Inventaire de la collection numérique du Musée canadien de l’histoire : étude de cas sur l’application de la Boîte à outils de la préservation numérique

Études de cas effectuées par le RCIP avec des établissements de petite taille

Jusqu’à maintenant, le RCIP a collaboré aux travaux de préservation numérique du Musée du 8th Hussars à Sussex, au Nouveau-Brunswick, et du Musée Medalta de Medicine Hat, en Alberta. Le 8th Hussars est un petit organisme dirigé par des bénévoles qui ne compte pour employés rémunérés que des stagiaires pendant l’été. Medalta est de taille moyenne. Sur le plan de la taille et de la structure, les deux organismes sont représentatifs de la majorité des musées canadiens et ni l’un ni l’autre n’a les ressources nécessaires pour gérer un système conforme au modèle de système ouvert d’archivage d’information (OAIS) (Open Archival Information Systems) recommandé par la communauté des professionnels de l’archivage numérique. Dans chacun des cas, certaines ressources de la boîte à outils ont été simplifiées afin de réduire la quantité de travail requise. Des solutions simplifiées ont également été adoptées dans chacun des cas. Ces solutions ne suivaient pas le modèle OAIS, mais elles respectaient le plus grand nombre possible de pratiques exemplaires en gestion de la conservation des contenus numériques en tenant compte des ressources disponibles.

Ces deux études de cas sont des ressources utiles pour la majorité des musées canadiens. Cependant, le RCIP désirait toujours étudier la façon dont les outils pouvaient être utilisés par un grand établissement. L’offre du Musée canadien de l’histoire de participer à une étude de cas arrivait au bon moment, et le fait que seule la première étape, soit l’inventaire des biens numériques, allait suffir pour cette étude témoigne de la rigueur dont le MCH a fait preuve à l’égard de cette tâche.

Réorganisation archivistique au Musée canadien de l’histoire

En 2013, le service Bibliothèque, archives et services de documentation du MCH a subi une réorganisation, ce qui a amené une révision des pratiques d’archivage. Auparavant, chaque collection archivistique fonctionnait en vase clos. Dans le cadre de la réorganisation, ces sections distinctes ont été rassemblées, et la responsabilité de l’ensemble des collections archivistiques et de la bibliothèque a été confiée au secteur de la gestion de l’information (GI). Les six collections du secteur de la GI s’intitulent maintenant Documents audiovisuels (AV), Photos, Documents texte, Dossiers de l’organisation, Bibliothèque et Nouveaux médias, une nouvelle collection consacrée à des biens tels que des sites Web et du contenu interactif.

La réorganisation a permis de faire appel à une démarche globale de gestion de l’information. Comme les dépôts et les acquisitions d’archives proviennent de diverses sources internes et externes, et qu’ils ne correspondent pas toujours à une collection archivistique, il est difficile de maintenir l’intégrité de l’organisation intellectuelle et technique du dépôt ou de l’acquisition. L’objectif est la simplification des processus, des procédures et des pratiques afin que des dépôts dans divers formats et diverses collections puissent être mieux gérés ensemble, tant sur le plan intellectuel que technique.

Le lancement du modèle d’inventaire de la préservation numérique du RCIP coïncidait avec la réorganisation archivistique du MCH, ce qui a donné au musée une bonne occasion, ainsi que des outils, pour entreprendre l’inventaire.

La première étape pour le MCH dans la réévaluation de ses pratiques et ses procédures et dans la création d’une politique de préservation numérique consistait à saisir la portée de la collection. Il s’agissait non seulement d’évaluer les biens eux-mêmes, mais aussi les pratiques, les procédures et les outils utilisés pour gérer les biens. Le défi consistait à évaluer l’étendue d’une collection qui remonte aux années 1970, qui comprend une multitude de formats et qui était gérée selon les normes de l’époque en matière de gestion de l’information. Dans le but d’être inclusif, et étant donné que de nombreuses collections numériques sont constituées d’objets numérisés, le MCH a effectué simultanément un inventaire des collections analogiques en utilisant le même modèle et les mêmes processus décrits dans le présent document.

