Réponse au Comité permanent des comptes publics
Dans cette page
Mise à jour annuelle — améliorations à la gestion des stocks
Recommendation 2
Que, dans les 30 jours suivant la fin de chaque exercice à compter de 2017-2018, le ministère de la Défense nationale présente au Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes un rapport d'une page indiquant les progrès réalisés par le Ministère dans la mise en œuvre de son plan d'action 2016 relatif à la comptabilisation et à l'évaluation correctes de ses stocks. Ce rapport devrait également faire connaître et expliquer tout retard observé dans la mise en œuvre des mesures correctives proposées dans le plan d'action.
Contexte
Dans sa réponse du gouvernement de 2017 au rapport du Comité intitulé Comptes publics du Canada 2016, la Défense nationale s'est engagée à produire, dans les 60 jours suivant la fin de l'exercice à compter de l'exercice 2017-2018, un rapport résumant les progrès réalisés par rapport aux engagements pris dans le plan d'action de 2016 et la justification de tout retard.
La Défense nationale a fait d'importants progrès dans la mise en œuvre du plan d'action de 2016 afin de mieux comptabiliser, évaluer et gérer son inventaire. Le Ministère a respecté tous ses engagements pour les exercices 2016-2017 et 2017-2018. En mai 2019, la Défense nationale a indiqué qu'elle avait réalisé 16 des 17 engagements pour 2018-2019, tout en dépassant les objectifs en matière d'inventaire et de vérification des stocks. Nous avons indiqué que le dix-septième et dernier engagement pour l'exercice 2018-2019 — lié à l'élimination du matériel stagnant — était terminé à près de 98 %, et qu'il ne restait que 28 800 articles à éliminer sur un total de plus de 1,6 million.
Le 31 octobre 2019, 99 % du matériel stagnant avait été éliminé. Compte tenu de ces progrès, la Défense nationale considère que l'engagement est terminé; elle continuera de surveiller les niveaux de matériel stagnant à l'interne et d'en faire rapport afin de veiller à ce que le problème ne se reproduise pas.
Le point sur les engagements du plan d'action pour l'exercice 2019-2020
Le Ministère a fait de vrais progrès. Lors de sa mise à jour de mi-exercice présentée au Comité d'évaluation et de mesure du rendement, la Défense nationale a indiqué qu'elle avait déjà terminé 7 des 13 initiatives et qu'elle était en voie d'atteindre ses cibles pour quatre autres initiatives d'ici la fin de l'exercice. Deux retards ont été signalés. Pour le reste de l'exercice, la Défense nationale a continué de travailler sur les initiatives en suspens.
La situation actuelle entourant la COVID-19 a limité la capacité de la Défense nationale de vérifier les progrès subséquents et de fournir au Comité un tableau complet de la situation en fin d'exercice d'ici le 30 mai 2020. Pour en assurer l'exactitude, la Défense nationale fournit une mise à jour partielle, avec les données déclarées à l'interne au milieu de l'exercice, couvrant la période du 1er avril 2019 au 31 octobre 2019. L'annexe ci-jointe fournit des renseignements sur les mesures appliquées par la Défense nationale à l'égard des engagements pris dans le plan d'action de 2016. La Défense nationale continuera de vérifier les données restantes, qui couvrent la période du 1er novembre 2019 au 31 mars 2020, et présentera une mise à jour au Comité des comptes publics d'ici le 30 septembre 2020.
Terminé = Initiative terminée.
En bonne voie d'achèvement (en cours de vérification) = Initiative en voie d'être terminée d'ici le 31 mars 2020 et en attente d'une vérification finale.
En cours = Initiative retardée, mais en cours.
