Étude de cas du RCIP sur la préservation numérique – Musée du 8th Hussars

Table des matières

Remerciements

Le RCIP souhaite remercier le major Tom McLaughlan et tous les bénévoles du Musée du 8th Hussars et des archives de Sussex, au Nouveau Brunswick, pour leur collaboration en vue de propager la préservation numérique dans de petits musées canadiens, et pour avoir offert de parler de leurs efforts afin que tous puissent en profiter. Le RCIP est également reconnaissant envers William Vinh Doyle des Archives provinciales du Nouveau Brunswick (APNB) pour sa contribution inestimable, ainsi qu’envers le Conseil des archives du Nouveau Brunswick (CANB) pour sa collaboration avec le Musée du 8th Hussars. Enfin, le RCIP remercie les membres du groupe de discussion sur la numérisationNote de bas de page 1 de la région de la capitale nationale et du groupe de discussion sur la préservation numériqueNote de bas de page 2 du Canada de leur contribution.

Introduction et contexte du projet

En 2011, le RCIP a réalisé un sondage sur l’état de la préservation numérique dans les musées canadiens et a découvert que, même si les musées possèdent souvent des biens numériques, pratiquement aucun ne dispose d’une politique ou d’un plan officiel pour la préservation de ces biens à long terme. Pour remédier à ce problème, le RCIP a mis au point une boîte à outils de la préservation numérique, comprenant des ressources produites par le RCIP et ses partenaires, qui a permis aux musées de créer des politiques, des plans et des procédures de préservation numérique.

Toutefois, la boîte à outils n’a pas fourni d’exemples concrets de ce que devraient avoir l’air ces politiques, plans ou procédures. Même si de tels produits finis seront différents pour chaque musée, le RCIP sait que les exemples constituent l’un des meilleurs moyens d’apprendre. Il souhaitait également apprendre comment améliorer la boîte à outils et a donc invité les musées à utiliser ces outils et à fournir de la rétroaction. Le Musée du 8th Hussars à Sussex, au Nouveau Brunswick, est le premier exemple connu d’un petit musée qui utilise les ressources de la boîte à outils de la préservation numérique du RCIP, et la présente étude de cas est un compte rendu de cette expérience.

Historique du Musée du 8th Hussars

Le Musée du 8th Hussars, qui consigne et célèbre les 167 ans d’histoire du régiment du 8th Hussars des Forces armées canadiennes, est représentatif de plusieurs musées canadiens de petite taille. Il est situé dans un emplacement obtenu par don (une gare ferroviaire préservée au centre-ville de Sussex, au Nouveau Brunswick), et est entièrement exploité par des bénévoles. Il est ouvert au public de façon saisonnière et a recours à des subventions pour l’embauche d’étudiants pendant l’été.

Ce musée gère également un service d’archives et a récemment numérisé plus de 7600 images de ses collections, ce qui l’a poussé à décider d’élaborer une politique et un plan de préservation numérique. Le musée collabore avec le Conseil des archives du Nouveau Brunswick (CANB) pour gérer ses archives, et stocke actuellement ses enregistrements dans une base de données FileMaker Pro créée pour les Guides du Nouveau Brunswick, organisme membre du CANB; ce dernier gère une base de données en ligne, et encourage tous ses membres à y verser leurs archives. Le Musée du 8th Hussars verse également une partie du contenu de ses collections (qui est géré sur une copie du progiciel Collections virtuelles de CGI) dans la base de données d’Artefacts Canada.

Discussion sur les activités de projet

Lors de l’élaboration initiale du plan, le RCIP a tenté de trouver une solution conforme à la norme de l’OAIS qui est couramment appliquée par le milieu. Artefactual, une société de développement de logiciels de Vancouver, a été invitée à présenter son logiciel ouvert Archivematica lors de la réunion conjointe du groupe de discussion sur la numérisation et du groupe de discussion sur la préservation numérique, et on s’est vite rendu compte que ce système était trop complexe à gérer pour un petit musée. Même les musées plus grands auraient à exécuter certains travaux de développement pour pouvoir effectuer des recherches dans le contenu archivé, vu qu’à l’heure actuelle, ce système ne reconnaît pas les formats de données des systèmes de gestion des collections. Des systèmes d’archivage comparables présentaient des problèmes similaires, et il était évident qu’il faudrait trouver une solution plus simple pour les petits musées.

Lors de la rencontre entre le RCIP et les bénévoles du Musée du 8th Hussars, en octobre 2014, on a suggéré qu’il valait peut être mieux « ne rien faire », c’est à dire que la meilleure solution consistait à atténuer les risques le plus possible, en changeant le moins possible les pratiques actuelles. C’est donc devenu l’objectif du projet.

