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Personnes – Lignes directrices du MDN concernant le modèle de travail hybride

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Introduction

Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) [SMA(RH-Civ)] dirige le volet « des personnes » de la mise en œuvre du modèle de travail hybride commun et de l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail. Vous trouverez ci-après des lignes directrices et des conseils sur les aspects essentiels du travail en mode hybride (seulement accessible sur le RED), y compris en ce qui a trait à leur respect, au contrôle, à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation, aux exceptions et à l’optimisation du travail hybride. L’application de ces lignes directrices contribuera à créer un milieu de travail accessible, inclusif, valorisant et productif dans l’ensemble de l’Équipe de la Défense.

Application des ententes

Tous les employés de la fonction publique du MDN qui travaillent selon un modèle hybride ou qui font du télétravail à temps plein doivent avoir une entente valide, notamment :

  • Les employés à temps plein sur place, à moins d’être désignés par leur N1 respectif, les employés hybrides et les employés travaillant à distance à temps plein;
  • Les employés nommés pour une période indéterminée, les étudiants, les employés nommés pour une période déterminée et les employés occasionnels (*les employés nommés pour une période déterminée, les employés occasionnels et les étudiants peuvent être admissibles à une exception). Veuillez consulter les politiques applicables sur les exceptions;
  • Les employés détachés auprès du MDN (utiliser l’autre formulaire [seulement accessible sur le RED]).
  • Les employés à temps plein de la fonction publique du MDN ayant une entente de travail hybride doivent travailler sur place au moins trois jours par semaine et les cadres doivent être présents sur le lieu de travail quatre jours par semaine.
  • Les N1 doivent informer l’équipe responsable du suivi des ententes (myworkarrangements-mesregimesdetravail@forces.gc.ca) des postes qu’ils ont désigné comme nécessitant une personne à temps plein sur place. Aucune entente de travail hybride n’est nécessaire pour ces postes qui ne seront donc pas visés par le processus de contrôle et de production de rapports une fois que le N1 aura confirmé que le titulaire du poste doit travailler à temps plein sur place.

Responsabilités en matière de travail hybride

Les gestionnaires/superviseurs sont responsables de ce qui suit :

  • S’assurer que tous les employés disposent d’une entente de travail valide qui est mise à jour au moins une fois par an et au besoin.
  • Confirmer que les employés ont examiné les Modalités et conditions de télétravail du MDN.
  • Respecter les processus et les procédures de N1 en vigueur au sein du Ministère au moment de prendre la décision de conclure une entente de télétravail avec le personnel.
  • Évaluer les demandes de télétravail des employés au cas par cas et communiquer la décision et les justifications par écrit au demandeur.
  • Contrôler que les employés respectent leurs ententes de travail tout en tenant compte de l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail.
  • Confirmer que l’employé a pris connaissance des politiques, directives et programmes ministériels en matière de santé et sécurité s’appliquant au télétravail.
  • Confirmer que l’employé sait reconnaître et comment signaler immédiatement à son superviseur tout accident ou blessure survenu pendant la période de service et tout indicent de harcèlement ou de violence lié au travail.
  • Prendre les mesures administratives et, s’il y a lieu, les mesures disciplinaires appropriées en cas de non-respect des modalités des ententes, en collaboration avec les Relations de travail (seulement accessible sur le RED).
  • S’assurer que l’employé dispose de tout l’équipement et a suivi toute la formation liée à cet équipement dont il a besoin pour exécuter son travail de manière sécuritaire, conformément aux politiques et aux programmes ministériels de santé et sécurité au travail. Les demandes d’équipement spécialisé ou supplémentaire sont examinées au cas par cas et accordées, si le besoin est justifié, selon les normes d’ergonomie et l’obligation de prendre des mesures d’adaptation. Les employés et les gestionnaires peuvent contacter le Bureau de gestion de l’invalidité pour obtenir du soutien et des conseils.
  • Confirmer que l’employé connaît ses responsabilités en matière de sécurité et qu’il sait comment réduire les risques, pour eux-mêmes et pour les autres.

Les employés sont responsables de ce qui suit :

