Personnes – Lignes directrices du MDN concernant le modèle de travail hybride

Table des matières

Introduction

Le sous-ministre adjoint (Ressources humaines – Civils) [SMA(RH-Civ)] dirige le volet « personnel » de la mise en œuvre du modèle de travail hybride commun et de la directive sur le retour au bureau. Ce qui suit fournit des orientations et des conseils sur les aspects essentiels du travail hybride (seulement accessible sur le RED), y compris la conformité, le contrôle, l'obligation d'adaptation, les exceptions et l'optimisation du travail hybride. L'application de ces lignes directrices contribuera à un lieu de travail accessible, inclusif, significatif et productif dans l'ensemble de l'Équipe de la Défense.

Responsabilités en matière de travail hybride

Les gestionnaires/superviseurs sont responsables de ce qui suit :

  • S'assurer que tous les employés disposent d'une entente de travail valable
  • Assurer le suivi et le contrôle de la conformité des ententes ententes de travail et de l'assiduité de leurs employés avec l'Orientation sur la présence prescrite sur le lieu de travail
  • Prendre les mesures administratives et, le cas échéant, les mesures disciplinaires appropriées afin de garantir que leurs employés respectent les termes des ententes, en consultation avec les Relations de travail (seulement accessible sur le RED)
  • Remplir leur obligation de prendre des mesures d'adaptation
  • Promouvoir une conformité significative, notamment en optimisant le travail hybride au sein de leur organisation afin de favoriser la collaboration, la cohésion et un sentiment d'inclusion pour tous les employés

Les employés sont responsables de ce qui suit :

  • S'assurer qu'ils disposent d'une entente de travail valable
  • Respecter les termes de leur entente de travail
  • Se conformer au modèle de travail hybride commun et aux termes de l'Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail
  • Discuter de manière proactive avec leur gestionnaire des obstacles qu'ils peuvent rencontrer sur le lieu de travail
  • Contribuer à une mise en conformité significative, notamment en participant activement à l'optimisation du travail hybride au sein de leur organisation afin de favoriser la collaboration, la cohésion et un sentiment d'inclusion

Exigences en matière de conformité

La présence sur place est déterminée en fonction des besoins opérationnels, et certains postes peuvent exiger qu’un employé travaille à partir de son lieu de travail désigné plus souvent que le minimum requis. L’employeur a le droit exclusif de désigner le lieu de travail et d’exiger des employés qu’ils se présentent à leur lieu de travail désigné. Par conséquent, le travail hybride n’est pas un droit, et ce ne sont pas tous les employés qui sont des travailleurs hybrides par défaut.

Les employés à temps plein de la fonction publique du MDN doivent avoir une entente valide. À compter du 9 septembre 2024, les employés à temps plein de la fonction publique au sein du MDN qui ont une entente de travail hybride devront travailler sur place au moins trois jours par semaine (les cadres devront être présents sur le lieu de travail quatre jours par semaine) et mettre à jour leur entente de travail afin d’en tenir compte. 

Si un gestionnaire ou un superviseur a des inquiétudes concernant l'assiduité ou remarque un schéma d'absences, il doit en parler rapidement à l'employé. Si l'employé ne respecte pas les exigences de la directive, il peut faire l'objet d'une mesure disciplinaire. Dans de tels cas, les gestionnaires sont encouragés à consulter la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil et à demander conseil à leur conseiller en relations de travail (seulement accessible sur le RED).

Horaires comprimés

Les membres du personnel qui travaillent selon un horaire comprimé (accessible uniquement sur le réseau du MDN) doivent également avoir une entente de travail valide. Le personnel est tenu de respecter l’obligation de travailler sur place trois jours par semaine.

Horaires à temps partiel

Les membres du personnel qui travaillent à temps partiel ou selon un horaire variable doivent également avoir une entente de travail valide. Les personnes qui ont une entente de travail hybride doivent travailler à partir de leur lieu de travail désigné pour un minimum de 40 % de leur horaire normal sur une base hebdomadaire ou mensuelle jusqu’au 8 septembre 2024, puis travailler sur place au moins 60 % de leur horaire normal sur une base hebdomadaire après le 9 septembre 2024. Les membres du personnel qui ne travaillent pas tous les mois ou qui travaillent « au besoin » devraient demander une exception relevant de la catégorie 4, « Autre », seulement si les autres catégories et sous-catégories (1 – 3 et 4 a – e) ne conviennent pas à leur situation.

