Annexe à la Déclaration de responsabilité de la direction englobant le contrôle interne en matière de gestion financière – exercice financier 2023-2024
Politiques financières et contrôles internes
Direction générale du dirigeant principal des finances
Juin 2024
Sur cette page
- 1.Introduction
- 2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière
- 3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2023-2024
- 4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les années subséquentes
- 5. Contrôles internes n’étant pas à l’étape de la surveillance continue
1.Introduction
La présente annexe fournit des renseignements sur les mesures prises par le ministère du Patrimoine canadien (PCH) pour maintenir un système efficace de contrôle internes en matière de gestion financière (CIGF), incluant un système de contrôles internes en matière de rapports financiers (CIRF), ainsi que sur les résultats d’évaluation et les plans d’action connexes.
Des renseignements détaillés sur les pouvoirs, le mandat et les responsabilités essentielles de PCH se trouvent dans le Plan ministériel 2023-2024 et le Rapport sur les résultats ministériels 2022-2023.
2. Système ministériel de contrôle interne en matière de gestion financière
La Politique sur la gestion financière exige qu’un système ministériel de CIGF axé sur le risque soit établi, surveillé et maintenu.
Dans ce contexte, PCH doit assurer le suivi continu de la conception et de l’efficacité de ses contrôles internes et corriger les faiblesses observées. La mise en œuvre d’un système de CIGF fournit une assurance raisonnable que :
- Les ressources publiques sont utilisées prudemment et de façon économique;
- Les processus de gestion financière sont efficaces et efficients; et
- Les lois, règlements et instruments de politique de gestion financière sont respectés.
2.1 Gestion des contrôles internes
PCH dispose d’une structure de gouvernance et de reddition de comptes bien établie pour appuyer les efforts d’évaluation et la surveillance de son système ministériel de contrôle interne. Un cadre ministériel de gestion des contrôles internes approuvé par la sous-ministre et la dirigeante principale des finances a été mis en place. Ce cadre comprend les éléments suivants :
- Des structures de responsabilisation organisationnelle relativement à la gestion des contrôles internes en vue d’appuyer une saine gestion financière, y compris les rôles et les responsabilités des cadres supérieurs liés à la gestion des contrôles dans leur domaine de responsabilité;
- Des références aux valeurs et à l’éthique, y compris les responsabilités du Bureau de l’Ombuds, du Mieux-être et de l’Éthique qui sert de canal de communication pour promouvoir un environnement organisationnel sain qui respecte les valeurs et l'éthique;
- La communication et la formation continues concernant les exigences législatives, les politiques et les procédures visant à assurer une saine gestion financière et des contrôles financiers;
- La surveillance de la gestion des contrôles internes et des mises à jour régulières à cet effet, de même que la présentation annuelle des résultats d’évaluation et des plans d’action à la sous-ministre, à la haute direction du ministère et au Comité ministériel d’audit.
Le Comité ministériel d’audit est un comité consultatif indépendant de la sous-ministre. Il fournit des conseils à la sous-ministre quant à la pertinence et au fonctionnement des cadres et des processus de gestion des risques, de contrôle et de gouvernance du ministère.
2.2 Ententes de service liées aux états financiers
PCH compte sur d’autres organisations pour le traitement de certaines opérations consignées dans ses états financiers.
2.2.1 Ententes relatives aux services communs
- Services publics et Approvisionnement Canada administre de façon centralisée le paiement des salaires des employés et l’acquisition de certains biens et services, conformément à la délégation de pouvoirs de PCH. Ce ministère fournit également à PCH des services de gestion des locaux;
- Le Secrétariat du Conseil du Trésor du Canada fournit des renseignements sur l’assurance de la fonction publique et gère centralement le paiement de la part de l’employeur des cotisations aux régimes d’avantages sociaux des employés;
- Le ministère de Justice Canada fournit des services juridiques à PCH;
- Services partagés Canada offre des services d’infrastructure de technologie de l’information (TI) dans les domaines des centres de données et des services de réseaux.
Les annexes respectives des ministères mentionnés ci-haut fournissent une description détaillée des systèmes de CIGF associés à ces services communs.
2.2.2 Ententes particulières
- L’Agence Parcs Canada fournit à PCH la plateforme de système PeopleSoft pour saisir et communiquer des données liées aux ressources humaines;
- Agriculture et Agroalimentaire Canada fournit à PCH des services d’hébergement pour les serveurs de son système financier SAP.
3. Résultats de l’évaluation ministérielle de l’exercice 2023-2024
La surveillance continue vise à ce que le système de CIGF, y compris le système de CIRF, continue de fonctionner efficacement et tel que prévu, conformément aux directives données par le Bureau du contrôleur général. En date du 31 mars 2024, PCH a atteint le stade de surveillance continue pour la majorité des domaines de contrôle du CIGF et du CIRF.