  • S’assurer qu’ils disposent d’une entente de travail valide.
  • Respecter leur entente de travail et avoir examiné les Modalités et conditions de télétravail du MDN.
  • Respecter le modèle de travail hybride commun et l’Orientation concernant la présence prescrite sur leur lieu de travail.
  • Respecter les modalités d’emploi, leur convention collective, les lois et les politiques du Conseil du Trésor et celles du Ministère pendant qu’ils sont sur les lieux de télétravail.
  • Reconnaître que le télétravail est un régime de travail souple et volontaire qui peut être modifié ou résilié par l’une ou l’autre des parties avec un préavis raisonnable.
  • Protéger, sauvegarder et gérer les documents, les conversations et les renseignements personnels de nature délicate conformément aux lois et aux politiques du gouvernement du Canada en matière de protection des renseignements personnels, de sécurité et de gestion de l’information.
  • Respecter la politique sur la sécurité du gouvernement et les pratiques de sécurité ministérielles afin de protéger efficacement les renseignements, les biens et les personnes.
  • Informer immédiatement leur gestionnaire de la perte d’information ou d’équipement ministériel.
  • Rester vigilant et signaler les changements de situation, les lacunes potentielles en matière de sécurité, les incidents de sécurité, les activités criminelles soupçonnées et d’autres problèmes de sécurité en utilisant les voies ministérielles appropriées.
  • Signaler les situations qui empêchent l’exécution du travail sur le lieu de télétravail (p. ex. la perte de connexion, les pannes d’électricité et les situations imprévues concernant la garde des personnes à charge) et discuter des options comme l’exécution d’une tâche différente, le déplacement au bureau ou la prise du congé qui s’impose.
  • Respecter le Code des valeurs et d’éthique du secteur publicet reconnaître ses obligations aux termes de la Directive sur les conflits d’intérêts. Ce sont des conditions d’emploi conçues pour maintenir la confiance du public, ainsi que la confiance dans l’impartialité et l’intégrité du MDN.
  • Respecter les politiques et les programmes ministériels de santé et de sécurité, y compris à leur lieu de télétravail.
  • Signaler immédiatement, conformément aux politiques et aux programmes ministériels de santé et de sécurité, tout accident, tout incident de harcèlement ou de violence, ou tout autre événement qui a causé ou pourrait causer une blessure, une maladie, du harcèlement et de la violence au travail.
  • Assumer tous les coûts liés à leur lieu de télétravail, entre autres pour les services publics, une couverture d’assurance suffisante, Internet et tout équipement non fourni par l’employeur.
  • Suivre la formation pertinente unique ou périodique, selon les Lignes directrices du MDN concernant le modèle de travail hybride, notamment au sujet de la protection des renseignements personnels, de la sensibilisation aux questions de sécurité, de la santé et sécurité, des pratiques de gestion de l’information et de la gestion des biens, et renouveler sa cote de sécurité avant son expiration.

Exigences en matière de conformité

Les ententes de travail hybride sont établies par un gestionnaire en fonction des besoins opérationnels. Les ententes de travail hybride peuvent ne pas s’appliquer à certains postes ou peuvent exiger qu’un employé soit sur place plus du minimum de trois (3) jours. L’employeur a le droit exclusif de désigner le lieu de travail des employés et d’exiger qu’ils s’y présentent. Par conséquent, le travail hybride n’est pas un droit, et tous les employés ne sont pas par défaut des travailleurs hybrides.

Si un gestionnaire ou un superviseur a des inquiétudes concernant l’assiduité d’un employé ou qu’il remarque un schéma d’absences, il doit en parler rapidement à l’employé. Un employé qui ne respecte pas les exigences de la directive peut faire l’objet d’une mesure disciplinaire administrative. Dans de tels cas, les gestionnaires sont encouragés à consulter la DOAD 50160, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil et à demander conseil aux Relations de travail (seulement accessible sur le RED).

Horaires comprimés

Les membres du personnel qui travaillent selon un horaire comprimé (accessible uniquement sur le réseau du MDN) doivent également avoir une entente de travail valide. Le personnel est tenu de respecter l’obligation de travailler sur place trois jours par semaine.

Horaires à temps partiel

Les membres du personnel qui travaillent à temps partiel ou selon un horaire variable doivent également avoir une entente de travail valide. Les employés à temps partiel peuvent être admissibles à une exception si les besoins opérationnels le permettent. Veuillez communiquer avec votre gestionnaire pour discuter de votre situation et examiner le processus des exceptions pour obtenir plus de renseignements.

Contrôle et rapports

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada, à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail, aux Lignes directrices sur l’optimisation d’un effectif hybride, ainsi qu’à la Directive sur le télétravail, le MDN est chargé de contrôler (seulement accessible sur le RED) le lieu de travail de tous les employés. Ce contrôle permet au MDN de s’assurer du respect de ces directives ainsi que de la sécurité de tous les employés.

Le MDN peut recourir à différentes méthodes de collecte de données pour assurer un contrôle, y compris l’accès au réseau et au lieu de travail. Le contrôle des gestionnaires devrait être quotidien. Pour déterminer si les employés se présentent à leur lieu de travail le nombre de jours indiqué dans leur entente, les gestionnaires doivent s’appuyer sur des observations ou des renseignements recueillis directement auprès d’eux. Les employés qui font l’objet de mesures d’adaptation approuvées ou qui sont en attente d’une décision à ce sujet, ainsi que les employés qui font l’objet d’une exception approuvée ou qui sont en attente d’une décision à ce sujet, doivent être exclus des rapports de conformité.

Il convient de rappeler que les réseaux du MDN font l’objet d’une surveillance, y compris pour les utilisateurs qui se connectent à distance. Ces informations sont collectées et examinées afin de s’assurer que les réseaux sont utilisés de façon acceptable, que les politiques sont respectées et que les cybermenaces sont contrées.

