Cahier de transition de la ministre d’IRCC 2025-05

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

Direction générale de la gestion de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels
Mai 2025

Aperçu

• Programme d'AIPRP
• L'AIPRP à IRCC en chiffres
• Délégation de pouvoirs
• Rôles et responsabilités
• Structure du Programme d'AIPRP
• Documents ministériels
• Support au cabinet du Ministre
• Restrictions prévues dans les lois
• Atteintes à la vie privée

Programme d’AIPRP

• Le Programme d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) applique les lois suivantes :
• La Loi sur l’accès à l’information (LAI) permet d’accéder aux renseignements qui relèvent d’une institution fédérale.
• La Loi sur la protection des renseignements personnels (LPRP) protège les renseignements personnels^{Note de bas de page *} des personnes et leur permet d’y avoir accès.
• Les deux lois sont assujetties à des restrictions quant aux renseignements qui peuvent être divulgués.
• Le commissaire à l’information (CI) et le commissaire à la protection de la vie privée (CPVP) sont chargés de veiller au respect des lois.
• Le CI peut ordonner à une institution de communiquer des documents à la suite d’une enquête sur une plainte.

L’AIPRP à IRCC en chiffres

La croissance du nombre de demandes d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) présentées à Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) au cours des dernières années a été sans précédent, et cette croissance devrait se poursuivre. Des projets sont actuellement évalués pour aider à réduire le nombre de demandes d’AIPRP, comme la modernisation de la plateforme numérique, la plateforme de l’expérience client et la publication proactive des notes de décision des agents. La date de mise en œuvre est suspendue en raison des restrictions budgétaires et du réaménagement des effectifs.

62% En 2023–2024, IRCC a reçu plus de 62 % de toutes les demandes d’AIPRP présentées aux institutions fédérales.
158% Depuis 2018-2019, le nombre de demandes d’AIPRP présentées à IRCC a augmenté de 158 %.
99% Plus de 99 % des demandes d’AIPRP présentées à IRCC concernent des renseignements relatifs aux demandes d’immigration des clients.

Délégation de pouvoirs

Il est pratique courante pour les ministres de déléguer leurs pouvoirs en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels

• Les délégations de pouvoirs permettent au Ministère de respecter les délais impartis par la loi pour le traitement des demandes formelles d’AIPRP en attribuant des pouvoirs, des fonctions et des tâches spécifiques aux employés désignés, en fonction de leur niveau de responsabilité. L’ordonnance de délégation de pouvoirs est un document public.
• Ces pouvoirs sont essentiels afin de maintenir l’efficacité des activités opérationnelles quotidiennes du programme d’AIPRP.
• Dans le cadre de l’ordonnance de délégation des pouvoirs actuelle, le sous-ministre a le plein pouvoir d’appliquer les deux lois. 
• En vertu des lois, seuls les employés du Ministère peuvent être nommés dans l’ordonnance de délégation des pouvoirs.

Rôles et responsabilités

Fonctionnaires délégués du Ministère

• Le sous-ministre et le sous-ministre délégué sont responsables, s’il y a lieu, de prendre des décisions et d’exercer un pouvoir discrétionnaire en vertu des lois d’une manière équitable, raisonnable et impartiale, et de fournir aux gestionnaires et aux employés des conseils cohérents, objectifs et spécialisés.
• Le directeur général du secrétariat ministériel, qui est également le chef de la protection des renseignements personnels, est chargé de fournir des orientations fonctionnelles et de superviser les questions relatives à l’accès à l’information et à la protection des renseignements personnels au sein du Ministère. GAPRP est le point central pour l’application de la LAI et de la LPRP au sein d’IRCC. Elle sert de centre d’expertise pour permettre au Ministère de remplir ses obligations statutaires en vertu de ces deux lois.
• Le programme de l’AIPRP est structuré autour de ses principaux secteurs d’activité. Le programme est administré par trois divisions sous deux secteurs distincts : le Secrétariat ministériel, qui comprend la Division des documents ministériels de l’AIPRP et la Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels, et la Division des dossiers clients de l’AIPRP, qui relève maintenant du Secteur de la prestation des services.

Structure du programme d’AIPRP

Bureau du directeur général du Secrétariat ministériel, coordonnateur de l’AIPRP et chef de la protection des renseignements personnels.

Fournit une orientation fonctionnelle rationalisée pour le programme d’AIPRP, y compris la planification et les rapports ministériels.

Division de la gestion du programme de protection des renseignements personnels

• Gère les atteintes à la vie privée et les demandes de renseignements signalées.
• Gère les plaintes du CPVP concernant la mauvaise gestion des renseignements personnels.
• Élabore une politique sur la protection des renseignements personnels et fournit des conseils aux secteurs de programme pour répondre aux exigences en matière de protection des renseignements personnels et à l’utilisation ministérielle de la protection des renseignements personnels dès la conception.
• Divulgations en vertu de l’alinéa 8(2)m) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Division de l’AIPRP des dossiers corporatifs

• Traite les demandes et les plaintes du Commissariat à l’information et du Commissariat de la protection de la vie privée.
• Fournit de la formation et des conseils stratégiques en matière d’AIPRP.
• Dirige la politique et la formation sur les demandes d’accès à l’information en vertu de la LAI et de la LAI en général.
• Fournit des statistiques et des analyses de données liées à l’AIPRP.

Bureau du directeur général, Soutien aux clients et engagement.

Traite toutes les demandes des clients qui souhaitent connaître l’état de leur demande dans le cadre du programme d’immigration ou de citoyenneté.

Division de l’AIPRP des dossiers clients

• Traite les demandes d’AIPRP des clients qui souhaitent obtenir de l’information sur leurs demandes à IRCC.
• Participe aux initiatives de modernisation des programmes d’AIPRP.

Documents ministériels

• Le cabinet d’un ministre ne fait pas partie du Ministère qu’il dirige, et, en règle générale, les documents conservés exclusivement dans le cabinet d’un ministre ne sont pas assujettis à la LAI.
• Toutefois, un document conservé exclusivement dans le bureau d’un ministre peut être considéré comme étant sous le contrôle d’une institution gouvernementale si le processus suivant en deux étapes est respecté :
  • Le contenu du document concerne-t-il une affaire ministérielle?
  • Le cas échéant, est-il raisonnable de s’attendre à ce qu’un haut fonctionnaire de l’institution gouvernementale puisse obtenir une copie du document sur demande?
• Une présentation distincte a été préparée avec des directives sur la gestion de l’information dans le cabinet du ministre.

Références : Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre et projet de loi C-58

Support au Cabinet du ministre

Pour appuyer le ministre et son cabinet, le Ministère fournit des rapports réguliers afin de s’assurer que le ministre peut se préparer à répondre aux questions du public, des médias ou parlementaires concernant les documents communiqués.
Les rapports comprennent :

• Rapport hebdomadaire d’avis de divulgation de l’AIPRP (ADA)
• Liste bimensuelle des nouvelles demandes (demandes de documents ministériels)
• Rapport annuel de l’Accès à l’information au Parlement
• Rapport annuel sur la protection des renseignements personnels au Parlement

L’équipe des Communications d’IRCC examine les rapports de divulgation qui pourraient susciter des questions et aide le ministre et son équipe à se préparer à répondre

Limites :

• Le ministre ou son cabinet ne peut retarder ou refuser la communication de renseignements en vertu de la Loi qui ne sont pas visés par une exemption, ni conseiller un fonctionnaire délégué à cette fin.
• Le ministre ou l’équipe du ministre ne peut pas retenir des documents qui répondent aux critères de divulgation des dossiers ministériels.

Restrictions prévues dans les lois

En vertu de la LAI et de la LPRP, certains renseignements ne peuvent être divulgués afin de protéger des intérêts publics ou privés précis. C’est ce que l’on appelle des exceptions obligatoires.

D’autres types de renseignements peuvent être tenus confidentiels de façon discrétionnaire si le préjudice qui pourrait résulter de la divulgation l’emporte sur les avantages de la diffusion. C’est ce que l’on appelle des exceptions discrétionnaires.

Exceptions obligatoires

• Renseignements obtenus à titre confidentiel de la part d’un autre gouvernement
• Fonctions de police provinciale ou municipale
• Documents se rapportant à des examens, enquêtes ou vérifications
• Renseignements personnels
• Renseignements de tiers
• Interdictions réglementaires

Exceptions discrétionnaires

• Affaires fédérales et provinciales
• Affaires internationales et défense
• Application de la loi et enquêtes, sécurité
• Sécurité des personnes
• Intérêts économiques du Canada
• Activités du gouvernement
• Renseignements protégés (avocats, notaires)

Exclusions de la LAI :

S.68 - Matériel publié ou disponible pour l’achat par le public
S.69 - Documents confidentiels du Cabinet 69

L’application de toutes les exceptions doit être limitée et précise.

Atteintes à la vie privée

Les cinq institutions du gouvernement du Canada ayant le plus d’atteintes à la vie privée^{Note de bas de tableau *}: