Gabarit de communication pour la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail : Lettre de fermeture du dossier - Partie intimée

Avertissement

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), la Lettre de fermeture de dossier (partie intimée) est désignée « Protégé B » une fois remplie.

Les formulaires remplis « Protégé B » ne doivent pas être sauvegardés sans la protection du chiffrage numérique ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » mark{peuvent être sauvegardés seulement par chiffrage numérique avec la carte à puce de l'ICP du MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l'envoi.

Fermeture du dossier – Informer la partie intimée

[Saisir la date courante]

[Entrez le numéro de dossier requis, (ex: 5085 si un membre des FAC et 6007 civil du MDN)]

Bonjour Saisir le nom de la partie intimée,

Je vous ai contacté pour la première fois le [Saisir la date à laquelle la PI a été contactée] pour confirmer la réception d’un avis d’incident le [Saisir la date de réception de l’avis d’origine].

Dans le cadre du processus de règlement de la prévention de harcèlement et de la violence sur le lieu du travail (PHVLT), en particulier à l'étape [Préciser l'étape à laquelle a pris part la partie intimée – d'un règlement négocié et/ou de la conciliation/du MARC et/ou une enquête de PHVLT], les mesures prises pour résoudre l'incident sont :

• Décrivez les mesures prises en réponse à l'incident après avoir discuté avec la partie principale des mesures consentis de divulguer à la partie intimée.

Comme le processus de règlement de PHVLT étant à présent terminé, ce dossier sera considéré comme fermé.

Je tiens à rappeler que, conformément à la DOAD 5014-0 au manuel de la politique de PHVLT, la vie privée et la confidentialité doivent être préservées tout au long du processus, y compris après l'achèvement du processus de règlement. Par conséquent, veuillez-vous abstenir de divulguer à d'autres collègues toute information relative à l'incident ou au processus de règlement.

Chaque membre de l'équipe de défense a le droit de travailler dans un environnement où il est traité ou elle est traitée avec respect, dignité et équité. Il incombe à toutes les personnes impliquées dans ce processus de veiller à ce que personne ne subisse de préjudice, de représailles ou d'embarras à la suite de la soumission d'un avis d'incident. Si vous êtes confronté(e) de l'une de ces actions de la part d'une personne impliquée dans le processus ou d'autres collègues, veuillez m'informer immédiatement.

À titre de rappel, des services de soutien sont à votre disposition. Le Programme d'aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés qui sont affectés ou les employées qui sont affectées par le harcèlement et la violence au travail. Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l'aide peuvent communiquer avec les Services d'aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme.

De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.

Si vous avez des questions concernant la conclusion du dossier, veuillez me contacter immédiatement pour en discuter.

Meilleures salutations,

Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF