Programme de la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail : Gabarits
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- Compte rendu mensuel du processus de règlement
- Fermeture du dossier – Informer la partie principale
- Fermeture du dossier – Informer la partie intimée
- Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie principale
- Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie intimée
AVERTISSEMENT
Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), le formulaire Avis d’incident – Lettre de Compte Rendu Mensuel est désigné « Protégé B » une fois remplie.
Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.
Directives
Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.
Compte rendu mensuel du processus de règlement
Date : [Saisir la date courante]
Bonjour [Saisir le nom de la partie principale OU, s'il y a lieu, de la partie intimée],
La présente lettre constitue une mise à jour sur le processus de règlement concernant l’avis d’incident reçu le [date de réception de l’avis d’origine]conformément au manuel de la politique sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.
[Actuellement OU depuis la dernière mise à jour mensuelle] , nous en sommes rendus à[décrire brièvement l’avancement du processus de règlement (ex. : sélection d’un enquêteur), énoncer les étapes du processus de règlement négocié, de conciliation/MARC; expliquer qu’on est en attente de réponse de la PP ou intimée (PI) ou en attente de l’employeur...].
À titre de rappel, des services de soutien sont à votre disposition.
Le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés(es) qui sont affectés(es) par le harcèlement et la violence au travail.
Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme.
De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.
Veuillez nous aviser si vous avez des questions ou des préoccupations,
Merci,
[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]
AVERTISSEMENT
Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), la Lettre de fermeture de dossier (partie principale) est désignée « Protégé B » une fois remplie.
Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.
Directives
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Fermeture du dossier – Informer la partie principale
Date : [Saisir la date courante]
Bonjour [Saisir le nom de la partie principale (PP)],
Je vous ai contacté pour la première fois le [Saisir la date à laquelle la partie principale a été contactée pour confirmer la réception d’un l’avis d’incident] concernant un avis d’incident qui a été reçu le [Saisir la date de réception de l’avis d’origine].
Grâce à un effort collaboratif et avec votre accord, en particulier à l’étape [préciser l’étape – d’un règlement négocié, de la conciliation et/du mode alternatif de résolution des conflits et/ou de l’enquête de nature préventive], les mesures prises pour résoudre l’incident conformément au processus de règlement de PHVLT sont les suivantes :
- [Décrire les mesures prises en réponse à l’incident.]
Le processus de règlement de PHVLT est maintenant terminé, votre dossier sera considéré comme fermé.
Advenant un nouvel incident lié à ce dossier, vous pouvez soumettre un nouvel avis d'incident. Toutefois, je vous recommande d'inclure une note indiquant qu'un processus de règlement a déjà été complété.
Je tiens à rappeler que, conformément au manuel de la politique de PHVLT, la vie privée et la confidentialité doivent être préservées tout au long du processus, y compris après l'achèvement du processus de règlement .Par conséquent, veuillez-vous abstenir de divulguer à d'autres collègues toute information relative à l'incident ou au processus de règlement.
Chaque membre de l'équipe de défense a le droit de travailler dans un environnement où il/elle est traité(e) avec respect, dignité et équité. Il incombe à toutes les personnes impliquées dans ce processus de veiller à ce que personne ne subisse de préjudice, de représailles ou d'embarras suite à la soumission d'un avis d'incident. Si vous êtes confronté(e) de l'une de ces actions de la part d'une personne impliquée dans le processus ou d'autres collègues, veuillez m’informer immédiatement.
À titre de rappel, des services de soutien sont à votre disposition. Le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés(es) qui sont affectés(es) par le harcèlement et la violence au travail. Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme.
De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.
Si vous avez des questions concernant la conclusion de votre dossier, veuillez me contacter immédiatement pour en discuter.
Meilleures salutations,
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Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), la Lettre de fermeture de dossier (partie intimée) est désignée « Protégé B » une fois remplie.
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Fermeture du dossier – Informer la partie intimée
Date : [Saisir la date courante]
Bonjour [Saisir le nom de la partie intimée],
Je vous ai contacté pour la première fois le [Saisir la date à laquelle la partie intimée a été contactée] pour confirmer la réception d’un avis d’incident le [Saisir la date de réception de l’avis d’origine].
Dans le cadre du processus de règlement de la prévention de harcèlement et de la violence sur le lieu du travail (PHVLT), en particulier à l’étape [Préciser l’étape à laquelle a pris part la partie intimée – d’un règlement négocié et/ou de la conciliation/du MARC], les mesures prises pour résoudre l’incident sont :
- [Décrivez les mesures prises en réponse à l’incident après avoir discuté avec la partie principale des mesures consentis de divulguer à la partie intimée].
Comme le processus de règlement de PHVLT étant à présent terminé, ce dossier sera considéré comme fermé.
Je tiens à rappeler que, conformément au manuel de la politique de PHVLT, la vie privée et la confidentialité doivent être préservées tout au long du processus, y compris après l'achèvement du processus de règlement . Par conséquent, veuillez-vous abstenir de divulguer à d'autres collègues toute information relative à l'incident ou au processus de règlement.
Chaque membre de l'équipe de défense a le droit de travailler dans un environnement où il/elle est traité(e) avec respect, dignité et équité. Il incombe à toutes les personnes impliquées dans ce processus de veiller à ce que personne ne subisse de préjudice, de représailles ou d'embarras suite à la soumission d'un avis d'incident. Si vous êtes confronté(e) de l'une de ces actions de la part d'une personne impliquée dans le processus ou d'autres collègues, veuillez m’informer immédiatement.
À titre de rappel, des services de soutien sont à votre disposition. Le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés(es) qui sont affectés(es) par le harcèlement et la violence au travail. Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme.
De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.
Si vous avez des questions concernant la conclusion du dossier, veuillez me contacter immédiatement pour en discuter.
Meilleures salutations,
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AVERTISSEMENT
Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), le formulaire Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie principale est désigné « Protégé B » une fois rempli.
Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non‑respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.
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Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.
Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie principale
Date : [Saisir la date]
Bonjour : [Saisir le nom de la partie principale]
La présente lettre confirme la réception de votre avis d’incident, soumis le [date de réception]. En tant que Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire, je suis chargé(e) de faciliter cet avis d’incident conformément au manuel de la politique de la Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) et DOAD 5014 du ministère de la Défense nationale (MDN). Vous pouvez également consulter cette infographie et cette vidéo sur le processus de règlement.
