Trousse d'outils pour la Chaîne de Commandement et les gestionnaires pour prévenir le harcèlement et la violence en milieu de travail

Cet outil a été conçu pour aider la Chaîne de Commandement (C de C)et les gestionnaires à prévenir, à traiter et à résoudre les cas de harcèlement et de violence dans le lieude travail. Bien qu'elle offre une variété de conseils et d'approches, cette trousse d'outils ne doit pas être considérée comme exhaustive.

Voici une liste de mesures proactives que peuvent prendre la C de C et les gestionnaires pour comprendre, et s'assurer que les employés et employées/membres des Forces armées canadienne (FAC)comprennent, ce qui constitue des comportements respectueux et ce qui relève du harcèlement et de la violence. Il s'agit également de soutenir l'adoption d'attitudes et de comportements qui créent et favorisent un environnement culturellement sûr, inclusif, respectueux, empathique et de confiance.

• Sensibilisez le personnel en organisant des discussions d'équipe sur les comportements incivils, les comportements passifs-agressifs, les commérages, l'intimidation et les micro-agressions dans le but de comprendre en quoi ils consistent, à quoi ils ressemblent et les sentiments qu'ils évoquent, leurs répercussions, et enfin, la manière de les prévenir et d'y réagir en milieu de travail. Engagez des discussions encourageantes sur la façon de dénoncer les personnes et les groupes qui affichent ces comportements et de porter ces comportements à leur attention dans le cadre de discussions privées. Assurez-vous que les employés et employées/membres savent que le harcèlement et la violence sont inacceptables, quelle qu'en soit la source, et doivent vous informez, en tant que leur C de C/gestionnaire, ou le destinataire désigné ou la destinataire désignée.
• Portez attention aux changements de comportement (absentéisme, inconfort, faible participation, journées de travail plus longues, accroissement de la charge de travail, temps d'exécution des tâches, etc.), aux styles de communication (verbale et non verbale), aux commentaires désobligeants, aux micro-agressions, à une augmentation des conflits interpersonnels et à tout autre signe d'un environnement de travail malsain et non sécuritaire.
• Montrez l'exemple, en agissant de façon éthique et responsable en tout temps. Votre communication verbale et non verbale peut contribuer à créer un espace sûr et positif. Adoptez une approche empathique, faites preuve de gentillesse en souriant et en riant, offrez une oreille attentive ou faites preuve de vulnérabilité en tant que leader.
• Faire preuve d'autoréflexion est essentiel pour diriger les employés et employées/membres. Prenez le temps de cerner les privilèges dont vous bénéficiez et de réfléchir aux répercussions qu'ils peuvent avoir sur les relations de travail (p. ex. orientation sexuelle, race/origine ethnique, âge, classification/grade, neurodiversité, etc.).
• Prenez conscience de vos propres préjugés ou sentiments qui sont suscités par la situation. Est-ce que ce conflit ou cette situation difficile entre des employés et employées/membres ou avec des employés et employées/membres vous rappelle de vos propres expériences? Êtes-vous en mesure de gérer la situation de manière objective? Avez-vous discuté des préjugés conscients et inconscients au sein de l'équipe et de la manière dont ils peuvent se manifester dans le cadre d'interactions avec les autres? En tant que C de C ou gestionnaire, avez-vous besoin de soutien?
• Soyez ouvert ou ouverte à la rétroaction et au dialogue. Si vous pensez ou vous vous rendez compte que votre comportement a pu être offensant ou blessant, soyez ouvert ou ouverte au dialogue, accueillez la rétroaction et prenez conscience des effets que votre comportement a pu avoir. Tout cela peut contribuer à rétablir des relations, à instaurer la confiance et à créer un espace sûr. Discutez avec votre équipe de la meilleure façon de recevoir la rétroaction et de ce dont elle a besoin pour se sentir en sécurité lors de ces conversations.
• Exercez les pouvoirs qui vous sont délégués en agissant de façon proactive et équitable, en prenant des mesures en temps opportun, en faisant preuve de jugement et en faisant appel aux mécanismes appropriés si une intervention s'avère nécessaire.
• Tenez-vous au courant des politiques et des processus sur la manière de réagir aux cas de harcèlement et de violence.

