Gabarit de communication pour la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail : Réponse à un avis d'incident - Partie principale

Avertissement

Conformément aux Ordonnances et directives de sécurité de la Défense nationale (ODSDN), le formulaire Réponse à un avis d'incident – Message à l'intention de la partie principale est désigné « Protégé B » une fois rempli.

Les formulaires remplis « Protégé B » ne doivent pas être sauvegardés sans la protection du chiffrage numérique ni sur un lecteur réseau ou un serveur local, ni sur un support de mémoire. Une fois remplis, les formulaires « Protégé B » peuvent être sauvegardés seulement par chiffrage numérique avec la carte à puce de l'ICP du MDN. Le non-respect de cette exigence constitue un manquement à la sécurité et entraînera des mesures administratives conformément à la politique en vigueur.

Directives

Le texte surligné en jaune entre crochets représente les champs à remplir obligatoirement avant la signature et l'envoi.

Réponse à un avis d'incident – Message à l'intention de la partie principale

[Saisir la date]

[Entrez le numéro de dossier requis, (ex: 5085 si un membre des FAC et 6007 civil du MDN)]

[Saisir le nom de la partie principale]

La présente lettre confirme la réception de votre avis d'incident, soumis le [date de réception]. En tant que Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire, je suis chargé(e) de faciliter cet avis d'incident conformément au manuel de la politique de la Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) et DOAD 5014-0 du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC). Vous pouvez également consulter la page Web sur le processus de signalement et de règlement pour les parties principales.

OU [Si l'avis d'incident a été soumis par un témoin, supprimer le paragraphe ci-dessus et conserver ce qui suit] Vous avez été identifié comme la partie principale, c'est-à-dire l'employé ou l'employée, ou membre des FAC nommé dans un avis d'incident soumis par un témoin le [insérer la date de réception]. En tant que Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire, je suis chargé ou chargée de faciliter cet avis d'incident conformément au manuel de la politique de la Prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (PHVLT) et DOAD 5014-0 du ministère de la Défense nationale (MDN) et des Forces armées canadiennes (FAC). Vous pouvez également consulter la page Web sur le processus de signalement et de règlement pour les parties principales.

[Supprimer la phrase suivante si elle est soumise par un témoin] Tout d'abord, je reconnais qu'il faut beaucoup de courage pour soumettre un avis d'incident. En tant que partie principale, vous disposez de plusieurs options pour tenter de résoudre l'incident, notamment le règlement négocié, la conciliation/Modes alternatifs de résolution des conflits (MARC) et/ou une enquête de PHVLT. En tant que partie principale, vous dirigerez le processus de prise de décision concernant les prochaines étapes du processus de règlement de PHVLT et je vous fournirai des comptes rendu mensuelles sur son avancement.

Une description détaillée de chaque étape du processus de règlement se trouve dans l'annexe de cette lettre. Il n'est pas nécessaire que la partie intimée soit informée de votre avis d'incident ou qu'elle soit impliquée dans cette phase initiale.

Au cours du processus de règlement, vous avez le droit d'être accompagné d'une personne de soutien, telle qu'un collègue ou une collègue, un ami ou une amie, ou un membre de votre famille (toute personne qui n'est pas une partie ou un témoin dans cette procédure). Si vous souhaitez exercer ce droit, veuillez m'indiquer le nom et la fonction de cette personne.

Je comprends que cela puisse être difficile pour vous. Si, à un moment donné, vous avez besoin d'un soutien personnel, veuillez contacter les services de soutien suivants.

Si vous avez d'autres questions ou préoccupations, n'hésitez pas à m'appeler ou à m'envoyer un courriel et je me ferai un plaisir de les aborder avec vous.

Meilleures salutations,

[Signer électroniquement après la sauvegarde en format PDF]

Annexe à un avis d'incident

Vie privée et Confidentialité

La confidentialité et le respect de la vie privée doivent être maintenus tout au long du processus. Les informations concernant l'incident et le règlement doivent rester confidentielles et ne pas être divulguées aux collègues.

Pour encourager la déclaration de harcèlement et de violence au travail, les plaintes seront traitées avec la plus grande sensibilité et discrétion. La confiance et la sécurité sont primordiales. Les renseignements fournis dans un avis d'incident seront lus par le Centre d'expertise (CE) de PHVLT du Chef- Conduite professionnelle et culture ainsi que la C de C/le ou la gestionnaire. Si le processus de règlement passe à la conciliation/mode alternatif de règlement des conflits ou à l'enquête, un résumé de l'avis d'incident sera partagé avec le conciliateur ou la conciliatrice et l'enquêteur ou l'enquêtrice. Un résumé sera également partagé avec la partie intimée et peut être partagé avec des témoins si le processus de règlement passe à une enquête de la PHVLT. Dans des situations limitées et précises, vos renseignements personnels peuvent être divulgués sans votre consentement conformément au paragraphe 8(2) de la Loi sur la protection des renseignements personnels.

Toutes les parties doivent respecter la confidentialité et la vie privée, la divulgation des informations doit se faire selon le principe du besoin de connaître. Le principe du besoin de connaître restreint l'accès aux informations sensibles (informations reliées à l'avis d'incident) à ceux dont les fonctions nécessitent un tel accès; c'est-à-dire, à ceux qui ont besoin de connaître l'information. La protection totale de la vie privée peut ne pas toujours être possible en raison des obligations légales et des principes de justice naturelle et d'équité procédurale.

Si la confidentialité est violée, informez immédiatement la C de C/le ou la gestionnaire. La C de C/le ou la gestionnaire doit alors se référer aux mesures disciplinaires et/ou administratives.

Rôles et responsabilités

• Partie principale (PP) et Partie intimée (PI) (si avisée)

  • Collaborer, communiquer et coopérer avec les parties engagées dans le processus de règlement.
  • Faire tous les efforts raisonnables pour régler un incident de harcèlement et de violence ayant fait l'objet d'un avis.
  • Proposer et adopter des mesures préventives adaptées aux incidents de harcèlement et de violence en milieu de travail.
  • Coopérer avec l'enquêteur et la procédure d'enquête.
  • Respecter la confidentialité des renseignements communiqués tout au long du processus de règlement
  • S'abstenir de commettre des actes de harcèlement et de violence.
  • S'abstenir de faire subir toutes représailles à la partie intimée, des témoins et de toute autre personne qui participe au processus de règlement d'un incident.

• Officier(ère) de Programme (OP)

  • Assigné(e) par le Centre d'Expertise de PHVLT.
  • Fournit un soutien et des conseils au C de C/gestionnaire pour répondre et résoudre l'avis d'incident.
  • Rappelle au C de C/gestionnaire d'envoyer des mises à jour mensuelles à la partie principale (et à la partie intimée, si impliquée).
  • Collabore avec le Coordinateur(trice) d'Enquête de PHVLT en cas de lancement d'une enquête de PHVLT.
  • Suit et surveille l'avancement de l'avis d'incident.

• Chaîne de Commandement (C de C)/gestionnaire

  • Informer le CE de PHVLT dans un délai de sept jours civiles lorsqu'un avis d'incident est reçu dans leur domaine de responsabilité.
  • Respecter la confidentialité des informations partagées tout au long du processus de règlement d'un incident La divulgation d'informations sur l'incident doit être conforme au principe du besoin de connaître.
  • Faire tous les efforts raisonnables pour résoudre un incident de harcèlement et de violence par le biais d'un règlement négocié.
  • Mettre en œuvre les mesures préventives découlant du règlement négocié et de la conciliation, ainsi que toute mesure préventive supplémentaire justifiée.
  • Coopérer avec l'enquêteur et la procédure d'enquête.
  • S'abstenir de tout comportement de représailles, réel ou perçu comme tel, à l'encontre de la PP, de la PI, des témoins et de toute autre personne impliquée dans le règlement d'un incident.
  • Soutenir les employés(es) touchés(es) ou les employées touchées par le harcèlement et la violence sur le lieu de travail.