Objectifs

• Connaître la portée des biens numériques gérés par la GI : quantité, format, taille des fichiers numériques et emplacement.
• Définir les secteurs à risque en ce qui a trait aux dommages, à l’accès et à l’obsolescence.

Phases

• Terminée
  • Phase 1 – Dresser un inventaire qui présente en détail la quantité, les formats et la taille des fichiers numériques de la collection archivistique du MCH.
  • Phase 1 – Définir les secteurs à risque en ce qui concerne les dommages, l’accès et l’obsolescence.
• À venir
  • Phase 2 – Dresser, à l’échelle de l’organisation, un inventaire du contenu numérique nécessitant une attention particulière à l’extérieur des archives du MCH et intégrer les pratiques de préservation à l’échelle de l’organisation et des producteurs d’information.
  • Phase 3 – Élaborer et mettre en œuvre un plan de préservation pour les collections sous la responsabilité de la GI, ainsi que les normes et les formats d’archivage recommandés.

Mise en forme du modèle d’inventaire de la préservation numérique pour les musées

La version en ligne du modèle d’inventaire de la préservation numérique pour les musées est mise en forme pour le Web et décrit les renseignements qui doivent être rassemblés. Le RCIP a toutefois fourni le modèle sous la forme d’une feuille de calcul Excel utilisée comme formulaire à remplir. La feuille de calcul renferme exactement les mêmes renseignements que la version en ligne, mais elle n’est pas conforme aux normes d’accessibilité en ligne.

• On peut obtenir une copie du modèle Excel en envoyant une demande par courriel aux Services à la clientèle du RCIP.

Pour mieux capturer les statistiques de la collection du MCH, on a modifié et mis en forme le modèle afin d’y ajouter certaines exigences relatives à l’inventaire.

Exemple de cas : Quelques ajouts ont été faits, par exemple une section « Stockage en réseau » a été ajoutée au tableau Emplacement et conditions environnementales, car la majeure partie du stockage numérique au MCH se fait sur des serveurs. Cette section a été ajoutée pour définir les divers emplacements des serveurs où les groupes de biens sont stockés. Une section « Sécurité et accès au serveur/réseau » a également été ajoutée au tableau Sécurité afin de déterminer les niveaux d’accès accordés aux emplacements mis en réseau.

Groupes de biens de la collection

On commence l’inventaire en divisant l’ensemble du matériel en groupes de biens (en bref, des biens numériques qui ont un nombre suffisant d’éléments en commun pour être inventoriés et examinés ensemble). Le regroupement de biens facilite l’inventaire et l’examen, tout en donnant des résultats clairs pour la préservation et l’évaluation des risques.

Le MCH a désigné sept groupes de biens en se fondant sur les collections existantes figurant au tableau 1. En outre, le MCH a subdivisé chaque groupe de biens en matériel traité et non traité. En général, le matériel traité possède un numéro de référence et a été enregistré dans une base de données ou, pour le matériel plus ancien, une feuille de calcul Excel. Le matériel non traité n’a pas de numéro de référence officiel et peut être inscrit dans des inventaires sans avoir été enregistré dans une base de données. Le matériel non traité inclut les acquisitions d’envergure en cours d’intégration, les documents à intégrer mais dont le traitement est en retard, ainsi que quelques cas de biens faisant partie d’archives qui ne seront jamais intégrés officiellement.

Exemple de cas : Les documents spéciaux non traités peuvent inclure des images de photographes à l’interne mises de côté, n’ayant pas été déposées avec les images sélectionnées, mais ayant été conservées sur les disques durs pour lesquels il existe des calendriers de conservation au cas où d’autres images d’un projet donné seraient nécessaires.

D’autres facteurs devaient être pris en compte pour les groupes de biens :

• La collection Bibliothèque a été subdivisée pour distinguer la collection de publications numériques du MCH des publications numériques commerciales. Contrairement aux autres collections, la collection Bibliothèque héberge des publications commerciales telles que des CD-ROM, ce qui a affecté certaines réponses au sondage telles que « Années requises pour la préservation ».
• Même si les collections Documents audio et Documents visuels semblent distinctes, elles sont en fait gérées ensemble. Les résultats de l’inventaire et les réponses au sondage touchaient les collections Documents audio et Documents visuels séparément ou ensemble, selon les besoins.
• Pour la gestion de la collection Dossiers de l’organisation, on fait appel à des pratiques différentes de l’industrie de la gestion de l’information, car la grande majorité des biens seront déposés aux archives texte ou détruits à la fin du calendrier de préservation.

Outils

Divers outils ont été utilisés dans le processus d’inventaire. Un aperçu de chaque outil et de son utilisation est fourni à titre de référence.

• Excel
  • Non seulement le modèle a-t-il été mis en forme dans une feuille de calcul Excel, mais le logiciel a également été utilisé pour manipuler des données provenant d’autres outils et compiler les résultats.
  • La plupart des logiciels qui gèrent des fichiers permettent d’exporter des rapports dans des formats qui peuvent être reproduits dans Excel, notamment les fichiers .csv.
  • Les renseignements de nombreuses collections étaient conservés dans des feuilles de calcul Excel.
• DROID ^{Note de bas de page 3}
  • DROID a été utilisé pour dresser l’inventaire de certaines collections stockées sur des serveurs ou des disques durs. Il n’a pas été utilisé pour des collections stockées sur disque compact ou d’autres supports physiques, car cela aurait demandé trop de temps.
  • DROID peut générer des rapports en format .csv qui répertorient le contenu des répertoires, notamment le format, l’extension, l’emplacement et la taille des fichiers. Le rapport étant une « liste », il nous a fallu traiter les données dans Excel pour faire le compte des formats de fichiers.
  • Même s’il n’a pas été utilisé dans le cadre de ce processus, DROID fournit également un lien vers le registre de formats PRONOM ^{Note de bas de page 4} .
• MS-DOS
  • La commande « dir /s » génère la liste de fichiers d’un répertoire donné qui comprend l’extension et la taille des fichiers.
  • Elle utilise beaucoup moins de ressources que DROID et elle est rapide.
  • Elle crée un fichier .txt qui nécessite un traitement plus poussé dans Excel pour en extraire les données désirées.
• KE EMu
  • La collection d’images du MCH est partiellement gérée à l’aide de KE EMu, on a donc utilisé ce système pour faciliter le compte des biens.
• Vubis
  • Les archives textuelles et audiovisuelles du MCH sont consignées dans Vubis, on a donc utilisé ce logiciel pour faciliter le compte des biens.

Inventaire : approche globale

Même si les divers biens numériques sont gérés avec la même intention « de les préserver et de les rendre accessible », les pratiques archivistiques peuvent être différentes pour chaque groupe de biens. Vu la variété de formats, de structures de collections, d’emplacements, de bases de données, de tailles de collections, d’outils propres aux formats, de pratiques de l’industrie et d’anciennes pratiques, on ne peut utiliser une seule méthode pour l’ensemble des groupes de biens. Pour s’assurer que l’inventaire allait fournir les données appropriées, un employé a été affecté en soutien à la prise d’inventaire, à la comptabilisation des données et à l’entrée des résultats. Le même employé a effectué les sondages auprès des archivistes qui travaillaient avec chacun des groupes de biens afin que le vocabulaire utilisé dans les résultats soit aussi uniforme.

Inventaire : comptage

La grande variété de formats de fichiers et de types de stockage, tant sur des serveurs que sur des supports physiques, a nécessité diverses techniques de comptage. Dans la mesure du possible, les techniques qui permettaient le mieux de dresser un inventaire détaillé ont été utilisées. Cependant, certaines collections ne pouvaient qu’être évaluées approximativement.

Exemple de cas : Un comptage précis à l’aide de DROID a pu être effectué pour des parties du groupe Documents audiovisuels sur les disques durs où sont stockés une partie des biens. À l’inverse, le groupe de biens Documents texte a donné des difficultés en raison de la quantité et de la variété de supports matériels. Il serait irréaliste de s’attendre à un inventaire précis des formats et des quantités de fichiers et de la taille de chaque disquette, disque ZIP, disque compact, etc. À la place, des estimations ont pu être faites en dressant la liste des formats de fichiers connus qui ont été utilisés à l’époque du support physique et de la taille maximale de ces supports. Le nombre de fichiers n’a pas pu être compté. Par conséquent, les supports physiques plus anciens du groupe de biens Documents texte ont été désignés comme étant un secteur à risque.

La complexité de la collection a eu pour conséquence qu’il a été nécessaire d’utiliser quelques combinaisons différentes d’outils. Ces combinaisons étaient généralement dictées par des facteurs qui permettaient divers degrés d’exactitude et de détail : selon que la collection était sur un serveur ou un support physique, selon que les métadonnées existantes de la collection étaient dans une base de données ou une feuille de calcul Excel, etc.

Les méthodes utilisées peuvent généralement être réparties de la manière suivante :

• Utilisation de DROID pour un comptage précis :
  • DROID est un outil d’identification des fichiers gratuit et portatif créé par les Archives nationales du Royaume-Uni. Il détermine, entre autres, les formats de fichiers et produit un lien vers le registre technique PRONOM qui les décrit.
  • DROID peut servir à créer des listes de fichiers qui peuvent inclure des renseignements tels que la taille, le type et les extensions des fichiers. La liste peut être exportée vers un fichier .csv et on peut manipuler les données pour en retirer tout ce qui ne doit pas être compté. Lorsque les rangées ne contiennent que l’information relative aux fichiers qui doivent être comptés, il est facile de classer les fichiers par format, d’en faire le compte, de faire la liste des tailles de fichiers, etc.
  • DROID détermine les formats de fichiers de différentes manières très utiles pour la préservation numérique, notamment au moyen de l’« identification de la signature », qui détermine les modèles de signature des formats et des versions de fichiers.
  • Cette méthode permet de tenir l’inventaire le plus précis possible, et elle a été utilisée pour certaines collections de petite taille stockées sur des serveurs et des disques durs. Les limites de bande passante des réseaux rendent l’inventaire de grandes collections impossible au moyen de cet outil.
  • DROID est plus rapide lorsqu’il est utilisé avec un petit nombre de fichiers volumineux (audiovisuels) plutôt qu’avec un grand nombre de fichiers de petite taille (images, textes).
  • Il a été utilisé pour une partie des collections suivantes : Documents AV, Photos, Documents texte, Nouveaux médias, Bibliothèque.
  • Exemple de cas : Nous avons utilisé DROID sur 16 disques durs contenant des biens audiovisuels. DROID a pris environ une minute pour créer une liste de fichiers pour chaque disque de 2 To. À partir de ces listes, nous avons calculé le nombre exact de formats et de fichiers, ainsi que leur taille numérique.
• Utilisation de la commande « dir » de MS-DOS
  • La commande « dir » de MS-DOS est une commande simple qui génère la liste du contenu qui se trouve dans un répertoire.
  • En voici un exemple : la commande ci-dessous crée un fichier .txt intitulé « listing.txt » sur le répertoire temporaire du lecteur C, qui détaille le contenu du répertoire images du lecteur H :
    • H:\images > dir /s >c:\temp\listing.txt
    • [lecteur:][chemin]>dir /s >[emplacement où le fichier de sortie .txt est enregistré]
  • La commande est utile lorsque l’utilisation de DROID serait trop lourde pour un réseau ou un serveur.
  • La commande requiert une bonne connaissance des fonctions d’Excel telles que « Trier et filtrer », « Remplacer » et « Convertir texte en colonnes » pour rassembler les données texte dans une feuille de calcul utilisable.
  • La commande a été utilisée pour une partie des collections suivantes : Documents AV, Photos, Documents texte.
