Cahier de transition de la ministre d’IRCC 2025-05

Gestion de l’information dans le bureau de la Ministre

Dirigeante principale de l’information
Gestion de l’information, données et cybersécurité
Mai 2025

Vue d’ensemble

Module 1 : Rôles et responsabilités en matière de gestion de l’information au sein du cabinet de la ministre
Module 2 : Les quatre catégories de documents du cabinet de la ministre
Module 3 : Soutenir les obligations juridiques de la ministre

Module 1 - Gérer efficacement l’information

Les ministres sont responsables en dernier ressort du traitement, de la manipulation et de l’entreposage adéquats des renseignements se trouvant dans leur cabinet.

Vous avez un rôle important à jouer dans l’exercice des responsabilités de votre ministre en matière de gestion de l’information (GI).

Les cabinets des ministres devraient désigner une personne pour superviser les pratiques de gestion de GI.

Des pratiques exemplaires en matière de gestion de l’information vous aideront à trouver, à utiliser, à partager et à protéger les renseignements dont vous avez la garde ainsi qu’à respecter les obligations de la ministre prévues dans la loi, notamment l’obligation de :

• répondre aux demandes formulées en vertu de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels;
• respecter les avis de préservation de documents en cas de litiges;
• transférer des informations ayant une valeur historique à Bibliothèque et Archives Canada (BAC).

Exigences en matière de gestion efficace de l’information

Conserver les documents ayant une valeur opérationnelle en faisant ce qui suit :

• Consigner les décisions et les activités^{Note de bas de page *} ayant une valeur opérationnelle, quel que soit le format (texte, courriel, papier) ou l’appareil utilisé
• Sauvegarder les documents à valeur opérationnelle dans GCdocs
• Supprimer les documents sans valeur opérationnelle

Protéger l’information conformément aux exigences en matière de protection des renseignements personnels et de sécurité en faisant ce qui suit :

• Appliquer les règles de sécurité et de protection des renseignements personnels quel que soit le format (texte, courriel, papier) ou l’appareil utilisé
• Ne jamais sortir ses appareils du pays sans l’autorisation du personnel de la sécurité informatique
• Ne donner accès à l’information qu’aux personnes autorisées qui ont besoin de cette information

Gérer l’information à valeur opérationnelle

L’information a une valeur opérationnelle :

si elle permet la prise de décision, documente la décision ou fournit des preuves de la prise de décision;

si elle permet au gouvernement de satisfaire aux exigences en matière de rapports, de rendement ou d’autres obligations en matière de reddition de comptes.

Gestion des documents :

• L’information ayant une valeur opérationnelle doit être enregistrée dans GCdocs, dans le dossier approprié, y compris l’information créée dans MS Teams, la messagerie instantanée ou d’autres applications.

L’équipe de gestion de l’information d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) fournira un service de soutien personnalisé pour la création de dossiers GCdocs afin que le cabinet de la ministre puisse gérer l’information de manière efficace.

Comment déterminer si l’information a une valeur opérationnelle

• À l’exclusion des documents personnels et politiques, l’information concerne-t-elle les activités du Cabinet, du ou de la ministre ou du Ministère?
• S’agit-il d’un document gouvernemental dont le Ministère conserve l’original?
  S’agit-il d’un document en double? Une autre unité est-elle responsable de l’original?
  • Supprimer
    Information éphémère
    Par exemple : copies de travaux, information de référence, projets non approuvés, doubles et courriels non opérationnels.
• Le document rend‑il compte de décisions ou contient-il des preuves de la reddition de comptes?
  S’agit-il d’un dossier ministériel ou d’un document du Cabinet?
  A-t-il une valeur juridique ou historique?
  • Conserver ou Renvoyer
    Information à valeur opérationnelle.
    Conserver ou renvoyer à l’équipe de la liaison ministérielle.
    Par exemple : notes d’information, procès-verbaux, comptes rendus de décisions, ordres du jour, rapports, copies annotées et plans.

