Cahier de transition de la ministre d’IRCC 2025-03

Logistique et informations de référence

Contexte

Ce dossier fournit des informations logistiques et de référence sur les principaux services et responsabilités ministériels.

Sécurité

• Plusieurs protocoles sont en place pour assurer votre sécurité. Une séance d'information sur ces mesures sera organisée en personne peu après votre arrivée.
• La Sécurité ministérielle d’IRCC collabore avec les Services de protection de la Gendarmerie royale du Canada (GRC) sur les questions de sécurité. À cette fin, vous devez communiquer votre agenda et votre calendrier de voyage à la Sécurité ministérielle d’IRCC en temps opportun.
• Des évaluations des menaces et des risques (EMR) sont effectuées par la GRC en collaboration avec les organismes d'application de la loi en votre nom, en ce qui concerne toutes les activités nationales et internationales et les invitations publiques.
• Les EMR de votre (vos) résidence(s) sont effectuées par la Chambre des communes en collaboration avec la Sécurité ministérielle d'IRCC dans les 90 premiers jours de votre entrée en fonction. Une EMR de votre bureau de circonscription est également réalisée en collaboration avec les services de sécurité de la Chambre des communes.
• Sur demande, la Sécurité ministérielle d'IRCC fournira des séances de sensibilisation à la sécurité à l'intention de votre personnel.

Services ministériels

BSM-21 :

• Le bureau du sous-Ministre (BSM) dispose de deux équipes dédiées qui vous soutiennent dans toutes les opérations quotidiennes et dans vos interactions clés avec le Ministère. 
  • Dirigé par l'adjoint ministériel, BSM21 est votre contact principal pour toutes les interactions avec le Ministère en dehors de la relation directe entre le sous-Ministre et le Ministre.  BSM21 coordonne également le soutien et la logistique pour le Ministre lors de ses voyages officiels (nationaux et internationaux), de ses engagements avec des intervenants et de ses fonctions parlementaires liées au gouvernement (p. ex.  comparutions devant un comité).
  • BSM Services ministériels est votre point de contact pour toute question relative aux ressources humaines, aux finances et ministériels (p. ex.  les biens informatiques, les laissez-passer d’immeuble, les problèmes liés aux installations, etc.).

Unité des breffages :

• L’équipe coordonne, révise et prépare les documents d’information qui vous sont fournis par le Ministère afin d’offrir des produits de haute qualité.
• En 2024 – 2025, l’Unité des breffages a examiné 347 notes d’information adressées au Ministre et a produit 187 cartables d’information.

Direction des demandes de renseignements ministériels :

• Cette direction reçoit, trie et consigne les correspondances qui vous sont adressées, et y répond.
• Elle fournit des rapports statistiques sur les volumes de correspondance, les tendances en matière de correspondance et les taux de respect des normes de service.
• La Direction des demandes de renseignements ministériels fournit 97 % des réponses envoyées directement aux clients et aux correspondants (plus de 20 000 lors de l’exercice 2024 – 2025). La majorité des correspondances sont des demandes de renseignements provenant de clients d’IRCC.

Accès à l’information et protection des renseignements personnels (AIPRP) :

• Loi sur l’accès à l’information : Permet d’accéder aux dossiers ministériels (p. ex.  les notes de service, les notes d’information, les rapports, etc.).
• Loi sur la protection des renseignements personnels : Permet aux personnes d’accéder à leurs renseignements personnels et protège la vie privée des personnes en ce qui concerne leurs renseignements personnels.
• Le Commissariat à l’information (CI) et le Commissariat à la protection de la vie privée (CPVP) sont chargés de veiller au respect des lois. IRCC entretient des relations de travail axées sur la collaboration avec le CI et le CPVP.
• Au cours de l’exercice 2024 – 2025, IRCC a reçu plus de 270 000 demandes d’AIPRP (soit une augmentation de 7 % par rapport à l’exercice précédent), ce qui représente plus de 60 % de toutes les demandes d’AIPRP envoyées au gouvernement du Canada.
• La majorité (99 %) des demandes d’AIPRP d’IRCC émanent de demandeurs qui souhaitent obtenir des renseignements sur leur dossier d’immigration.
• Les atteintes à la vie privée sont considérables à IRCC. En 2024-2025, IRCC a signalé 8 052 atteintes à la vie privée, tandis qu’en 2023-2024, les atteintes à la vie privée à IRCC ont touché plus de 137 000 personnes.
• Entre mars 2023 et septembre 2024, IRCC a été à l’origine de 38 % des plus de 20 000 atteintes à la vie privée signalées au gouvernement du Canada (21 % en général au cours des exercices précédents).
• Domaines d’intérêt :
  • Réduire l’arriéré des AIPRP ;
  • Améliorer la disponibilité des renseignements sur les clients, ce qui devrait alléger la pression excessive sur le régime d’AIPRP plus vaste ; et
  • Améliorer la façon dont IRCC traite les renseignements personnels, incluant les instruments de politique sur la protection de la vie privée ainsi que les processus de signalement et de gestion des atteintes à la vie privée.