Consultez la liste des comportements inclusifs (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale) afin d'obtenir des outils et des conseils supplémentaires pour favoriser un lieu de travail sûr.

• Rencontre avec la partie principale
• Rencontre avec la partie intimée

• Conseils pratiques pour une rencontre avec la partie principale

  1. Écoutez et recueillez des renseignements sur la situation
     • Rencontrez la partie principale; offrez-lui un espace sécuritaire. Encouragez-la à se faire accompagner d'une personne de soutien au besoin. Suivez le rythme de la partie principale, par exemple si elle doit faire des pauses ou revenir sur le sujet. Accordez-lui le temps nécessaire.
     • Montrez par votre attention et votre langage corporel que vous prenez ces questions très au sérieux.
     • Soyez curieux, ne portez pas de jugement; posez des questions curieuses et ouvertes, notamment « qui? », « quoi? », « où? » « quand? » et « comment? ». Évitez de demander « pourquoi? ».
     • Vous pouvez dire ce qui suit ou poser les questions suivantes :
       • « Merci de me faire confiance et de porter cette situation à mon attention. »
       • « Quel comportement avez-vous observé? »
       • « Quel effet ce comportement a-t-il eu sur vous? »
       • « Je reconnais que j'ai des privilèges/expériences qui diffèrent des vôtres. Que pourrais-je faire pour vous aider? »
     • Évitez de dire :
       • « Ce n'était probablement qu'une blague » ou « Tu sais comment il/elle est… »
       • « Ça doit être terrible d'avoir à vivre ça » ou « Je ne sais pas comment vous faites pour supporter ça ».
  2. Précisez les besoins, les intérêts et les attentes
     • Posez des questions curieuses, sans jugement et sans préjugés.
     • Précisez et déterminez les préoccupations de la partie principale.
     • Vous pouvez poser les questions suivantes :
       • « Quand avez-vous remarqué... »
       • « Comment puis-je apporter mon soutien... »
       • « Aidez-moi à comprendre… »
     • Évitez de dire :
       • « Si j'étais à votre place » ou « Ne vous inquiétez pas pour ça. »
  3. Demandez de connaître les mesures prises dans la situation
     • Examinez l'évolution de la situation avec l'autre partie. Les répercussions ont-elles été reconnues?
     • Déterminez l'aide dont la personne pourrait avoir besoin pour résoudre la situation.
     • Vous pouvez poser les questions suivantes :
       • « Pensez-vous que l'autre partie est consciente des répercussions de son comportement? »
       • « Quelles formes de soutien ou de mesures vous permettraient d'être à l'aise pour que NOUS portions la situation à l'attention de l'autre partie? »
       • « À quoi ressemblerait la résolution de la situation pour vous? »
     • Évitez de donner des conseils.
       • L'important est d'écouter la partie principale, et non de lui dire quoi faire. Faites preuve d'écoute sans jugement et de curiosité tout au long de la discussion.
  4. Expliquez vos responsabilités.
     • Expliquez votre obligation d'agir et ce que cela signifie pour la partie principale.
     • Discutez de l'importance de préserver la confidentialité.
     • Fournissez à la personne le Manuel de la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail, la DOAD 5014-0 et le processus de signalement pour les parties principales de l'Équipe de la Défense. elle-même ou avec une personne de confiance et prenez des dispositions pour les passer en revue de nouveau avec elle.
     • Offrez à la partie principale des renseignements sur les services de soutien.
     • Vous pouvez dire ce qui suit :
       • « En tant que C de C/gestionnaire, je prends la situation très au sérieux, et nous sommes tous responsables de favoriser un milieu de travail respectueux, sain et sûr. »
       • « Je vais continuer de vous épauler de mon mieux. Il est aussi important de chercher du soutien, des conseils et une orientation auprès du PAE et/ou d'autres ressources internes ou externes pour vous aider à déterminer la forme de soutien qui convient le mieux à la situation. »
  5. Informer la partie principale des prochaines étapes
     • Dites à la partie principale que vous consulterez le Centre d'expertise sur la prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail (CE PHVLT).
     • Informez-la des services confidentiels du CE PHVLT.
     • Dites-lui que, si elle souhaite que l'autre partie participe au processus de résolution, vous rencontrerez cette autre partie. Veillez également à expliquer ce que cela signifie et les renseignements qui seront divulgués.
     • Demandez la partie principale de réfléchir aux mesures préventives proposées.
     • Dites-lui que vous ferez un suivi avec elle.
     • Vous pouvez dire ce qui suit :
       • « Vous avez bien fait de m'informer de la situation. »
       • « Pour préserver votre confidentialité et celle des parties visées, il ne faut pas discuter de la situation avec des personnes que celle-ci ne concerne pas. »
       • « En vue de notre prochaine réunion, commencez à réfléchir aux mesures préventives proposées qui vous permettront de vous sentir en sécurité dans votre lieu de travail. »
     • Vous devriez faire ce qui suit :
       • Planifier immédiatement une rencontre de suivi avec la partie principale afin de discuter des mesures de prévention proposées et de les passer en revue pour résoudre la situation et éviter qu'elle ne se reproduise. Il est important de respecter votre engagement envers la partie principale.
  6. Fournissez des ressources et demandez de l'aide pour vous-même
     • CE PHVLT
     • Agents et agentes des relations de travail (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale)
     • Pour les questions liées au manquement à la conduite, contacter l'équipe des relations de travail pour les employés ou les employées de la fonction publique ou le Centre de réponses administratives (CRA) pour les membres des FAC.
     • Services de soutien
     • Solutions et services en matière de conflits
     • Vous pouvez dire ce qui suit :
       • « En tant que C de C/gestionnaire, j'ai à cœur le respect et le bien-être des membres de l'équipe, et il est important que chaque personne cherche le soutien dont elle a besoin pour gérer les difficultés en milieu de travail. »

