Programme de la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail : Messages modèles

AVERTISSEMENT

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), la Lettre de fermeture de dossier (partie principale) est désignée « Protégé B » une fois remplie.

Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.

Fermeture du dossier – Informer la partie principale

Date : [Saisir la date courante]

Bonjour [Saisir le nom de la partie principale],

J’ai fait une première communication le [Saisir la date à laquelle la partie principale a été contactée pour confirmer la réception d’un l’avis d’incident] concernant un avis d’incident qui a été reçu le [Saisir la date de réception de l’avis d’origine].

Grâce à une démarche de collaboration et avec votre accord, en particulier à l’étape [préciser l’étape – d’un règlement négocié, de la conciliation et/du mode alternatif de résolution des conflits et/ou de l’enquête de nature préventive], les mesures suivantes ont été prises en réponse à l’incident :

  • [Décrire les mesures prises en réponse à l’incident.]

Le processus de règlement maintenant terminé, votre dossier sera considéré comme clos.

Si un autre incident lié à ce dossier survient, vous pouvez soumettre un nouvel avis d’incident. Toutefois, en pareil cas, je vous recommande d’inclure une note précisant qu’un processus de règlement avait été achevé au préalable.

Je tiens à rappeler que la protection de la vie privée et de la confidentialité doit être assurée tout au long du processus, y compris après le règlement. Les exigences en matière de respect de la vie privée ne permettent pas la divulgation d’information sur l’incident et, en ce sens, vous êtes tenu de préserver la confidentialité des renseignements relatifs à l’incident et au processus de règlement. Par conséquent, vous devez vous abstenir de divulguer tout renseignement relatif à l’incident ou au processus de règlement à d’autres collègues.

Tous les employés ont le droit de travailler dans un milieu où ils sont traités avec respect, dignité et équité. Il incombe à quiconque participe au processus de veiller à ce que personne ne subisse de préjudice, de représailles, ni d’embarras par suite du dépôt d’un avis d’incident. Si vous subissez de telles actions de la part d’une personne engagée dans le processus ou d’autres collègues, veuillez m’en informer immédiatement.

Si vous avez des questions sur la conclusion de votre dossier, veuillez communiquer avec moi immédiatement.

Si vous avez besoin de soutien à cette étape-ci, veuillez communiquer avec le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-866-398-9505 ou au 1-866-433-3305 (pour les personnes malentendantes). Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, en composant le 1-800-268-7708 (en tout temps) pour avoir accès à un service confidentiel de counseling par téléphone ou en personne. De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources (seulement accessible sur le RED).

Cordialement,

[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]

AVERTISSEMENT

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), la Lettre de fermeture de dossier (partie intimée) est désignée « Protégé B » une fois remplie.

Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.

Fermeture du dossier – Informer la partie intimée

Date : [Saisir la date courante]

Bonjour [Saisir le nom de la partie intimée],

J’ai fait une première communication le [Saisir la date à laquelle la partie intimée a été contactée] pour confirmer la réception d’un avis d’incident le [Saisir la date de réception de l’avis d’origine].

Dans le cadre du processus de règlement, en particulier à l’étape [Préciser l’étape à laquelle a pris part la partie intimée – d’un règlement négocié, de la conciliation/du mode alternatif de résolution des conflits et/ou de l’enquête de nature préventive], les mesures suivantes ont été prises en réponse à l’incident :

  • [Décrivez les mesures prises en réponse à l’incident après avoir discuté avec la partie principale des mesures qu’il convient de divulguer à la partie intimée].

Comme le processus de règlement est maintenant terminé, le présent dossier sera considéré comme clos.

Je tiens à rappeler que la protection de la vie privée et de la confidentialité doit être assurée tout au long du processus, y compris après le règlement. Les exigences en matière de respect de la vie privée ne permettent pas la divulgation d’information sur l’incident et, en ce sens, vous êtes tenu de préserver la confidentialité des renseignements relatifs à l’incident et au processus de règlement. Par conséquent, vous devez vous abstenir de divulguer tout renseignement relatif à l’incident ou au processus de règlement à d’autres collègues.

Tous les employés ont le droit de travailler dans un milieu où ils sont traités avec respect, dignité et équité. Il incombe à quiconque participe au processus de veiller à ce que personne ne subisse de préjudice, de représailles, ni d’embarras par suite du dépôt d’un avis d’incident. Si vous subissez de telles actions de la part d’une personne engagée dans le processus ou d’autres collègues, veuillez m’en informer immédiatement.

Si vous avez des questions sur la conclusion de votre dossier, veuillez communiquer avec moi immédiatement.

Si vous avez besoin de soutien à cette étape-ci, veuillez communiquer avec le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-866-398-9505 ou au 1-866-433-3305 (pour les personnes malentendantes). Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, en composant le 1-800-268-7708 (en tout temps) pour avoir accès à un service confidentiel de counseling par téléphone ou en personne. De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources (seulement accessible sur le RED).

Cordialement,

[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]

AVERTISSEMENT

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), la Lettre de mise à jour mensuelle est désignée « Protégé B » une fois remplie.

Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.

Mise à jour mensuelle de la situation

Date : [Saisir la date courante]

Bonjour [Saisir le nom de la partie principale OU, s'il y a lieu, de la partie intimée],

La présente constitue une mise à jour sur le processus de règlement concernant l’avis d’incident reçu le [date de réception de l’avis d’origine].

[Actuellement OU depuis la dernière mise à jour mensuelle] , nous en sommes rendus à... [décrire brièvement l’avancement du processus de règlement (ex. : sélection d’un enquêteur), énoncer les étapes du processus de règlement négocié, de conciliation/du mode alternatif de résolution des conflits; expliquer qu’on est en attente de réponse de la partie principale ou intimée ou en attente de l’employeur...] .

Si vous avez besoin de soutien à cette étape-ci, veuillez communiquer avec le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-866-398-9505 ou au 1-866-433-3305 (pour les personnes malentendantes). Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, en composant le 1-800-268-7708 (en tout temps) pour avoir accès à un service confidentiel de counseling par téléphone ou en personne. De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources (seulement accessible sur le RED).