Surveillance et rapports

Conformément à la Loi sur la protection des renseignements personnels du gouvernement du Canada, à l'Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail, aux Lignes directrices sur l'optimisation d'un effectif hybride, ainsi qu'à la Directive sur le télétravail, le MDN est chargé de contrôler (seulement accessible sur le RED) le lieu de travail de tous les employés. Le contrôle permet au MDN de s'assurer du respect de ces directives.

La surveillance peut être effectuée à l’aide de différentes méthodes de collecte de données, y compris l’accès au réseau et au lieu de travail. Il peut également être demandé aux gestionnaires de présenter des comptes rendus sur le respect de l’orientation par les membres de leur équipe. Pour déterminer si les employés se présentent à leur lieu de travail désigné le nombre de jours requis, les gestionnaires doivent s’appuyer sur des observations ou des renseignements recueillis directement auprès des personnes visées. Les rapports sur la conformité ne tiennent pas compte des employés qui font l’objet de mesures d’adaptation approuvées ou qui sont en attente d’une décision à ce sujet, ainsi que des employés qui font l’objet d’une exception approuvée dans le cadre des catégories 1 à 3 et 4 a à 4c ou qui sont en attente d’une décision à ce sujet.

Pour rappel, les réseaux du MDN font l'objet d'une surveillance, y compris pour les utilisateurs connectés à distance. Ces informations sont collectées et examinées afin d'assurer une utilisation acceptable, le respect des politiques et la protection contre les cybermenaces.

Congés

Le temps passé en congé indiqué dans le Système de gestion des ressources humaines (SGRH/PeopleSoft) réduit le nombre de jours ouvrables de chaque mois.  Il n'est pas inclus dans l'exigence de présence sur place. Par conséquent, les employés ne sont pas censés « rattraper » les jours de congé qui apparaissent dans le SGRH.

Les congés comprennent :

Jours fériés désignés

Le personnel est tenu de rattraper les jours de travail sur place prévus qui ont été manqués en raison de jours fériés. Les membres du personnel doivent choisir d’autres jours de travail sur place dès que possible (c. à d. au cours de la même semaine ou de la semaine précédente/suivante) afin de respecter le nombre requis de jours de travail sur place.

Travailler malade

Si un employé ne se sent pas suffisamment bien pour travailler, il doit prendre un congé de maladie. S'il ne se sent pas suffisamment bien pour travailler sur place, il doit discuter avec son gestionnaire afin de savoir si l'option du travail à domicile est raisonnable.

Absences répétées pendant les jours de travail sur place

Les préoccupations concernant l'assiduité et le respect du modèle de travail hybride commun doivent être soulevées par le gestionnaire/superviseur si un schéma d'absences est observé, c'est-à-dire si l'employé demande régulièrement des congés les jours où il se trouve sur place. Les gestionnaires sont encouragés à consulter les Relations de travail  (seulement accessible sur le RED) afin d'obtenir des conseils.

Programmation des journées sur place

Il est fortement recommandé aux gestionnaires et à leurs employés de coopérer afin d'établir un calendrier de travail sur place qui maximise les contacts personnels et favorise la cohésion et la collaboration.

Les journées de travail sur place peuvent être programmées de plusieurs manières :

  • Jours fixes : Le travail sur place est prescrit selon un horaire fixe (les jours restent les mêmes chaque semaine).
  • Jours flexibles : Le travail sur place est prescrit selon un horaire flexible. Les jours peuvent varier d'une semaine à l'autre en fonction des besoins opérationnels.
  • Semaine combinée fixe/flexible : La combinaison du travail fixe et du travail flexible constitue le minimum requis sur place.
  • Base opérationnelle : En fonction des besoins opérationnels (jusqu'à 5 jours par semaine). Le travail sur place est prescrit en fonction des exigences opérationnelles de chaque poste, de la nature du travail et de l'équipement nécessaire.