Congés

Le temps passé en congé indiqué dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH/PeopleSoft) réduit le nombre de jours ouvrables qu’un employé est censé travailler chaque mois. Par conséquent, les employés ne sont pas censés « rattraper » les jours de congé qui apparaissent dans le SGRH.

Si un congé n’est pas entré dans le SGRH, il ne sera pas pris en considération dans le rapport de conformité et un employé pourrait être considéré comme non conforme. Pour éviter cette situation, les employés et les gestionnaires sont fortement encouragés à s’assurer que le congé est entré et approuvé en temps opportun (par exemple, avant les vacances ou le lendemain d’un jour de congé de maladie).

Les congés comprennent :

Jours fériés désignés

Le personnel est tenu de rattraper les jours de travail sur place prévus qui ont été manqués en raison de jours fériés. Les membres du personnel doivent choisir d’autres jours de travail sur place dès que possible (c.àd. au cours de la même semaine ou de la semaine précédente/suivante) afin de respecter le nombre requis de jours de travail sur place.

Travailler en étant malade

Si un employé ne se sent pas suffisamment bien pour travailler, il doit prendre un congé de maladie. S’il ne se sent pas suffisamment bien pour travailler sur place, il doit discuter avec son gestionnaire afin de savoir si l’option du télétravail est raisonnable. Si l’option est de permettre le télétravail, les jours de travail sur place peuvent être rattrapés pour répondre aux exigences, sinon les jours de maladie n’ont pas besoin d’être rattrapés.

Absences répétées les jours de travail sur place

Les préoccupations concernant l’assiduité et le respect du modèle de travail hybride commun doivent être soulevées par le gestionnaire/superviseur si un schéma d’absences est observé, c’est-à-dire si l’employé demande régulièrement des congés les jours où il doit travailler sur place. Les gestionnaires sont encouragés à consulter les Relations de travail (seulement accessible sur le RED) afin d’obtenir des conseils.

Programmation des journées sur place

Il est fortement recommandé aux gestionnaires et à leurs employés de coopérer afin d’établir un calendrier de travail sur place qui maximise les contacts personnels et favorise la cohésion et la collaboration.

Les journées de travail sur place peuvent être programmées de plusieurs manières :

  • Jours fixes : Le travail sur place est prescrit selon un horaire fixe (les jours restent les mêmes chaque semaine).
  • Jours flexibles : Le travail sur place est prescrit selon un horaire flexible. Les jours peuvent varier d’une semaine à l’autre en fonction des besoins opérationnels
  • Semaine combinant des jours fixes/flexibles : Une combinaison de jours fixes et flexibles constitue le minimum requis sur place
  • Exigence opérationnelle : En fonction des besoins opérationnels (jusqu’à cinq jours par semaine). Le travail sur place est prescrit en fonction des exigences opérationnelles de chaque poste, de la nature du travail et de l’équipement nécessaire.

Afin de déterminer les jours où un employé travaille sur place, il convient de tenir compte des éléments suivants :

  • Les réalités opérationnelles telles que :
    • Travail d’équipe/possibilités de collaboration
    • Mesures d’adaptation nécessaires
    • Disponibilité des locaux à bureaux (bâtiment et bureaux à cloisons)
    • Restrictions en matière de sécurité, notamment :
      • Les heures de travail doivent respecter les conventions collectives et être effectuées pendant les heures d’ouverture des bureaux.
      • D’autres préoccupations relatives à la sécurité comme le fait d’être seul dans un bâtiment (le cas échéant, envisagez de travailler un autre jour).

Conformité et site de cotravail du MDN

Bien qu’il ne s’agisse pas de remplacer le lieu de travail désigné (sur place) d’un employé, l’utilisation autorisée de lieux tels que le site de cotravail du MDN (seulement accessible sur le RED) au QGDN (Pearkes) peut contribuer à l’exigence minimale de travail sur place d’un employé lorsque le site est utilisé de façon ponctuelle, selon les besoins, afin de faciliter le travail sur place. Il ne peut pas être utilisé comme lieu de travail permanent dans le cadre d’une entente de travail.

Formation

Tous les employés doivent suivre la formation nécessaire pour s’assurer qu’ils comprennent leurs rôles et responsabilités relativement au mode de travail hybride.

Les cours suivants sont obligatoires :

Autres options d’apprentissage :

Ententes de travail et application mesRégimesDeTravail (MRT)

Dans un environnement de travail hybride, les gestionnaires sont tenus de connaître le lieu de travail de leurs employés chaque jour. En plus d’assurer un environnement de travail productif et une gestion efficace de leurs employés, cela permet aux gestionnaires de veiller à la santé et à la sécurité des employés de la fonction publique de l’Équipe de la Défense. De même, les gestionnaires doivent s’efforcer de favoriser la cohésion, le sentiment d’inclusion et le bien-être de leurs équipes, ce qui nécessite une connaissance fiable des modalités de travail quotidiennes des individus.