OU [Si l’avis d’incident a été soumis par un témoin, supprimer le paragraphe ci-dessus et conserver ce qui suit] Vous avez été identifié comme la partie principale, c'est-à-dire l’employé(e) ou membre des FAC qui fait l'objet d'un incident, dans un avis d’incident soumis par un témoin le [insérer la date de réception]. En tant que Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire, je suis chargé(e) de faciliter cet avis d’incident conformément au manuel de la politique de la Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) et DOAD 5014 du ministère de la Défense nationale (MDN). Vous pouvez également consulter cette infographie et cette vidéo sur le processus de règlement.
[Supprimer la phrase suivante si elle est soumise par un témoin] Tout d'abord, je reconnais qu'il faut beaucoup de courage pour soumettre un avis d'incident. En tant que partie principale, vous disposez de plusieurs options pour tenter de résoudre l'incident, notamment le règlement négocié, la conciliation/MARC et/ou une enquête de PHVLT. Une description détaillée de chaque étape du processus de règlement se trouve dans l'annexe de cette lettre. Il n'est pas nécessaire que la partie intimée soit informée de votre avis d'incident ou qu'elle soit impliquée dans cette phase initiale.
Au cours du processus de règlement, vous avez le droit d'être accompagné d'une personne de soutien, telle qu'un(e) collègue, un(e) ami(e) ou un membre de votre famille (toute personne qui n'est pas une partie ou un témoin dans cette procédure). Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez m'indiquer le nom et la fonction de cette personne.
Je comprends que cela puisse être difficile pour vous. Si, à un moment donné, vous avez besoin d'un soutien personnel, veuillez contacter les services de soutien suivants.
Si vous avez d'autres questions ou préoccupations, n'hésitez pas à m'appeler ou à m'envoyer un courriel et je me ferai un plaisir de les aborder avec vous.
Meilleures salutations,
[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]
Annexe à un avis d’incident
Vie privée et Confidentialité
Le respect de la vie privée et la confidentialité doivent être maintenus tout au long du processus. Les exigences en matière de protection de la vie privée ne permettent pas de divulguer des informations sur l'incident et, à ce titre, vous êtes tenu de garder confidentielles les informations relatives à cet incident et au processus de règlement. Veuillez-vous abstenir de divulguer à d'autres collègues toute information relative à l'incident ou au processus de règlement.
Afin d'encourager les parties principales ou les témoins de harcèlement et de violence au travail à se manifester, les plaintes relatives au harcèlement et à la violence seront traitées avec la plus grande sensibilité et discrétion. La confiance et la sécurité dans le processus sont primordiales. Comme l'exige le Règlement, si un rapport d’enquête préventive est écrit, le rapport ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des parties et des témoins impliqués dans le processus de règlement.
Il est important que toutes les parties concernées respecter la vie privée et de maintenir la confidentialité des individus tout au long du processus. Divulgation d’informations à propos de l’incident doit respecter le principe du besoin de connaître.
Protéger l'intégralité de la vie privée des parties principales, des témoins et des parties intimées dans les plaintes de harcèlement et de violence n'est pas toujours possible en raison d'obligations légales, y compris celles relatives à l'accès à l'information et à la vie privée, et des principes de justice naturelle et d'équité procédurale.
Si, à tout moment, il y a manquement à l’obligation de confidentialité, veuillez informer la C de C/ le ou la gestionnaire immédiatement.
Remarque : Si la C de C/ le ou la gestionnaire est mis au courant d’un manquement à la conduite, veuillez vous référer au mesures disciplinaires et/ou administratives.
Rôles et responsabilités
| Le/La destinataire désigné(e) | Partie principale (PP) |
|---|---|
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| Partie intimée (PI, si avisée) | C de C/gestionnaire |
|
|
Options de processus de règlement pour la partie principale
- Examen Initial
Le processus de règlement commence par une première réunion ou une conversation entre la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire Au cours de la rencontre initiale, la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire déterminerons ensemble si l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence soulignée dans la politique PHVLT. Il y a trois possibilités :
Une révision de la définition sera effectuée avec la partie principale, et si l’incident ne semble pas correspondre à la définition de harcèlement et de violence, l’incident sera considéré comme fermé. La partie principale sera fourni d’une liste d’autres mécanismes de recours qui pourraient être plus adaptés pour répondre aux préoccupations soulevées.
Si la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire conviennent que l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence, la partie principale peut :
- Continuer de travailler avec la C de C/ le ou la gestionnaire et, s’il y a lieu, avec la partie intimée, pour tenter de parvenir à un règlement négocié; ou
- Poursuivre le processus de conciliation/MARC avec la partie intimée; et/ou
- Demander la tenue d’une enquête de nature préventive, qui permettra d’établir la cause fondamentale de ce qui pourrait donner lieu à l’incident sur le lieu de travail, ainsi que des mesures possibles pour le prévenir.
Si la partie principale estime que l’incident semble correspondre à la définition et que la C de C/ le ou la gestionnaire n’est pas de cet avis, la partie principale conserve néanmoins le droit de suivre les étapes précitées.
- Règlement Négocié
Une fois que l'examen de l'avis d’incident a été effectué pour déterminer s'il semble correspondre à la définition du harcèlement et de la violence et il est mandaté que je facilite le processus pour m'assurer que la partie principale et moi-même faisons tout effort raisonnable pour parvenir à un règlement négocié avec un(e) représentant(e) de l'employeur (C de C/gestionnaire). Le règlement négocié offre une occasion à la partie principale de transmettre ses réflexions sur les mesures préventives qui peuvent être proposées en faveur de la résolution de l’incident et d’un milieu de travail sécuritaire.