Options de processus de règlement de PHVLT pour la partie principale

Il y a trois options à votre disposition dans le cadre du processus de PHVLT. Les efforts pour régler l’incident doivent commencer au plus tard 45 jours suivant la réception de l'avis. Vous en tant que partie principale, la chaîne de commandement/gestionnaire et la partie intimée (si contactée) devez faire tous les efforts raisonnables pour résoudre un incident pendant la phase du règlement négocié

1. Option 1 : Règlement Négocié

Examen Conjoint

La partie principale et la C de C, le ou la gestionnaire procéderont à un examen pour déterminer si l'avis d'incident décrit un acte, comportement ou propos qui constitue du harcèlement et de la violence définis comme: « tout acte, comportement ou propos, notamment de nature sexuelle, qui pourrait vraisemblablement offenser ou humilier un(e) employé(e)/membre ou lui causer toute autre blessure ou maladie, physique ou psychologique, y compris tout acte, comportement ou propos visé par règlement ». Cela inclut également tout comportement fondé sur les motifs de discrimination interdits identifiés dans la Loi canadienne sur les droits de la personne.

Il y a trois résultats possibilités :

Pour vous aider à interpréter la définition du harcèlement et de la violence, veuillez consulter la Matrice des comportements négatifs.

1. Si la C de C ou le ou la gestionnaire ainsi que la partie principale conviennent que l'incident ne correspond pas à la définition du harcèlement et de la violence, l'incident est alors considéré comme résolu. Les parties pourront toutefois continuer d'essayer de trouver ensemble une solution informelle pour remédier à la situation.
2. Si la C de C ou le ou la gestionnaire ne croit pas que l'incident correspond à la définition du harcèlement et de la violence, mais que la partie principale est en désaccord et souhaite poursuivre le processus de règlement, cette dernière a les options suivantes :
   1. continuer de travailler avec la C de C ou le ou la gestionnaire et déployer tous les efforts raisonnables pour parvenir à un règlement négocié;
   2. recourir à la conciliation/au MARC; et/ou
   3. demander une enquête sur la PHVLT.
3. Si la C de C ou le ou la gestionnaire ainsi que la partie principale sont d'accord pour dire que l'incident correspond à la définition, les parties peuvent poursuivre le processus de règlement.

Initier le Règlement Négocié

Après l’examen conjoint, la C de C/le ou la gestionnaire et la partie principale doivent faire des efforts raisonnables pour parvenir à un règlement négocié. Cela permet à la partie principale de proposer des mesures préventives pour résoudre l'incident et promouvoir un lieu de travail sûr.
Les résolutions négociées sont des actions concrètes que la C de C/le ou la gestionnaire peut mettre en œuvre pour prévenir davantage de harcèlement et de violence au sein du lieu de travail. Ces mesures sont considérées comme des étapes d'atténuation pour garantir que la partie principale se sente en sécurité et à l'aise au travail. Lors du règlement négocié, la partie principale et la C de C/le ou la gestionnaire négocieront ensemble des mesures pour traiter l'incident.

• Un règlement négocié s'agit d'une occasion de:

  • faire part de son expérience et des répercussions du harcèlement ou de la violence.
  • présenter des mesures concrètes qui peuvent être mises en œuvre pour résoudre cet incident et en prévenir d'autres.
  • négocier un règlement de façon collaborative.
  • prévenir le harcèlement et la violence au travail et d'y remédier.
  • restaurer et de réparer la relation entre les parties concernées.

  *voir les possibilités de règlement

• Un règlement négocié ne s'agit pas d'une occasion de:

  • d'accuser, de confronter ou de mettre en œuvre des mesures disciplinaires.
  • faire une demande qui n'est pas une réponse à l'incident ou une mesure de prévention.
  • donner des ordres par la confrontation.
  • résoudre d'autres problèmes, p. ex., problèmes de classification, convention collective, lettre d'attentes, gestion du rendement, etc
  • faire des demandes déraisonnables

  *voir les possibilités de règlement

Vous trouverez ci-dessous des exemples de ce qui constitue et ne constitue pas une résolution dans le cadre du manuel de la politique de PHVLT:

• Ce qui constitue un règlement de PHVLT :

  Formation en milieu de travail concernant :

  • la communication;
  • la résolution des conflits;
  • la PHVLT, etc.

  Le Centre d'expertise de PHVLT peut proposer une formation et un plan de formation en fonction d'un incident précis.