• Conseils pratiques pour une rencontre avec la partie intimée

  1. Présidez la rencontre
     • Rencontrez la partie intimée; offrez-lui un espace sûr et accordez-lui suffisamment de temps pour une discussion. Encouragez-la à se faire accompagner d'une personne de soutien au besoin. Suivez le rythme de la partie intimée, par exemple si elle doit faire des pauses ou revenir sur le sujet. Accordez-lui le temps nécessaire.
     • Expliquez l'objet de la rencontre et précisez que vous prenez la situation très au sérieux.
     • Expliquez votre obligation d'agir et ce que cela signifie pour la partie intimée.
     • Vous pouvez dire ce qui suit :
       • « __ a porté à mon attention qu'il/elle s'est senti(e) offensé(e) (ou autre sentiment) par certains de vos comportements. »
       • « Le but de cette rencontre est d'obtenir votre point de vue sur la situation, afin que je puisse bien comprendre et trouver un moyen de vous aider tous les deux. »
       • « Merci de prendre le temps de vous entretenir avec moi aujourd'hui. Ce processus préventif est axé sur les répercussions plutôt que sur l'intention. Il était donc important pour la partie principale que vous preniez conscience des répercussions qu'a entraînées la situation. »
  2. Présentez les faits
     • Communiquez les faits tels qu'ils sont présentés, d'une manière neutre et impartiale.
     • Il peut être utile de comparer l'intention et les répercussions dans certaines situations, où il existe une volonté de comprendre et une reconnaissance, mais une méconnaissance de la situation.
     • Vous pouvez dire ce qui suit :
       • « La personne s'est sentie blessée quand vous lui avez dit… »
       • « La personne se sent humiliée et visée parce que… »
       • « Je comprends que ce n'était peut-être pas votre intention de [dire/faire cela], mais ce comportement a été perçu comme discriminatoire/offensant/blessant par la partie principale. Il est important d'en discuter, car la situation a eu des répercussions sur la partie principale. »
     • Évitez de dire ce qui suit :
       • « Vous avez été impoli(e) avec __ », parce que ce type de formulation n'énonce pas un fait, mais un jugement ou une étiquette.
  3. Écoutez, recueillez et vérifiez les faits
     • Laissez la personne expliquer ce qui s'est passé.
     • Cherchez à connaître leur perception et leur compréhension de la situation.
     • Vous pouvez poser la question suivante :
       • « Comment décririez-vous la situation? »
     • Vous devriez faire ce qui suit :
       • Prendre des notes détaillées.
       • N'oubliez pas : Tout le monde mérite le respect, et vous devez protéger la dignité de chacun.
  4. Gérez la situation et définissez les attentes
     • Aidez la partie intimée à comprendre le problème/l'autre perspective, et de prévenir l'escalade du conflit.
     • Cherchez à savoir de quelle façon la partie intimée pense que la situation pourrait être résolue.
     • Discutez des répercussions par rapport à l'intention et de la façon d'éviter que la situation ne se reproduise.
     • Au besoin, faites-la savoir que son comportement doit cesser.
     • Fournissez à la personne le Manuel de la politique de prévention du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail, la DOAD 5014-0 et le processus de signalement pour les parties intimées de l'Équipe de la Défense.
