DOAD 5031-50, Apprentissage et perfectionnement professionnel du personnel civil


1. Introduction

Date de publication : 2004-01-30

Date de la dernière modification : 2014-10-01

Application : La présente DOAD est une directive qui s’applique aux employés du ministère de la Défense nationale et aux fonctionnaires détachés auprès de ce ministère, ci-après nommés « employés du MDN », et une ordonnance qui s’applique aux officiers et aux militaires du rang des Forces armées canadiennes (FAC), qui agissent à titre de gestionnaires ou de superviseurs d’employés du MDN, ci-après nommés « militaires ».

Document annulé : OAPC 9.01, Instruction et perfectionnement du personnel civil

Autorité approbatrice : Sous-ministre adjoint (Ressources humaines–Civils) (SMA[RH-Civ])

Demandes de renseignements : Directeur général – Développement de la main-d’œuvre (DGDMO)

2. Définitions

apprentissage (learning)

Sur le plan personnel, désigne l’acquisition et l’élaboration de nouvelles connaissances et de nouvelles idées qui transforment la façon dont une personne perçoit, comprend ou agit. (Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, Conseil du Trésor)

formation indispensable (required training)

Formation favorisant l’acquisition de connaissances, de compétences et d’habiletés qu’un employé doit posséder pour accomplir son travail dans la fonction publique, en fonction de la nature du travail à accomplir (par ex. gestion), tel que déterminé par l’employeur. (Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, Conseil du Trésor)

perfectionnement en leadership (leadership development)

Application pratique des connaissances et du savoir-faire au moyen d’une diversité d’expériences, d’idées et d’activités, notamment l’apprentissage, la formation, les affectations, le mentorat et l’encadrement, pour s’assurer que les leaders actuels et futurs de la fonction publique possèdent les compétences nécessaires pour gérer le changement dans leurs organisations et fournir des résultats aux Canadiens et aux Canadiennes. (Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, Conseil du Trésor)

perfectionnement professionnel (professional development)

Activité qui aide les employés à progresser dans leur carrière et qui cadre avec les priorités ministérielles et les objectifs d’amélioration continue du gouvernement. Ces activités comprennent des cours, des programmes ou des activités d’apprentissage parrainées par un éventail de fournisseurs de service (par exemple des fournisseurs internes, l’École de la fonction publique du Canada, des établissements d’enseignement, le secteur privé). (Politique en matière d’apprentissage, de formation et de perfectionnement, Conseil du Trésor)

3. Aperçu

Contexte

3.1 Le MDN s’engage à favoriser une culture où l’apprentissage, qu’il soit structuré ou non structuré, est encouragé, appuyé, récompensé et reconnu comme un investissement organisationnel judicieux. Le MDN s’engage également à appuyer l’apprentissage et le perfectionnement professionnel (APP) des employés du MDN à tous les échelons par la planification de programmes, de services et de possibilités en matière d’APP de qualité, et en y permettant l’accès.

But

3.2 La présente DOAD a pour but d’énoncer les instructions nécessaires à la mise en œuvre de la DOAD 5031-0, Apprentissage et perfectionnement professionnel, et à la gestion de l’APP pour tous les employés du MDN. La présente DOAD est conforme aux initiatives de gestion des personnes du gouvernement du Canada (GC) et du MDN, y compris l’engagement des employés, le maintien en fonction, le renouvellement et l’excellence de l’effectif, et les appuie.

Objectifs

3.3 Les objectifs de la présente DOAD sont :

  1. d’établir le cadre de gouvernance et de gestion de l’APP des employés du MDN;
  2. de fournir à la haute direction, aux gestionnaires et aux superviseurs d’employés du MDN, aux fournisseurs de services d’APP et aux employés du MDN une directive stratégique et des conseils clairs concernant leurs responsabilités en matière d’APP;
  3. d’appuyer les attentes du GC et du MDN en matière de responsabilisation à l’égard de l’APP;
  4. de fournir des critères de mesure du rendement;
  5. d’aider le MDN à devenir une organisation apprenante et un employeur de choix.

