Cahier de transition de la ministre d’IRCC 2025-05

Centre ministériel pour les députés et les sénateurs et l’Unité de liaison de demandes ministérielles

Service aux bureaux parlementaires et au bureau du Ministre d’IRCC Mai 2025

Aperçu

• Aperçu général
• Centre ministériel pour les députés et les sénateurs (CMDS)
• Contexte
• Services offerts
• Services offerts—Services de liaison
• Services offerts—Demandes critiques, urgentes ou complexes
• Services offerts—Soumission de documents aux noms des commettants
• Services offerts—Séances de mobilisation
• Services offerts—Outil de suivi de l’état des demandes
• Service de liaison des enquêtes ministérielles (LEM)
• Contexte
• Services offerts
• Principaux points à retenir/Prochaines étapes
• Transition post-électorale

Aperçu général

• Depuis 2016, le Centre ministériel pour les députés et les sénateurs (CMDS) est le point de contact principal d'IRCC pour les députés, les sénateurs et leur personnel désigné. Le CMDS fournit les informations nécessaires pour que ces derniers puissent à leur tour aider leurs commettants à remplir leurs demandes.

Pour le CMDS, cette présentation a pour objectif de :

• Fournir des renseignements généraux sur le CMDS et énumérer les services offerts présentement.
• Décrire les façons dont les clients du CMDS peuvent accéder à ces services et fournir les détails du processus.
• Souligner les futures opportunités de mobilisation avec les bureaux des députés, notamment par le biais de séances d’information.

Pour le Ministre et le personnel désigné, le ministère dispose d'un moyen de service direct simplifié. Ce service de Liaison des enquêtes ministérielles (LEM) est un moyen de soutien dédié au ministre et au personnel désigné pour répondre aux requêtes concernant des demandes et problèmes spécifiques.

Pour le service LEM, cette présentation a pour objectif de :

Présenter le service de Liaison des enquêtes ministérielles, son rôle et la manière de les contacter.

Centre ministériel pour les députés et les sénateurs (CMDS)  - Contexte

Qu'est-ce que le CMDS?

• Le Centre ministériel pour les députés et les sénateurs (CMDS) est un service spécialisé désigné pour soutenir les députés, les sénateurs et leur personnel désigné.
• Ce service est offert via un système dédié de prise de rendez-vous en ligne, au Centre de soutien à la clientèle, qui permet une communication simplifiée et une assistance efficace.

Rôle du CMDS

• Fournisseur d'informations : Les agents du CMDS constituent des sources d’information fiable sur les questions d'immigration, de réfugiés et de citoyenneté. Ils guident les députés, les sénateurs et leur personnel en clarifiant les processus, les procédures et les politiques pertinentes. Il est toutefois important de noter que les agents du CMDS n’ont pas de pouvoir décisionnel sur les demandes ou les cas individuels; ils ne rendent donc pas de décisions sur les demandes.
• Soutien aux commettants : Le CMDS agit comme intermédiaire pour aider les députés et les sénateurs à fournir des informations fiables à leurs commettants. En utilisant des outils et des ressources spécialisés, les agents du CMDS fournissent des renseignements sur l'état et l'avancement des demandes de leurs commettants. Cette fonction permet aux députés et aux sénateurs de rester informés et d'offrir aux commettants des conseils et de l’information appropriés.

Services offerts

Liste de services du CMDS

Il y a cinq (5) services principaux offerts par le CMDS :

1. Services de liaison
2. Demandes critiques, urgentes ou complexes
3. Soumission de documents au nom des commettants
4. Sessions de mobilisation
5. Outil de suivi de l’état des demandes (OSED)

Services de liaison

Aperçu du service :

• Il s’agit d’une façon modernisée permettant aux députés, aux sénateurs et à leur personnel de prendre rendez-vous pour contacter IRCC et de se renseigner sur les programmes ou les demandes actives concernant leurs commettants. Ceci est réservé aux appels relatifs à des demandes de renseignements généraux ou spécifiques à un cas.
• Les rendez-vous sont disponibles deux (2) semaines à l'avance.Si les disponibilités ne sont pas suffisantes, une liste d'attente est offerte pour le lendemain pour des rendez-vous de dernière minute. Des efforts sont faits pour répondre aux besoins des personnes inscrites sur la liste d'attente dans la mesure du possible.
• Un agent du CMDS contactera le bureau du député ou du sénateur directement afin de s'assurer qu'il n'y a pas de temps d'attente trop long pour parler à un agent.
• Environ 74 000 rendez-vous ont été complétés par l'intermédiaire des Services de liaison du CMDS durant la dernière année fiscale (2024-2025).