  Aménagement du lieu de travail :

  • Changement à l'emplacement du bureau;
  • Examiner la charge de travail;
  • Accès au bâtiment, etc.

  Pratiques administratives :

  • Mener une évaluation de PHVLT;
  • Procédures internes renforcées;
  • Établir des rôles et des responsabilités;
  • Examen des procédures internes, etc.

• Ce qui ne constitue pas un règlement de PHVLT :

  • Compensation financière;
  • jours vacances;
  • Demande qui prescrit une mesure contre la partie intimée, p. ex. son renvoi

  *Voir la remarque concernant les mesures disciplinaires/administratives

Si des mesures d'adaptation en milieu de travail sont nécessaires, une demande peut être initiée par le Bureau de gestion de l'invalidité ou, Services de santé pour les FC, en tant que processus distinct mais parallèle.

Si la partie principale parvient à un accord avec la C de C/le ou la gestionnaire (et la partie intimée, si elle est incluse dans ces réunions) par un règlement négocié, alors l'incident est considéré comme résolu et le dossier est clos.

Si la partie principale trouve les mesures insuffisantes, elle peut proposer des options supplémentaires à la C de C/le ou la gestionnaire. Si aucune mesure appropriée n'est proposée, une évaluation de PHVLT sera effectuée et le dossier sera clos.

Si aucun accord n'est atteint, la partie principale peut demander une conciliation/un MARC ou une enquête de PHVLT. Les deux processus peuvent se dérouler simultanément jusqu'à ce qu'un règlement soit atteint par la conciliation/un MARC ou que le rapport de d'enquête soit terminé.

2. Option 2 : Conciliation/Mode alternatif résolution des conflits (MARC)

La conciliation est facilitée par un mode alternatif de résolution des conflits (MARC) par des praticiens qualifiés ou praticiennes qualifiées des services de gestion des conflits et des plaintes de la DGSSC. Ce processus volontaire, informel et confidentiel implique un praticien ou une praticienne neutre aidant les parties à trouver une résolution satisfaisante.

La conciliation/le mode alternatif de règlement des conflits pour les incidents de harcèlement et de violence ne peut se dérouler que si les parties impliquées acceptent de participer et s'accordent sur le facilitateur ou la facilitatrice. Si la conciliation/le MARC ne peut pas se dérouler ou échoue, la partie principale peut revenir à un règlement négocié ou demander une enquête PHVLT.

La conciliation/le MARC peut se dérouler parallèlement aux méthodes de règlement, telles que le règlement négocié ou une enquête PHVLT. Si elle réussit et qu'aucune mesure préventive supplémentaire n'est nécessaire, l'incident sera considéré comme résolu et le dossier sera clos.

3. Option 3 : Enquête de PHVLT

1. a. Ouverture d'une enquête

   Une partie principale peut demander une enquête de PHVLT à tout moment au cours du processus, mais doit également déployer tous les efforts raisonnables pour résoudre le l'incident par le biais d'un règlement négocié. Si une enquête est demandée, la C de C/le ou la gestionnaire communiquera avec le Centre d'Expertise (CE) de PHVLT. Les enquêtes menées dans le cadre de la présente politique sont de nature préventive et visent à empêcher que d'autres incidents ne se produisent et à réduire au minimum le risque de harcèlement et de violence. Les enquêteurs et enquêtrices se concentreront sur les causes profondes de l'incident survenu sur le lieu de travail et proposeront des recommandations sur la manière d'éviter que de tels incidents ne se reproduisent à l'avenir.

   Les résultats de l'enquête de PHVLT ne peuvent être utilisés pour prendre des mesures correctives ou disciplinaires. Dans les cas d'allégations de mauvaise conduite, voir « Mesures disciplinaires et/ou administratives ».

2. b. Avis d'enquête

   Le CE de PHVLT transmettra un avis écrit à la partie principale et à la partie intimé pour les informer qu'une enquête sera menée.