Afin de déterminer les jours où un employé travaille sur place, il convient de tenir compte des éléments suivants :

  • Les réalités opérationnelles telles que :
    • Travail d'équipe/possibilités de collaboration
    • Besoins en matière d'adaptation
    • Disponibilité de l'espace de bureau (bâtiment et bureaux à cloisons)
    • Restrictions en matière de sécurité, telles que :
      • Les heures de travail doivent être conformes aux Conventions collectives et se dérouler pendant les heures d'ouverture des bureaux.
      • D'autres problèmes de sécurité tels que le fait d'être seul dans le bâtiment (si vous êtes seul, envisagez de programmer un autre jour). À considérer conjointement avec :
  • Les préférences des employés.

Conformité et site de co-travail du MDN

Bien qu'il ne s'agisse pas de remplacer le lieu de travail désigné (sur place) d'un employé, l'utilisation autorisée de lieux tels que le site de co-travail du MDN (seulement accessible sur le RED) au QGDN (Pearkes) peut contribuer à l'exigence minimale de travail sur place d'un employé. Le site de co-travail du MDN est destiné à être utilisé de façon ponctuelle, selon les besoins, afin de faciliter le travail sur place, et ne peut donc pas être utilisé comme lieu de travail dans le cadre d'une entente de travail.

Ententes de travail et mesRégimesDeTravail (MRT)

Alors que nous évoluons dans un environnement de travail hybride, les gestionnaires sont tenus de connaître le lieu de travail de leurs employés chaque jour. En plus d'assurer un environnement de travail productif et une gestion efficace de leurs employés, cela permet également aux gestionnaires de s'acquitter de leur responsabilité en matière de santé et sécurité des employés de la fonction publique de l'Équipe de la Défense. De même, les gestionnaires doivent s'efforcer de favoriser la cohésion, le sentiment d'inclusion et le bien-être de leurs équipes, ce qui nécessite une connaissance fiable de la posture de travail quotidienne des individus.

Pour ce faire, tous les employés de la fonction publique du MDN doivent avoir une entente de travail (seulement accessible sur le RED) valable. Cela comprend les employés suivants :

  • Employés à temps plein sur place, employés hybrides et employés à distance à temps plein
  • Employés à durée indéterminée, étudiants, travailleurs à durée déterminée et travailleurs occasionnels
  • Travailleurs à temps partiel et à temps plein
  • Employés détachés auprès du MDN (utiliser un autre formulaire [seulement accessible sur le RED])  

Les gestionnaires doivent d'abord discuter des termes des ententes avec les employés et, une fois ceux-ci acceptés, les approuver dans l'application MRT. Lorsque des groupes d'employés travaillent à temps plein sur place et n'ont pas accès à MRT, les gestionnaires doivent soumettre une demande d'ententes de travail groupées (seulement accessible sur le RED) dans les plus brefs délais.

Les personnes qui n'ont pas accès à l'application MRT doivent remplir le Formulaire d'arrangement de travail (seulement accessible sur le RED) jusqu'à ce que les problèmes d'accès soient résolus. Une fois l'accès au portail d'application du Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) du Canada accordé, les employés devront à nouveau saisir leur entente dans l'application MRT.

La durée d'une entente peut être fixée à un an maximum à compter de la date de signature et une nouvelle entente doit être soumise :

  • Avant l'expiration
  • Si un changement se produit, notamment :
    • Changement de poste ou de gestionnaire
    • Lieu de télétravail
    • Nombre de jours de télétravail
    • Toute autre circonstance

Si un employé n'a pas d'entente de travail valide, cela altérera les rapports de conformité adressés à la haute direction et des notifications seront envoyées à l'employé et à son gestionnaire.

Remarque : si un salarié est en congé de longue durée, le gestionnaire peut annuler son entente de travail ou la laisser expirer.

Modifier les ententes de travail

Il incombe au gestionnaire/superviseur d'approuver toute modification de l'entente de travail de l'employé. Pour des raisons opérationnelles, un gestionnaire peut avoir besoin de modifier l'horaire ou, à l'inverse, un employé peut avoir besoin d'un changement afin de s'adapter à son horaire personnel. Dans les deux cas, une conversation entre le gestionnaire et l'employé est nécessaire, et les procédures appropriées doivent être suivies si une modification, une exception ou des mesures d'adaptation sont nécessaires.

