Lieu de travail – Lignes directrices du MDN concernant le modèle de travail hybride
Table des matières
- Introduction
- Attribution d’espace
- L’environnement de travail
- Poste de travail non attribué
- Espaces partagés à usage commun
Introduction
Le SMA(IE) dirige le volet « lieu de travail » de la mise en œuvre du modèle de travail hybride commun et de la directive sur le retour au bureau. La section suivante fournit des informations sur l'espace de bureau, la manière dont il est géré et attribué, ainsi que les pratiques exemplaires en matière de travail dans un environnement de bureau. L'application de ces pratiques exemplaires contribuera à un lieu de travail respectueux, inclusif et collaboratif, aujourd'hui et à l'avenir.
Il est important de noter que le portefeuille des bureaux du MDN varie d'un pays à l'autre. Les principes de base peuvent être appliqués à tous les espaces de bureaux du MDN, même si les défis peuvent être différents pour chaque site en raison de la diversité du mobilier, de l'infrastructure, des espaces à usage multiple et des opérations fonctionnelles, pour n'en citer que quelques-uns.
Au niveau agrégé, le MDN dispose actuellement de suffisamment d’espace de bureau pour accueillir confortablement tous les membres de l’Équipe de la Défense(ED), même si le nombre de jours de présence au bureau augmente. Toutefois, on s’attend à ce que certaines unités et équipes soient confrontées à des défis liés à l’espace de travail.
Bien que nous soyons encore en train de voir s'il est nécessaire de modifier l'aménagement du lieu de travail afin de faire correspondre le modèle de travail à temps plein au bureau et le modèle de travail hybride, l'objectif immédiat et à court terme est de maximiser l'utilisation de l'aménagement actuel des bureaux, tout en procédant éventuellement à des ajustements si et là où cela s'avère nécessaire au fil du temps.
Attribution d'espace
Pour l'instant, les N1 continueront à accueillir les membres de l'Équipe de la Défense dans l'espace qui leur est alloué (superficie). Bien qu'il y ait une certaine variabilité entre les N1 en raison de changements organisationnels, la superficie N0 allouée montre qu'il y a suffisamment d'espace pour répondre aux besoins opérationnels du MDN à l'échelle mondiale. Les N1 resteront responsables de la dictée et de la gestion de l'utilisation de leurs espaces. En cas d'exigences spécifiques, les N1 feront appel au SMA(IE).
Les membres de l'Équipe de la Défense doivent suivre les conseils du N1 sur les détails spécifiques de l'attribution de l'espace.
Voisinages/Zones de travail
Certaines attributions de N1 peuvent être séparées par des voisinages ou des zones de travail définis par le N1 ou le N2. Ces voisinages peuvent créer un sentiment d'appartenance et de confort dans le cadre du retour au bureau.
Bureaux fermés
Les bureaux fermés ne sont généralement pas attribués aux employés civilsde la fonction publique. En fonction de la superficie attribuée à l’organisation de N1, l’attribution des bureaux sera laissée à la discrétion de l’organisation de N1 visée. Dans le cadre du plan à long terme du MDN concernant les espaces de bureaux, l’attribution des bureaux fermés pourrait être
Outil de réservation d'espace
Pour l'instant, le MDN ne dispose pas d'un outil ministériel de réservation d'espace. Le Groupe des services numériques aide le SMA(IE) à déployer une application de réservation, qui sera mise à l'essai avec le SMA(Mat) dans un lieu de la RCN; toutefois, cette solution ne sera pas plus largement disponible en septembre 2024.
Site de co-travail du MDN
Le site de co-travail du MDN (seulement accessible sur le RED) est destiné à être utilisé de façon ponctuelle, selon les besoins, afin de faciliter le travail sur place, et ne peut donc pas être utilisé comme lieu de travail dans le cadre de l’entente de travail d’un employé. L’utilisation exceptionnelle et autorisée est laissée à l’appréciation du gestionnaire. Par « de façon ponctuelle », on entend « à l'occasion ».
Parmi les exemples d'utilisation appropriée d'un site de co-travail du MDN, mentionnons son utilisation pour le reste d'une journée de travail au QGDN (Pearkes) ou au cœur du centre-ville :
- Participer aux réunions;
- Collaborer avec le personnel travaillant au QGDN (Pearkes);
- Utiliser les services offerts uniquement au QGDN (Pearkes);
- Pour du réseautage et des rendez-vous liés au travail.
Il est important de noter que la participation au co-travail est du ressort du responsable N1. Les employés doivent s'inscrire (seulement accessible sur le RED) et demander l'approbation de leur N3 dans le cadre du processus d'intégration.
- Site de co-travail du MDN (seulement accessible sur le RED): QGDN (Pearkes) – 101, promenade du Colonel-By (12e étage, tour sud)
- Comporte 75 postes de travail
- Situé dans le centre-ville d'Ottawa
- Équipé d'un matériel informatique et d'un mobilier de base et peut être réservé par le biais de l'outil ou du système de réservation d'espace
- Peut être utilisé individuellement ou en équipe
Il est important de noter que le bâtiment B10E, 2e étage, au complexe Carling (60, promenade Moodie, Ottawa) n'est pas un site de co-travail du MDN et qu'il a été attribué à des N1 spécifiques.