Où les députés peuvent y accéder :

• Les clients du CMDS peuvent accéder [Caviardé]
  • [Caviardé]
  • [Caviardé]

Demandes critiques, urgentes ou complexes :

Aperçu du service :

• Ce service est désigné seulement pour les demandes de cas critiques et urgents ou complexes.

Comment les députés peuvent y accéder :

• Les députés, sénateurs et leur personnel de bureau peuvent envoyer un courriel à la boîte générique du CMDS à partir de [Caviardé]
• [Caviardé]
• Dans leur courriel, ils devront indiquer leur disponibilités et un agent de programme les contactera.
• Si un courriel ne répond pas aux critères des cas critiques, urgents ou complexes, l'expéditeur en sera informé dans les 24 heures ouvrables et encouragé à prendre rendez-vous en ligne pour parler avec un agent du CMDS.

Cas critiques

• Nécessite une action dans les 24 heures
• Par exemple, retrait imminent, situations de vie ou de mort, etc.
• Traité dans un délai d’un (1) jour ouvrable.

Cas urgents ou complexes

• Cas répondant aux critères de traitement urgent énoncés dans les Instructions de mise en œuvre du programme (IPP).
• Par exemple : Problèmes techniques avec les services de liaison, cas impliquant des clients vulnérables, etc.
• Cas complexes nécessitant une analyse ou une explication des politiques.
• Par exemple : cas liés à l’exécution de la loi, à la criminalité, etc.
• Traité dans un délai de deux (2) jours ouvrables.

Soumission de documents aux noms des commettants

Aperçu du service :

• Les clients de CMDS peuvent soumettre des documents relatifs à la demande de leurs commettants sans prendre rendez-vous.
• Les documents sont téléchargés dans la demande du client en général dans un délai de 1 à 2 jours (la norme de service est de 5 jours ouvrables).

Comment les députés peuvent y accéder :

• Les clients du CMDS peuvent envoyer les documents par courriel à la boîte de réception dédiée du CMDS : [Caviardé]
• Des instructions sont disponibles pour assurer le succès du téléchargement des documents. Les tentatives infructueuses recevront un avis d'échec.
• Une fois que les documents téléchargés avec succès sont reçus, ils sont rapidement liés à la demande du client concerné pour garantir un traitement efficace.

Séances de mobilisation

Aperçu du service : Ceux-ci sont des sessions de mobilisation conçues  pour favoriser la compréhension et la collaboration entre l’IRCC et les parlementaires.

• Séances de mobilisation passées : La dernière séance de mobilisation avec les bureaux parlementaires a eu lieu en février 2025. Le CMDS a apporté des précisions sur les services offerts, en veillant à ce que les députés, les sénateurs et leur personnel disposent des outils nécessaires pour soutenir efficacement leurs commettants.
• Séances de mobilisation futures : Une session d'information sera organisée suite aux élections, en mai 2025, pour les députés nouvellement élus. Par la suite, le ministère organisera une séance d'engagement annuelle avec les bureaux des députés, qui coïncidera avec la rentrée parlementaire à l'automne. Cette séance comprendra un volet consacré au CMDS. En outre, le CMDS organisera également des sessions de mobilisation biannuelles.

Comment les députés peuvent y accéder :

• Une invitation à la réunion est envoyée à la liste de distribution CMDS et les clients CMDS se joignent à la session de mobilisation via un appel sur Microsoft Teams.

Outil de suivi de l’état des demandes (OSED)

Apperçu du service :

• Permet aux députés et sénateurs de suivre l'état des demandes de leurs commettants grâce à un outil libre-service.
• Présentement, cette option n'est disponible que pour certaines lignes d’affaire, tels que les permis d'études, les permis de travail, les visas de visiteur, l'entrée express, ainsi que le parrainage d'un conjoint, d'un partenaire ou d'un enfant à charge.
• Les bureaux de deputes et sénateurs doivent avoir l'autorisation écrite du demandeur pour utiliser l’outil de suivi de l'état des demandes.

