Cahier de transition de la ministre d’IRCC 2025-05

Unité de liaison ministérielle et Unité des services ministériels

Mai 2025

Aperçu

• Bienvenue à IRCC
• Présentation de l’Unité de liaison ministérielle
• Comment l’Unité de liaison ministérielle peut-elle vous aider?
• Réunions régulières
• Équipes de soutien
• Aperçu de l’Unité des services ministériels du bureau du sous-ministre
• Comment l’Unité des services ministériels peut-elle vous aider?
• Ressources utiles

Bienvenue à IRCC

• Le sous-ministre est le principal conseiller de la ministre au sein de la fonction publique et est responsable des activités quotidiennes du Ministère.
• Deux équipes au sein du bureau du sous-ministre (BSM) seront vos principaux points de contact pour obtenir de l’information et du soutien :
• L’Unité de liaison ministérielle (ULM) est votre principal point de contact pour toutes les interactions avec le Ministère en dehors de la relation directe entre le sous-ministre et la ministre.
• L’Unité des services ministériels du BSM est votre point de contact pour toute question relative aux ressources humaines, aux finances et à l’organisation (p. ex. les biens informatiques, les laissez-passer d’immeuble, les problèmes liés aux installations, etc.)

Présentation de l’Unité de liaison ministérielle

L’Unité de liaison ministérielle est votre point de départ pour accéder à de l’information provenant du Ministère.

• Il y a deux personnes-ressources clés au sein de l’Unité de liaison ministérielle (ULM) :
  • Liaison ministérielle (LM) : Donahue Richard
  • Adjointe de l’Unité de liaison ministérielle (LM2) : Jessica Doyle
• Cette unité comprend également une coordinatrice des breffages (Kristina Malizia), une coordinatrice des réunions et des voyages (Mariette Sheldon) et un(e) agent(e) administratif(ive) qui gère notamment la réception.
• Un membre de l’ULM est en poste de 8 h 30 à 18 h, du lundi au vendredi.
• En dehors des heures de travail, du soutien est offert les soirs et les fins de semaine par l’agent de liaison ministérielle en disponibilité.
• Vous pouvez communiquer avec l’ULM par courriel à l’adresse IRCC.DMODepartmentalLiaison-BSMLiaisonMinisterielle.IRCC@cic.gc.ca.

Comment l’Unité de liaison ministérielle peut-elle vous aider?

Les conseils donnés à la ministre sur la façon de faire progresser des initiatives ou de résoudre des problèmes lui parviennent par l’intermédiaire du sous-ministre.

L’ULM est là pour aider à gérer le flux d’information et offrir du soutien de trois façons :

Traduction des politiques et opérations

• Fournir du contexte, des renseignements et des réponses aux questions sur les processus, les politiques et les opérations pour aider la ministre à s’acquitter de ses responsabilités et à prendre des décisions.

Séances d’information et gestion de l’information

• Organiser des séances d’information entre la ministre et le sous-ministre; transmettre des conseils et des renseignements officiels du sous-ministre à la ministre; transmettre des directives de la ministre au sous‑ministre (p. ex. mémoires signés).
• Coordonner les réponses aux questions et l’accès à l’information pour appuyer la prise de décisions par la ministre.

Logistique et coordination

• Coordonner le soutien à la ministre pour les voyages officiels (au pays et à l’étranger), les communications avec les intervenants ainsi que les fonctions parlementaires liées au gouvernement (p. ex. les comparutions devant des comités et la période de questions).

Réunions régulières

Min-SM

• Min-SM est l’abréviation désignant les réunions d’information entre la ministre et le sous-ministre.
• Les réunions Min-SM sont des réunions hebdomadaires permanentes au cours desquelles le sous-ministre, avec l’appui d’autres fonctionnaires, informe la ministre sur les questions émergentes, fait régulièrement le point sur les opérations et présente des propositions de politiques ou de programmes.
• L’ordre du jour des réunions est préparé par le sous-ministre en fonction des besoins opérationnels et des priorités du gouvernement. Il commence par un point intitulé « Regard vers l’avenir », qui vise à passer brièvement en revue les jalons à venir, dont :
  • les dates des rapports parlementaires et des comparutions
  • les présentations au Cabinet et au Conseil du Trésor
  • les événements/communications publiques majeurs (p. ex. annonces, campagnes publicitaires, etc.)

Réunions bilatérales entre la ministre et le sous-ministre

• La ministre et le sous-ministre ont généralement des réunions bilatérales hebdomadaires pour discuter de questions de nature délicate et s’assurer que la ministre a la possibilité de faire part des priorités au sous-ministre dans un cadre confidentiel.

Réunions bilatérales entre l’ULM et le/la chef de cabinet

• L’Unité de liaison ministérielle et le/la chef de cabinet de la ministre ont généralement des réunions bilatérales hebdomadaires pour discuter des notes d’information en attente, des séances d’information à venir et des questions liées aux procédures afin d’assurer le bon déroulement des opérations. 

Équipes de soutien

Équipes travaillant en collaboration avec l’ULM

Affaires parlementaires

• L’équipe des Affaires parlementaires coordonne le soutien offert à la ministre dans l’exercice de ses fonctions parlementaires.  
• L’équipe appuie la ministre en coordonnant la préparation des fiches et des discours pour la période de questions et les réponses aux questions des partis d’opposition, et en préparant des documents d’information pour les comparutions devant des comités.

