Chapitre 2 - Élaborer votre stratégie une étape à la fois

Licence reposant sur les besoins

Vous devriez toujours savoir ce que vous désirez accomplir avant d'amorcer toute négociation ou rédaction d'une nouvelle licence. Afin de vous aider à remplir votre feuille vierge ou votre page vide à l'écran, vous trouverez ci-après une liste de questions ou d'aspects dont vous devriez tenir compte. Ces aspects devraient guider vos discussions avec les autres parties intéressées de votre musée de manière à orienter vos consultations. Consultez vos collègues au moment de répondre à ces questions et faites en sorte que vos points incluent les nombreuses perspectives différentes des gens de votre musée. La négociation d'une licence est une opération collective de votre établissement et, à ce titre, elle aura des répercussions sur plusieurs de ses services. Parmi les personnes à consulter, on compte l'administrateur principal du musée, la haute direction, le conseil d'administration du musée, les conservateurs, le juriste conseil, les bibliothécaires, les archivistes, les services responsables de l'éducation, des achats, du marketing et des publications et ceux des systèmes et technologies de l'information.

Si vous êtes détenteur d'une licence, il serait bien d'obtenir la rétroaction de votre personnel et de vos équipes de recherche sur la manière dont l'objet visé par la licence doit être utilisé, y compris sur le support requis pour rendre ce dernier plus facile d'accès et d'utilisation. Un des éléments clés consiste à déterminer si le contenu sera utilisé à l'interne, par exemple aux fins de recherche, ou d'une manière qui permettra sa réutilisation. Cette dernière peut inclure l'autorisation, par votre musée, d'utiliser les images aux fins de publication dans un blogue ou sur Facebook; le public peut « utiliser » ces images telles quelles, les adapter ou les intégrer à un projet collectif en respectant les conditions relatives au droit d'auteur. Vous devez prendre tous ces aspects en considération de même que d'autres enjeux au moment d'octroyer une licence ou de publier du contenu en ligne. Vous devez également vérifier si vous êtes autorisé à le faire ou si vous avez obtenu des propriétaires du contenu les licences autorisant une telle réutilisation.

Il est recommandé de nommer une seule personne pour coordonner tout ce processus de consultation interne afin d'assurer une approche structurée concernant vos licences. Il est également préférable de n'avoir qu'une seule personne en tant que négociateur en chef aux fins d'uniformité.

Les paragraphes ci-après ont trait à l'utilisation principale, aux aspects pratiques et aux considérations stratégiques auxquels vous serez inévitablement confronté au moment de la signature d'une licence en tant que donneur ou détenteur. Pour bon nombre d'aspects, votre musée devra se poser les mêmes questions, qu'il se place du point de vue du donneur ou du détenteur de licence, au moment de déterminer sa stratégie de contrats de licence. Sur certains aspects, les questions à soulever seront différentes selon le point de vue adopté. Commencez donc à réfléchir aux différentes questions à régler et prévoyez une période de planification afin d'examiner et de formuler vos réponses. Vous constaterez que le temps consacré au projet avant même d'obtenir une licence fournira à votre musée une base solide sur laquelle établir des contrats de licence cohérents qui répondent à vos besoins à court et à long terme.

Vous pourriez également trouver utile de toujours vous attarder à créer ou à modifier une politique sur les contrats de licence qui vienne peaufiner les questions ci après et les étoffer d'autres questions clés. Les politiques sur l'établissement de tels contrats sont traitées plus à fond dans les pages qui suivent.

Questions relatives aux stratégies pour l'établissement de contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique

Les questions soulevées ci dessous sont abordées plus en détail dans les chapitres suivants.

Questions liées au contenu

Pourquoi souhaitez-vous créer une licence portant sur ce contenu? (Si vous êtes le donneur de licence, vous pourriez vouloir monnayer certains éléments du contenu ou octroyer une licence pour leur utilisation en vue de faire la promotion de votre musée en ligne. Si vous êtes le détenteur de licence, vous cherchez peut être à attribuer par voie de licence le contenu d'un tiers aux fins d'utilisation dans le cadre des recherches du musée.)

Quels produits font concurrence à celui visé par la licence? Et souhaiteriez-vous octroyer une licence touchant ces autres produits si vous ne parvenez pas à vous entendre sur des modalités convenables pour le contenu initial que vous désirez assujettir à la licence? (En tant que donneur de licence, vous voulez sans doute connaître le contenu qui fait concurrence au vôtre pour savoir comment commercialiser le vôtre et en évaluer le prix. En tant que détenteur de licence, vous voulez sans doute connaître les autres produits offerts pour être en mesure de déterminer la valeur de celui que vous avez par rapport aux autres produits semblables.)