Pour ce faire, tous les employés de la fonction publique du MDN doivent avoir une entente de travail (seulement accessible sur le RED) valide, c’est à dire :

  • Les employés à temps plein sur place, à moins d’être désignés par leur N1 respectif, les employés hybrides et les employés travaillant à distance à temps plein;
  • Les employés nommés pour une période indéterminée, les étudiants, les employés nommés pour une période déterminée et les employés occasionnels (*les employés nommés pour une période déterminée, les employés occasionnels et les étudiants peuvent être admissibles à une exception). Veuillez consulter les politiques applicables sur les exceptions;
  • Les employés détachés auprès du MDN (utiliser l’autre formulaire [seulement accessible sur le RED]).

Les gestionnaires doivent d’abord discuter des modalités des ententes avec les employés et, une fois celles-ci acceptées, les approuver dans l’application MRT. Dans les cas où des groupes d’employés travaillent à temps plein sur place en raison de besoins opérationnels, les N1 doivent fournir au SMA(RH-Civ) une liste de postes qui n’ont pas à être visés par les exigences en matière de rapports.

Lorsqu’ils remplissent la demande dans l’application MRT, les employés confirment et attestent qu’ils ont lu et compris les Modalités et conditions de télétravail du MDN.

Les personnes qui n’ont pas accès à l’application MRT doivent remplir le formulaire d’entente de travail de rechange jusqu’à ce que les problèmes d’accès soient résolus. Une fois l’accès au portail d’application du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada accordé, les employés devront à nouveau saisir leur entente dans l’application MRT.

La durée d’une entente peut être d’un an maximum à compter de la date de signature, et une nouvelle entente doit être soumise :

  • Avant l’expiration
  • Notamment pour les raisons suivantes :
    • Changement de poste ou de gestionnaire
    • Changement de lieu du télétravail
    • Changement du nombre de jours de télétravail
    • Toute autre circonstance

Si un employé n’a pas d’entente de travail valide, les rapports de conformité destinés à la haute direction seront faussés, et des notifications seront envoyées à l’employé et à son gestionnaire.

Remarque : si un employé est en congé de longue durée, le gestionnaire peut annuler son entente de travail ou la laisser expirer.

Modification des ententes de travail

Il incombe au gestionnaire/superviseur d’approuver toute modification de l’entente de travail d’un employé. Pour des raisons opérationnelles, un gestionnaire peut avoir besoin de modifier l’horaire ou, à l’inverse, un employé peut demander un changement afin de s’adapter à son horaire personnel. Dans les deux cas, une conversation entre le gestionnaire et l’employé est nécessaire, et les procédures appropriées doivent être suivies si une modification, une exception ou des mesures d’adaptation sont nécessaires.

Par exemple, les superviseurs peuvent, moyennant un préavis raisonnable, approuver les modifications de l’horaire de travail d’un employé lorsque celui-ci n’est pas tenu de « rattraper » sa journée de travail, comme dans les cas suivants :

  • Si la direction demande à l’employé de travailler à domicile en raison de problèmes ou de limitations techniques et physiques.
  • Si la direction demande à l’employé de travailler à partir d’un autre lieu de travail
  • L’employé est tenu de suivre une formation hors du lieu de travail.
  • L’employé est tenu de se déplacer dans le cadre de ses fonctions pendant sa journée de travail sur place ou dans le cadre de réunions hors du lieu de travail.

En outre, un gestionnaire peut approuver la demande d’un employé concernant un changement temporaire et à court terme des modalités de travail. Ces modifications ne nécessitent pas de changement formel à son entente de travail. Par exemple, un changement temporaire et à court terme du lieu de travail ou des jours prévus sur place. Ces ententes informelles sont laissées à la discrétion du gestionnaire et doivent permettre de respecter le modèle de travail hybride commun, ainsi que les politiques et procédures applicables, en particulier celles relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité. Ces ententes ont pour but d’offrir une certaine souplesse à la direction et aux employés, mais elles ne doivent pas remplacer ou annuler les exceptions au télétravail ni les procédures relatives à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Régimes de travail pour les employés souhaitant bénéficier d’une exception au modèle de travail hybride commun

Les employés souhaitant bénéficier d’une exception au modèle de travail hybride commun (voir ci-dessous) en vertu des catégories 1 à 3 et 4a à 4c ainsi que 4g sont autorisés à mettre en place une entente de travail temporaire en collaboration avec leur gestionnaire, jusqu’à ce qu’une décision leur soit communiquée.

Une entente de travail doit être mise en place et alignée sur ce régime temporaire. Les employés souhaitant bénéficier d’une exception au titre des catégories 4d, 4e et 4 « autres » doivent avoir conclu une entente de travail conforme aux exigences de la politique en matière de présence sur place, et sont tenus de se conformer à la politique jusqu’à ce qu’une décision ait été prise par leur N1 et leur ait été communiquée par leur gestionnaire. Une fois qu’une décision définitive a été prise et leur a été communiquée, les employés doivent mettre à jour leurs ententes si nécessaire.

