Répondre aux demandes de renseignements présentées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI) et de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP)

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• Parlementaires fédéraux
  • Délai pour répondre aux parlementaires
• Renseignements assujettis à une exception
• Répondre aux demandes de renseignements : Loi sur l’accès à l’information (LAI)

En vertu de la Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP), les citoyens canadiens, les résidents permanents et toute personne présente au Canada ont le droit de demander l’accès à leurs renseignements personnels détenus par les institutions fédérales.

La LPRP a pour objet de protéger les renseignements personnels détenus par des institutions fédérales et de procurer aux personnes concernées le droit d’accéder aux renseignements les concernant. Il faut répondre à une demande d’accès à l’information dans les 30 jours civils suivant la date de réception de la demande. Toutefois, cette période peut être prolongée pour des raisons limitées et précises prévues par la LPRP. Aucuns frais ne sont exigés pour les demandes présentées en vertu de la LPRP.

Les demandes de renseignements personnels soumises au titre de la LPRP devraient contenir suffisamment d’information pour que l’agent puisse trouver les renseignements demandés.

Cela comprend normalement :

• le nom complet (ainsi que tout alias);
• la date de naissance;
• le numéro de dossier d’immigration ou de visa;
• l’identificateur unique de client (IUC).

La demande devrait également préciser les renseignements que le client veut obtenir (c’est-à-dire un dossier relatif au visa, un dossier d’immigration, un dossier médical, un dossier de citoyenneté). L’auteur de la demande ainsi que toute personne susceptible d’être visée par des renseignements au dossier doit consentir par écrit à la communication d’information. À IRCC, le consentement permet de communiquer des renseignements aux personnes ayant 16 ans et plus.

Les clients peuvent autoriser la communication de renseignements personnels à un représentant. Le représentant doit être un citoyen canadien, un résident permanent ou une personne présente au Canada. Avant de communiquer des renseignements personnels, les agents devraient confirmer l’identité des demandeurs ainsi que l’autorisation de leur communiquer des renseignements personnels. On entend par « renseignements personnels » toute information au sujet d’un client qui est enregistrée par le ministère sous quelque forme que ce soit. Cela comprend aussi la confirmation de l’existence d’un fichier ou dossier touchant le client.

L’information ne devrait pas être communiquée en marge de la correspondance officielle relative à la demande. Par exemple, si le client demande une copie des notes de l’agent après le refus, il doit soumettre une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) afin de les obtenir.

L’agent peut communiquer des renseignements personnels par télécopieur, par courriel ou par téléphone, sous réserve des lignes directrices relatives à la sécurité. L’agent doit s’assurer qu’il communique les renseignements personnels à la personne autorisée à les recevoir.

Parlementaires fédéraux

L’alinéa 8(2)g) de la LPRP permet à une institution fédérale de communiquer des renseignements personnels « à un parlementaire fédéral en vue d’aider l’individu concerné par les renseignements à résoudre un problème » sans le consentement écrit de la personne intéressée. Par conséquent, les bureaux d’IRCC sont autorisés à répondre à la question d’un parlementaire fédéral au sujet de la demande d’une personne.

On entend par « parlementaire fédéral » un député de la Chambre des communes ou un sénateur. Ce pouvoir discrétionnaire n’est pas accordé aux membres des assemblées législatives provinciales (députés), aux membres de l’Assemblée nationale du Québec (députés) et aux députés des parlements provinciaux.

Habituellement, les députés délèguent les activités de circonscription aux adjoints de circonscription. Ces adjoints demandent des renseignements personnels au nom des députés. Les agents peuvent communiquer des renseignements personnels aux adjoints de circonscription dans la mesure où il est évident que les députés les ont désignés à cette fin. Comme c’est le cas pour les demandes écrites de renseignements personnels, les demandes de renseignements personnels présentées par courriel et comportant l’en-tête d’un député ou son adresse électronique et la signature d’un adjoint de circonscription ne posent aucun problème. La réponse écrite doit simplement être adressée au député et envoyée à son adresse de courriel officielle. Il ne faut jamais envoyer les réponses à une adresse de courriel privée.

Afin d’assurer la protection des renseignements personnels, les demandes provenant de députés doivent normalement être traitées par écrit. Toutefois, les agents peuvent communiquer des renseignements personnels aux adjoints de circonscription par téléphone si les députés les ont désignés à cette fin. Les adjoints devraient alors présenter leurs demandes de renseignements par écrit, par courriel ou par télécopieur et demander à ce que l’agent les appelle. Ainsi, l’agent sera en mesure de confirmer l’identité du demandeur et de respecter la LPRP.

Lorsqu’un député démissionne ou décède, son poste reste vacant jusqu’à la tenue d’une élection partielle. Dans ces cas, le bureau de circonscription demeure ouvert, et il incombe au whip du parti d’assurer la prestation de services aux électeurs jusqu’à la tenue de l’élection partielle. Les agents peuvent répondre aux demandes du bureau de circonscription, étant donné que le personnel de ce dernier relève du whip (un député).

