L’Évaluation des facteurs relatifs à la vie privée : Transition du Programme de passeport

Le 2 juillet 2013, la responsabilité principale du programme de Passeport Canada (PPTC) a été transférée du ministre des Affaires mondiales du Canada (AMC), anciennement connu sous le nom de ministre des Affaires étrangères, du Commerce et du Développement (MAECD), au ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada (IRCC), anciennement connu sous le nom de ministre de la Citoyenneté et de l’Immigration du Canada (CIC), tandis qu’Emploi et Développement social Canada (EDSC) assume la prestation de la plupart des services de passeport au pays au nom de IRCC. Les responsabilités d’EDSC en matière de prestation de services pour le Programme de passeport se limitent à son initiative Service Canada (SC).

Conformément à ce transfert, IRCC assumait la responsabilité liée au Programme de passeport, notamment la politique de programme, les décisions relatives à l’admissibilité au passeport, les refus et la révocation, et la gestion des frais d’administration à l’aide du fonds renouvelable. EDSC est devenu responsable de la majeure partie de la prestation de services au pays, notamment la réception de demandes en personne et par la poste, l’examen et le traitement, l’impression de documents et les centres d’appel. AMC continue d’offrir des services de passeport par l’intermédiaire de son réseau de points de service à l’étranger.

L’objectif de l’évaluation des facteurs relatifs à la vie privée indique (EFVP) concernant la transition du Programme de passeport est de déterminer les processus opérationnels qui régiront le programme à compter du 1^er avril 2014. La portée de l’EFVP vise à expliquer les aspects qui ont changé dans le déroulement des opérations, à expliquer les aspects qui nécessitent des échanges de renseignements supplémentaires ou élargis entre les trois ministères et à expliquer la façon dont les trois ministères collaborent pour exécuter le Programme de passeport.

Pour administrer le Programme de passeport, des renseignements personnels (y compris des renseignements de nature délicate) sont obtenus directement auprès des participants au programme. En revanche, il existe des cas uniques dans lesquels les renseignements personnels d’un Canadien à l’étranger peuvent être obtenus auprès d’organismes étrangers et d’organisations internationales afin de gérer certains cas de citoyenneté et d’immigration. Les renseignements recueillis pour administrer le Programme de passeport peuvent être utilisés afin de prendre des décisions, de détecter des fraudes et de mener des enquêtes criminelles qui ont un effet sur des employés et certains citoyens à des fins administratives externes.

Le PPTC est un programme de longue date qui a recours à de multiples systèmes de technologies de l’information (TI) qui, dans certains cas, se connectent directement à d’autres systèmes ministériels. Il est également possible d’imprimer de l’information et de la transmettre à l’aide de technologies sans fil. Dans le cas de toute modification aux anciens systèmes de TI, une EFVP distincte sera réalisée.

Il arrive que l’on ait recours à la technologie de reconnaissance faciale et de micropuce à titre de méthodes d’identification améliorées; cependant, dans le cadre du programme de PPTC, on n’utilise pas les technologies de surveillance à des fins de surveillance. Pour veiller à ce que les mesures administratives soient prises à l’égard de la bonne personne, on a recours à l’analyse automatisée de renseignements personnels, à la mise en correspondance de données et à des techniques de découverte de connaissances.

Le pouvoir légal de traiter les demandes et de délivrer des passeports a été conféré au ministre de l’Immigration, des Réfugiés et de la Citoyenneté du Canada dans le cadre des modifications apportées le 2 juillet 2013 au Décret sur les passeports canadiens(DPC).Bien que le DPC dans son intégralité confère ce pouvoir, l’article 3 confère au ministre le pouvoir de délivrer des passeports; l’article 6 permet au ministre d’exiger qu’une demande de passeport soit présentée par les requérants, et l’article 12 du DPC permet au ministre d’autoriser le ministre d’EDSC à offrir les services au pays. De plus, l’article 34.1 de la Loi sur le ministère de l’Emploi et du Développement social permet aux employés d’EDSC de divulguer de l’information à l’appui de l’exécution du Programme de passeport, notamment pour le suivi de courrier perdu, la transmission de cas à la Direction générale de l’intégrité du programme d’IRCC, et la vérification de la date de naissance d’une personne auprès du personnel des bureaux de l’état civil des provinces et des territoires, entre autres.

Pour s’assurer que les fichiers de renseignements personnels (FRP) des trois ministères reflètent de manière systématique la façon dont les services de passeport sont offerts, IRCC lancera un projet d’évaluation de FRP pour veiller à ce que tous les anciens FRP de PPTC soient conformes aux lignes directrices et aux suggestions du Secrétariat du Conseil du Trésor et à la nouvelle structure du Programme de passeport. EDSC et IRCC collaboreront pour combler les lacunes dans les FRP existants et pour harmoniser ceux des deux ministères afin d’en assurer la cohérence, au besoin.

Les trois ministères ont déployé des efforts concertés pour faire en sorte que la transition du Programme et les diverses questions liées aux ressources humaines, aux finances, aux considérations juridiques, aux technologies de l’information, aux locaux et au changement des processus opérationnels aient été prises en compte de manière appropriée, et pour veiller à ce que le régime de protection des renseignements personnels de tous les intervenants ait été représenté adéquatement.

De nombreux risques décelés initialement dans l’EFVP menée au début de 2014 figuraient également dans des EFVP antérieures de PPTC. Ces risques, ainsi que des risques supplémentaires prévus comme des conséquences de la transition, se sont avérés faibles. Ces risques ont récemment fait l’objet d’un nouvel examen afin de s’assurer qu’ils ont été atténués de manière adéquate ou que des stratégies d’atténuation ont été mises en place.

Les trois ministères poursuivent leur collaboration afin de gérer un Programme de passeport qui optimise les services offerts aux Canadiens et qui répond de manière constante aux normes internationales.