Conflit avec d’autres instruments

3.4 En cas de conflit entre la présente DOAD et une disposition dans une convention collective, un protocole d’accord, une lettre d’entente ou un autre instrument semblable, la disposition de l’autre instrument prévaut dans la mesure du conflit avec la présente DOAD.

4. Cadre de gouvernance et de gestion

Direction fonctionnelle de l’APP

4.1 Compte tenu de l’attribution du domaine fonctionnel de la gestion des ressources humaines des employés du MDN au SMA(RH-Civ), celui-ci énonce la direction fonctionnelle de l’APP des employés du MDN dans la présente DOAD et dans de nombreuses autres directives liées à ce domaine fonctionnel. Pour faire en sorte que les objectifs et les priorités de l’APP soient atteints, le SMA(RH-Civ) demande que la gestion de l’APP soit conforme aux principes du Cadre de gestion de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel des civils. Le SMA(RH-Civ) a délégué au DGDMO les responsabilités relatives à la surveillance stratégique, à la prestation de conseils, à l’intégration, au suivi et à l’appui à la gestion en ce qui a trait à l’APP des employés du MDN.

Gouvernance de l’APP

4.2 La gouvernance de l’APP est exercée au moyen des comités stratégiques suivants qui conseillent et guident le SMA(RH-Civ) :

  1. le Conseil de gestion de l’effectif civil (CGEC);
  2. le Conseil de gestion des ressources humaines civiles (CGRHC);
  3. les Comités régionaux de planification et de coordination des ressources humaines.

APP organisationnel

4.3 Pour atteindre les objectifs du MDN, l’APP organisationnel est :

  1. de portée nationale et a un impact sur le MDN;
  2. lié aux connaissances et aux compétences essentielles qui ont été établies par le GC et le MDN;
  3. conçu pour satisfaire aux politiques du GC et aux exigences du MDN.

Financement de l’APP

4.4 Chaque conseiller de niveau un (N1) doit déterminer, dans ses plans d’activités et de ressources humaines, les niveaux d’investissement prévus en matière d’APP pour les employés du MDN dans son organisation.

Gestion des activités d’APP

4.5 L’APP des employés du MDN devrait principalement avoir lieu dans le milieu de travail, au moyen d’options structurées et non structurées d’APP, auxquelles peuvent s’ajouter des études supérieures au besoin.

4.6 L’APP des employés du MDN devrait être diversifié, opportun, souple, approprié et compatible aux styles d’apprentissage individuels et aux principes d’apprentissage des adultes. En fonction des priorités organisationnelles et des besoins individuels, l’APP devrait être pertinent, d’un bon rapport coût-efficacité et axé sur le rendement afin de faciliter l’application des connaissances et des habiletés au travail.

4.7 Afin de fournir les options de formation les plus appropriées, il faut considérer l’utilisation de méthodes et de technologies d’APP contemporaines et efficaces, offertes à l’interne ou à l’externe, pour satisfaire aux besoins d’APP des employés du MDN.

4.8 Dans le cas de recours à des fournisseurs d’APP externes, tout contrat doit être conclu selon les procédures de passation de marché en place qui gouvernent les employés du MDN qui suivent de la formation auprès d’entreprises ou d’écoles privées (voir la section 3.2.7.2, Formation à l’intention des employés du MDN et des membres des FAC, du Manuel d’administration des achats).

Prestation de l’APP

4.9 Le SMA(RH-Civ) encourage la prestation de formation et de cours uniformisés en matière d’APP au moyen de multimédias et de technologies, comme méthodes préférées de prestation lorsque cela est approprié.

4.10 Les fournisseurs de services d’APP doivent adhérer aux guides et aux normes de conception de systèmes didactiques (CSD) du MDN lorsqu’ils conçoivent de la formation en ligne ou en classe (voir Guides, Normes et Outils de CSD sur le site intranet du SMA[RH-Civ]).

Autorités approbatrices en matière d’APP

4.11 Il faut consulter les sections sur l’APP et sur les relations de travail de l’Instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines pour les employés civils de la fonction publique du ministère de la Défense nationale pour faire en sorte que les demandes liées à l’APP soient approuvées par les autorités appropriées.