S’il s’agit d’un député indépendant, ou à la suite d’une élection contestée, il revient au président de la Chambre des communes d’offrir les services aux électeurs de cette circonscription jusqu’à ce qu’un nouveau député soit élu. Les agents peuvent répondre aux demandes dans ces cas également. Lorsque le Parlement est dissous, les renseignements personnels ne peuvent être communiqués à un député qu’avec l’autorisation du ministre. Le ministre prend une décision à l’égard de la communication de renseignements lorsque la législature tire à sa fin et que la dissolution du Parlement semble imminente. Des directives appropriées sont transmises aux agents s’il y a lieu. Bien que la LPRP permette la communication de renseignements personnels à un parlementaire fédéral dans le but d’aider une personne à régler un problème, les députés n’ont aucun droit particulier d’accéder aux dossiers d’autres personnes.

Les agents doivent se garder d’aborder les politiques, la conception des programmes ou des enjeux opérationnels généraux dans leurs lettres aux députés. Ils doivent également éviter des sujets comme les pratiques de prévention de la fraude, les priorités en matière de traitement ou l’assurance de la qualité. C’est le ministre qui rend des comptes au Parlement sur de telles questions. Par conséquent, les agents doivent inviter les députés qui posent des questions sur les politiques ou les procédures générales à s’adresser au Cabinet du ministre. En somme, l’information communiquée aux députés par les agents doit porter seulement sur une demande en particulier.

Délai pour répondre aux parlementaires

La norme pour les réponses aux demandes de renseignements des députés est d’une semaine (ou 5 jours ouvrables). Lorsqu’il n’est pas possible de donner une réponse complète dans ce délai, il faut aviser le bureau du député – dans la semaine suivant la réception de la demande de renseignements – du fait qu’une réponse sera transmise bientôt et à une date précise. Ces retards doivent être exceptionnels et courts. Idéalement, les députés devraient recevoir une réponse dans un délai de 2 jours ouvrables.

Les gestionnaires de programme de migration doivent soit préparer eux-mêmes les réponses aux députés, soit surveiller de façon étroite et régulière les réponses envoyées par leur bureau pour en assurer la qualité et la rapidité. Les bureaux de migration doivent répondre à toutes les demandes de députés.

Renseignements assujettis à une exception

Seule la Division de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (AIPRP) a le pouvoir de décider qu’une exception prévue sous le régime de la LPRP ou de la LAI s’applique et que l’information ne peut être communiquée. Les renseignements visés par une exception peuvent toucher l’ensemble ou une partie des dossiers. Si IRCC est d’avis que certains renseignements ne devraient pas être communiqués, il doit fournir à la Division de l’AIPRP une copie de l’information et les raisons pour lesquelles celle-ci devrait être écartée de la communication.

Répondre aux demandes de renseignements : Loi sur l’accès à l’information (LAI)

En vertu de la Loi sur l’accès à l’information (LAI), les citoyens canadiens et les résidents permanents, ainsi que toute autre personne ou société présente au Canada, ont le droit d’accès à l’information que détient une institution fédérale, quelle que soit la source, sous réserve des exclusions et des exemptions prévues par la LAI. Bien que la LPRP se limite à donner accès aux renseignements personnels, les demandes présentées en vertu de la LAI peuvent quant à elles viser tout type d’information, y compris les documents qui se rapportent aux dossiers autres que les dossiers de cas.

Les clients qui se trouvent à l’extérieur du Canada et qui ne sont ni citoyens canadiens ni résidents permanents doivent demander à un représentant au Canada de présenter une demande en leur nom aux termes de la LAI. Ils doivent fournir les autorisations appropriées de communication de l’information au représentant.

Toutes les demandes présentées en vertu de la LAI doivent être soumises à la Division de l’AIPRP. Seuls les cadres supérieurs de la Division de l’AIPRP sont investis du pouvoir délégué de communiquer ou de refuser de communiquer de l’information aux termes de la LAI. Des frais de demandes de 5 $ CA s’appliquent (payables par chèque ou mandat-poste fait à l’ordre du receveur général du Canada). Il faut répondre à toute demande d’information présentée aux termes de la LAI dans les 30 jours qui suivent. Toutefois, cette période peut être prolongée pour des raisons limitées et précises prévues par la LAI.

Si un bureau d’IRCC ou un bureau de migration reçoit une demande de renseignements de la Division de l’AIPRP, les agents doivent y répondre immédiatement.

Les dossiers et les recommandations doivent être numérisés et téléversés dans le Système mondial de gestion des cas (SMGC). La Division de l’AIPRP n’acceptera les versions papier que dans certaines circonstances. Les agents peuvent communiquer avec la Division de l’AIPRP pour savoir comment procéder dans le cas de documents papier.