Les employés qui demandent des mesures d’adaptation en vertu de l’obligation de prendre des mesures d’adaptation peuvent, avec l’accord de leur gestionnaire, adopter une entente de travail modifiée qu’ils doivent soumettre à l’approbation de leur gestionnaire jusqu’à ce que ce dernier rende une décision définitive en se basant sur les conseils du Bureau de gestion de l’invalidité ou des Relations de travail. Une fois qu’une décision définitive a été rendue et leur a été communiquée, les employés doivent mettre à jour leurs ententes si nécessaire. Les gestionnaires doivent également approuver et remplir l’entente.

Équipement ergonomique

Les risques liés à l’ergonomie constituent des conditions de travail susceptibles d’entraîner un risque de blessure pour un employé. Les blessures liées à l’ergonomie peuvent être réduites au minimum en s’assurant que l’équipement des employés est correctement installé au moyen de l’aide-mémoire relatif à l’ergonomie (seulement accessible sur le RED). Il convient de consulter l’officier de la sécurité générale de l’unité (OSGU) pour demander l’aide d’un conseiller en ergonomie ou une évaluation ergonomique (seulement accessible sur le RED).

Obligations ou options de la direction pour ce qui est d’équiper les employés afin qu’ils puissent travailler ailleurs qu’à leur lieu de travail principal

  • L’employeur doit s’assurer que le lieu de travail respecte les exigences du Code canadien du travail, partie II, et de ses règlements, la Directive sur la santé et la sécurité au travail du Conseil national mixte, ainsi que les directives, politiques, normes et protocoles internes du MDN/des FAC.
  • La direction doit fournir aux employés visés par l’obligation de prendre des mesures d’adaptation l’équipement nécessaire pour leur permettre de travailler à partir de leur lieu de travail principal et de leur lieu de travail secondaire. S’il y a lieu, l’employé et son gestionnaire doivent consulter le Bureau de gestion de l’invalidité (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
  • Si, en raison d’une directive de la direction, un employé est tenu de travailler à partir d’un lieu de travail différent (p. ex. en raison d’une inondation, d’un incendie ou de problèmes liés à l’attribution de bureaux dans le lieu de travail principal), il incombe à la direction de fournir à l’employé l’équipement nécessaire pour qu’il puisse assumer ses fonctions dans un lieu de travail secondaire.

Exceptions relatives au modèle de travail hybride commun

Il existe deux mécanismes pour permettre aux employés d’être exemptés des exigences en matière de présence sur le lieu de travail énoncées dans l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail :

  • Demande de mesures d’adaptation en milieu de travail (obligation de prendre des mesures d’adaptation)
  • Demande d’exception

Avant de soumettre une demande, les employés doivent communiquer avec leur gestionnaire. Une seule demande d’exception peut être soumise à la fois.

La possibilité d’offrir des mesures d’adaptation en milieu de travail doit être examinée avant tout recours à des exceptions. Si une demande de mesures d’adaptation a été présentée et est en cours de traitement, les membres du personnel ne peuvent pas également soumettre une demande d’exception.

Mesures d’adaptation en milieu de travail

Le processus des mesures d’adaptation est distinct du processus concernant les exceptions, car les gestionnaires ont l’obligation de prendre des mesures d’adaptation conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Lorsqu’un employé soumet une demande d’exception relative à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail afin d’effectuer du télétravail, et que le télétravail est demandé en tant que mesure d’adaptation pour des raisons médicales ou pour tout autre motif de distinction illicite au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne, la demande doit être évaluée dans le cadre du processus des mesures d’adaptation. Pour connaître le processus à suivre pour soumettre une demande de mesures d’adaptation, y compris les personnes à consulter, accédez à la page Web des exceptions relatives au modèle de travail hybride commun (seulement accessible sur le RED).

Les employés doivent discuter de façon proactive avec leur gestionnaire des obstacles qu’ils peuvent rencontrer sur le lieu de travail, y compris les obstacles liés à l’accessibilité, au harcèlement et à la discrimination. Ils doivent également définir des solutions qui leur permettront de surmonter ces obstacles au sein du milieu de travail hybride. Le Passeport pour l’accessibilité peut être utilisé pour décrire les obstacles présents sur le lieu de travail ainsi que les mesures d’adaptation proposées pour y remédier.

Avant qu’une demande d’exception au modèle de travail hybride commun ne soit soumise, les gestionnaires doivent commencer par déterminer si une ou des mesures d’adaptation pour des raisons médicales ou non médicales seraient plus adéquates, compte tenu de la situation de l’employé.

Les gestionnaires doivent aussi veiller à ce que les circonstances individuelles soient examinées au cas par cas dans le cadre de toute exception à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail, y compris les obligations en matière de droits de la personne, comme l’obligation de prendre des mesures d’adaptation; ils doivent également s’assurer que l’employé a une explication raisonnable pour justifier ses absences du lieu de travail désigné, par exemple une maladie ou des obligations familiales.

Exceptions relatives au modèle de travail hybride commun

Les exceptions sont décrites dans le modèle de travail hybride commun et doivent être approuvées par le SMA ou le sous-ministre (SM). Les exceptions ne sont pas des mesures d’adaptation liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.

