Le CTD-S communique généralement avec le détenteur du dossier initial afin de déterminer quelle mesure devrait être prise selon la situation.

Retrait

• Si le client choisit de retirer la première demande, le CTD-S envoie un formulaire de retrait au client. Lorsque le CTD-Sydney reçoit le formulaire de retrait dûment signé, il en informe le bureau local. Ce dernier retourne le premier dossier au CTD-S, qui le ferme et procède au remboursement, le cas échéant. Le CTD-S entre la deuxième demande dans le système et l'envoie au bureau local pour qu'elle soit traitée.
• Si le client choisit de retirer la deuxième demande, le CTD-S envoie un formulaire de retrait au client. Lorsque le CTD-S reçoit le formulaire de retrait dûment signé, il ferme le dossier et procède au remboursement, le cas échéant.
• Si la demande est retirée avant que l'étape de la « saisie » ne soit terminée, le montant total est remboursé. Si la demande est retirée après l'étape de la saisie, seuls les droits exigés pour la citoyenneté sont remboursés.

Demande en attente

• Si le client ne souhaite retirer aucune demande, il peut choisir la demande qui sera traitée en premier. Une note est inscrite sur l'autre demande et le bureau local ou le CTD-S la suspend jusqu'à ce qu'une décision soit rendue à l'égard de la première demande traitée.
• Si la première demande fait l’objet d’une décision favorable, la demande en suspens est désignée comme « incomplète », le dossier est archivé et les droits exigibles sont remboursés.
• Si la première demande fait l'objet d'une décision défavorable, la demande en suspens est réactivée et le traitement se poursuit.
• Le client doit être averti qu'il est tenu d'informer CIC si sa première demande fait l'objet d'une décision défavorable afin que sa deuxième demande soit réactivée et traitée rapidement.

Procédures pour traiter simultanément des demandes multiples, dont l’une fait l’objet d’un litige

Les clients qui cherchent réparation peuvent décider de présenter une deuxième demande même si la première fait l'objet d'un litige. Dans ce cas, le traitement respectif des deux demandes se poursuit de la façon habituelle jusqu'à ce qu'une décision soit rendue à l'égard de l'une des deux. Le CTD-S s'assurera que les étapes de la saisie sont terminées pour les deux demandes. Le bureau de CIC fera savoir à la Gestion des litiges qu'une deuxième demande a été présentée.

Lorsqu'une décision est rendue à l'égard d'une demande, il faut terminer le traitement de l'autre demande. Le tableau suivant montre la procédure à suivre en cas de traitement simultané de deux demandes.

Si le client obtient gain de cause pour la première demande

• la première demande est finalisée et le client est convoqué à une cérémonie de citoyenneté;
• la deuxième demande est considérée n’est pas finalisée. Le dossier est retiré et le droit exigé pour la citoyenneté est remboursé

Si le demandeur n'obtient pas gain de cause pour la première demande

• la première demande est retournée au CTD-S en vue d'être archivée;
• le traitement de la deuxième demande se poursuit.

Si la deuxième demande est traitée AVANT le règlement du litige dont fait l'objet la première demande et que la deuxième demande est acceptée

• la deuxième demande est finalisée et le client est convoqué à une cérémonie de citoyenneté;
• le bureau local informe la Gestion des litiges que la citoyenneté a été accordée au client.

Si la deuxième demande est traitée AVANT le règlement du litige dont fait l'objet la première demande et que la deuxième demande est également refusée

• la deuxième demande est finalisée (une lettre de refus est envoyée au client);
• le bureau local informe la Gestion des litiges que la deuxième demande a été rejetée;
• la procédure judiciaire dont fait l'objet la première demande se poursuit.

Remboursement

Droit exigible pour le traitement de la demande

Le droit exigible pour le traitement d’une demande de citoyenneté n’est pas remboursable. Selon la politique du Ministère, le droit exigible pour le traitement d’une demande n’est remboursé que s’il a été réclamé par erreur, en trop ou si le client demande qu’on ne traite plus sa demande avant que le traitement ait commencé ou si la demande est jugée incomplète.

Dans ce dernier cas, la demande d’annulation du service doit nous parvenir avant même que le traitement global ou partiel de la demande ait commencé. Puisque dans tous les cas une deuxième demande aura fait l’objet d’un minimum de traitement, le droit exigible pour le traitement des demandes de citoyenneté n’est pas remboursé. Cela s’applique même si le traitement a été suspendu, que la demande a été retirée ou que le dossier a été fermé parce que la demande a été considérée incomplète.

Droit exigible pour la citoyenneté

Le droit exigé pour la citoyenneté (DEPC) est remboursable pour les demandes de citoyenneté.

Exemples

1. Une personne soumet deux demandes :
   • les deux demandes sont rejetées;
   • le droit exigible pour la citoyenneté est remboursé pour les deux.
2. Une personne soumet deux demandes :
   • la première demandes est rejetée;
   • la deuxième demandes est acceptée;
   • le droit exigible pour la citoyenneté est remboursé pour la première demande.
3. Une personne soumet deux demandes :
   • Si le client décide de retirer les deux demandes avant qu’une décision soit rendue, les droits exigés pour la citoyenneté pour les deux demandes sont remboursés.