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Code de conduite du ministère des Finances

Le Code de conduite du ministère des Finances consolide les principes et obligations primordiaux des membres du personnel en vertu du Code des valeurs et d’éthique dusecteur public, de la Directive sur les conflits d’intérêtsdu Conseil du Trésor et de notre Code régissant les conflits d’intérêts pour le ministère des Finances préexistant. Le Code vise à vous fournir des lignes directrices générales et des ressources afin de garantir que nous faisons tous preuve de leadership en matière de comportement éthique.

Code de Conduite du Ministère des Finances

Chapitres I : Valeurs et éthique

Énoncé des Valeurs

Comportements attendus

Pistes de résolution

Responsabilités et Obligations

Autres Fonctions et Obligations

Ressources

Chapitre II : Conflit d’intérêts et après-mandat

Annexe A : Code régissant les conflits d’intérêts pour le ministère des Finances

Annexe B : Actifs, passifs et activités à l’externe déclarables et non déclarables

Annexe 1

Code de Conduite du Ministère des Finances

Préambule

Le ministère des Finances a toujours fait preuve des normes les plus élevées en matière d’excellence, de responsabilité et de comportement éthique dans le cadre des services qu’il offre à notre ministre, au gouvernement du Canada et au public canadien. Les Canadiens savent que nous élaborons des politiques financières et économiques qui protègent et accroissent leur niveau et qualité de vie. Nous croyons fermement que le respect au quotidien des valeurs et de l’éthique de la fonction publique est essentiel afin de conserver la confiance du public. Les citoyens comptent sur nous pour leur fournir des conseils professionnels, objectifs et impartiaux qui desservent l’intérêt public.

Les valeurs et l’éthique de la fonction publique sont importantes. Puisque notre ministère a accès à de l’information économique, fiscale et financière sensible, nous devons protéger tous les renseignements classifiés et nous assurer de ne pas utiliser ou communiquer de l’information non publique afin de réaliser des profits financiers ou encore pour les profits financiers de tiers. Cet engagement en valeurs et éthique doit être reflété dans la façon dont nous gérons nos budgets et opérations financières, passons des marchés, faisons preuve d’équité et de transparence dans nos processus de dotation et de respect les uns envers les autres. Il est facile de prendre les bonnes décisions lorsqu’on comprend les valeurs communes du secteur public.

Je demande donc à chacun de vous d’apprendre à bien connaître le Code de conduite du ministère des Finances. En cas de doute relativement à vos obligations, assurez-vous de demander conseil auprès de l’individuel approprié.

Ce Code fait partie de vos conditions d’emploi et est conçu pour vous aider à comprendre les enjeux éthiques et les valeurs ministérielles reliés à votre travail. Nous sommes tous tenus de mettre ces principes en pratique et de faire preuve d’intégrité personnelle et professionnelle lorsque nous représentons le ministère des Finances.

Votre engagement envers ces valeurs et de cette éthique est essentiel pour appuyer et renforcer le professionnalisme, ainsi que pour protéger la réputation et l’intégrité du Ministère et de tous ses employés.

À propos du ministère des Finances Canada

Le ministère des Finances du Canada et ses employés élaborent des politiques et offrent des conseils au gouvernement dans l’optique de créer une économie saine au bénéfice de l’ensemble des Canadiennes et des Canadiens.

Plus précisément, le Ministère :

Chapitre I : Valeurs et éthique

Le rôle des fonctionnaires fédéraux

Sous l’autorité du gouvernement élu et en vertu de la loi, les fonctionnaires fédéraux jouent un rôle fondamental pour servir la population canadienne, les collectivités et l’intérêt public. À titre de professionnels dont le travail est essentiel au bien-être du Canada et à la viabilité de la démocratie canadienne, ils sont garants de la confiance publique.

La Constitution du Canada et les principes de gouvernement responsable sous-tendent le rôle, les responsabilités et les valeurs du secteur public fédéralNote de bas de page 1. Les principes constitutionnels quant à la responsabilité des ministres dictent les relations entre ministres, parlementaires, fonctionnairesNote de bas de page 2 et le public. Un secteur public fédéral professionnel et impartial est un élément clé de notre démocratie.

Les fonctionnaires du ministère des Finances sont comptables envers leurs gestionnaires ministériels, le gouvernement et le public à l’égard de leur conduite. Les gestionnaires doivent exercer les fonctions qui leur sont confiées de façon consciencieuse et en conformité avec les politiques et les lignes directrices ministérielles. Les fonctionnaires doivent examiner soigneusement l’incidence possible de leurs décisions et de leurs actions sur tous les intervenants, notamment le public et leurs collègues. Ils doivent faire des choix appropriés quant à ce qui est bien et ce qui est mal, même lorsqu’il ne s’agit pas d’une obligation découlant d’une décision législative ou réglementaire.

Le rôle des ministres

Les ministres sont également tenus de préserver la confiance du public en l’intégrité des organisations du secteur public et d’honorer la tradition d’un secteur public fédéral professionnel et impartial, ainsi que la pratique à ces égards. En outre, les ministres jouent un rôle crucial en offrant aux fonctionnaires le soutien dont ils ont besoin pour fournir des conseils professionnels en toute franchiseNote de bas de page 3.

Champ d'application

La reconnaissance de ces valeurs et des comportements attendus est une condition d’emploi de tous les fonctionnaires du secteur public fédéral, quel que soit leur niveau ou leur poste. Tout manquement à ces valeurs ou aux comportements attendus peut entraîner des mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Plus précisément, le respect du présent Code (qui comprend le Code régissant les conflits d’intérêts pour le ministère des Finances préexistant à l’annexe A), du Code des valeurs et d’éthique du secteur public et de la Directive sur les conflits d’intérêts. Conseil du Trésor constitue une condition d’emploiNote de bas de page 4 de tous les fonctionnaires en poste au ministère des Finances, qu’ils soient nommés pour une période déterminée ou indéterminée, à temps plein ou à temps partiel; cela vaut aussi pour les employés en détachement au Ministère, les personnes nommées à titre d’employés occasionnels, les étudiants et les employés en congé payé ou non payéNote de bas de page 5. Les employés en congé non payé pour plus de deux ans ne sont pas tenus de déclarer leurs biens dans leur Rapport confidentiel annuel.

Sans être des fonctionnaires, les personnes qui viennent d’avoir une affectation à Échanges Canada devraient respecter les exigences de ce Code. En outre, les bénévoles et les autres personnes qui ne sont pas employés par le Ministère, mais qui participent aux activités du ministère visant à exécuter son mandat devraient respecter les exigences de ce Code. Les personnes nommées par décret, comme les administrateurs généraux, sont régies par la Loi sur les conflits d’intérêts et le Code des valeurs et d’éthique du secteur public.

Le Code de conduite du ministère des Finances est entré en vigueur le 2 avril 2012.

Objectifs

Le présent Code énonce, dans les grandes lignes, les valeurs et les comportements que doivent adopter les fonctionnaires dans toutes les activités liées à l’exercice de leurs fonctions professionnelles. En adoptant ces valeurs et en se comportant selon les attentes, les fonctionnaires renforcent la culture éthique du secteur public et contribuent à maintenir la confiance du public en l’intégrité de l’ensemble des institutions publiques.

La Loi sur la protection des fonctionnaires divulgateurs d’actes répréhensibles (LPFDAR) exige l’établissement d’un code de conduite du secteur public et d’un code de conduite ministériel. Le Code des valeurs et d’éthique du secteur public, établi par le Conseil du Trésor, satisfait à la première exigence et le Code de conduite du ministère des Finances satisfait à la deuxième exigence de la LPFDARNote de bas de page 6. Ce Code inclut le Code régissant les conflits d’intérêts pour le ministère des Finances préexistant (annexe A). Il doit également être lu en parallèle avec le Code des valeurs et d’éthique du secteur public et la Directive sur les conflits d’intérêts.

Énoncé des valeurs

Les valeurs qui suivent guident les fonctionnaires dans toutes leurs activités. Elles ne peuvent être prises isolément, car elles se recoupent souvent. Le présent Code et les politiques ministérielles respectifs sont d’importantes balises qui aident les fonctionnaires à déterminer la voie à suivre. Les fonctionnaires devront intégrer ces valeurs à leurs décisions, à leurs mesures, à leurs politiques, à leurs processus et à leurs systèmes. De même, les fonctionnaires peuvent s’attendre à être traités selon ces valeurs par le ministère des Finances.