Si vous croyez que votre vie ou votre sécurité physique ou celle de quelqu’un d’autre est menacée, veuillez entamer vos procédures d’urgence en appelant la police militaire ou le 9-1-1.

Cordialement,

[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]

AVERTISSEMENT

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), le formulaire Réception d'un avis d'incident – Message à l'intention de la partie principale est désigné « Protégé B » une fois rempli.

Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.

Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie principale

Date : [Saisir la date courante]

Bonjour [Saisir le nom de la partie principale],

La présente lettre confirme la réception de votre avis d’incident, soumis le [date de réception]. Je reconnais qu’il faut beaucoup de courage pour signaler un avis d’incident. Je serai là pour vous guider tout au long du processus.

OU [Si l’avis d’incident a été soumis par un témoin, supprimer le paragraphe ci-dessus et conserver ce qui suit] Vous avez été désigné comme la partie principale dans un avis soumis par un témoin le [date de réception]. Différentes options s’offrent à vous pour l’atteinte d’un règlement, soit : le règlement négocié, le processus de conciliation/MARC ou l’enquête de nature préventive. Une description détaillée de chaque étape du processus de règlement figure en annexe de la présente lettre.

Pendant le processus de règlement, vous avez le droit d’être représenté par un collègue, un ami ou un membre de votre famille ou accompagné d’une telle personne. Si vous souhaitez vous prévaloir de ce droit, veuillez indiquer le nom et le titre de cette personne.

Si vous avez besoin de soutien à cette étape-ci, veuillez communiquer avec le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-866-398-9505 ou au 1-866-433-3305 (pour les personnes malentendantes). Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, en composant le 1-800-268-7708 (en tout temps) pour avoir accès à un service confidentiel de counseling par téléphone ou en personne. De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources (seulement accessible sur le RED).

Le lien suivant donne accès à la Manuel de la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail. Vous pouvez également consulter ce résumé graphique (PDF, 354 Ko) et cette vidéo sur le processus de règlement. Le Manuel des politiques de prévention du harcèlement et de la violence en milieu de travail du MDN est accessible au lien suivant : [insérer le lien].

Dans un deuxième temps, nous programmerons une rencontre initiale pour discuter de l’incident avec vous, faciliter le processus de règlement décrit dans le Code canadien du travail et discuter de tout besoin immédiat. La partie intimée n’a pas à être informée de votre avis d’incident ni engagée à ce stade du processus de règlement.

Si vous avez d’autres questions et préoccupations, n’hésitez surtout pas à m’appeler ou à m’envoyer un courriel au numéro et à l’adresse de courriel inscrits ci-dessous.

Sincères salutations,

[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]

Annexe à un avis d’incident

Vie privée et confidentialité

La vie privée et la confidentialité doivent être respectées tout au long du processus. Les exigences en matière de respect de la vie privée ne permettent pas la divulgation d’information sur l’incident et, en ce sens, vous êtes tenu de préserver la confidentialité des renseignements relatifs à l’incident et au processus de règlement. Par conséquent, veuillez-vous abstenir de divulguer tout renseignement relatif à l’incident ou au processus de règlement à d’autres collègues.

Afin d'encourager les parties principales ou témoins de harcèlement et de violence au travail à se manifester, les plaintes relatives au harcèlement et à la violence seront traitées avec la plus grande sensibilité et discrétion. La confiance et la sécurité dans le processus sont primordiales. Comme l'exige le Règlement, les organisations doivent souligner aux enquêteurs que leur rapport ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des parties et des témoins impliqués dans le processus de résolution.

Il est important que toutes les parties concernées respecter la vie privée et la confidentialité des individus est maintenue tout au long du processus. Divulgation d’informations à propos de l’événement doit respecter le principe du besoin de savoir. Veuillez-vous abstenir de partager toute information relative à l’incident ou au processus de résolution avec d’autres individus.

Protéger l'intégralité de la vie privée des parties principales, des témoins et des parties intimées dans les plaintes de harcèlement et de violence n'est pas toujours possible en raison d'obligations légales, y compris celles relatives à l'accès à l'information et à la vie privée, et des principes de justice naturelle et d'équité procédurale. L'employeur et/ou le destinataire désigné travaillera en étroite collaboration avec les parties pour traiter l'incident tout en s'assurant que les informations sur la plainte ne sont pas divulguées, sauf si cela est nécessaire.

Si, à tout moment, il y a manquement à l’obligation de confidentialité, veuillez m’en informer immédiatement.

Remarque : Si l’employeur est mis au courant d’un manquement à la conduite, l’avis d’incident peut être communiqué à un spécialiste des relations de travail (Directive sur la prévention et le règlement du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail du SCT, paragraphe 4.1.10.4).

Favoriser un milieu de travail sain

Tous les militaires des Forces armées canadiennes (FAC) et les fonctionnaires ont le droit de travailler dans un milieu où ils sont traités avec respect, dignité et équité. Il incombe à quiconque participe au présent processus de veiller à ce que personne ne subisse de préjudice, de représailles, ni d’embarras par suite du dépôt d’un avis d’incident. Si vous subissez de telles actions de la part d’une personne engagée dans le processus ou d’autres collègues, veuillez m’en informer immédiatement.

