Superviseurs/gestionnaires : votre rôle à la suite de la réception d’un avis d’incident

Le 6 avril 2021 - Nouvelles de la Défense

Savez-vous quoi faire dans le cadre d’un incident de harcèlement et de violence dans le lieu de travail? En tant que superviseur/gestionnaire, vous avez un rôle essentiel à jouer en protégeant et en soutenant les employés de l’organisation. Assurez-vous de suivre la formation obligatoire et de bien comprendre vos responsabilités.

**** Si vous craignez pour votre vie/sécurité physique ou celle de quelqu’un d’autre dans le lieu de travail, veuillez prendre les mesures d’urgence adéquates. Si vous vous trouvez dans une base, une escadre ou un bâtiment du MDN, communiquez avec la police militaire. Si vous êtes ailleurs que sur une propriété du MDN, composez le 9-1-1.

Si vous recevez un avis d’incident (c.-à-d. un avis officiel signalant un incident de harcèlement et de violence dans le lieu de travail), verbalement ou par écrit, vous devez suivre les étapes suivantes :

**** L'avis d'incident doit être transmis au destinataire désigné s'il désigne le superviseur ou le gestionnaire comme partie principale ou partie intimée.

• Examinez l’avis d’incident pour vous assurer que tous les renseignements requis sont inclus, soit le nom de la partie principale (c.-à-d. l’employé ou l’employeur qui a fait l’objet d’un incident) et de la partie intimée (c.-à-d. la personne désignée comme étant responsable de l’incident), la date de l’incident et une description détaillée, dans la mesure du possible. S’il manque des renseignements, la partie principale peut les fournir au moment de la rencontre initiale.
• Vous devez répondre à l’avis d’incident dans les sept jours civils suivant sa réception à l’aide du modèle Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie principale. Vous devez également informer le Centre d’expertise sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail aux fins de suivi.
• Organisez une rencontre initiale avec la partie principale en vue de déterminer avec elle si l’incident correspond à la définition du harcèlement et de la violence qui figure dans le Règlement. Si l’incident satisfait à la définition, le processus de règlement peut être lancé.
• Entamez le processus de règlement négocié pour discuter de l’incident et des solutions possibles au plus tard 45 jours après la réception de l’avis d’incident. Conformément à la politique intérimaire du MDN, les parties concernées doivent déployer tous les efforts raisonnables pour résoudre l’incident.

Dans le cadre du processus de règlement négocié, vous devez obtenir l’accord de la partie principale avant de communiquer avec la partie intimée. Si la partie principale décide de procéder à la conciliation et/ou à une enquête préventive, vous devez transmettre un message à la partie intimée en utilisant le modèle Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie intimée.

L’objectif est de régler l’incident de la manière la plus informelle possible. Certains cas peuvent être traités au moyen du processus de règlement négocié, sans qu’il soit nécessaire de faire appel à la partie intimée.

• Si la partie principale décide de procéder à la conciliation/au mode alternatif de règlement des différends (MARC), vous devez communiquer avec un centre de services pour la gestion des conflits et des plaintes (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) pour obtenir de l’assistance. La conciliation/le MARC peut uniquement aller de l’avant si la partie principale et la partie intimée se mettent d’accord pour y participer et s’entendent sur le choix de la personne qui facilitera le processus.
• Si la partie principale décide de solliciter une enquête préventive, vous devez communiquer avec le Centre d’expertise sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail pour obtenir de plus amples renseignements. Les enquêtes préventives ciblent la cause profonde des incidents dans le lieu de travail et permettent de formuler des recommandations sur la manière d’éviter que de telles situations ne se répètent.

N’oubliez pas que la vie privée et la confidentialité des employés doivent être préservées tout au long du processus. En tant que superviseur, vous êtes tenu de préserver la confidentialité de tous les renseignements relatifs à l’incident et au processus de règlement. Ne dévoilez aucune information à d’autres collègues ou superviseurs.

Pour de plus amples renseignements, vous pouvez visiter la page Web Nouveau Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail impliquant les fonctionnaires de l’Équipe de la Défense, communiquer avec un agent de HR Connect RH par téléphone, au 1 833 RHR MDND (1 833 747 6363), ou transmettre un courriel au Centre d’expertise sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Pour connaître les définitions associées à la terminologie utilisée dans le cadre du processus, consultez la section Termes et définitions utiles.