Tout d’abord, il fallait évaluer les risques, et dresser l’inventaire des biens numériques du musée constituait la première de nombreuses étapes énoncées dans la boîte à outils de la préservation numérique du RCIP.

Utiliser la boîte à outils de la préservation numérique

Voici les étapes de base de la préservation numérique :

  1. Dresser l’inventaire des biens numériques d’un musée;
  2. Élaborer une politique (c.-à-d. les tâches que vous voulez effectuer, et les raisons);
  3. Mettre au point un plan (la méthode que vous emploierez);
  4. Établir des procédures (les protocoles établis pour exécuter un plan).

Pour dresser l’inventaire des biens d’un musée, le RCIP et les bénévoles du Musée du 8th Hussars se sont servis du modèle d’inventaire de la préservation numérique pour prendre en considération les risques et les répercussions liés à la perte de l’accès aux ressources numériques. Si les bénévoles décidaient que les répercussions ou les risques étaient suffisamment élevés pour passer à l’étape suivante, le cadre stratégique pour la préservation numérique de Nancy McGovern servait à rédiger une politique de préservation numérique. Ensuite, le cadre du plan de préservation numérique du RCIP servait à créer un plan, afin que la politique puisse être mise en œuvre. D’autres documents ont servi lors de ce processus, y compris d’autres ressources de la boîte à outils, ainsi que certains documents du musée. Ce qui suit présente un sommaire du processus de la boîte à outils de préservation numérique.

Exemple de la boîte à outils de la préservation numérique du RCIP

Étape 1 – Dresser l’inventaire des biens numériques du Musée du 8th Hussars

La version imprimable du modèle d’inventaire de la boîte à outils de préservation numérique répond aux exigences des pages web. Toutefois, on s’est vite rendu compte, lors de la rencontre avec les bénévoles du Musée du 8th Hussars en octobre 2014, qu’une version Excel de ce modèle serait plus utile. Heureusement, le RCIP et le Musée canadien de l’histoire avaient travaillé à une telle version, et elle sera offerte en ligne. Entre-temps, vous pouvez obtenir une copie de ce modèle en faisant parvenir une demande à l’adresse suivante : pch.RCIP-CHIN.pch@canada.ca.

Le tableau qui suit est un résumé de l’inventaire des biens du 8th Hussars :
Nom du groupe de biens numériques Brève description du groupe Quantité approximative des biens numériques dans le groupe Espace approximatif requis pour stocker les fichiers du groupe Nombre minimal de copies des biens dans ce groupe (si on conserve de multiples copies)
Groupe 1 – Images numérisées Fichiers TIFF et descriptions connexes dans MS Word 7665 179 Go 2 : (disque dur sur l’ordinateur de bureau et disque dur externe Western Digital) – tous sur place
Groupe 2 – Documents administratifs     Tient sur trois CD 2 : (disque dur sur l’ordinateur de bureau et disque dur administratif externe distinct) – tous sur place
Groupe 3 – Collections virtuelles de CGI Enregistrements Filemaker Pro des objets de musée   Tient sur un CD 3 : (disque dur sur l’ordinateur de bureau, CD détenu par l’organisme provincial responsable du patrimoine, et téléversements dans Artefacts Canada)
Groupe 4 – Base de données archivistiques – Application des Guides du Canada et des Archives provinciales Enregistrements Filemaker Pro du contenu des archives : documents sur papier, photos, cartes   Tient sur un CD 3 : Disque dur sur l'ordinateur des archives et disque dur externe distinct, CD sur place et CD détenu par les archives provinciales
Groupe 5 – Entrevues sur CD Seules copies des entrevues au sujet de l’histoire du 8th Hussars   Tient sur cinq CD Une seule copie, sur place. Certaines entrevues sur un disque dur externe.
Groupe 6 – Images de photos surdimensionnées sur CD Seules copies de photos surdimensionnées   Tient sur trois CD Une seule copie, sur place.
Groupe 7 – Film converti en vidéo sur CD Le film original est maintenant conservé par les archives provinciales.   Tient sur quatre CD Une seule copie, sur place.
Groupe 8 – Biens non numériques : diapositives 35 mm, film 16 mm, 8 mm et Super 8, cassettes de films documentaires, cassettes audio On prévoit numériser 35 biens (Costco). Ces biens auront une incidence sur le plan de la préservation numérique à long terme lorsqu’ils seront numérisés. Aucun – numérisation prévue S.O. S.O.