Rôles et responsabilités

Conseiller du destinataire désigné Partie principale
  • Personne neutre désignée pour répondre aux avis d’incident et faciliter le processus de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) conformément aux règlements.
  • S’assurer que les parties engagées dans le processus de règlement connaissent leurs droits et obligations.
  • Voir à ce que toutes les parties engagées déploient tous les efforts raisonnables pour en arriver à un règlement de l’avis d’incident conformément au processus décrit dans les règlements en matière de PHVLT.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident.
  • Fournir des mises à jour mensuelles à la partie principale et, s’il y a lieu, à la partie intimée.
  • Faciliter et coordonner toutes les étapes du processus de règlement (règlement négocié, processus de conciliation/MARC ou enquête de nature préventive), selon la formule privilégiée par la partie principale.
  • Collaborer, communiquer et coopérer avec les parties engagées dans le processus de règlement.
  • Faire tous les efforts raisonnables pour régler un incident de harcèlement et de violence ayant fait l’objet d’un avis.
  • Proposer et adopter des mesures préventives adaptées au règlement d’incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident.
  • S’abstenir de commettre des actes de harcèlement et de violence.
  • S’abstenir de faire subir toutes représailles à la partie intimée, des témoins et de toute autre personne qui participe au processus de règlement d’un incident.
Partie intimée (si elle est avisée) Employeur
  • Collaborer, communiquer et coopérer avec les parties engagées dans le processus de règlement.
  • Déployer tous les efforts raisonnables pour régler les incidents de harcèlement et de violence ayant fait l’objet d’un avis (si on l’en a avisé).
  • Adopter des mesures préventives adaptées au règlement d’incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident.
  • S’abstenir de commettre des actes de harcèlement et de violence.
  • S’abstenir de faire subir toutes représailles à la partie principale, aux témoins et à toute autre personne qui participe au processus de règlement d’un incident.
  • Répondre à tous les avis d’incident reçus relevant de son domaine de responsabilité.
  • Porter l’avis d’incident à l’attention du Centre d’expertise sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (CE PHVLT) à des fins de suivi et d’orientation.
  • Collaborer, communiquer et coopérer avec les parties engagées dans le processus de règlement.
  • Faire tous les efforts raisonnables pour régler un incident de harcèlement et de violence ayant fait l’objet d’un avis.
  • Adopter des mesures préventives adaptées au règlement d’incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail.
  • Établir des procédures pour intervenir dans les cas d’urgences liées au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident (selon le cas).

Options de processus de règlement pour la partie principale

1) Règlement négocié – Examen initial et réunions subséquentes

a. Examen initial

Le processus de règlement commence par une première réunion ou une conversation entre la partie principale et moi-même, comme représentant de l’employeur. Au cours de la rencontre initiale, la partie principale et moi déterminerons ensemble si l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence présentée au paragraphe 122(1) du Code canadien du travail. Il y a trois possibilités :

  • Si nous convenons tous les deux que l’incident ne semble pas correspondre à la définition de harcèlement et de violence, l’incident sera considéré comme réglé. Je peux fournir à la partie principale une liste d’autres mécanismes de recours qui pourraient être plus adaptés pour répondre aux préoccupations soulevées.
  • Si la partie principale et moi-même convenons que l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence, la partie principale peut :
    • Continuer de travailler avec moi et, s’il y a lieu, avec la partie intimée, pour tenter de parvenir à un règlement négocié; ou
    • Poursuivre le processus de conciliation/MARC avec la partie intimée; et/ou
    • Demander la tenue d’une enquête de nature préventive, qui permettra d’établir la cause fondamentale de ce qui pourrait donner lieu à l’incident sur le lieu de travail, ainsi que des mesures possibles pour le prévenir.
  • Si la partie principale et moi ne sommes pas d’accord à savoir si l’incident semble répondre à la définition, la partie principale conserve néanmoins le droit de suivre les étapes précitées.
b. Réunions subséquentes

Après qu’on ait établi si l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence, il est prévu que je gère le processus, de sorte que la partie principale et moi-même fassions toutes les tentatives possibles pour parvenir à un règlement négocié. Le règlement négocié offre une occasion à la partie principale de transmettre ses réflexions sur les mesures préventives qui peuvent être proposées en faveur du règlement de l’incident et d’un milieu de travail sécuritaire.

Les règlements sont des mesures raisonnables et concrètes qui peuvent être adoptées pour résoudre l’incident et en prévenir d’autres.

Le règlement négocié consiste en ce qui suit : Il ne s’agit pas de ce qui suit :
  • Une occasion de faire part de son expérience et des répercussions du harcèlement ou de la violence.
  • Une occasion de présenter des mesures concrètes qui peuvent être mises en œuvre pour résoudre cet incident et en prévenir d’autres.

* voir les possibilités de règlement

  • Une occasion de négocier un règlement de façon unifiée.
  • Une occasion de prévenir le harcèlement et la violence au travail et d’y remédier.
  • Une occasion de restaurer et de réparer la relation entre les parties concernées.
  • Une occasion d’accuser, de confronter ou de mettre en œuvre des mesures disciplinaires.
  • Une occasion de faire une demande qui n’est pas une réponse à l’incident ou une mesure de prévention.

* voir les possibilités de règlement

  • Une occasion de donner des ordres par la confrontation.
  • Une occasion de résoudre d’autres problèmes, p. ex., problèmes de classification, convention collective, lettre d’attentes, gestion du rendement, etc.
  • Une occasion de faire des demandes déraisonnables.

Options en matière de règlement :

Un règlement est une mesure tangible et raisonnable qui peut être mise en œuvre par l’employeur en réaction et en prévention au harcèlement et à la violence en milieu de travail. Le harcèlement et la violence étant considérés comme des risques généraux pour la santé et la sécurité en milieu de travail, les options de règlement sont considérées comme des mesures d’atténuation; elles sont mises en œuvre de manière que la partie principale se sente en sécurité et à l’aise dans le milieu de travail et aussi dans une optique de prévention des incidents. Dans la démarche de règlement négocié, la partie principale et moi-même établirons donc de concert des mesures pour traiter de l’incident en milieu de travail.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce qui constitue et ne constitue pas un règlement dans le cadre du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) :

Ce qui constitue un règlement en vertu du Règlement sur la PHVLT : Ce qui ne constitue pas un règlement en vertu du Règlement sur la PHVLT :

Formation en milieu de travail concernant :

  • la communication;
  • la résolution de conflits;
  • la PHVLT, etc.

