DOAD 2001-1, Procédures relatives aux visites de ressortissants étrangers au MDN et aux FC


1. Introduction

Date de publication : 2011-01-21

Application : La présente DOAD est une directive qui s'applique aux employés du ministère de la Défense nationale, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s'applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : OAFC 61-10, Visites du ministère de la Défense nationale et des Forces canadiennes par des ressortissants étrangers

Autorité approbatrice : Vice-chef d'état-major de la Défense (VCEMD)

Demandes de renseignements : Directeur – Protocole et liaison avec l'étranger (DPLE)

2. Abréviations

Tableau des abréviations

2.1 La présente DOAD contient les abréviations suivantes :

Abréviation

Mot ou expression en toutes lettres

BPR

bureau de première responsabilité

C de C

chef de cabinet

CEMD

chef d'état-major de la Défense

DG Pol SI

directeur général – Politique de sécurité internationale

DGPII

directeur général – Programmes internationaux et industriels

DPLE

directeur – Protocole et liaison avec l'étranger

GPA Sécur

grand prévôt adjoint – Sécurité

MAECI

ministère des Affaires étrangères et du Commerce international

MAF

Manuel d'administration financière

OGE

officier général d'escorte

SM

sous-ministre

VCEMD

vice-chef d'état-major de la Défense

3. Définitions

BPR chargé de la visite (visit OPI)

La personne nommée par un hôte pour organiser et coordonner une visite.

établissement de défense (defence establishment)

A le même sens que dans le paragraphe 2(1) de la Loi sur la défense nationale.

hôte (host)

Un haut fonctionnaire du MDN chargé d'une organisation, ou du commandant – y compris celui d'un commandement, d'une formation, d'une base, d'une escadre, d'un autre élément ou d'une unité –, qui a la responsabilité générale d'une visite. L'hôte est normalement nommé par la personne ayant approuvé la visite.

installation de l'industrie de défense (defence industry facility)

Toute installation industrielle au Canada, y compris tout atelier, usine ou autre endroit, dont les activités ou les intérêts sont reliés d'une manière quelconque à la défense nationale.

officier du protocole (protocol officer)

Le membre du bureau du DPLE nommé pour une visite de dignitaire, ou de l'officier nommé par le commandant du commandement faisant l'objet d'une visite, qui est responsable du soutien administratif, logistique et protocolaire de la visite.

OGE (general officer escort)

L'officier détenant un grade d'officier général et nommé par un hôte pour escorter un dignitaire.

visite de dignitaire (VIP visit)

Une visite effectuée par un militaire étranger détenant le grade de major-général ou un grade supérieur ou par un civil détenant un poste équivalent.

4. Aperçu

Contexte

4.1 Chaque visite officielle à un établissement de défense ou à une installation de l'industrie de défense par un militaire ou civil étranger représentant un pays, un État ou un gouvernement exige une coordination rigoureuse depuis l'étape de sa planification jusqu'à sa conclusion. Chacune fait l'objet d'une coordination entre la haute direction, l'hôte, le BPR chargé de la visite et l'officier du protocole pour garantir que :

  1. la planification requise est effectuée;
  2. le protocole approprié est établi;
  3. les exigences de sécurité sont prises en considération;
  4. la visite est conforme à la politique étrangère actuelle du Canada.

Nota La présente DOAD ne s'applique pas aux visites des personnes suivantes :

  1. un attaché militaire étranger accrédité au Canada (voir l'OAFC 4-6, Attachés);
  2. les membres d'un groupe de travail de l'OTAN issu d'un accord de normalisation;
  3. toute personne agissant dans le cadre d'un contrat ou d'un protocole d'entente.

Objet

4.2 La présente DOAD a pour objet :

  1. d'assigner les responsabilités rattachées à la coordination d'une visite;
  2. de fournir des directives et des procédures pour aider les employés du MDN et les militaires à planifier et à coordonner les visites.

5. Procédures relatives aux visites

Généralités

5.1 Toute visite découle :

  1. soit d'une invitation lancée à un ressortissant étranger;
  2. soit d'une demande de visite de la part d'un pays étranger.