Respect de la démocratie

Le régime canadien de la démocratie parlementaire et ses institutions sont fondamentaux pour servir l’intérêt public. Les fonctionnaires reconnaissent que les élus sont responsables devant le Parlement et, par conséquent, devant la population canadienne, et qu’un secteur public non partisan est essentiel à notre système démocratique.

Respect envers les personnes

Notre relation avec la population canadienne doit être empreinte de respect, de dignité et d’équité, valeurs qui contribuent à un milieu de travail sûr et sain propice à l’engagement, à l’ouverture et à la transparence. Notre esprit d’innovation procède de la diversité de notre population et des idées qui en émanent.

Intégrité

L’intégrité est la pierre angulaire de la bonne gouvernance et de la démocratie. Forts des normes d’éthique les plus rigoureuses, les fonctionnaires maintiennent et renforcent la confiance du public en l’honnêteté, l’équité et l’impartialité du secteur public fédéral.

L’intendance

Les fonctionnaires fédéraux se voient confier la responsabilité d’utiliser et de gérer judicieusement les ressources publiques tant à court qu’à long terme.

Excellence

L’excellence de la conception et l’application des politiques, l’exécution des programmes et la prestation des services du secteur public influent positivement sur tous les aspects de la vie publique au Canada. La collaboration, l’engagement, l’esprit d’équipe et le perfectionnement professionnel contribuent tous au rendement élevé d’une organisation.

Comportements attendus

Les fonctionnaires fédéraux sont censés se conduire conformément aux valeurs du secteur public et aux comportements attendus suivants.

1. Respect de la démocratie

Les fonctionnaires préservent le régime canadien de démocratie parlementaire et ses institutions en adoptant les comportements suivants :

1.1 Ils respectent la primauté du droit en exerçant leurs fonctions conformément aux lois, aux politiques et aux directives de façon non partisane et impartiale.

1.2 Ils exécutent avec loyauté les décisions prises par leurs dirigeants conformément à la loi et aident les ministres à rendre compte au Parlement et à la population canadienne.

1.3 Ils communiquent aux décideurs toute l’information, les analyses et les conseils nécessaires en s’efforçant d’être toujours ouverts, francs et impartiaux.

2. Respect envers les personnes

Les fonctionnaires respectent la dignité humaine et reconnaissent la valeur de chaque personne en adoptant les comportements suivants :

2.1 Ils traitent chaque personne avec respect et équité.

2.2 Ils valorisent la diversité et l’avantage que présentent les qualités uniques et les forces propres à une main-d’œuvre diversifiée.

2.3 Ils favorisent l’établissement et le maintien de milieux de travail sûrs et sains, exempts de harcèlement et de discrimination.

2.4 Ils travaillent ensemble dans un esprit d’ouverture, d’honnêteté et de transparence qui favorise l’engagement, la collaboration et la communication respectueuse.

3. Intégrité

Les fonctionnaires servent l’intérêt public en adoptant les comportements suivants :

3.1 Ils se conduisent toujours avec intégrité et d’une manière qui puisse résister à l’examen public le plus approfondi; cette obligation ne se limite pas à la simple observation de la loi.

3.2 Ils n’utilisent jamais leur rôle officiel pour obtenir de façon inappropriée un avantage pour eux-mêmes ou autrui ou en vue de nuire à quelqu’un.

3.3 Ils prennent toutes les mesures possibles pour prévenir et résoudre, dans l’intérêt public, tout conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs responsabilités officielles et leurs affaires personnelles.

3.4 Ils agissent de manière à préserver la confiance de leur employeur.

4. L’intendance

Les fonctionnaires utilisent les ressources de façon responsable en adoptant les comportements suivants :

4.1 Ils veillent à l’utilisation efficace et judicieuse des fonds, des biens et des ressources publics dont ils ont la responsabilité.

4.2 Ils tiennent compte des répercussions à court et à long terme de leurs actions sur les personnes et sur l’environnement.

4.3 Ils acquièrent, conservent et mettent en commun les connaissances et l’information de la façon indiquée.

5. Excellence

Les fonctionnaires font preuve d’excellence professionnelle dans l’exercice de leurs fonctions en adoptant les comportements suivants :

5.1 Ils fournissent des services équitables, opportuns, efficients et efficaces dans le respect des langues officielles du Canada.

5.2 Ils améliorent continuellement la qualité des politiques, des programmes et des services qu’ils fournissent.

5.3 Ils privilégient un environnement de travail qui favorise l’esprit d’équipe, l’acquisition du savoir et l’innovation.

Pistes de résolution

Les comportements attendus ne visent pas à tenir compte de toutes les questions de nature éthique pouvant se poser au quotidien. Lorsqu’une question d’éthique se pose, les fonctionnaires sont invités à parler de ces questions et les résoudre avec leur superviseur immédiat. Ils peuvent également s’adresser à d’autres sources appropriées au ministère des Finances pour demander des conseils et de l’aide, comme le directeur, Valeurs et éthique.

Les fonctionnaires, à tous les échelons, devraient résoudre les situations conflictuelles de façon équitable et respectueuse, en envisageant d’avoir recours à des processus informels comme le dialogue ou la médiation.

Comme le prévoient les articles 12 et 13 de la LPFDAR, si un fonctionnaire détient des renseignements pouvant révéler un manquement grave au présent Code, il peut en informer, en confiance et sans crainte de représailles, son superviseur immédiat, l’agent de protection des dénonciateurs (APD) du ministère des Finances ou le commissaire à l’intégrité du secteur public.

L’APD a la responsabilité d’aider le sous-ministre à se conformer à la LPFDAR. Il aide à créer des conditions favorables à la divulgation des actes répréhensibles et donne suite aux divulgations faites par les employés de leur organisation.

Tout membre du public qui croit qu’un fonctionnaire n’a pas agi conformément au présent Code peut en informer l’APD ou, dans le cas d’un manquement grave, le commissaire à l’intégrité du secteur public.

Responsabilités et obligations

Fonctionnaires

Les fonctionnaires sont censés respecter le présent Code et appliquer les valeurs du secteur public dans leurs actions et dans leurs comportements. Le fonctionnaire qui ne se conforme pas à ces valeurs et attentes s’expose à des mesures administratives ou disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Comme le prévoient les articles 12 et 13 de la LPFDAR, si un fonctionnaire détient des renseignements pouvant révéler un manquement grave au présent Code, il peut en informer, en confiance et sans crainte de représailles, son superviseur immédiat, l’APD du ministère des Finances ou le commissaire à l’intégrité du secteur public.

Gestionnaires

Les fonctionnaires qui sont aussi gestionnaires occupent un poste d’influence et d’autorité qui leur confère la responsabilité particulière de donner l’exemple en adhérant aux valeurs du secteur public.

Un gestionnaire doit faire preuve de leadership dans le respect du Code et des politiques sous-jacentes; plus particulièrement, il doit adopter les comportements suivants :

Sous-ministre

Le sous-ministre d’une organisation du secteur public assume des responsabilités précises en vertu de la LPFDAR, dont celle d’établir un code de conduite pour son organisation, et a comme responsabilité générale de promouvoir une culture positive axée sur les valeurs et l’éthique. Le sous-ministre des Finances doit s’assurer que les employés connaissent leurs obligations énoncées dans le Code des valeurs et d’éthique du secteur public et dans le Code de conduite du Ministère.

En outre, il s’assure que les employés puissent obtenir les conseils voulus au sujet des questions d’éthique, notamment les possibilités de conflit d’intérêts.

Le sous-ministre veille à ce que le présent Code, le Code des valeurs et d’éthique du secteur public, la Directive sur les conflits d’intérêts et leur procédure interne de divulgation soient mis en application efficacement dans leur ministère et à ce qu’ils fassent régulièrement l’objet d’un suivi et d’une évaluation.

Le sous-ministre est chargé de veiller à ce que le ministère assure l’exécution non partisane des programmes et la prestation des services.

Le sous-ministre est assujetti au Code des valeurs et d’éthique du secteur publicet à la Loi sur les conflits d’intérêts.

L’agent de protection des divulgateurs

L’APD crée des conditions favorables à la divulgation des actes répréhensibles et donne suite aux divulgations faites par les fonctionnaires de leur ministère. Les agents supérieurs sont tenus d’appuyer le sous-ministre pour satisfaire aux exigences de la LPFDAR. Dans le ministère des Finances, l’APD est aussi le directeur, Valeurs et éthique.