Les règlements sont des mesures tangibles et préventives qui peuvent être adoptées pour résoudre l’incident et en prévenir d’autres.
| Ce qui s’agit d’un règlement négocié : | Ce qui ne s’agit pas d’un règlement négocié : |
|---|---|
* voir les possibilités de règlement
Une occasion de restaurer et de réparer la relation entre les parties concernées. |
* voir les possibilités de règlement
Une occasion de faire des demandes déraisonnables. |
Un règlement négocié est une mesure tangible et préventive qui peut être mise en œuvre par la C de C/ le ou la gestionnaire en réponse et en prévention du harcèlement et la violence en milieu de travail. Le harcèlement et la violence étant considérés comme des risques généraux pour la santé et la sécurité en milieu de travail, les options de règlement sont considérées comme des mesures d’atténuation; elles sont mises en œuvre de manière que la partie principale se sente en sécurité et à l’aise dans le milieu de travail et aussi dans une optique de prévention des incidents. Par conséquent, au cours du règlement négocié, la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire négocieront collaborativement des mesures pour remédier à l'incident sur le lieu de travail.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce qui constitue et ne constitue pas une résolution dans le cadre du manuel de la politique sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) :
| Ce qui constitue un règlement de PHVLT : | Ce qui ne constitue pas un règlement de PHVLT : |
|---|---|
Formation en milieu de travail concernant :
Le Centre d’expertise sur la PHVLT peut proposer une formation et un plan de formation en fonction d’un incident précis. Aménagement du lieu de travail :
Pratiques administratives :
|
* Voir la remarque concernant les mesures disciplinaires/administratives ci-dessous |
Si des mesures d’adaptation sont requises dans le milieu de travail, on peut en faire la demande par l’intermédiaire du Bureau de gestion de l’invalidité par un processus distinct mené en parallèle.
Si la partie principale parvient à un accord avec la C de C/ le ou la gestionnaire (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) au moyen d’un règlement négocié, l’incident est considéré comme résolu et le dossier est clos.
Si des mesures appropriées ont été mises en œuvre par la C de C/ le ou la gestionnaire pour répondre à la situation et éviter qu'elle ne se reproduise et que la partie principale estime que ces mesures sont insuffisantes et ne souhaite pas clore le dossier, il lui sera demandé de proposer des options de résolution supplémentaires à présenter à la C de C/au gestionnaire dans le cadre d'un effort raisonnable pour résoudre le problème à sa satisfaction. Si des mesures tangibles appropriées ne sont pas proposées, une évaluation de PHVLT sera effectuée, et le dossier sera alors considéré comme résolu et fermé.
Si la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) ne parviennent pas à s’entendre, la partie principale peut demander d’avoir recours à la conciliation/au MARC ou à une enquête de PHVLT.
Il est à noter que la partie principale peut demander la conciliation/le MARC et une enquête de PHVLT en même temps. Ces processus peuvent être menés en parallèle jusqu’à l’atteinte des objectifs suivants :
- On parvient à un règlement pendant le processus de conciliation/le MARC demandé; ou
- Le rapport de l’enquêteur est produit.
Lorsqu'un avis d'incident est considéré comme résolu par un règlement négocié, le dossier est clôturé et une lettre de clôture de dossier est envoyée à la partie principale (et à la partie intimée si elle a participé au règlement négocié).
- Conciliation/Mode Alternatif Résolution des Conflits (MARC)
La conciliation peut se faire par le biais d'un mode alternatif de résolution des conflits (MARC), facilité par des praticiens qualifiés. Ce service est proposé par les services de gestion des conflits et des plaintes de la DGSSC. La conciliation/MARC est une procédure volontaire, informelle et confidentielle dans le cadre de laquelle un praticien ou une praticienne neutre tentera d’aider les parties à trouver une solution satisfaisante.
La conciliation/MARC d'un incident de harcèlement et de violence ne peut avoir lieu que si les parties concernées acceptent d'y participer et conviennent de la personne qui facilitera le processus. Si la conciliation/MARC ne peut avoir lieu ou si elle échoue, la partie principale peut choisir de revenir au règlement négocié ou de demander une enquête de PHVLT.
Le processus de conciliation/MARC n’est généralement pas recommandé en cas de harcèlement sexuel, d’agression sexuelle, de violence sexuelle ou familiale.
Le processus de conciliation/MARC peut se faire parallèlement à d’autres méthodes de règlement, comme un règlement négocié ou une enquête de PHVLT.
Si la partie principale opte pour le processus de conciliation/MARC, des mises à jour mensuelles sur son déroulement seront données à la partie principale et à la partie intimée.
Si le processus de conciliation/MARC réussit et que la partie principale confirme qu’aucune autre mesure préventive n’est requise, l’incident sera considéré comme résolu, et le dossier sera clos.
Si la partie principale a d’autres mesures préventives mise en place pour poursuivre le règlement négocié, le dossier de conciliation/MARC sera alors fermé et la partie principale pourra poursuivre le règlement négocié jusqu’à ce que le dossier soit résolu.
Si le processus de conciliation/MARC échoue, la partie principale peut alors soit retourner en règlement négocié jusqu’à ce que le dossier soit considéré comme résolu, soit poursuivre une enquête de PHVLT.
Lorsqu’un avis d’incident est jugé résolu, le dossier est fermé et une lettre de clôture du dossier est envoyées aux parties concernées.
- Enquête de PHVLT
- Ouverture d’une enquête
Une partie principale peut demander une enquête de PHVLT à tout moment au cours du processus, mais doit également déployer tous les efforts raisonnables pour résoudre le problème par le biais d'un règlement négocié. la C de C/ le ou la gestionnaire communique avec le CE de PHVLT si une enquête est requise. Les enquêtes menées dans le cadre de la présente politique sont de nature préventive et visent à empêcher que d'autres incidents ne se produisent et à réduire au minimum le risque de harcèlement et de violence. Les enquêteurs et les enquêtrices se concentreront sur les causes profondes de l'incident survenu sur le lieu de travail et proposeront des recommandations sur la manière d'éviter que de tels incidents ne se reproduisent à l'avenir.
Les résultats de l'enquête de PHVLT ne peuvent être utilisés pour prendre des mesures correctives ou disciplinaires. Dans les cas d'allégations de mauvaise conduite, voir « Mesures disciplinaires et/ou administratives ».
- Avis d'enquête
La C de C/ le ou la gestionnaire transmettra un avis écrit à la partie principale et à la partie intimé pour les informer qu’une enquête sera menée.
