Aperçu de l'approvisionnement

Aperçu des principaux outils d’approvisionnement

Faits saillants

Contexte

• SPAC a mis en place un certain nombre d’offres à commandes et d’arrangements en matière d’approvisionnement qui doivent être utilisés avant que tout nouvel approvisionnement soit envisagé avec l’accord du Conseil du Trésor.

Offres à commandes

• Les offres à commandes servent à répondre aux besoins récurrents des ministères ou organismes (p. ex. services d’impression, équipement de bureau, services spécialisés).
• Une offre à commandes est une offre d’un fournisseur potentiel de fournir des biens ou des services (ou les deux) à des prix préétablis, selon des modalités déjà fixées, au moment où le besoin se présenterait.
• Une offre à commandes n’est pas un contrat tant que le gouvernement n’a pas publié une « offre subséquente » à l’offre à commandes. Elle offre les avantages suivants :
  • Des processus plus rapides et un fardeau administratif moins lourd.
  • Des conditions prédéfinies et négociées.
  • Une réduction des coûts administratifs du gouvernement.

L’offre à commandes principale et nationale (OCPN) avec McKinsey & Company

• SPAC a établi une offre à commande principale et nationale non concurrentielle avec McKinsey & Company pour soutenir les ministères et organismes fédéraux qui ont besoin de services d’analyse comparative.
• Ces services consistent en des outils fonctionnels, des bases de données et un soutien spécialisé pour mesurer le rendement par rapport à des organisations canadiennes et internationales similaires, afin de cerner les lacunes et les possibilités d’amélioration.
• Ces services peuvent être utilisés pour soutenir des programmes complexes, notamment la modernisation numérique et d’autres grandes initiatives de transformation. McKinsey & Company détient les droits exclusifs pour fournir ce type d’analyse comparative par le biais de ses diagnostics exclusifs fondés sur des enquêtes.
• Ces ensembles de données sont fondés sur des renseignements obtenus auprès de clients de McKinsey par le biais d’enquêtes exclusives et il n’existe aucun revendeur autorisé de ces données.
• Lorsqu’un ministère ou un organisme passe une commande subséquente à l’OCPN, il le fait parce qu’il a besoin de la suite de produits McKinsey en particulier.
• À ce jour, la Défense nationale a passé 12 commandes subséquentes à cette offre à commandes. Toutes ont dépassé la limite de commande subséquente de 200 000 $, qui oblige SPAC à autoriser la commande subséquente et à agir en tant qu’autorité contractante.

Arrangements en matière d’approvisionnement                                                      

• Un arrangement en matière d’approvisionnement peut être conclu lorsque des biens ou des services sont achetés sur une base régulière.
• Ce type d’arrangement peut être utilisé lorsqu’une offre à commandes ne convient pas en raison de variables dans les « commandes subséquentes ».
• Un arrangement en matière d’approvisionnement est un arrangement non exécutoire conclu entre le Canada et un fournisseur préqualifié, qui permet aux ministères et aux organismes d’attribuer des marchés et de lancer des appels d’offres à partir d’un bassin de fournisseurs préqualifiés pour des besoins précis visés par l’arrangement en matière d’approvisionnement.
• Il comprend un ensemble de conditions prédéterminées qui s’appliquent aux demandes de soumissions et aux contrats subséquents.
• De nombreux arrangements en matière d’approvisionnement prévoient des prix plafond permettant aux ministères clients de négocier les prix à la baisse, d’après les besoins précis.
• Les arrangements en matière d’approvisionnement n’ont pas de dates d’expiration. Cela s’explique par le fait que les arrangements en matière d’approvisionnement sont établis pour permettre le renouvellement régulier des fournisseurs qualifiés et pour permettre la concurrence entre les fournisseurs présélectionnés pour chaque contrat.
• Les avantages d’un arrangement en matière d’approvisionnement sont notamment les suivants :
  • Économiser temps et argent en qualifiant au préalable les fournisseurs et en établissant les modalités qui s’appliqueront à un éventail précis de biens ou de services.
  • Offrir une certaine souplesse afin de permettre aux ministères clients de lancer un appel d’offres concurrentiel ou de négocier les biens ou les services dont ils ont besoin en particulier pour obtenir le meilleur rapport qualité-prix.

