Recours aux services d’un représentant : Évaluation préliminaire

Les éléments suivants du formulaire IMM 5476 doivent être vérifiés :

• Les représentants rémunérés doivent être des membres en règle. Il faut vérifier le nom des représentants en ligne afin de valider leur statut auprès du Collège des consultants en immigration et en citoyenneté (CCIC), d’un barreau provincial ou territorial ou de la Chambre des notaires du Québec. Le numéro d’identification unique de chaque représentant doit également être validé en suivant les lignes directrices affichées dans les Formats des numéros de membre des représentants autorisés.
• Pour les membres du CCIC, seuls les représentants dont les noms figurent dans le Registre public liste des membres du CCIC en tant que membres actifs sont autorisés à représenter des clients moyennant rétribution. Il convient de préciser que l’affiliation au CCIC peut être révoquée, suspendue ou rétablie. En règle générale, en l’absence d’une justification raisonnable de la raison pour laquelle l’information sur le site Web n’est pas exacte, le site Web doit être considéré comme la référence définitive en ce qui a trait au statut actuel des membres du CCIC.
• Si le numéro de membre inscrit sur le formulaire IMM 5476 est valide, mais que le nom y étant associé est légèrement différent, l’agent doit vérifier le nom auprès de l’organisme désigné. Toutefois, si le nom apparaissant sur le formulaire IMM 5476 est considérablement différent de celui qui apparaît sur le site Web de l’organisme désigné, l’agent peut retourner la demande en expliquant dans la lettre les raisons du retour.

Remarque : Les barreaux du Nouveau-Brunswick, de Terre-Neuve-et-Labrador, du Yukon et des Territoires du Nord-Ouest n’ont pas de numéros pour identifier leurs membres.

• Le représentant doit être identifié par un nom de personne et non par un nom d’organisme. Tous les organismes de réglementation (les barreaux canadiens, la Chambre des notaires du Québec et le CCIC) acceptent des membres individuellement et n’offrent aucune affiliation collective.
• Les coordonnées du représentant adresse postale et numéro de téléphone).
• Une indication selon laquelle le représentant est rémunéré ou non.
• La signature datée du demandeur et celle du représentant doivent absolument être fournies.

Il n’est pas nécessaire de vérifier chacune des demandes provenant d’un même représentant, particulièrement si le bureau local sait que le représentant est un membre autorisé d’un organisme de réglementation désigné. Cependant, il est conseillé d’effectuer une vérification de temps à autre.

Retourner une demande

Chaque demande présentée avec l’aide d’un représentant non autorisé doit être retournée, afin de rappeler au représentant et à son client que le gouvernement ne traite qu’avec des représentants autorisés quand ces derniers sont rémunérés. Il est nécessaire de diffuser ce message de façon uniforme et constante. Voici les raisons pour lesquelles une demande, y compris les documents soumis avec la demande pourrait être retournée.

• Le formulaire IMM 5476 n’est pas joint à la demande. La demande et les frais qui y sont associés doivent alors être retournés.
• Formulaire IMM 5476 incomplet : Si le formulaire IMM 5476 ne contient pas tous les renseignements requis, le formulaire IMM 5476, la demande, les documents joints, la lettre concernant une demande incomplète et tous les frais doivent être retournés au demandeur. Toutefois, si la seule adresse fournie est celle du représentant (que le représentant soit un membre de la famille, un ami, un représentant autorisé ou non ou une autre personne), tous les documents devraient être retournés à cette adresse.
• Représentant non autorisé : Si le représentant rémunéré n’est pas un représentant autorisé, il faut renvoyer toute la trousse de demande à l’adresse postale, ou de résidence, fournie par le demandeur, avec une lettre indiquant qu’il est impossible de confirmer que le représentant est membre en règle du CCIC, d’un barreau provincial ou territorial ou de la Chambre des notaires du Québec et que, par conséquent, ce représentant ne peut représenter le demandeur. L’adresse du demandeur devrait être utilisée, puisque rien ne garantit que le représentant non autorisé communiquera avec celui-ci. Toutefois, si la seule adresse disponible est celle du représentant non autorisé, la demande doit être renvoyée au représentant non autorisé.
• Ministère de l'Immigration, de la Francisation et de l’Intégration (MIFI) : Les dispositions réglementaires précisent quels représentants rémunérés peuvent représenter un client pendant le processus fédéral d’immigration. Ces dispositions n’influent donc pas directement sur les activités des agents d’immigration du Québec. Cependant, si IRCC reçoit une demande qui a été approuvée par le MIFI et dans laquelle apparaît le nom d’un représentant rémunéré non autorisé aux fins de traitement par le gouvernement fédéral, le bureau doit retourner la demande accompagnée d’une lettre indiquant qu’il est impossible de vérifier le représentant autorisé et que celui-ci ne peut donc représenter le demandeur.