Le Centre d’expertise sur la PHVLT peut proposer une formation et un plan de formation en fonction d’un incident précis.

Aménagement du lieu de travail :

  • Changement à l’emplacement du bureau;
  • Disposition de l’ameublement;
  • Accès au bâtiment, etc.

Pratiques administratives :

  • Évaluation du milieu de travail;
  • Procédures internes renforcées;
  • Définition claire des rôles et des responsabilités;
  • Examen des procédures internes, etc.
  • Compensation financière;
  • Jours de vacances;
  • Demande qui prescrit une mesure contre la partie intimée, p. ex. son renvoi.

* Voir la remarque concernant les mesures disciplinaires/administratives ci-dessous

  • Si des mesures d’adaptation sont requises dans le milieu de travail, on peut en faire la demande par l’intermédiaire du Bureau de gestion de l’invalidité par un processus distinct mené en parallèle.
  • Si la partie principale parvient à un accord avec l’employeur (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) au moyen d’un règlement négocié, l’incident est considéré comme résolu et le dossier est clos.
  • Si des mesures réactives et préventives appropriées ont été mises en œuvre, mais que la partie principale les estime comme insuffisantes et souhaite que le dossier reste ouvert, on invitera cette dernière à proposer d’autres options de règlement à présenter à l’employeur à titre d’effort raisonnable pour régler l’incident d’une manière qu’elle estime satisfaisante. Si aucune mesure tangible appropriée n’est proposée, le dossier sera considéré comme résolu et clos.
  • Si la partie principale et l’employeur (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) ne parviennent pas à s’entendre, la partie principale peut demander d’avoir recours à la conciliation/au MARC ou à une enquête de nature préventive.

    Il est à noter que la partie principale peut demander la conciliation/le MARC et une enquête de nature préventive en même temps. Ces processus peuvent être menés en parallèle jusqu’à l’atteinte des objectifs suivants :

    • On parvient à un règlement pendant le processus de conciliation/le MARC demandé; ou
    • Le rapport de l’enquêteur est produit. Le contenu de l’avis d’incident ou une version résumée ne sera pas communiqué à quiconque sauf à l’employeur / au destinataire désigné, ainsi qu’aux parties concernées par l’incident. Le cas échéant, les informations seront également partagées avec la personne désignée pour faciliter le processus de conciliation/MARC, ainsi qu'avec l'enquêteur. Le rapport de l’enquêteur ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l’identité des parties et des témoins engagés dans le processus de règlement.

2) Conciliation/mode alternatif de résolution des conflits (MARC)

La conciliation est considérée comme un processus confidentiel et informel dans le cadre duquel une personne neutre (le praticien) aide les parties à parvenir à un règlement satisfaisant.

  • Le processus de conciliation/MARC à l’égard d’un incident de harcèlement ou de violence ne peut avoir lieu que si les deux parties, c’est-à-dire la partie principale et la partie intimée, y consentent et s’entendent sur l’identité de la personne qui facilitera le processus. Si le processus de conciliation/MARC ne peut avoir lieu ou échoue, la partie principale peut choisir de revenir à la formule du règlement négocié ou demander une enquête de nature préventive.
  • Le processus de conciliation/MARC n’est généralement pas recommandé en cas de harcèlement sexuel, d’agression sexuelle, de violence sexuelle ou familiale.
  • Le processus de conciliation/MARC peut se faire parallèlement à d’autres méthodes de règlement, comme un règlement négocié ou une enquête de nature préventive.
  • Si la partie principale opte pour le processus de conciliation/MARC, des mises à jour mensuelles sur son déroulement seront données à la partie principale et à la partie intimée.
  • Si le processus de conciliation/MARC permet de parvenir à un règlement, l’incident sera considéré comme résolu, et le dossier sera clos.

3) Enquête de nature préventive

La partie principale peut opter pour une enquête de nature préventive à toute étape du processus de règlement, si tous les efforts raisonnables ont été déployés pour en venir à un règlement dans le cadre du processus de règlement négocié.

  • L’enquête de nature préventive vise à établir la cause fondamentale de ce qui pourrait donner lieu à l’incident sur le lieu de travail, ainsi que des mesures possibles pour le prévenir. Les recommandations peuvent inclure des modifications à une politique ou encore une formation précise obligatoire pour le personnel de l’unité ou de la division.
  • Les enquêtes de nature préventive ne doivent présenter aucun renseignement qui permettrait de révéler l’identité de l’une des parties ou des témoins.
  • Une fois que la partie principale m’a informé de son choix d’une enquête de nature préventive :
    • J’informerai la partie intimée qu’elle a été nommée comme tel dans un avis d’incident et du fait qu’une enquête de nature préventive a été demandée.
    • Ensuite, le Centre d’expertise sur la PHVLT tirera de la liste des personnes qualifiées à l’interne le nom d’une personne pouvant jouer le rôle d’enquêteur. Le choix de l’enquêteur doit être accepté par la partie principale, la partie intimée et moi-même (sous-alinéa 27 (1)b)(i) du Règlement).
      • S’il n’y a pas d’entente dans les 10 jours suivant la réception de l’avis concernant la sélection de l’enquêteur, le Centre d’expertise sur la PHVLT choisira un enquêteur à partir de la liste en question. Si aucun enquêteur interne n’est disponible (conflit d’intérêt ou d’horaire), on sélectionnera un enquêteur qualifié à partir des Offres à commandes principales et nationales (OCPN) ou du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST), selon le cas.
    • Une fois l’enquêteur choisi ou désigné, l'employeur / le destinataire désigné doit fournir à l'enquêteur tous les renseignements pertinents à l'enquête, c’est-à-dire :
      • les noms et coordonnées de toutes les parties, y compris les témoins;
      • la description générale de l’avis d’incident et ;
      • les efforts déployés jusqu’à présent pour résoudre l’incident.
    • Au cours du processus, la partie principale et la partie intimée recevront des mises à jour mensuelles sur le déroulement de l’enquête.
    • Une fois son travail terminé, l’enquêteur me présentera son rapport d’enquête et ses recommandations.
    • Je remettrai ensuite une copie du rapport de l’enquêteur à la partie principale, à la partie intimée et au comité local ou au représentant en matière de santé et de sécurité.
    • Ce comité ou représentant et moi déterminerons conjointement lesquelles des recommandations énoncées dans le rapport de l’enquêteur seront mises en œuvre.
    • Si le superviseur/gestionnaire et le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité ne parviennent pas à s’entendre sur les recommandations préventives du rapport de l’enquêteur à mettre en œuvre, la décision quant aux recommandations préventives qu’il convient de mettre en œuvre me reviendra. Toutefois, j’aurai à documenter la décision et à la justifier.
    • J’informerai la partie principale et la partie intimée des mesures préventives recommandées qui seront mises en œuvre et du moment où ce sera fait.
    • Une fois les recommandations mises en œuvre, l’incident sera considéré comme résolu et le dossier sera clos.
  • Les résultats de l’enquête et les recommandations doivent être mis en œuvre dans l’année suivant le jour de la présentation de l’avis d’incident. Si, pour une raison quelconque, le processus est retardé, cette information sera transmise aux deux parties, et nous pourrons négocier un délai raisonnable et équitable de clôture du dossier.