Comment y accéder :

• Les clients CMDS peuvent accéder à [Caviardé]
• [Caviardé]
• [Caviardé]

Service de liaison des enquêtes ministérielles (LEM)

Qu'est-ce que le LEM?

• Des cas très médiatisés, complexes, sensibles et litigieux se présentent dans de nombreuses circonstances, non seulement en ce qui concerne les demandes liées aux programmes d'IRCC, mais aussi de la part de personnes cherchant à entrer au Canada aux points d'entrée.
• Le ministère a établi une ligne directe avec le bureau du ministre d'IRCC pour les demandes de renseignements spécifiques à un cas et pour lesquelles des réponses sont fournies en temps opportun.
• Le service de liaison pour les enquêtes ministérielles (LEM) permet un contact direct avec la ministre d'IRCC et son bureau.

Liste des services du service de LEM

• Information sur les cas - fournir des mises à jour sur l'état d'avancement des dossiers en réponse aux demandes reçues ou partager de manière proactive des informations sur les cas qui ont déjà fait l'objet d'une attention médiatique ou qui pourraient en faire l'objet.
• Résolution de cas - examiner et résoudre les problèmes présents, le cas échéant.
• Conseils - préparer des instructions ou des directives, à la demande du ministre, que les agents doivent prendre en compte lors de l'évaluation de certaines demandes.

Délais

• Cas critiques (situations de vie ou de mort, déménagements imminents, etc.) : traités en priorité. 
• Cas urgents ou complexes (concernant des clients vulnérables ou des problèmes immédiats) : jusqu'à deux (2) jours ouvrables.
• Dossiers sensibles : jusqu'à cinq (5) jours ouvrables.
• Affaires non urgentes : jusqu'à dix (10) jours ouvrables.

Comment y accéder

• [Caviardé]
• En cas d'escalade, en contactant la sous-ministre adjointe chargée de la prestation de services, Pemi Gill (Pemi.Gill@cic.gc.ca / [Caviardé]

Principaux points à retenir/Prochaines étapes

• Le CMDS se prépare à l'environnement post-électoral et à des futures rencontres de mobilisation via les étapes suivantes :
  • Mai 2025 :
    • À la suite de l'élection, des séances d'information seront organisées par le CMDS pour les députés nouvellement élus et leur personnel désigné. Le CMDS les contactera pour leur présenter le CMDS.
    • Un dossier d'accueil, comprenant un courriel de bienvenue, les instructions CMDS et un aide-mémoire des services de liaison, sera envoyé dans la semaine suivant l'élection (en principe la semaine du 5 mai).
  • Sept 2025 :
    • Séance de mobilisation organisée par les Affaires parlementaires de l’IRCC.
  • Automne 2025 :
    • Transition vers MPN3 avec des améliorations grâce à diverses fonctionnalités introduites par la nouvelle plateforme de gestion des relations clients (CRM).

Transition post-électorale

Processus d’acceuil des bureaux de députés

Aperçu du service :

• Les députés nouvellement élus et leur personnel bénéficieront d'une aide complète à l'intégration, qui comprendra des conseils détaillés sur la manière d'utiliser les services de liaison. Ils recevront des informations détaillées sur la procédure à suivre pour contacter le CMDS afin d'obtenir de l'aide au nom de leurs commettants et de garantir une navigation efficace de ces services.

Comment y accéder :

• Immédiatement après les élections, une série de séances d'information sera proposée aux députés nouvellement élus ainsi qu'à leur personnel, notamment des séances d'accueil, des séances de groupe et des séances individuelles.
• En outre, des guides d'information seront distribués aux députés nouvellement élus par l'intermédiaire des services de liaison. Les guides d'information sont également disponibles sur la plateforme des services de liaison. Les agents du CMDS contacteront les nouveaux députés pour les aider à créer leur compte de services de liaison.
• Au cours de la phase d'intégration, une semaine d'assistance sera prévue pour tout soutien technique supplémentaire. Une ligne d'assistance technique sera activée pendant une semaine (ou plus longtemps si nécessaire) après la première séance d'information afin d'aider les députés à résoudre les problèmes techniques qu'ils rencontrent lors de l'utilisation des services de liaison.