Communications

• Étant donné la rapidité avec laquelle les décisions quotidiennes en matière de communication doivent être prises (suivi des médias, appels des médias, etc.), l’équipe des communications dispose d’un agent de liaison directe qui travaille avec l’ULM pour soutenir l’équipe de la ministre sur les questions de communication quotidiennes.
• Les stratégies de communication à long terme (p. ex. campagnes publicitaires, etc.) sont toujours coordonnées par l’intermédiaire de l’ULM.
• Coordination des conférences de presse et des annonces ministérielles; rédaction de discours.

Demandes spécialisées de renseignements propres à un cas

• L’unité spécialisée de liaison des demandes de renseignements ministériels du Secteur de la prestation des services aide la ministre à trier les nombreuses demandes qui arrivent à son bureau au sujet de cas d’immigration particuliers.
• Ces cas sont portés à l’attention de la ministre par des députés, des intervenants et des particuliers.
• L’unité fait le point sur ces cas à la ministre et, s’il y a lieu, enquête sur les questions liées au traitement des cas.

Secrétariat des affaires ministérielles

• Le Secrétariat des affaires ministérielles regroupe l’Unité des breffages, la Division de la gouvernance ministérielle et la Direction des demandes de renseignements ministériels. 
• Ces équipes travaillent en coulisse pour coordonner la logistique des réunions de comités ministériels (p. ex. Min-SM, réunions de prévision, etc.), des déplacements ministériels et des comparutions devant les comités parlementaires, ainsi que les réponses aux lettres et aux courriels adressés à la ministre.

Demandes de renseignements ministériels 

• Relevant du Secrétariat des affaires ministérielles, la Division des demandes de renseignements ministériels (DDRM) coordonne les réponses aux centaines de pièces de correspondance adressées chaque année à la ministre.
• Lorsqu’une pièce de correspondance est reçue, la DDRM effectue le tri, rédige une réponse, en fait le contrôle de la qualité, puis l’envoie au nom de la ministre après avoir obtenu l’approbation.
• L’ULM travaille avec vous et la DDRM pour trier les pièces de correspondance reçues et s’assurer qu’elles sont consignées et traitées afin que des réponses soient fournies.

Aperçu de l’Unité des services ministériels du bureau du sous-ministre

• L’Unité des services ministériels est un guichet unique pour les ressources humaines, les services financiers et la gestion des locaux du BSM et du cabinet de la ministre, et elle travaille en collaboration avec les secteurs pertinents du Ministère.
• L’Unité des services ministériels aide le cabinet de la ministre à respecter les Politiques à l’intention des cabinets des ministres et peut vous aider à vous adresser aux bonnes personnes au sujet de questions concernant notamment l’embauche, la rémunération et les avantages sociaux, le budget, le véhicule de la ministre, les laissez-passer donnant accès à des édifices et à la Chambre des communes, les technologies de l’information (TI), les travaux de réparation dans des bureaux et le nettoyage.
• Un membre de l’Unité des services ministériels est en poste de 8 h à 17 h, du lundi au vendredi.
• Vous pouvez communiquer avec l’Unité des services ministériels à l’adresse suivante : IRCC.DMOCorporateServices-ServicesMinisterielBSM.IRCC2@cic.gc.ca.
• Les problèmes urgents survenant en dehors des heures de travail peuvent être signalés à l’agent de liaison ministérielle en disponibilité, qui peut aider à les résoudre à court terme, puis faire un retour sur le sujet avec l’Unité des services ministériels.

Comment l’Unité des services ministériels peut-elle vous aider?

RH et rémunération

• Travaille avec le/la chef de cabinet de la ministre pour appuyer la gestion du budget et des ressources humaines (p. ex. paiement et rapprochement des cartes de crédit ministérielles, création de lettres d’offre, intégration et départ des membres du personnel, autorisations de sécurité des membres du personnel, etc.).
• Répond aux questions sur la rémunération ou les avantages sociaux des membres de l’équipe de la ministre.

Locaux et sécurité

• Obtient des laissez-passer d’immeubles ou parlementaires et l’accès à des réseaux et des appareils sécurisés pour l’équipe de la ministre et coordonne les autorisations de sécurité pour le/la chef de cabinet et le personnel du cabinet de la ministre (les autorisations de la ministre et du/de la secrétaire parlementaire sont gérées par le Bureau du Conseil privé).
• Facilite le traitement des demandes relatives aux locaux, comme les réparations, le mobilier, etc

Logistique et coordination

• Coordonne le soutien pour les technologies de l’information, les demandes de remboursement de frais de voyage, le véhicule de la ministre, l’accueil et l’approvisionnement, la production de rapports et la gestion des dossiers.

Ressources utiles

• Répertoire GCdocs – copies des renseignements fournis au cabinet de la ministre. Cela comprend les mémoires, les questions parlementaires, les recommandations de réunions et d’autres documents d’appui (comme les notes de réunion, les tableaux de bord et le matériel d’intégration)
• Site Web d’IRCC – site Web public d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC) qui fournit de l’information sur les activités du Ministère, notamment le Centre d’aide et la calculatrice des délais de traitement.
• Portail du gouvernement ouvert – données et renseignements accessibles au public sur divers sujets liés à l’immigration.
• Politiques à l’intention des cabinets des ministres du Secrétariat du Conseil du Trésor.
• Les membres du personnel du cabinet de la ministre sont des titulaires d’une charge publique désignée au titre de la Loi sur le lobbyinget de la Loi sur les conflits d’intérêts.