Gouvernance
Assurer la visibilité, la responsabilisation et l'orientation constantes de la haute direction au moyen de la structure de gouvernance ministérielle actuelle.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Entretenir la supervision de la haute direction | Terminé | La Défense nationale a présenté une mise à jour semestrielle à son Comité d'évaluation et de mesure du rendement le 25 novembre 2019 et présentera les progrès de fin d'exercice au même comité en septembre 2020. |
Technologie d'identification automatisée
Acquérir et intégrer la technologie de marquage et de lecture des actifs aux processus opérationnels modernisés afin d'améliorer les données d'inventaire.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Endosser l'option recommandée pour la technologie de visibilité des actifs | Terminé | Le Comité des capacités de la Défense de la Défense nationale a approuvé l'option recommandée le 23 octobre 2018. |
| Lancer l'étape de définition pour préciser et évaluer le coût de l'option recommandée, en préparation de la demande de soumissions. | Terminé | La Défense nationale est entrée dans la phase de définition le 25 juin 2019. |
Responsabilité accrue en matière de matériel
Augmenter les activités de prise d'inventaire et de vérification pour améliorer les données d'inventaire sur la quantité, l'état, l'emplacement et le prix.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Vérifier les stocks d'au moins 10 sites. | Terminé | Le ministère de la Défense nationale avait vérifié les stocks à 20 sites au 31 octobre 2019. |
| Procéder à la prise d'inventaire de 24 sites. | En bonne voie d'achèvement (en cours de vérification) | La Défense nationale avait terminé l'inventaire de 17 des 24 sites au 31 octobre 2019 et confirme qu'elle a respecté son engagement pour le 31 mars 2020. |
| Réaliser l'analyse des tendances au fil des ans. | Terminé | La Défense nationale poursuit son analyse statistique des tendances d'une année sur l'autre des inventaires terminés, des inventaires en retard et des écarts. |
| Présenter des rapports sur les résultats de milieu et de fin d'année financière. | Terminé | La Défense nationale poursuit son analyse statistique des tendances d'une année sur l'autre des inventaires terminés, des inventaires en retard et des écarts. |
Projet de modernisation et de rationalisation de la gestion des stocks
Rationaliser les stocks, éliminer le matériel qui n'est plus nécessaire, réduire le matériel désuet et maximiser l'utilisation de l'entreposage.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Éliminer complètement tout le matériel qui doit être éliminé et qui se trouve encore dans les réserves d'articles réparables. | En bonne voie d'achèvement (en cours de vérification) | La Défense nationale a éliminé 81 597 articles au 31 octobre 2019 et déclaré qu'il restait 11 000 articles à éliminer. |
| Terminer la rationalisation de tout le matériel inactif restant (300 000 codes de stock) afin de permettre l'élimination du matériel jugé comme n'étant plus nécessaire. | Terminé | La Défense nationale a rationalisé 309 000 codes de stock au total dont tous les 300 000 codes de stock originaux au 31 octobre 2019. |
| Mettre en œuvre la modernisation finale des politiques et des processus opérationnels concernant la gestion du matériel. | En bonne voie d'achèvement (en cours de vérification) | La Défense nationale avait mis en œuvre environ la moitié des politiques et des processus nécessaires à la modernisation au 31 octobre 2019. La Défense nationale confirme qu'elle a mis en œuvre les autres politiques et processus nécessaires pour éviter que l'arriéré d'élimination ne se reproduise d'ici le 31 mars 2020. |
Projet de fixation des prix
Examiner et moderniser les processus et les données d'établissement des prix du matériel afin d'améliorer l'évaluation des stocks.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Fournir une progression normalisée de fixation des prix pour l'acquisition en vrac de pièces de rechange. | Terminé | La Défense nationale a livré le processus et les procédures pour l'acquisition en vrac de pièces de rechange en avril 2019. |
| Clore le projet | En bonne voie d'achèvement (en cours de vérification) | La Défense nationale confirme qu'il a terminé le projet le 31 mars 2020. |
Nettoyage des anciennes données sur les prix
Repérer et corriger les erreurs existantes en matière de fixation des prix.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Exercer une surveillance continue (analyse hebdomadaire) des transactions afin de repérer les erreurs potentielles et d'enquêter à leur sujet. | En cours | La Défense nationale surveille les transactions tous les mois. La Défense nationale confirmera au Comité en septembre 2020 à quel moment elle commencera à effectuer une analyse hebdomadaire. |
Mise à jour annuelle – Améliorations à la gestion des stocks
Recommendation 2
Que, dans les 30 jours suivant la fin de chaque année financière à compter de 2017-2018, le ministère de la Défense nationale présente au Comité permanent des comptes publics de la Chambre des communes un rapport d'une page indiquant les progrès réalisés par le Ministère dans la mise en œuvre de son plan d'action 2016 relatif à la comptabilisation et à l'évaluation correctes de ses stocks. Ce rapport devrait également faire connaître et expliquer tout retard observé dans la mise en œuvre des mesures correctives proposées dans le plan d'action.
