Divulgation proactive

Exigence législative	Dispositions de la Loi sur l’AIPRP	Délai de publication	Groupe(s) responsable(s) à IRCC	Liens vers les sources de la publication
Trousses de documents d’information préparées pour les nouveaux ministres et les nouveaux administrateurs généraux ou l’équivalent	alinéa 74a), alinéa 88a)	Dans les 120 jours suivant leur nomination	Unité de la divulgation proactive (UDP), Direction générale du secrétariat ministériel	ouvert.canada.ca
Titres et numéros de référence des mémoires rédigés pour la ministre et pour un administrateur général ou l’équivalent, qui sont reçues par leur bureau	alinéa 74b), alinéa 88b)	Dans les 30 jours suivant la fin du mois de réception	Unité de la divulgation proactive (UDP), Direction générale du secrétariat ministériel	ouvert.canada.ca
Dossiers de notes pour la période des questions préparés par une institution fédérale pour la ministre et qui étaient utilisés au cours des derniers jours de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre	alinéa 74c)	Dans les 30 jours suivant le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et décembre	Unité de la divulgation proactive (UDP), Direction générale du secrétariat ministériel	ouvert.canada.ca
Dossiers de documents d’information préparés pour la comparution d’un ministre ou d’un administrateur général ou l’équivalent devant un comité du Parlement	alinéa 74d), alinéa 88c)	Dans les 120 jours suivant la comparution	Unité de la divulgation proactive (UDP), Direction générale du secrétariat ministériel	ouvert.canada.ca
Frais de déplacement	article 75, article 82	Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement	Centre d’expertise en voyage, dirigeante principale des finances	ouvert.canada.ca
Frais d’accueil	article 76, article 83	Dans les 30 jours suivant la fin du mois de remboursement	Centre d’expertise en voyage, dirigeante principale des finances/Finances, sécurité et administration	ouvert.canada.ca
Contrats de plus de 10 000 $	article 77, article 86	T1-3 : Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre T4 : Dans les 60 jours suivant la fin du trimestre	Conformité et surveillance de l’approvisionnement, dirigeante principale des finances	ouvert.canada.ca, également affiché sur achatscanada.canada.ca par IRCC et SPAC
Subventions et contributions de plus de 25 000 $	article 87	Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre	Direction générale du réseau de l’établissement – Division de la planification, des rapports et des systèmes intégrés/Secteur de l’établissement, de l’intégration et des affaires francophones;  Affaires internationales (AI)/Secteur des affaires internationales et de réponse aux crises Direction générale de la réinstallation et de l’immigration familiale et humanitaire (DGRIFH)/Secteur des programmes de protection et de la famille (PFP) Direction générale de la recherche et des données (DGRD)/Secteur des services ministériels (SSM) Politiques de réinstallation (PR)/PFP	ouvert.canada.ca
Reclassification de postes	article 85	Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre	Secteur du personnel et des communications (SPC)	ouvert.canada.ca
Rapports déposés au Parlement	article 84	Dans les 30 jours suivant le dépôt	Unité des affaires parlementaires (UAP), SPC	Page d’IRCC sur Canada.ca
Dépenses du cabinet de la ministre * Remarque : Ce rapport consolidé est actuellement publié par le SCT au nom de toutes les institutions.	article 78	Dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice financier	S. O.	S. O.

Documents d’information

Types de documents d’information communiqués de façon proactive :

• Titres et numéros de référence des notes préparées par une institution fédérale pour le ministre et pour un administrateur général ou l’équivalent, qui sont reçues par leur bureau (dans les 30 jours suivant la fin du mois où elles ont été reçues)
• Dossiers de documents d’information préparés pour la comparution de la ministre ou d’un administrateur général ou l’équivalent devant un comité du Parlement (dans les 120 jours suivant la comparution)
• Dossiers de documents d’information préparés par une institution fédérale pour les nouveaux ministres et les nouveaux administrateurs généraux ou l’équivalent (dans les 120 jours suivant leur nomination)
• Dossiers de notes pour la période des questions préparés par une institution fédérale pour le ministre et qui étaient utilisés au cours des derniers jours de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre (dans les 30 jours suivant le dernier jour de séance de la Chambre des communes en juin et en décembre).