- Choix de l'enquêteur ou de l'enquêtrice
Une liste identifiée conjointement (en consultation avec le CNOSS d’enquêteurs et enquêtrices qualifiés(es) internes (établis au sein du CCPC (DGSSC)) et externes (sous contrat uniquement par l’intermédiaire du CE de PHVLT) est disponible par l’intermédiaire du CE de PHVLT. Dans la mesure du possible, la partie principale se verra proposer une sélection d’enquêteur ou enquêtrices qualifiés(es) à partir de la liste. La sélection d’un enquêteur ou d’une enquêtrice doit être approuvée par la partie principale, la partie intimée et la C de C/ le ou la gestionnaire.
- À défaut d'entente dans les 10 jours suivant la réception de l'avis concernant la sélection d'un enquêteur ou d’une enquêtrice élu(e), une personne de la liste sera choisie par le CE de PHVLT.
- Si aucun enquêteur ou enquêtrice interne n'est disponible, en raison d'un conflit d'intérêts ou d'horaire, un enquêteur qualifié ou une enquêtrice qualifiée de la liste de l'offre à commandes principale nationale (OCPN) ou du Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail (CCHST) sera choisi par le CE de PHVLT au besoin.
Un enquêteur qualifié ou une enquêtrice qualifiée est une personne qui possède les connaissances, la formation et l'expérience nécessaires, incluant :
- Avoir été formée aux techniques d'enquête.
- Avoir des connaissances, une formation et une expérience en rapport avec le harcèlement et la violence sur le lieu de travail ; et
- Connaître la Loi, la Loi canadienne sur les droits de la personne et toute autre législation relative au harcèlement et à la violence sur le lieu de travail.
- Conflits d'intérêts
L'enquêteur ou l'enquêtrice fournira une déclaration écrite à l'intention du CE de PHVLT, de la partie principale et de la partie intimée indiquant qu'il ou elle n'a pas de conflit d'intérêts en ce qui a trait à l'incident. Si un enquêteur ou une enquêtrice est en situation de conflit d'intérêts avec une partie à l'incident, il/elle doit en informer le CE de PHVLT et moi-même avant de commencer l'enquête.
- Information à l'intention de l'enquêteur ou de l'enquêtrice
La C de C/ le ou la gestionnaire doit remettre à l'enquêteur ou l’enquêtrice tout renseignement relatif à l'enquête, comme la nature de l'incident, la portée de l'enquête, les noms et les coordonnées des parties devant être questionnées, le travail qui a été fait à ce jour pour résoudre l'incident, etc.
- Rapport d'enquête
Le rapport d’enquête ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des personnes impliquées dans un incident ou dans le processus de règlement d'un incident sous le manuel de la politique p. ex. lieux de travail, dates, noms des divisions ou des groupes). Les rapports ne doivent contenir aucun renseignement qui permettrait de révéler l'identité de l'une des parties ou des témoins. Le rapport d'enquête doit fournir :
- Une description générale de l'incident;
- Des conclusions concernant les causes fondamentales et les autres circonstances dans le lieu de travail ayant mené à l'incident;
- Des recommandations visant à éliminer ou à atténuer le plus possible le risque d'un incident semblable;
- Une détermination quant au fait que chaque incident répond ou ne répond pas à la définition de harcèlement et de violence dans le lieu de travail.
Une copie du rapport d'enquête est fournie à la C de C/le ou la gestionnaire à la partie principale, à la partie intimée, au CSST local ou au représentant ou à la représentante de la santé et de la sécurité et au destinataire désigné(e), au besoin.
Nota : Si un règlement négocié et une enquête de PHVLT ont lieu en même temps, une fois que le rapport a été présenté, le règlement négocié ne peut pas être utilisé pour résoudre l'incident.
- Mise en œuvre des recommandations suite à l’enquête de PHVLT
Le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante en matière de santé et de sécurité doivent déterminer, conjointement avec la C de C/le ou la gestionnaire lesquelles des recommandations énoncées dans le rapport d'enquête en PHVLT seront mises en œuvre. Le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante fournira des commentaires sur toutes les questions relatives au programme de prévention du harcèlement et de la violence, y compris sur les évaluations de PHVLT périodiques du lieu de travail, les stratégies de prévention et les recommandations des rapports d'enquête.
Les recommandations visent à prévenir des événements futurs et il est conseillé aux parties de garder cela à l'esprit lors de l'examen du rapport. Si la C de C/le ou la gestionnaire et le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante concerné(e) ne parviennent pas à se mettre d'accord sur les recommandations de prévention énoncées dans le rapport d’enquête à mettre en œuvre, c'est à la C de C/le ou la gestionnaire qu'il appartient de décider quelles recommandations de prévention conviennent de mettre en œuvre. Toutefois, conformément au manuel de la politique, la C de C/ le ou la gestionnaire doit documenter sa décision, les raisons de cette décision et la conserver dans ses dossiers pendant dix ans.
Une fois le rapport d'enquête finalisé, la C de C/ le ou la gestionnaire peut procéder à la mise en œuvre. Si le rapport est reçu et que l'incident correspond à la définition du HVLT, la C de C/ le ou la gestionnaire déterminera conjointement avec le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante concerné(e) les recommandations à mettre en œuvre. La C de C/ le ou la gestionnaire est alors tenu de mettre en œuvre les mesures sélectionnées. Le dossier ne sera clôturé que lorsque toutes les mesures auront été mises en œuvre.
Comme ce programme est axé sur la prévention, si l'incident mentionné dans le rapport d'enquête ne correspond pas à la définition, des recommandations préventives seront tout de même proposées et il est vivement recommandé à la C de C/ le ou la gestionnaire de les mettre en œuvre. Toutefois, le dossier sera clôturé une fois le rapport fourni, même si les mesures n'ont pas encore été mises en œuvre.
Lorsqu'un avis d’incident est considéré comme résolu, le dossier est clôturé et une lettre de clôture de dossier est envoyée à la partie principale et la partie intimée.
Mesures disciplinaires et / ou administratives
Les représailles perçues contre un ou une membre de l’équipe de la Défense qui a exercé ses droits ou ses devoirs en vertu de la politique de PHVLT ou de la loi habilitante sont inacceptables et incompatibles avec le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FC.
Le Code canadien du travail (article 147) et l'article 19.15 des ORFC, Interdiction de représailles, interdisent de menacer de prendre ou de prendre des mesures de représailles, punitives ou disciplinaires contre les employés(es) du MDN et les membres des FAC qui ont agi conformément à la présente politique de PHVLT.
