Équité procédurale

Les décideurs sont tenus de suivre les règles d’équité procédurale tout au long du processus de prise de décision.

L’équité procédurale exige que les demandeurs :

• obtiennent une évaluation juste et impartiale de leur demande;
• soient tenus informés des préoccupations des décideurs;
• se voient offrir une possibilité réelle de répondre aux préoccupations à l’égard de leur demande.

Le critère lié à l’équité procédurale s’applique à tous les types de demandes d’immigration et à tous les aspects de la prise de décision.

Principaux éléments de l’équité procédurale

• Traitement sans retard injustifié
• Le droit à un processus décisionnel juste et impartial
• Le droit du demandeur de se faire entendre
• La personne qui entend doit décider
• Attentes légitimes
• Les décisions doivent être fondées sur la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et son règlement d’application
• Droit à des motifs

Traitement sans retard injustifié

Les demandes ne doivent pas faire l’objet de retards inutiles. Un retard impossible à justifier équivaut à un déni de l’équité procédurale.

Le droit à un processus décisionnel juste et impartial

Les demandeurs ont droit à un décideur juste et impartial. Les tribunaux ont indiqué qu’il est nécessaire d’éviter la moindre apparence ou possibilité de partialité.

Voici des exemples de situations où il y a partialité ou apparence de partialité :

• juger une affaire avant qu’elle ne soit entendue;
• adopter une attitude préjudiciable;
• être déjà intervenu dans l’affaire;
• l’existence d’un lien entre le décideur et l’une des parties intéressées (p. ex. intérêt financier), etc.

Le droit du demandeur de se faire entendre

Lorsqu’une personne est touchée par une décision, elle a le droit de connaître les éléments invoqués contre elle et d’avoir une possibilité raisonnable de les réfuter.

Le « droit de se faire entendre » exige que le demandeur soit informé des faits importants qui sont susceptibles d’avoir une incidence sur l’issue de la demande. Par exemple, si un décideur s’appuie sur des éléments de preuve extrinsèques (p. ex. preuves provenant de sources autres que le demandeur), il doit donner au demandeur la possibilité de répondre à ces éléments de preuve.

Pour s’assurer que le demandeur a une possibilité réelle de présenter ses arguments, le décideur doit lui donner un avis suffisant concernant tout processus ou entrevue qui pourrait aboutir à une décision à l’égard de sa demande et lui donner une occasion raisonnable de déposer des éléments de preuve ou des arguments à l’appui de sa demande. Le décideur doit informer le demandeur des documents qui pourraient s’avérer nécessaires pour répondre aux préoccupations. Il devrait y avoir suffisamment d’information dans la lettre d’invitation à l’entrevue pour que le demandeur puisse se préparer. Si d’autres préoccupations font surface durant l’entrevue, le décideur doit donner au demandeur l’occasion d’y répondre soit au cours de l’entrevue, soit à l’occasion d’une entrevue subséquente, et ce, par l’entremise d’une lettre d’équité procédurale.

Le droit de se faire entendre n’équivaut pas nécessairement au droit à une entrevue, bien que dans certains cas, une entrevue puisse s’avérer la meilleure façon de procéder. Si un demandeur doit se présenter à une entrevue, il doit pouvoir être accompagné d’un interprète ou, dans certaines circonstances, les services d’un interprète devraient lui être fournis.

Le droit de se faire entendre exige que le demandeur ait une possibilité réelle de participer au processus. Cette exigence s’applique également dans le cas de l’information reçue d’une tierce partie, y compris des partenaires d’IRCC. Bien que le décideur n’ait pas à fournir les documents physiques qu’il a consultés au cours du processus (El Maghraoui, 2013 CF 883), il faut tout de même que le demandeur soit informé de l’essentiel des préoccupations du décideur (Krishnamoorthy, 2011 CF 1342) et des dispositions précises de la Loi qui sont en cause. Ce qui compte, c’est que les préoccupations du décideur soient adéquatement communiquées au demandeur, qui doit alors avoir une possibilité raisonnable d’y répondre.

La personne qui entend doit décider

La personne qui entend l’affaire est celle qui doit rendre la décision définitive.

Le terme « entendre » dans le présent contexte ne signifie pas une entrevue. Il désigne plutôt le fait que la personne ayant le pouvoir légal de prendre une décision doit évaluer l’information fournie et rendre une décision. La Loi, le Règlement et les nombreux instruments de délégation désignent très clairement les personnes investies du pouvoir de rendre des décisions.

Lorsqu’un décideur exerce son pouvoir décisionnel, il examine l’information dans le contexte des lois applicables. Si un agent est la seule personne à avoir examiné des renseignements ou à avoir traité avec des demandeurs, c’est manifestement lui qui a « entendu » et qui a rendu une décision. Toutefois, au cours du processus, il peut arriver que différentes personnes aient collaboré au traitement d’une demande particulière. Pour cette raison, il importe que tous les documents fournis par le demandeur soient versés au dossier (sur support électronique ou sur papier) pour que le décideur puisse les examiner. Le compte rendu de la décision doit également indiquer que le décideur a tenu compte de tous les facteurs pertinents, y compris toutes les observations du demandeur, et qu’il a pris sa décision en fonction du bien-fondé de la demande.