Processus d’approbation, de notification et de publication d’IRCC :

• L’Unité de la divulgation proactive, Secrétariat ministériel, est chargée de recueillir les renseignements et le matériel requis en temps opportun, de demander un examen pour les caviardages par les groupes pertinents d’IRCC, notamment un examen par la Direction de la gestion de l'accès à l’information et de la protection des renseignements personnels (DGAIPRP), les Communications et les Services juridiques, et d’obtenir les approbations nécessaires (jusqu’au niveau de sous-ministre adjoint).
• Lorsque ce qui précède est terminé, une note de service au ministre à titre d’information est préparée et acheminée au bureau du sous-ministre (BSM) par courriel et dans WebCIMS, au moins 8-10 jours ouvrables avant la date de publication prévue par la loi.
• Une fois approuvée par le sous-ministre, la note de service est envoyée au cabinet de la ministre (CM) par les conseillers du BSM aux fins de vérification des indicateurs d’alerte, au moins 4-5 jours ouvrables avant la date de publication prévue par la loi.
• S’il y a quoi que ce soit qui est signalé par le BSM ou le CM, l’UDP s’en occupera.
• Une version finale du matériel, approuvée par le BSM et examinée par le CM, est préparée par l’UDP pour publication proactive afin de refléter les caviardages, s’il y a lieu, et publiée sur le Portail du gouvernement ouvert par les employés de l’UDP (titres des mémoires et notes pour la période de questions) ou l’équipe des communications Web (documents d’information pour la comparution devant le comité et documents d’information du cahier de transition).

Exceptions et exclusions en vertu de la LAI :

Les exceptions et exclusions applicables sont énumérées aux articles 13 à 26 (exceptions) ainsi qu’aux articles 68 et 69 (exclusions) de la LAI.

Frais de déplacement et d’accueil

Types de renseignements divulgués de façon proactive et délais :

• IRCC fournit des renseignements mensuels sur les frais de déplacement et d’accueil engagés par la ministre, le secrétaire parlementaire et le personnel exonéré, ainsi que par les hauts fonctionnaires du sous-ministre, du sous-ministre délégué, du sous-ministre adjoint principal et des niveaux de sous-ministre adjoint.
• La Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels précise que les ministères sont tenus de divulguer les renseignements dans les 30 jours suivant la fin du mois au cours duquel les dépenses ont été remboursées.

Processus d’approbation et de notification d’IRCC :

• Une fois que tous les frais de déplacement et d’accueil connexes ont été remboursés pour le mois, le ministère des Finances fournit une copie de l’information sur la divulgation proactive dans un format de rapport au bureau de direction approprié (notamment le cabinet de la ministre, s’il y a lieu, pour les dépenses du cabinet de la ministre, au moyen du formulaire d’attestation).
• Le haut fonctionnaire doit ensuite signer un formulaire d’attestation confirmant sa responsabilité à l’égard de l’exactitude et de l’intégrité des renseignements. Il a également la possibilité de demander des modifications à l’objet du voyage, au besoin.
• Un mémoire à titre d’information, qui comprend les répercussions sur les communications, est envoyé chaque mois au sous-ministre et au sous-ministre délégué au sujet de la divulgation proactive des dépenses de déplacement et d’accueil du Ministère.
• Enfin, les renseignements mensuels sur les dépenses de déplacement et d’accueil sont divulgués sur le site Web du gouvernement ouvert, conformément à la Loi sur l’accès à l’information et la protection des renseignements personnels.