Quel contenu visez-vous par la licence? Veuillez inclure le titre, l'ISBN ou l'ISSN, ainsi qu'une brève description du contenu. Disposez-vous ou avez-vous besoin d'un échantillon du contenu? (Plus vous décrirez le contenu avec précision, moins il y aura de confusion à l'avenir lorsqu'on y fera référence.)

Êtes-vous déjà abonné à ce même produit en format imprimé? Dans l'affirmative, y a t il des avantages financiers ou autres à tirer de cette pratique? Par exemple, cela pourrait s'appliquer à une publication en mode texte. (Ces questions s'adressent au détenteur de licence.)

Dans quel format le contenu électronique sera-t-il fourni? Sur DVD, sur le serveur du propriétaire du contenu, sur un site intranet? (En tant que détenteur de licence, vous devez savoir comment vous pourrez accéder au contenu. En tant que donneur de licence, vous devez envisager d'autres options, telles qu'un site Web gratuit ou un site de réseautage social.)

À quelle fréquence le matériel électronique sera-t-il mis à jour? Comment ces mises à jour seront-elles acheminées? (Votre musée veut sans doute le contenu le plus à jour possible et être en mesure d'offrir un tel contenu aux autres.)

Le détenteur de licence exige-t-il des droits archivistiques une fois la licence échue? (En tant que détenteur de licence, il se peut que vous possédiez déjà la version imprimée du contenu, mais si vous ne l'avez pas, vous aurez peut-être besoin d'un accès permanent à une base de données numérique, entre autres, une fois la licence expirée.)

Questions liées aux utilisateurs

Qui utilisera ce contenu? Par exemple, compterez-vous parmi les utilisateurs le personnel de bibliothèque, les autres employés, les clients, les membres, les enseignants, les étudiants, les anciens élèves, les professeurs invités, ou encore le grand public? Qu'en est-il du personnel du musée? Le contenu sera t il utilisé à l'extérieur d'un réseau privé/fermé? (L'étendue de l'utilisation peut influer sur le prix établi tant du point de vue du donneur que du détenteur de licence.)

Comment le contenu sera-t-il utilisé? Sera-t-il imprimé, téléchargé, archivé électroniquement, transmis par courriel à d'autres, etc.?

Quelles utilisations seront faites de ce contenu? Usage interne, consultation externe, site Web, site intranet, site de réseautage social, accès par l'intermédiaire d'ordinateurs sur place, ou ajout dans un livre ou une publication électronique?

Quel type d'accès est nécessaire? À partir d'un appareil unique, à partir d'un centre de ressources d'un musée, d'une bibliothèque ou d'un établissement d'enseignement, au moyen d'un accès à distance sur un campus (ou d'un emplacement distinct), à partir d'un État, d'une province, de l'intérieur du pays ou d'un autre pays?

Combien de personnes doivent être capables d'accéder au contenu à tout moment? Combien d'utilisateurs simultanés devront accéder au contenu en même temps?

Questions liées aux détenteurs de licence

L'authentification des utilisateurs autorisés sera-t-elle nécessaire? Le détenteur de licence pourra-t-il le faire facilement et à peu de frais? Le propriétaire du contenu mettra-t-il une structure en place pour y parvenir?

Quels mécanismes le détenteur de licence a-t-il instaurés pour assurer la confidentialité des données relatives aux utilisateurs?

Si le contenu est utilisé par la bibliothèque de votre musée, cette dernière devra t elle en faire une copie qui servira lors des prêts interbibliothèques? S'agira-t-il d'un prêt interbibliothèques par courriel ou sur support imprimé?

Comment le détenteur de licence s'assurera-t-il que le contenu sera utilisé en vertu des modalités de la licence? Remarque : il sera sans doute impossible de régir l'utilisation du contenu de la part de ceux et celles qui accéderont au contenu à partir des locaux du détenteur de licence.

Quel budget le détenteur de licence réservera-t-il à ce contenu? Une fourchette de prix sera sans doute plus adéquate qu'un montant exact. En outre, vous pourriez choisir de ventiler les coûts selon diverses catégories (installation, entreposage, maintenance, etc. Tenez compte de votre budget et peut être même des honoraires d'avocat afférents à la négociation des licences.