Comme l’indique le tableau, le groupe 1 (images numérisées) constitue la catégorie la plus importante, et c’est ce qui a incité le Musée du 8th Hussars à élaborer une politique et un plan de préservation numérique.

Lors d’une présentation de ce travail au groupe de discussion sur la préservation numérique, il a été signalé qu’en règle générale, le groupe 2 (documents administratifs) ne ferait pas partie des procédures de préservation conçues pour les biens numériques culturels. Toutefois, le RCIP a inclus les documents administratifs à la politique et au plan de préservation recommandés, car il est peu probable que les petits musées disposent d’un plan distinct de gestion des documents administratifs, et (comme nous le verrons) parce que leur préservation exige peu d’efforts supplémentaires.

Lorsqu’on a dressé l’inventaire des biens, les principaux problèmes suivants ont été relevés :

  1. Les CD n’étaient pas de qualité archivistique et ne constituaient parfois que la seule copie d’une ressource;
  2. Lorsque des sauvegardes étaient effectuées, aucune copie de préservation n’était faite;
  3. Les règles 3-2-1Note de bas de page 3 et LOCKSSNote de bas de page 4 devaient être appliquées;
  4. La régénération des supports ne faisait pas partie du processus en place;
  5. La migration des données ne faisait pas partie du processus en place;
  6. Une procédure de sauvegardes régulières, comprenant des métadonnées de préservation, devait être mise en place.

Voici certains problèmes courants liés à la préservation numérique qui n’étaient pas inquiétants :

  1. De nombreux formats de fichiers semblent convenir à la préservation numérique;
  2. Le niveau de sécurité était raisonnable pour le contenu à gérer;
  3. L’environnement de stockage était raisonnable (même si une solution hors site était nécessaire);
  4. Aucune politique d’accès officielle n’était en place, mais cela ne posait pas problème pour un si petit établissement.

Étape 2 – Rédiger une politique de préservation numérique

Le RCIP s’est inspiré du cadre fourni par Nancy McGovern pour l’ébauche du document, et on s’est vite rendu compte que ce cadre était trop détaillé pour un musée de cette taille. Néanmoins, le niveau d’information a permis de rassurer les intervenants à savoir qu’aucun facteur ne serait oublié. Toutes les composantes du cadre ont été examinées par le RCIP, mais seules celles pertinentes pour le musée et auxquelles on a accordé le plus grand intérêt ont été retenues :

  • Portée : La portée proposée de la politique visait à fournir l’accès à tous les biens numériques, sauf les documents administratifs, pour une période indéfinie. Ces documents (groupe 2) seraient conservés pendant sept ans, à moins qu’un document donné ait une valeur opérationnelle importante.

  • Principes directeurs : Peu importent les procédures qui sont mises en place, on a proposé de ne pas y consacrer plus de temps ou de ressources qu’aux tâches actuelles. Bien qu’il soit ainsi improbable de trouver une solution qui soit entièrement conforme au modèle de l’OAIS (Open Archival Information System) [système d’information archivistique ouvert], plusieurs principes de préservation numérique couramment appliqués ont été retenus :

    1. Le contenu numérique devrait être créé en gardant la préservation à l’esprit (p. ex. maintenir certaines métadonnées liées à la préservation).
    2. Des copies de préservation du contenu devraient être faites régulièrement.
    3. Il faudrait utiliser un processus automatisé de création de métadonnées de préservation de base à mesure que des copies de préservation sont faites.
    4. Ces copies devraient être conservées sur de nombreux types de supports de stockage physiques, dans de nombreux emplacements.
    5. Il faudrait vérifier régulièrement l’intégrité des données de ces copies.
    6. Les copies de préservation sur des supports de stockage physiques devraient régulièrement être régénérées vers de nouveaux supports.
    7. Ces copies devraient être migrées vers de nouveaux formats, au besoin.
    8. L’accès aux copies de préservation se limiterait à certains employés du musée
  • Sélection et acquisitionNote de bas de page 5: Si un bien numérique est unique et est classé dans n’importe quel groupe de l’inventaire numérique (autres que le groupe 2), on a proposé de le préserver indéfiniment. Les biens du groupe 2 qui ont une valeur opérationnelle devraient être préservés pendant au moins sept ans. Tous les autres biens peuvent également être préservés si cela permet de réduire les efforts (c.-à-d. s’ils peuvent être préservés au moyen d’un processus de « traitement par lots »).

  • Défis et risques :  La plus grande difficulté concernait les ressources limitées. De plus, une formation était nécessaire, et le RCIP a offert son aide à cet égard.