  • Exemple de cas : Nous avons utilisé la commande « dir /s » pour faire l’inventaire de certains espaces serveur qui auraient demandé trop de ressources pour DROID, notamment pour les groupes de biens Documents audiovisuels et Documents texte.
• Comptage général à l’aide des « Propriétés »
  • Souvent décrite comme « clic droit – Propriétés ». Il s’agit d’une manière courante de connaître la taille d’un répertoire et le nombre de fichiers qu’il contient. Cette fonction n’est pas précise, puisqu’il impossible de retirer les fichiers qui ne doivent pas être comptés (fichier de classement Adobe Bridge ou documentation à l’appui, tel un instrument de recherche). Elle donne toutefois un nombre assez précis pour permettre de prendre des décisions et d’avoir une bonne idée du nombre de fichiers et de la taille d’une collection.
  • La fonction est utile pour dresser un inventaire préliminaire et avoir un aperçu du nombre de fichiers et de la taille numérique de collections qui seront inventoriées à l’aide de logiciels plus puissants, tel DROID.
  • Cette méthode était utilisée initialement pour certaines grandes collections hébergées sur des serveurs et des disques durs où la bande passante limitée ou la quantité empêchait l’utilisation de DROID.
  • Elle a été utilisée pour certaines parties des collections suivantes : Documents AV, Photos, Documents texte.
  • Exemple de cas : Le nombre élevé de fichiers et la grande taille des groupes de biens Documents audiovisuels et Documents texte stockés sur le serveur ont été établis à l’aide du « clic droit – Propriétés ». Ainsi, il a été établi que DROID serait inapproprié, car il exige beaucoup de ressources du serveur, et que la commande « dir /s » s’avérait un meilleur outil.
• Utilisation de bases de données, d’instruments de recherche d’inventaires existants
  • Nous avons conclu que ces outils constituaient la méthode la plus utile pour compter les types et les quantités de supports. Cette information est généralement consignée à l’acquisition et existe pour de nombreuses collections du MCH. Puisque différentes collections étaient gérées au moyen de systèmes différents et à des époques différentes, l’information devait être extraite de nombreuses ressources, puis rassemblée. Même lorsque le nombre n’était pas consigné, il était possible de savoir quels supports physiques il fallait compter.
  • Cette méthode a été utilisée en présence de grandes collections stockées sur des supports physiques pour lesquels l’information existait déjà.
  • Les systèmes et les logiciels utilisés sont KE EMu, Vubis et Excel.
  • Cette méthode a été utilisée pour certaines des parties des collections suivantes : Texte, AV, Photos, Bibliothèque.
  • Exemple de cas : Cette méthode a été des plus utiles pour compter les supports physiques de la collection Documents texte. Auparavant, les supports physiques, comme les disquettes et les disques compacts, étaient déposés et stockés dans des dossiers avec les biens papier. La vérification de chaque dossier et de chaque boîte aurait été un gaspillage de temps. Vubis et les instruments de recherche fournissaient alors les emplacements, puis les employés confirmaient manuellement les données associées aux grands groupes de supports physiques.
• Comptage manuel des supports physiques et des biens numériques
  • Un comptage manuel a été effectué à deux occasions : pour des supports physiques et pour des biens qui comprenaient des fichiers source.
  • Pour certaines petites collections de supports physiques, ou pour des collections où les données extraites des ensembles de données existants étaient périmées, il a fallu compter manuellement les supports. Cette opération a été faite surtout pour les archives texte qui comprenaient d’anciennes entrées de catalogue indiquant l’existence de supports numériques sans en indiquer le nombre. Malgré sa petite taille, la collection de disques durs du MCH a également été comptée manuellement.
  • Le comptage manuel a été utilisé pour quelques collections dans lesquelles un « bien » est constitué de plusieurs fichiers combinés.
  • Le comptage manuel a également été effectué lorsque les outils automatisés comptaient les fichiers source d’un bien sans compter le bien lui-même.
  • Exemple de cas : La très petite collection de sites Web du MCH contient des milliers de fichiers, mais ils ne composent qu’une poignée de sites Web. Nous avons utilisé DROID pour les fichiers source, mais les sites Web eux-mêmes ont été comptés manuellement.