L'environnement de travail
Bien que le MDN n'ait pas encore mis en œuvre l'obligation de passer à un environnement de postes de travail non attribués, on peut s'attendre à ce que le MDN évolue vers un modèle de postes de travail non attribués et dépersonnalisés au cours des prochaines années dans le cadre de notre futur lieu de travail. L'objectif de ce changement est de soutenir la transition vers un lieu de travail moderne qui attire, retient et permet à notre Équipe de la Défense basée dans les bureaux de travailler de manière plus intelligente, plus écologique et plus saine afin de mieux servir les Canadiens.
Afin d'encourager la flexibilité, la collaboration et l'équilibre, un environnement de postes de travail non attribués repense l'environnement de bureau, qui passe d'un espace « moi » attribué individuellement à un espace « nous » partagé.
Voici quelques-uns des avantages d'un environnement de bureaux non attribués :
- Offre un accès équitable et égal et le choix du poste de travail.
- Présente une flexibilité permettant de s'adapter à un groupe diversifié d'utilisateurs, de tâches et d'activités.
- Est équipé d'une technologie universelle et moderne permettant de soutenir de nouvelles méthodes de travail
- Encourage la collaboration avec diverses équipes et collègues.
- Optimise l'utilisation de l'espace et soutient une main-d'œuvre dynamique et hybride.
Postes de travail
Que l'espace attribué à un N1 soit attribué ou non, les postes de travail (bureaux à cloisons) doivent comprendre des éléments standard tels qu'une station d'accueil, un ou plusieurs écrans et une chaise de bureau ergonomique. Le poste de travail doit être laissé propre à la fin de la journée de travail.
Les employés sont tenus de transporter les appareils qui leur ont été remis par le MDN, y compris, mais sans s'y limiter, les ordinateurs portables, les téléphones cellulaires et tout autre équipement portable nécessaire à l'accomplissement de leur travail. Lorsqu'ils ne sont pas utilisés, ces articles doivent être enfermés dans le compartiment de rangement personnel (casier) ou solidement verrouillés sur le poste de travail, à l'aide du verrou à câble fourni avec l'ordinateur portable.
Politique en matière de rangement du bureau
Les politiques en matière de rangement du bureau sont essentielles à la sécurité et à la propreté des bureaux. À la fin de la journée, il est impératif que les bureaux soient débarrassés des documents sensibles, des effets personnels, des papiers et des dossiers.
Une des pratiques exemplaires relatives à la politique en matière de rangement du bureau consiste à essuyer le poste de travail au moment de partir pour la journée (propre à l’arrivée, propre au départ).
Équipement ergonomique et obligation d'adaptation
Si un employé a un besoin ergonomique qui n'est pas satisfait par le poste de travail standard dans l'espace N1 qui lui est attribué, il doit en parler à son gestionnaire. Si un employé dispose d'un équipement ergonomique portable tel qu'une souris, un clavier, une caméra web, des écouteurs, etc., on peut attendre des employés qu'ils les transportent si nécessaire.
Les employés doivent discuter de manière proactive avec leurs gestionnaires des obstacles qu'ils peuvent rencontrer sur le lieu de travail, y compris ceux liés à l'accessibilité. Pour plus d'informations, veuillez vous référer à la section RH de ce guide.
Rangement personnel/casiers
Lorsque des casiers et des compartiments de rangement personnels sont disponibles, ils permettent aux membres de l'Équipe de la Défense de ranger leurs effets personnels et leur matériel lorsqu'ils ne les utilisent pas et d'éviter d'encombrer ou de personnaliser les postes de travail. Le stockage personnel permet également d'améliorer la sécurité et la confidentialité des objets personnels des membres de l'Équipe de la Défense. Dans la plupart des environnements de travail traditionnels (postes de travail de type bureau à cloisons), les compartiments de rangement personnel sont situés à l'intérieur du poste de travail.
Chaque N1 doit avoir des règles et des procédures concernant l'utilisation du rangement personnel, telles que :
- L'attribution et l'affectation des compartiments de rangement personnel.
- Le processus relatif au débarrassage et au nettoyage des compartiments de rangement personnel.
- Le processus de résolution des conflits ou des litiges.
- La possibilité d'un espace de rangement à usage journalier pour les membres de l'Équipe de la Défense qui ne souhaitent pas ou n'ont pas besoin d'un espace de rangement assigné.
Pour rappel, les casiers et les solutions de rangement personnelles ne sont pas destinés à stocker ou à classer des documents, quel que soit leur niveau de classification. Pour plus de détails sur la Gestion de l'information et des documents (mil.ca) (seulement accessible sur le RED), veuillez consulter les Politiques et normes de sécurité des TI (mil.ca) (seulement accessible sur le RED).