Conformément à la procédure de divulgation interne instituée en vertu de la LPFDAR, l’APD exercent notamment les tâches et les pouvoirs suivants :

  1. Fournir des renseignements, des conseils et une orientation aux fonctionnaires de leur ministère au sujet de la procédure de divulgation interne, notamment sur la façon de faire les divulgations, la procédure d’enquête et le traitement des divulgations faites aux superviseurs.
  2. Recueillir et consigner les divulgations et les examiner afin de déterminer s’il existe des motifs suffisants d’y donner suite en vertu de la LPFDAR.
  3. Diriger les enquêtes concernant les divulgations et déterminer s’il y a lieu de donner suite à une divulgation faite en vertu de la LPFDAR, d’entreprendre une enquête d’y mettre fin.
  4. Lorsqu’une divulgation ou une enquête relative à une divulgation vise une autre organisation du secteur public fédéral, coordonner le traitement de la divulgation en collaboration avec l’agent supérieur de cette organisation.
  5. Communiquer par écrit aux divulgateurs le résultat de tout examen et/ou de toute enquête se rapportant à la divulgation, ainsi que l’état d’avancement des mesures prises pour y donner suite, le cas échéant.
  6. Faire rapport à leur sous-ministre des résultats des enquêtes et tout problème systémique pouvant donner lieu à des actes répréhensibles et lui recommander des mesures correctives, le cas échéant.

Directeur, Valeurs et éthique

Le directeur, Valeurs et éthique est un cadre supérieur désigné par le sous-ministre qui a pour tâche de veiller à ce que tous les fonctionnaires en poste au ministère des Finances connaissent leurs obligations et se conforment au présent Code, au Code des valeurs et d’éthique du secteur publicet à la Directive sur les conflits d’intérêts.

Le directeur rend directement compte au sous-ministre de toute question ayant trait au Code. Son rôle consiste à recevoir, à consigner et à examiner les rapports confidentiels présentés en vertu de ce Code, d’en préserver la confidentialité, de résoudre les questions relatives aux conflits d’intérêts et à offrir des renseignements, de la formation et des conseils au personnel du ministère sur des questions ayant trait aux conflits d’intérêts et, plus généralement, aux valeurs et à l’éthique.

Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada – Bureau du dirigeant principal des ressources humaines

Pour aider le président du Conseil du Trésor à s’acquitter des responsabilités qui lui incombent en vertu de l’article 4 de la LPFDAR, le Bureau du dirigeant principal des ressources humaines (BDPRH) est chargé de promouvoir des pratiques éthiques dans le secteur public. Le BDPRH met en œuvre le Code des valeurs et d’éthique du secteur publicet en fait la promotion en collaboration avec toutes les organisations partenaires concernées et conseille les administrateurs généraux et les agents ministériels désignés quant à son interprétation.

Le dirigeant principal des ressources humaines peut établir les directives, les normes et les lignes directrices découlant du Code des valeurs et d’éthique du secteur public.

Le BCHRO surveillera la mise en œuvre du Code des valeurs et d’éthique du secteur public dans les organisations en vue de déterminer si les objectifs qui y sont énoncés sont atteints.

Commission de la fonction publique

Conformément à la Loi sur l’emploi dans la fonction publique, la Commission de la fonction publique est chargée de mener des enquêtes et des vérifications en vue de protéger l’intégrité du système de dotation de la fonction publique et d’administrer certaines dispositions se rapportant aux activités politiques en vue de maintenir l’impartialité de la fonction publique.

Autres fonctions et obligations

Accès à l’information et protection des renseignements personnels

La Loi sur l’accès à l’information donne à tous les citoyens canadiens, résidents permanents, personnes ou sociétés au Canada le droit d’accéder aux dossiers – peu importe leur format – dont dispose une institution fédérale. Elle contient également des dispositions d’exclusion qui peuvent être utilisées pour éviter que certains types de renseignements ne soient divulgués. Il convient de noter l’article 67.1 de la Loi qui prévoit qu’il s’agit d’un acte criminel de détruire, tronquer ou modifier un document, de falsifier un document ou faire un faux document, de cacher un document ou d’ordonner, proposer, conseiller ou amener de n’importe quelle façon une autre personne à commettre un tel acte dans l’intention d’entraver le droit d’accès prévu par la Loi.

La Loi sur la protection des renseignements personnels protège la vie privée des personnes en ce qui concerne leurs renseignements personnels et régit la collecte, la conservation, l’utilisation et la communication de ces renseignements personnels au gouvernement fédéral. La Loi accorde également aux personnes (y compris à celles qui se trouvent au Canada et qui ne sont ni des citoyens ni des résidents permanents) le droit d’accéder à leurs renseignements personnels. Les contraventions des renseignements personnels font l’objet d’une enquête à l’interne et peuvent également être examinées par le Commissariat à la protection de la vie privée.

Communication avec les médias

Seuls les porte-paroles désignés et dûment autorisés au bureau des relations avec les médias au ministère des Finances peuvent faire des déclarations ou des commentaires à l’intention des médias.

Tout appel des médias doit être transféré à un porte-parole autorisé au bureau des relations avec les médias du Ministère. Le rôle du bureau des relations avec les médias est de veiller à ce que des membres du personnel chevronnés puissent donner suite rapidement aux demandes des médias.

Le ministre des Finances est la seule personne qui peut donner des entrevues à la télévision ou à la radio au nom du ministère des Finances.

Les porte-paroles du Ministère sont les seuls fonctionnaires du ministère des Finances dont le nom peut être cité par la presse écrite et électronique.

Si un fonctionnaire reçoit un appel d’un journaliste au sujet d’un document de travail ou d’un document d’analyse, l’appel doit être transféré au bureau des relations avec les médias. Le porte-parole, un stratège des communications et le sous-ministre adjoint ou le directeur général de la direction stratégique concernée prendront, en règle générale, part aux discussions portant sur la réponse à donner à ces appels.

Divulgation d’actes répréhensibles

En vertu de la LPFDAR, un « acte répréhensible » est la contravention d’une loi fédérale ou provinciale ou d’un règlement pris sous leur régime, l’usage abusif des fonds ou des biens publics, la contravention grave de ce Code de conduite et tout cas grave de mauvaise gestion dans le secteur public. Cela peut comprendre le fait de causer, par action ou par omission, un risque grave pour la vie, la santé ou la sécurité des Canadiens ou pour l’environnement, ou encore le fait d’ordonner ou de conseiller sciemment à une personne de commettre un acte répréhensible.

Conformément à la LPFDAR, les fonctionnaires sont encouragés à se manifester s’ils pensent que des actes répréhensibles graves ont été commis en milieu de travail; les fonctionnaires qui font une telle divulgation doivent être traités équitablement, en toute confidentialité, et ils doivent être protégés contre d’éventuelles représailles.

Un membre du personnel du ministère des Finances peut dénoncer tout acte répréhensible à l’agent de protection des divulgateurs ou au commissaire à l’intégrité du secteur public. Si un membre du personnel divulgue un acte répréhensible à son supérieur, la situation doit être acheminée à l’agent de protection des divulgateurs.

Obligation de loyauté

L’obligation de loyauté constitue depuis longtemps une valeur fondamentale et une exigence de base au sein de la fonction publique du Canada. Dans le contexte du régime démocratique canadien, les fonctionnaires ont une obligation de loyauté à l’endroit de leur employeur. Cette obligation découle de la mission essentielle de la fonction publique, qui consiste à aider le gouvernement élu, conformément à la loi, à servir l’intérêt public. L’obligation de loyauté souligne l’importance et la nécessité d’une fonction publique impartiale et efficace.

Les membres du personnel doivent veiller à ce que les déclarations publiques et les mesures prises ne les empêchent pas de s’acquitter de leurs obligations et ne remettent pas en question leur impartialité dans le cadre de leurs fonctions.

Des mécanismes devraient être prévus à l’interne pour que les critiques à cet égard, le cas échéant, soient portées à l’attention de la direction.

Les membres du personnel doivent éviter d’exprimer, sur des médias publics, que ce soit directement ou par l’entremise d’un tiers, des critiques concernant des politiques, des programmes ou des fonctionnaires du ministère des Finances ou du gouvernement, ou de se prononcer sur des questions prêtant à controverse sur la scène politique, lorsque de telles déclarations ou interventions risquent d’entrer en conflit avec les fonctions de leur poste ou d’aller à l’encontre des programmes ou des politiques du ministère des Finances et du Gouvernement du Canada.