Les exceptions au modèle de travail hybride sont les suivantes :

  1. L’employé avait une entente de travail à distance à temps plein au moment de son embauche avant le 16 mars 2020.
  2. Un employé autochtone qui travaille depuis sa collectivité, car cet emplacement est essentiel à son identité.
  3. Les employés qui travaillent à plus de 125 km de leur lieu de travail désigné.
  4. Les exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme. Ces exceptions comportent plusieurs sous-catégories. Les voici :
    1. Formation virtuelle en langue seconde.
    2. Le lieu de travail désigné ne dispose pas de suffisamment d’espace pour accueillir l’employé (exception temporaire faisant l’objet d’un examen régulier).
    3. Circonstances malheureuses et situations urgentes – Exception temporaire de 60 jours civils maximum. Les renouvellements ou les prolongations de plus de 60 jours doivent être approuvés par le SMA, être examinés par le Comité de la conformité et de la cohérence (CCC) et doivent être soumis en vertu de la catégorie 4f « toutes les autres demandes ».
    4. Employés embauchés pour travailler à distance entre le 16 mars 2020 et le 16 décembre 2022.
    5. Conjointes et conjoints de militaires lorsque ces membres des Forces armées canadiennes (FAC) sont affectés à un endroit au Canada qui ne correspond pas à leur lieu de travail désigné, ou toute autre circonstance unique et temporaire.
    6. Exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme. Les cas sont examinés par le Comité de la conformité et de la cohérence avant que le N1 ne prenne une décision sans appel.
    7. Employés embauchés à titre de main-d’œuvre temporaire à court terme, y compris les employés occasionnels, les étudiants, les travailleurs à temps partiel ou les employés à temps partiel nommés pour une période déterminée. Cela s’applique aux employés ayant des compétences uniques, pour lesquels la flexibilité est essentielle afin de les attirer et les retenir. Cela exclut les employés à temps partiel nommés pour une période indéterminée. Ces exceptions doivent être approuvées au cas par cas. Cette catégorie ne convient pas aux nouveaux employés ni aux personnes ayant besoin de conseils personnalisés.

Exceptions du sous-ministre (SM)

  • Un modèle de fonctionnement déjà établi qui n’a pas été influencé par le travail à distance par défaut dans le cadre de la gestion de la COVID-19.
  • Ces exceptions ne visent pas les services internes et habilitants.
  • Dans des circonstances atténuantes, les N1 peuvent préparer un dossier justificatif pour proposer une exception de groupe qui serait présentée au SM aux fins d’approbation. Une fois l’exception approuvée, le N1 serait informé de la décision.

Des informations sur la procédure à suivre afin de demander une exception sont disponibles sur le site Web des exceptions au modèle de travail hybride commun (seulement accessible sur le RED). Il convient de noter que les exceptions doivent être réexaminées au moins une fois par an. Au cours de la procédure de renouvellement d’une exception, les employés doivent discuter avec leur gestionnaire des mesures qui pourraient être nécessaires.

Il faut envoyer le formulaire de demande d’exception signé par courriel au CCC (Exceptionalcases-RTW-Casexceptionnels-PLT@forces.gc.ca) à des fins de suivi et d’établissement de rapports, que l’exception ait été approuvée ou refusée.

Grille relative aux exceptions
Catégories d’exceptions établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) Exceptions approuvées par le Comité de la conformité et de la cohérence (CCC) du ministère de la Défense nationale (MDN) [employés actuels et futurs] Approbation Ce qu’il faut faire en attendant la décision
Catégorie 1 : Employés qui ont été embauchés pour travailler à distance avant le 16 mars 2020   N1/SMA
  • Les employés sont autorisés à établir avec leur gestionnaire une entente de travail temporaire qui ne respecte pas le nombre minimum de jours requis sur le lieu de travail jusqu’à ce qu’une décision leur soit communiquée
 
  • Une entente de travail conforme à cette entente temporaire doit être en place
Catégorie 2 : Employés autochtones qui travaillent depuis leur collectivité, car cet emplacement est essentiel à leur identité
Catégorie 3 : Employés qui travaillent à plus de 125 km de leur lieu de travail désigné
Catégorie 4 : Exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme
  1. Formation virtuelle en langue seconde
  2. Le lieu de travail désigné ne dispose pas de suffisamment d’espace pour accueillir l’employé (exception temporaire faisant l’objet d’un examen régulier)
  1. Circonstances malheureuses et situations urgentes – Exception temporaire de 60 jours civils maximum
 Gestionnaires de N4
 
  1. Employés embauchés pour travailler à distance entre le 16 mars 2020 et le 16 décembre 2022
 N1/SMA Les employés doivent disposer d’une entente de travail conforme aux exigences de la politique en matière de présence sur place et sont tenus de respecter la politique jusqu’à ce qu’une décision leur soit communiquée
 
  1. Conjointes et conjoints de membres des Forces armées canadiennes (FAC) lorsque ces derniers sont affectés à un endroit au Canada qui ne correspond pas à leur lieu de travail désigné, ou toute autre circonstance unique et temporaire
 