- Les employés(es) du MDN qui pensent qu'une action interdite a eu lieu peuvent la C de C/ le ou la gestionnaire ou le CE de PHVLT. En cas d'échec, ils/elles peuvent déposer une plainte, en vertu de l'article 133 du Code, auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral.
- Les membres des FAC qui pensent qu'une action interdite a eu lieu peuvent en informer la C de C/ le ou la gestionnaire ou le CE de PHVLT. En cas d'échec, ils/elles peuvent déposer un grief conformément à l'article 7.08 des ORFC.
En outre, le résultat de l'enquête de PHVLT ne peut être utilisé pour aucune mesure corrective ou disciplinaire.
Afin d’assurer que le bien-être du lieu de travail est rétabli, dans les cas qui impliquent une inconduite potentielle, si la C de C/le ou la gestionnaire prend connaissance d'un comportement ou d'actions qui contreviennent le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FC ou à toute autre politique applicable, administrative ou disciplinaire les mesures peuvent être poursuivies dans le cadre d'un mécanisme de recours distinct mais parallèle. Dans les cas impliquant une inconduite potentielle d'un employé de la fonction publique, un spécialiste des relations de travail sera engagé pour traiter l'inconduite potentielle par le biais d'un processus administratif distinct.
Dans les cas concernant une inconduite potentielle d'un membre de l'Équipe de la Défense, ou la C de C/ le ou la gestionnaire. peut traiter la question par le biais du processus administratif applicable :
- Dans le cas d'un employé ou d'une employée de la fonction publique du MDN, il ou elle peut faire appel à un ou à une spécialiste des relations de travail (SMA RH-Civ) et à la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil.
- Dans les cas concernant un membre des FAC, celui-ci peut faire appel au Centre de réponse administrative (CRA), au (CPM) et à la DOAD 5019-0 Manquements en matière de conduite et de rendement.
Services de soutien
Le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés(es) qui sont affectés(es) par le harcèlement et la violence au travail.
Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme.
De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.
AVERTISSEMENT
Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), le formulaire Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie intimée est désigné « Protégé B » une fois rempli.
Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non‑respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.
Directives
Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.
Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie intimée
Date : [Saisir la date]
Bonjour [Saisir le nom de la partie intimée],
La présente lettre confirme la réception d'un avis d'incident présumé de harcèlement et de violence sur le lieu de travail le [date de réception], dans lequel vous avez été identifié comme partie intimée, c'est-à-dire la personne qui est présumée avoir été responsable de l'incident. En tant que Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire, je suis chargé(e) de faciliter cet avis d’incident conformément au manuel de la politique de la Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) et DOAD 5014 du ministère de la Défense nationale (MDN).
Tout d'abord, je reconnais qu'il est peut-être difficile de recevoir cette nouvelle. Je tiens à souligner que l'objectif principal de ce processus est de créer une opportunité de comprendre l'incident et ses impacts de manière plus détaillée afin d'éviter qu'il ne se reproduise. Votre participation pourrait être très importante à cette fin, comme décrit ci-dessous.
[Supprimer la partie suivante si elle n'est pas appropriée en fonction de l'avis d'incident ou du processus de résolution].
Les informations suivantes donnent un aperçu de l'incident:
[Ajouter des informations factuelles : qui, quoi, où ? ou obtenir une confirmation du résumé de la partie principale. Ajouter la date initiale de l’incident. Ne pas copier-coller l'avis d’incident]
Conformément à la politique, la partie principale (c'est-à-dire un(e) ou plusieurs employés(es) du MDN ou un ou plusieurs membres des FAC qui sont affectés(es) par un incident) dispose de plusieurs options pour tenter de résoudre l'incident, notamment le règlement négocié, la conciliation/MARC et/ou une enquête de PHVLT. Une description détaillée de chaque étape de du processus de règlement se trouve dans l'annexe de cette lettre.
Depuis que l'avis d'incident a été soumis, j'ai facilité le processus avec la partie principale. Comme ce processus est mené par la partie principale, elle est maintenant prête à vous inviter à participer au processus de [règlement négocié, conciliation/MARC et/ou enquête de PHVLT]. Bien que le règlement négocié soit privilégié comme première étape, si cette étape ne résout pas l’incident, la partie principale aura la possibilité de décider de l'étape suivante, qui pourrait être la conciliation/MARC, et/ou l'enquête de PHVLT.
Au cours du processus [de règlement négocié, de conciliation/MARC et/ou d'enquête de PHVLT], vous avez le droit d'être accompagné d'une personne de soutien, telle qu'un(e) collègue, un(e) ami(e) ou un membre de votre famille (toute personne qui n'est pas une partie ou un témoin dans cette procédure). Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez m'indiquer le nom et le rôle de cette personne.
Si, à un moment ou à un autre, vous avez besoin d'un soutien personnel, veuillez contacter les services de soutien suivants.
Si vous avez d'autres questions ou des préoccupations, n'hésitez pas à m'appeler ou à m'envoyer un courriel et je me ferai un plaisir de les aborder avec vous
Meilleures salutations
[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]
Annexe à un avis d’incident
Vie privée et confidentialité
Le respect de la vie privée et la confidentialité doivent être maintenus tout au long du processus. Les exigences en matière de protection de la vie privée ne permettent pas de divulguer des informations sur l'incident et, à ce titre, vous êtes tenu de garder confidentielles les informations relatives à cet incident et au processus de règlement. Veuillez-vous abstenir de divulguer à d'autres collègues toute information relative à l'incident ou au processus de règlement.
Afin d'encourager les parties principales ou les témoins de harcèlement et de violence au travail à se manifester, les plaintes relatives au harcèlement et à la violence seront traitées avec la plus grande sensibilité et discrétion. La confiance et la sécurité dans le processus sont primordiales. Comme l'exige le Règlement, si un rapport d’enquête préventive est écrit, le rapport ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des parties et des témoins impliqués dans le processus de règlement.
Il est important que toutes les parties concernées respecter la vie privée et de maintenir la confidentialité des individus tout au long du processus. Divulgation d’informations à propos de l’incident doit respecter le principe du besoin de connaître.