Arrangement en matière d’approvisionnement avec McKinsey & Company

• Les deux arrangements en matière d’approvisionnement avec McKinsey & Company ont été établis dans le cadre d’un processus concurrentiel par Services publics et Approvisionnement Canada.
• Ces arrangements en matière d’approvisionnement fournissent des services informatiques et professionnels fondés sur des solutions, des services de conseil aux entreprises/de gestion du changement et des services de gestion de projet.
• La Défense nationale a passé une commande subséquente à l’arrangement en matière d’approvisionnement en janvier 2013 dans le cadre du projet de l’Équipe de renouvellement de la Défense.
• En septembre 2022, la Défense nationale a passé une commande subséquente à un arrangement en matière d’approvisionnement afin d’obtenir des recommandations générales sur l’examen actuel de la chaîne d’approvisionnement de la Défense du Canada.

Processus non concurrentiel (fournisseur unique)

• En vertu de l’article 6(b) du Règlement sur les marchés de l’État, un besoin de plus de 25 000 $ pour les marchés de biens ou de 40 000 $ pour les marchés de services et de construction peut être satisfait par le biais d’un processus non concurrentiel.
• En août 2019, la Défense nationale a attribué un contrat à fournisseur unique à McKinsey & Company. Le contrat avait une valeur de 24 860 $ pour un atelier sur les cas d’utilisation du numérique visant à soutenir la mise en œuvre de la stratégie numérique de la Marine royale canadienne.

Autorités, limitations et restrictions

• Les offres à commande et les arrangements en matière d’approvisionnement sont principalement établis par SPAC. Cependant, les ministères peuvent aussi établir leurs propres offres à commande.
• Les commandes subséquentes individuelles sont limitées à un plafond exprimé sous forme de valeur totale en dollars, indiqué dans l’offre à commandes et l’arrangement en matière d’approvisionnement.
• Dans le cas des arrangements en matière d’approvisionnement de McKinsey & Company, la limite des commandes subséquentes est de 200 000 $ (taxes applicables incluses). Cela signifie que si un besoin dépasse ce montant, la Défense nationale doit envoyer ce besoin à SPAC pour traitement, approbation et diffusion selon les modalités de l’offre à commandes.

Exigences en matière de sécurité

• La Défense nationale se conforme à la Politique sur la sécurité du gouvernement et inclut une liste de vérification des exigences relatives à la sécurité dans chaque dossier de contrat pour s’assurer :
  • que les organisations du secteur privé et les personnes qui ont accès à l’information et aux biens protégés et classifiés font l’objet de vérifications de sécurité;
  • de protéger les biens du gouvernement, y compris les systèmes de TI;
  • de préciser les exigences nécessaires en matière de sécurité dans les conditions des documents contractuels.

Politiques sur les conflits d’intérêts en matière d’approvisionnement

Détails

Loi sur les conflits d’intérêts

• La Loi sur les conflits d’intérêts est entrée en vigueur en 2007 dans le but de conseiller aux agents de négociation des marchés d’être particulièrement attentifs pour éviter de conclure des contrats non concurrentiels (fournisseur unique) avec des membres de la famille des ministres et d’insérer dans les contrats d’approvisionnement des clauses concernant les nominations ministérielles pour indiquer les restrictions applicables à leurs activités.
• Il incombe aux agents de négociation des marchés d’assurer l’intégrité du processus d’approvisionnement. Si une mesure prise ou exigée par le client peut susciter un doute sur l’intégrité du processus d’approvisionnement, l’agent des contrats peut examiner la possibilité de suspendre le processus jusqu’à ce que la question soit réglée. Les questions qui ne peuvent être réglées de façon satisfaisante par l’agent de négociation des marchés doivent être soumises à une autorité supérieure au sein de l’organisation.
• Le gouvernement dispose d’un ensemble de règles rigoureuses lors de l’embauche d’anciens fonctionnaires, afin d’éviter les avantages injustes et les conflits d’intérêts pendant le processus d’approvisionnement. Des directives et des politiques sont mises en place pour créer un processus d’approvisionnement équitable, ouvert et transparent.

Régime d’intégrité :

