Cahier de transition de la ministre d’IRCC 2025-05

Planification de voyage

Secrétariat des affaires ministérielles
Mai 2025

Aperçu

Voyages au pays et à l’étranger
Voyages au pays
Voyage à l’étranger
Budget et logistique
Coordination du matériel lié au voyage
Liens utiles

Voyages au pays et à l’étranger

• Dans l’exercice de ses fonctions officielles à titre de ministre d’Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada (IRCC), la ministre peut voyager au Canada ou à l’étranger pour diverses raisons, notamment pour des conférences, des réunions avec des intervenants ou d’autres gouvernements, des annonces, des rencontres internationales (p. ex. Assemblée générale des Nations Unies, conférences, etc.).
• Lorsque la ministre se déplace pour des affaires ministérielles, le Ministère l’appuie de la façon suivante :
  • En formulant des recommandations pour la participation à des réunions, conférences, événements ou visites opérationnelles dans les missions d’IRCC. 
  • En fournissant des documents d’information complets, des notes d’allocution ou des discours pour appuyer la participation de la ministre à ces engagements. 
  • En fournissant un soutien en matière de communications pour toutes les annonces, tous les communiqués ou toutes les activités de mobilisation des médias.

Remarque : Le Ministère ne peut pas fournir de soutien pour les déplacements à des fins parlementaires ou politiques.

Voyages au pays

• Le cabinet de la ministre est responsable de la réservation du transport et de l’hébergement de la ministre, ainsi que du transport et de l’hébergement du personnel qui l’accompagne.
• Le Ministère peut formuler des recommandations pour les vols ou l’hébergement dans le cadre du processus de planification des voyages, au besoin.

Voyage à l’étranger

Documents de voyage :

• Lorsque la ministre voyage à l’étranger, la ministre devrait voyager avec un passeport rouge (passeport diplomatique) et le personnel devrait voyager avec un passeport vert (passeport spécial).
• L’équipe ministérielle du sous-ministre peut aider le personnel de la ministre à obtenir des passeports verts avant le voyage.

Transport et hébergement :

• Le cabinet de la ministre est responsable de la réservation du transport et de l’hébergement de la ministre, ainsi que du transport et de l’hébergement du personnel qui l’accompagne.
• Le Ministère peut formuler des recommandations pour les vols ou l’hébergement dans le cadre du processus de planification des voyages, au besoin.

Budget et logistique

• Pour les voyages au pays, le coût du transport et de l’hébergement provient du budget du cabinet de la ministre.
• Pour les voyages à l’étranger, le coût du transport et de l’hébergement provient du budget du bureau du sous-ministre.
• Dans tous les cas, il incombe aux voyageurs de tenir un registre des dépenses, notamment les taxis, les frais accessoires, etc. L’équipe ministérielle du sous-ministre traite les demandes de remboursement de frais de voyage. Des indemnités quotidiennes sont fournies aux voyageurs conformément à la Directive sur les voyages du Conseil national mixte.

Coordination du matériel lié au voyage

Le Secrétariat des affaires ministériel coordonne l’élaboration, la compilation et la présentation de tous les documents d’information.

Produits d’information :

• Une copie papier des documents d’information (aussi appelée « trousse de voyage ») et des classeurs électroniques (PDF ou OneNote) est fournie à la ministre et au personnel de la ministre pour chaque voyage.
• Les classeurs comprennent habituellement le programme/l’itinéraire, les notes de réunion ou d’information, le matériel de communication, etc.
• Toutes les préférences en matière de formatage pour la ministre devraient être communiquées au bureau du sous-ministre afin que l’Unité des breffages puisse adapter les processus.

Liens utiles

Directive sur les dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements du Conseil du Trésor

Directive sur les voyages du Conseil national mixte

Passeports et visas pour les voyages officiels