Par exemple, les superviseurs peuvent, moyennant un préavis raisonnable, approuver des modifications de l'horaire de travail d'un salarié lorsque celui-ci n'est pas tenu de « rattraper » sa journée de travail, comme dans les cas suivants :

  • Si la direction demande à l'employé de travailler à domicile en raison de problèmes ou de limitations techniques et physiques
  • Si la direction demande à l'employé de travailler à partir d'un autre lieu de travail
  • L'employé est tenu de suivre une formation hors du lieu de travail
  • L'employé est tenu de se déplacer dans le cadre de ses fonctions pendant sa journée de travail sur place ou dans le cadre de réunions hors du lieu de travail

En outre, un gestionnaire peut approuver la demande d'un employé concernant un changement temporaire et à court terme de l'organisation du travail. Ces modifications ne nécessitent pas de changement formel de leur entente de travail. Par exemple, un changement temporaire et à court terme du lieu de travail ou des jours prévus sur place. Ces arrangements informels sont laissés à la discrétion du gestionnaire et doivent garantir la conformité avec le modèle de travail hybride commun, ainsi qu'avec les politiques et procédures applicables, en particulier celles relatives à la protection de la vie privée et à la sécurité. Ils ont pour but d'offrir une certaine souplesse à la direction et aux employés, mais ils ne doivent pas remplacer ou annuler les exceptions au télétravail ni les procédures relatives à l'obligation d'adaptation.

Régimes de travail pour les salariés souhaitant bénéficier d'une exception au modèle de travail hybride commun

Les employés souhaitant bénéficier d'une exception au modèle de travail hybride commun (voir ci-dessous) dans les catégories 1 à 3 et 4a à 4c sont autorisés à mettre en place une entente de travail temporaire en collaboration avec leur gestionnaire, jusqu'à ce qu'une décision leur soit communiquée. Une entente de travail doit être mise en place et alignée sur ce régime temporaire. Les employés souhaitant bénéficier d'une dérogation au titre des catégories 4d, 4e et 4 « autres » doivent avoir conclu une entente de travail conforme aux exigences de la politique en matière de présence sur place, et sont tenus de se conformer à la politique jusqu'à ce qu'une décision ait été prise par leur N1 et leur ait été communiquée par leur gestionnaire. Une fois qu'une décision finale a été prise et leur a été communiquée, les employés doivent mettre à jour leurs ententes si nécessaire.

Les employés qui demandent des mesures d'adaptation en vertu de l'obligation d'adaptation (voir ci-dessous) peuvent, avec l'accord de leur gestionnaire, adopter une entente de travail modifiée et doivent soumettre une entente de travail à l'approbation de leur gestionnaire en attendant la décision finale de ce dernier, avec l'aide du Bureau de gestion de l'invalidité. Une fois qu'une décision finale a été prise et leur a été communiquée, les employés doivent mettre à jour leurs ententes si nécessaire.

Équipement ergonomique

Les risques liés à l'ergonomie constituent des conditions de travail susceptibles d'entraîner un risque de blessure pour un employé. Les blessures liées à l'ergonomie peuvent être minimisées en s'assurant que les employés sont correctement installés au moyen de l'aide-mémoire (seulement accessible sur le RED) de l'ergonomie. Il convient de consulter l'officier de la sécurité générale de l'unité (OSGU) afin de choisir un conseiller en ergonomie ou une évaluation ergonomique (seulement accessible sur le RED) en fonction des besoins.

Où l’équipement ergonomique est-il installé?  

Obligations ou options de la direction pour fournir de l’équipement aux employés afin qu’ils puissent travailler à un autre endroit que leur lieu de travail principal

  • La direction n'est pas tenue de fournir aux employés l'équipement nécessaire pour travailler à partir d'un autre endroit que leur lieu de travail principal, sauf dans certaines conditions.
  • La direction doit fournir aux employés visés par l'obligation de prendre des mesures d'adaptation l'équipement nécessaire pour leur permettre de travailler à partir de leur lieu de travail principal et de leur lieu de travail secondaire, y compris l'équipement ergonomique ou tout autre équipement spécialisé requis, si l'obligation de prendre des mesures d'adaptation l'exige. Le cas échéant, l'employé et son gestionnaire doivent consulter le Bureau de la gestion de l'invalidité (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale).
  • Si, en raison d'une directive de la direction, un employé est tenu de travailler à partir d'un lieu de travail secondaire (p. ex. en raison d'une inondation, d'un incendie ou de problèmes liés à l'attribution de bureaux dans le lieu de travail principal), il incombe à la direction de fournir à l'employé l'équipement nécessaire pour qu'il puisse assumer ses fonctions dans un lieu de travail secondaire.