Pour chaque groupe de biens, la combinaison des quatre méthodes a été nécessaire pour atteindre le plus haut niveau d’exactitude possible. Tous les groupes de biens qui le pouvaient ont été répertoriés avec précision dans les moindres détails. Même si, en règle générale, cette méthode était évitée, certaines collections stockées sur des supports tels qu’un MiniDisc ou une disquette de 3,5 pouces n’ont pu être qu’estimées selon la capacité maximale du support. Dans de tels cas, il n’existe aucun compte des fichiers ni liste des formats de fichiers.

Compte tenu de la variété d’outils et de techniques, des notes ont été ajoutées à l’inventaire afin de mettre en contexte les données que ces outils ont produites. En outre, afin que les chiffres soient appropriés, la feuille contenant le sommaire de l’inventaire a été divisée entre fichiers qui pouvaient être comptés en détail et ceux qui ne le pouvaient pas.

L’utilisation de comptages manuels simples et du « clic droit – Propriétés » ne devrait être envisagée qu’à la première étape, ou à l’étape du tri, car les données générées ne sont pas précises, mais elles permettent d’attirer l’attention sur les risques associés à la collection. Il arrive parfois qu’il n’y ait aucune valeur ajoutée au comptage de chaque objet. Dans ce cas, il serait préférable d’utiliser des données générales; des données plus précises seront générées lorsque le risque sera résolu dans le cadre d’un projet, par exemple la migration de supports physiques vers le stockage sur des serveurs.

Exemple de cas : On compte 1 321 disques compacts dans le groupe combiné de biens Documents audiovisuels. Nous savons que la capacité maximale d’un disque compact est de 700 Mo; la capacité numérique maximale du contenu des disques compacts s’élève donc à 1 To environ. Faire l’inventaire du contenu de chaque disque compact serait impossible. Ces données, accompagnées d’une note, ont été ajoutées dans la colonne du groupe de biens Documents audiovisuels de l’inventaire. Puisque ces chiffres fausseraient la taille totale des fichiers et la taille numérique du total de l’inventaire, ils ont été ajoutés à la section du sommaire « Le dénombrement de chaque fichier n’est pas possible » avec d’autres biens pour lesquels seules des données approximatives ont pu être recueillies. Nous savons toutefois qu’un téraoctet serait nécessaire pour héberger les données sur un serveur.

Inventaire : sondage

Comme les variations de format, qui constituaient une difficulté importante pendant la prise d’inventaire, l’application des pratiques de l’industrie par les différents employés responsables de groupes de biens distincts a entraîné quelques difficultés. La complexité des normes de l’industrie appliquées à différents formats et à différentes collections, jumelée à la diversité des rôles individuels des différents employés, signifie que les questions du sondage pouvaient avoir divers degrés de pertinence et d’applicabilité, qu’elles pouvaient être interprétées différemment et qu’on pouvait y répondre en utilisant une terminologie et un vocabulaire différents. Les normes et les pratiques applicables à la collection Bibliothèque diffèrent beaucoup de celles applicables aux collections Documents AV ou Nouveaux médias. Par conséquent, une question du sondage peut ne pas s’appliquer à certaines collections. Même si un employé a été nommé pour coordonner le sondage, il a fallu porter une attention particulière aux variations dans les formats des collections et les interprétations des employés ayant répondu au sondage.

Effets des variations entre les normes et pratiques des collections : normes et pratiques propres aux formats

Même si certaines normes et pratiques communes existent, les collections spécialisées nécessitent des normes et des pratiques spécialisées. C’est vrai autant pour les aspects techniques de l’acquisition, de la gestion, de la préservation et de l’accessibilité du contenu numérique que pour les aspects intellectuels de la gestion qui comprennent les normes relatives au catalogage et aux métadonnées. Une publication de la bibliothèque numérisée en format PDF, un film d’origine numérique et un site Web archivé sont tous des objets numériques qui partagent certaines normes et pratiques communes, mais qui nécessitent également des normes et des pratiques propres à leurs collections.