5. Plans d’apprentissage et de perfectionnement

5.1 Conformément à la Directive sur la gestion du rendement du Conseil du Trésor et à la DOAD 5006-1, Programme de gestion du rendement pour les employés (provisoire), un plan d’apprentissage et de perfectionnement (PAP) pour chaque employé du MDN fait partie intégrale du Programme de gestion du rendement.

5.2 Tous les employés du MDN doivent avoir un PAP valable. Celui-ci doit inclure des renseignements sur les besoins d’apprentissage de l’employé du MDN qui sont directement liés aux objectifs organisationnels et individuels de rendement et au perfectionnement professionnel.

5.3 Les étudiants qui sont embauchés au MDN à titre de stagiaires dans le cadre du Programme d’enseignement coopératif (PEC) ou dans le cadre du Programme fédéral d’expérience de travail étudiant (PFETE) peuvent aussi avoir un PAP pour développer les compétences et les connaissances requises pour atteindre les objectifs au moyen de leur expérience d’apprentissage en cours d’emploi au MDN.

Contenu du PAP

5.4 En plus de la formation indispensable du GC, des cours obligatoires du MDN, des activités de perfectionnement en leadership et de la formation en langue seconde, applicables selon le cas, l’objectif principal d’un PAP est d’aborder les besoins d’APP suivants qui sont liés au rendement au travail d’un employé du MDN :

  1. les exigences opérationnelles, les priorités actuelles et les besoins organisationnels futurs;
  2. l’entente de rendement de l’employé du MDN;
  3. les objectifs de travail;
  4. les lacunes en matière de connaissances et de compétences;
  5. les objectifs individuels d’apprentissage;
  6. le cas échéant, les aspirations d’apprentissage pour l’avancement de carrière.

5.5 Il est recommandé que l’employé du MDN et son gestionnaire envisagent des activités variées en matière d’APP. Les activités retenues pour l’APP doivent répondre aux besoins d’apprentissage de l’employé du MDN et, au même titre, être réalisables sur le plan opérationnel. Afin d’être prise en compte, l’activité d’APP doit servir à améliorer le rendement de l’employé et de l’organisation et donner des résultats définis et mesurables. Les activités d’APP doivent satisfaire aux critères suivants :

  1. viser à satisfaire aux besoins en matière d’APP de l’employé du MDN;
  2. s’harmoniser aux priorités opérationnelles et aux objectifs organisationnels du MDN;
  3. comprendre des objectifs mesurables, observables et précis;
  4. être planifiées, financées adéquatement, fournies et évaluées;
  5. être assorties d’un code de formation du système de gestion des ressources humaines (SGRH).

5.6 De plus amples renseignements détaillés sur les PAP et les responsabilités connexes se trouvent dans le Guide d’élaboration des plans d’apprentissage et de perfectionnement (PAP) du MDN – Section « D » de l’Entente de rendement de la fonction publique.

Activités d’apprentissage

5.7 L’apprentissage est un processus continu au MDN, qui consiste en une vaste gamme d’activités, y compris :

  1. l’apprentissage structuré;
  2. l’apprentissage non structuré;
  3. l’apprentissage coopératif ou social.

Apprentissage structuré

5.8 L’apprentissage structuré s’entend de la conception et du transfert systématiques des habiletés, des connaissances et des compétences liées au travail. Cet apprentissage comprend un système d’éducation ou d’écoles hiérarchiquement structuré et des programmes organisés, créés en cours d’emploi, pour la formation technique ou professionnelle. Un établissement de formation établit et contrôle les objectifs et les buts d’apprentissage des activités d’apprentissage structuré afin de produire des résultats d’apprentissage définis, c.-à-d. des cours d’université ou de collège (en classe ou en ligne), des cours sur le Réseau d’apprentissage de la défense (RAD) et des programmes structurés en cours d’emploi.

Apprentissage non structuré

5.9 L’apprentissage non structuré s’entend du transfert des habiletés, des connaissances et des compétences, principalement par le biais de l’expérience quotidienne du rendement au travail assorti d’objectifs qui ont été établis par une personne ou un groupe en réponse à un besoin perçu. Ce type d’apprentissage comprend des activités qui peuvent varier de ponctuelles et simples (p. ex. discussions, lecture ou recherche liées au travail) à des activités associées à des objectifs, des structures et des mécanismes de prestation plus complexes (p. ex. dîners-causeries, jumelage, conférences et affectations intérimaires ou enrichies).