Compte tenu des innovations technologiques, comme des sites Web de réseautage social, les membres du personnel doivent faire preuve de prudence lorsqu’ils utilisent des médias accessibles au public pour critiquer les politiques du gouvernement. Ce genre de comportement risque de nuire (ou d’être perçu comme nuisant) à leur capacité d’accomplir leurs fonctions officielles de manière impartiale. Les membres du personnel ne doivent pas utiliser des tribunes publiques pour communiquer de l’information non publique.

Gestion financière

Les responsabilités des fonctionnaires peuvent englober la collecte, la réception, la gestion ou l’utilisation de fonds publics. Ce sont des responsabilités importantes; la gestion des ressources financières doit être rigoureuse et conforme aux politiques et procédures du Conseil du Trésor et du ministère des Finances. Il est impératif que toutes les activités de gestion financière soient conformes à la Loi sur la gestion des finances publiques.

Harcèlement et discrimination

Le ministère des Finances favorise un milieu de travail professionnel et respectueux où la diversité est valorisée.

Toutes les personnes ont le droit de travailler dans un milieu sans harcèlement ni discrimination. Bien qu’il incombe à la direction de promouvoir un tel environnement de travail, chacun a la responsabilité de traiter ses collègues avec équité, respect et dignité.

Protection de l’information

Les membres du personnel doivent toujours respecter les exigences relatives à la confidentialité de l’information qu’ils obtiennent dans le cadre de leur emploi au ministère des Finances. Les documents qui renferment des données confidentielles/secrètes doivent constamment faire l’objet d’un contrôle strict; ils ne doivent pas être montrés dans les ascenseurs ou laissés sans surveillance dans les salles de conférence, sur les bureaux ou dans tout autre endroit où le public ou des fonctionnaires qui n’ont pas de besoin légitime d’en prendre connaissance peuvent les voir. Il faut éviter dans la mesure du possible de faire des copies de documents confidentiels et secrets. Les documents qui renferment des données confidentielles doivent être serrés dans une armoire sécuritaire. Veuillez consulter la Ligne directrice à l’intention des employés fédéraux : Rudiments de la gestion de l’information (GI) et la Loi sur la protection de l’information pour plus amples renseignements.

Si les circonstances le justifient, par exemple en cas d’infraction liée à l’atteinte à la vie privée, communiquez avec le directeur des Services de sécurité et le directeur de l’accès à l’information et de la protection des renseignements personnels immédiatement afin d’obtenir d’autres instructions.

Utilisation des réseaux électroniques

On permet l’utilisation de réseaux électroniques, dont l’Internet, à des fins personnelles dans les temps libres est admissible, par exemple pour effectuer des transactions bancaires ou des achats en ligne, ou encore pour envoyer des messages au moyen du système de courriel ministériel, et l’exploration du Web à la recherche de ressources utiles.

L’accès aux réseaux électroniques, dont l’Internet, fait en sorte que les fonctionnaires disposent d’outils puissants, mais cela leur impose également des responsabilités. Maintenir un juste équilibre entre habilitation et responsabilité est une tâche qui incombe non seulement au Ministère, mais aussi à l’utilisateur et à l’auteur des ressources informationnelles que l’on retrouve sur les réseaux.

Les fonctionnaires ne doivent pas aller au-delà des utilisations autorisées et éviter de faire usage des réseaux électroniques à des fins illégales ou inacceptables. La Politique sur les services et le numérique et la Directive sur les services et le numérique fournissent des informations détaillées à cet égard.

Utilisation des médias sociaux

Lorsque les membres du personnel participent à titre personnel aux ressources Web 2.0 tels que les sites de médias sociaux, on sait ou l’on déduit qu’ils sont des fonctionnaires. Les questions d’accessibilité à l’information publiée sur les sites de réseautage social font en sorte qu’il est plus difficile d’établir une distinction claire entre la vie professionnelle et la vie privée des fonctionnaires. Selon le site Web et l’accès donné, de l’information publiée à l’intention de parents et amis peut être transférée à d’autres personnes ayant accès à ce contenu en ligne. On s’attend à ce que tous les membres du personnel fassent preuve de bon jugement afin de s’assurer que leurs publications ne compromettent pas le caractère professionnel, respectueux et non partisan de leur fonction officielle.

Pour plus amples de renseignements, veuillez vous reporter aux exigences pour les médias sociaux et le Web du Conseil du Trésor.

Santé et sécurité au travail

La santé et la sécurité sont des aspects importants. Au travail, le fonctionnaire doit respecter les procédures de sécurité établies ainsi que toutes les instructions relatives à la santé et à la sécurité au travail, conformément à la partie II du Code canadien du travail. Le fonctionnaire doit aussi prendre toutes les précautions raisonnables et nécessaires afin de garantir sa sécurité ainsi que celle de ses collègues et de toute personne ayant accès à son lieu de travail. Il faut signaler à son gestionnaire tout accident ou blessure survenant au travail, y compris une blessure subie par un autre fonctionnaire, de même que toute condition de travail pouvant poser un danger.

Ressources

Agents de négociation

Les agents de négociation suivants représentent les fonctionnaires syndiqués du ministère des Finances; ils peuvent aider leurs membres respectifs et mener des consultations sur des enjeux liés au milieu de travail. :

Délégation de pouvoirs

Les pouvoirs délégués relatifs aux ressources humaines et de délégation des pouvoirs de signer des documents financiers établissent les pouvoirs qui sont délégués aux employés du ministère des Finances.

Programme d’aide aux employés

Le Programme d’aide aux employés est offert à tous les employés et leurs familles proches pour les aider à mieux gérer les situations stressantes et à régler des problèmes personnels ou professionnels. Ce service confidentiel est offert sur une base volontaire à toute heure du jour ou de la nuit, et ce, toute l’année.

Système de gestion informelle des conflits

Le recours à une approche raisonnée et à des mécanismes de règlement informel des conflits, comme l’encadrement, la facilitation et la médiation, pourra bien souvent permettre de résoudre les problèmes et d’éviter qu’une situation

dégénère au point où il devient nécessaire de déposer un grief ou une plainte de harcèlement. Des services confidentiels sont offerts par les Services de gestion des conflits.

Activités politiques

Pour obtenir des conseils en ce qui concerne les activités politiques, consulter la Commission de la fonction publique, où vous trouverez le nom du représentant désigné en matière d’activités politiques pour le Ministère.

Prévention et résolution du harcèlement au travail

La Directive sur la prévention et la résolution du harcèlement et de la violence dans le lieu de travail7 du Conseil du Trésor donne une orientation afin de déterminer les cas où il y a harcèlement. Elle préconise la prévention et un règlement rapide des cas de harcèlement; elle comporte un mécanisme de traitement des plaintes et prévoit le recours à la médiation et la tenue d’enquêtes s’il y a lieu. La Directive encourage la participation à un processus de règlement des cas préalablement au processus de traitement des plaintes. Les employés peuvent poser leurs questions concernant le harcèlement à l’équipe chargée de la santé et de la sécurité au travail.

Chapitre II : Conflit d’intérêts et après-mandat

Ci-dessous sont exposées les exigences relatives aux conflits d’intérêts et à l’après-mandat, qui font partie des conditions d’emploi des fonctionnaires dans le ministère des Finances. Ces exigences se fondent sur les valeurs contenues dans le Code des valeurs et d’éthique du secteur public et servent à les maintenir. En maintenant ces normes d’éthique, les fonctionnaires conservent et renforcent la confiance du public dans l’honnêteté, l’équité et l’impartialité de la fonction publique. Le Code régissant les conflits d’intérêts pour le ministère des Finances (annexe A) énonce les mesures établies au chapitre des conflits d’intérêts et des déclarations connexes pour le Ministère.

Définitions

Conflit d’intérêts : Une situation dans laquelle le fonctionnaire a des intérêts personnels qui pourraient influer indûment sur l’exécution de ses fonctions et de ses responsabilités officielles ou dans laquelle le fonctionnaire use de sa charge publique pour obtenir des gains personnels. Un conflit d’intérêts réel existe actuellement, un conflit d’intérêts apparent est un conflit où un observateur peut percevoir raisonnablement l’existence d’un conflit d’intérêts, que ce soit ou non le cas, et la présence d’un conflit d’intérêts potentiel peut raisonnablement être prévue à l’avenir.