Contexte
Dans sa réponse au gouvernement de 2017 relativement au rapport Comptes publics du Canada 2016, le ministère de la Défense nationale s'est engagé à présenter dans les 60 jours suivant la fin de chaque année financière (AF) à compter de l'année financière 2017-2018 un rapport d'une page résumant les progrès réalisés par rapport aux engagements pris dans son plan d'action 2016 et justifiant tout retard observé.
Dans sa mise à jour de mai 2020 présentée au Comité, la Défense nationale a indiqué qu'elle avait réalisé des progrès substantiels dans la mise en œuvre du plan d'action 2016 afin de mieux consigner, évaluer et gérer ses stocks. Dans cette mise à jour, la Défense nationale a également souligné que la pandémie de COVID-19 avait limité la capacité du Ministère de fournir un tableau complet de fin d'année avant la date limite annuelle du 30 mai 2020. La Défense nationale a donc fourni une mise à jour partielle couvrant la période du 1er avril 2019 au 31 octobre 2019, soulignant qu'elle avait mené à terme sept des treize initiatives du plan d'action et qu'elle était en voie d'atteindre ses objectifs d'ici la fin de l'année financière. Au moment de la mise à jour partielle en mai 2020, la Défense nationale s'est engagée à présenter au Comité une mise à jour complète de fin d'année d'ici le 30 septembre 2020. Vous trouverez cette mise à jour ci-dessous.
Mise à jour sur les engagements du plan d'action pour l'année financière 2019-2020
SDepuis la mise à jour présentée au Comité en mai 2020, la Défense nationale a terminé cinq autres initiatives du plan d'action, ce qui porte le nombre total d'initiatives achevées à 12 sur 13. L'annexe ci-jointe fournit des renseignements détaillés sur ces initiatives supplémentaires.
Une dernière initiative demeure en cours : l'engagement relatif au nettoyage des anciennes données sur la fixation des prix. Cet engagement sera terminé d'ici mars 2021. La Défense nationale a déjà mis en œuvre une mise à jour logicielle en juillet 2020, qui comprenait des rapports automatisés permettant à l'Équipe de la Défense de repérer et d'examiner les éventuelles erreurs de prix au moyen d'analyses hebdomadaires des transactions. L'Équipe de la Défense procédera à une mise à jour logicielle additionnelle du système financier d'ici mars 2021. Cette mise à jour permettra de saisir les données hebdomadaires sur les stocks des navires en mer et l'Équipe de la Défense pourra effectuer des analyses hebdomadaires des transactions dans tous les dossiers de stocks.
La Défense nationale présentera le Comité des comptes publics sur cette dernière initiative dans le cadre de son rapport annuel en mai 2021.
Terminé = Initiative terminée.
En cours = Initiative en retard, mais en cours.