Apprentissage coopératif ou social

5.10 L’apprentissage coopératif ou social s’entend de la création et du partage des connaissances au moyen de dialogue et de collaboration, souvent facilité par des technologies de communication et des technologies des médias (p. ex. GCPedia, GCForum, SharePoint, wikis, blogues, etc.).

Études structurées

5.11 Le MDN reconnaît l’importance des études structurées et appuie les congés d’études et le remboursement des droits de scolarité comme moyen de répondre aux exigences du MDN et aux aspirations individuelles en matière de carrière et d’apprentissage, lorsqu’approprié.

5.12 Les employés du MDN et leurs gestionnaires devraient consulter les politiques concernant les congés d’études dans l’OAPC 9.03, Cours suivis après les heures normales de travail – Remboursement des frais de scolarité, et l’OAPC 9.05, Congés d’études, pour les modalités applicables.

Perfectionnement professionnel

5.13 Le perfectionnement professionnel comprend le coaching, la participation au Programme de mentorat du MDN ou à d’autres programmes de perfectionnement, les nominations à titre intérimaire, les affectations, les détachements, le jumelage, le partage de poste, l’échange de poste, les cours offerts par des établissements d’enseignement ou des fournisseurs reconnus ou par l’employeur, ainsi que les colloques, les conférences, les programmes et les ateliers techniques ou professionnels. Ces activités devraient aussi toutes faire partie d’un PAP.

6. Mesure, suivi et surveillance du rendement et établissement de rapports

Mesure du rendement de l’APP

6.1 La mesure du rendement de l’APP des employés du MDN doit être effectuée pour veiller à ce que :

  1. l’APP soit intégré aux processus des ressources humaines et aux autres processus opérationnels;
  2. l’APP soit harmonisé aux exigences opérationnelles de la fonction publique fédérale, du MDN ou des conseillers de N1;
  3. les organisations collaborent entre elles pour le renforcement d’une culture d’apprentissage;
  4. le MDN offre une gamme diversifiée d’options d’APP;
  5. les organisations aient le financement adéquat pour l’APP prévu;
  6. l’APP soit géré efficacement;
  7. l’application des habiletés nouvellement acquises soit appuyée dans le milieu de travail;
  8. l’APP comprenne des résultats clairement définis et mesurables.

6.2 Le SMA(RH-Civ) fournit le Cadre d’évaluation de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel des civils et la Boîte à outils d’évaluation de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel des civils pour aider à développer et à renforcer les capacités d’évaluation au sein du MDN. Le Cadre donne des lignes directrices aux conseillers de N1 en ce qui concerne l’évaluation, en matière d’APP, des programmes et des cours qui sont suivis par les employés du MDN.

Suivi

6.3 Le SGRH est le registre du MDN utilisé pour saisir les données d’APP des employés du MDN, y compris les coûts. Ce système doit être utilisé par tous les conseillers de N1 pour consigner tout PAP terminé.

Surveillance et établissement de rapports

6.4 Le DGDMO doit déterminer les mécanismes appropriés d’établissement de rapports et préciser l’information requise pour surveiller l’efficacité de l’APP et la conformité à la présente DOAD.

7. Conséquences

Conséquences d’une non-conformité

7.1 La non-conformité à la présente DOAD peut entraîner des conséquences tant pour le MDN et les FAC, en tant qu’institutions, que pour les employés du MDN et les militaires, en tant qu’individus. Tout cas de non-conformité soupçonnée fera l’objet d’une enquête. La nature et la gravité des conséquences découlant d’une non-conformité seront proportionnelles aux circonstances entourant celle-ci et d’autres considérations pertinentes.

Nota En ce qui concerne la conformité des employés du MDN, voir le Cadre stratégique sur la gestion de la conformité du Conseil du Trésor pour de plus amples informations.