Si une décision est fondée sur une évaluation subjective (p. ex. la crédibilité), il faut indiquer clairement au dossier quele décideur a procédé à l’évaluation. Le décideur ne doit pas s’appuyer sur l’évaluation subjective de quelqu’un d’autre; il doit prendre lui-même la décision en fonction de l’ensemble des renseignements et énoncer les raisons factuelles et objectives à l’origine de sa décision.

Dans certaines circonstances, il peut arriver qu’un autre décideur soit nommé responsable de la demande. Ce nouveau décideur doit veiller à évaluer toute l’information au dossier, et il faut indiquer clairement dans les notes que cette évaluation a eu lieu. Lorsqu’un dossier est transféré à un autre décideur, il peut s’avérer nécessaire d’acheminer une nouvelle lettre d’équité procédurale ou même de convoquer le demandeur à une autre entrevue, surtout si le décideur précédent a effectué une évaluation subjective et que celle-ci s’avère pertinente pour la décision définitive.

Enfin, l’exigence selon laquelle la personne qui entend est celle qui doit décider n’empêche pas de demander conseil avant de rendre la décision définitive. Toutefois, le compte rendu de la décision doit indiquer qu’après avoir évalué tous les facteurs pertinents, le décideur en est venu à sa propre conclusion. Il peut prendre en considération les conseils qu’il a reçus de la part d’un gestionnaire ou de l’administration centrale ou encore les renseignements qu’il a tirés d’un manuel de procédures pour orienter l’application des dispositions pertinentes de la Loi ou du Règlement aux faits présentés dans la demande. Si le décideur rend sa décision en fonction des directives d’un gestionnaire, de l’administration centrale ou d’un manuel de procédures, il restreint ou réduit ainsi son pouvoir discrétionnaire.

Voici des exemples de la façon de procéder dans les situations où le premier décideur n’est pas disponible pour clore le dossier :

• La demande a été évaluée et il est clair, selon les notes, qu’une décision défavorable a été prise; toutefois, le décideur n’est plus disponible pour envoyer la lettre de refus :

  Une autre personne ayant le même niveau de pouvoir délégué peut transmettre la lettre de refus. Elle n’assume pas la responsabilité de la décision, et elle devrait renvoyer aux conclusions du véritable décideur dans la lettre de refus. Il faut inscrire une note dans le SMGC indiquant que cette personne a envoyé la lettre de refus.

• Le demandeur s’est présenté à l’entrevue et le décideur a conclu à l’absence de crédibilité; toutefois, le décideur n’est plus disponible pour mener à bien l’évaluation de la demande :

  Avant de rendre sa décision, le nouveau décideur doit procéder à sa propre évaluation de la demande et il pourrait devoir convoquer le demandeur à une nouvelle entrevue ou lui transmettre une lettre d’équité procédurale dans laquelle il explique ses préoccupations. Les notes au dossier doivent mentionner le fait que le décideur en est venu à ses propres conclusions à la suite d’une évaluation complète du dossier.

• Un demandeur a été reçu en entrevue, mais cette dernière visait principalement à établir les faits. Un nouveau décideur prend le relais de l’évaluation de la demande :

  Il est possible de rendre une décision en fonction des faits recueillis par une autre personne, à moins que le décideur n’ait des réserves pouvant être abordées uniquement au cours d’une entrevue ou au moyen d’une lettre d’équité procédurale.

Attentes légitimes

Lorsqu’on donne à une personne l’assurance qu’uneprocédure particulière va être suivie, cette personne a droit à cetteprocédure. Par exemple, si un demandeur se voit accorder un délai de 30 jours pour fournir certains documents, l’agent ne devrait pas rendre une décision défavorable avant la fin du délai de 30 jours, et ce, même s’il a en main une partie de ces documents.

Les décisions doivent être fondées sur la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés et son règlement d’application

La disposition de la Loi ou du Règlement doit être citée au dossier dans le cas d’un refus. Toutes les communications avec le demandeur, y compris les lettres de refus, doivent faire mention de la disposition législative ou réglementaire applicable.

Droit à des motifs

Le demandeur a le droit de comprendre le fondement de la décision rendue à l’égard de la demande. Les motifs, qui doivent être fournis par écrit, doivent être clairs, précis et compréhensibles. Lorsque le demandeur a le droit d’interjeter appel à la Section d’appel de l’immigration ou de demander un contrôle judiciaire à la Cour fédérale, il doit avoir en main suffisamment d’information pour préparer ses observations. Les motifs indiqués au demandeur doivent comprendre l’évaluation des éléments de preuve et des faits pris en considération, les dispositions de la Loi ou du Règlement sur lesquelles la décision repose et le raisonnement entourant les conclusions du décideur.