4) Mesures disciplinaires et / ou administratives

Les représailles perçues contre un employé qui a exercé ses droits ou ses devoirs en vertu de la politique du PHVT ou de la loi habilitante sont inacceptables et incompatibles avec Code de valeurs et d’éthique du Ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes. L'article 147 de la partie II du Code canadien du travail interdit aux employeurs de prendre ou de menacer de prendre des mesures punitives ou disciplinaires contre les employés qui ont agi conformément au Code et aux règlements.

En outre, le résultat de l'enquête de prévention ne peut être utilisé pour aucune mesure corrective ou disciplinaire.

S'assurer que le bien-être du lieu de travail est rétabli, dans les cas qui impliquent une inconduite potentielle, si l'employeur prend connaissance d'un comportement ou d'actions qui contreviennent au Code de valeurs et d’éthique du Ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes, ou à toute autre politique applicable, administrative ou disciplinaire les mesures peuvent être poursuivies dans le cadre d'un mécanisme de recours distinct mais parallèle. Dans les cas impliquant une inconduite potentielle d'un employé de la fonction publique, un spécialiste des relations de travail sera engagé pour traiter l'inconduite potentielle par le biais d'un processus administratif distinct.

AVERTISSEMENT

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), le formulaire Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie intimée est désigné « Protégé B » une fois rempli.

Les formulaires remplis « Protégé B » NE DOIVENT PAS ÊTRE SAUVEGARDÉS SANS LA PROTECTION DU CHIFFRAGE NUMÉRIQUE ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » PEUVENT ÊTRE SAUVEGARDÉS SEULEMENT PAR CHIFFRAGE NUMÉRIQUE AVEC LA CARTE À PUCE DE L’ICP DU MDN. Le non‑respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l’envoi.

Réception d’un avis d’incident – Message à l’intention de la partie intimée

Date : [Saisir la date]

Bonjour [Saisir le nom de la partie intimée],

Nous vous informons par la présente qu’un avis d’incident présumé de harcèlement et de violence a été reçu le [Saisir la date de dépôt de l’avis d’incident]. Vous avez été désigné comme partie intimée, c’est-à-dire la personne présumée responsable de l’incident en vertu du paragraphe 15(1) du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail.

[Supprimer la partie suivante si elle ne convient pas au processus de règlement de l’avis d’incident]

Voici un résumé de l’incident :

[Inscrire une information factuelle : qui, quoi, où? Ou expliquer comment la partie principale semble avoir perçu l’incident. Inscrire la date d’origine de l’avis en question. Ne pas faire un copier/coller de l’avis.]

Conformément au Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVL), la partie principale dispose de certaines options pour en venir à un règlement de l’incident, notamment : le règlement négocié, le processus de conciliation/MARC et/ou l’enquête de nature préventive. Une description détaillée de chaque étape du processus de règlement figure en annexe de la présente lettre.

Depuis le dépôt de l’avis d’incident, j’ai vu au déroulement du processus conformément aux règlements. La partie principale, qui mène le processus, est maintenant prête à vous engager dans le processus [du règlement négocié, de la conciliation/du mode alternatif de résolution des conflits et/ou de l’enquête de nature préventive]. À cette étape-ci, je vais programmer une réunion pour vous faire part des objectifs de la partie principale, avant que nous ne traitions le dossier avec elle.

Pendant le processus [du règlement négocié, de la conciliation/du mode alternatif de résolution des conflits et/ou de l’enquête de nature préventive], vous avez le droit d’être soutenu ou accompagné par un collègue, un ami ou un membre de votre famille. Si vous souhaitez exercer cette option, veuillez m’indiquer le nom et le titre de cette personne.

Si vous avez besoin de soutien à cette étape-ci, veuillez communiquer avec le Programme d’aide aux employés (PAE), au 1-866-398-9505 ou au 1-866-433-3305 (pour les personnes malentendantes). Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l’aide peuvent communiquer avec les Services d’aide aux militaires et à leur famille, en composant le 1-800-268-7708 (en tout temps) pour avoir accès à un service confidentiel de counseling par téléphone ou en personne. De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources (seulement accessible sur le RED).

Les liens suivants donne accès à la Manuel de la politique et DOAD 5014-0. Vous pouvez également consulter ce résumé graphique (PDF, 354 Ko) et cette vidéo sur le processus de règlement.

Manuel de la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail
DOAD 5014-0, Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail

Si vous avez d’autres questions et préoccupations, n’hésitez surtout pas à m’appeler ou à m’envoyer un courriel au numéro et à l’adresse de courriel inscrits ci-dessous.