8. Responsabilités

Tableau des responsabilités

8.1 Le tableau suivant énonce les responsabilités relatives à la présente DOAD :

Le ou les... est chargé ou sont chargés de ou d’…

conseillers de N1

  • appliquer la présente DOAD dans leur organisation et d’incorporer les conseils en matière d’APP dans leurs plans d’activités et de ressources humaines;
  • assurer la mise en œuvre et la coordination des cadres, des politiques, des programmes, des instructions et des lignes directrices du SMA(RHCiv) en appui à l’APP des employés du MDN dans leur organisation;
  • déterminer, dans le cadre de leur processus intégré de planification des ressources humaines et des activités, les priorités d’APP qui aideront le SMA(RH-Civ) à cerner les priorités de l’APP organisationnel commun (voir le paragraphe 4.3 de la présente DOAD);
  • veiller à ce que les objectifs opérationnels et les exigences en matière de capacité du MDN constituent le fondement des sujets et du contenu de toutes les options d’APP;
  • planifier et de fournir la formation indispensable pour les employés du MDN en appui à leur domaine fonctionnel respectif;
  • gérer leurs fonds pour les PAP;
  • affecter les ressources appropriées de leur budget pour appuyer leurs propres priorités d’APP;
  • veiller à ce que le SGRH soit utilisé pour consigner les données d’APP des employés du MDN et de faire rapport de l’information au SMA(RHCiv) sur demande.

DGDMO

  • élaborer, de tenir à jour, d’interpréter et d’évaluer des cadres, des politiques, des programmes, des instructions et des lignes directrices au nom du SMA(RH-Civ) en appui à l’APP des employés du MDN;
  • fournir des conseils d’expert en matière d’APP aux conseillers de N1;
  • coordonner et d’appuyer les initiatives d’APP de l’ensemble du MDN au moyen de la recherche et du développement sur les technologies, les stratégies et les méthodes en matière d’apprentissage;
  • établir et d’entretenir un partenariat avec le directeur général – Opérations de gestion des ressources humaines civiles (DGOGRHC) et de communiquer avec les centres de service des ressources humaines civiles dans l’ensemble du MDN pour assurer la cohérence des normes de services nationales dans l’élaboration et la prestation de l’APP organisationnel;
  • fournir une direction fonctionnelle aux Centres d’apprentissage et de carrière (CAC);
  • assurer la coordination avec les conseillers de N1 et les commandants de commandements dans la production de rapports et d’analyses connexes sur les investissements en APP au MDN;
  • fournir des conseils et du soutien aux coordonnateurs et aux titulaires de formation, à titre de responsable du Processus d’affaires Apprentissage entreprise (8.9);
  • faciliter l’utilisation du module de formation du SGRH;
  • assurer la liaison avec les autorités des FAC chargées de l’instruction individuelle et éducation (II et E), qui relèvent du chef du personnel militaire (CPM), pour coordonner et harmoniser l’II et E et les programmes d’APP communs aux employés du MDN et aux militaires;
  • exercer la gouvernance du RAD conjointement avec le CPM, le commandant de l’Académie canadienne de la Défense et le SMA(Gestion de l’information);
  • travailler horizontalement avec les FAC, les pairs, les partenaires et les parties intéressées pour intégrer et simplifier les processus et les procédures administratifs et opérationnels d’APP pour les employés du MDN;
  • signaler au SMA(RH-Civ) tout cas de non-conformité à la présente DOAD.

DGOGRHC

  • en consultation avec le DGDMO, aligner les objectifs opérationnels des services d’APP qui sont offerts par l’intermédiaire des Services nationaux des ressources humaines civiles et les CAC avec les objectifs de planification stratégique;
  • par l’intermédiaire des centres de services et des CAC :
    • coordonner et de fournir la prestation de l’APP qui relève du MDN;
    • promouvoir l’apprentissage et de fournir des services consultatifs en apprentissage aux employés du MDN ainsi qu’à leurs gestionnaires et superviseurs, y compris l’interprétation et l’application des cadres, des politiques, des programmes, des instructions et des lignes directrices en matière d’APP;
    • aider à l’élaboration des PAP des employés du MDN et de fournir des conseils à cet égard;
    • consulter les employés du MDN ainsi que leurs gestionnaires et superviseurs, et de leur fournir un large éventail d’activités d’APP individuelles ou de groupe;
    • utiliser le SGRH pour assurer la consignation et le rapport exact et complet des activités d’APP des employés du MDN.