Protéger l'intégralité de la vie privée des parties principales, des témoins et des parties intimées dans les plaintes de harcèlement et de violence n'est pas toujours possible en raison d'obligations légales, y compris celles relatives à l'accès à l'information et à la vie privée, et des principes de justice naturelle et d'équité procédurale.
Si, à tout moment, il y a manquement à l’obligation de confidentialité, veuillez informer la C de C/ le ou la gestionnaire immédiatement.
Remarque : Si la C de C/ le ou la gestionnaire est mis au courant d’un manquement à la conduite, veuillez vous référer au mesures disciplinaires et/ou administratives.
Rôles et responsabilités
| Le/La destinataire désigné (e) | Partie principale (PP) |
|---|---|
|
|
| Partie intimée (PI, si avisée) | C de C/gestionnaire (Employeur) |
|
|
Options de processus de règlement pour la partie principale
- Examen Initial
Le processus de règlement commence par une première réunion ou une conversation entre la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire Au cours de la rencontre initiale, la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire déterminerons ensemble si l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence soulignée dans la politique PHVLT. Il y a trois possibilités :
Une révision de la définition sera effectuée avec la partie principale, et si l’incident ne semble pas correspondre à la définition de harcèlement et de violence, l’incident sera considéré comme fermé. La partie principale sera fourni d’une liste d’autres mécanismes de recours qui pourraient être plus adaptés pour répondre aux préoccupations soulevées.
Si la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire conviennent que l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence, la partie principale peut :
- Continuer de travailler avec la C de C/ le ou la gestionnaire et, s’il y a lieu, avec la partie intimée, pour tenter de parvenir à un règlement négocié; ou
- Poursuivre le processus de conciliation/MARC avec la partie intimée; et/ou
- Demander la tenue d’une enquête de nature préventive, qui permettra d’établir la cause fondamentale de ce qui pourrait donner lieu à l’incident sur le lieu de travail, ainsi que des mesures possibles pour le prévenir.
Si la partie principale estime que l’incident semble correspondre à la définition et que la C de C/ le ou la gestionnaire n’est pas de cet avis, la partie principale conserve néanmoins le droit de suivre les étapes précitées.
- Règlement Négocié
Une fois que l'examen de l'avis d’incident a été effectué pour déterminer s'il semble correspondre à la définition du harcèlement et de la violence et il est mandaté que je facilite le processus pour m'assurer que la partie principale et moi-même faisons tout effort raisonnable pour parvenir à un règlement négocié avec un(e) représentant(e) de l'employeur (C de C/gestionnaire). Le règlement négocié offre une occasion à la partie principale de transmettre ses réflexions sur les mesures préventives qui peuvent être proposées en faveur de la résolution de l’incident et d’un milieu de travail sécuritaire.
Les règlements sont des mesures tangibles et préventives qui peuvent être adoptées pour résoudre l’incident et en prévenir d’autres.
| Ce qui s’agit d’un règlement négocié : | Ce qui ne s’agit pas d’un règlement négocié : |
|---|---|
* voir les possibilités de règlement
Une occasion de restaurer et de réparer la relation entre les parties concernées. |
* voir les possibilités de règlement
Une occasion de faire des demandes déraisonnables. |
Un règlement négocié est une mesure tangible et préventive qui peut être mise en œuvre par la C de C/ le ou la gestionnaire en réponse et en prévention du harcèlement et la violence en milieu de travail. Le harcèlement et la violence étant considérés comme des risques généraux pour la santé et la sécurité en milieu de travail, les options de règlement sont considérées comme des mesures d’atténuation; elles sont mises en œuvre de manière que la partie principale se sente en sécurité et à l’aise dans le milieu de travail et aussi dans une optique de prévention des incidents. Par conséquent, au cours du règlement négocié, la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire négocieront collaborativement des mesures pour remédier à l'incident sur le lieu de travail.
Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce qui constitue et ne constitue pas une résolution dans le cadre du manuel de la politique sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) :
| Ce qui constitue un règlement de PHVLT : | Ce qui ne constitue pas un règlement de PHVLT : |
|---|---|
Formation en milieu de travail concernant :
Le Centre d’expertise sur la PHVLT peut proposer une formation et un plan de formation en fonction d’un incident précis. Aménagement du lieu de travail :
Pratiques administratives :
|
(Voir la remarque concernant les mesures disciplinaires/administratives ci-dessous) |
Si des mesures d’adaptation sont requises dans le milieu de travail, on peut en faire la demande par l’intermédiaire du Bureau de gestion de l’invalidité par un processus distinct mené en parallèle.
Si la partie principale parvient à un accord avec la C de C/ le ou la gestionnaire (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) au moyen d’un règlement négocié, l’incident est considéré comme résolu et le dossier est clos.
Si des mesures appropriées ont été mises en œuvre par la C de C/ le ou la gestionnaire pour répondre à la situation et éviter qu'elle ne se reproduise et que la partie principale estime que ces mesures sont insuffisantes et ne souhaite pas clore le dossier, il lui sera demandé de proposer des options de résolution supplémentaires à présenter à la C de C/au gestionnaire dans le cadre d'un effort raisonnable pour résoudre le problème à sa satisfaction. Si des mesures tangibles appropriées ne sont pas proposées, une évaluation de PHVLT sera effectuée, et le dossier sera alors considéré comme résolu et fermé.
Si la partie principale et la C de C/ le ou la gestionnaire (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) ne parviennent pas à s’entendre, la partie principale peut demander d’avoir recours à la conciliation/au MARC ou à une enquête de PHVLT.
Il est à noter que la partie principale peut demander la conciliation/le MARC et une enquête de PHVLT en même temps. Ces processus peuvent être menés en parallèle jusqu’à l’atteinte des objectifs suivants :
- On parvient à un règlement pendant le processus de conciliation/le MARC demandé; ou
- Le rapport de l’enquêteur est produit.
Lorsqu'un avis d'incident est considéré comme résolu par un règlement négocié, le dossier est clôturé et une lettre de clôture de dossier est envoyée à la partie principale (et à la partie intimée si elle a participé au règlement négocié).
- Conciliation/Mode Alternatif Résolution des Conflits (MARC)
La conciliation peut se faire par le biais d'un mode alternatif de résolution des conflits (MARC), facilité par des praticiens qualifiés. Ce service est proposé par les services de gestion des conflits et des plaintes de la DGSSC. La conciliation/MARC est une procédure volontaire, informelle et confidentielle dans le cadre de laquelle un praticien ou une praticienne neutre tentera d’aider les parties à trouver une solution satisfaisante.