• Le régime d’intégrité a été introduit en 2015 pour s’assurer que le Canada fait des affaires uniquement avec des fournisseurs dont le comportement est conforme à l’éthique. Le régime contribue à encourager la mise en place de pratiques commerciales éthiques, assure une application régulière de la loi et maintient la confiance du public. Généralement, il s’applique aux transactions d’approvisionnement et immobilières de plus de 10 000 $.
• Le régime est mis en application dans l’ensemble du gouvernement au moyen d’ententes entre Services publics et Approvisionnement Canada et d’autres ministères et organismes fédéraux.
• Ce régime comprend trois composantes :
  1. Politique d’inadmissibilité et de suspension : établit les circonstances dans lesquelles un fournisseur peut être déclaré inadmissible ou suspendu, de sorte qu’il ne peut pas faire affaire avec le gouvernement.
  2. Directives relatives à l’intégrité : fournissent aux ministères et organismes fédéraux des instructions formelles qui respectent la politique.
  3. Dispositions relatives à l’intégrité : clauses qui incorporent la politique dans les invitations, ainsi que dans les contrats et accords immobiliers auxquels mènent ces invitations.
• Voici les principales circonstances entraînant ou pouvant entraîner l’inadmissibilité d’un fournisseur à faire affaire avec le gouvernement :
  1. Le fournisseur ou l’un de ses affiliés a été reconnu coupable de certaines infractions en vertu du Code criminel ou en vertu d’un certain nombre de lois telles que la Loi sur la concurrence, la Loi sur le lobbying et la Loi sur la corruption d’agents publics étrangers.
  2. Le fournisseur a conclu un contrat de sous-traitance avec un fournisseur inadmissible.
  3. Le fournisseur a présenté à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) une attestation ou une déclaration fausse ou trompeuse.
  4. Le fournisseur a présenté à Services publics et Approvisionnement Canada (SPAC) une attestation ou une déclaration fausse ou trompeuse.
• Les commandes subséquentes à des offres à commandes ne nécessitent pas la mise en œuvre du processus de vérification de l’intégrité avec le registraire, car ce processus a déjà été effectué lors de l’établissement de l’offre à commandes ou de l’arrangement en matière d’approvisionnement.
• Lorsqu’un fournisseur ne respecte pas le régime, les conséquences possibles pourraient être les suivantes :
  1. Les fournisseurs reconnus coupables d’une infraction au Canada ou à l’étranger ne peuvent pas conclure de contrats avec le gouvernement, et ce, pendant une période de dix ans.
  2. La suspension d’un soumissionnaire, pendant une période pouvant atteindre 18 mois, s’il a été accusé d’une infraction ou s’il a reconnu sa culpabilité à une infraction, dans le but de protéger l’intérêt du gouvernement.
  3. La prise en compte du niveau d’implication du soumissionnaire dans l’acte répréhensible ayant entraîné la condamnation en question, afin de déterminer l’inadmissibilité.
  4. L’inclusion du processus établi afin de reconnaître les efforts des fournisseurs en vue de traiter les actes répréhensibles.
  5. L’atténuation des possibilités de contourner le régime en imposant une période d’inadmissibilité aux entrepreneurs principaux qui concluent des contrats avec des sous-traitants inadmissibles.
  6. L’imposition d’un accord administratif visant à fournir au gouvernement des assurances supplémentaires lorsqu’il traite avec des fournisseurs en particulier.

Comment fonctionne le régime d’intégrité dans la pratique

• Toutes les demandes de soumissions doivent inclure les instructions uniformisées et les conditions générales pertinentes qui comprennent les dispositions relatives à l’intégrité.
• Au cours du processus de demande de soumissions, les soumissionnaires, les offrants et les fournisseurs doivent fournir la liste complète des noms de tous les administrateurs actuels ou des propriétaires de la société.
• Les soumissionnaires, les offrants et les fournisseurs doivent fournir une liste complète de toutes les accusations au criminel et déclarations de culpabilité à l’étranger qui les touchent ou qui concernent leurs affiliés et les sous-traitants qu’ils proposent.
• Lorsque l’équipe d’évaluation des soumissions retient un soumissionnaire, l’agent de négociation des contrats doit exécuter les services de base de données d’intégrité pour déterminer si des données supplémentaires sont requises de la part des soumissionnaires/offrants/fournisseurs. Il existe deux résultats possibles :
  1. S’il n’y a aucune correspondance (le fournisseur n’est pas inadmissible), l’agent de négociation des contrats est responsable de l’attribution du contrat.
  2. En cas d’inadmissibilité confirmée, le gouvernement ne prendra pas en compte ce fournisseur et relancera le processus du régime d’intégrité avec le prochain fournisseur conforme.

Remarque : s’il n’y a pas d’autres soumissionnaires conformes ou si l’approvisionnement est dirigé sur une base non concurrentielle vers un seul fournisseur, l’exception destinée à protéger l’intérêt du public peut s’appliquer au besoin. Dans le cas des contrats avec McKinsey attribués par la Défense nationale, le Ministère n’a pas invoqué l’exception destinée à protéger l’intérêt du public, car la plupart des contrats étaient des commandes subséquentes à une offre à commandes et à un arrangement en matière d’approvisionnement.