fournisseurs de services d’APP

  • planifier l’élaboration et le cycle de mise à jour continu des activités d’apprentissage qu’ils conçoivent et d’en assurer le financement;
  • respecter les directives et les conseils de l’autorité fonctionnelle en ce qui a trait à la conception, à la prestation, à l’évaluation, à la surveillance et au rapport des activités d’APP des employés du MDN.

gestionnaires et les superviseurs d’employés du MDN

  • déterminer les besoins d’APP de leurs unités, selon les objectifs de planification des ressources humaines et des activités;
  • déterminer les objectifs et les options d’APP appropriés pour les employés du MDN, d’en discuter et de les approuver, afin d’atteindre les objectifs organisationnels et opérationnels du MDN, ainsi que les objectifs professionnels et individuels;
  • aider les employés du MDN dans l’élaboration de leurs PAP et d’assurer la modification de leurs PAP en réponse aux changements dans les exigences d’apprentissage durant l’année;
  • établir une structure et de fournir des possibilités aux employés du MDN d’appliquer leurs nouvelles connaissances dans le milieu de travail et de partager leurs connaissances et leur expérience;
  • mener des examens post-APP avec les employés du MDN;
  • veiller à ce que toutes les données d’APP soient consignées et rapportées au moyen du SGRH à titre de registre du MDN.

employés du MDN

  • discuter des exigences d’apprentissage et des options d’APP pertinentes pour satisfaire à leurs objectifs d’apprentissage avec leur gestionnaire ou leur superviseur;
  • élaborer un PAP avec leur gestionnaire ou leur superviseur, fondé sur les attentes de rendement, les exigences en matière de compétences et les aspirations d’apprentissage pour l’avancement de carrière;
  • participer à la formation indispensable du GC s’il y a lieu;
  • participer à l’APP qui vise à améliorer leur rendement;
  • poursuivre leur propre perfectionnement professionnel et leur propre perfectionnement en leadership;
  • appliquer les nouvelles connaissances et habiletés dans le milieu de travail et de partager leurs connaissances et leur expérience avec d’autres qui peuvent bénéficier des leçons retenues;
  • consulter les conseillers en apprentissage pour des conseils en matière d’APP;
  • fournir des rétroactions post-APP, au besoin, concernant l’efficacité des activités et concernant les résultats.

9. Références

Lois, règlements, politiques des organismes centraux et DOAD – politique

Autres références

  • DOAD 5006-1, Programme de gestion du rendement pour les employés
  • DOAD 5031-52, Orientation du nouveau personnel civil
  • DOAD 5039-0, Langues officielles
  • OAPC 9.03, Cours suivis après les heures normales de travail – Remboursement des frais de scolarité
  • OAPC 9.05, Congés d’études
  • Stratégie de défense – Le Canada d’abord
  • Ministère de la Défense nationale et Forces canadiennes – Stratégie de l’apprentissage organisationnel
  • Instrument de délégation des pouvoirs en matière de ressources humaines pour les employés civils de la fonction publique du ministère de la Défense nationale
  • Cadre d’évaluation de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel des civils
  • Cadre de gestion de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel des civils
  • Boîte à outils d’évaluation de l’apprentissage et du perfectionnement professionnel des civils
  • Guide d’élaboration des plans d’apprentissage et de perfectionnement (PAP) du MDN – Section « D » de l’Entente de rendement de la fonction publique
  • Guide sur la surveillance et l’établissement de rapports concernant les plans d’apprentissage personnels (PAP) des civils
  • Programme de mentorat du MDN
  • Manuel d’administration des achats, section 3.2.7.2, Formation à l’intention des employés du MDN et des membres des FAC
  • Série A-P9, Manuel de l’instruction individuelle et de l’éducation
  • Apprentissage et perfectionnement professionnel, site intranet SMA(RH-Civ)
  • Guides, Normes et Outils de CSD, site intranet SMA(RH-Civ)
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