    Quant aux risques, la plus grande préoccupation portait sur le contenu enregistré exclusivement sur des CD lecture/écriture. Ce contenu devait être déplacé sur un support physique plus permanent. L’inconnu présentait également un risque : à l’heure actuelle, il n’existe aucune norme de préservation numérique dans les petits musées et, par conséquent, peu importe la solution choisie, elle comporterait un certain degré d’incertitude.

  • Viabilité financière : On a jugé que cet élément ne comportait aucun risque, vu que la solution proposée ne nécessitait qu’un financement supplémentaire minime, voire nul.

  • Pertinence technologique et procédurale : Le modèle exigeait également une évaluation de la pertinence technologique et procédurale, c.-à-d. la facilité avec laquelle on peut tenir à jour la technologie et les procédures à long terme. On prévoit que ces deux éléments resteront simples (par nécessité), peu importe la solution définitive adoptée, mais cette composante de la politique a été mise de côté jusqu’à ce que de telles procédures soient élaborées et approuvées.

Le Musée du 8th Hussars examine actuellement la plus récente version de la présente politique.

Étape 3 – Rédiger un plan de préservation numérique

Le RCIP a rédigé un plan pour le Musée du 8th Hussars d’après le cadre du plan de préservation numérique qu’on trouve dans la boîte à outils. Le Musée examine actuellement le plan de préservation numérique rédigé afin de l’approuver.

Cinq solutions ont été envisagées, dont voici le résumé :

Résumé des plans d’action envisagés
Option 1 Option 2 Option 3 Option 4 Option 5
Multiples sauvegardes. Multiples sauvegardes. Multiples sauvegardes. Modèle de l’OAIS simple, mais entièrement conforme et géré à l’interne. Modèle de l’OAIS géré à l’externe.
Archives hors site du CANB. Copies de préservation d’autre contenu. Archives hors site du CANB. Copies de préservation d’autre contenu. Archives hors site du CANB. Copies de préservation d’autre contenu.    
  Générateur de totaux de contrôle. Générateur de totaux de contrôle.    
    Ordinateur de mise en quarantaine.    

Le RCIP a recommandé l’option 2. Les options 3, 4 et 5 ont été écartées pour les raisons suivantes :

  • Il est peu avantageux d’intégrer un ordinateur de mise en quarantaine aux opérations actuelles du musée;
  • Il n’est pas réaliste de s’attendre à ce qu’un petit musée exploite son propre service d’archives conforme à l’OAIS;
  • À l’heure actuelle, aucun service d’archives conforme à l’OAIS et exploité à l’externe n’est en mesure d’assumer la responsabilité de garantir l’accès à long terme et sans frais aux biens numériques du musée.

Les options 1 et 2 exigent peu d’efforts outre ceux déjà faits par les bénévoles du musée, et elles améliorent la recherche immédiate d’images à haute résolution en les répertoriant dans la base de données archivistiques de sorte que celle-ci puisse servir d’outil de recherche pour récupérer ces images.

Les options 1 et 2 augmentent également la probabilité d’un accès à long terme en proposant de multiples sauvegardes et le stockage hors site. Toutefois, sans devoir faire beaucoup plus d’efforts, l’option 2 permet de vérifier la fixité : il s’agit d’une pratique exemplaire qui vise à s’assurer que les fichiers n’ont pas été changés depuis qu’ils ont été préservés.

Un aspect intéressant dans les détails de l’option 2 était la recommandation que le RCIP avait d’abord faite, soit utiliser des CD pour archivage (avec couche en or) pour un ensemble des copies de préservation; ce support de stockage physique constitue une norme archivistique. Toutefois, lors de la présentation de la solution proposée aux groupes de discussion sur la numérisation et la préservation numérique, les membres se sont demandé s’il était sage d’utiliser un support physique qui risque bientôt d’être désuet. L’argument chez les archivistes numériques veut qu’en général, les CD soient remplacés par le stockage en nuage, et la durée de vie de la technologie permettant d'accéder au contenu des CD pourrait être la même que celle des lecteurs de disquettes. D’autre part, il existe une différence pertinente entre les deux technologies; les disquettes servaient principalement à stocker des logiciels, qui étaient vulnérables à la « loi » de Moore. Le matériel et les logiciels ayant changé compte tenu de à cette loi, le contenu des disquettes est devenu désuet. On n’avait donc aucune raison de lire des disquettes anciennes une fois ce support physique remplacé. Cependant, les CD renferment une forme de contenu (musique, films, etc.) qui demeure précieux pendant de plus longues périodes, malgré des normes plus récentes ou des moyens plus pratiques de stocker ce contenu.

