Considérations liées aux médias pour les cérémonies de citoyenneté

On peut inviter des représentants des médias et/ou d’autres photographes professionnels (du Ministère ou d’ailleurs) à assister à des cérémonies de citoyenneté, notamment lorsqu’il s’agit de cérémonies spéciales, comme celles qui ont lieu le jour de la fête du Canada ou celles auxquelles assistent le gouverneur général, un lieutenant-gouverneur, le premier ministre ou des invités spéciaux.

La Loi sur la protection des renseignements personnels précise qu’il faut obtenir le consentement des candidats à la citoyenneté avant de les photographier, de les interviewer ou de les identifier de quelque manière que ce soit à l’occasion d’une cérémonie.

En cas de problèmes au sujet de la présence des médias à une cérémonie particulière, le personnel devrait communiquer avec le représentant régional des communications avant le début de la cérémonie.

Les directives qui suivent doivent être respectées pour autoriser les médias, CIC ou d’autres photographes professionnels à prendre des photos ou à faire des enregistrements audio ou vidéo pendant la cérémonie, notamment lors de la prestation du serment de citoyenneté.

Formulaire Autorisation et consentement

Le formulaire Autorisation et consentement (page 3 de l’Avis de convocation pour prêter le serment de citoyenneté [CIT 0024]) devrait être signé par chaque candidat et conservé dans son dossier, et ce, même si aucun représentant des médias ni aucun photographe professionnel n’est présent.

Il est interdit de communiquer à quiconque le nom des candidats, avant, pendant ou après une cérémonie de citoyenneté. Cependant, le nom des pays d’où proviennent les nouveaux citoyens peut être dévoilé après la cérémonie.

Responsabilités du bureau local

• Informer tous les demandeurs de citoyenneté que des représentants des médias peuvent être présents et qu’il leur est possible d’assister à une autre cérémonie s’ils s’opposent à leur présence.
• S’assurer que tous les candidats à la citoyenneté âgés de 18 ans ou plus aient signé le formulaire Autorisation et consentement [page 3 du formulaire CIT 0024] confirmant qu’ils acceptent que des représentants des médias prennent des photos, ou encore fassent des enregistrements audio ou vidéo d’eux-mêmes et, le cas échéant, des enfants mineurs pour lesquels ils ont également présenté une demande, au cours de la cérémonie. Les enfants mineurs qui atteignent l’âge de 18 ans au cours du processus de traitement de leur demande de citoyenneté signent leur propre formulaire Autorisation et consentement.
• Informer les candidats que les médias pourraient utiliser leur nom ou leur photographie à la télévision, dans les journaux ou sur des sites Web à des fins médiatiques après la cérémonie; et fixer une date pour une autre cérémonie, le plus tôt possible après l’événement d’origine, lorsqu’un candidat indique qu’il ne souhaite pas participer à une cérémonie où les médias ou des photographes professionnels sont présents.

Lorsqu’il est confirmé que des représentants des médias seront présents, il faut en informer sur-le-champ le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie bénévole.

Lorsqu’ils remplissent le formulaire intitulé Avis concernant la présence d’un ou de plusieurs invités de marque lors d’une cérémonie de citoyenneté [CIT 0503], les bureaux locaux doivent indiquer clairement les événements spéciaux concernés et les signaler à leur représentant régional des communications qui en informera ensuite les Communications de l’AC. Une cérémonie peut devenir un événement spécial si elle est organisée selon un thème particulier, si un invité spécial y participe ou si le profil particulier de l’organisme hôte le justifie.

Entrevues

Le personnel de la citoyenneté devrait également être prêt à aider les journalistes à effectuer des entrevues auprès du juge de la citoyenneté ou du président de cérémonie bénévole et des candidats. Il devra aussi veiller à ce que les équipes de télévision et de radio aient des prises de courant à leur disposition, au besoin, et prévoir un endroit pour les entrevues. On recommande d’installer en toile de fond dans la salle réservée aux entrevues un drapeau canadien ou une bannière télescopique de CIC sur la citoyenneté. Les entrevues doivent avoir lieu avant ou après la cérémonie. Un membre du personnel devrait être désigné pour coordonner les activités des représentants des médias.

Si un représentant des médias demande à un employé de la citoyenneté de faire une entrevue avec lui, ce dernier devrait indiquer au représentant des médias de s’adresser au juge de la citoyenneté ou au président de cérémonie bénévole, ou encore ne faire que des déclarations factuelles (p. ex. le nombre de candidats et leur pays d’origine ou encore le nom du juge de la citoyenneté ou du président de cérémonie bénévole). Il est possible qu’un hôte conjoint ou qu’un partenaire indique son intention de publier un communiqué de presse ou toute autre forme de communication destinée au public ou aux médias (p. ex. bulletin d’information d’une école). Dans ce cas, il faut d’abord obtenir l’approbation du directeur régional des communications et, si nécessaire, des Communications à l’AC. Tout communiqué doit être publié conjointement par CIC et l’hôte ou le partenaire.

Permettre aux invités de prendre des photographies

La cérémonie de citoyenneté est également un événement marquant pour les nouveaux citoyens, les membres de leur famille et les amis qu’ils ont choisis de convier à la cérémonie. Il est normal de s’attendre à ce que les invités veuillent prendre des photographies et/ou faire des enregistrements vidéo pendant la cérémonie. Il faut leur en donner l’occasion.

Il va de soi que si l’on permet aux invités de prendre des photographies ou de faire des enregistrements vidéo pendant la prestation du serment, les candidats à la citoyenneté risquent d’être distraits et le déroulement de la cérémonie risque d’être perturbé. Les invités doivent donc être mis au courant de la signification du serment, et il faut leur demander de respecter toutes les directives que le bureau local jugera appropriées.

Les directives suivantes sont proposées afin d’assurer la sécurité de tous et de faire en sorte que les cérémonies de citoyenneté puissent se dérouler sans perturbation majeure :

• prévoir un endroit désigné pour que les invités puissent prendre des photos des membres de leur famille recevant leur certificat de citoyenneté canadienne des mains du juge de la citoyenneté ou du président de cérémonie bénévole, par exemple dans une allée différente de celle utilisée par les candidats qui avancent pour recevoir leur certificat;
• autoriser les invités à prendre des photos pendant la prestation du serment de citoyenneté à condition qu’ils le fassent de leur siège sans interrompre le déroulement de la cérémonie, sans manquer de respect aux personnes prêtant le serment et sans perturber ces dernières;
• donner l’occasion de prendre des photos formelles avec le juge de la citoyenneté ou le président de cérémonie bénévole, ou n’importe quel autre invité de marque, après la cérémonie.