Bruit
Il est inévitable que l'augmentation du nombre de personnes sur le lieu de travail entraîne une augmentation du niveau de bruit. Les pratiques exemplaires suivantes contribueront à garantir un environnement de travail positif et productif :
- Être conscient de son propre volume
- Utiliser des écouteurs lors de l'utilisation du son d'un ordinateur dans le cadre d'appels dans Teams, de vidéos ou d'autres activités génératrices de bruit
- Utiliser des casques anti-bruit ou des bouchons d'oreille si l'on veut filtrer les bruits ambiants
- Maintenir le volume de l'ordinateur à un niveau bas ou l'éteindre
- Organiser des réunions à deux dans un espace collaboratif ou fermé, s'il y en a un
- Déplacer les réunions impromptues, les petits rassemblements et les conversations informelles dans une salle de réunion, un coin cuisine, un couloir ou une autre zone éloignée des postes de travail
- Éviter de prendre des appels téléphoniques sur les postes de travail et utiliser plutôt de petites salles de réunion, des cabines téléphoniques ou des espaces de collaboration
- Pour le travail collaboratif, choisir une zone ou un poste de travail au sein d'une zone interactive afin d'éviter de perturber les voisins
- Rappeler aux membres de l'Équipe de la Défense les pratiques exemplaires – il est acceptable de rappeler poliment aux autres de baisser le ton ou de déplacer les discussions vers un espace de collaboration
Parfums/Odeurs
De nombreuses personnes sont sensibles aux parfums. Il est important de respecter les politiques existantes en matière d'environnements exempts d'odeurs :
- Produits parfumés : éviter d'utiliser des parfums et des eaux de Cologne sur le lieu de travail. En outre, éviter d'utiliser des produits parfumés (désodorisants, laques, etc.). Les routines d'hygiène personnelle doivent être effectuées en privé, en dehors du lieu de travail.
- Faire attention aux odeurs : ne pas enlever les chaussures et ranger les sacs de sport/vêtements dans les casiers personnels et loin des lieux de travail.
- Faire attention lorsque l'on apporte des aliments et des en-cas odorants.
Poste de travail non attribué
Qu'est-ce qu'un « poste de travail non attribué »?
Un poste de travail non attribué désigne un poste de travail (bureau à cloisons) utilisé comme un lieu de travail partagé, sans personnalisation ni identification à une personne en particulier. Le poste de travail peut être une surface de travail traditionnelle de type bureau à cloisons, une surface plane sans parois latérales ni enceinte, ou simplement une surface tactile pour travailler.
Pratiques exemplaires : Poste de travail non attribué
Travailler dans un environnement de postes de travail non attribués est une occasion passionnante d'expérimenter de nouvelles méthodes de travail et de bénéficier de la flexibilité qu'il offre. Voici quelques pratiques exemplaires afin de naviguer dans un environnement de postes de travail non attribués :
- Choisir un poste de travail adapté au type de tâche ou d'activité effectué le jour en question.
- Choisir une zone adaptée au niveau d'interaction ou de concentration requis pour la journée en question.
- Ne pas retirer les équipements tels que les câbles, les stations d'accueil, les chaises, etc.
- Les membres de l'Équipe de la Défense sont fortement encouragés à profiter pleinement d'une expérience de postes de travail non attribués en s'asseyant à différents postes de travail et dans différentes zones.
- Si un employé passe la majeure partie de la journée loin de son poste de travail, il devrait envisager d'apporter ses affaires avec lui (ou de les ranger dans un casier), ce qui permettrait à un autre membre de l'équipe d'utiliser le poste de travail pendant son absence.
Espaces partagés à usage commun
Salles de conférences/Salles de réunion/Salles de repos
La procédure de réservation de ces salles reste inchangée. Les membres de l'Équipe de la Défense doivent utiliser le calendrier Outlook pour réserver des salles de réunion en fonction de la taille requise. Les salles de réunion doivent être réservées en fonction des besoins, avec une fréquence limitée et pour des heures d'ouverture appropriées. Si la réservation n'est plus nécessaire, il est entendu que la salle sera annulée du système.
Pour plus d'informations, veuillez consulter :
- Utilisation de l'équipement de vidéoconférence du MDN et des FAC lors de réunions Teams (sharepoint.com) (seulement accessible sur le RED)
- Réservations des salles de conférence dans la RCN (SSP) (mil.ca) (seulement accessible sur le RED)
Espaces de collaboration/cabines téléphoniques/etc.
Ces espaces polyvalents sont des espaces partagés qui peuvent être utilisés par les membres de l'Équipe de la Défense tout au long de la journée de travail. Il est important de garder ces zones flexibles propres et organisées.
Pratiques exemplaires : Espaces partagés
« Propre à l'arrivée, propre au départ » est un excellent rappel lorsque l'on utilise un espace partagé :
- L'organisateur de la réunion ou une personne ayant participé à la réunion doit s'assurer que l'espace est laissé propre.
- Il convient d'enlever tous les déchets et les déposer dans les lieux prévus à cet effet.
- Si de la nourriture et des boissons sont consommées dans ces salles/espaces, les personnes sont tenues de nettoyer derrière elles.
- Il est préférable d'essuyer également les surfaces fréquemment touchées afin que la salle soit propre pour la prochaine réunion ou le prochain groupe.
Les salles de réunion et autres espaces de collaboration ne sont pas censés remplacer la cuisinette et les espaces de détente.
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