Divulgation proactive :

• Depuis 2019, tous les ministères fédéraux sont tenus de publier les documents suivants en ligne :
  • Titres des notes d’information et des notes de service à l’intention des ministres et des sous-ministres (mensuellement) ;
  • Notes de la période des questions préparées pour les ministres (30 jours après le dernier jour de séance en juin et en décembre) ;
  • Cartables de transition et de comparution des comités parlementaires préparés pour les ministres et les sous-ministres (120 jours après la nomination ou la comparution) ; et
  • Tous les contrats et les modifications du cabinet du ministre d’une valeur supérieure à 10 000 $.
• Les ministères doivent également publier d’autres composantes de façon proactive en fonction d’échéanciers :
  • Divulgation des frais de voyage et d’accueil de l’ensemble du personnel du cabinet du ministre et de la haute direction du Ministère (mensuellement) ; et
  • Rapport annuel portant sur toutes les dépenses encourues par un cabinet de ministre (dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice).
• Les noms et les titres des membres du personnel ministériel ne sont plus considérés comme des renseignements personnels et seront désormais divulgués dans le cadre des demandes d’AIPRP.

Gestion de l’information :

• Les informations doivent être traitées, protégées et sécurisées en fonction de leur désignation ou de leur classification.
• Les documents papier doivent être classés dans des armoires différentes selon la catégorie des renseignements et leur désignation ou classification.
• Les documents électroniques allant jusqu’au niveau Protégé B doivent être enregistrés dans GCDocs dans le dossier approprié.
• Toutes les décisions prises dans le cadre d’une conversation électronique (p. ex.  sur MS Teams) doivent être transférées dans GCDocs.
  • Les discussions menées sur des appareils ministériels à l’aide de MS Teams et Outlook peuvent contenir des renseignements allant jusqu’au niveau Protégé B.  Lors de l’utilisation de téléphones intelligents et de cellulaires du GC, les renseignements envoyés par message texte (SMS) doivent demeurer non classifiés tandis que les conversations téléphoniques peuvent contenir des renseignements allant jusqu’au niveau Protégé A.  Les renseignements communiqués à l’aide de téléphones personnels doivent demeurer non classifiés.
• Votre adresse électronique personnelle ne doit pas être utilisée pour mener des activités opérationnelles liées à IRCC.
• Les outils liés aux médias sociaux qui opèrent en dehors des systèmes d’IRCC ne doivent pas être utilisés pour mener des activités du gouvernement du Canada.
• Avant d’éliminer des renseignements ou de transférer des dossiers, soyez conscient des mises en suspens pour des raisons juridiques en cours et des demandes d’AIPRP.
• Les ministres sont responsables en dernier ressort du traitement, de la manipulation et du stockage appropriés des renseignements dans leur cabinet.  Il est recommandé que les cabinets des ministres désignent une personne chargée de superviser les pratiques de gestion de l’information.

Pouvoirs financiers :

• Conformément aux exigences de la Directive sur la délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Conseil du Trésor, on vous demandera d’approuver l’instrument de délégation des pouvoirs de dépenser et des pouvoirs financiers du Ministère dans les 90 jours civils suivant votre nomination.
• La nomination d’un nouveau Ministre n’annule pas les pouvoirs existants.
• La responsabilité du contrôle budgétaire et des dépenses des deniers publics est conférée aux ministres et aux sous-ministres par le Parlement en vertu des lois de crédits, de la Loi sur la gestion des finances publiques et de son règlement d’application.
• Toutes les dépenses engagées pour le Ministère doivent être approuvées conformément à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Nominations par le gouverneur en conseil :

• Un processus de sélection ouvert, transparent et fondé sur le mérite pour les nominations par décret a été établi en février 2016.
• À titre de ministre responsable et de membre du Conseil privé du Roi pour le Canada, il vous sera demandé de recommander au gouverneur en conseil des nominations pour deux organismes relevant de votre portefeuille : La Commission de l’immigration et du statut de réfugié du Canada et les juges de la citoyenneté.