5.2 Tant que la visite n'a pas été approuvée conformément à la DOAD 2001-0, Visites de ressortissants étrangers au MDN et aux FC :

  1. aucune invitation à un ressortissant étranger ne peut être lancée;
  2. il ne peut être donné suite à aucune demande de visite.

5.3 Le personnel du DPLE doit :

  1. être informé de toutes les visites de dignitaire;
  2. participer à la coordination de toutes les visites de dignitaire au QGDN;
  3. participer à la préparation de toutes les autres visites de dignitaire et visites de non-dignitaire.

5.4 Dans le cas d'une visite projetée, il faut communiquer avec le DPLE avant de lancer toute forme d'invitation. Ce dernier doit offrir des conseils et déterminer toutes les restrictions relatives à l'éventuelle invitation.

5.5 Pour les visites de dignitaire, l'autorité approbatrice doit faire parvenir au DPLE une copie de l'invitation approuvée.

5.6 Pour les visites de non-dignitaire, l'autorité approbatrice est responsable de voir à toutes les dispositions, y compris les frais d'accueil et de réception.

Invitations à visiter le QGDN

5.7 Par suite du lancement d'une invitation à visiter le QGDN, l'hôte ou le BPR chargé de la visite doit aviser le DPLE de la visite au moins six semaines avant la première journée de la visite.

5.8 Si l'on prévoit offrir de l'accueil au cours de la visite, un avis doit être envoyé dans un délai suffisant pour en permettre l'approbation, c'est-à-dire quatre semaines pour l'approbation du SM et dix semaines pour celle du ministre de la Défense nationale.

5.9 Lorsqu'il soumet au DPLE une invitation à visiter le QGDN, l'hôte ou le BPR chargé de la visite doit lui fournir les renseignements suivants :

  1. titre attribué à la visite;
  2. nom, grade, poste, habilitation de sécurité, date de naissance et nationalité de tous les visiteurs;
  3. dates prévues pour la visite;
  4. objet de la visite, y compris les avantages escomptés par le MDN et les FAC;
  5. itinéraire proposé, tant dans le QGDN que dans tout commandement subordonné ou autre établissement de défense;
  6. hôte pour la visite;
  7. nom et titre du BPR chargé de la visite;
  8. niveau de l'habilitation de sécurité requise pour la visite;
  9. utilisation envisagée des ressources du MDN;
  10. tout aspect inhabituel de la visite.

Visite approuvée par le commandant de commandement

5.10 Le commandant de commandement qui agit à titre d'autorité approbatrice pour une visite à son commandement est responsable de la coordination de celle-ci.

Demande de visite de la part d'une ambassade ou d'un haut-commissariat

5.11 Une demande de visite peut être présentée au DPLE par l'entremise d'une ambassade ou d'un haut-commissariat. À la réception de la demande, le DPLE doit acheminer la documentation requise à l'hôte pressenti. Lorsque l'hôte a confirmé l'approbation de la visite par la personne compétente aux termes de la DOAD 2001-0, le DPLE doit en aviser l'ambassade ou le haut-commissariat.

Demande de visite de la part du MAECI

5.12 Une demande de visite présentée par le MAECI doit être acheminée au DPLE, qui doit la faire approuver par le DGPII ou le DG Pol SI, selon les raisons de la demande.

Accueil

5.13 L'accueil des ressortissants étrangers à même les fonds publics ne peut être offert que conformément à la DOAD 1017-0, Activités d'accueil au Canada, et au chapitre 1017-1 du MAF, Modalités relatives aux activités d'accueil au Canada.

5.14 Avec l'aide du DPLE, le BPR chargé de la visite doit déterminer le niveau d'accueil approprié pour la visite de chaque dignitaire au QGDN. L'autorité approbatrice de la visite doit déterminer le niveau d'accueil pour les autres visites de dignitaire et les visites de non-dignitaire.

5.15 Lorsqu'il donne à une unité ou à un autre élément la tâche de fournir l'accueil au cours d'une visite qu'il a approuvée, le QGDN doit financer cet accueil avec ses propres fonds. Il faut obtenir tous les détails du financement auprès du DPLE avant de prendre des engagements financiers.