  1. Toutes les autres demandes. Exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme
   		    
 
  1. Exceptions pour les étudiants, les employés occasionnels et les employés à temps partiel. Ces exceptions doivent être approuvées au cas par cas.
  		 Gestionnaires de N4 Les employés sont autorisés à établir avec leur gestionnaire une entente de travail temporaire qui ne respecte pas le nombre minimum de jours requis sur le lieu de travail jusqu’à ce qu’une décision leur soit communiquée Une entente de travail conforme à cette entente temporaire doit être en place

Exception relative aux technologies de l’information

Le modèle de travail hybride commun et la directive connexe s’appliquent également au personnel des technologies de l’information (TI) exempté. Le personnel occupant des postes IT01 à IT04 sans fonction de supervision et effectuant des travaux dans l’un des domaines suivants était admissible à une exception :

  1. Solutions logicielles informatiques : configuration et développement d’applications utilisant les processus modernes de développement et exploitation ou de développement, sécurité et exploitation, assurance et contrôle de la qualité, gestion des versions, administration des bases de données, tests d’accessibilité, et conception, systèmes existants et applications opérationnelles essentielles
  2. Sécurité informatique : architecture de cybersécurité et de sécurité, où les rôles peuvent être assumés à distance, selon les exigences du MDN et de la sécurité
  3. Solutions informatiques en nuage : architecture en nuage, soutien infonuagique et spécialistes de l’infonuagique

Les exceptions relatives aux TI ont été annulées. Le retour au lieu de travail à l’échelle ministérielle a commencé le 6 janvier 2025, à raison de deux jours par semaine. Le retour pour un troisième jour débutera d’ici le 9 septembre 2025. Les gestionnaires/superviseurs sont tenus de continuer de collaborer avec le personnel des TI concerné afin de respecter l’approche de mise en œuvre progressive (lorsque les exigences opérationnelles le permettent). Les employés doivent mettre à jour les ententes de travail en conséquence. Cette approche permettra au MDN de rester un employeur de choix pour les talents numériques tout en s’alignant sur le reste de la fonction publique.

Télétravail international

Le télétravail international résulte d’une demande volontaire faite par l’employé de travailler à l’extérieur du Canada, ailleurs qu’au lieu de travail désigné de l’employé. Le télétravail à l’étranger comporte des risques sur les plans de la sécurité, des TI et des ressources humaines. La Directive sur le télétravail international prévoit des paramètres dans le cadre desquels le télétravail international peut être envisagé dans des circonstances exceptionnelles.

Les demandes de télétravail international ne sont accordées que dans des circonstances très limitées et prescrites, lorsque la demande :

  • est conforme à la politique de défense du Canada visant à soutenir les membres des familles des militaires lorsque l’époux ou le conjoint de fait du militaire, qui est membre de la fonction publique du MDN, accompagne le membre des FAC dans le cadre d’un déploiement HORSCAN, y compris les affectations à l’ONU, à l’OTAN ou dans l’UE;
  • appuie des affectations HORSCAN lorsque l’époux ou le conjoint de fait membre de la fonction publique du MDN accompagne un employé de la fonction publique du MDN nommé pour travailler dans le cadre d’un déploiement HORSCAN du MDN, y compris à l’ONU, à l’OTAN ou dans l’UE;
  • appuie une situation dans laquelle un employé de la fonction publique du MDN accompagne son époux ou son conjoint de fait qui est fonctionnaire fédéral et, dans le cadre de son poste officiel au gouvernement du Canada, est affecté à l’étranger à des fins professionnelles. Par exemple, Affaires mondiales Canada, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, GRC.

Outre les circonstances prescrites, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Le demandeur doit être un « employé nommé pour une période indéterminée » ayant terminé sa période probatoire, conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique (LEFP) et à la Directive du SCT sur les conditions d’emploi.
  • Une exception à cette exigence peut être accordée dans le cas d’un employé nommé pour une période déterminée ou de l’époux d’un militaire qui est membre de la fonction publique, pour lesquels l’achèvement de la période probatoire peut ne pas être exigé.

Un employé qui demande une autorisation de télétravail international doit satisfaire aux exigences des fonctions du poste auquel il sera affecté, et ses fonctions doivent être propices au travail dans un environnement à distance. Les ententes de télétravail international approuvées doivent être d’une durée définie et être examinées au moins une fois l’an.

Les employés doivent examiner la Directive sur le télétravail international et discuter avec leur gestionnaire pour savoir s’ils répondent aux critères d’admissibilité. 

Autorité approbatrice

Les demandes de télétravail international ne peuvent être prises en considération que dans des circonstances très limitées et prescrites et nécessitent les approbations suivantes :

  • Approbation du N1 au moyen du Formulaire de demande de télétravail international
  • Dir Sécur GI : OSSI RED
  • Directeur général – Sécurité de la défense (DGSD) : Programme de la sécurité relative aux voyages et aux contacts

Le SMA(RH-Civ) est l’autorité d’approbation finale.

Pour toute question relative aux demandes de télétravail international, veuillez envoyer un courriel à l’adresse Exceptionalcases-RTW-Casexceptionnels-PLT@forces.gc.ca.