Exemple de cas : L’accès à une collection Bibliothèque est généralement très ouvert : les employés et le public peuvent chercher et extraire des biens, tandis que les collections Documents audio et Documents visuels requièrent un archiviste qui aidera à la recherche, à l’extraction et souvent au transfert des médias vers un format accessible. De telles différences ont dû être prises en compte pendant les discussions sur les questions du sondage liées à l’accès, à la fréquence de l’accès et à la sécurité. Les deux mêmes groupes de biens ont nécessité des discussions au sujet de la question « Évaluation des années requises de préservation », puisque les biens de bibliothèque sont généralement offerts sur le commerce et que les biens audiovisuels du MCH sont généralement créés à l’interne ou recueillis en raison de leur caractère unique.

Effets des variations entre les normes et pratiques des collections : évolution des normes et des pratiques

Les normes et les pratiques en archivistique ont évolué à un rythme très rapide au cours des 35 dernières années alors qu’elles devaient prendre en compte un nombre croissant de nouveaux supports d’information de plus en plus volumineux et diversifiés. Les premiers biens numériques de la collection du MCH sont apparus au début des années 1980, mais ils ne sont devenus courants qu’au milieu des années 1990. De plus, les logiciels utilisés pour gérer les collections ont évolué. Afin d’obtenir des renseignements exacts, les réponses aux questions du sondage étaient parfois divisées pour tenir compte de certaines situations à l’intérieur d’un groupe d’actifs qui n’étaient pas représentatives de l’ensemble du groupe.

Exemple de cas : Il était difficile de répondre à la question « Comment les noms de fichier sont-ils établis pour les biens numériques de ce groupe? » pour le groupe de biens Photos parce que différents supports physiques ont dicté la manière d’établir le nom des fichiers. Par exemple, les CD photo de Kodak ne permettaient qu’une numérotation en séquence, mais, lorsque les CD d’archives sont devenus monnaie courante, le nom des fichiers était établi d’après le numéro de contrôle de l’image.

Effets des variations des normes et des pratiques des collections : initiatives de projets et collections spéciales

Cet obstacle se présente dans les projets ou les collections où des segments de collections peuvent être considérés suffisamment différents ou distincts pour que la réponse à une question touchant l’ensemble du groupe de biens ne donne pas un portrait adéquat de la collection.

Exemple de cas : La section « Facilité de remplacement » pour les diapositives 35 mm numérisées diffère beaucoup de celle des images d’origine numérique. De même, les projets de numérisation effectués sur des parties de groupes de biens peuvent résulter en des parties de collections mieux organisées, structurées et documentées qui faussent les résultats aux sections « Structures de répertoire » et « Attribution des noms de fichier ».

Effets de la diversité du personnel

Afin d’équilibrer les effets possibles de la diversité du personnel sur le sondage, un employé a été nommé pour la réalisation du sondage. Ce faisant, les questions du sondage pouvaient être lues telles qu’elles ont été rédigées, mais l’intention de la question et son application à la collection pouvaient être matière à discussion. Cette méthode a bien fonctionné. Elle a permis de s’assurer que l’on comprenait bien l’objet des questions, que les réponses étaient données en gardant à l’esprit les autres collections et que le vocabulaire était semblable.

Pour s’assurer que les réponses aux questions étaient données d’un point de vue commun, des exemples d’autres groupes de biens ont été fournis. Cette mesure a eu pour avantage imprévu mais bienvenu de sensibiliser les employés responsables des diverses collections quant aux normes, aux pratiques, aux techniques et aux outils utilisés ailleurs dans les archives. De plus, les différents points de vue des employés ont permis de soulever des questions et des différences, que l’on n’avait pas remarquées, relativement aux normes et aux pratiques des collections. Ces deux avantages n’ont pas qu’aidé à déterminer où les pratiques pouvaient occasionner des risques pour les collections, ils ont aussi permis d’aider les employés à prendre conscience des améliorations peuvent être apportées aux normes, aux pratiques, aux procédures et aux flux de travail, ainsi qu’à leur simplification.