Governance
Assurer la visibilité, la responsabilisation et l'orientation constantes de la haute direction au moyen de la structure de gouvernance ministérielle actuelle.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Maintenir la surveillance par la haute direction. | Terminée | La Défense nationale a présenté une mise à jour semestrielle à son Comité de mesure et d'évaluation du rendement le 25 novembre 2019, et elle présenté les progrès de fin d'année à ce même comité en septembre 2020. |
Technologie d'identification automatisée
Acquérir la technologie de marquage et de lecture des ressources et l'intégrer à la modernisation des processus opérationnels afin d'améliorer les données sur les stocks.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| L'option recommandée pour la technologie de visibilité des ressources a été approuvée. | Terminée | Le Comité des capacités de défense de la Défense nationale a approuvé l'option recommandée le 23 octobre 2018. |
| Lancer l'étape de définition pour préciser et évaluer le coût de l'option recommandée, en préparation de la demande de soumissions. | Terminée | La Défense nationale a entrepris l'étape de définition le 25 juin 2019. |
Responsabilité accrue en ce qui concerne le matériel
Accroître les activités de prise d'inventaire et de vérification pour améliorer les données sur la quantité, l'état, l'emplacement et le prix des stocks.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Vérifier les stocks d'au moins dix sites. | Terminée | Le Ministère a vérifié les stocks de 40 sites. Cette activité a été officialisée en tant qu'activité annuelle dans le cadre du programme de conformité en matière d'approvisionnement, de passation de marchés et de gestion du matériel. |
| Prise d'inventaire de 24 sites | Terminée | La Défense nationale a effectué la prise d'inventaire dans 31 sites. |
| Analyse des tendances annuelles | Terminée | La Défense nationale poursuit l'analyse des tendances annuelles des prises d'inventaire terminées, des prises d'inventaire en retard et des écarts. |
| Rapports sur les résultats du milieu et de la fin de l'année financière. | Terminée | La Défense nationale a présenté ses résultats de fin d'année financière à son comité de surveillance de la chaîne d'approvisionnement pour la défense en août 2020. |
Projet de modernisation et de rationalisation de la gestion des stocks
Rationaliser les stocks, éliminer le matériel qui n'est plus nécessaire, réduire le matériel désuet et maximiser l'utilisation du stockage.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Terminer l'élimination de tout le matériel qui doit être éliminé et qui se trouve encore dans les réserves d'articles réparables. | Presque terminée | Au 30 juin 2020, la Défense nationale avait terminé toute de la documentation sur l'élimination, et seulement une petite quantité résiduelle de matériel n'a pu être éliminée avant cette mise à jour. Le reste des activités d'élimination sera effectué dans le cadre des activités courantes lorsque les activités normales de logistique reprendront. |
| Terminer la rationalisation de tout le matériel inactif restant (300 000 codes de stock) afin de permettre l'élimination du matériel jugé comme n'étant plus nécessaire. | Terminée | La Défense nationale a simplifié l'ensemble des 300 000 codes de stock originaux. Plus de 346 000 codes avaient été simplifiés au 30 juin 2020. |
| Mettre en œuvre la modernisation finale des politiques et des processus opérationnels concernant la gestion du matériel. | Terminée | La Défense nationale avait mis en œuvre les politiques et processus d'élimination mis à jour nécessaires pour la modernisation au 31 mars 2020, y compris des rapports automatisés pour surveiller les activités d'élimination. |
Projet d'établissement des prix
Examiner et moderniser les processus et les données d'établissement des prix du matériel afin d'améliorer l'évaluation des stocks.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Fournir un processus normalisé de fixation des prix pour l'acquisition en vrac de pièces de rechange. | Terminée | La Défense nationale a fourni le processus normalisé de fixation des prix pour l'acquisition en vrac de pièces de rechange en avril 2019. |
| Clôture du projet | Terminée | La Défense nationale a effectué la clôture du projet avant le 31 mars 2020. |
Fixation des prix – Nettoyage des anciennes données
Repérer et corriger les erreurs existantes en matière de fixation des prix.
| Engagement | État | Commentaires |
|---|---|---|
| Surveillance continue (analyse hebdomadaire) des transactions afin de repérer les erreurs éventuelles et d'enquêter à leur sujet | En cours | La Défense nationale a mis en œuvre une nouvelle mise à jour logicielle du système financier ministériel en juillet 2020. Grâce à cette mise à jour, la production d'un rapport automatisé permet au ministère de la Défense nationale d'effectuer des analyses hebdomadaires des transactions afin de repérer et d'examiner les éventuelles erreurs de prix, à l'exception des données sur les stocks des navires en mer. Ces rapports hebdomadaires seront étoffés d'ici mars 2021 pour inclure les données sur les stocks des navires en mer. |
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