Tâches conflictuelles : Un conflit qui se pose, non pas en raison des intérêts personnels d’un fonctionnaire, mais parce que celui-ci a une ou plusieurs de ses responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes; par exemple, ces rôles pourraient inclure son emploi à la fonction publique et ses responsabilités dans le cadre d’un rôle externe, qui fait partie de ses fonctions officielles, comme une nomination à un conseil d’administration ou à une autre fonction externe.

Membre du personnel : un fonctionnaire travaillant au ministère des Finances, y compris les employés nommés pour une période indéterminée et déterminée, les personnes en détachement au Ministère, les occasionnels, les étudiants et le personnel en congé avec ou sans solde.

Prévention des conflits d’intérêts pendant et après l’emploi

Un fonctionnaire conserve la confiance du public à l’égard de l’objectivité de la fonction publique en empêchant et en évitant les situations pouvant donner l’apparence d’un conflit d’intérêts ou pouvant donner lieu à un conflit d’intérêts potentiel ou réel. Le conflit d’intérêts ne touche pas exclusivement les questions d’opérations financières et de transfert d’un avantage économique. Bien que l’activité financière en soit un volet important, les conflits d’intérêts dans n’importe quel secteur d’activités peuvent avoir un impact négatif sur la perception d’objectivité du Ministère. Vu la nature permanente et omniprésente des technologies de l’information, les fonctionnaires doivent être particulièrement sensibles aux conflits d’intérêts réels, apparents ou potentiels susceptibles de découler de renseignements et de messages transmis par Internet ou par d’autres médias.

Tous les fonctionnaires ont la responsabilité de réduire au minimum la possibilité de se trouver dans des situations de conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel entre leurs dernières responsabilités dans la fonction publique fédérale et leur nouvel emploi à l’extérieur de la fonction publique. Les membres du personnel occupant des postes de niveau EX moins 2 et plus (« postes désignés ») sont assujettis à une période de restriction d’après-mandat d’un an, période pendant laquelle ils doivent se conformer à des restrictions particulières relatives à l’emploi.

1. Responsabilités et fonctions en cours d’emploi

1.1 Exigences générales

  1. reconnaître, prévenir et résoudre toute situation présentant un conflit d’intérêts ou des responsabilités conflictuelles alors qu’ils occupent un poste au sein au ministère des Finances ou lorsqu’ils quittent le Ministère;
  2. présenter un rapport par écrit au directeur, Valeurs et éthique, de tous les emplois et de toutes les activités extérieures, et de tous les biens, les passifs et les intérêts qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ayant trait à leurs fonctions et responsabilités officielles;
  3. présenter un rapport par écrit au directeur, Valeurs et éthique, lorsque des responsabilités officielles concomitantes ou concurrentes donnent lieu à une situation de responsabilités conflictuelles;
  4. s’abstenir d’avoir des intérêts personnels et d’occuper un emploi extérieur ou de participer à des activités extérieures qui pourraient donner lieu à des demandes incompatibles avec leurs fonctions officielles ou qui pourraient être perçues comme nuisant à leur capacité de s’acquitter de leurs fonctions et de leurs responsabilités de façon objective et impartiale; présenter un rapport par écrit au directeur, Valeurs et éthique, avant de participer à des activités politiques non liées à une candidature qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts ou qui pourraient nuire à leur capacité d’exercer leurs fonctions et responsabilités de façon objective et impartiale;

1.2 Atténuation du risque financier

  1. adopter une stratégie d’atténuation du risque financier lorsque le directeur, Valeurs et éthique, conclut que tout bien et tout passif déclarés pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel ayant trait à leurs fonctions et responsabilités officielles;
  2. s’abstenir de vendre ou de transférer des biens à quiconque, y compris aux membres de leur famille, et s’abstenir d’adopter une mesure dans le but de se soustraire aux exigences de ce Code ou de ses instruments associés

1.3 Contrats avec le gouvernement du Canada, information non publique, traitement préférentiel et influence inappropriés

  1. obtenir l’approbation du directeur, Valeurs et éthique, avant de passer une entente contractuelle avec le gouvernement du Canada leur permettant de recevoir tout avantage direct ou indirect ou tout revenu;
  2. s’abstenir d’utiliser à leur propre avantage des renseignements qui sont obtenus dans le cadre de leurs fonctions et responsabilités officielles et qui ne sont pas accessibles au public, ou d’en profiter consciemment; s’abstenir de prêter assistance à des entités ou à des personnes de l’extérieur qui traitent avec le gouvernement lorsqu’une telle situation pourrait leur accorder un traitement préférentiel ou des avantages; s’abstenir d’intervenir dans les rapports des entités ou des personnes de l’extérieur avec le gouvernement afin d’influencer de façon inappropriée leur résultat;

1.4 Cadeaux, marques d’hospitalité et autres avantages

  1. refuser des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages qui pourraient avoir une influence réelle, apparente ou potentielle sur leur objectivité dans l’exercice de leurs fonctions et responsabilités officielles ou qui pourraient les placer dans une situation d’obligation envers le donateur;
    il est entendu que l’acceptation d’un cadeau, d’une marque d’hospitalité ou d’un autre avantage est autorisée, pourvu que ceux-ci :
    1. soient de valeur minime et que la situation se produise rarement, soient conformes aux règles de la courtoisie ou du protocole,
    2. soient accordés lors d’une activité ou d’un événement lié à l’exercice des fonctions et responsabilités officielles de la personne employée,
    3. ne compromettent pas ou ne semblent pas compromettre l’intégrité de la personne employée ou de son organisation;
  2. présenter un rapport et obtenir des conseils par écrit de la part du directeur, Valeurs et éthique, lorsqu’elles ne sont pas en mesure de refuser des cadeaux, des marques d’hospitalité ou d’autres avantages qui ne respectent pas les exigences énoncées ci-dessus ou lorsque l’on estime qu’il est suffisamment avantageux pour l’organisation de les accepter;

1.5 Ententes de nature financière, sollicitation et utilisation des biens du gouvernement

  1. s’abstenir de conclure des ententes de nature financière, y compris la fourniture de marchandises, la passation de contrats de service ou l’administration des subventions et des contributions ou des paiements de transferts avec des entités ou des personnes de l’extérieur lorsqu’il y a un risque d’une situation de conflit d’intérêts ou de responsabilités conflictuelles réels, apparents ou potentiels;
  2. s’abstenir de solliciter des cadeaux, des marques d’hospitalité, d’autres avantages ou transferts de valeurs économiques auprès des entités ou des personnes de l’extérieur qui ont, qui ont eu ou qui pourraient avoir des rapports avec l’organisation, y compris dans le cadre d’activités de collecte de fonds pour la Campagne de charité en milieu de travail du gouvernement du Canada, sans avoir obtenu l’autorisation du directeur, Valeurs et éthique;
  3. s’abstenir d’utiliser directement ou indirectement les biens du gouvernement, y compris les biens loués, ou d’en permettre l’usage direct ou indirect à des fins autres que celles officiellement approuvées.

2. Responsabilités et fonctions après-mandat

Les membres du personnel doivent adopter les comportements suivants :

2.1 avant de quitter la fonction publique, présenter un rapport par écrit au directeur, Valeurs et éthique, de tous emplois futurs et toutes activités qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs dernières fonctions et responsabilités;

2.2 si les personnes employées occupent un poste désigné, elles doivent, avant de quitter la fonction publique et durant la période de restriction d’un an relative à l’après-mandat :

  1. présenter un rapport par écrit au directeur, Valeurs et éthique, de toutes les offres d’emploi sérieuses ou de toutes les activités qui pourraient donner lieu à un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel avec leurs dernières fonctions et responsabilités,
  2. obtenir l’approbation écrite du sous-ministre avant de faire ce qui suit :

    accepter une nomination à un conseil d’administration ou un emploi auprès des entités ou des personnes de l’extérieur avec qui elles ont entretenu des rapports officiels importants, que ce soit directement ou par l’entremise de leurs subalternes, dans l’année précédant leur départ de la fonction publique;
    1. présenter des observations au nom des entités ou des personnes de l’extérieur du gouvernement auprès de toute organisation gouvernementale avec laquelle elles ont entretenu des rapports officiels importants, que ce soit directement ou par l’entremise de leurs subalternes, dans l’année précédant leur départ de la fonction publique;
    2. fournir des conseils à leurs clients ou à leur nouvel employeur, au moyen de renseignements qui ne sont pas accessibles au public, sur des programmes ou des politiques du ministère ou de l’organisation pour lequel elles travaillaient ou avec lequel elles entretenaient des rapports directs et importants;
    3. obtenir l’approbation écrite du sous-ministre si elles demandent une annulation de la période de restriction d’un an ou la réduction de cette période relative à l’après-mandat.