Sincères salutations,

[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]

Annexe à un avis d’incident

Vie privée et confidentialité

La vie privée et la confidentialité doivent être respectées tout au long du processus. Les exigences en matière de respect de la vie privée ne permettent pas la divulgation d’information sur l’incident et, en ce sens, vous êtes tenu de préserver la confidentialité des renseignements relatifs à l’incident et au processus de règlement. Par conséquent, veuillez-vous abstenir de divulguer tout renseignement relatif à l’incident ou au processus de règlement à d’autres collègues.

Afin d'encourager les  parties principales ou témoins de harcèlement et de violence au travail à se manifester, les plaintes relatives au harcèlement et à la violence seront traitées avec la plus grande sensibilité et discrétion. La confiance et la sécurité dans le processus sont primordiales. Comme l'exige le Règlement, les organisations doivent souligner aux enquêteurs que leur rapport ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des parties et des témoins impliqués dans le processus de résolution.

Il est important que toutes les parties concernées respecter la vie privée et la confidentialité des individus est maintenue tout au long du processus. Divulgation d’informations à propos de l’événement doit respecter le principe du besoin de savoir. Veuillez-vous abstenir de partager toute information relative à l’incident ou au processus de résolution avec d’autres individus.

Protéger l'intégralité de la vie privée des  parties principales, des témoins et des parties intimées dans les plaintes de harcèlement et de violence n'est pas toujours possible en raison d'obligations légales, y compris celles relatives à l'accès à l'information et à la vie privée, et des principes de justice naturelle et d'équité procédurale. L'employeur et/ou le destinataire désigné travaillera en étroite collaboration avec les parties pour traiter l'incident tout en s'assurant que les informations sur la plainte ne sont pas divulguées, sauf si cela est nécessaire.

Si, à tout moment, il y a manquement à l’obligation de confidentialité, veuillez m’en informer immédiatement. 

Remarque : Si l’employeur est mis au courant d’un manquement à la conduite, l’avis d’incident peut être communiqué à un spécialiste des relations de travail (Directive sur la prévention et le règlement du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail du SCT, paragraphe 4.1.10.4).

Favoriser un milieu de travail sain

Tous les militaires des Forces armées canadiennes (FAC) et les fonctionnaires ont le droit de travailler dans un milieu où ils sont traités avec respect, dignité et équité. Il incombe à quiconque participe au présent processus de veiller à ce que personne ne subisse de préjudice, de représailles, ni d’embarras par suite du dépôt d’un avis d’incident. Si vous subissez de telles actions de la part d’une personne engagée dans le processus ou d’autres collègues, veuillez m’en informer immédiatement.

Rôles et responsabilités

Conseiller du destinataire désigné (CDD) Partie principale (PP)
  • Personne neutre désignée pour répondre aux avis d’incident et faciliter le processus de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) conformément aux règlements.
  • S’assurer que les parties engagées dans le processus de règlement connaissent leurs droits et obligations.
  • Voir à ce que toutes les parties engagées déploient tous les efforts raisonnables pour en arriver à un règlement de l’avis d’incident conformément au processus décrit dans les règlements en matière de PHVLT.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident.
  • Fournir des mises à jour mensuelles à la partie principale et, s’il y a lieu, à la partie intimée.
  • Faciliter et coordonner toutes les étapes du processus de règlement (règlement négocié, processus de conciliation/MARC ou enquête de nature préventive), selon la formule privilégiée par la partie principale.
  • Collaborer, communiquer et coopérer avec les parties engagées dans le processus de règlement.
  • Faire tous les efforts raisonnables pour régler un incident de harcèlement et de violence ayant fait l’objet d’un avis.
  • Proposer et adopter des mesures préventives adaptées au règlement d’incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident.
  • S’abstenir de commettre des actes de harcèlement et de violence.
  • S’abstenir de faire subir toutes représailles à la partie intimée, des témoins et de toute autre personne qui participe au processus de règlement d’un incident.
Partie intimée (si elle est avisée) Employeur
  • Collaborer, communiquer et coopérer avec les parties engagées dans le processus de règlement.
  • Déployer tous les efforts raisonnables pour régler les incidents de harcèlement et de violence ayant fait l’objet d’un avis (si on l’en a avisé).
  • Adopter des mesures préventives adaptées au règlement d’incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident.
  • S’abstenir de commettre des actes de harcèlement et de violence.
  • S’abstenir de faire subir toutes représailles à la partie principale, aux témoins et à toute autre personne qui participe au processus de règlement d’un incident.
  • Répondre à tous les avis d’incident reçus relevant de son domaine de responsabilité.
  • Porter l’avis d’incident à l’attention du Centre d’expertise sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (CE PHVLT) à des fins de suivi et d’orientation.
  • Collaborer, communiquer et coopérer avec les parties engagées dans le processus de règlement.
  • Faire tous les efforts raisonnables pour régler un incident de harcèlement et de violence ayant fait l’objet d’un avis.
  • Adopter des mesures préventives adaptées au règlement d’incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail.
  • Établir des procédures pour intervenir dans les cas d’urgences liées au harcèlement et à la violence dans le lieu de travail.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement d’un incident (selon le cas).

Options de processus de règlement pour la partie principale

1) Règlement négocié – Examen initial et réunions subséquentes

a. Examen initial

Le processus de règlement commence par une première réunion ou une conversation entre la partie principale et moi-même, comme représentant de l’employeur. Au cours de la rencontre initiale, la partie principale et moi déterminerons ensemble si l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence présentée au paragraphe 122(1) du Code canadien du travail. Il y a trois possibilités :