Exceptions et exclusions en vertu de la LAI :

• Les exceptions et exclusions applicables sont énumérées aux articles 13 à 26 (exceptions) de la LAI.

Contrats de plus de 10 000 $

Types de renseignements divulgués de façon proactive et délais :

• La publication proactive divulgue des renseignements sur les contrats d’une valeur supérieure à 10 000 $, dont les modifications qui augmentent ou diminuent la valeur du contrat de plus de 10 000 $.
• La publication proactive trimestrielle des données contractuelles, y compris les modifications positives et négatives de plus de 10 000 $, aura lieu dans les 30 jours suivant la fin de chacun des trois premiers trimestres de l’exercice (d’avril à juin, de juillet à septembre et d’octobre à décembre), et dans les 60 jours suivant la fin du quatrième trimestre.

Processus d’approbation et de notification d’IRCC :

• Les données contractuelles pour les montants de plus de 10 000 $ sont extraites du SAP chaque trimestre.
• L’exactitude des données est validée par l’équipe de l’approvisionnement et de la gestion des contrats et approuvée par le cadre supérieur désigné, Approvisionnement (DG, Opérations financières, Approvisionnement et adjointe à la dirigeante principale des finances).
• Le rapport, accompagné d’une note de service et des commentaires du Secteur des ressources humaines et des communications, est envoyé tous les trimestres aux fins d’approbation par la dirigeante principale des finances et transmis au SM et au SMA à titre d’information.
• Le rapport final est ensuite téléversé sur le site Web du gouvernement ouvert dans les 30 à 60 jours suivant la fin de chaque exercice.

Exceptions et exclusions en vertu de la LAI :

• Les renseignements liés à la sécurité nationale peuvent être exemptés de la divulgation proactive des contrats.
• Les renseignements relatifs aux protocoles d’entente et aux ententes sur les niveaux de service conclus avec d’autres ordres de gouvernement et des gouvernements étrangers, ainsi qu’aux ententes conclues entre des ministères fédéraux ou des sociétés d’État, sont exclus.

Subventions et contributions de plus de 25 000 $

Types de renseignements divulgués de façon proactive et délais : Chaque trimestre, les ententes de subvention et de contribution nouvelles et modifiées signées par le Ministère au cours du trimestre précédent sont divulguées. Les renseignements divulgués comprennent le nom du bénéficiaire, le titre de l’entente, le programme, la valeur de l’entente, les dates de début et de fin du projet, le lieu, une brève description du projet, les résultats attendus et la date à laquelle IRCC a signé l’entente.

Processus d’approbation et de notification d’IRCC : Un mois après la fin de chaque trimestre, les responsables extraient une liste des subventions et contributions nouvelles et modifiées qui ont été signées au cours du trimestre précédent à partir du Système des subventions et des contributions (SSC). Ce rapport est envoyé à la Direction générale de la recherche et des données qui publie l’information sur le portail du gouvernement ouvert (ouvert.canada.ca). Aucun avis n’est envoyé au cabinet de la ministre.

Il convient de noter que le SSC ne contient que des renseignements sur les ententes financées dans le cadre du Programme d’aide à l’établissement, du Programme d’aide à la réinstallation (à l’exclusion du soutien du revenu aux personnes) et du Programme d’appui à l’immigration francophone. Chaque direction générale qui gère des programmes de subventions et contributions est responsable de son propre processus de divulgation proactive.
Exceptions et exclusions en vertu de la Loi sur l’accès à l’information : Les données sur les subventions et contributions ne sont pas caviardées avant d’être divulguées. Seuls les renseignements classifiés peuvent être exclus.

Reclassification de postes

Types de renseignements divulgués de façon proactive et délais :

Le 25 février 2004, le gouvernement du Canada a rendu obligatoire la publication de renseignements sur la reclassification des postes occupés au sein de la fonction publique. Lorsqu’elle évalue des changements à un poste qui pourraient entraîner une reclassification, la direction doit veiller à ce que les principes de l’affectation responsable, efficace et efficiente des fonds publics soient respectés. De plus, il est essentiel d’assurer la transparence et l’équité pendant le processus d’évaluation de la classification.