3. Procédures obligatoires

Annulation ou réduction de la période de restriction

Un fonctionnaire titulaire actuel ou ancien d’un poste désigné peut demander au sous-ministre d’annuler ou de réduire par écrit la période de restriction d’après-mandat applicable, en déposant une demande écrite auprès du directeur, Valeurs et éthique. Pour ce faire, le demandeur doit fournir suffisamment de renseignements pour permettre au sous-ministre à décider de déterminer si sa demande est justifiée, en tenant compte des critères suivants :

  1. les circonstances du départ du fonctionnaire;
  2. les perspectives générales d’emploi du fonctionnaire ou de l’ancien fonctionnaire;
  3. l’importance que le gouvernement attache aux renseignements détenus par le fonctionnaire ou l’ex-fonctionnaire dans le cadre de son poste au sein de la fonction publique;
  4. le caractère souhaitable du transfert rapide au secteur privé, à d’autres secteurs gouvernementaux ou à des secteurs non gouvernementaux, des connaissances et des compétences du fonctionnaire ou de l’ex-fonctionnaire;
  5. la mesure dans laquelle le nouvel employeur pourrait tirer un avantage commercial ou privé indu en embauchant le fonctionnaire ou l’ancien fonctionnaire;
  6. l’autorité et l’influence qu’avait cette personne dans la fonction publique;
  7. toute autre considération, à la discrétion du sous-ministre.

4. Règlement

En ce qui concerne les dispositions nécessaires pour empêcher un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, ou pour se conformer aux exigences susmentionnées, on s’attend à ce que les situations soient réglées au moyen d’une discussion et d’une entente entre le fonctionnaire et le directeur, Valeurs et éthique. Dans un cas de désaccord sur les dispositions adéquates pour régler un conflit d’intérêts réel, apparent ou potentiel, le désaccord sera réglé au moyen des procédures de règlement établies par le sous-ministre.

5. Conséquences

On accorde une grande confiance aux fonctionnaires dans l’exercice de leurs fonctions. Un fonctionnaire qui ne se conforme pas aux exigences énoncées au présent Code peut faire l’objet de mesures disciplinaires pouvant aller jusqu’au congédiement.

Bien que le présent Code énonce des normes de conduite, celles-ci ne forment pas un ensemble exhaustif. L’absence de norme de comportement ou de ligne directrice visant une situation particulière n’aura pas pour effet de libérer le fonctionnaire de l’obligation d’adopter un comportement conforme à l’éthique. La conduite ou l’omission peut tout de même être assujettie à des mesures disciplinaires pourront être prises. Il ne faut pas penser qu’il n’y a qu’une seule façon d’interpréter une situation donnée, surtout lorsqu’il est question de conflit d’intérêts touchant par exemple un travail, des investissements et des activités à l’externe. Consultez un gestionnaire ou le directeur, Valeurs et éthique.

Annexe A

Code régissant les conflits d’intérêts pour le ministère des Finances

Normes éthiques Principe de base

Le ministère des Finances est une organisation axée sur les valeurs qui est déterminée à appliquer les normes les plus rigoureuses en matière de conduite éthique et professionnelle.

Principe de base

L’un des principes fondamentaux de la conduite éthique dans la fonction publique fédérale veut qu’il n’y ait aucun conflit entre les intérêts personnels d’un fonctionnaire et ses fonctions officielles et que la charge publique ne soit pas utilisée pour des gains personnels.

Mesures spéciales

Le présent Code, qui s’adresse aux employés du ministère des Finances, établit des mesures visant expressément à éviter les conflits d’intérêts. Il a ainsi pour objet de protéger la réputation et l’intégrité du Ministère et de son personnel.

Raison de l’adoption de mesures

Compte tenu de la nature des activités du ministère des Finances et de l’influence qu’il exerce sur les marchés financiers et l’économie plus généralement, des règles particulières s’imposent.

Interdiction d’utiliser ou de divulguer des renseignements protégés

Le précepte de base sur lequel repose le présent Code est le suivant : il est interdit aux membres du personnel du ministère des Finances d’utiliser ou de divulguer les renseignements protégés obtenus dans l’exercice de leurs fonctions pour en tirer un avantage financier personnel ou pour l’avantage d’un tiers.

Politique sur les conflits d’intérêts et l’après-mandat

Les exigences du présent Code précisent et renforcent les dispositions relatives aux conflits d’intérêts de la Directive sur les conflits d’intérêts du Conseil du Trésor. La Directive sur les conflits d’intérêts énonce des mesures générales s’appliquant à tous les fonctionnaires, vise les actifs, les emplois ou activités extérieures, ainsi que la réception de cadeaux, de marques d’hospitalité et d’autres bénéficesNote de bas de page 8. Elle prévoit aussi des moyens de résoudre les conflits.

Condition d’emploi

Le respect du présent Code est une condition d’emploi pour les membres du personnel du ministère des Finances. En cas d’incompatibilité entre les dispositions du présent Code et celles de la Directive sur les conflits d’intérêts, le présent Code aura préséance.

Intégration des dispositions

Par souci de commodité, les mesures visant les conflits d’intérêts qui sont prévues dans ce Code et de la Directive sur les conflits d’intérêts ont été intégrées et sont exposées collectivement dans le présent document.

Champ d’application

Champ d’application

Le présent Code, la Directive sur les conflits d’intérêtset le Code des valeurs et d’éthique du secteur public s’appliquent à l’ensemble des fonctionnaires qui travaillent au ministère des Finances, y compris les membres du personnel nommés pour une période indéterminée ou une période déterminée (travailleurs à temps plein ou à temps partiel), les personnes en détachement au Ministère, les personnes nommées à titre d’employés occasionnels, les étudiants et le personnel en congé payé ou non payé. Ils s’appliquent aussi aux participants à Échanges Canada ainsi qu’aux conseillers financiers affectés à des missions canadiennes à l’étranger.

Prévention des conflits d’intérêts

Devoir de prévenir les conflits et de protéger l’information

Tous les membres du personnelNote de bas de page 9 doivent organiser leurs affaires personnelles et se conduire de manière à éviter les conflits réels, potentiels ou apparents entre leurs intérêts personnels et l’intérêt du public desservi dans l’exercice de leurs fonctions.

Il incombe aux membres du personnel de protéger l’information obtenue dans le cadre de leurs fonctions et il leur est interdit de faire usage ou de divulguer des renseignements protégés afin d’en tirer un avantage personnel ou de permettre à d’autres d’en tirer un avantage personnel.

Valeurs cotées en bourse

Les membres du personnel doivent savoir que les investissements dans des valeurs cotées en bourse, en particulier, peuvent donner lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent en raison de la nature des activités du Ministère et de la sensibilité du marché aux renseignements protégés auxquels les membres du personnel ont accès.

Préséance de l’intérêt public

En cas de conflit entre les intérêts personnels d’un membre du personnel et ses fonctions officielles, c’est l’intérêt public qui doit avoir préséance dans la résolution du conflit.

Directeur, Valeurs et éthique

Responsabilité

Le directeur, Valeurs et éthique, assume la principale responsabilité de l’application du présent Code, de la Directive sur les conflits d’intérêts, du Code des valeurs et d’éthique du secteur public et du Code de conduite du ministère des Finances. Le directeur rend compte à l’administrateur général pour toutes questions se rapportant au Code.

Rôle

Le rôle du directeur est de recevoir, d’enregistrer, d’examiner et de protéger les rapports de divulgation à caractère confidentiel déposés en vertu du Code, de la Directive sur lesconflits d’intérêts, de résoudre les problèmes de conflit d’intérêts et de fournir des renseignements, de la formation et des conseils au personnel du ministère sur les questions relatives aux conflits d’intérêts et, de façon générale, aux valeurs et à l’éthique.