Exemptions relatives au modèle de travail hybride commun 

Il existe deux mécanismes pour permettre aux employés d’être exemptés des exigences en matière de présence sur le lieu de travail énoncées dans l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail : 

  • Demande de mesures d’adaptation en milieu de travail (obligation de prendre des mesures d’adaptation) 
  • Demande d’exception 

Avant de soumettre une demande, les employés doivent communiquer avec leur gestionnaire. Une seule demande d’exemption peut être soumise à la fois.  

La possibilité d’offrir des mesures d’adaptation en milieu de travail doit être examinée avant tout recours à des exceptions. Si une demande de mesures d’adaptation a été présentée et est en cours de traitement, les membres du personnel ne peuvent pas également soumettre une demande d’exception. 

Mesures d’adaptation en milieu de travail 

Le processus d’adaptation est distinct du processus relatif aux exceptions, car les gestionnaires ont l’obligation de prendre des mesures d’adaptation conformément à la Loi canadienne sur les droits de la personne. Lorsqu’un employé soumet une demande d’exemption relative à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail afin d’effectuer du télétravail, et que le télétravail est demandé en tant que mesure d’adaptation pour des raisons médicales ou pour tout autre motif de distinction illicite au sens de la Loi canadienne sur les droits de la personne, la demande doit être évaluée dans le cadre du processus d’adaptation. Pour connaître le processus à suivre pour soumettre une demande de mesures d’adaptation, y compris les personnes à consulter, accédez à la page consacrée aux exemptions dans le cadre du modèle de travail hybride commun  (seulement accessible sur le - RED).

Les employés doivent discuter de façon proactive avec leur gestionnaire des obstacles qu’ils peuvent rencontrer sur le lieu de travail, y compris les obstacles liés à l’accessibilité, au harcèlement et à la discrimination. Ils doivent également définir des solutions qui leur permettront de surmonter ces obstacles au sein du milieu de travail hybride. Le Passeport pour l’accessibilité (seulement accessible sur le RED) peut être utilisé pour décrire les obstacles présents sur le lieu de travail ainsi que les mesures d’adaptation nécessaires pour y remédier.  

Avant qu’une demande d’exception au modèle de travail hybride commun ne soit soumise, les gestionnaires doivent commencer par déterminer si une ou des mesures d’adaptation pour des raisons médicales ou non médicales seraient plus adéquates, en fonction de la situation de l’employé. 

En outre, les gestionnaires doivent veiller à ce que les situations individuelles soient examinées au cas par cas dans le cadre de toute exemption relative à l’Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail, y compris les obligations en matière de droits de la personne, comme l’obligation de prendre des mesures d’adaptation; ils doivent également s’assurer que l’employé a une explication raisonnable pour justifier ses absences du lieu de travail désigné, par exemple une maladie ou des obligations familiales. 

Exceptions relatives au modèle de travail hybride commun

Les exceptions sont décrites dans le modèle de travail hybride commun et doivent être approuvées par le SMA ou le sousministre (SM). Les exceptions ne sont pas des mesures d’adaptation liées à l’obligation de prendre des mesures d’adaptation.  

Les exceptions au modèle de travail hybride sont les suivantes : 

  1. L’employé avait une entente de travail à distance à temps plein au moment de son embauche avant le 16 mars 2020. 
  2. Un employé autochtone qui travaille depuis sa collectivité, car l’emplacement est essentiel à son identité. 
  3. Les employés qui travaillent à 125 km ou plus de leur lieu de travail désigné. 
  4. Les exceptions pour une durée limitée ou plus longue seront déterminées au cas par cas et comportent plusieurs souscatégories. 

Exceptions du sous-ministre (SM)

  • Un modèle de fonctionnement avait été établi au préalable et n’a pas été influencé par le travail à distance par défaut dans le cadre de la gestion de la COVID-19. 
  • Ces exceptions ne visent pas les services internes et habilitants. 
  • Les conseillers de N1 peuvent préparer un dossier justificatif pour proposer les scénarios d’exception suivants à un groupe de postes au sein de leur organisation (et non en fonction de la demande individuelle d’un employé).