Des composants matériels ou logiciels supplémentaires sont-ils requis pour accéder au contenu? Et qui sera chargé des coûts additionnels associés à ces composants?

Quelle est votre préférence pour les formules de paiement (tarif fixe, paiement à l'utilisation, abonnement, etc.)?

Le propriétaire du contenu fournira-t-il au musée la documentation et le soutien permettant l'utilisation du contenu?

Le propriétaire du contenu émettra-t-il un avis précisant la manière dont il traitera les temps d'arrêt, au cours desquels le contenu ne sera pas accessible? Ou les cas où certains éléments de contenu seront supprimés de la base de données?

Questions liées aux donneurs de licence

Êtes-vous bel et bien le propriétaire du contenu? (Si tel est le cas, votre musée peut utiliser le contenu comme bon lui semble.)

Faites-vous l'objet d'une cession de droits partielle ou possédez-vous une licence qui vous autorise à attribuer certains éléments du contenu par voie de sous licence? Quels éléments êtes vous autorisé à attribuer par voie de sous licence? L'autorisation qui vous a été accordée est elle limitée par le support utilisé, le temps alloué ou l'emplacement géographique? (Si vous détenez déjà certains droits, vous n'aurez peut-être qu'à obtenir des droits partiels dans votre contrat de licence. Par exemple, vous pouvez être autorisé à archiver numériquement les images que possède déjà votre musée sur support physique, mais devoir obtenir le droit de publier ces mêmes images sur MySpace ou dans un livre électronique.)

Avez-vous obtenu une renonciation aux droits moraux, et une telle renonciation est elle nécessaire compte tenu de votre situation particulière dans le processus d'attribution du contenu par voie de licence?

Questions liées aux licences

Quelle durée vous conviendrait le mieux pour la licence?

Souhaiteriez-vous que la licence soit automatiquement renouvelée?

Dans quelles circonstances aimeriez-vous pouvoir mettre fin à un accord de licence?

Selon vous, quel État ou quelle province et quelle loi nationale devraient régir la licence?

Y a-t-il des circonstances particulières que vous devriez inclure dans le contrat de licence au sujet de ce contenu? (Par exemple : des clauses imposées par la loi ou des politiques internes.)

Questions liées à l'administration

Qui négociera la licence? S'agira-t-il plutôt d'une équipe de négociation (auquel cas, qui sera votre négociateur principal)? Avez-vous effectué une recherche sur les négociateurs de l'autre partie?

Qui sera chargé de s'assurer que les modalités du contrat de licence seront respectées pendant la période de validité de la licence?

Comment prévoyez-vous assurer un suivi de cette licence et la gestion de vos autres licences?

Qui apposera sa signature sur la licence? (Par exemple, le conseiller juridique, un représentant de la comptabilité, le directeur du musée ou toute autre personne.)

Étudier la licence

Une fois que vous êtes à l'aise avec la compréhension de ce que l'on vous offre, vous devriez prendre les choses en note, en dressant des comparaisons entre ce que vous aurez inscrit sur vos pages vierges initiales et ce qui est énoncé dans la licence. Notez les sections de la licence qui vous conviennent et les passages qui nécessitent des modifications. Dressez une liste des éléments qui ont été omis de la licence et que vous aimeriez y voir figurer. Ces ajouts peuvent par la suite être insérés dans les sections existantes de la convention ou encore justifier de nouvelles sections à ajouter à la licence. Faites preuve de rigueur dans l'étude de la licence.

Envisager d'instaurer une politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique

Une politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique peut être un outil inestimable en matière de gestion des collections numériques. Cela peut faciliter – et de beaucoup – l'octroi de licences au sein de votre établissement en établissant un processus plus cohérent. Grâce à une politique saine, votre musée s'assure qu'il aura examiné les questions pertinentes avant de conclure tout nouveau contrat de licence. Il s'assure également que la mémoire individuelle ne constitue pas la base sur laquelle repose toute la stratégie d'octroi de licences de son musée ni l'acquisition de son contenu électronique ou encore l'octroi de licences connexes. Votre politique résume également l'approche approuvée par votre musée en matière d'octroi de licences et peut aider à accélérer et à simplifier le processus s'y rattachant. Votre politique servira de document écrit sur lequel fonder tous les contrats de licence que conclura votre musée.

Votre politique sur les contrats de licence peut être un document autonome ou faire partie d'autres politiques muséales, notamment de votre politique générale sur la propriété intellectuelle.