La conciliation/MARC d'un incident de harcèlement et de violence ne peut avoir lieu que si les parties concernées acceptent d'y participer et conviennent de la personne qui facilitera le processus. Si la conciliation/MARC ne peut avoir lieu ou si elle échoue, la partie principale peut choisir de revenir au règlement négocié ou de demander une enquête de PHVLT.
Le processus de conciliation/MARC n’est généralement pas recommandé en cas de harcèlement sexuel, d’agression sexuelle, de violence sexuelle ou familiale.
Le processus de conciliation/MARC peut se faire parallèlement à d’autres méthodes de règlement, comme un règlement négocié ou une enquête de PHVLT.
Si la partie principale opte pour le processus de conciliation/MARC, des mises à jour mensuelles sur son déroulement seront données à la partie principale et à la partie intimée.
Si le processus de conciliation/MARC réussit et que la partie principale confirme qu’aucune autre mesure préventive n’est requise, l’incident sera considéré comme résolu, et le dossier sera clos.
Si la partie principale a d’autres mesures préventives mise en place pour poursuivre le règlement négocié, le dossier de conciliation/MARC sera alors fermé et la partie principale pourra poursuivre le règlement négocié jusqu’à ce que le dossier soit résolu.
Si le processus de conciliation/MARC échoue, la partie principale peut alors soit retourner en règlement négocié jusqu’à ce que le dossier soit considéré comme résolu, soit poursuivre une enquête de PHVLT.
Lorsqu’un avis d’incident est jugé résolu, le dossier est fermé et une lettre de clôture du dossier est envoyées aux parties concernées.
- Enquête de PHVLT
- Ouverture d’une enquête
- Une partie principale peut demander une enquête de PHVLT à tout moment au cours du processus, mais doit également déployer tous les efforts raisonnables pour résoudre le problème par le biais d'un règlement négocié. la C de C/ le ou la gestionnaire communique avec le CE de PHVLT si une enquête est requise. Les enquêtes menées dans le cadre de la présente politique sont de nature préventive et visent à empêcher que d'autres incidents ne se produisent et à réduire au minimum le risque de harcèlement et de violence. Les enquêteurs et les enquêtrices se concentreront sur les causes profondes de l'incident survenu sur le lieu de travail et proposeront des recommandations sur la manière d'éviter que de tels incidents ne se reproduisent à l'avenir.
- Les résultats de l'enquête de PHVLT ne peuvent être utilisés pour prendre des mesures correctives ou disciplinaires. Dans les cas d'allégations de mauvaise conduite, voir « Mesures disciplinaires et/ou administratives ».
- Avis d'enquête
- La C de C/ le ou la gestionnaire transmettra un avis écrit à la partie principale et à la partie intimé pour les informer qu’une enquête sera menée.
- Choix de l'enquêteur ou de l'enquêtrice
- Une liste identifiée conjointement (en consultation avec le CNOSS d’enquêteurs et enquêtrices qualifiés(es) internes (établis au sein du CCPC (DGSSC)) et externes (sous contrat uniquement par l’intermédiaire du CE de PHVLT) est disponible par l’intermédiaire du CE de PHVLT. Dans la mesure du possible, la partie principale se verra proposer une sélection d’enquêteur ou enquêtrices qualifiés(es) à partir de la liste. La sélection d’un enquêteur ou d’une enquêtrice doit être approuvée par la partie principale, la partie intimée et la C de C/ le ou la gestionnaire.
- À défaut d'entente dans les 10 jours suivant la réception de l'avis concernant la sélection d'un enquêteur ou d’une enquêtrice élu(e), une personne de la liste sera choisie par le CE de PHVLT.
- Si aucun enquêteur ou enquêtrice interne n'est disponible, en raison d'un conflit d'intérêts ou d'horaire, un enquêteur qualifié ou une enquêtrice qualifiée de la liste de l'offre à commandes principale nationale (OCPN) ou du Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail (CCHST) sera choisi par le CE de PHVLT au besoin.
- Un enquêteur qualifié ou une enquêtrice qualifiée est une personne qui possède les connaissances, la formation et l'expérience nécessaires, incluant :
- Avoir été formée aux techniques d'enquête.
- Avoir des connaissances, une formation et une expérience en rapport avec le harcèlement et la violence sur le lieu de travail ; et
- Connaître la Loi, la Loi canadienne sur les droits de la personne et toute autre législation relative au harcèlement et à la violence sur le lieu de travail.
- Une liste identifiée conjointement (en consultation avec le CNOSS d’enquêteurs et enquêtrices qualifiés(es) internes (établis au sein du CCPC (DGSSC)) et externes (sous contrat uniquement par l’intermédiaire du CE de PHVLT) est disponible par l’intermédiaire du CE de PHVLT. Dans la mesure du possible, la partie principale se verra proposer une sélection d’enquêteur ou enquêtrices qualifiés(es) à partir de la liste. La sélection d’un enquêteur ou d’une enquêtrice doit être approuvée par la partie principale, la partie intimée et la C de C/ le ou la gestionnaire.
- Conflits d'intérêts
- L'enquêteur ou l'enquêtrice fournira une déclaration écrite à l'intention du CE de PHVLT, de la partie principale et de la partie intimée indiquant qu'il ou elle n'a pas de conflit d'intérêts en ce qui a trait à l'incident. Si un enquêteur ou une enquêtrice est en situation de conflit d'intérêts avec une partie à l'incident, il/elle doit en informer le CE de PHVLT et moi-même avant de commencer l'enquête.
- Information à l'intention de l'enquêteur ou de l'enquêtrice
- La C de C/ le ou la gestionnaire doit remettre à l'enquêteur ou l’enquêtrice tout renseignement relatif à l'enquête, comme la nature de l'incident, la portée de l'enquête, les noms et les coordonnées des parties devant être questionnées, le travail qui a été fait à ce jour pour résoudre l'incident, etc.
