Lieu de travail – Lignes directrices du MDN concernant le modèle de travail hybride

Introduction

Le SMA(IE) dirige le volet « du lieu de travail » de la mise en œuvre du modèle de travail hybride commun et de la directive sur le retour au bureau. La section suivante fournit des informations sur les locaux à bureaux, la manière dont ils sont gérés et attribués, ainsi que les pratiques exemplaires en matière de travail dans un tel environnement. L’application de ces pratiques exemplaires contribuera à créer un lieu de travail respectueux, inclusif et collaboratif, aujourd’hui et à l’avenir.

Il est important de noter que le portefeuille des locaux à bureaux du MDN varie d’une région à l’autre du pays. Les principes de base peuvent être appliqués à tous les locaux à bureaux du MDN, même si les défis peuvent être différents à chaque site en raison de la diversité du mobilier, de l’infrastructure, des espaces à usage multiple et des opérations fonctionnelles, pour n’en citer que quelques-uns.

Globalement, le MDN dispose actuellement de suffisamment de locaux à bureaux pour accueillir confortablement tous les membres de l’Équipe de la Défense (ED), même si le nombre de jours de présence au bureau augmente. Toutefois, on s’attend à ce que certaines unités et équipes soient confrontées à des défis liés à l’espace de travail.

Bien que nous soyons encore en train de voir s’il est nécessaire de modifier l’aménagement des lieux de travail afin de concilier le modèle de travail à temps plein au bureau et le modèle de travail hybride, l’objectif immédiat et à court terme est de maximiser l’utilisation de l’aménagement actuel des bureaux, tout en procédant éventuellement s’il y a lieu à des ajustements où cela s’avère nécessaire au fil du temps.

Attribution des bureaux

Pour l’instant, les N1 continueront à accueillir les membres de l’Équipe de la Défense en fonction des locaux (de la superficie) qui leur sont attribués. Bien qu’il y ait une certaine variabilité entre les N1 en raison de changements organisationnels, la superficie de N0 attribuée montre qu’il y a suffisamment d’espace pour répondre globalement aux besoins opérationnels du MDN. Les N1 resteront tenus de dicter et de gérer la façon dont leurs locaux sont utilisés. S’ils ont des exigences particulières, les N1 communiqueront avec le SMA(IE).

Les membres de l’Équipe de la Défense doivent suivre les directives des N1 sur les détails précis relatifs à l’attribution des bureaux.

Voisinages/Zones de travail

Certaines attributions des N1 peuvent être séparées par des voisinages ou des zones de travail définis par le N1 ou le N2. Ces voisinages peuvent créer un sentiment d’appartenance et de confort dans le cadre du retour au bureau.

Bureaux fermés

Des bureaux fermés ne sont généralement pas attribués aux fonctionnaires. En fonction de la superficie attribuée au N1, l’attribution des bureaux sera laissée à la discrétion du N1 responsable. Dans le cadre du plan à long terme du MDN concernant les locaux à bureaux, l’attribution des bureaux fermés pourrait être réévaluée.

Outil de réservation d’espace

Pour l’instant, le MDN ne dispose pas d’un outil ministériel de réservation d’espace.

Site de cotravail du MDN

Le site de cotravail du MDN (seulement accessible sur le RED) doit être utilisé de façon ponctuelle, selon les besoins, afin de faciliter le travail sur place et ne peut donc pas être utilisé comme lieu de travail dans le cadre de l’entente de travail d’un employé. L’utilisation exceptionnelle et autorisée est laissée à la discrétion du gestionnaire. Par « de façon ponctuelle », l’on entend « à l’occasion ».

Il convient d’utiliser un site de cotravail du MDN afin de travailler le reste de la journée notamment lorsque vous êtes au QGDN (Pearkes) ou au centre-ville :

• Pour participer à des réunions;
• Pour collaborer avec le personnel travaillant au QGDN (Pearkes);
• Pour utiliser des services offerts uniquement au QGDN (Pearkes);
• Pour du réseautage et des rendez-vous liés au travail.

Il est important de noter que le cotravail est du ressort du N1 responsable. Les employés doivent s’inscrire (seulement accessible sur le RED) et demander l’approbation de leur N3.

Site de cotravail du MDN : QGDN (Pearkes) – 101, promenade du Colonel-By (12e étage, tour sud)

• 75 postes de travail
• Dans le centre-ville d’Ottawa
• Équipement informatique et mobilier de base; réservation au moyen de l’outil ou du système de réservation d’espace
• Utilisation individuelle ou en équipe

Il est important de noter que le bâtiment B10E, 2e étage, au complexe Carling (60, promenade Moodie, Ottawa) n’est pas un site de cotravail du MDN et qu’il a été attribué à des N1 précis.