Élaborer une politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique

Votre politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique devrait stipuler les exigences minimales pour tout contrat de licence que vous concluez. Au moment d'assujettir les éléments de contenu à une licence, vous aurez à décider selon les circonstances ce qui est un type approprié de modalités et comment vous devriez le stipuler dans votre convention. À un bout du spectre se trouve un document simple précisant les parties, les œuvres utilisées, le but de leur utilisation, la durée d'utilisation, le mode de paiement, les droits visés, une garantie à l'effet que les œuvres sont la propriété de la partie concédante, et les signatures des deux parties. À l'autre bout du même spectre peut se situer une convention de 20 pages cousue de termes juridiques. Dans toute situation d'octroi de licences, vous devez examiner vos propres points de vue et objectifs, en plus de tenir compte de ceux de l'autre partie, et adapter vos négociations et conventions pour qu'elles correspondent à vos circonstances particulières.

Poser des questions

Au moment d'élaborer votre politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique, vous pouvez décider de partir des questions et des exigences minimales d'un contrat de licence élémentaire :

• Qui sont les parties contractantes?
• Quel contenu est visé par la licence?
• Qui possède le contenu original?
• Si le musée est chargé de numériser le contenu, qui est propriétaire de la version numérique?
• Comment le contenu sera-t-il utilisé?
• Pendant combien de temps le contenu sera-t-il utilisé?
• Sur quel(s) support(s) le contenu sera-t-il utilisé?
• Combien coûtera ce contenu?
• Quels droits sont visés par la licence (c.-à-d. quelles utilisations seront faites du contenu)?
• Quelles garanties le fournisseur de contenu offre-t-il?

Il peut être plus facile d'aborder ces questions complexes en répondant aux questions stipulées sous la rubrique précédente, « Questions liées aux licences ».

Examiner les licences existantes

Une fois que vous avez établi les questions et les exigences de base d'un contrat de licence, vous pouvez ensuite vouloir examiner divers contrats de licence que vous avez conclus. Examinez les licences obtenues précédemment et créez une liste de tous les points communs d'une licence à l'autre. Dressez ensuite une liste des modalités qui varient de l'une à l'autre. Il peut être utile d'examiner les clauses que vous aimez et n'avez pas aimées dans d'autres ententes. Il vaut également la peine de noter les clauses que vous avez trouvées inefficaces une fois la licence signée, ou les clauses qui ont restreint votre accès au contenu d'une manière quelconque. Vous pourriez inclure dans votre politique les circonstances suivant lesquelles vous devez déroger aux exigences minimales prévues, et fournir une liste des circonstances où vous faites preuve de souplesse ou seriez ouvert à diverses clauses négociables.

Une partie utile de votre politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique stipulera comment les nouvelles licences ou les contrats de licence proposés sont examinés et approuvés au sein de votre institution. Elle devrait également énoncer qui participera à quelle(s) étape(s) du processus d'octroi de licences.

Une telle politique ne peut pas être élaborée du jour au lendemain. Il faut du temps pour la créer, et cette politique peut exiger une révision ou une modification après la signature de nouvelles licences ou lorsque la technologie, la loi ou les politiques de l'organisation changeront. Des modifications peuvent devoir y être apportées régulièrement et nécessiter par le fait même un examen périodique (p. ex. un examen trimestriel ou annuel). Si vous n'avez pas un accès continu à un avocat spécialisé en droits d'auteur pour vous aider à préparer et à mettre à jour votre politique, il serait tout indiqué de demander à un juriste-conseil d'examiner la politique périodiquement à la fois pour les questions juridiques et pour les stratégies d'octroi de licences et de négociation. En outre, vous pourriez mettre sur pied un comité d'examen chargé de revoir périodiquement votre politique et de proposer les modifications à y apporter.

L'exemple qui suit illustre une ébauche de politique sur les contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique pour un musée fictif, à savoir le Musée de l'artisanat. Il s'agit d'une politique toute simple qui se veut un excellent point de départ. Votre politique, par contre, peut être plus détaillée, surtout une fois qu'elle aura été revue un certain nombre de fois pour tenir compte des nouvelles licences que vous aurez conclues. Votre politique peut également inclure la liste des questions énoncées dans la section du présent chapitre sous la rubrique « Questions relatives aux stratégies pour l'établissement de contrats de licence pour l'utilisation de contenu numérique ». Ces questions constituent une liste de vérification utile au moment d'examiner toute nouvelle licence.