Exemple de cas : La terminologie de chaque collection était en partie unique. Par exemple, des termes comme « acquisition » et « lot » peuvent être utilisés différemment selon le groupe de biens. C’est aussi le cas pour « numéro de contrôle », « numéro de catalogue » et « cote de placement », tous utilisés pour décrire des identifiants uniques dans différents groupes de biens. Dans la même veine, si un client ne peut pas chercher un article dans la collection Bibliothèque ni l’en extraire, alors l’article n’est pas accessible. Cependant, dans les archives de la collection Documents audiovisuels, la recherche et l’extraction des articles se font souvent par l’archiviste, ce qui est jugé accessible.

Étendue de la collection

Comme l’espace est limité, seul un résumé condensé de l’étendue de la collection peut être présenté ici. Pour explorer davantage la collection, il faut consulter l’inventaire lui-même.

Certaines statistiques associées aux « documents non traités » ont été mises de côté lorsque ceux-ci n’étaient pas destinés à l’acquisition. Par exemple, si les documents avaient déjà été transférés vers des formats de préservation ou s’ils n’avaient pas été sélectionnés pour l’acquisition et qu’ils devaient être détruits. Un autre exemple : les dépôts sur CD d’images JPEG ou RAW ont été convertis en TIFF et migrés vers le serveur. Ces CD ont ensuite été répertoriés dans un calendrier de conservation et placés dans un cabinet au cas où les fichiers originaux seraient nécessaires dans un avenir rapproché.

Secteurs à risque

Voici les secteurs jugés à risque :

• Photos
  • Les collections « non traitées » posent un risque de perte en raison de la corruption et de l’obsolescence des biens physiques et des formats de fichiers.
  • La collection vieillissante de PCD Kodak doit être réévaluée, puisque de nouveaux outils permettraient une meilleure migration vers d’autres formats de fichiers que ce qui était fait auparavant.
• Bibliothèque
  • Les produits commerciaux (p. ex. cédéroms) constituent un risque, car leur accès nécessite souvent des logiciels et des systèmes d’exploitation désuets.
• Documents audiovisuels
  • Les doublons, les anciennes versions, les formats désuets, le numérotage et l’organisation non uniformes précédents constituent le plus grand risque pour la collection, car ils nuisent à la gestion des biens (une convention de numérotation et une structure pour la collection et les dossiers ont été mises en place en 2016).
  • Aucune copie de sauvegarde n’existe pour la grande collection de vidéos stockées sur disque dur (la collection sera transférée vers le serveur en 2016).
  • Les supports physiques risquent de devenir désuets; la taille numérique de ces supports serait alors inconnue.
• Documents texte
  • De nombreux supports physiques désuets sont répartis dans la collection, et leur contenu est inconnu.
• Nouveaux médias
  • Les normes et les pratiques de la collection n’ont pas encore été officialisées (collection très récente).
• Dossiers de l’organisation
  • Capacité numérique limitée.
• Considérations générales
  • L’absence d’un système de gestion des biens numériques constitue un risque pour les biens numériques, car elle nuit aux pratiques de préservation et à l’accès (le MCH se dotera d’un système de GBN en 2016).
  • De nombreux schémas de métadonnées normalisés (MARC 21, Dublin Core) ou non (créés à l’interne) nuisent au partage entre les plateformes, ralentissent les flux de travail et compliquent la découverte et l’accès. (Le nouveau système de GBN a amené le MCH à mieux établir et à mieux simplifier les métadonnées.)
  • La dispersion des collections et le manque de dépôt central compliquent la préservation, la gestion et l’accès. (Le MCH transférera tous les biens stockés sur des disques durs externes vers le serveur et regroupera tous les biens numériques stockés sur les serveurs en 2016. Des dépôts pour l’acquisition, le stockage et l’accès seront créés dans chacune des collections numériques.)
  • Dans le cas de divers supports physiques, les pratiques non uniformes ou traditionnelles pourraient se poursuivre. (Le MCH révise les anciennes pratiques et procédures et les adapte, au besoin. Cette révision comprend la consignation des pratiques passées afin qu’elles soient connues à l’avenir.)
  • Des normes et des procédures d’acquisition, de gestion, de préservation ou d’accès n’existent pas pour toutes les collections. (Le MCH révise les pratiques et les procédures et apporte des ajustements, au besoin, pour combler les écarts.)