3. c. Choix de l'enquêteur ou de l'enquêtrice

   Une liste d'enquêteurs et d'enquêtrices qualifiés(es) internes (au sein du CCPC (DGSSC)) et externes (sous contrat uniquement par l'intermédiaire du CE de PHVLT), déterminée conjointement avec le Comité national d'orientation en matière de santé et de sécurité (CNOSS), est disponible par l'intermédiaire du CE de PHVLT. La sélection d'un enquêteur ou d'une enquêtrice doit être approuvée par la partie principale, la partie intimée et la C de C/le ou la gestionnaire.

   Les parties principale et intimée recevront la déclaration de qualification de l'enquêteur ou de l'enquêtrice ainsi qu'une confirmation de l'absence de conflit d'intérêts. Si l'enquêteur ou l'enquêtrice identifie un conflit d'intérêts avec l'une des parties, ces derniers doivent en informer le CE de PHVLT avant de commencer l'enquête.

   • Si aucun accord n'est atteint dans les 10 jours suivant la réception de l'avis concernant la sélection d'un enquêteur élu ou d'une enquêtrice élue, le CE de PHVLT choisira un enquêteur ou une enquêtrice de la liste.
   • Si aucun enquêteur ou enquêtrice interne n'est disponible, en raison d'un conflit d'intérêts ou d'horaire, le CE de PHVLT sélectionnera un enquêteur qualifié ou une enquêtrice qualifiée de la liste de l'offre à commandes principale nationale (OCPN) ou du Centre canadien d'hygiène et de sécurité au travail (CCHST).

4. Information à l'intention de l'enquêteur ou de l'enquêtrice

   Le CE de PHVLT doit remettre à l'enquêteur ou l'enquêtrice tout renseignement relatif à l'enquête, comme la nature de l'incident, la portée de l'enquête, les noms et les coordonnées des parties devant être questionnées, le travail qui a été fait à ce jour pour résoudre l'incident.

5. e. Rapport d'enquête

   Le rapport d'enquête ne doit pas révéler, directement ou indirectement, l'identité des personnes impliquées dans un incident ou dans le processus de règlement d'un incident. Les rapports ne doivent contenir aucun renseignement identifiable. Le rapport doit fournir :

   • Une description générale de l'incident,
   • Des conclusions concernant les causes fondamentales et les circonstances du lieu de travail ayant contribué à l'incident,
   • Des recommandations visant à prévenir des incidents similaires; et
   • Une détermination quant à savoir si l'incident répond ou non à la définition de harcèlement et de violence au travail.

   Une copie du rapport est fournie à la C de C/le ou la gestionnaire, à la partie principale, à la partie intimée, et au comité de sécurité ou représentant(e) ou représentante applicable.

   Note : Si un règlement négocié et une enquête de PHVLT ont lieu en même temps, le processus de règlement négocié ne peut pas être utilisé une fois que le rapport d'enquête est fourni.

6. f. Mise en œuvre des recommandations à la suite de l'enquête de PHVLT

   Le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante en matière de santé et de sécurité doivent déterminer, conjointement avec la C de C/le ou la gestionnaire lesquelles des recommandations énoncées dans le rapport d'enquête en PHVLT seront mises en œuvre. Le comité de sécurité ou le représentant ou la représentante fournira des commentaires sur toutes les questions relatives au programme de prévention du harcèlement et de la violence, y compris sur les évaluations de PHVLT périodiques du lieu de travail, les stratégies de prévention et les recommandations des rapports d'enquête.

   Si la C de C/le ou la gestionnaire et le comité de sécurité ou le représentant concerné(e) ne parviennent pas à se mettre d'accord sur les recommandations de prévention énoncées dans le rapport d'enquête à mettre en œuvre, c'est à la C de C/le ou la gestionnaire qu'il appartient de décider. Toutefois, conformément au manuel de la politique, la C de C/ le ou la gestionnaire doit documenter sa décision, les raisons de cette décision et la conserver dans ses dossiers pendant dix ans.

4. Avis d'incident résolu

Le processus de règlement de PHVLT est terminé lorsque :

• Un règlement est atteint par le biais d'un règlement négocié ou d'une conciliation/un MARC;
• Une fois que les recommandations sont mises en œuvre par la C de C/le ou la gestionnaire, à condition que le rapport d'enquête de PHVLT répond à la définition de harcèlement et de violence;
• Une fois que le rapport d'enquête de PHVLT est reçu et que le rapport d'enquête ne répond pas à la définition de harcèlement et de violence; ou
• Si la partie principale choisit de mettre fin au processus de PHVLT et qu'une évaluation de PHVLT est effectuée.