Si oui :

À l’exclusion des documents personnels et politiques, l’information concerne-t-elle les activités du Cabinet, du ou de la ministre ou du Ministère?

• S’agit-il d’un document gouvernemental dont le Ministère conserve l’original?
• S’agit-il d’un document en double? Une autre unité est-elle responsable de l’original?

Si non :

• Le document rend‑il compte de décisions ou contient-il des preuves de la reddition de comptes?
• S’agit-il d’un dossier ministériel ou d’un document du Cabinet?
• A-t-il une valeur juridique ou historique?

Conserver ou Renvoyer
Information à valeur opérationnelle.
Conserver ou renvoyer à l’équipe de la liaison ministérielle.
Par exemple : notes d’information, procès-verbaux, comptes rendus de décisions, ordres du jour, rapports, copies annotées et plans.

Si non :

À l’exclusion des documents personnels et politiques, l’information concerne-t-elle les activités du Cabinet, du ou de la ministre ou du Ministère?

Supprimer
Information éphémère
Par exemple : copies de travaux, information de référence, projets non approuvés, doubles et courriels non opérationnels.

Si non :

• S’agit-il d’un document gouvernemental dont le Ministère conserve l’original?
• S’agit-il d’un document en double? Une autre unité est-elle responsable de l’original?
• Le document rend‑il compte de décisions ou contient-il des preuves de la reddition de comptes?
• S’agit-il d’un dossier ministériel ou d’un document du Cabinet?
• A-t-il une valeur juridique ou historique?

Supprimer
Information éphémère
Par exemple : copies de travaux, information de référence, projets non approuvés, doubles et courriels non opérationnels.

Gérer l’information en toute sécurité

• Deux options possibles :
  • Si vous avez créé l’information, il est de votre responsabilité d’appliquer une cote de sécurité qui en reflète correctement la désignation ou la classification.
  • Si vous utilisez l’information, il vous incombe de la stocker, de la transmettre, de l’utiliser, de la protéger et de l’éliminer correctement, en fonction de sa cote de sécurité.
• La cote de sécurité se trouve généralement dans le coin supérieur droit d’un document ou au début d’un courriel.

Gérer l’information en toute sécurité

• Guide de la sécurité de l’information d’IRCC

Non classifié

• Information qui ne présente aucun risque pour la réputation ou les activités opérationnelles d’IRCC.
• Sauvegarder les documents électroniques ayant une valeur opérationnelle dans le dossier GCdocs approprié.
• Conserver les documents papier dans une armoire séparée.
• Information dont il est possible de discuter dans MS Teams.
• Information dont il est possible de discuter au moyen d’un appareil mobile d’IRCC.

Protégé A et Protégé B

• Information qui pourrait raisonnablement causer un préjudice ou un dommage grave non lié à l’intérêt national si elle était compromise.
• L’accès à distance doit être fait à l’aide de dispositifs d’IRCC.
• Les téléphones sans fil et les téléphones cellulaires doivent être utilisés pour des discussions de niveau Protégé A ou moins.
• Les documents électroniques jusqu’au niveau Protégé B doivent être sauvegardés dans le dossier approprié.
• Les documents papier doivent être conservés dans un porte-documents, une armoire ou un tiroir.

Précautions supplémentaires Protégé B

• Chiffrer les courriels lors d’un envoi en dehors du ministère (Entrust), ou utiliser la fonction de chiffrement du téléphone intelligent IRCC.
• Transporter les documents dans une enveloppe scellée sans inscription placée dans un porte-documents sécurisé fermé à clé.
• Il est possible de discuter de l’information dans MS Teams si tous les participants à la discussion utilisent un appareil d’IRCC.
• Détruire les documents éphémères au bureau à l’aide d’une déchiqueteuse approuvée.