5.16 L'accueil ne peut être approuvé après coup que si le DPLE avait été consulté au préalable. Dans une telle situation, l'unité ou autre élément visé doit immédiatement soumettre la correspondance justifiant la demande d'approbation, en signalant la consultation préalable.

5.17 Le commandement doit couvrir avec ses propres fonds les frais relatifs à l'accueil pour les visites qu'il a approuvées.

Conférence du MDN ou des FAC

5.18 Si une conférence du MDN ou des FAC est autorisée conformément à la DOAD 2009-0, Conférences, ou résulte d'un accord international, l'approbation de la visite en vertu de la DOAD 2001-0 n'est pas requise, mais les renseignements sur tous les dignitaires participants doivent être communiqués au DPLE.

Visite non planifiée au QGDN

5.19 Dans des circonstances exceptionnelles, un dignitaire ou un non-dignitaire peut visiter le QGDN sans approbation préalable. Le cas échéant, l'hôte doit communiquer sans délai les renseignements relatifs à la visite au DPLE et demander l'approbation de la visite aux termes de la DOAD 2001-0.

Rapport mensuel des visites de dignitaire

5.20 Les BPR chargés des visites doivent déclarer au DPLE toutes les visites de dignitaire effectuées ou prévues afin que celui-ci les inscrive dans son rapport mensuel des visites au MDN et aux FAC. Une copie des invitations, accompagnée des renseignements relatifs aux visites, aux dates, aux visiteurs, aux hôtes et au BPR chargé de la visite, doit être fournie.

Transport aérien ou terrestre

5.21 En cas de circonstances exceptionnelles, l'hôte peut accompagner la demande d'approbation de la visite d'une demande d'autorisation de fournir le transport aérien ou terrestre.

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6. Rôle de l'officier du protocole

Visite de dignitaire

6.1 Dans le cadre de l'organisation du soutien administratif, logistique et protocolaire d'une visite de dignitaire, l'officier du protocole est responsable des tâches énoncées dans le tableau suivant :

Tâches

L'officier du protocole doit…

Coordination

  • assurer la coordination du soutien administratif, logistique et protocolaire de la visite de dignitaire approuvée, notamment pour ce qui suit :
    • les activités entre l'attaché militaire étranger concerné, le MDN et les FAC;
    • les gardes d'honneur, le cas échéant;
    • les visites à une installation de l'industrie de défense;
    • les activités culturelles et sociales et les programmes pour les conjoints;
    • les autres activités, y compris les réceptions, les repas, les réservations, le choix des menus, les plans de table et les cartons de table;
    • les considérations médicales et alimentaires particulières;
    • le logement, s'il y a lieu;
    • l'exposé du programme de la visite à l'hôte et à l'OGE;
    • les réunions, au besoin, avec :
      • le BPR chargé de la visite;
      • tout expert en la matière;
      • tout attaché militaire étranger ou représentant d'ambassade ou de haut-commissariat;
    • la coordination avec les unités de soutien et autres éléments, au besoin.

Planification du programme de la visite

  • organiser la réunion initiale avec le BPR chargé de la visite pour discuter :
    • du contenu du programme de la visite;
    • du niveau d'accueil et du protocole;
  • établir, conjointement avec le BPR chargé de la visite :
    • les itinéraires;
    • le programme de la visite;
    • les listes d'invités;
    • les plans de table;
    • le livret de la visite.

Sécurité

  • aviser la Gendarmerie royale du Canada de la visite de dignitaire afin qu'elle puisse prévoir, au besoin, des mesures de sécurité particulières ou de la protection rapprochée.

Transport

  • prendre les dispositions nécessaires pour le transport aérien et terrestre approuvé par l'autorité compétente.

Aide à l'arrivée et au départ

  • faciliter les formalités à l'arrivée et au départ par l'entremise des douanes et de l'immigration;
  • organiser l'aide à l'aéroport destinée au dignitaire.

Escorte

  • escorter les visiteurs, au besoin, de façon qu'ils respectent l'horaire prévu au programme de la visite.