  • Si nous convenons tous les deux que l’incident ne semble pas répondre à la définition de harcèlement et de violence, l’incident sera considéré comme réglé. Je peux fournir à la partie principale une liste d’autres mécanismes de recours qui pourraient être plus adaptés pour répondre aux préoccupations soulevées.
  • Si la partie principale et moi-même convenons que l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence, la partie principale peut :
    • Continuer de travailler avec moi et, s’il y a lieu, avec la partie intimée, pour tenter de parvenir à un règlement négocié; ou
    • Poursuivre le processus de conciliation/MARC avec la partie intimée; et/ou
    • Demander la tenue d’une enquête de nature préventive, qui permettra d’établir la cause fondamentale de ce qui pourrait donner lieu à l’incident sur le lieu de travail, ainsi que des mesures possibles pour le prévenir.
  • Si la partie principale et moi ne sommes pas d’accord à savoir si l’incident semble répondre à la définition, la partie principale conserve néanmoins le droit de suivre les étapes précitées.
b. Réunions subséquentes

Après qu’on ait établi si l’incident semble répondre à la définition de harcèlement et de violence, il est prévu que je gère le processus, de sorte que la partie principale et moi-même fassions toutes les tentatives possibles pour parvenir à un règlement négocié. Le règlement négocié offre une occasion à la partie principale de transmettre ses réflexions sur les mesures préventives qui peuvent être proposées en faveur du règlement de l’incident et d’un milieu de travail sécuritaire.

Les règlements sont des mesures raisonnables et concrètes qui peuvent être adoptées pour résoudre l’incident et en prévenir d’autres.

Le règlement négocié consiste en ce qui suit : Il ne s’agit pas de ce qui suit :
  • Une occasion de faire part de son expérience et des répercussions du harcèlement ou de la violence.
  • Une occasion de présenter des mesures concrètes qui peuvent être mises en œuvre pour résoudre cet incident et en prévenir d’autres.

* voir les possibilités de règlement

  • Une occasion de négocier un règlement de façon unifiée.
  • Une occasion de prévenir le harcèlement et la violence au travail et d’y remédier.
  • Une occasion de restaurer et de réparer la relation entre les parties concernées.
  • Une occasion d’accuser, de confronter ou de mettre en œuvre des mesures disciplinaires.
  • Une occasion de faire une demande qui n’est pas une réponse à l’incident ou une mesure de prévention.

* voir les possibilités de règlement

  • Une occasion de donner des ordres par la confrontation.
  • Une occasion de résoudre d’autres problèmes, p. ex., problèmes de classification, convention collective, lettre d’attentes, gestion du rendement, etc.
  • Une occasion de faire des demandes déraisonnables.

Options en matière de règlement :

Un règlement est une mesure tangible et raisonnable qui peut être mise en œuvre par l’employeur en réaction et en prévention au harcèlement et à la violence en milieu de travail. Le harcèlement et la violence étant considérés comme des risques généraux pour la santé et la sécurité en milieu de travail, les options de règlement sont considérées comme des mesures d’atténuation; elles sont mises en œuvre de manière que la partie principale se sente en sécurité et à l’aise dans le milieu de travail et aussi dans une optique de prévention des incidents. Dans la démarche de règlement négocié, la partie principale et moi-même établirons donc de concert des mesures pour traiter de l’incident en milieu de travail.

Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce qui constitue et ne constitue pas un règlement dans le cadre du Règlement sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) :

Ce qui constitue un règlement en vertu du Règlement sur la PHVLT : Ce qui ne constitue pas un règlement en vertu du Règlement sur la PHVLT :
Formation en milieu de travail concernant :
  • la communication;
  • la résolution des conflits;
  • la PHVLT, etc.

Le Centre d’expertise sur la PHVLT peut proposer une formation et un plan de formation en fonction d’un incident précis.

Aménagement du lieu de travail :

  • Changement à l’emplacement du bureau;
  • Disposition de l’ameublement;
  • Accès au bâtiment, etc.

Pratiques administratives :

  • Évaluation du milieu de travail;
  • Procédures internes renforcées;
  • Définition claire des rôles et des responsabilités;
  • Examen des procédures internes, etc.
  • Compensation financière;
  • Jours de vacances;
  • Demande qui prescrit une mesure contre la partie intimée, p. ex. son renvoi.

* Voir la remarque concernant les mesures disciplinaires/administratives ci-dessous

  • Si des mesures d’adaptation sont requises dans le milieu de travail, on peut en faire la demande par l’intermédiaire du Bureau de gestion de l’incapacité par un processus distinct mené en parallèle.
  • Si la partie principale parvient à un accord avec l’employeur (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) au moyen d’un règlement négocié, l’incident est considéré comme résolu et le dossier est fermé.
  • Si des mesures réactives et préventives appropriées ont été mises en œuvre, mais que la partie principale les estime comme insuffisantes et souhaite que le dossier reste ouvert, on invitera cette dernière à proposer d’autres options de règlement à présenter à l’employeur à titre d’effort raisonnable pour régler l’incident d’une manière qu’elle estime satisfaisante. Si aucune mesure tangible appropriée n’est proposée, le dossier sera considéré comme résolu et clos.
  • Si la partie principale et l’employeur (et la partie intimée, si elle participe aux réunions) ne parviennent pas à s’entendre, la partie principale peut demander d’avoir recours à la conciliation/au MARC ou à une enquête de nature préventive.

    Il est à noter que la partie principale peut demander la conciliation/le MARC et une enquête de nature préventive en même temps. Ces processus peuvent être menés en parallèle jusqu’à l’atteinte des objectifs suivants :

    • On parvient à un règlement pendant le processus de conciliation/le MARC demandé; ou
    • Le rapport de l’enquêteur est produit. Le contenu de l’avis d’incident ou une version résumée ne sera pas communiqué à quiconque sauf au l’employeur / destinataire désigné, ainsi qu’aux parties concernées par l’incident. Le cas échéant, les informations seront également partagées avec la personne désignée pour faciliter le processus de conciliation/MARC, ainsi qu'avec l'enquêteur. Le rapport de l’enquêteur ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l’identité des parties et des témoins engagés dans le processus de règlement.

2) Conciliation/mode alternatif de résolution des conflits (MARC)

La conciliation est considérée comme un processus confidentiel et informel dans le cadre duquel une personne neutre (le praticien) aide les parties à parvenir à un règlement satisfaisant.