Des informations sur la procédure à suivre afin de demander une exception sont disponibles sur la page Demandes d’exception au modèle de travail hybride commun  (seulement accessible sur le RED). Il convient de noter que les exceptions doivent être réexaminées au moins une fois par an. Au cours de la procédure de renouvellement d’une exception, les employés doivent discuter avec leur gestionnaire des dispositions qui pourraient être nécessaires.  

Catégories d’exceptions établies par le Secrétariat du Conseil du Trésor (SCT) Exceptions approuvées par le Comité de la conformité et de la cohérence (CCC) au sein du ministère de la Défense nationale (MDN)
(employés actuels et futurs)
Approbation Ce qu’il faut faire en attendant la décision
Catégorie 1 : Employés qui ont été embauchés pour travailler à distance avant le 16 mars 2020   Conseiller de N1/SMA
  • Les employés sont autorisés à travailler avec leur gestionnaire pour établir une entente de travail temporaire qui ne respecte pas le nombre minimum de jours requis sur le lieu de travail jusqu’à ce qu’une décision leur soit communiquée
  • Une entente de travail conforme à cette entente temporaire doit être en place
Catégorie 2 : Employés autochtones qui travaillent depuis leur collectivité, car leur emplacement est essentiel à leur identité
Catégorie 3 : Employés qui travaillent à distance à 125 km ou plus de leur lieu de travail désigné
Catégorie 4 : Exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme
  1. Formation virtuelle en langue seconde
  2. Le lieu de travail désigné ne dispose pas de suffisamment d’espace pour accueillir les employés (exception temporaire faisant l’objet d’un examen régulier)
  1. Circonstances malheureuses et situations urgentes – Exception temporaire de 60 jours civils maximum
Gestionnaires de N4
  1. Employés embauchés pour travailler à distance entre le 16 mars 2020 et le 16 décembre 2022
  2. Conjoints de militaires dont l’époux ou le conjoint de fait membre des Forces armées canadiennes (FAC) est affecté à un endroit au Canada qui ne correspond pas à leur lieu de travail désigné, ou toute autre circonstance unique et temporaire
Conseiller de N1/SMA Les employés doivent disposer d’une entente de travail conforme aux exigences de la politique en matière de présence sur place et sont tenus de se conformer à la politique jusqu’à ce qu’une décision leur soit communiquée
  1. Toutes les autres demandes. Exceptions au cas par cas, pour une durée limitée ou à plus long terme

Exception relative aux employés des technologies de l'information

Le modèle de travail hybride commun et la directive associée s'appliquent également au personnel des technologies de l'information (TI) exempté. Le personnel occupant des postes IT-01 à IT-04 sans supervision et effectuant des travaux dans l'un des champs de travail suivants était admissible à une exception :

  • Solutions logicielles informatiques : configuration et élaboration d'applications utilisant le processus de développement et exploitation ou le processus de développement, sécurité et exploitation modernes, assurance et contrôle de la qualité, gestion des versions, administration des bases de données, tests d'accessibilité et conception, systèmes existants et applications opérationnelles essentielles
  • Sécurité informatique : architecture de cybersécurité et de sécurité, où les rôles peuvent être assumés à distance, selon les exigences du MDN et de la sécurité
  • Solutions informatiques en nuage : architecture en nuage, assistance en nuage et spécialistes du nuage

Ces exceptions ont été annulées, le retour au lieu de travail trois jours par semaine devant être pleinement mis en œuvre d'ici le 9 septembre 2025. La mise en conformité de ces groupes de professionnels des TI se fera progressivement selon l'approche suivante : deux jours par semaine le 6 janvier 2025, et le troisième jour par semaine au plus tard le 9 septembre 2025. Cette phase de transition s'appliquera au personnel des TI actuel bénéficiant d'exceptions ainsi qu'au nouveau personnel relevant de l'un des champs de travail susmentionnés. Les gestionnaires/superviseurs sont tenus de collaborer avec le personnel des TI concerné afin de respecter l'approche de mise en œuvre progressive, lorsque les exigences opérationnelles le permettent, en mettant à jour les ententes de travail en conséquence. Cette approche permettra au MDN de rester un employeur de choix pour les talents numériques tout en s'alignant sur le reste de la fonction publique.