Ce débat est encore loin d’être tranché, mais par souci de prudence et (en fin de compte) de simplicité, le RCIP a plutôt recommandé l’utilisation de disques durs externes au lieu de CD archivistiques. Cette recommandation est contraire à la règle 3-2-1 (c.-à-d. conserver des copies de préservation dans au moins deux formats), mais il s’agissait de la solution la moins risquée, et plus facile à mettre en œuvre. On peut consulter les détails de cette recommandation dans le plan de préservation numérique du Musée du 8th Hussars.

Élaborer des procédures générales pour le plan recommandé

Dès qu’un plan général a été mis en place, les procédures visant à exécuter le travail devaient être établies, et l’avantage d’avoir choisi des disques durs externes plutôt que des CD archivistiques est devenu évident; il est beaucoup plus simple de gérer des disques durs externes qu’une multitude de CD.

Le traitement de contenu petit à petit (méthode habituellement employée dans une archive numérique) n’était pas envisageable, vu que la charge de travail nécessaire surpasserait bientôt les ressources bénévoles disponibles. De même, il ne serait pas indiqué de faire dès le début une seule copie de préservation de tout le contenu, étant donné que ce dernier était constamment modifié et augmenté. Faire de multiples copies de préservation remplirait rapidement l’espace des disques durs (même les disques de taille exceptionnelle, soit 2 To, qui étaient disponibles à l’époque). Une solution hybridée a donc été envisagée, en utilisant un logiciel de sauvegarde sur mesure.

Ce logiciel servirait à créer une première copie de préservation de tous les groupes de biens numériques, puis à y ajouter du contenu progressivement, à mesure que de nouveaux fichiers seraient créés dans ces groupes. On ferait manuellement et régulièrement des copies des bases de données (qui prennent moins d’espace que les images), et de multiples copies de ces bases pourraient être conservées. On peut consulter les détails des procédures proposées dans le plan de préservation numérique.

On a remarqué, pendant la sélection du logiciel personnel de sauvegarde, que les affirmations du distributeur ne correspondaient pas toujours aux observations du RCIP. Par exemple, dans la plupart des progiciels qui comportaient la fonction permettant de faire la distinction entre la création d’un nouveau fichier depuis une sauvegarde précédente et le changement de nom d’un fichier existant, on ne pouvait pas utiliser cette fonction. Cet aspect était important, par exemple si des fichiers d’images devaient être renommés – le logiciel de sauvegarde dans lequel on ne pouvait pas utiliser cette fonction conserverait deux copies des fichiers dans le groupe où sont classés ces biens.

On a également remarqué que le distributeur affirmait utiliser les totaux de contrôle MD5 (un algorithme souvent utilisé pour évaluer l’intégrité des fichiers); même si les progiciels semblaient recourir à une application de contrôle de l’intégrité des données, ils stockaient souvent cette information dans un format propriétaire – rendant ainsi difficile l’accès aux totaux de contrôle sans utiliser ce progiciel en particulier. Cette démarche convient aux sauvegardes à court terme, mais à long terme, il faudrait en plus (étape inutile) migrer les données, si ce logiciel de sauvegarde en particulier n’était plus supporté. Pour régler ce problème, un deuxième générateur de totaux de contrôle a servi à stocker ces totaux dans un document texte standard facile d’accès.

État actuel du projet

Le RCIP a présenté ses recommandations finales au Musée du 8th Hussars et aux groupes de discussion sur la numérisation et la préservation numérique afin d’obtenir leurs derniers commentaires. Depuis, le RCIP a appris que le musée utilisera la base de données en ligne du CANB exclusivement pour la gestion de ses archives (c.-à-d. que le musée ne conservera plus de deuxième ordinateur comprenant une base de données locales pour les biens numériques du groupe 4). Le CANB assumera l’entière responsabilité de la préservation de ces données. La recommandation du RCIP en est grandement simplifiée, mais le plan et la politique publiés sur le site du RCIP comprendront une recommandation sur la façon dont les biens du groupe 4 auraient été gérés par le musée.

Lors des prochaines étapes, le RCIP aidera le musée à mettre en œuvre ces recommandations (ou les variantes qui conviennent le mieux au musée), et fournira une assistance aux bénévoles du musée quant à la formation sur les logiciels.

Coordonnées pour cette page Web

Ce document est publié par le Réseau canadien d’information sur le patrimoine (RCIP). Pour fournir des commentaires ou des questions à ce sujet, veuillez communiquer directement avec le RCIP. Pour trouver d’autres ressources en ligne destinées aux professionnels de musées, visitez la page d'accueil du RCIP ou la page Muséologie et conservation sur Canada.ca.

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