Dans les 30 jours suivant la fin du trimestre au cours duquel un poste occupé est reclassifié, le responsable d’une institution fédérale – qu’il s’agisse d’un ministère figurant à l’annexe I de la Loi sur la gestion des finances publiques ou d’un secteur de l’administration publique centrale figurant à l’annexe IV de cette loi – doit veiller à ce que les renseignements suivants soient publiés sous forme électronique.

• le nom de l’unité administrative;
• le numéro et le titre du poste reclassifié;
•  l’ancienne classification du poste et la nouvelle;
• le but de la reclassification;
• la date de prise d’effet de la reclassification;
•  tout autre renseignement qui, selon les politiques du Conseil du Trésor, doit être publié.

Processus d’approbation et de notification d’IRCC :

Les données décrites ci-dessus sont extraites mensuellement de notre système PeopleSoft. L’unité ministérielle de la Division de la conception organisationnelle et de la classification téléverse ensuite manuellement ces renseignements dans le registre du gouvernement ouvert chaque trimestre, conformément aux exigences. Une fois publiés, les renseignements deviennent accessibles au public sur le site Web de la divulgation proactive.

Exceptions et exclusions en vertu de la LAI : S.O. (Il n’est pas nécessaire de caviarder ou d’exclure des renseignements, car tous les renseignements extraits sont publiés sur le site visible.)

Rapports déposés au Parlement

Processus d’IRCC :

• Tous les rapports sont transmis au BSM et au cabinet de la ministre au moyen d’un mémoire et doivent être approuvés par la ministre.
• Une fois l’approbation obtenue, les équipes d’IRCC téléversent tous les rapports sur la page d’IRCC de Canada.ca et ils se retrouvent ici.

Dépenses du cabinet de la ministre

* Remarque : Ce rapport consolidé est actuellement publié par le SCT au nom de toutes les institutions.

Types de renseignements divulgués de façon proactive et délais :

Un rapport sur les dépenses des cabinets des ministres, classées par type de dépenses, est préparé et envoyé au receveur général (RG) chaque année en mai par le Secteur de la dirigeante principale des finances pour chaque exercice. Ce rapport est publié chaque année dans le volume III des Comptes publics du Canada et rendu public par le Secrétariat du Conseil du Trésor sur le site Web du gouvernement ouvert, dans les 120 jours suivant la fin de l’exercice.

Le rapport ne comprend que les dépenses totales, ventilées par type, pour chaque ministre. À titre d’exemple, veuillez consulter la page Dépenses des cabinets des ministres du site Web du gouvernement ouvert.

Processus d’IRCC :

Le rapport décrit en détail les dépenses imputées au budget de la ministre conformément aux Politiques à l’intention des cabinets des ministres, qui couvrent les coûts de fonctionnement engagés par les secrétaires parlementaires, le personnel exonéré et le personnel ministériel. Il ne comprend que les dépenses de fonctionnement directes liées aux activités ministérielles officielles du gouvernement et exclut les prestations de cessation d’emploi pour les civils et les dépenses législatives (p. ex. le salaire et l’allocation pour véhicule à moteur de la ministre, les cotisations de l’employeur au régime de retraite et certains régimes d’avantages sociaux). Tout au long de l’année, le Secteur de la dirigeante principale des finances examine les renseignements consignés dans le système financier ministériel pour en vérifier l’exactitude. Le rapport est examiné et approuvé par le chef de cabinet de la ministre avant sa présentation.

Exceptions et exclusions en vertu de la LAI :

Selon la Loi sur l’accès à l’information, les renseignements divulgués en vertu de l’article 78 ne sont pas considérés comme des renseignements personnels et doivent être publiés conformément au paragraphe 80(3).