Le tableau ci-dessous résume les domaines de contrôles et les activités de surveillance complétées par PCH au cours de l’exercice 2023-2024 :
| Domaines de contrôles | Statut des activités de surveillance |
|---|---|
| Évaluation des risques de fraude liés aux subventions et contributions | Terminé comme prévu; plan d’action en cours de préparation. |
| Planification des investissements | Documentation des contrôles en cours; rapport de projet en cours de préparation et actions correctives anticipées. |
| Contrôles généraux des technologies de l’information | Reporté à l’exercice 2024-2025. |
Les principales conclusions découlant des activités de l’exercice en cours sont résumées aux sous-sections 3.1 et 3.2.
Une évaluation détaillée des risques de gestion financière a également été réalisée au cours de l’exercice 2023-2024. Chaque processus de gestion financière a été examiné sous divers critères et a reçu une cote générale de risque. Cet exercice a permis à l’équipe des contrôles internes de mettre à jour les évaluations de risque et d’établir les priorités pour le plan de surveillance continue 2024-2027 (se référer à la section 4).
3.1 Contrôles clés nouveaux ou considérablement modifiés
Au cours de l’exercice 2023-2024, il n’y a eu aucune modification significative des contrôles clés dans les processus existants ayant nécessité un examen ou une réévaluation.
3.2 Programme de surveillance continue
Dans le cadre de son plan de surveillance continue, PCH a complété l’examen des domaines de contrôle présentés au tableau 1.
Le tableau ci-dessous présente un sommaire des principaux résultats et opportunités d’amélioration liés à l’évaluation de ces domaines de contrôle :
| Principaux domaines de contrôles | Domaines d’amélioration |
|---|---|
| Évaluation des risques de fraude liés aux subventions et contributions | Il existe des opportunités afin de renforcer les activités de contrôles liées à la conception, l’évaluation, la documentation et la surveillance des programmes. |
| Planification des investissements | Il existe une opportunité d’amélioration afin de clarifier le processus centralisé de gouvernance pour la priorisation et la surveillance des projets d’investissement. |
Des plans d’action seront développés par les responsables de ces processus afin de mettre en œuvre les opportunités d’amélioration proposées.
4. Plan d’action ministériel pour le prochain exercice et les années subséquentes
Le plan cyclique de surveillance continue de PCH est présenté dans le tableau ci-dessous. Ce plan est fondé sur les éléments suivants :
- Une évaluation périodique à grande échelle des risques liés à la gestion financière;
- Une validation annuelle des processus et contrôles à risque élevé; et
- Des ajustements ponctuels intégrés au plan de surveillance, au besoin.
Le X indique l’exercice financier dans lequel aura lieu la surveillance pour chaque domaine de contrôle.
| Principaux domaines de contrôle | 2024-2025 | 2025-2026 | 2026-2027 | Années futures |
|---|---|---|---|---|
| Contrôles de l’entité | - | - | - | X |
| Contrôles généraux de TI : SAP - Système de gestion financière | X | - | - | - |
| Contrôles généraux de TI : Système de gestion des Subventions et contributions | - | X | - | - |
| Contrôles généraux de TI : PeopleSoft - Système de gestion des ressources humaines | - | - | X | - |
| Planification et budgétisation | - | - | - | X |
| Prévisions et revue budgétaire | - | - | X | - |
| Estimation des coûts | - | - | X | - |
| Attestation du dirigeant principal des finances (pour présentations au Cabinet) | - | - | X | - |
| Revenus, créances et recettes | - | X | - | - |
| Délégation des pouvoirs financiers et du pouvoir de dépenser | - | - | - | X |
| Dépenses de voyages, d’accueil, de conférences et d’événements | - | - | - | X |
| Achats et autres paiements | X (Note 1)Note * du tableau 3 | - | - | - |
| Gestion des dossiers de fournisseurs | - | X | - | - |
| Administration de la paie | X | - | - | - |
| Subventions et contributions | - | X | - | - |
| Clôture financière et rapports financiers | X | - | - | - |
| Gestion des risques de fraude | X | X | X | X |
Notes du tableau 3
- Note * du tableau 3
-
Note 1 : Le Bureau du contrôleur général du Canada a prévu une vérification horizontale de la gouvernance de l’approvisionnement au sein d’un échantillon de ministères, dont PCH. Les travaux d’audit auront lieu au cours de l’été 2024 et le rapport final est attendu pour décembre 2024. L’équipe des contrôles internes collaborera avec l’équipe d’audit interne durant l’examen et adaptera son projet de surveillance des CIGF en conséquence.
5. Contrôles internes n’étant pas à l’étape de la surveillance continue
Le ministère n’a pas atteint le niveau de surveillance continue pour le processus de la planification des investissements. Un projet visant à documenter le cadre de contrôle, la gouvernance et les contrôles internes est en cours. PCH sera en mesure d’établir une date d’atteinte à la surveillance continue lorsque les plans d’action seront préparés par les intervenants clés du processus d’affaires.
© Sa Majesté le roi du chef du Canada, représenté par la ministre du Patrimoine canadien, 2024
No. de catalogue : CH1-48F-PDF
ISSN : 2817-2361