Protégé C, Confidentiel, Secret et Très secret

• Information dont la compromission risque vraisemblablement de causer un préjudice exceptionnellement grave ou la perte de vies humaines ou de porter un préjudice exceptionnellement grave à l’intérêt national du Canada.
• Information étiquetée avec la classification appropriée et entreposée dans une armoire ou un conteneur approuvé par la GRC.
• L’accès à distance pourrait ne pas être autorisé. De plus amples renseignements sont fournis dans le document sur la sécurité du Ministère (onglet 4).

Politiques régissant la gestion de l’information dans un cabinet de ministre

La Politique sur les services et le numérique et les instruments qui l’accompagnent définissent les exigences et les responsabilités en matière de gestion de l’information et des données au sein du gouvernement du Canada.

La Politique sur la sécurité du gouvernement et les instruments qui l’accompagnent définissent les exigences en matière de protection de l’information et des données.

Les politiques à l’intention des cabinets des ministres regroupent les exigences applicables aux cabinets des ministres et incluent les exigences en matière de gestion de l’information.

Bibliothèque et Archives Canada (BAC) publie des Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre qui décrivent les quatre catégories de documents que l’on trouve dans un cabinet de ministre et la manière dont ils doivent être gérés (voir le module 2).

Module 2 : Quatre catégories d’information d’un cabinet de ministre

Documents du Cabinet
Documents du Ministère
Documents du ou de la ministre
Documents personnels et politiques

Ces documents doivent être :

• classés et gérés séparément;
• gérés en fonction de leur désignation ou de leur classification de sécurité

Quatre catégories d’information dans un cabinet de ministre

Veuillez porter une attention particulière aux instructions portant ce symbole

Documents du Cabinet

• Gérés par le Bureau du Conseil privé (BCP) ou le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT)
• Le cabinet de la ministre sera soutenu par le Ministère pour la gestion de ces documents
• Il peut s’agir de mémoires au Cabinet (MC), de rapports de comités du Cabinet, de comptes rendus de décisions, de présentations, d’ordres du jour et de documents du Conseil du Trésor, tels que des présentations, des notes d’information (précis) et des lettres de décision.

Stockage, manipulation et tenue

• Avec le soutien du Ministère, conserver ces documents dans des armoires séparées.
• Information étiquetée avec la classification appropriée et entreposée dans une armoire ou un conteneur approuvé par la GRC.
• Exclus de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Retourner au BCP ou au SCT lorsque le point a fait l’objet de discussions.

Que faire des documents lorsqu’un ou une ministre quitte ses fonctions?

• Le Ministère veille à ce que tous les documents soient renvoyés au BCP ou au SCT, selon le cas.

Documents du ou de la ministre

• Documents relatifs au cabinet du ou de la ministre, autres que des documents du Cabinet, des documents institutionnels ou des documents personnels et politiques.
• Il peut s’agir de copies annotées par le personnel de notes d’information utilisées comme référence et de documents administratifs concernant uniquement le cabinet ou les fonctions du ou de la ministre et non l’institution.

Stockage, manipulation et tenue

• Sauvegarder les documents électroniques dans GCdocs.
  Conserver les documents papier dans une armoire séparée.
• Étiqueter et gérer en fonction de la désignation ou de la classification de l’information.
• Peuvent être assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• BAC communiquera avec vous pour s’assurer que les procédures sont en place pour un éventuel transfert.

Que faire des documents lorsqu’un ou une ministre quitte ses fonctions?

Organiser le transfert à BAC pour le recensement des documents ayant une valeur historique. Ne peuvent être détruits ou éliminés sans le consentement de BAC.

Documents du Ministère

• Se rapportent aux activités du ministère et peuvent être créés ou reçus par le Ministère ou le cabinet de la ministre.
• Il peut s’agir de notes d’information, de plans et de rapports ministériels, de cahiers de transition, de discours, de fiches pour la période de questions, de documents pour appuyer les comparutions devant les comités parlementaires, etc.