Aspects financiers

  • au nom de l'hôte, rédiger et présenter la demande d'approbation des fonds nécessaires à l'accueil, conformément aux directives, aux politiques et aux ordonnances applicables du Conseil du Trésor, du MDN et des FAC;
  • contrôler les dépenses conformément à la demande d'accueil approuvée et, au besoin, faire approuver toute dépense imprévue;
  • voir au paiement des activités approuvées pour la visite;
  • fournir tous les documents justifiant les dépenses en vue du paiement des factures.

7. Rôle du bureau de première responsabilité chargé de la visite

Tâches particulières

7.1 Dans le cadre de l'organisation et de la coordination du contenu de la visite au nom d'un hôte, le BPR chargé de la visite est responsable des tâches énoncées dans le tableau suivant :

Tâches

Le BPR chargé de la visite doit…

Programme de la visite

  • cerner et coordonner les objectifs de l'hôte quant à la visite, notamment :
    • l'objet de la visite et le plan de visite;
    • les sujets de discussion qui seront abordés;
    • l'accueil, y compris les souvenirs, au besoin;
    • les activités culturelles;
  • planifier, élaborer et coordonner le contenu du programme de la visite au nom de l'hôte;
  • coordonner le contenu du programme de la visite avec tous les intervenants;
  • présenter au DPLE le programme projeté de la visite;
  • élaborer, avec l'officier du protocole, les détails des activités sociales et des autres activités;
  • assister à toutes les réunions de coordination.

Accueil

  • veiller à ce que la demande d'accueil :
    • soit conforme aux objectifs de l'hôte;
    • corresponde au niveau d'accueil de l'hôte à l'étranger;
  • soit présentée à l'autorité compétente.

Liaison directe

  • communiquer directement avec les commandements subordonnés et autres établissements de défense, s'il y a lieu;
  • assurer la liaison directe avec le C de C du SM et le C de C du CEMD lors des visites dont le SM ou le CEMD est l'hôte.

Invitations

  • rédiger la correspondance appropriée qui est destinée à informer tous les intervenants pressentis;
  • coordonner les invitations aux personnes qui participeront aux activités du programme de la visite et aux autres activités, et les leur faire parvenir.

Dossier d'information

  • monter un dossier d'information à distribuer à tout le personnel supérieur concerné du QGDN ou du quartier général de commandement, comprenant au moins :
    • le programme et l'itinéraire de la visite;
    • la biographie des visiteurs;
    • les ordres du jour;
    • les plans de table.

Dossier sur le pays du visiteur

  • demander, au besoin, un dossier sur le pays du visiteur auprès de l'officier responsable du DG Pol SI et veiller à sa distribution au personnel concerné.

Visites de politesse

  • demander et coordonner les visites de politesse appropriées.

Sécurité

  • établir le niveau de sécurité de toutes les discussions;
  • vérifier que les demandes de permis de visite ont été remplies;
  • obtenir, par l'intermédiaire du DPLE, les habilitations de sécurité nécessaires;
  • coordonner les exigences de sécurité conformément au programme de la visite;
  • veiller à ce que soit approuvé, s'il y a lieu, l'accès à tout bâtiment, établissement de défense ou renseignement ou technologie classifié;
  • assurer la liaison avec le GPA Sécur en ce qui concerne toute exigence de sécurité.

Soutien

  • assurer la liaison avec l'officier du protocole pour tout le soutien administratif, logistique ou protocolaire.

Mesures de suivi

  • veiller à ce que soit assuré le suivi de tout sujet abordé lors de la visite.

8. Responsabilités

Tableau des responsabilités

8.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le, l' ou les... est chargé ou sont chargés de ou d'...

VCEMD

  • administrer les visites aux établissements de défense et aux installations de l'industrie de défense;
  • s'il y a lieu, fournir au sein du MDN et des FAC et à d'autres ministères fédéraux le soutien approuvé pour les visites.

commandants de commandement

  • accueillir toutes les visites à leur commandement qui ont été approuvées;
  • planifier, de coordonner et de superviser le soutien administratif, logistique et protocolaire des visites à leur commandement qui ont été approuvées.

DG Pol SI

  • examiner les demandes de visite acheminées par le DPLE, et de recommander ou de déconseiller leur approbation;
  • agir à titre de BPR chargé de la visite pour toute visite proposée par le ministre de la Défense nationale;
  • fournir un dossier sur le pays du visiteur au BPR chargé de la visite, au besoin.

DPLE

  • fournir :
    • un point de contact central pour toutes les visites;
    • des conseils aux hôtes sur le niveau d'accueil et de soutien;
    • une réponse favorable aux demandes de visite au QGDN qui sont approuvées ou des excuses lorsqu'elles ne sont pas approuvées;
    • des conseils relatifs aux procédures pour l'approbation et la conduite des visites;
  • assurer la coordination des visites avec les attachés militaires étrangers;
  • assurer la planification, la coordination et la supervision générales du soutien administratif, logistique et protocolaire pour les visites de dignitaire au QGDN qui ont été approuvées;
  • traiter les demandes de visite de non-dignitaire et de demander leur approbation à l'autorité appropriée;
  • assurer la coordination des visites aux installations de l'industrie de défense;
  • choisir un hôte pour chaque visite de dignitaire au QGDN si la visite n'est pas organisée par suite d'une invitation lancée par le MDN ou les FAC;
  • coordonner la nomination d'un OGE;
  • publier un rapport mensuel de toutes les visites de dignitaire effectuées ou prévues pour informer les cadres supérieurs du QGDN des visites aux établissements de défense et aux installations de l'industrie de défense;
  • coordonner l'examen périodique des procédures de visite et de fournir des conseils sur celles-ci.

officier du protocole du DPLE

  • coordonner les détails de tout le soutien administratif, logistique et protocolaire pour les visites de dignitaire au QGDN qui ont été approuvées;
  • fournir de l'aide et des conseils quant aux visites de dignitaire à l'extérieur du QGDN.

GPA Sécur

  • examiner, s'il y a lieu, les demandes de visite et de recommander ou de déconseiller leur approbation.

C de C du SM ou C de C du CEMD

  • coordonner la nomination du BPR chargé de la visite si le SM ou le CEMD invite personnellement le visiteur.

commandants d'unité de soutien ou d'un autre élément

  • fournir, s'il y a lieu, le soutien administratif, logistique et de la sécurité pour les visites;
  • fournir, à la demande de l'hôte, un officier à titre de BPR chargé de la visite.

hôte

  • déterminer l'objet de la visite;
  • nommer une personne comme BPR chargé de la visite.

OGE

  • escorter le dignitaire au nom de l'hôte;
  • participer aux activités de la visite conformément au programme de la visite établi.

BPR chargé de la visite

  • planifier, d'élaborer et de coordonner le contenu du programme de la visite.

9. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

  • Loi sur la défense nationale
  • Politique sur l'accueil, Conseil du Trésor
  • DOAD 2001-0, Visites de ressortissants étrangers au MDN et aux FC
  • Délégation des pouvoirs de signature en matière financière pour le ministère de la Défense nationale (MDN) et les Forces canadiennes (FC)
  • Instructions de sécurité de la Défense nationale (ISDN) 44, Visites au MDN et visites par des représentants du MDN

Autres références

  • Standard Operating Procedure: Foreign (including U.S.) Visit Clearances To Government of Canada Facilities and Industrial Sites, Travaux publics et Services gouvernementaux Canada (uniquement disponible en anglais et en version papier)
  • DOAD 1017-0, Activités d'accueil au Canada
  • DOAD 2009-0, Conférences
  • DOAD 2016-0, Autorisation de voyager à bord d'un aéronef des Forces canadiennes
  • DOAD 7021-3, Conditions d'acceptation de cadeaux, de marques d'hospitalité et d'autres avantages
  • OAFC 4-6, Attachés
  • MAF, chapitre 1017-1, Modalités relatives aux activités d'accueil au Canada
  • MAF, chapitre 1017-6, Accueil – Souvenirs officiels
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