Télétravail international

Le télétravail international est une demande volontaire de l'employé de travailler à l'extérieur du Canada, dans un lieu de travail autre que celui désigné de l'employé. Le télétravail à l'étranger comporte des risques en matière de sécurité, de technologies de l'information et de ressources humaines. La directive sur le télétravail international prévoit des paramètres dans le cadre desquels le télétravail international peut être envisagé dans des circonstances exceptionnelles.

Les demandes de télétravail international ne sont accordées que dans des circonstances très limitées et prescrites, lorsque la demande :

  • Est conforme à la politique de défense du Canada visant à soutenir les membres des familles des militaires lorsque l'époux ou le conjoint de fait du militaire, qui est membre de la fonction publique du MDN, accompagne le membre des FAC dans le cadre d'un déploiement HORSCAN, y compris les affectations à l'ONU, à l'OTAN ou dans l'UE.
  • Appuie des affectations HORSCAN lorsque l'époux ou le conjoint de fait membre de la fonction publique du MDN accompagne un employé de la fonction publique du MDN nommé pour travailler dans le cadre d'un déploiement HORSCAN du MDN, y compris à l'ONU, à l'OTAN ou dans l'UE.
  • Appuie une situation dans laquelle un employé de la fonction publique du MDN accompagne son époux ou son conjoint de fait qui est fonctionnaire fédéral et, dans le cadre de son poste officiel au gouvernement du Canada, est affecté à l'étranger à des fins professionnelles (p. ex., Affaires mondiales Canada, Immigration, Réfugiés et Citoyenneté Canada, GRC).

Outre les circonstances prescrites, les conditions suivantes doivent être remplies :

  • Le demandeur doit être un « employé à durée indéterminée » ayant terminé sa période probatoire, conformément à la Loi sur l'emploi dans la fonction publique (LEFP) et à la Directive du SCT sur les conditions d'emploi.
  • Il est possible d'accorder une exception à cette exigence dans le cas d'une personne nommée pour une période déterminée ou de l'époux d'un militaire qui est membre de la fonction publique, pour lesquels l'achèvement de la période probatoire peut ne pas être exigé.

Un employé qui demande une autorisation de télétravail international doit satisfaire aux exigences des fonctions du poste auquel il sera affecté et ses fonctions doivent être propices au travail dans un environnement à distance. Les ententes de télétravail international approuvées doivent viser une période définie et être examinées au moins une fois l'an.

Autorité approbatrice

Les demandes de télétravail international peuvent être prises en considération dans des circonstances très limitées et prescrites et nécessitent les approbations suivantes :

  • Approbation finale de N1 au moyen du Formulaire de demande de télétravail international.
  • Dir Sécur GI – OSSI RED
  • Directeur général – Sécurité de la défense (DGSD) – Programme de la sécurité relative aux voyages et aux contacts

L'autorité d'approbation finale appartient au SMA(RH-Civ).

Pour toute question relative à la demande de télétravail international, veuillez envoyer un courriel à l'adresse Exceptionalcases-RTW-Casexceptionnels-PLT@forces.gc.ca.

Optimiser le travail hybride

L'Orientation concernant la présence prescrite au lieu de travail – Canada.ca du SCT contient des principes généraux, des étapes à suivre et des considérations clés pour les organisations, les gestionnaires et les employés lors de la mise en œuvre d'une approche hybride du travail. Il n'existe pas d'approche unique. Les organisations sont encouragées à expérimenter et à faire des essais afin d'optimiser le télétravail et le travail sur place de manière à favoriser une main-d'œuvre diversifiée, inclusive et productive qui continuera à produire des résultats pour les Canadiens.