L’environnement de travail

Le MDN n’interdit pas encore l’attribution de postes de travail, mais l’on peut s’attendre à ce que le MDN adopte graduellement au cours des prochaines années un modèle de milieu de travail où les postes de travail sont dépersonnalisés et non attribués. L’objectif de ce changement est de soutenir la transition vers un lieu de travail moderne qui attire et retient les talents et qui permet aux employés de bureau de notre Équipe de la Défense de travailler de manière plus intelligente, plus écologique et plus saine afin de mieux servir les Canadiens.

Afin d’encourager la flexibilité, la collaboration et l’équilibre, un environnement où aucun poste de travail n’est attribué permet de concevoir autrement l’espace de travail, de façon à ce qu’il ne soit plus considéré comme un espace « personnel », mais comme un espace « commun ».

Voici quelques-uns des avantages d’un environnement où aucun poste de travail n’est attribué :

• Accès équitable et égal, et choix du poste de travail.
• Souplesse permettant de s’adapter à divers groupes d’utilisateurs, à diverses tâches et à diverses activités.
• Technologie universelle et moderne permettant de soutenir de nouvelles méthodes de travail.
• Collaboration avec diverses équipes et collègues.
• Optimisation de l’utilisation de l’espace et conditions favorables à une main-d’œuvre dynamique et hybride.

Postes de travail

Que l’espace alloué à un N1 soit attribué ou non, les postes de travail (bureaux à cloisons) doivent comprendre des éléments standard tels qu’une station d’accueil, un ou des écrans et une chaise de bureau ergonomique. Le poste de travail doit être laissé propre à la fin de la journée de travail.

Les employés sont tenus de transporter les appareils qui leur ont été remis par le MDN, y compris les ordinateurs portables, les téléphones cellulaires et tout autre équipement portable nécessaire à l’accomplissement de leur travail. Lorsqu’ils ne sont pas utilisés, ces articles doivent être placés dans une unité de rangement personnel (casier) verrouillée ou solidement fixés au poste de travail à l’aide du câble de sûreté fourni avec l’ordinateur portable.

Politique en matière de rangement du bureau

Les politiques en matière de rangement du bureau sont essentielles à la sécurité et à la propreté des bureaux. À la fin de la journée, il est impératif que les documents sensibles, les effets personnels, les papiers et les dossiers soient retirés des bureaux. Une pratique exemplaire en matière de rangement du bureau consiste à essuyer les surfaces du poste de travail à la fin de sa journée (propre à l’arrivée, propre au départ).

Équipement ergonomique et obligation de prendre des mesures d’adaptation

Si un employé a un besoin ergonomique qui n’est pas satisfait par le poste de travail standard qui lui est attribué, il doit en parler à son gestionnaire. Si un employé dispose d’équipements ergonomiques portables (souris, clavier, caméra Web, casque d’écoute, etc.), l’on s’attend à ce qu’il les transporte avec lui au besoin.

Les employés doivent discuter de manière proactive avec leurs gestionnaires des obstacles qu’ils peuvent rencontrer sur le lieu de travail, y compris ceux liés à l’accessibilité. Pour plus d’informations, veuillez vous référer à la section des RH de ce guide.

Unités de rangement personnel/casiers

S’ils sont disponibles, les casiers et les unités de rangement personnels permettent aux membres de l’Équipe de la Défense de ranger leurs effets personnels et leur matériel lorsqu’ils ne les utilisent pas et d’éviter d’encombrer ou de personnaliser les postes de travail. Les unités de rangement personnel permettent également d’améliorer la sécurité et la confidentialité des objets personnels des membres de l’Équipe de la Défense. Dans la plupart des environnements de travail traditionnels (postes de travail de type bureau à cloisons), les unités de rangement personnel sont situées à l’intérieur du poste de travail.

Chaque N1 doit avoir des règles et des procédures concernant l’utilisation des unités de rangement personnel, telles que :

• L’attribution et l’affectation des unités de rangement personnel.
• Le processus de retrait des éléments qui se trouvent dans les unités de rangement personnel et de nettoyage de ces unités.
• Le processus de résolution des conflits ou des différends.
• La possibilité de disposer d’un espace de rangement à usage journalier pour les membres de l’Équipe de la Défense qui ne souhaitent pas ou n’ont pas besoin qu’un espace de rangement leur soit attribué.

Il convient de rappeler que les casiers et les solutions de rangement personnel ne sont pas destinés à l’entreposage ou au classement de documents, quel que soit leur niveau de classification. Pour plus de détails sur la Gestion de l’information et des documents (seulement accessible sur le RED), veuillez consulter les Politiques et normes de sécurité de la TI (seulement accessible sur le RED).