Le processus de règlement de PHVLT doit être complété dans un délai d'un an à partir de l'avis d'incident. Une fois l'avis d'incident résolu, la partie principale et la partie intimée (si impliquée) doivent être informées, en utilisant la lettre de fermeture du dossier. La C de C /le ou la gestionnaire doit informer le CE de PHVLT de la résolution à des fins de suivi. Toutes les actions liées à un avis d'incident ou à son règlement doivent être documentées et conservées pendant 10 ans dans un endroit sûr et sécurisé (Protégé B).

Mesures disciplinaires et / ou administratives

Les membres de l'Équipe de la Défense doivent être conscients que toute mesure de représailles à l'encontre d'une partie principale ayant exercé ses droits en vertu du présent Manuel de la politique, la DOAD 5014-0 ou du Règlement ou est inacceptable et incompatible avec le Code de valeurs et d'éthique du MDN et des FAC ni l'éthos des FAC.

La Partie II du CCT (article 147) et l'article 19.15 des ORFC, Interdiction de représailles interdisent de menacer de prendre ou de prendre des mesures de représailles, punitives ou disciplinaires à l'encontre des employés et employées du MDN et des membres des FAC qui ont agi conformément au présent Manuel de la politique de PHVLT.

• Les employés et employées du MDN qui pensent qu'une mesure interdite a été prise peuvent en informer le destinataire désigné ou la destinataire désignée, la C de C ou le ou la gestionnaire. Si cela ne fonctionne pas, ils peuvent déposer une plainte, en vertu de l'article 133 du CCT Partie II, auprès de la Commission des relations de travail et de l'emploi dans le secteur public fédéral.
• Les membres des FAC qui pensent qu'une mesure interdite a été prise peuvent en informer le destinataire désigné ou la destinataire désignée, la C de C ou le ou la gestionnaire. Si cela ne fonctionne pas, ils peuvent déposer un grief, conformément à l'article 7.08 des ORFC, Dépôt d'un grief.

Le résultat de l'enquête de PHVLT ne peut être utilisé pour aucune mesure corrective ou disciplinaire.

Si l'avis d'incident décrit des manquements à la conduite (FAC) ou inconduite (MDN) qui contreviennent au Code de valeurs et d'éthique du MDN et des FAC et l'éthos des FAC, la C de C ou le ou la gestionnaire doit solliciter et prendre en compte les avis de la partie principale, puis prendre les mesures disciplinaires ou administratives appropriées comme suit :

• Partie intimée est employée de la fonction publique du MDN : Si la partie intimée est un employé ou une employée de la fonction publique du MDN, contactez les agents des relations du travail (SMA[RH-Civ]) et référez-vous à la DOAD 5016-0, Normes de conduite et de discipline – Personnel civil.
• Partie intimée est Membre des FAC : Si la partie intimée est membre des FAC, demandez conseil ``a un Aviseur Légal et Directeur Administration Carrières Militaires (DACM 2), et ensuite se réfère à la DOAD 5019-0 pour mener une enquête administrative et des mesures administratives potentielles.

Services de soutien

Le Programme d'aide aux employés (PAE), au 1-800-663-1142 ou 1-888-384-1152 (pour les personnes malentendantes). Le PAE offre un soutien et une assistance à tous les employés qui sont affectés ou employées qui sont affectées par le harcèlement et la violence au travail.

Les militaires des FAC qui désirent obtenir de l'aide peuvent communiquer avec les Services d'aide aux militaires et à leur famille, au 1-800-268-7708 pour avoir accès à un service de conseil confidentiel par téléphone ou en personne, 24 heures sur 24, sept jours sur sept. Les personnes qui rencontrent des problèmes personnels ou professionnels peuvent bénéficier d'une aide confidentielle dans le cadre de ce programme.

De plus, une liste des services offerts se trouve à la page : services et ressources.