Stockage, manipulation et tenue

• Sauvegarder les documents électroniques dans GCdocs.
  Conserver les documents papier dans une armoire séparée.
• Étiqueter et gérer en fonction de la désignation ou de la classification de l’information.
• Assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Doivent être retournés au Ministère lorsque les documents ne sont plus nécessaires.

Que faire des documents lorsqu’un ministre quitte ses fonctions?

• Tous les documents ayant une valeur opérationnelle doivent être renvoyés au Ministère : ne pas les éliminer.

Documents personnels et politiques

• Propriété privée du ou de la ministre
• Il peut s’agir de documents relatifs aux activités d’un parti politique (y compris les élections, les courses à la direction, les organisations du parti, le caucus), d’information relative aux activités de la circonscription ou au travail de député et de documents relatifs à la vie privée du ou de la ministre.

Stockage, manipulation et tenue

• Sauvegarder les documents électroniques dans GCdocs.
  Conserver les documents papier dans une armoire séparée.
• Étiqueter et gérer en fonction de la désignation ou de la classification de l’information.
• Non assujettis à la Loi sur l’accès à l’information et à la Loi sur la protection des renseignements personnels.
• Le personnel ministériel doit consulter BAC au sujet des documents susceptibles d’être donnés.

Que faire des documents lorsqu’un ou une ministre quitte ses fonctions?

• Les ministres peuvent emporter ces documents ou avoir accès à des services d’entreposage et de préservation des documents ayant une valeur historique, à la discrétion de BAC.

GCdocs

GCdocs est le système de gestion des documents d’IRCC et le dépôt ministériel officiel de l’information ayant une valeur opérationnelle jusqu’au niveau Protégé B.

L’information ayant une valeur opérationnelle, y compris les courriels, doit être sauvegardée dans la structure de dossiers du cabinet de la ministre dans GCdocs.

Le Ministère apportera son soutien au cabinet de la ministre en ce qui concerne la structure des dossiers GCdocs, le contrôle d’accès, la recherche et le dépannage.

Le cabinet de la ministre sera soutenu par le Ministère pour toute question ou formation concernant GCdocs.

Module 3 : Soutenir les obligations juridiques de la ministre

Des pratiques exemplaires de gestion de l’information sont nécessaires pour vous permettre de gérer, d’échanger et de protéger l’information, ainsi que pour respecter les obligations de la ministre aux termes de la loi relativement à ce qui suit :

Répondre aux demandes formulées au titre de la Loi sur l’accès à l’information et de la Loi sur la protection des renseignements personnels et soutenir les exigences de publication proactive.

Respecter les avis de préservation en cas de litige. L’information, quelle que soit la catégorie à laquelle elle appartient, peut constituer une preuve susceptible d’être divulguée dans le cadre du processus de communication de la preuve d’un litige.

Assurer le traitement et le transfert appropriés de l’information ayant une valeur historique, tel que déterminé par BAC.

Soutenir les obligations juridiques de la ministre

Litiges

• Il peut y avoir une obligation de divulguer des documents s’ils sont pertinents dans le cadre d’une affaire judiciaire dont l’une des parties est la Couronne.
• La procédure de divulgation commence par un « avis de préservation de la preuve en cas de litige » émis par le ministère de la Justice, qui indique les renseignements qui doivent faire l’objet de la préservation.
• Avant d’éliminer de l’information, il faut avoir conscience des demandes en cours de préservation de la preuve en cas de litige, quel que soit le type ou la forme de l’information (électronique, papier, messagerie instantanée, clavardage, etc.).

AIPRP

• Avant de supprimer ou de transférer des documents, vous devez vous assurer que toute information pertinente pour une demande d’accès à l’information et de protection des renseignements personnels (AIPRP) est conservée et préservée, quel que soit le type ou la forme de l’information (électronique, papier, messagerie instantanée, clavardage, etc.)

Transfert à bibliothèque et archives canada (bac)

• Les documents ministériels et documents personnels et politiques pourraient être transférés à BAC s’il a déjà été établi qu’ils ont une valeur historique.
• Selon les instructions de votre ministre, votre rôle est de veiller à ce que les documents soient créés ou saisis de manière appropriée afin qu’ils puissent être évalués par BAC lorsque le ou la ministre est prêt à envisager un transfert.

Annex A : Ressources Web

Pour un gouvernement ouvert et responsable
Pour un gouvernement ouvert et responsable | Premier ministre du Canada (pm.gc.ca)

Politiques à l’intention des cabinets des ministres (SCT)
https://www.canada.ca/fr/secretariat-conseil-tresor/services/politiques-cabinets-ministres-janvier-2011.html

Politique sur les services et le numérique (SCT) – remplace l’ancienne Politique sur la gestion de l’information
https://www.tbs-sct.canada.ca/pol/doc-fra.aspx?id=32603

Politique sur la sécurité du gouvernement (SCT)
https://www.tbs-sct.canada.ca/pol/doc-fra.aspx?id=16578

Lignes directrices sur la gestion des documents dans un cabinet de ministre (BAC)
https://bibliotheque-archives.canada.ca/fra/services/gouvernement-canada/information-disposition/gestion-documents-administratifs/lignes-directrices-information/Pages/lignes-directrices-gestion-documents-cabinet-ministre.aspx

Protocole de gestion de l’information : Orientation concernant la gestion de l’information dans le cabinet d’un ministre (SCT)
https://www.canada.ca/fr/gouvernement/systeme/gouvernement-numerique/innovations-gouvernementales-numeriques/gestion-information/cabinet-ministre.html

Annex B : Références en matière de gestion de l’information

Logistique et référence

Documents électroniques

• Les documents électroniques jusqu’au niveau Protégé B doivent être sauvegardés dans GCdocs dans le dossier approprié.

Information classifiées et désignées

• Les informations doivent être traitées, protégées et sécurisées en fonction de leur désignation ou de leur classification.
• Guide de la sécurité de l’information

MS Teams

• Toutes les décisions prises lors d’une conversation doivent être transférées dans GCdocs.
• Protégé B si tous les participants à la conversation utilisent un dispositif d’IRCC. Si ce n’est pas le cas, la conversation doit rester confidentielle

Document papier

• Les documents papier doivent être séparés dans différentes armoires en fonction de la catégorie d’information et de la désignation ou classification.

AIPRP et Litiges

• Avant d’éliminer des renseignements, tenez compte des avis de préservation de la preuve en cas de litige en vigueur et des demandes d’AIPRP.

Adresse électronique personnelle

• N’utilisez pas votre adresse électronique personnelle dans le cadre d’activités d’IRCC.

Annexe C : Messagerie instantanée à l’aide d’un appareil mobile

• Les messages instantanés doivent être traités comme toute autre ressource d’information créée, acquise ou utilisée au gouvernement du Canada et doivent être gérés tout au long de leur cycle de vie.
• Les messages instantanés qui n’ont pas de valeur opérationnelle sont considérés comme éphémères et doivent être supprimés dès que possible.
• Lorsque des renseignements ayant une valeur opérationnelle sont transmis au moyen d’un appareil mobile, ils doivent être consignés dans un autre format (p. ex. un message électronique ou un document Word) et doivent être stockés et conservés dans un dépôt ministériel officiel.
• La Loi sur l’accès à l’information et la Loi sur la protection des renseignements personnels s’appliquent à tous les renseignements sous le contrôle des institutions gouvernementales, enregistrés sous quelque format que ce soit, y compris les messages créés, envoyés et reçus au moyen d’appareils mobiles.
• Une fois qu’une demande d’accès à l’information a été reçue, le fait d’effacer ou de modifier le message instantané ou de conseiller à quelqu’un d’autre de l’effacer ou de le modifier, dans le but de refuser à une personne l’accès à des renseignements détenus par le gouvernement, constitue un acte criminel.