Bruit

Il est inévitable que l’augmentation du nombre de personnes sur le lieu de travail entraîne une augmentation du niveau de bruit. Les pratiques exemplaires suivantes contribueront à garantir un environnement de travail positif et productif :

• Être conscient de son propre volume.
• Utiliser des casques d’écoute pour les appels Teams, les vidéos ou autres activités génératrices de bruit.
• Utiliser des casques antibruit ou des bouchons d’oreille si l’on veut filtrer les bruits ambiants.
• Maintenir le volume de l’ordinateur à un niveau bas ou l’éteindre.
• Organiser des réunions à deux dans un espace collaboratif ou fermé, s’il y en a un.
• Déplacer les réunions impromptues, les petits rassemblements et les conversations informelles dans une salle de réunion, un coin cuisine, un couloir ou une autre zone éloignée des postes de travail.
• Éviter de prendre des appels téléphoniques dans les postes de travail et utiliser plutôt de petites salles de réunion, des cabines téléphoniques ou des espaces de collaboration.
• Pour le travail collaboratif, choisir une zone ou un poste de travail au sein d’une zone interactive afin d’éviter de perturber les voisins.
• Rappeler aux membres de l’Équipe de la Défense les pratiques exemplaires – il est acceptable de rappeler poliment aux autres de baisser le ton ou de déplacer les discussions vers un espace de collaboration.

Parfums/Odeurs

De nombreuses personnes sont sensibles aux parfums. Il est important de respecter les politiques existantes en matière d’environnements exempts d’odeurs :

• Produits parfumés : éviter d’utiliser des parfums et des eaux de Cologne sur le lieu de travail. En outre, éviter d’utiliser des produits parfumés (désodorisants, laques, etc.). Les routines d’hygiène personnelle doivent être effectuées en privé, en dehors du lieu de travail.
• Faire attention aux odeurs : ne pas enlever ses chaussures et ranger les sacs de sport/vêtements dans les casiers personnels et loin des endroits où les gens travaillent.
• Faire attention lorsque l’on apporte des collations ou des aliments odorants.

Poste de travail non attribué

Qu’est-ce qu’un « poste de travail non attribué »?

Un poste de travail non attribué désigne un poste de travail (bureau à cloisons) utilisé comme un lieu de travail partagé, sans personnalisation ni identification à une personne en particulier. Il peut s’agir d’un poste de travail traditionnel de type bureau à cloisons, d’une surface plane sans parois latérales ni enceinte ou simplement d’un espace de travail temporaire.

Pratiques exemplaires : Poste de travail non attribué

Travailler dans un environnement où aucun poste de travail n’est attribué est une occasion passionnante d’expérimenter de nouvelles méthodes de travail et de bénéficier de la flexibilité qu’il offre. Voici quelques pratiques exemplaires pour naviguer dans un tel environnement :

• Choisir un poste de travail adapté au type de tâche ou d’activité à effectuer le jour en question.
• Choisir une zone adaptée au niveau d’interaction ou de concentration requis pour la journée en question.
• Ne pas retirer l’équipement comme les câbles, les stations d’accueil, les chaises, etc.
• Les membres de l’Équipe de la Défense sont fortement encouragés à profiter pleinement d’une telle expérience en s’asseyant à différents postes de travail et dans différentes zones.
• Si un employé passe la majeure partie de la journée loin du poste de travail choisi, il devrait envisager d’apporter ses affaires avec lui (ou de les ranger dans un casier), ce qui permettrait à un autre membre de l’équipe d’utiliser le poste de travail pendant son absence.

Espaces partagés à usage commun

Salles de conférences/salles de réunion/salles de repos

La procédure de réservation de ces salles reste inchangée. Les membres de l’Équipe de la Défense doivent utiliser le calendrier Outlook pour réserver les salles de réunion en fonction de la taille requise. Les salles de réunion doivent être réservées en fonction des besoins, en limitant le nombre de réservations récurrentes et pour le nombre d’heures approprié. Si la réservation n’est plus nécessaire, il est entendu qu’elle doit être annulée du système.

Pour plus d’informations, veuillez consulter les documents suivants :

• Utilisation de l’équipement de vidéoconférence du MDN et des FAC lors de réunions Teams (sharepoint.com) (seulement accessible sur le RED)
• Services audiovisuels et de téléconférence (seulement accessible sur le RED)

Espaces de collaboration/cabines téléphoniques/etc.

Ces espaces polyvalents sont des espaces partagés qui peuvent être utilisés par les membres de l’Équipe de la Défense tout au long de la journée de travail. Il est important de garder ces zones flexibles propres et organisées.

Pratiques exemplaires : Espaces partagés

« Propre à l’arrivée, propre au départ » est un excellent rappel lorsque l’on utilise un espace partagé :

• L’organisateur de la réunion ou une personne ayant participé à la réunion doit s’assurer que l’espace est laissé propre.
• Il convient d’enlever tous les déchets et les déposer dans les lieux prévus à cet effet.
• Si de la nourriture et des boissons sont consommées dans ces salles/espaces, les personnes sont tenues de nettoyer derrière elles.
• Il est préférable d’essuyer également les surfaces fréquemment touchées afin que la salle soit propre pour la prochaine réunion ou le prochain groupe.
• Les salles de réunion et autres espaces de collaboration ne sont pas censés remplacer la cuisinette et les espaces de détente.