Préoccupations concernant un représentant non identifié

Un représentant non identifié (appelé aussi « consultant fantôme ») est une personne qui agit au nom d’un client auprès d’IRCC ou de l’Agence des services frontaliers du Canada (ASFC) et qui ne présente pas un formulaire IMM 5476 pour déclarer sa relation professionnelle avec son client.

L’agent pourrait craindre qu’un demandeur ait recours aux services d’un représentant non identifié dans le cas où :

• il reçoit un formulaire de demande qui n’est pas accompagné du formulaire IMM 5476, mais sur lequel est inscrit, dans l’espace prévu pour l’adresse postale, l’adresse d’un représentant non autorisé;
• une recherche par adresse révèle que la même adresse postale est inscrite sur plusieurs demandes.

Preuves insuffisantes

S’il n’y a pas suffisamment de preuves (comme l’absence de faits probants) pour appuyer les doutes concernant le recours aux services d’un représentant non identifié, l’agent doit traiter la demande.

Preuves suffisantes

Des preuves suffisantes indiquant que le demandeur a recours à un représentant non identifié pourraient comprendre des renseignements confirmés par le public, l’aveu du demandeur ou la confirmation des faits à la suite d’une enquête. S’il y a suffisamment de preuves concernant le recours aux services d’un représentant non autorisé pendant le traitement de la demande, l’agent doit consulter le chapitre ENF 2 pour déterminer s’il respecte les normes en matière de preuve et d’équité en vertu de l’article 40 de la Loi sur l’immigration et la protection des réfugiés (LIPR) ou des alinéas 22(1)e.1) et e.2) de la Loi sur la citoyenneté afin de refuser la demande pour fausses déclarations.

Lorsque l’agent est convaincu, en se fondant sur des preuves précises, qu’un demandeur a omis d’indiquer qu’il a recours aux services d’un représentant, la demande peut être retournée à l’adresse postale ou de résidence du demandeur, accompagnée de la lettre concernant les représentants non identifiés expliquant pourquoi la demande est retournée. Il ne fait ainsi pas de doute que l’IRCC et l’ASFC sont déterminés à ne pas traiter avec des représentants non autorisés ou non identifiés. Il est préférable d’utiliser l’adresse du demandeur, puisque rien ne garantit que le représentant non autorisé communiquera avec lui. Il est cependant possible que la seule adresse disponible soit celle du représentant non autorisé. Dans ce cas, il faut renvoyer la demande au représentant non autorisé.

Consulter la section sur le traitement des plaintes pour obtenir des précisions sur la façon de faire part de préoccupations.

Lorsqu’un agent apprend qu’un certain nombre de demandes sont présentées par la même tierce partie non identifiée, notamment en se fondant sur l’utilisation de la même organisation, du même style de présentation de la demande ou les coordonnées fournies (par exemple, adresses, adresses courriel, numéros de télécopieur), il peut être nécessaire d’effectuer une évaluation de l’intégrité du programme. D’autres problèmes entourant l’intégrité du programme, comme l’utilisation de documents frauduleux, peuvent également être présents. L’agent doit être guidé par les mêmes normes d’intégrité du programme et suivre les procédures applicables pour l’administration de tous les programmes de citoyenneté et d’immigration.