Les pratiques exemplaires suivantes sont recommandées aux gestionnaires qui cherchent à optimiser le travail hybride et à distance au sein (seulement accessible sur le RED) - de leurs équipes :

  • Définir et communiquer les attentes – Définir clairement les rôles et les responsabilités, les objectifs du projet et les délais. Cela aide les membres de l'équipe à comprendre leurs objectifs individuels et collectifs, ce qui améliore la collaboration virtuelle et la productivité. Lignes directrices sur la création d'une charte d'équipe, Le modèle de travail hybride : se préparer à travailler dans un bureau du gouvernement du Canada.
  • Communication claire et ouverte – Établir des canaux de communication réguliers et transparents afin de garantir la cohérence et l'objectif commun. Il peut s'agir de réunions d'équipe, d'entretiens individuels ou d'outils de collaboration virtuelle. Petit guide pour apprendre à me connaître.
  • Favoriser l'esprit de communauté – Encourager les membres de l'équipe à apprendre à se connaître par le biais d'activités de renforcement de l'esprit d'équipe, virtuelles ou en personne, de discussions informelles et de la reconnaissance des réalisations personnelles et professionnelles. La résilience au travail – Bâtir une équipe forte et saine.
  • Fournir les outils et les ressources nécessaires – Doter son équipe des outils et des ressources nécessaires afin de travailler efficacement dans un environnement virtuel, tels que des logiciels de gestion de projet, des outils de vidéoconférence et des plateformes de collaboration. Série Élan : Trousse d'outils pour les équipes.
  • Encourager la flexibilité et l'adaptabilité – Reconnaître que le travail hybride peut présenter des défis uniques, tels que l'équilibre entre la vie professionnelle et la vie personnelle, les différents fuseaux horaires et les problèmes d'ergonomie. Pratiques exemplaires pour les gestionnaires.
  • Promouvoir une culture de la confiance et de la responsabilité – Favoriser un environnement de travail où les membres de l'équipe se sentent en confiance pour faire leur travail et sont tenus de rendre compte de leurs responsabilités. Cela peut contribuer à accroître l'autonomie des membres de l'équipe et leur satisfaction au travail. Courtoisie et respect au travail : Quoi faire et ne pas faire en télétravail.
  • Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement – Offrir des possibilités de formation et de perfectionnement virtuels afin d'aider les membres de l'équipe à se renforcer professionnellement et à se tenir au courant des tendances et des meilleures pratiques de l'industrie. Série Le milieu de travail hybride de l'EFPC, Trousse d'outils pour les équipes virtuelles et hybrides.
  • Rétroaction et contrôles réguliers – Planifier des contrôles réguliers et fournir une rétroaction constructive afin d'aider les membres de l'équipe à améliorer leur rendement et à résoudre les problèmes ou les préoccupations. Outils de santé mentale pour les gestionnaires.

Directives à l’intention des superviseurs au sein d’un environnement de travail partagé qui compte des membres du MDN et des FAC

En réponse à la Directive du CEMD imposant le travail de bureau au personnel des Forces armées canadiennes (FAC), les sous-ministres adjoints mettent en place des lignes directrices communes afin d’aider les gestionnaires à mettre en œuvre cette politique de manière efficace, compte tenu du fait que nous avons des équipes mixtes, composées de membres de la fonction publique et de membres des FAC. Ces lignes directrices doivent être mises en œuvre dès que possible et entièrement consolidées d’ici le 9 septembre 2024.

  1. Régime de travail par défaut
    • Par défaut, les membres des FAC sont censés travailler cinq jours par semaine dans un espace de travail établi par le MDN et les FAC. Cette approche nous permet de maintenir des niveaux élevés de productivité, de créativité et d'efficacité collective.
  2. Travail hybride axé sur l'équipe
    • Les membres du personnel des FAC qui font partie d’une équipe travaillant selon un horaire hybride peuvent adopter les mêmes modalités de travail hybride que leurs collègues fonctionnaires.

Les demandes d’horaires hybrides soumises par les membres des FAC seront traitées au niveau du commandant ou du directeur, mais pourront être déléguées aux chefs de section. Les demandes d’exception à l’horaire hybride concernant les employés de la fonction publique continueront à être soumises aux procédures établies. Les dirigeants sont encouragés à évaluer les besoins individuels et les exigences opérationnelles, en permettant le travail à distance ou hybride, si nécessaire, sans compromettre les objectifs de la mission.

Veuillez vous assurer que ces attentes sont communiquées clairement à vos équipes et que les plans nécessaires sont élaborés et mis en œuvre rapidement. Votre coopération et votre leadership sont essentiels au maintien de notre état de préparation opérationnelle et à la réalisation de nos objectifs stratégiques.

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