Mesures d’observation

Mesures

Le présent code établit deux mesures particulières concernant les conflits d’intérêts qui s’appliquent à tous les membres du personnel : 1) une déclaration annuelle obligatoire; et 2) la divulgation annuelle obligatoire des valeurs cotées en bourse déclarables. Toutes les autres mesures d’observation, qui découlent de la Directive sur les conflits d’intérêts sont préexistantes.

Les mesures d’observation de ce Code et de la Directive sur les conflits d’intérêts ont été intégrées et elles sont présentées ci-dessous.

Un seul formulaire à remplir

Une procédure simplifiée a été mise sur pied pour faciliter les déclarations et divulgations exigées en vertu de ce Code et de la Directive sur les conflits d’intérêts, qui peuvent être faites au moyen d’un seul formulaire.

1. Déclaration

Exigences en matière de déclaration

Chaque membre du personnel doit déclarer initialement, et annuellement par la suite, avoir lu le présent Code et avoir passé en revue sa situation personnelle à la lumière des exigences de ce Code et la Directive sur les conflits d’intérêts.

Déclaration – Seulement affirmation

Les membres du personnel qui ne possèdent pas de titres déclarables doivent remplir la déclaration seulement.

Déclaration/ rapport confidentiel

Les membres du personnel qui possèdent des titres déclarables doivent remplir la déclaration/le rapport confidentiel.

2. Rapport confidentiel

Quand il faut remplir un rapport confidentiel

Un rapport confidentiel doit être rempli dans les cas prévus aux paragraphes a) à c) ci-dessous.

(a) Divulgation annuelle des titres

Exigences en matière de divulgation

Tout membre du personnel qui détient directement ou indirectement des valeurs cotées en bourse déclarables ou qui gère de telles valeurs pour le compte d’un tiers doit produire un rapport confidentiel annuel divulguant l’ensemble des valeurs détenues et négociées au cours des douze mois précédant la date du rapport annuel ou pendant la période écoulée depuis le dépôt du dernier rapport, que les valeurs ou les opérations, de l’avis du membre du personnel, le placent ou non en situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.

Exemples

On trouvera des exemples de valeurs cotées en bourse déclarables à la partie I.1 de l’annexe B.

(b) Divulgation générale

Déclaration d’autres actifs, passifs, activités ou cadeaux

Chaque membre du personnel qui :

  1. possède d’autres actifs déclarables (c’est-à-dire des actifs autres que les valeurs cotées en bourse déclarables qui doivent être divulguées en vertu du paragraphe a) ci-dessus),
  2. a des passifs réels ou éventuels déclarables,
  3. participe à des activités extérieures déclarables ou occupe un emploi extérieur déclarable,
  4. a reçu un cadeau, des marques d’hospitalité ou d’autres bénéfices déclarables,

doit produire un Rapport confidentiel si, de l’avis objectif du membre du personnel, les intérêts, les activités ou les cadeaux/bénéfices déclarables donnent lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent par rapport à ses fonctions officielles.

Exemples

On trouvera des exemples d’actifs, passifs et activités extérieures déclarables aux parties I.2 et I.3 de l’annexe B.

(c) Divulgation d’un changement de situation

Déclaration d’un changement de situation important

Les membres du personnel doivent examiner leurs obligations chaque fois que survient un changement majeur dans leur situation personnelle ou leurs fonctions officielles. Si, de l’avis objectif du membre du personnel, un changement dans sa situation suscite un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, le membre du personnel doit produire un rapport confidentiel dans les 60 jours suivant le changement.

Genres de changements pouvant nécessiter le dépôt d’un Rapport

Les changements qui peuvent nécessiter le dépôt d’un Rapport confidentiel comprennent les suivants :

  1. la nomination, le déploiement, la mutation ou le détachement à un nouveau poste au sein du Ministère;
  2. un changement important dans les fonctions rattachées au poste actuel du membre du personnel (p. ex. affectation à un projet spécial);
  3. ou un changement important dans les actifs (y compris les valeurs cotées en bourse), les passifs ou les activités extérieures du membre du personnel

3. Conseil relatif aux transactions

Conseils au sujet de transactions prévues

Un membre du personnel qui se demande si une opération financière à laquelle il prévoit participer peut donner lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent devrait consulter le directeur, Valeurs et éthique avant d’y prendre part. Ces opérations comprennent, sans nécessairement s’y limiter, les opérations sur valeurs mobilières, les opérations sur immeubles de placement et les opérations de change à des fins spéculatives.

Évitement de conflit

Les membres du personnel s’abstiendront de participer à une opération financière lorsque le directeur, Valeurs et éthique a établi qu’elle donnerait lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent.

Processus d’examen et de détermination

Examen par le directeur, Valeurs et éthique

Le directeur, Valeurs et éthique examinera tous les Rapports confidentiels déposés par les membres du personnel. S’il a besoin de plus amples renseignements, il consultera d’abord le membre du personnel concerné. Si, après avoir consulté le membre du personnel, le directeur a besoin d’un complément d’information, il pourra consulter le sous-ministre adjoint dont relève le membre du personnel pour lui demander des précisions sur la nature du travail et des responsabilités de ce dernier, pour être mieux en mesure de déterminer s’il y a conflit d’intérêts.

Procédure à suivre si le directeur, Valeurs et éthique détermine qu’il y a conflit

Si le directeur, Valeurs et éthique détermine qu’il y a conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, il tentera de résoudre la situation avec le personnel concerné. Si le conflit ne peut pas être réglé, la question sera renvoyée à l’administrateur ou à son délégataire, pour décision. Le membre du personnel sera informé du renvoi et aura la possibilité de faire des observations par écrit et sera informé de la décision par écrit.

Échéances

Le processus d’examen et de détermination sera mené dans les meilleurs délais.

Mesures de résolution des conflits

Cession de titres et autres actifs

S’il est déterminé que les valeurs cotées en bourse ou d’autres actifs que possède un membre du personnel le placent en situation de conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, l’exigence relative au dessaisissement prévue dans la Directive sur la déclaration et la gestion des conflits d’intérêts financiers du Conseil du Trésor s’applique. Pour se dessaisir de ses actifs, le membre du personnel peut habituellement les vendre par l’entremise d’un tiers avec qui il n’a aucun lien de dépendance ou les placer dans une fiducie sans droit de regard.

Frais d’une fiducie sans droit de regard

Si l’établissement d’une fiducie sans droit de regard se révèle approprié, le personnel concerné peut se voir rembourser, par l’administrateur général, certaines des dépenses relatives à la fiducie.

Méthodes pour résoudre d’autres conflits

On peut résoudre les conflits découlant de passifs, de la participation à des activités ou emplois à l’externe ou de la réception de cadeaux ou d’autres bénéfices en demandant au membre du personnel de se libérer du passif en question, d’éviter, de limiter, de modifier ou d’abandonner l’activité à l’origine du conflit, de refuser ou de retourner le cadeau ou tout autre bénéfice reçu ou d’en disposer autrement.

Efforts pour en arriver à une entente mutuelle

Des efforts seront faits pour parvenir à une entente mutuelle avec le membre du personnel au sujet des mesures correctives appropriées. On tiendra compte de divers facteurs comme les suivants :

  1. les responsabilités particulières du membre du personnel;
  2. la valeur et le genre des actifs et des intérêts en question; et
  3. le coût réel engagé pour la mesure de dessaisissement par rapport à l’éventuel conflit d’intérêts que pourraient susciter les actifs et les intérêts.

Protection des renseignements personnels

Protection des renseignements personnels

Les renseignements personnels seront recueillis, utilisés, divulgués, stockés et éliminés conformément aux dispositions de la Loi sur la protection des renseignements personnels et de la politique du Ministère en matière de sécurité.

Utilisation principale

Les renseignements personnels seront utilisés d’abord et avant tout pour les besoins de l’examen effectué par le directeur, Valeurs et éthique et l’administrateur général aux fins de l’application des dispositions relatives aux conflits d’intérêts. Ces renseignements seront communiqués de façon limitée, en fonction du besoin de savoir seulement, et uniquement aux fins des processus d’examen et de détermination/résolution des conflits prévus ci-dessus.

Information, formation et conseil

Conseils

Les membres du personnel sont encouragés à demander conseil au directeur, Valeurs et éthique au sujet de leur situation personnelle ou financière ou de toute autre question liée à un conflit d’intérêts.