  • Le processus de conciliation/MARC à l’égard d’un incident de harcèlement ou de violence ne peut avoir lieu que si les deux parties, c’est-à-dire la partie principale et la partie intimée, y consentent et s’entendent sur l’identité de la personne qui facilitera le processus. Si le processus de conciliation/MARC ne peut avoir lieu ou échoue, la partie principale peut choisir de revenir à la formule du règlement négocié ou demander une enquête de nature préventive.
  • Le processus de conciliation/MARC n’est généralement pas recommandé en cas de harcèlement sexuel, d’agression sexuelle, de violence sexuelle ou familiale.
  • Le processus de conciliation/MARC peut se faire parallèlement à d’autres méthodes de règlement, comme un règlement négocié ou une enquête de nature préventive.
  • Si la partie principale opte pour le processus de conciliation/MARC, des mises à jour mensuelles sur son déroulement seront données à la partie principale et à la partie intimée.
  • Si le processus de conciliation/MARC permet de parvenir à un règlement, l’incident sera considéré comme résolu, et le dossier sera clos.

3) Enquête de nature préventive

La partie principale peut opter pour une enquête de nature préventive à toute étape du processus de règlement, si tous les efforts raisonnables ont été déployés pour en venir à un règlement dans le cadre du processus de règlement négocié.

  • L’enquête de nature préventive vise à établir la cause fondamentale de ce qui pourrait donner lieu à l’incident sur le lieu de travail, ainsi que des mesures possibles pour le prévenir. Les recommandations peuvent inclure des modifications à une politique ou encore une formation précise obligatoire pour le personnel de l’unité ou de la division.
  • Les enquêtes de nature préventive ne doivent présenter aucun renseignement qui permettrait de révéler l’identité de l’une des parties ou des témoins.
  • Une fois que la partie principale m’a informé de son choix d’une enquête de nature préventive :
    1. J’informerai la partie intimée qu’elle a été nommée comme tel dans un avis d’incident et du fait qu’une enquête de nature préventive a été demandée.
    2. Ensuite, le Centre d’expertise sur la PHVLT tirera de la liste des personnes qualifiées à l’interne le nom d’une personne pouvant jouer le rôle d’enquêteur. Le choix de l’enquêteur doit être accepté par la partie principale, la partie intimée et moi-même (sous-alinéa 27(1)b)(i) du Règlement).
      • S’il n’y a pas d’entente dans les 10 jours suivant la réception de l’avis concernant la sélection de l’enquêteur, le Centre d’expertise sur la PHVLT choisira un enquêteur à partir de la liste en question. Si aucun enquêteur interne n’est disponible (conflit d’intérêt ou d’horaire), on sélectionnera un enquêteur qualifié à partir des Offres à commandes principales et nationales (OCPN) ou du Centre canadien d’hygiène et de sécurité au travail (CCHST), selon le cas.
    3. Une fois l’enquêteur choisi ou désigné, l'employeur / le destinataire désigné doit fournir à l'enquêteur tous les renseignements pertinents à l'enquête, c’est-à-dire :
      • les noms et coordonnées de toutes les parties, y compris les témoins;
      • la description générale de l’avis d’incident et;
      • les efforts déployés jusqu’à présent pour résoudre l’incident.
    4. Au cours du processus, la partie principale et la partie intimée recevront des mises à jour mensuelles sur le déroulement de l’enquête.
    5. Une fois son travail terminé, l’enquêteur me présentera son rapport d’enquête et ses recommandations.
    6. Je remettrai ensuite une copie du rapport de l’enquêteur à la partie principale, à la partie intimée et au comité local ou au représentant en matière de santé et de sécurité.
    7. Ce comité ou représentant et moi déterminerons conjointement lesquelles des recommandations énoncées dans le rapport de l’enquêteur seront mises en œuvre.
    8. Si le superviseur/gestionnaire et le comité local ou le représentant en matière de santé et de sécurité ne parviennent pas à s’entendre sur les recommandations préventives du rapport de l’enquêteur à mettre en œuvre, la décision quant aux recommandations préventives qu’il convient de mettre en œuvre me reviendra. Toutefois, j’aurai à documenter la décision et à la justifier.
    9. J’informerai la partie principale et la partie intimée des mesures préventives recommandées qui seront mises en œuvre et du moment où ce sera fait.
    10. Une fois les recommandations mises en œuvre, l’incident sera considéré comme résolu et le dossier sera fermé.
  • Les résultats de l’enquête et les recommandations doivent être mis en œuvre dans l’année suivant le jour de la présentation de l’avis d’incident. Si, pour une raison quelconque, le processus est retardé, cette information sera transmise aux deux parties, et nous pourrons négocier un délai raisonnable et équitable de clôture du dossier.

4) Mesures disciplinaires et / ou administratives

Les représailles perçues contre un employé qui a exercé ses droits ou ses devoirs en vertu de la politique du PHVT ou de la loi habilitante sont inacceptables et incompatibles avec Code de valeurs et d’éthique du Ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes. L'article 147 de la partie II du Code canadien du travail interdit aux employeurs de prendre ou de menacer de prendre des mesures punitives ou disciplinaires contre les employés qui ont agi conformément au Code et aux règlements.

En outre, le résultat de l'enquête de prévention ne peut être utilisé pour aucune mesure corrective ou disciplinaire.

S'assurer que le bien-être du lieu de travail est rétabli, dans les cas qui impliquent une inconduite potentielle, si l'employeur prend connaissance d'un comportement ou d'actions qui contreviennent au Code de valeurs et d’éthique du Ministère de la Défense nationale et des Forces armées canadiennes, ou à toute autre politique applicable, administrative ou disciplinaire les mesures peuvent être poursuivies dans le cadre d'un mécanisme de recours distinct mais parallèle. Dans les cas impliquant une inconduite potentielle d'un employé de la fonction publique, un spécialiste des relations de travail sera engagé pour traiter l'inconduite potentielle par le biais d'un processus administratif distinct.

Détails de la page

Date de modification :