Optimisation du travail hybride

L’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail du SCT contient des principes généraux, des étapes à suivre et des considérations clés pour les organisations, les gestionnaires et les employés lors de la mise en œuvre d’une approche hybride du travail. Il n’existe pas d’approche unique.

Les organisations sont encouragées à expérimenter et à faire des essais afin d’optimiser le télétravail et le travail sur place de manière à favoriser une main-d’œuvre diversifiée, inclusive et productive qui continuera à produire des résultats pour les Canadiens.

Les pratiques exemplaires suivantes sont recommandées aux gestionnaires qui cherchent à optimiser le travail hybride et à distance (seulement accessible sur le RED) au sein de leurs équipes :

  • Définir et communiquer les attentes – Définir clairement les rôles et les responsabilités, les objectifs du projet et les délais. Cela aide les membres de l’équipe à comprendre leurs objectifs individuels et collectifs, ce qui améliore la collaboration virtuelle et la productivité. Lignes directrices sur la création d’une charte d’équipe, Le travail en mode hybride : se préparer à travailler dans un bureau du gouvernement du Canada.
  • Communication claire et ouverte – Établir des canaux de communication réguliers et transparents afin de garantir la cohérence et l’objectif commun. Il peut s’agir de réunions d’équipe, d’entretiens individuels ou d’outils de collaboration virtuelle. Petit guide pour apprendre à me connaître.
  • Favoriser l’esprit de communauté – Encourager les membres de l’équipe à apprendre à se connaître par le biais d’activités de renforcement de l’esprit d’équipe, virtuelles ou en personne, de discussions informelles et de la reconnaissance des réalisations personnelles et professionnelles. La résilience au travail – Bâtir une équipe forte et saine.
  • Fournir les outils et les ressources nécessaires – Doter son équipe des outils et des ressources nécessaires afin de travailler efficacement dans un environnement virtuel, tels que des logiciels de gestion de projet, des outils de vidéoconférence et des plateformes de collaboration. Série Élan : Trousse d’outils pour les équipes.
  • Encourager la flexibilité et l’adaptabilité – Reconnaître que le travail hybride peut présenter des défis uniques, tels que l’équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, les différents fuseaux horaires et les problèmes d’ergonomie. Pratiques exemplaires pour les gestionnaires.
  • Promouvoir une culture de la confiance et de la responsabilité – Favoriser un environnement de travail où les membres de l’équipe se sentent en confiance pour faire leur travail et sont tenus de rendre compte de leurs responsabilités. Cela peut contribuer à accroître l’autonomie des membres de l’équipe et leur satisfaction au travail. Courtoisie et respect au travail : Quoi faire et ne pas faire en télétravail.
  • Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement – Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement virtuels afin d’aider les membres de l’équipe à se développer professionnellement et à se tenir au courant des tendances et des meilleures pratiques de l’industrie. Série Le milieu de travail hybride de l’EFPC, Trousse d’outils pour les équipes virtuelles et hybrides.
  • Rétroaction et contrôles réguliers – Planifier des contrôles réguliers et fournir une rétroaction constructive afin d’aider les membres de l’équipe à améliorer leur rendement et à résoudre les problèmes ou les préoccupations. Outils de santé mentale pour les gestionnaires.

Directives à l’intention des superviseurs au sein d’un environnement de travail partagé du MDN/des FAC

En réponse à la Directive du CEMD qui exige la présence au bureau du personnel des Forces armées canadiennes (FAC), les sous-ministres adjoints mettent en place des lignes directrices communes afin d’aider les gestionnaires à mettre en œuvre cette politique de manière efficace, compte tenu du fait que nous avons des équipes mixtes, composées de fonctionnaires et de membres des FAC.

  1. Régime de travail par défaut
    • Par défaut, les membres des FAC sont tenus de travailler cinq jours par semaine dans un espace de travail du MDN/des FAC. Cette approche nous permet de maintenir des niveaux élevés de productivité, de créativité et d’efficacité collective.
  2. Travail hybride axé sur l’équipe
    • Les membres du personnel des FAC qui font partie d’une équipe travaillant selon un horaire hybride peuvent adopter les mêmes modalités de travail hybride que leurs collègues fonctionnaires.

Les demandes de membres des FAC souhaitant travailler selon un horaire hybride seront traitées au niveau du commandant ou du directeur, mais cette responsabilité peut être déléguée aux chefs de section. Les procédures établies continueront d’être suivies pour les demandes d’exception à l’horaire hybride pour les fonctionnaires. Les dirigeants sont encouragés à évaluer les besoins individuels et les exigences opérationnelles, en permettant le travail à distance ou hybride, si nécessaire, sans compromettre les objectifs de la mission.

Veuillez vous assurer que ces attentes sont communiquées clairement à vos équipes et que les plans nécessaires sont élaborés et mis en œuvre rapidement. Votre coopération et votre leadership sont essentiels au maintien de notre état de préparation opérationnelle et à la réalisation de nos objectifs stratégiques.

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2025-10-08