Information et formation

Le personnel recevra une copie du présent Code et de la Directive sur les conflits d’intérêts ainsi que de l’information à leur sujet. Une formation et des renseignements appropriés seront fournis régulièrement, notamment lors du cours d’orientation à l’intention des nouveaux venus au ministère des Finances.

Inobservation

Sanctions disciplinaires

Un membre du personnel qui ne se conforme pas aux dispositions du présent code et de la Directive sur les conflits d’intérêts est passible des sanctions disciplinaires appropriées, qui peuvent aller jusqu’au congédiement.

Demandes de renseignements

Les demandes de renseignements relatives à l’interprétation ou à l’application du présent Code ou de la Directive sur les conflits d’intérêts peuvent être adressées au Directeur, Valeurs et éthique.

Annexe B

Actifs, passifs et activités à l’externe déclarables et non déclarables

1. Actifs, passifs et activités extérieures devant faire l’objet d’un Rapport confidentiel

1.1 Valeurs cotées en bourse déclarables

Voici une liste non exhaustive d’exemples de valeurs cotées en bourse qui doivent être déclarées dans un rapport confidentiel annuel, qu’elles soient détenues directement ou indirectement ou que le membre du personnel considère ou non qu’elles donnent lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent :

  1. les actions, les parts, les obligations, les obligations convertibles, les débentures, les unités de fiducie (y compris le revenu, les redevances et les parts de fiducie de placement immobilier), le papier commercial, les bons à moyen terme et les dérivés de tous les instruments qui précèdent, qu’ils soient détenus individuellement ou dans un compte de portefeuille de placement;
  2. les parts, les unités ou les titres de participation analogues dans des fonds de placement sectoriels, c’est-à-dire des fonds qui concentrent les placements dans des entreprises, des industries ou des secteurs de l’économie en particulier, y compris, sans nécessairement s’y limiter, les fonds qui investissent essentiellement auprès d’émetteurs de titres exerçant des activités dans le domaine des mines, de l’exploitation du gaz et du pétrole, des métaux précieux, des finances, de l’assurance, de la radiodiffusion, du transport, des sciences et de la technologie et des télécommunications – mais pas les titres sous-jacents;
  3. les valeurs cotées en bourse, comme celles qui sont décrites aux paragraphes a) et b) ci-dessus, détenues dans des comptes intégrés;
  4. les valeurs cotées en bourse, comme celles qui sont décrites en a) et en b) ci-dessus, détenues dans des comptes d’épargne libre d’impôt, des régimes enregistrés d’épargne-retraite, des régimes enregistrés d’épargne-études, des régimes enregistrés d’épargne-invalidité, ou des moyens de placement semblables autogérés ou autoadministrés qui sont établis à l’avantage du membre du personnel ou d’un tiers;et
  5. les valeurs cotées en bourse détenues et échangées dans des clubs d’investissement.

REMARQUE : Les placements dans les bons du Trésor, les certificats de dépôt, les fonds communs de placement du marché monétaire et les fonds de placement diversifiés sont exempts de l’obligation de divulgation et il n’est pas nécessaire de produire un rapport confidentiel les visant, à moins qu’ils ne donnent lieu à un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent, en raison de la nature particulière des fonctions du membre du personnel ou des renseignements protégés auxquels il a accès.

1.2 Autres actifs et passifs déclarables

Voici une liste non exhaustive d’exemples d’autres actifs et passifs qui doivent être déclarés dans un rapport confidentiel si, d’un point de vue objectif, ils suscitent un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent :

  1. les participations dans une société en nom collectif, une entreprise individuelle, une coentreprise, une société fermée ou une entreprise familiale, et en particulier dans une société ou entreprise qui possède ou contrôle des actions de sociétés ouvertes ou qui fait affaire avec le gouvernement;
  2. un intérêt dans une société à capital de risque de travailleurs ou dans une entité semblable;
  3. les propriétés agricoles exploitées à des fins commerciales;
  4. les biens immobiliers qui ne servent pas à l’usage personnel du fonctionnaire ou des membres de sa famille (p. ex. biens de placement);
  5. les marchandises et les devises détenues ou négociées à des fins de spéculation;
  6. les actifs placés en fiducie ou découlant d’une succession dont le fonctionnaire est bénéficiaire;
  7. les prêts, garantis ou non, consentis à des personnes autres que les membres de la famille immédiate du fonctionnaire;
  8. les passifs directs ou éventuels relatifs à tout actif mentionné dans la présente section; et
  9. tout autre actif ou passif qui pourrait susciter un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent en raison de la nature particulière des fonctions du membre du personnel ou des renseignements protégés auxquels il a accès, y compris les actifs et les passifs qui, autrement, seraient non déclarables.

1.3 Activités ou emploi extérieurs déclarables

Voici une liste non exhaustive d’exemples d’activités extérieures et d’emplois extérieurs qui doivent faire l’objet d’un rapport confidentiel si, d’un point de vue objectif, ils suscitent un conflit d’intérêts réel, potentiel ou apparent :

  1. l’enseignement ou la présentation d’exposés publics;
  2. la publication de livres, d’articles ou d’éditoriaux;
  3. la fourniture de services de consultation;
  4. le lobbying;
  5. l’exploitation de sa propre entreprise;
  6. l’acceptation d’une nomination à un conseil ou un tribunal;
  7. l’occupation d’un siège au conseil d’administration d’organismes sans but lucratif;
  8. le travail bénévole;
  9. un avantage ou un revenu découlant directement ou indirectement du marché conclu avec le gouvernement du Canada; et
  10. tout autre emploi rémunéré ou non ou une affiliation ou un engagement facultatif dans une organisation ou une association professionnelle, d’affaires, financière, commerciale, éducative, consultative, caritative, philanthropique, non commerciale, politique ou autre.

2. Actifs, passifs et activités extérieures ne devant pas faire l’objet d’un rapport confidentiel

Voici des exemples d’actifs, de passifs et d’activités extérieures qui ne nécessitent généralement pas de rapport confidentiel :

  1. l’habitation principale ou secondaire et les propriétés récréatives ou agricoles réservées à l’usage personnel, présent ou futur, du membre du personnel ou de sa famille et les hypothèques sur celles-ci;
  2. les articles ménagers et les effets personnels;
  3. les œuvres d’art, les antiquités et les objets de collection détenus pour l’usage personnel du membre du personnel ou des membres de sa famille;
  4. les automobiles et autres moyens personnels de transport;
  5. les liquidités et les dépôts;
  6. les obligations d’épargne du Canada et autres titres semblables à valeur fixe émis ou garantis par un ordre de gouvernement au Canada ou par des organismes gouvernementaux;
  7. les actifs détenus dans un régime enregistré d’épargne-retraite ou dans un régime enregistré d’épargne-études qui ne sont pas autogérés ou autoadministrés et les actifs autres que les valeurs cotées en bourse déclarables qui sont détenus dans des régimes enregistrés d’épargne-retraite et dans des régimes enregistrés d’épargne-études autogérés ou autoadministrés;
  8. les investissements dans les fonds communs de placement du marché monétaire, les bons du Trésor, les certificats de dépôt et les fonds de placement diversifiés;
  9. les certificats de placements garantis et les instruments financiers du même genre;
  10. les rentes et les polices d’assurance-vie;
  11. les droits à pension;
  12. les créances à recouvrer d’un ancien employeur, client ou associé;
  13. les prêts personnels consentis par le membre du personnel aux membres de sa famille immédiate et les petits prêts personnels consentis à d’autres personnes;
  14. les passifs, comme les prêts automobiles, les prêts pour rénovation ou les comptes de cartes de crédit, d’une institution financière ou d’une entité commerciale, consentis selon les conditions accessibles au grand public; et
  15. un poste, une affiliation ou une activité extérieure nécessaire comme condition d’emploi ou dans le cadre des fonctions officielles du membre du personnel.

Annexe 1

Tableau des positions classées EX, EX-1, EX-2 aux fins d’emploi après-mandat Positions classées EX, EX-1, EX-2 aux fins d’emploi après-mandat
EX ÉQUIVALENTS EX MOINS 1 ÉQUIVALENTS EX MOINS 2 ÉQUIVALENTS
AS-08 AS-07 AS-06
    CS-04
EC-08 EC-07 EC-06
  FI-04 FI-03
  IS-06 IS-05
    LS-05
  PE-06 PE-05
  PG-06 PG-05
  PM-06 PM-05

 

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