- Rapport d'enquête
- Le rapport d’enquête ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des personnes impliquées dans un incident ou dans le processus de règlement d'un incident sous le manuel de la politique p. ex. lieux de travail, dates, noms des divisions ou des groupes). Les rapports ne doivent contenir aucun renseignement qui permettrait de révéler l'identité de l'une des parties ou des témoins. Le rapport d'enquête doit fournir :
- Une description générale de l'incident;
- Des conclusions concernant les causes fondamentales et les autres circonstances dans le lieu de travail ayant mené à l'incident;
- Des recommandations visant à éliminer ou à atténuer le plus possible le risque d'un incident semblable;
- Une détermination quant au fait que chaque incident répond ou ne répond pas à la définition de harcèlement et de violence dans le lieu de travail.
- Une copie du rapport d'enquête est fournie à la C de C/le ou la gestionnaire à la partie principale, à la partie intimée, au CSST local ou au représentant ou à la représentante de la santé et de la sécurité et au destinataire désigné(e), au besoin.
- Nota : Si un règlement négocié et une enquête de PHVLT ont lieu en même temps, une fois que le rapport a été présenté, le règlement négocié ne peut pas être utilisé pour résoudre l'incident.
- Le rapport d’enquête ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des personnes impliquées dans un incident ou dans le processus de règlement d'un incident sous le manuel de la politique p. ex. lieux de travail, dates, noms des divisions ou des groupes). Les rapports ne doivent contenir aucun renseignement qui permettrait de révéler l'identité de l'une des parties ou des témoins. Le rapport d'enquête doit fournir :
- Mise en œuvre des recommandations suite à l’enquête de PHVLT
- Le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante en matière de santé et de sécurité doivent déterminer, conjointement avec la C de C/le ou la gestionnaire lesquelles des recommandations énoncées dans le rapport d'enquête en PHVLT seront mises en œuvre. Le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante fournira des commentaires sur toutes les questions relatives au programme de prévention du harcèlement et de la violence, y compris sur les évaluations de PHVLT périodiques du lieu de travail, les stratégies de prévention et les recommandations des rapports d'enquête.
- Les recommandations visent à prévenir des événements futurs et il est conseillé aux parties de garder cela à l'esprit lors de l'examen du rapport. Si la C de C/le ou la gestionnaire et le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante concerné(e) ne parviennent pas à se mettre d'accord sur les recommandations de prévention énoncées dans le rapport d’enquête à mettre en œuvre, c'est à la C de C/le ou la gestionnaire qu'il appartient de décider quelles recommandations de prévention conviennent de mettre en œuvre. Toutefois, conformément au manuel de la politique, la C de C/ le ou la gestionnaire doit documenter sa décision, les raisons de cette décision et la conserver dans ses dossiers pendant dix ans.
- Une fois le rapport d'enquête finalisé, la C de C/ le ou la gestionnaire peut procéder à la mise en œuvre. Si le rapport est reçu et que l'incident correspond à la définition du HVLT, la C de C/ le ou la gestionnaire déterminera conjointement avec le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante concerné(e) les recommandations à mettre en œuvre. La C de C/ le ou la gestionnaire est alors tenu de mettre en œuvre les mesures sélectionnées. Le dossier ne sera clôturé que lorsque toutes les mesures auront été mises en œuvre.
- Comme ce programme est axé sur la prévention, si l'incident mentionné dans le rapport d'enquête ne correspond pas à la définition, des recommandations préventives seront tout de même proposées et il est vivement recommandé à la C de C/ le ou la gestionnaire de les mettre en œuvre. Toutefois, le dossier sera clôturé une fois le rapport fourni, même si les mesures n'ont pas encore été mises en œuvre.
- Lorsqu'un avis d’incident est considéré comme résolu, le dossier est clôturé et une lettre de clôture de dossier est envoyée à la partie principale et la partie intimée.
- Ouverture d’une enquête
Mesures disciplinaires et / ou administratives
Les représailles perçues contre un ou une membre de l’équipe de la Défense qui a exercé ses droits ou ses devoirs en vertu de la politique de PHVLT ou de la loi habilitante sont inacceptables et incompatibles avec le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FC.
Le Code canadien du travail (article 147) et l'article 19.15 des ORFC, Interdiction de représailles, interdisent de menacer de prendre ou de prendre des mesures de représailles, punitives ou disciplinaires contre les employés(es) du MDN et les membres des FAC qui ont agi conformément à la présente politique de PHVLT.
- Les employés(es) du MDN qui pensent qu'une action interdite a eu lieu peuvent la C de C/ le ou la gestionnaire ou le CE de PHVLT. En cas d'échec, ils/elles peuvent déposer une plainte, en vertu de l'article 133 du Code, auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral.
- Les membres des FAC qui pensent qu'une action interdite a eu lieu peuvent en informer la C de C/ le ou la gestionnaire ou le CE de PHVLT. En cas d'échec, ils/elles peuvent déposer un grief conformément à l'article 7.08 des ORFC.
En outre, le résultat de l'enquête de PHVLT ne peut être utilisé pour aucune mesure corrective ou disciplinaire.
Afin d’assurer que le bien-être du lieu de travail est rétabli, dans les cas qui impliquent une inconduite potentielle, si la C de C/le ou la gestionnaire prend connaissance d'un comportement ou d'actions qui contreviennent le Code de valeurs et d’éthique du MDN et des FC ou à toute autre politique applicable, administrative ou disciplinaire les mesures peuvent être poursuivies dans le cadre d'un mécanisme de recours distinct mais parallèle. Dans les cas impliquant une inconduite potentielle d'un employé de la fonction publique, un spécialiste des relations de travail sera engagé pour traiter l'inconduite potentielle par le biais d'un processus administratif distinct.
Dans les cas concernant une inconduite potentielle d'un membre de l'Équipe de la Défense, ou la C de C/ le ou la gestionnaire. peut traiter la question par le biais du processus administratif applicable :
- Dans le cas d'un employé ou d'une employée de la fonction publique du MDN, il ou elle peut faire appel à un ou à une spécialiste des relations de travail (SMA RH-Civ) et à la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil.
- Dans les cas concernant un membre des FAC, celui-ci peut faire appel au Centre de réponse administrative (CRA), au (CPM) et à la DOAD 5019-0 Manquements en matière de conduite et de rendement.
Services de soutien
Le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés(es) qui sont affectés(es) par le harcèlement et la violence au travail.
Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme.
De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.
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