     • Offrez à la partie intimée des renseignements sur les services de soutien. Examinez les documents avec elle. Invitez la personne à les examiner par elle-même ou avec une personne de confiance et prenez des dispositions pour les passer en revue de nouveau avec elle.
     • Vous pouvez poser les questions suivantes :
       • « Comment pouvons-nous résoudre cette situation? »
       • « Quels mécanismes de soutien doivent être mis en place? »
       • « Que pouvons-nous faire pour réduire le risque que cette situation se reproduise? »
       • Le respect de la confidentialité est important pour protéger les deux parties. Des mesures correctives pourraient être envisagées si les exigences en matière de confidentialité ne sont pas respectées.
  5. Informez la partie intimée des prochaines étapes
     • Dites-la que vous consulterez le CE PHVLT.
     • Informez-la des services confidentiels du CE PHVLT.
     • Dites-lui que vous ferez un suivi avec elle.
     • Une fois que vous avez recueilli les faits auprès des deux parties et que vous avez consulté les ressources à votre disposition (c.-à-d. le CE PHVLT), essayez de parvenir à un accord concernant la résolution de la situation.
     • Lorsqu'une résolution est possible et qu'aucun avis d'incident n'a été soumis, communiquez votre décision aux deux parties et une solution sera mise en œuvre.
     • Vous pouvez dire ce qui suit :
       • « Aucune forme de représailles ne sera tolérée. »
       • « Sachez que le processus peut prendre du temps. On doit éviter le commérage à propos de la situation et de la personne concernée pour limiter les répercussions sur l'unité de travail. »
       • « Je reconnais que la situation peut avoir des répercussions sur vous. L'objectif n'est pas la confrontation, mais bien la prévention. S'il peut vous paraître surprenant que la partie principale se soit sentie victime de discrimination, les questions qu'il convient de se poser sont les suivantes : "Comment mieux comprendre et éviter que cela ne se reproduise?" et "Comment rétablir la confiance?" »
     • Vous devriez faire ce qui suit :
       • Planifier immédiatement une rencontre de suivi avec la partie intimée. Il est important de respecter votre engagement envers la partie intimée. Reconnaître que la personne peut avoir besoin de le changer ou d'avoir une personne de soutien avec eux.
  6. Fournissez des ressources et demandez de l'aide pour vous-même
     • CE PHVLT
     • Agents et agentes des relations de travail (accessible uniquement sur le réseau de la Défense nationale)
     • Pour les questions liées au manquement à la conduite, contacter l'équipe des relations de travail pour les employés ou les employées de la fonction publique ou le Centre de réponses administratives (CRA) pour les membres des FAC.
     • Services de soutien
     • Solutions et services en matière de conflits
     • Vous pouvez dire ce qui suit :
       • « En tant que C de C/gestionnaire, j'ai à cœur le respect et le bien-être des membres de l'équipe, et il est important que chaque personne cherche à obtenir le soutien dont elle a besoin pour gérer les difficultés en milieu de travail. »